Sebagai manajer proyek, Anda harus memperkirakan dan mengelola berbagai variabel yang terlibat dalam sebuah proyek. Hal ini mencakup mendefinisikan persyaratan bisnis agar dapat diubah menjadi tugas-tugas proyek yang spesifik.
Persyaratan proyek mendefinisikan tolok ukur ‘minimum’ yang harus dicapai oleh suatu produk untuk mengatasi masalah pengguna akhir secara efektif. Persyaratan yang berkaitan dengan fitur dan aspek teknis proyek—fitur, fungsi, dan kemampuan produk akhir—disebut sebagai persyaratan teknis dalam istilah manajemen proyek.
Dalam panduan komprehensif mengenai persyaratan teknis dalam manajemen proyek ini, kami akan membahas berbagai jenis persyaratan teknis yang mungkin Anda hadapi, serta cara mengumpulkan dan mengelolanya secara efisien.
Apa itu Persyaratan Teknis?
Dalam manajemen proyek, persyaratan teknis merupakan cetak biru yang menguraikan fungsi, fitur, dan aspek teknis yang harus dipenuhi oleh sebuah proyek.
Hal ini juga mencakup segala kendala teknis yang harus diatasi agar proyek dapat diselesaikan dengan sukses.
Dari perspektif produk perangkat lunak, persyaratan teknis proyek mengacu pada cara suatu produk dibangun. Oleh karena itu, persyaratan ini akan mencakup aspek perangkat keras, perangkat lunak, kinerja, keandalan, dan keamanan.
Misalkan Anda ingin mengembangkan alat perusahaan yang mengutamakan kerja jarak jauh sehingga tim Anda dapat bekerja dari rumah.
Beberapa pertimbangan utama yang perlu Anda pikirkan meliputi cara autentikasi pengguna, cara pemberian akses data kepada mereka, fitur komunikasi apa saja yang harus tersedia (layanan seperti obrolan, email, konferensi video, dll.), dan sebagainya.
Persyaratan teknis Anda akan berfokus pada memastikan komunikasi yang lancar, kolaborasi, aksesibilitas, serta memenuhi persyaratan keamanan Anda.
Persyaratan dan fitur berikut akan menjadi landasan teknis proyek ini:
- Kompatibilitas dengan perangkat (laptop, komputer desktop, ponsel, dll.) dan sistem operasi
- Persyaratan perangkat lunak dan perangkat keras
- Bahasa pemrograman yang akan digunakan
- VPN (Virtual Private Network) untuk akses yang aman ke jaringan dan sumber daya perusahaan
- Fitur multibahasa untuk pemrograman perangkat lunak
- Sistem penyimpanan dan manajemen dokumen berbasis cloud
- Protokol enkripsi dan Otentikasi Multi-Faktor (MFA) untuk keamanan
- Koneksi internet berkecepatan tinggi untuk mendukung konferensi video, berbagi file, dan sebagainya.
- Perangkat lunak desktop jarak jauh untuk dukungan TI guna mengatasi masalah pada perangkat karyawan
- Kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data, seperti GDPR, CCPA, dan lain-lain.
Sumber persyaratan teknis dapat bervariasi, termasuk pedoman regulasi, tren pasar terkini, dan sebagainya.
Persyaratan teknis menjawab pertanyaan-pertanyaan penting dalam proses manajemen proyek, seperti:
- Bagaimana produk ini akan memenuhi kebutuhan dan harapan pengguna akhir?
- Bagaimana produk tersebut akan memenuhi standar teknis yang telah disetujui?
- Apa yang dirasakan pengguna akhir saat berinteraksi dengan produk tersebut?
- Jenis sumber daya teknis apa yang akan membantu memenuhi permintaan pengguna akhir?
- Bagaimana produk ini akan terintegrasi dengan sistem dan infrastruktur yang sudah ada?
- Apa saja persyaratan kinerja dan skalabilitasnya?
- Tindakan keamanan apa saja yang akan membantu melindungi sumber daya sistem dan datanya?
