Pernah menghabiskan waktu berjam-jam menggali penyimpanan digital Anda, mencari satu file yang Anda ingat dengan jelas telah Anda simpan?
Kejadian seperti ini sering terjadi. Kita tidak dapat menemukan file yang kita butuhkan di mana pun, dan tim kita lelah menunggu.
Seharusnya tidak perlu demikian. Perangkat lunak pengorganisasian file dapat membantu Anda menyelesaikan kasus file yang hilang. Alat tersebut memungkinkan Anda mengelola, menyimpan, dan mencari aset digital berdasarkan nomenklatur dan struktur organisasi tertentu, sehingga file Anda selalu ada di ujung jari Anda.
Mari kita lihat 10 perangkat lunak manajemen file terbaik di tahun 2024, menganalisis fitur, kelebihan, dan kekurangannya, serta mengeksplorasi bagaimana perangkat lunak ini dapat membantu Anda lebih terorganisir di tempat kerja .
Apa yang Harus Anda Cari dalam Perangkat Lunak untuk Mengatur File?
Perangkat lunak pengorganisasian file digital Anda harus sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut ini beberapa fitur utama yang harus dicari:
- Antarmuka yang mudah digunakan: Pilihlah perangkat lunak manajemen file dengan antarmuka pengguna yang intuitif, untuk memastikan semua anggota tim dapat menavigasi file dengan mudah
- Fitur pengaturan file: Cari fitur seperti pembuatan folder, kategorisasi file, dan penandaan untuk mempertahankan sistem file yang terstruktur dan terorganisir
- Fungsionalitas pencarian: Fitur pencarian yang tangguh sangat penting untuk menemukan file dengan cepat. Alat ini harus mendukung pencarian kata kunci, filter, dan opsi pencarian lanjutan
- Kontrol versi: Saat berkolaborasi pada dokumen, fitur kontrol versi sangat penting untuk melacak perubahan, kembali ke versi sebelumnya, dan menghindari kehilangan data
- Langkah-langkah keamanan: Memprioritaskan perangkat lunak dengan enkripsi, kontrol akses, dan opsi berbagi yang aman untuk melindungi file sensitif dan memastikan privasi data
- Kompatibilitas lintas platform: Pilih solusi perangkat lunak yang bekerja dengan lancar di berbagai sistem operasi dan perangkat untuk meningkatkan fleksibilitas dan aksesibilitas
- Sinkronisasi file: Fitur sinkronisasi yang mudah menjaga file tetap mutakhir di berbagai perangkat, sehingga mengurangi risiko ketidaksesuaian data
- Templat yang dapat disesuaikan: Pilih alat yang menawarkan templat yang dapat disesuaikan yang telah diformat sebelumnya, sepertiTemplat SOP atau templat branding. Templat ini menghemat waktu dan memastikan konsistensi di berbagai format file
10 Perangkat Lunak Pengatur File Terbaik untuk Digunakan pada Tahun 2024
Banyak perangkat lunak manajemen file yang tersedia di pasaran, tetapi tidak semua bisa mengatur file seperti yang Anda inginkan. Kami telah mencoba beberapa alat dan menemukan 10 pilihan terbaik kami:
1. ClickUp
Mencari dan menemukan file dengan mudah di ClickUp, aplikasi yang terhubung, atau drive lokal Anda dengan Universal Search
Manajemen Proyek ClickUp membantu bisnis dari semua ukuran mengatur file dan dokumen terkait proyek secara sistematis. Gunakan Pencarian Universal ClickUp untuk menemukan file apa pun, baik di ClickUp, aplikasi yang terhubung, atau drive lokal Anda. Dengan Pencarian Universal, Anda dapat menambahkan perintah pencarian khusus seperti pintasan ke tautan, menyimpan teks untuk digunakan nanti, dan banyak lagi untuk mencari apa pun di satu tempat.
