Evie Harrison adalah seorang blogger secara sukarela. Dia menyukai menjelajahi dunia di sekitarnya. Dia senang berbagi penemuan, pengalaman, dan mengekspresikan dirinya melalui blog-blognya.
Ingin tahu rumus paling sederhana untuk kesuksesan?
Produktivitas = Keuntungan
Cukup sederhana, kan?
Namun, banyak pemilik agen pemasaran akan setuju bahwa hal ini sedikit lebih rumit daripada yang terlihat. Beberapa faktor memengaruhi produktivitas keseluruhan bisnis Anda. Dan Anda harus mengelolanya semua karena reputasi agen Anda dipertaruhkan.
Apakah Anda sedang mencari teknik yang dapat meningkatkan produktivitas agensi Anda? Tidak perlu mencari lebih jauh, karena hari ini kita akan membahas cara-cara untuk melakukannya.
Namun sebelum kita membahas topik ini, Anda harus memahami bahwa produktivitas tidak hanya sekadar mencentang daftar tugas. Agar agensi Anda dapat menjadi produktif, agensi tersebut perlu:
- Menyelesaikan sejumlah tugas yang wajar dalam batas waktu yang diharapkan.
- Menciptakan karya berkualitas yang memenuhi standar yang telah ditetapkan.
- Menggunakan waktu, uang, tenaga, dan sumber daya lainnya secara efisien.
Dengan mempertimbangkan poin-poin penting ini, mari kita bahas beberapa strategi terbaik untuk meningkatkan produktivitas agensi Anda.
1. Gunakan Alat yang Tepat
Ini mungkin salah satu cara termudah untuk meningkatkan produktivitas. Dengan alat yang tepat, Anda dapat mengotomatisasi tugas-tugas rutin dan berulang, sehingga menghemat waktu dan sumber daya. Selain itu, Anda dapat mengotomatisasi berbagai aspek dari agensi Anda, mulai dari mengoptimalkan proses, mengatur tugas, hingga menyajikan konten yang dipersonalisasi untuk audiens yang ditargetkan.
Namun, untuk meningkatkan efisiensi keseluruhan agensi Anda, Anda perlu berinvestasi pada platform yang tepat. Misalnya, platform produktivitas komprehensif seperti ClickUp dapat membantu menyelesaikan pekerjaan dari mana saja. Platform ini menawarkan fitur-fitur yang memungkinkan Anda melacak kemajuan semua proyek, melihat apa yang dilakukan anggota tim lainnya secara real-time, mengelola beban kerja tim, bercakap-cakap dengan karyawan untuk mendorong kolaborasi instan, dan membantu memprioritaskan tugas sehingga pekerjaan penting diselesaikan terlebih dahulu.
2. Jangan buang waktu di jalan.
Menurut laporan dari Texas A&M Transportation Institute, rata-rata commuter Amerika menghabiskan 54 jam dalam setahun akibat kemacetan lalu lintas. Itu adalah jumlah waktu yang cukup besar yang dapat Anda manfaatkan dengan baik.
Misalnya, saat bepergian ke dan dari tempat kerja, Anda dapat mendengarkan podcast untuk meningkatkan produktivitas pribadi dan tim. Jika Anda bepergian dengan kereta api, daripada scrolling di media sosial, atur tugas-tugas untuk hari itu. Atau selesaikan penelitian awal tentang klien, periksa email, adakan pertemuan, atau lakukan serangkaian panggilan telepon singkat.
3. Susun Tim Anda
Seperti bisnis lainnya, agensi digital perlu mempekerjakan individu yang berkualitas dan mampu bekerja secara mandiri. Dengan struktur kantor yang tepat, agensi Anda dapat beroperasi dengan lancar. Namun, hal ini memerlukan kepemimpinan yang efektif, komunikasi yang baik, kolaborasi, dan dukungan mutual untuk memastikan pekerjaan selesai tepat waktu dan tujuan tercapai.
Yang lebih penting, belajarlah untuk mendelegasikan tanggung jawab kepada karyawan yang tepat. Artinya, karyawan yang tepat menangani tugas-tugas yang dapat mereka selesaikan dengan baik. Hal ini memungkinkan agensi Anda untuk berkembang dan menghasilkan lebih banyak pendapatan.
