Sekarang tahun 2024, dan beban untuk mengingat setiap detail kecil seharusnya sudah berlalu.
Anda harus mengistirahatkan pikiran Anda untuk berpikir bebas dan menjadi kreatif. Namun, bagaimana Anda bisa melakukan hal tersebut ketika ada begitu banyak informasi yang membanjiri Anda? Pengetahuan yang seharusnya memberdayakan Anda, malah menghambat Anda.
Entah Anda sedang menekuni laptop Anda di tempat kerja atau tanpa berpikir panjang menelusuri media sosial di rumah, ada banyak informasi dan data yang datang kepada Anda setiap detiknya. Dari mana pun stimulus tersebut berasal, pada akhirnya akan menyebabkan otak Anda kelebihan informasi.
Cara mengatasinya adalah dengan mengatur dan mengelola informasi dengan cara yang membuat Anda tetap produktif. Bagaimana jika Anda dapat menyimpan pengetahuan Anda dalam lingkungan digital yang dapat Anda akses kapan saja?
Anda hanya perlu menyimpan informasi yang paling penting dalam otak Anda. Jadi, tidak ada lagi rasa lelah dan kesulitan untuk mengingat semuanya.
Anda bisa mencapai hal ini dengan membangun otak kedua untuk manajemen pengetahuan pribadi. Ini membantu Anda menyimpan semua informasi penting ini dalam ruang digital di mana Anda dapat kembali ke sana kapan pun Anda mau.
Jadi, mari kita pahami bagaimana konsep BASB dapat mengubah hidup Anda menjadi lebih baik.
Apa yang dimaksud dengan Membangun Otak Kedua?
Membangun Otak Kedua (BASB), seperti yang dikonseptualisasikan oleh Tiago Forte (salah satu pakar produktivitas terkemuka di dunia), adalah pendekatan sistematis untuk menciptakan tempat penyimpanan digital untuk mengatur dan mengambil tindakan atas ide-ide yang berlimpah yang Anda temui setiap hari.
Mengingat pertumbuhan eksponensial dalam konsumsi online kita, mencoba mengingat semua informasi ini menjadi tidak praktis. Namun, dengan mengkonsolidasikan kekayaan informasi ini dalam satu lokasi yang mudah diakses, Anda akan menyaksikan pertumbuhan yang signifikan dalam produktivitas Anda.
Memiliki ruang yang terstruktur untuk menyimpan dan mengatur informasi memungkinkan pikiran kita untuk berpikir, berimajinasi, dan hadir pada saat itu. Selain itu, ketika tidak dibebani oleh tekanan terus-menerus untuk mencoba mengingat semuanya, Anda dapat mengambil tindakan yang tepat.
C.O.D.E. & P.A.R.A
Forte lebih lanjut memperkenalkan dua prinsip penting sebagai bagian dari membangun Otak Kedua. Mari kita uraikan:
C.O.D.E: Capture, Organize, Distill, Express
Metode empat langkah ini membantu Anda mengatur informasi dan mengubahnya menjadi hasil yang nyata:
- Menangkap: Mengumpulkan informasi secara sistematis dari berbagai sumber, seperti artikel, video, atau konten lainnya. MenggunakanAlat bantu kecerdasan buatan untuk mencatatmenangkap informasi dan wawasan yang relevan
- Organisasikan: Setelah informasi ditangkap, kategorikan dan simpan dengan cara yang membuatnya mudah diakses saat dibutuhkan
- Saring: Mengekstrak wawasan penting atau poin-poin penting dari informasi yang telah ditangkap
- **Terakhir, artikulasikan dan ungkapkan informasi yang telah disaring melalui pencatatan, rangkuman, atau bahkan membuat konten berdasarkan wawasan yang diperoleh
P.A.R.A: Proyek, Area, Sumber Daya, Arsip
Menurut Forte, semua informasi dalam hidup Anda dapat dibagi menjadi empat kategori:
- Proyek: Kategori ini didedikasikan untuk tugas atau inisiatif tertentu yang sedang Anda kerjakan secara aktif dengan semua informasi, tugas, dan sumber daya yang relevan yang terkait dengan proyek tersebut. Sebagai contoh, proyek Anda mungkin termasuk menulis laporan, merencanakan acara, membeli perabot baru untuk rumah Anda, dan belajar memasak.