Pencarian Universal dapat diakses dari mana saja di dalam Ruang Kerja Anda, termasuk Command Center, Bilah Tindakan Global, atau desktop Anda-file Anda selalu dapat diakses hanya dengan sekali klik atau penekanan tombol!
Untuk fleksibilitas dan pengaturan yang lebih baik, Anda dapat mengelompokkan, mengurutkan, dan memfilter file eksternal dan ClickUp menggunakan Tampilan Daftar, atau mengaturnya dalam gaya Kanban dengan Tampilan Papan. Untuk gambaran menyeluruh dari seluruh ruang kerja Anda, gunakan Tampilan Semuanya.
Jaga agar file Anda tetap dapat diakses setiap saat dengan Tampilan Daftar yang dapat disesuaikan dari ClickUp
ClickUp selangkah lebih maju untuk mengurangi beban kerja tim yang sibuk dan meningkatkan produktivitas mereka dengan menawarkan templat yang siap pakai.
Sebagai contoh, Templat Struktur Folder Manajemen Proyek ClickUp memungkinkan Anda mengatur struktur yang seragam untuk semua proyek Anda, mengatur berbagai versi file dan catatan, dan berkolaborasi dengan anggota tim.
Pertahankan sistem folder yang komprehensif, tingkatkan akuntabilitas tim, dan pantau kemajuan proyek dengan lancar dengan Templat Struktur Folder Manajemen Proyek ClickUp
Anda dapat menambahkan hingga delapan atribut khusus seperti Tanggal Ditinjau, Departemen, Catatan, Kemajuan, Jenis Sumber Daya, dan banyak lagi untuk menyimpan informasi penting tentang proyek dan memvisualisasikan data proyek dengan mudah.
Ini membantu Anda melacak proyek dengan lebih baik dan menghemat waktu untuk mencari dokumen.
Fitur terbaik ClickUp
- Mengatur file dan folder dengan Tag dan Label untuk meningkatkan kemudahan penemuan
- Pilih dari 15+ tampilan yang dapat disesuaikan untuk mengatur dan memvisualisasikan file dan folder sesuai keinginan Anda
- Memperbesar tugas individu untuk menemukan file terkait dengan cepat
- Perkecil untuk gambaran umum yang komprehensif tentang kemajuan proyek dankemacetan dengan Dasbor gesit ClickUp
- Buat daftar tugas, buat garis besar rencana proyek, dan rancang laporan status proyek secara efektif denganTemplat manajemen proyek ClickUp* Nikmati antarmuka pengguna yang mudah digunakan yang cocok untuk tim dengan berbagai tingkat keahlian teknis
Menulis, mengedit, berkolaborasi pada dokumen, dan memeriksa riwayat versi denganClickUp Documentsyang kuat, sebuahAlternatif Google Docs* Otomatiskan tugas yang berulang dan dapatkan wawasan dari file dan data Anda denganClickUp Brain
Keterbatasan ClickUp
- Kurva pembelajaran yang sedikit untuk pemula
- Beberapa fitur belum tersedia di aplikasi seluler
Harga ClickUp
- Gratis Selamanya
- Tidak Terbatas: $7 per pengguna per bulan
- Bisnis: $12 per pengguna per bulan
- Perusahaan: Hubungi untuk harga
- ClickUp Brain: Tersedia di semua paket berbayar seharga $5/anggota Workspace/bulan
Peringkat dan ulasan ClickUp:
- G2: 4.7/5 (9.000+ ulasan)
- Capterra: 4.7/5 (4.000+ ulasan)
2. OneDrive
melalui Microsoft OneDrive OneDrive adalah salah satu perangkat lunak pengorganisasian file yang paling populer untuk bisnis dan profesional. Sebagai bagian dari ekosistem Microsoft, aplikasi ini mengatur file Anda di berbagai perangkat dan secara real time.
OneDrive memberi Anda dasbor yang dipersonalisasi untuk berbagi file, berkolaborasi dengan orang lain, dan melacak file Anda dari alat Microsoft lainnya. Anda dapat mengatur file dengan lebih baik dengan memberi kode warna, membuat pintasan, dan bekerja secara offline untuk file di perangkat.
Langganan OneDrive berfungsi di semua perangkat dan versi Windows, jadi Anda tidak perlu khawatir tentang UI atau ketersediaan file.
Fitur terbaik OneDrive
- Mempertahankan sinkronisasi file tanpa hambatan di seluruh perangkat
- Gunakan fitur riwayat versi untuk melacak atau mengembalikan file lama
- Manfaatkan mode offline untuk mengatur file lokal
Keterbatasan OneDrive
- Masalah sesekali dengan sinkronisasi file
- Beberapa pengguna menganggap fitur pencarian tidak efisien, terutama ketika ada banyak file
Harga OneDrive
- OneDrive untuk Bisnis (Paket 1): $5/pengguna per bulan (ditagih setiap tahun)
- Microsoft 365 Business Basic: $6/pengguna per bulan (ditagih setiap tahun)
- Microsoft 365 Business Standard: $12,50/pengguna per bulan (ditagih setiap tahun)
Peringkat dan ulasan OneDrive
- G2: 4.3/5 (9.000+ ulasan)
- Capterra: 4.5/5 (11.000+ ulasan)
3. Abelssoft
melalui Pengatur File Abelssoft Perangkat lunak manajemen file digital Abelssoft menyimpan setiap file di tempat yang semestinya dan membuat desktop Anda bebas dari kekacauan.
Anda dapat menetapkan aturan tak terbatas untuk mengurutkan file PDF, gambar, file audio, dokumen, video, dan jenis media lain di komputer Anda. Setelah Anda menetapkan aturan, Anda dapat secara otomatis mengelompokkan file ke dalam folder yang tepat hanya dengan satu klik. Hal ini juga memudahkan Anda menemukan file yang tepat pada waktu yang tepat!
Abelssoft bekerja pada Windows 11, Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, dan Windows 7.
Fitur terbaik Abelssoft
- Tetapkan aturan untuk memutuskan file mana yang harus dipindahkan ke mana
- Gunakan fungsi corong seret dan lepas untuk menempatkan file ke folder yang tepat secara otomatis, menghemat waktu yang berharga
- Dapatkan setidaknya enam bulan pembaruan gratis
- Temukan dengan cepat semua jenis file yang tersimpan di PC Anda
Keterbatasan Abelssoft
- Hanya berfungsi pada PC Windows. Tidak cocok untuk sistem operasi lain
- Tidak mendukung pengorganisasian file yang berada di cloud
Harga Abelssoft
- Versi Uji Coba: Gratis
- Versi Lengkap: $29,95
peringkat dan ulasan Abelssoft
- G2: Tidak cukup ulasan
- Capterra: Tidak cukup ulasan
4. Tabel
via Tables Tabbles adalah manajemen file dan perangkat lunak kolaborasi dokumen dengan fokus pada penataan file melalui penandaan.
Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk menambahkan tag ke semua jenis file, termasuk file gambar dan file musik, yang berada di dalam disk lokal, drive jaringan, atau di cloud. Anda juga dapat menggunakan fitur penandaan otomatis untuk menandai file secara otomatis berdasarkan nama, konten, atau jalurnya.
Tabbles menawarkan fitur kolaboratif: menambahkan komentar ke file atau bookmark dan berkomunikasi dengan tim Anda. Selain tag dan konten file, komentar juga dapat dicari, sehingga pencarian file menjadi cepat dan mudah.
Fitur terbaik Tabbles
- Mengatur file dengan penandaan otomatis
- Cari file berdasarkan tag, komentar, dan konten file dengan kotak pencarian terpadu
- Menandai file yang disimpan di folder awan Google Drive atau Dropbox dengan layanan sinkronisasi file
Keterbatasan tabel
- Kurangnya UI yang modern
- Memiliki sedikit kurva pembelajaran
Harga Tabbles
- **Gratis selamanya
- Dasar: €3/pengguna per bulan (ditagih setiap tahun)
- Pro: €5/pengguna per bulan (ditagih setiap tahun)
- Korporasi: €6/pengguna per bulan
Peringkat dan ulasan Tabbles
- G2: Tidak ada ulasan yang cukup
- Capterra: 4.3/5 (20+ ulasan)
5. DocuWare
melalui DocuWare DocuWare dibuat untuk mengurangi jejak kertas dengan mengunggah dan mengatur dokumen yang berat secara cerdas melalui awan.
Aplikasi ini memiliki fungsi OCR (pengenalan karakter optik) untuk membantu Anda mendigitalkan dokumen lama dan menyimpannya agar mudah diakses. Tim dapat menggunakan DocuWare di seluruh perangkat untuk kolaborasi dan pelacakan file yang lebih lancar. Aplikasi ini juga menyediakan keamanan dan kepatuhan tingkat perusahaan untuk menjaga file Anda tetap aman.
Pengindeksan, pemindaian di perangkat, dan pelacakan versi DocuWare yang canggih menjadikannya salah satu perangkat lunak pengatur file yang paling intuitif untuk bisnis.
Fitur terbaik DocuWare
- Memindai dan menyortir file fisik untuk mengurangi risiko dan beban kertas
- Menghemat waktu dengan mencari dengan filter granular
- Menerapkan solusi cloud untuk fleksibilitas dan keterjangkauan
- Berintegrasi dengan alat bantu bisnis lainnya untuk meningkatkan produktivitas
Keterbatasan DocuWare
- Kurva pembelajaran yang curam bisa terasa membebani bagi tim non-teknis
- Aplikasi seluler tidak menawarkan semua fitur dan fungsi
Harga DocuWare
- DocuWare Cloud 4: Harga khusus
- DocuWare Cloud 15: Harga khusus
- DocuWare Cloud 40: Harga khusus
- DocuWare Cloud 100: Harga khusus
Peringkat dan ulasan DocuWare:
- G2: 4.5/5 (200+ ulasan)
- Capterra: 4.6/5 (80+ ulasan)
6. Bynder
melalui Manajemen Aset Digital Bynder Bynder adalah perangkat lunak manajemen file dan aset untuk perusahaan.
Alat ini memungkinkan Anda untuk mencari file dengan filter khusus, mengontrol izin akses, dan membagikannya dengan pemangku kepentingan internal atau eksternal. Anda bisa mengontrol file bahkan setelah membagikannya dengan menambahkan tanggal kedaluwarsa pada izin dan melacak riwayat berbagi.
Bynder menggunakan AI untuk menghapus file duplikat dan menambahkan metadata ke aset digital untuk meningkatkan kemampuan pencarian. Ini memungkinkan Anda mengunduh file dalam format khusus saluran dan memotong atau mengeditnya untuk menjaga keseragaman di berbagai titik kontak.
Fitur terbaik Bynder
- Temukan dokumen penting dalam hitungan detik dengan struktur filter Bynder yang intuitif
- Bagikan file langsung dari sistem manajemen aset digital (DAM) Anda
- Lindungi aset digital dengan membatasi akses dan hak penggunaan file bersama
- Mengintegrasikan API Bynder dengan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) Anda
Keterbatasan Bynder
- Memiliki kurva pembelajaran yang signifikan
- Antarmuka pengguna bisa lebih baik
Harga yang lebih murah
- Manajemen Aset Digital (DAM): Harga khusus
- DAM + Peningkatan operasi konten Anda: Harga khusus
- DAM + Ekosistem digital terintegrasi: Harga khusus
Peringkat dan ulasan Bynder
- G2: 4.5/5 (600+ ulasan)
- Capterra: 4.5/5 (200+ ulasan)
7. Dokmee
via Dokmee Dokmee Document Management System (Dokmee DMS) menawarkan solusi tanpa batas untuk mengambil, menyimpan, mencari, mengambil, dan berbagi file.