Kemampuan untuk mendistribusikan beban kerja sangat penting bagi agensi digital Anda. Terlalu sering, manajer membuang waktu berharga dengan mengawasi secara berlebihan karyawan yang terus-menerus membutuhkan kepastian bahwa mereka melakukan pekerjaan mereka dengan benar. Di lain waktu, tugas-tugas terlalu memakan waktu, atau karyawan tidak cukup terampil untuk mengelolanya. Dalam kedua kasus tersebut, Anda perlu mencari orang lain yang lebih ahli dalam melakukan pekerjaan tersebut atau mempertimbangkan untuk mengalihdayakan pekerjaan tersebut.
4. Tingkatkan Keterampilan Tenaga Kerja Anda
Lanskap digital terus berubah. Jadi, meskipun Anda telah merekrut individu yang terampil, mereka pada akhirnya akan membutuhkan peningkatan keterampilan. Untuk membantu menjaga karyawan Anda dan agensi digital Anda tetap di puncak performa, pertimbangkan untuk menawarkan pelatihan tambahan dan lokakarya produktivitas guna mengubah mereka menjadi aset yang lebih baik bagi agensi Anda.
Pemasaran digital adalah industri yang bergerak cepat dan berkembang pesat berkat ambisi dan energi positif. Oleh karena itu, sesi pelatihan ini dapat bermanfaat sekaligus memotivasi. Belajar keterampilan baru bersama pemasar online lainnya yang penuh semangat dapat meningkatkan kepercayaan diri staf Anda dan memastikan mereka tetap up-to-date dengan tren terkini.
Untuk mengidentifikasi keterampilan apa yang harus Anda ajarkan, lakukan analisis kesenjangan keterampilan. Hal ini akan menyoroti keterampilan yang tidak dimiliki oleh karyawan Anda tetapi diperlukan untuk menjalankan tugas mereka. Jika diberi kesempatan, sebagian besar karyawan bersemangat untuk belajar cara meningkatkan alur kerja, mengelola waktu dengan lebih efektif, dan mengembangkan keterampilan baru. Untuk informasi lebih lanjut tentang cara setiap karyawan dapat meningkatkan tingkat produktivitas mereka, baca artikel ini tentang manajemen tugas pribadi.
5. Hindari Kelelahan Karyawan
Stres kerja yang berlebihan dapat mengurangi kinerja dan produktivitas karyawan. Menurut Career Builder, 61% karyawan mengatakan mereka merasa kelelahan di pekerjaan mereka saat ini.
Inilah mengapa agensi digital Anda perlu mengambil langkah-langkah yang memadai sejak awal dan memastikan karyawan tetap bahagia dan bebas stres. Tips berikut dapat membantu menghindari kelelahan:
- Jadwalkan istirahat minum kopi dan makan siang sepanjang hari kerja agar semua orang memiliki cukup waktu untuk bersantai.
- Tetapkan tujuan dan batas waktu yang realistis.
- Jika Anda bekerja dengan klien internasional, jangan memaksa staf Anda untuk bekerja 24/7. Atur shift dan hari libur.
- Pertimbangkan untuk mengalihdayakan tugas atau proyek yang menguras produktivitas karyawan ke agensi pemasaran digital lain yang memiliki sumber daya yang memadai untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
- Selenggarakan acara tim untuk meningkatkan semangat kerja karyawan.
6. Mengurangi Tingkat Perputaran Karyawan
Setelah menginvestasikan waktu dan uang untuk melatih karyawan Anda, hal terakhir yang Anda inginkan adalah karyawan terbaik Anda meninggalkan agensi digital Anda. Sebagai ungkapan terima kasih atas kerja keras yang mereka lakukan, berikan gaji yang memadai, tunjangan, dan insentif.
Namun, Anda tidak selalu perlu memberikan manfaat finansial. Sebuah makan malam bersama atau bahkan pengakuan verbal atas usaha mereka memastikan mereka merasa dihargai. Faktanya, ini adalah cara sederhana untuk membangun suasana positif, meningkatkan semangat, dan meningkatkan retensi karyawan.
Pertimbangkan untuk lebih sering menghargai usaha karyawan Anda. Buat program pengakuan karyawan di mana semua orang mengetahui berbagai penghargaan yang dapat mereka terima dan proses persetujuannya. Dengan cara ini, kontribusi karyawan akan segera diakui dan dihargai. Menurut hbr.org, 40% karyawan mengaku bahwa mereka lebih bersemangat dalam bekerja ketika usaha mereka diakui. Yang lebih penting, Anda perlu memberikan umpan balik yang konstruktif untuk membantu mengarahkan karyawan ke arah yang benar.