- Area: Area mewakili aspek yang lebih luas dari kehidupan atau pekerjaan Anda yang mencakup tujuan atau tanggung jawab jangka panjang. Misalnya, tanggung jawab pekerjaan seperti manajemen produk dan tim pelatih, dan tanggung jawab rumah tangga seperti rumah, anak-anak, keuangan, dll.
- Sumber Daya: Kategori ini untuk pengetahuan berharga yang mungkin tidak secara langsung terkait dengan proyek Anda, namun berhubungan dengan bidang minat Anda dan mungkin berguna di masa depan, seperti bahan referensi, alat, atau informasi. Misalnya, informasi tentang keuangan pribadi, pembentukan kebiasaan, menanam tanaman obat, pertukangan kayu, dll.
- Arsip: Arsip menyimpan proyek yang sudah selesai, informasi yang sudah usang, atau apa pun yang tidak memerlukan perhatian segera tetapi mungkin berguna untuk referensi di masa mendatang
Manfaat Menggunakan Metode BASB
Membangun otak kedua Anda membantu menghilangkan stres yang muncul akibat konsumsi informasi yang terus menerus. Namun, bukan hanya itu saja; berikut adalah beberapa manfaat lain dari metode yang telah terbukti ini:
Manfaat 1: Tidak ada informasi yang berlebihan
Pernahkah Anda merasa sangat kewalahan dengan banyaknya informasi yang Anda konsumsi secara online? Katakanlah dalam seminggu, Anda menghadiri serangkaian webinar, membaca beberapa artikel tentang tren terkini, dan terlibat dalam komunitas atau diskusi online.
Otak Anda akan mengalami kelebihan informasi dan membutuhkan bantuan untuk mengatur dan mengelompokkan informasi. Di sinilah metodologi otak yang kedua dapat berperan. Jika tidak, Anda akan melupakan detail-detail penting bahkan sebelum Anda menyadarinya, dan mencoba menghubungkan titik-titiknya nanti tidaklah menyenangkan!
Dengan menggunakan alat modern seperti aplikasi pencatatan , papan tulis virtual , peta pikiran s, dan aplikasi otak kedua anda dapat menyimpan informasi ini dan mengomunikasikannya secara efektif dengan tim Anda. Ketika Anda mulai mengumpulkan dan mencatat pembelajaran utama, Anda akan terhindar dari tenggelam dalam informasi yang tidak relevan dan hanya fokus pada detail penting.
Manfaat 2: Pengambilan pengetahuan dengan mudah
Jujur saja, tidak ada orang yang memiliki waktu untuk menelusuri detail informasi yang dapat mereka gunakan dalam pengambilan keputusan strategis. Itulah mengapa Anda membutuhkan informasi yang paling penting di ujung jari Anda.
Sebagai contoh, bayangkan Anda sedang mempersiapkan presentasi, yang memakan waktu dan mengharuskan Anda untuk mengumpulkan dan merepresentasikan banyak informasi dengan kata-kata yang lebih sedikit. Anda sedang membaca lusinan artikel penelitian, laporan industri, catatan digital dari presentasi sebelumnya, dll.
Dalam situasi yang penuh tekanan dengan banyak hal yang harus dikumpulkan dan dipresentasikan, metode BASB membantu Anda menyimpan poin-poin penting dari penelitian Anda di ruang kerja digital. Ketika semuanya disimpan di satu tempat, Anda bisa terhindar dari kerumitan pengalihan konteks .
Jadi, rangkumlah poin-poin penting, gunakan teknik pemetaan pikiran untuk menyampaikan narasi yang menarik, dan catatlah ide-ide dan sudut pandang inovatif saat mereka muncul selama penelitian Anda.
Ketika saatnya tiba, Anda dapat dengan mudah mengambil informasi ini dan membuat presentasi akhir Anda tanpa merasa ada yang terlewatkan.
Manfaat 3: Membantu dalam ide kreatif
Ketika Anda memiliki aliran pemikiran dan inspirasi yang konstan, Anda harus mencatat ide dan pemikiran yang muncul dengan cepat. Kemudian aturlah dalam kategori yang relevan untuk menghindari kebingungan saat Anda kembali lagi nanti.
Metode BASB membantu Anda membuat tempat penyimpanan pusat di mana Anda bisa menyimpan gambar, kutipan, artikel, atau sumber inspirasi lainnya. Anda memiliki sesuatu untuk dirujuk dan ditindaklanjuti ketika Anda menghadapi hambatan kreatif.
Metode ini juga memungkinkan Anda untuk menggabungkan ide-ide yang berbeda, mengeksplorasi kemungkinan-kemungkinan baru, dan menyediakan ruang untuk bereksperimen. Hasil yang inovatif dan unik kemudian akan berbicara dengan sendirinya.
Juga, pertimbangkan untuk menggunakan templat papan tulis interaktif jika Anda menginginkan pendekatan kolaboratif selama proses ide. Papan tulis ini akan menghemat waktu Anda karena Anda dan tim Anda akan bekerja di ruang yang sama tanpa perlu berbagi layar berulang kali. Terhubung dengan mudah dan beride bersama untuk hasil terbaik.
Manfaat 4: Penyelesaian proyek yang konsisten
Metode BASB membantu Anda memecah proyek yang kompleks menjadi komponen-komponen yang dapat dikelola, menetapkan tonggak pencapaian, dan melacak kemajuan secara konsisten. Ini sangat membantu, terutama jika Anda mengerjakan berbagai proyek secara bersamaan.
Katakanlah Anda adalah seorang manajer proyek di sebuah agensi kreatif. Gunakan ruang kerja digital Anda untuk membuat rincian rencana proyek dan daftar tugas, memprioritaskan aktivitas, dan mengkategorikannya berdasarkan urgensi. Hal ini akan membantu Anda menyelesaikan tugas tepat waktu dan sesuai dengan persyaratan.
Pada saat yang sama, gunakan otak kedua Anda untuk mendokumentasikan semua detail terkait proyek, termasuk keputusan, tantangan yang dihadapi, dan strategi yang berhasil diterapkan. Hal ini akan menjadi referensi yang berharga di masa depan dan memastikan proses pembelajaran yang berkelanjutan.
Selain itu, jika Anda khawatir tentang menyelesaikan proyek tepat waktu, cobalah menggunakan aplikasi otak kedua untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya dan menghindari penundaan.
Tantangan Umum dalam Membangun Otak Kedua
Informasi yang berlebihan
Era digital membanjiri kita dengan informasi yang berlimpah, dan memutuskan apa yang harus diambil dan dibuang menjadi tugas yang berat. Katakanlah Anda ingin selalu mendapatkan informasi terbaru tentang tren, penelitian, dan berita terbaru.
Bahkan pencarian cepat di Google akan memunculkan begitu banyak hasil sehingga Anda akan bingung mana yang harus disimpan. Banyaknya data yang tersedia bisa membuat Anda kewalahan, sehingga sulit untuk menyaring dan mengidentifikasi apa yang benar-benar relevan.
Mempertahankan konsistensi di tengah penundaan
Mempertahankan sistem pribadi Anda untuk otak kedua bukanlah tugas yang mudah. Penundaan dapat dengan mudah mengambil alih, membuat Anda kembali ke cara-cara lama (yang tidak terorganisir). Situasi seperti itu mungkin terjadi jika otak kedua Anda hanyalah sebuah dokumen Google, Anda bisa kalah di antara ratusan dokumen lainnya.
Ketidakkonsistenan ini dapat mengakibatkan otak kedua lebih menjadi ruang penyimpanan digital daripada alat produktivitas. Ingatlah bahwa otak kedua Anda tidak seharusnya menjadi kuburan digital dengan sedikit atau tanpa keterlibatan atau aktivitas.
Memilih teknologi yang tepat bisa membuat Anda kewalahan
Memilih teknologi yang tepat untuk membangun otak kedua akan menambah lapisan kerumitan pada prosesnya. Pasar menawarkan banyak alat dan platform, masing-masing dengan fitur dan manfaat.