Cocok untuk bisnis dari semua ukuran, alat ini memungkinkan Anda untuk mengatur file ke dalam folder yang berbeda, baik secara manual atau dengan bantuan otomatisasi. Alat ini memberdayakan Anda untuk memegang kendali atas aset digital Anda-berbagi jenis file apa pun, berkolaborasi dengan anggota tim, dan memanfaatkan kontrol versi untuk mengedit dokumen.
Anda dapat menyesuaikan alur kerja agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Kotak masuk alur kerja tersedia untuk versi perangkat lunak web dan seluler, sehingga Anda dapat menyetujui dan mengelola file di mana saja.
Fitur terbaik Dokmee
- Melacak aktivitas file dengan log audit bawaan
- Mengurutkan file ke dalam folder dan level, baik secara manual atau dengan otomatisasi
- Tambahkan anotasi ke file dan bagikan dengan tim Anda
- Mengatur aturan khusus untuk membuat alur kerja Anda lebih lancar
Keterbatasan Dokmee
- Beberapa pengguna merasa antarmuka pengguna sulit dinavigasi
- Fungsi pencarian harus lebih kuat
Harga Dokmee
- Harga khusus
Peringkat dan ulasan Dokmee
- G2: Tidak ada ulasan yang cukup
- Capterra: 4.7/5 (50+ ulasan)
8. Google Drive
via Google Drive Sebagai bagian dari ekosistem Google Workspace, Google Drive merupakan salah satu solusi pengaturan file berbasis cloud yang paling populer. Drive memungkinkan Anda mengakses dokumen, foto, dan file lainnya dari perangkat yang disinkronkan yang terhubung ke internet.
Anda dapat membuat folder, mengkategorikan file, dan menggunakan fungsi pencarian yang kuat untuk menyederhanakan pencarian. Fitur kolaborasinya memungkinkan pengeditan dan berbagi secara real-time, sehingga meningkatkan kerja sama tim dan produktivitas.
Fitur terbaik Google Drive
- Berintegrasi dengan alat canggih lainnya di ekosistem Google
- Mengidentifikasi file penting dengan membintanginya atau menambahkannya ke halaman Prioritas
- Gunakan riwayat versi untuk catatan perubahan yang mendetail
- Mengontrol siapa yang dapat melihat, mengedit, atau mengomentari file Anda dan menjaga privasi data
Keterbatasan Google Drive
- Tidak bekerja dengan baik secara offline
- Kurangnya opsi penyesuaian
Harga Google Drive
- Pemula Bisnis: $7,20/pengguna per bulan
- Standar Bisnis: $14,40/pengguna per bulan
- Business Plus: $21,60/pengguna per bulan
- Perusahaan: Harga khusus
Peringkat dan ulasan Google Drive
- G2 (untuk Google Workspace): 4.6/5 (42.000+ ulasan)
- Capterra: 4.8/5 (27.000+ ulasan)
9. Dropbox
melalui Dropbox Dropbox adalah perangkat lunak berbagi file dengan penyimpanan awan yang tangguh dan fitur pengaturan file. Cocok untuk individu dan tim dari semua ukuran.
Alat ini menawarkan berbagai filter untuk mengelola banyak file. Anda dapat mengatur konten menggunakan kata kunci, mengelompokkan file berdasarkan aktivitas atau jangka waktu, atau mengkategorikan file ke dalam sub-folder yang ada berdasarkan rekomendasi cerdas Dropbox.
Untuk berkolaborasi pada file, Anda dapat berbagi folder dengan anggota tim dan mengontrol siapa yang dapat melihat atau mengeditnya. Anda dapat menyesuaikan struktur sistem pengarsipan Anda sehingga anggota tim yang diizinkan dapat mengakses file yang diperlukan.