7. Menghilangkan Klien yang Buruk
Menolak pelanggan mungkin bukan pilihan saat Anda baru memasuki dunia pemasaran digital. Namun, seiring dengan perkembangan bisnis Anda, Anda dapat menolak klien yang tidak baik. Secara mengejutkan, banyak pemilik agensi digital percaya bahwa mereka tidak bisa melakukannya atau takut melakukannya. Namun, beberapa agensi paling produktif dan menguntungkan justru menolak pekerjaan yang tidak sesuai dengan mereka.
Tidak semua klien cocok untuk Anda. Kenali mereka yang:
- memiliki biaya kesempatan yang tinggi
- Menghabiskan lebih banyak waktu staf daripada yang dapat ditagih.
- Membutuhkan sumber daya yang tidak Anda miliki untuk melayani mereka dengan baik.
- memiliki reputasi tidak melakukan pembayaran secara penuh
Alih-alih fokus pada klien-klien ini, carilah cara untuk menarik lebih banyak prospek dan bekerja sama dengan orang-orang yang sesuai dengan penawaran Anda.
8. Menyediakan Pilihan Kerja Fleksibel
Setiap karyawan memiliki karakteristik yang berbeda. Beberapa karyawan bekerja paling baik dalam lingkungan kantor dengan jam kerja 9 hingga 5, sementara yang lain lebih memilih bekerja secara remote. Memberikan fleksibilitas kerja memungkinkan individu untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka saat mereka paling produktif dan berada dalam zona kenyamanan mereka. Kunci utamanya adalah memantau kemajuan karyawan dan mengenali kapan mereka lebih kreatif dan produktif.
9. Berkomunikasi dengan Efektif
Selalu jujur dan terbuka dengan karyawan, berikan instruksi yang jelas, dan tanggapi pesan dengan cepat. Dengan pedoman komunikasi dasar yang diterapkan, Anda dapat menjaga operasional agensi Anda berjalan lancar.
Pertimbangkan untuk menggunakan berbagai sarana komunikasi. Misalnya, pesan instan sangat cocok untuk komunikasi singkat dan segera, sementara email dapat digunakan untuk komunikasi yang lebih panjang. Selain itu, terdapat banyak perangkat lunak dan alat pemasaran yang dapat membantu agensi dalam meningkatkan komunikasi di dalam organisasi. Misalnya, platform komunikasi bisnis seperti Slack membantu anggota tim berkomunikasi dengan lebih baik dan tetap terorganisir.
Namun, tidak ada yang bisa mengalahkan pertemuan tim secara langsung. Menyisihkan waktu untuk pertemuan rutin secara signifikan meningkatkan produktivitas. Hal ini memberikan kesempatan yang tepat untuk membahas masalah secara langsung, mengemukakan ide-ide baru, membicarakan tujuan, menetapkan jadwal untuk minggu mendatang, dan banyak lagi.
10. Evaluasi, Analisis, dan Tingkatkan Produktivitas Lembaga Anda
Seperti halnya aspek lain dalam pemasaran digital, salah satu cara terbaik untuk meningkatkan produktivitas agensi Anda adalah dengan mengukurnya. Pastikan Anda menggunakan alat yang tepat untuk menganalisis berbagai aspek agensi Anda. Mengetahui dari mana hasil positif berasal akan memungkinkan Anda untuk lebih fokus pada area tersebut dan menghasilkan lebih banyak pendapatan. Di sisi lain, area yang tidak menghasilkan hasil yang diinginkan dapat disesuaikan kembali agar menjadi lebih efisien.
Anda juga dapat mengukur produktivitas agensi Anda dengan memantau tingkat produktivitas individu. Hal ini menyoroti seberapa besar kontribusi setiap karyawan terhadap produktivitas keseluruhan dan karyawan mana yang lebih berharga. Dengan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan agensi Anda, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan margin keuntungan.
Silakan, giliran Anda.
Agar agensi digital Anda tetap sukses, Anda perlu memastikan bahwa produktivitas optimal tercapai di setiap departemen. Menerapkan tips yang disebutkan di atas dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Artinya, Anda akan dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat dan dengan cara yang lebih efisien secara biaya.
Saatnya untuk mulai meningkatkan produktivitas karyawan mulai hari ini.
Siap untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras?