Bayangkan ini: Anda memetakan ciuman koki dari rencana proyek merencanakan semua hasil kerja, tanggal jatuh tempo, dan penerima tugas. Alur kerja ? Tepat. Garis waktu? Sempurna. Tim? Sempurna. 🤩
Namun, di tengah jalan, tim Anda mendapati rencana yang sudah disusun benar-benar gagal. Dan tidak ada cukup kafein di area tiga negara bagian untuk mendorong Anda mencapai penyelesaian tepat waktu. ☕
Skenario ini sangat familiar bagi manajer proyek, yang sering menemukan diri mereka menugaskan ulang tugas, mendorong tenggat waktu, dan meminta maaf kepada klien selama proyek tertunda. Penyebabnya? Kemacetan, atau titik kemacetan yang memperlambat produksi.
Untuk membantu Anda lebih memahami bottleneck-dan menghindarinya di proyek-proyek selanjutnya-kami akan membahas apa itu bottleneck, cara mengidentifikasinya, dan cara mencegahnya di perusahaan Anda.
Apa itu Bottleneck ??
Sederhananya, bottleneck adalah segala sesuatu yang mengganggu, menggagalkan, atau menunda rencana proyek Anda.
Pikirkan tentang hambatan secara harfiah: Titik sempit atau leher botol yang dibuat untuk memperlambat aliran cairan. Dalam hal yang sama, hambatan dalam manajemen proyek bertindak sebagai titik pembatasan-titik di mana terlalu banyak pekerjaan yang harus diselesaikan dan tidak cukup orang, proses, dan sistem untuk menanganinya. 🧐
Meskipun berbeda-beda di setiap industri, biasanya ada dua jenis kemacetan:
- Kemacetan jangka pendek: Kemacetan jangka pendek sering kali disebabkan oleh kekurangan tenaga kerja dan merupakan masalah sementara. Misalnya, sebuah department store mungkin mengalami kemacetan selama bulan Desember dengan peningkatan pembeli liburan
- Kemacetan jangka panjang: Kemacetan jangka panjang terjadi dalam jangka waktu yang lama, dengan sistem atau proses yang tidak efisien sebagai penyebab utamanya. Misalnya, biro iklan yang tidak berinvestasi dalam sistem yang efektifperangkat lunak manajemen proyek akan mengalami hambatan jangka panjang
Dapatkan pandangan holistik tentang status proyek dan tugas yang tersisa di seluruh tim atau departemen Anda dengan Dasbor di ClickUp 3.0
Kemacetan, meskipun umum terjadi, dapat menyebabkan dampak buruk bagi manajer proyek dan perusahaan secara keseluruhan. Karena kemacetan ditambah dengan jadwal yang tertunda dan biaya yang meningkat, hal ini menyebabkan efek domino, yang mengarah ke klien yang tidak puas, anggaran yang mahal, rencana pemasaran yang dibatalkan, dan anggota tim yang frustrasi.
Konsekuensi Kemacetan dalam Operasi Anda **Dalam Operasi Anda
Kemacetan dapat mendatangkan malapetaka pada proyek Anda (dan pada waktunya, seluruh perusahaan Anda). Meskipun kemacetan bervariasi tergantung pada ukuran, ruang lingkup, dan jadwal rencana proyek awal Anda, ada beberapa konsekuensi universal yang perlu Anda waspadai.
Tenggat waktu yang terlewat
Jika ada terlalu banyak pekerjaan yang harus diselesaikan, dan tidak cukup orang dan/atau proses untuk menanganinya, mencapai tenggat waktu proyek menjadi hal yang mustahil. Misalnya, ketika kemacetan terjadi dalam proses produksi, hal tersebut dapat menunda seluruh lini produksi. Hal ini, pada gilirannya, menunda peluncuran produk akhir.
Mengatur tanggal mulai dan jatuh tempo dengan mudah dan cepat dalam sebuah tugas atau menggunakan pengaturan bersyarat untuk mengulang tanggal atau membuat tugas baru setelah selesai
Dalam manajemen proyek, tenggat waktu yang terlewat atau tugas yang dialihkan dapat menyebabkan waktu tunggu yang lama di antara anggota tim. Jika seorang karyawan terlambat menyerahkan laporan, atasan mereka harus menunda peninjauan mereka, yang mencegah tim desain grafis untuk mulai bekerja tepat waktu. Hasilnya? Pekerjaan menjadi terburu-buru sampai selesai, atau Anda terlambat mengirimkan laporan kepada klien.
Melebihi anggaran
Mengalami kemacetan adalah salah satu cara termudah untuk melampaui anggaran. Misalnya, jika Anda mengalami kemacetan dalam rantai pasokan Anda, Anda harus mencari sumber dari vendor yang berbeda atau melakukan pemesanan mendadak. Hal ini dengan cepat meningkatkan biaya bahan baku, sehingga total produksi melebihi anggaran.
Manajer proyek sering kali mendapati biaya overhead mereka melonjak setelah terjadi kemacetan. Jika proyek mengalami waktu henti yang tak terduga-sehingga menunda proyek-perusahaan mungkin harus membayar karyawan lembur untuk menyelesaikannya sesuai jadwal. Atau, mereka mungkin harus mempekerjakan pekerja musiman atau kontraktor untuk membantu meringankan beban kerja.
Pergantian karyawan yang tinggi
Tidak ada yang ingin bekerja dalam keadaan stres, miskomunikasi, dan tanggal jatuh tempo yang terus menerus. Jika kemacetan proyek membuat anggota tim bekerja dengan kapasitas maksimum, hal ini dapat dengan cepat menyebabkan frustrasi dan kelelahan.
Menurut Laporan Kondisi Tenaga Kerja 2023 dari Gallup hampir setengah (44%) pekerja merasa stres setiap hari. Hal ini menyebabkan pergantian karyawan yang tinggi, yang mungkin menjadi alasan mengapa 51% karyawan secara aktif mencari pekerjaan lain. Pelajaran yang dapat dipetik: Jika Anda ingin mempertahankan talenta terbaik, hentikan kemacetan sebelum terjadi, sehingga mengurangi lembur, tugas yang dialihkan, atau proyek yang diacak untuk karyawan.
Hubungan yang tegang dengan vendor
Mengalami kemacetan umum selama proses produksi dapat merusak hubungan Anda dengan pemasok atau vendor. Misalnya, meskipun beberapa pesanan tambahan memang menyenangkan, pesanan di menit-menit terakhir yang terus-menerus dapat dengan cepat melelahkan. Selain itu, jika kemacetan menyebabkan Anda melewatkan pembayaran, Anda mungkin akan dimasukkan ke dalam daftar hitam vendor tepercaya.
Hubungan yang memburuk dengan klien
Kemacetan mengancam produksi secara keseluruhan, yang dapat merenggangkan-atau mengakhiri-hubungan dengan klien. Jika tim Anda melewatkan tenggat waktu, menjadwal ulang pertemuan, atau menyerahkan hasil kerja di bawah standar, klien dapat memecat Anda sebagai penyedia. Hal ini akan merugikan Anda dan merusak reputasi Anda, yang dapat menghalangi Anda untuk mendapatkan kontrak di masa depan.
Langkah Praktis untuk Mengidentifikasi dan Mengelola Kemacetan
Apakah Anda menduga kemacetan mengancam bisnis Anda? Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melakukan analisis kemacetan pada alur kerja proyek Anda. 🔍
1. Pahami bottleneck Anda
Langkah pertama untuk mengurangi kemacetan? Memahami masalah yang Anda hadapi.