- Bagaimana produk ini akan menangani kesalahan, pengecualian, dan kasus-kasus khusus?
- Apakah ada persyaratan kepatuhan dan regulasi yang harus dipenuhi?
- Apa saja persyaratan pemeliharaan dan dukungan?
- Bagaimana produk tersebut akan diuji untuk memastikan bahwa produk tersebut memenuhi persyaratan teknis yang ditentukan?
- Apa saja persyaratan penerapan dan implementasi untuk produk ini?
Tidak ada dua daftar persyaratan teknis yang sama—semuanya bergantung pada produk dan tujuan akhir proyek Anda.
Pentingnya Persyaratan Teknis dalam Manajemen Proyek
71% proyek gagal total atau mengalami ‘kendala’—penyebab utamanya adalah proyek tersebut tidak mampu menghadirkan fitur dan fungsi yang diharapkan pelanggan.
Menyusun piagam proyek yang terperinci adalah salah satu cara yang bisa dilakukan.
Namun, untuk produk perangkat lunak, daftar persyaratan teknis dapat meningkatkan pemahaman bersama antara tim Anda dan pelanggan sehingga semua pihak mengetahui apa yang diharapkan.
Hal ini juga memastikan bahwa masalah teknis dan gangguan tidak menghambat kemajuan proyek.
Memfokuskan perencanaan pengelolaan persyaratan teknis Anda merupakan langkah cerdas karena hal ini:
1. Menghadirkan pendekatan sistematis dalam perencanaan proyek
Persyaratan dalam proyek yang kompleks dapat menjadi berlapis-lapis. Dokumen spesifikasi teknis membantu membuat daftar prioritas subtugas dan memperlakukan setiap subtugas sebagai proyek yang lebih kecil. Hal ini meningkatkan efisiensi, kejelasan, dan keteraturan dalam proses perencanaan proyek.
2. Mencegah perluasan ruang lingkup
Menetapkan ruang lingkup proyek yang berkaitan dengan fitur dan fungsi produk sejak dini dapat menghemat banyak tenaga dan waktu bagi tim. Dokumen persyaratan teknis menyoroti semua fitur produk yang diperlukan dari sudut pandang teknis
3. Juga berfungsi sebagai acuan dalam memanfaatkan sumber daya teknis
Dokumen spesifikasi teknis yang dapat dibagikan menyoroti jumlah dan jenis sumber daya teknis yang akan digunakan. Hal ini memudahkan manajer proyek untuk memperkirakan biaya dan tetap berpegang pada anggaran
4. Membantu tim masuk ke “mode fokus”
Penundaan yang tidak terduga, ketidak Tersediaannya sumber daya, perubahan ekspektasi klien, dan sebagainya, dapat menghambat momentum tim. Memiliki dokumen yang praktis membantu tim tetap fokus sepenuhnya pada produk akhir yang diinginkan dengan semua fitur dan fungsionalitas yang diharapkan tetap utuh.
5. Mendorong pengambilan keputusan yang terinformasi
Dengan wawasan yang andal mengenai kinerja produk Anda, mengalokasikan biaya, sumber daya, infrastruktur, dan sebagainya menjadi sangat mudah.
6. Memungkinkan pengujian pengguna yang lancar
Setiap fitur produk Anda harus melalui pengujian pengguna yang ketat untuk memastikan fitur tersebut memenuhi harapan klien, dan dokumen spesifikasi teknis memastikan tidak ada yang terlewatkan pada tahap pengujian
Contoh-contoh Beragam Persyaratan Teknis
Persyaratan teknis bervariasi tergantung pada sifat produk yang sedang dikembangkan.
1. Persyaratan fungsional
Persyaratan ini menentukan apa yang harus dicapai oleh produk untuk mendukung perilaku pengguna tertentu. Persyaratan ini menyoroti fungsi-fungsi yang harus dijalankan oleh produk melalui kasus penggunaan, cerita pengguna, dan sebagainya.
2. Persyaratan non-fungsional
Hal ini mencakup kriteria utama seperti kinerja, keamanan, keandalan, kemudahan penggunaan, dan sebagainya, untuk mengevaluasi kinerja produk
3. Persyaratan sistem
Persyaratan ini mendefinisikan spesifikasi teknis yang harus dimiliki produk untuk memenuhi kebutuhan penggunanya, termasuk persyaratan perangkat keras, persyaratan perangkat lunak, dan sebagainya.
4. Persyaratan pengguna
Daftar ini mencantumkan apa yang dibutuhkan pengguna dari produk tersebut beserta deskripsi fitur-fitur spesifik yang diminati
5. Persyaratan bisnis
Persyaratan ini mewakili tujuan tingkat tinggi yang harus dicapai oleh produk untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan membenarkan investasi tersebut.
6. Persyaratan antarmuka
Persyaratan ini menjelaskan bagaimana produk akan berinteraksi dengan sistem dan komponen yang sudah ada, mencakup persyaratan untuk API, format data, protokol komunikasi, dan sebagainya
7. Persyaratan hukum dan kepatuhan
Ini adalah persyaratan penting untuk mematuhi undang-undang, peraturan, dan standar industri yang relevan mengenai privasi data, keamanan, aksesibilitas, dan sebagainya.
Ada cara lain untuk membedakan berbagai aspek persyaratan teknis.
Gambaran umum mengenai sepuluh jenis persyaratan teknis yang perlu dipertimbangkan saat mengembangkan perangkat lunak
- Ketersediaan: Mengacu pada “waktu” yang dimiliki pengguna akhir/tim Anda untuk berinteraksi dengan—dan menggunakan—perangkat lunak; hal ini dinyatakan dalam persentase dan ditentukan oleh metrik ‘uptime’. Semakin mendekati 100%, semakin baik
- Keandalan: Menunjukkan waktu rata-rata perangkat lunak beroperasi tanpa kegagalan — semakin lama waktunya, semakin andal perangkat lunak tersebut. Anda mungkin juga mengenal metrik ini sebagai MTBF (mean time between failures)
- Kualitas data: Menunjukkan seberapa berguna dan berkualitas tinggi data tersebut
- Keamanan informasi: Memastikan bahwa berbagi data dilakukan dengan aman dan data sensitif dilindungi dengan segala cara
- Kinerja: Menunjukkan waktu muat produk
- Aksesibilitas: Memastikan informasi penting tersedia bagi semua orang setiap saat dan dengan usaha minimal
- Kemudahan Pemeliharaan: Menjelaskan seberapa cepat merek tersebut menyelesaikan masalah teknis—hal ini diukur dengan metrik MTTR (mean time to repair), dengan angka ideal kurang dari 60 menit
- Ketersediaan layanan: Mengacu pada kecepatan tim dalam melakukan pembaruan, perubahan, dan sebagainya, pada perangkat lunak tanpa mengganggu penggunaannya
- Kesalahan manusia: Artinya, perangkat lunak atau produk tersebut harus mampu mendeteksi ketika pengguna melakukan kesalahan, dan memberi tahu mereka.
Terlepas dari jenis persyaratan teknis apa pun yang perlu Anda kumpulkan, ikuti proses yang telah ditetapkan untuk memastikan persyaratan Anda tepat (lebih lanjut mengenai hal ini di bawah).
Bagaimana Cara Mengumpulkan Persyaratan Teknis dalam Manajemen Proyek?
Pengumpulan persyaratan teknis adalah proses yang sederhana dan linier. Kami telah membaginya menjadi lima langkah sederhana untuk Anda.
Langkah 1: Kumpulkan masukan dari semua sumber yang relevan
Saat mengumpulkan masukan, pastikan Anda tidak melewatkan pemangku kepentingan atau kelompok pengguna yang penting. Pada saat yang sama, ambil masukan hanya dari sumber yang relevan yang memiliki pemahaman dan pengalaman mengenai produk tersebut.
Tips yang perlu diperhatikan:
- Berkonsultasilah dengan pihak-pihak yang berinteraksi langsung dengan produk, seperti pengguna akhir, pelanggan, pemangku kepentingan, manajer produk, pengembang, dan sebagainya.