Di tengah-tengah banyaknya pilihan ini, Anda mungkin takut membuat pilihan yang salah. Kami sarankan Anda mengevaluasi berbagai teknologi dengan cermat, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti kemudahan penggunaan, kompatibilitas dengan alur kerja yang sudah ada, dan kelangsungan jangka panjang.
Ketakutan akan kegagalan dengan sistem
Berikutnya adalah ketakutan akan kegagalan sistem. Menginvestasikan waktu dan upaya untuk membangun otak kedua, hanya untuk melihatnya goyah, dapat menjadi penyebab kecemasan. Ketakutan ini dapat menyebabkan keraguan untuk berkomitmen penuh pada proses tersebut, sehingga menghambat efektivitas otak kedua.
Bagaimana Cara Membangun Otak Kedua?
Langkah 1: Identifikasi masalah Anda
Langkah pertama untuk membangun otak kedua adalah mengidentifikasi tantangan yang paling umum. Misalnya, apakah Anda merasa sulit untuk menyaring dan menyimpan wawasan yang berharga? Atau apakah menerapkan informasi yang Anda konsumsi sangat merepotkan bagi Anda?
Teruslah bertanya pada diri sendiri tentang area-area yang membuat Anda terjebak. Catatlah tantangan-tantangan spesifik ini untuk memastikan Anda menangkap informasi yang dibutuhkan dan menggunakan pendekatan yang tepat untuk membangun otak kedua.
Sebagai contoh, katakanlah Anda berjuang dengan hambatan kreativitas. BASB membantu Anda membuat ruang kerja digital untuk mencatat semua ide brilian yang muncul. Dengan cara ini, Anda memiliki sesuatu yang bisa Anda lakukan ketika pikiran Anda kosong.
Langkah 2: Tangkap informasi yang tepat
Sekarang Anda sudah mengetahui tantangan yang harus Anda hadapi dengan menggunakan otak kedua. Namun, sangat penting untuk menangkap informasi yang tepat, karena tidak semua informasi memiliki nilai yang sama. Di situlah sesi curah pendapat dengan teknik ide membantu Anda mengumpulkan informasi yang tepat.
Sebaiknya gunakan format yang beragam untuk menangkap informasi, seperti catatan, teks, gambar, tautan, rekaman audio, dan sketsa.
Jika Anda ingin memasukkan curah pendapat dalam proses menangkap informasi untuk otak kedua, Anda harus melakukannya:
- Buat kategori atau tema untuk jenis informasi yang ingin Anda tangkap
- Mengidentifikasi langkah-langkah atau tugas yang dapat ditindaklanjuti yang terkait dengan informasi yang ingin Anda tangkap
- Gunakan alat AI sepertiClickUp AI untuk menghasilkan banyak ide seputar berbagai topik. Jika Anda berencana untuk menjalankan kampanye baru, lakukan curah gagasan. Yang perlu Anda lakukan hanyalah menyebutkan ide Anda, dan selesai!
gunakan ClickUp AI sebagai pembangkit tenaga listrik yang cepat untuk menghasilkan karya seni AI yang menakjubkan
Gunakan alat ini untuk meringkas dan menyimpan informasi penting. Misalnya, Anda mengadakan rapat tim dan memiliki transkrip. Alat ini membantu Anda meringkasnya untuk referensi di masa mendatang.
gunakan ClickUp AI untuk membuat konsep, mengedit, dan meringkas konten dalam hitungan detik
- Gunakan tag dan kata kunci selama curah pendapat untuk mengidentifikasi tema dan konsep utama
- Gunakan alat bantu visual seperti peta pikiran, diagram, atau peta konsep
- Sempurnakan ide Anda dan tangkap informasi saat otak kedua Anda berkembang
Selain itu, kembangkan kebiasaan mencatat informasi saat Anda menemukannya. Baik melalui aplikasi pencatatan, memo suara, atau alat penanda, catat apa pun yang relevan dengan minat dan pekerjaan Anda.
Jika Anda masih memerlukan bantuan lebih lanjut dalam melakukan curah pendapat, cobalah menggunakan perangkat lunak curah pendapat untuk memastikan Anda tidak akan pernah kehabisan ide lagi.
Langkah 3: Pilih alat dan teknologi yang tepat
Membangun otak kedua adalah tentang mengatur, mengkategorikan, dan mengambil informasi saat dibutuhkan. Meskipun Anda bisa menghabiskan waktu berjam-jam secara manual untuk melakukan tugas-tugas ini, berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen pengetahuan akan membuat pekerjaan Anda lebih mudah.
Dengan menggunakan teknologi yang tepat, Anda bahkan bisa mengakses otak kedua Anda di mana saja, di berbagai perangkat. Simpan informasi dengan cara yang mudah dimengerti ketika Anda mengaksesnya setelah beberapa saat. Misalnya, Dokumen ClickUp hadir dengan berbagai pilihan gaya, format, dll., untuk mengumpulkan dan menyajikan informasi Anda.
gunakan ClickUp Docs untuk membuat dan menghubungkan dokumen yang indah, wiki, dan banyak lagi untuk eksekusi ide tanpa hambatan dengan tim Anda
Tim yang berbeda dapat dengan mudah berkolaborasi dalam dokumen dan bertukar pikiran bersama. Ciptakan otak kedua yang menjaga semuanya tetap utuh untuk semua orang. Mengedit secara real time membantu memastikan bahwa ide-ide penting tidak terlewatkan selama diskusi.
hubungkan ClickUp Docs ke alur kerja Anda dengan menautkan tugas-tugas secara bersamaan_ Papan Tulis ClickUp membantu Anda membawa curah pendapat ke tingkat berikutnya. Kolaborasi visual semacam ini sangat membantu untuk tim jarak jauh atau tim gabungan. Menggabungkannya dengan templat curah pendapat yang tepat memungkinkan Anda untuk mengadakan sesi ide yang hebat dengan tim Anda.
clickUp menawarkan satu-satunya papan tulis virtual di dunia yang mengubah ide tim Anda menjadi tindakan yang terkoordinasi-semuanya di satu tempat._
Terakhir, mengatur informasi sangat penting untuk membangun otak kedua. Kategorikan dokumen-dokumen ini dengan mudah dan tambahkan di mana saja di ruang kerja Anda untuk referensi cepat.
Langkah 4: Buat struktur organisasi
Anda harus mengembangkan struktur organisasi untuk otak kedua Anda (C.O.D.E dan P.A.R.A). Anda telah memiliki berbagai informasi yang berbeda yang membutuhkan hierarki yang mencerminkan hubungan mereka.
Di situlah Alat bantu AI untuk pemetaan pikiran , seperti ClickUp Peta Pikiran membantu Anda memvisualisasikan ide-ide Anda dan menarik hubungan antara tugas dan ide. Fitur seret dan lepas yang sederhana memungkinkan Anda untuk memodifikasi alur kerja yang ada.
rencanakan dan atur proyek, ide, atau tugas yang ada dengan Peta Pikiran ClickUp.
Dan bagian terbaiknya? Buat, edit, atau hapus tugas langsung dari peta pikiran Anda tanpa beralih ke tampilan lain. Representasi visual seperti itu memastikan Anda menciptakan otak kedua yang membantu Anda menyimpan informasi dan mengambil tindakan saat diperlukan.
Langkah 5: Jadwalkan tinjauan
Membangun otak kedua bukanlah proses sekali jadi. Anda harus menyisihkan waktu untuk meninjau kembali catatan Anda, menilai informasi baru, dan menyempurnakan organisasi Anda. Hal ini memastikan bahwa otak kedua Anda tetap relevan dan akurat, serta terus berkembang seiring dengan pemikiran dan proyek Anda.