Dalam hal manajemen proyek, ada dua penyebab kemacetan:
- Berbasis sistem bottleneck : Bottleneck berbasis sistem atau proses biasanya berarti Anda tidak memiliki proses, perangkat lunak, atau infrastruktur yang tepat untuk menanganibeban kerja Anda saat ini. Mungkin Anda tidak memiliki perangkat lunak manajemen proyek yang tepat, pengaturan jalur perakitan, atau otomatisasi alur kerja untuk memenuhi permintaan klien
- Kendala berbasis orang: Kendala berbasis orang biasanya berarti Anda tidak memiliki cukup orang - atau mungkin, orang yang tepat
- untuk memenuhi permintaan proyek. Ini bisa berarti Anda perlu mempekerjakan pekerja musiman, mempekerjakan pekerja senior, atau mencari rekan kerja dengan keahlian yang unik
Membandingkan beban kerja tim secara visual dan melacak perkembangan dengan tampilan Garis Waktu ClickUp
Memahami masalah dalam alur kerja Anda dapat membantu Anda menyelesaikan masalah, apakah itu berarti merekrut anggota tim baru, meningkatkan proses bisnis, atau meningkatkan perangkat lunak Anda.
2. Memetakan proses Anda Pemetaan proses memberi Anda gambaran umum tingkat 500 kaki tentang aliran pekerjaan Anda. Anda dapat melihat setiap langkah dalam rencana proyek Anda, memahami tugas mana yang selesai tepat waktu dan mana yang menyebabkan penumpukan pekerjaan.
Di dalam Peta Pikiran ClickUp, Anda dapat dengan mudah mengatur ulang node berdasarkan struktur hirarkinya
Dengan memetakan seluruh proyek Anda-biasanya melalui diagram alur atau alat lain-Anda dapat mengidentifikasi titik-titik perdebatan dalam garis waktu Anda. Dari sana, Anda dapat menganalisis metrik untuk mengidentifikasi di mana kemacetan cenderung terjadi.
3. Bicaralah dengan tim Anda
Tentu saja, angka tidak pernah berbohong-tetapi angka juga tidak selalu menceritakan keseluruhan cerita. Kumpulkan semua pemangku kepentingan, mulai dari manajemen tingkat atas hingga karyawan, tanyakan kepada mereka tugas mana yang paling banyak memakan waktu atau sering tersesat.
Dengan melakukan percakapan yang terbuka dan jujur dengan tim Anda, Anda bisa mengetahui siapa yang paling kewalahan, mengapa komunikasi terputus, dan siapa yang bisa membantu.
4. Buatlah rencana perbaikan yang berkelanjutan*
Setelah Anda mengidentifikasi hambatan dalam rencana proyek sekarang saatnya untuk menyesuaikan diri. Identifikasi di mana Anda bisa menghilangkan inefisiensi dan redundansi, atau menyeimbangkan beban kerja di seluruh tim Anda. Menerapkan rencana peningkatan berkelanjutan dapat meningkatkan semangat tim, menjaga proyek tetap sesuai jadwal dan anggaran, serta memperkuat hubungan dengan klien dan vendor.
Kemacetan Metode Pencegahan: 10 Cara untuk Tetap Berada di Jalur yang Benar
Ingin mengurangi kemacetan dalam manajemen proyek? Di bawah ini, temukan 10 strategi untuk menjaga rencana proyek Anda tetap pada jalurnya-dan alat manajemen beban kerja yang Anda butuhkan untuk mewujudkannya. 👏
1. Buat representasi visual dari alur kerja Anda
Curah pendapat, susun strategi, atau petakan alur kerja dengan Papan Tulis ClickUp yang kolaboratif secara visual
Cara terbaik untuk menghilangkan hambatan adalah dengan membuat visual setiap langkah dalam rencana proyek Anda. Gunakan fitur Papan Tulis ClickUp untuk membuat sketsa setiap alur kerja proyek. Dari sana, anggota tim dapat membuat catatan, mengidentifikasi titik kemacetan, atau bahkan menggambar alur kerja alternatif.