Fitur terbaik Dropbox
- Mengatur dan berbagi file di seluruh perangkat yang terhubung ke internet
- Mengedit file secara langsung di Dropbox tanpa berpindah platform
- Dapatkan informasi terbaru tentang perubahan terbaru yang dilakukan pada file
- Mengontrol siapa yang dapat mengakses file Anda dengan fitur-fitur seperti perlindungan kata sandi, izin unduhan, dan tautan kedaluwarsa
Keterbatasan Dropbox
- Menyinkronkan file di seluruh perangkat adalah proses yang memakan waktu
- Langganan yang mahal
Harga Dropbox
- Dasar: Gratis
- Plus: $11,99/pengguna per bulan
- Profesional: $22/pengguna per bulan
- Standar: $24/pengguna per bulan
- Advanced: $32/pengguna per bulan
- Perusahaan: Harga khusus
Peringkat dan ulasan Dropbox
- G2: 4.4/5 (23.000+ ulasan)
- Capterra: 4.6/5 (21.000+ ulasan)
10. WinZip
via WinZip Cocok untuk penggunaan pribadi dan bisnis, WinZip menawarkan cara yang tidak merepotkan untuk mencari, membuka, mengedit, memindahkan, dan berbagi file dari komputer, jaringan, atau penyimpanan awan.
Alat ini dapat membuka zip berbagai format kompresi seperti Zip, Zipx, RAR, VHD, dan banyak lagi serta membuat file Zip atau Zipx yang terenkripsi. Anda dapat mengubah file menjadi PDF, menambahkan tanda air, dan berbagi file dengan mudah, semuanya menggunakan satu platform.
WinZip Enterprise hadir dengan opsi penyesuaian yang kuat. Perusahaan dengan berbagai ukuran dapat menyesuaikan fitur dan integrasi berdasarkan kebutuhan bisnis mereka.
Fitur terbaik WinZip
- Meng-zip, membuka zip, dan mengatur aset digital untuk mempercepat produktivitas
- Lindungi informasi sensitif seperti kata sandi dan data pribadi dengan kemampuan enkripsi WinZip
- Dapatkan opsi keamanan dan lisensi tingkat lanjut dengan WinZip Enterprise
- Memanfaatkan integrasi SharePoint dan integrasi penyimpanan awan pada pengaturan Enterprise
Keterbatasan WinZip
- Mahal untuk fitur yang ditawarkannya
- Tidak memiliki penyempurnaan dan opsi keamanan tingkat lanjut yang ditawarkan alat modern lainnya
Harga WinZip
- WinZip Standar: $29,95
- WinZip Pro Combo: $59.95
- Ritsleting Besar: $84.95
Peringkat dan ulasan WinZip
- G2: Tidak ada ulasan yang cukup
- Capterra: 4.5/5 (40+ ulasan)
Tetap Terperhatikan dengan Perangkat Lunak Pengatur File Digital
Sistem pengorganisasian file memastikan akses cepat ke file yang tepat pada waktu yang tepat, menghemat waktu, dan membuat tim menjadi lebih fungsional. Pilih alat untuk mengelola alur kerja Anda dan file terkait di satu tempat tanpa berpindah-pindah aplikasi.
Dan apa yang bisa menjadi pilihan yang lebih baik daripada ClickUp?
Ini perangkat lunak manajemen proyek gratis mengatur file dalam struktur hirarkis, memungkinkan Anda memvisualisasikan alur kerja, menemukan file, dan membaginya dengan tim secara mulus. ClickUp sangat mudah disesuaikan, sehingga Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan tim dan meningkatkan produktivitas. Ucapkan selamat tinggal pada kekacauan dan jangan pernah kehilangan file lagi. Daftar ke ClickUp hari ini .