Sisihkan waktu untuk melakukan tinjauan mingguan selama satu jam atau lebih. Selama proses peninjauan, fokuslah pada hal-hal berikut ini:
- Memindai keseluruhan struktur otak kedua Anda
- Periksa setiap pembaruan atau perubahan besar dalam proyek atau area fokus Anda
- Tinjau catatan dan entri yang dibuat selama seminggu terakhir
- Pastikan bahwa informasi baru dikategorikan dan dihubungkan dengan benar di dalam sistem
- Luangkan waktu sejenak untuk merenungkan wawasan atau koneksi yang Anda temukan
- Memeriksa status tugas dan proyek
- Memperbarui tenggat waktu, prioritas, atau tugas yang telah diselesaikan
Meskipun tinjauan mingguan bermanfaat, Anda juga harus menjadwalkan pendalaman bulanan jika memungkinkan:
- Mengidentifikasi tema atau pola menyeluruh yang muncul selama sebulan terakhir
- Pertimbangkan bagaimana tema-tema ini terhubung dengan tujuan jangka panjang Anda
- Merefleksikan area-area di mana otak kedua Anda mungkin kekurangan informasi
- Rencanakan penelitian atau pencatatan yang ditargetkan untuk mengisi kesenjangan ini
- Menilai keefektifan alat dan teknologi Anda saat ini
- Jelajahi fitur atau platform baru yang dapat meningkatkan pengalaman otak kedua Anda
Berdasarkan ulasan-ulasan ini, saringlah wawasan dan identifikasi tren, koneksi, dan pola yang muncul dari waktu ke waktu. Hal ini akan meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan dan kreatifitas Anda secara keseluruhan.
Bangun Otak Kedua Menggunakan Alat dan Teknologi yang Tepat
Setelah Anda akhirnya memutuskan untuk membangun otak kedua yang menyimpan informasi, singkirkan beban manual.
Alat dan teknologi dapat dengan cepat meningkatkan proses Anda dan mengurangi kemungkinan hilangnya informasi. Bagaimanapun juga, Anda membutuhkan otak kedua untuk kembali ketika Anda merasa buntu.
Dengan ClickUp, akses berbagai alat untuk menyimpan informasi sesuai dengan cara Anda melihatnya. Kerjakan tugas dengan cepat, berkolaborasi dengan orang lain, dan manfaatkan informasi yang Anda kumpulkan secara online.
Baik Anda menggunakan Dokumen, Peta Pikiran, atau Papan Tulis, ClickUp memastikan tidak ada informasi yang terlewatkan, dan ide-ide Anda berubah menjadi hasil yang bermakna.
Ingin tahu bagaimana ClickUp dapat membantu Anda menciptakan otak digital? Hubungi tim kami hari ini atau daftar gratis!
Pertanyaan Umum BASB
**Apa perbedaan otak kedua dengan sistem pencatatan tradisional?
Tidak seperti pencatatan tradisional, Otak Kedua melibatkan pendekatan yang lebih terstruktur dan saling terhubung. Sistem ini berfokus pada penciptaan ruang kerja digital di mana informasi terorganisir, terhubung, dan mudah diambil.
**Bagaimana saya memutuskan informasi apa yang akan dimasukkan ke dalam Otak Kedua saya?
Masukkan informasi yang relevan dengan tujuan pribadi dan profesional Anda. Fokus untuk menangkap wawasan, ide, detail proyek, dan apa pun yang berkontribusi pada pengetahuan dan proses pengambilan keputusan Anda.
Apakah Otak Kedua hanya untuk informasi yang berhubungan dengan pekerjaan?
Tidak, Otak Kedua adalah repositori digital terorganisir yang mencakup banyak topik, termasuk minat pribadi, hobi, dan bidang apa pun yang ingin Anda kumpulkan dan atur informasinya.
Dapatkah saya membagikan Otak Kedua saya dengan orang lain?
Tergantung pada platform yang Anda pilih, Anda mungkin memiliki opsi untuk membagikan bagian tertentu atau seluruh Otak Kedua dengan orang lain. ClickUp, misalnya, menyediakan ruang kerja kolaboratif di mana Anda dapat membuat ide dan melaksanakannya sebagai sebuah tim.
**Apakah membangun Otak Kedua merupakan proses yang memakan waktu?
Mungkin akan ada kurva pembelajaran pada awalnya, namun manfaat jangka panjang dari peningkatan produktivitas dan manajemen informasi sering kali lebih besar daripada investasi waktu awal.