2. Automatisasi **tugas yang berulang
Jika tim Anda secara konsisten mendapati diri mereka beroperasi dengan kapasitas terbatas, bantu meringankan beban dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang.
Melihat dan mengelola Otomatisasi yang aktif dan tidak aktif di seluruh Ruang dengan cepat dengan pembaruan dan deskripsi pengguna
Dengan Otomatisasi ClickUp anda bisa memilih dari 100+ otomatisasi untuk merampingkan alur kerja, tugas rutin, dan serah terima proyek. Selain itu, Anda bisa secara otomatis memberikan tugas, menambahkan komentar, atau memperbarui status untuk mencegah kemacetan sebelum terjadi. Dengan demikian, hal ini dapat membantu tim Anda fokus pada prioritas utama dan jaga agar proyek Anda berjalan dengan lancar.
3. Menerapkan perencanaan kapasitas Perencanaan kapasitas melibatkan perkiraan kebutuhan sumber daya untuk menyelesaikan proyek tertentu (yaitu, orang, waktu, dan alat yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu). Sebagai bagian penting dari manajemen operasi yang tepat, perencanaan kapasitas adalah persamaan penawaran dan permintaan, menghitung berapa banyak sumber daya yang Anda butuhkan dan berapa banyak sumber daya yang harus Anda berikan.
Melihat beban kerja tim secara sekilas untuk mendelegasikan atau menugaskan kembali tugas dengan lebih baik dan dengan cepat memahami siapa yang berada di bawah atau di atas kapasitas
Untungnya, Tampilan Beban Kerja ClickUp membuat perencanaan kapasitas menjadi mudah, memberi Anda visual tentang berapa banyak pekerjaan yang didelegasikan kepada setiap anggota tim. Dari sana, Anda bisa mendapatkan visual kapasitas setiap anggota tim terkait dengan beban kerja mereka saat ini.
4. Membuat bagan gantt
Kelompokkan, filter, atau sembunyikan tugas di bagan Gantt ClickUp 3.0 untuk melacak dan menghubungkan alur kerja di semua pekerjaan Anda Bagan Gantt adalah alat bantu luar biasa yang memberi Anda visual dari semua jadwal proyek untuk memaksimalkan produktivitas. Dengan Bagan Gantt ClickUp anda bisa melacak kemajuan proyek, mengelola tenggat waktu, dan menemukan potensi kemacetan. Selain itu, Anda bisa membuat tampilan bertingkat untuk memprioritaskan tugas-tugas penting dengan mudah.
5. Pahami tugas yang bergantung*
Salah satu akar penyebab kemacetan adalah tugas dependen (yaitu tugas yang dapat memblokir atau mencegah tugas lain untuk dimulai). Dengan Ketergantungan ClickUp anda bisa membuat hubungan antar tugas atau dokumen. Cukup buat dependensi "memblokir" atau "menunggu" sehingga tim Anda selalu memahami urutan operasi terbaik.
6. Memanfaatkan templat peningkatan proses
Peningkatan proses membantu menentukan efisiensi sistem dan proses dalam organisasi Anda. Dengan templat peningkatan proses anda dapat membuat rencana yang tersinkronisasi untuk membuat perubahan pada proyek Anda.
Sesuaikan tahapan Anda sendiri atau gunakan kategori siap pakai dari Templat Struktur Perincian Kerja untuk tetap berada di atas daftar tugas peningkatan proses
Untungnya, ClickUp hadir dengan beberapa templat di mana Anda bisa menambahkan bidang khusus, menyesuaikan tampilan Anda, atau berkolaborasi dengan rekan kerja untuk mewujudkan rencana Anda dengan mudah.
7. Memecah proyek menjadi beberapa tonggak pencapaian
Proyek yang berlangsung selama beberapa minggu-jika tidak berbulan-bulan atau bertahun-tahun-dapat mengintimidasi. Untuk mencegah proyek besar terurai, pastikan untuk memecah proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil.
Temukan dengan mudah poin-poin penting proyek Anda dengan ClickUp Milestones dan gunakan ikon berlian yang tebal agar semua orang tetap fokus pada target-target utama
Menerapkan pencapaian proyek memecah rencana Anda menjadi beberapa fase yang berbeda (misalnya, fase desain atau fase pengembangan), sehingga menjaga tim Anda tetap berada di jalurnya. Memanfaatkan bagan tonggak pencapaian untuk mendapatkan gambaran umum tingkat tinggi dari setiap fase proyek Anda. Kemudian, gunakan Status khusus ClickUp untuk menjaga tim Anda tetap up-to-date saat Anda bekerja mencapai setiap pencapaian.
8. Berbicara langsung dengan anggota tim*
Seperti yang telah kami sebutkan di atas, terkadang data tidak memberikan gambaran yang jelas - itulah sebabnya Anda perlu berbicara langsung dengan anggota tim saat meningkatkan rencana proyek.
Jika Anda ingin mencegah kemacetan, mintalah umpan balik dari anggota tim tentang apa yang berhasil (dan apa yang tidak) pada proyek-proyek sebelumnya. Dalam ClickUp, Anda bisa menyelenggarakan sesi curah pendapat atau mengirim kuesioner kepada semua pihak yang terkait. Dari sana, Anda dapat memahami apakah kemacetan disebabkan oleh kurangnya sumber daya, kurangnya personel, atau karena Anda tidak memiliki alat manajemen proyek .
9. Menerapkan pelacakan waktu
Lihat waktu yang dilacak di seluruh tugas dan lokasi untuk tampilan yang disederhanakan ke dalam kemajuan tim secara keseluruhan
Salah satu alasan mengapa proyek gagal adalah karena tim meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan. Untuk memastikan semua jadwal proyek yang akurat, memanfaatkan Pelacakan Waktu ClickUp . Anggota tim dapat dengan mudah mencatat waktu dari perangkat apa pun, mengedit entri, dan menambahkan catatan ke catatan waktu untuk membuat estimasi waktu yang lebih baik di masa mendatang.
10. Mengkonsolidasikan komunikasi tim
Proyek tidak selalu keluar jalur karena tim Anda tidak berkomunikasi. Sebaliknya, mereka mungkin keluar jalur karena mereka berkomunikasi di tempat yang salah
Satukan komunikasi tim dalam satu ruang dengan ClickUp Chat dan bagikan pembaruan, tautkan sumber daya, dan berkolaborasi dengan mudah
Jika tim Anda dipaksa untuk memilah-milah email, pesan teks, dan saluran Slack untuk menemukan pembaruan terbaru pada sebuah proyek, itu tidak membantu Anda. Untungnya, dengan Tampilan Obrolan ClickUp anda bisa mengkonsolidasikan semua percakapan dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda, sehingga mencegah kemacetan sebelum terjadi.
Cegah Kemacetan Sebelum Terjadi Dengan ClickUp
Kemacetan dalam manajemen proyek terjadi ketika Anda memiliki terlalu banyak pekerjaan dan terlalu sedikit sumber daya untuk menanganinya. Kemacetan ini mengakibatkan penumpukan pekerjaan, sehingga menyebabkan rencana proyek melebihi anggaran atau melewati batas waktu yang ditentukan.
Untungnya, ClickUp memiliki alat manajemen proyek untuk mengidentifikasi kemacetan dan menjaga rencana Anda tetap pada jalurnya. Dengan ClickUp, Anda bisa menetapkan tugas, memberikan komentar, mengatur pencapaian proyek, dan menyesuaikan tampilan untuk mencegah kemacetan sebelum terjadi. Selain itu, Anda bisa mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang, mengintegrasikan ClickUp dengan ratusan sistem lain, dan memanfaatkan ribuan templat untuk membantu tim Anda tetap sesuai jadwal.
Mulai mengidentifikasi kemacetan dalam waktu singkat saat Anda coba ClickUp hari ini . 🙌