- Buat survei yang disesuaikan dan lakukan wawancara yang dipersonalisasi mengenai ‘harapan minimum’ terhadap produk
- Adakan rapat internal dengan tim untuk memvalidasi daftar persyaratan teknis yang telah dikumpulkan
Langkah 2: Lakukan analisis penggunaan
Menentukan persyaratan kinerja produk Anda mengharuskan Anda untuk keluar dari zona nyaman.
Hal ini mencakup pelaksanaan survei dengan pemangku kepentingan eksternal, berkonsultasi dengan para ahli di lapangan, dan berkomunikasi dengan pelanggan Anda melalui berbagai cara yang memungkinkan.
Tips yang perlu diperhatikan:
- Lakukan riset pasar untuk memahami tren terkini
- Buat profil pengguna akhir Anda untuk lebih memahami pola perilaku mereka
Gabungkan hasilnya untuk mengetahui seberapa baik kinerja produk Anda dan seberapa besar kepuasan pelanggan yang tercapai.
Langkah 3: Buat kasus penggunaan dan fokus pada pembuatan prototipe
Setelah Anda memiliki kerangka acuan yang siap digunakan, saatnya untuk mulai bekerja dan membangun prototipe.
Tips yang perlu diperhatikan:
- Buatlah serangkaian kasus penggunaan yang beragam untuk menguji kerangka kerja Anda
- Dorong interaksi langsung dengan pengguna untuk memahami apa yang berhasil dan apa yang tidak
- Tulis laporan mendalam, termasuk diagram kasus
Langkah 4: Sertakan kriteria teknis
Sangat penting untuk mengukur komponen perangkat keras dan perangkat lunak.
Parameter standar yang perlu diukur meliputi kinerja, skalabilitas, ketersediaan sumber daya, latensi sistem, keamanan, dan lainnya.
Lakukan terus-menerus sesi pengecekan dan rapat dengan tim untuk memastikan atribut teknis yang diperlukan terpenuhi.
Sebagai contoh, persyaratan teknis untuk mengembangkan sebuah aplikasi meliputi waktu operasional, responsivitas aplikasi, protokol keamanan, kemudahan penggunaan, frekuensi pencadangan, skalabilitas, pemeliharaan, dan sebagainya.
Langkah 5: Memvalidasi dokumen persyaratan teknis
Setelah pekerjaan dasar selesai, Anda dapat membuat dokumen persyaratan teknis.
Anda ingin membenarkan setiap persyaratan fungsional dan teknis yang Anda tuangkan ke dalam dokumen.
Untuk melakukannya, sertakan elemen-elemen berikut dan pastikan prosesnya tidak akan gagal:
- Pengguna akhir yang dipetakan berdasarkan kegunaan produk
- Tonggak pencapaian dan tenggat waktu yang terkait
- Struktur tim, beserta keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan
- Siklus hidup proses pengembangan proyek, termasuk ruang lingkup proyek, perencanaan, manajemen perubahan, sumber daya, alur kerja, dan rencana darurat
- Rincian produk, mulai dari penelitian awal hingga fitur-fitur yang diidentifikasi dalam perencanaan proyek
- Protokol dan hasil yang diharapkan oleh pelanggan
- Persyaratan sistem dan langkah-langkah mitigasi risiko
- Pertimbangan eksternal seperti lingkungan, peraturan, dan sebagainya.
- Spesifikasi seperti ukuran, berat, tinggi, warna, bentuk, dll., untuk barang fisik, serta sistem operasi, antarmuka, dll., untuk produk digital
Tips yang perlu diperhatikan:
- Bekerja sama dengan anggota tim, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya untuk mendapatkan masukan dari mereka
- Berkoordinasi dengan para eksekutif dan tim kepemimpinan untuk mendapatkan persetujuan akhir dari mereka
Cara Menulis Persyaratan Teknis yang Akurat dan Terperinci dengan ClickUp
Saat merencanakan sebuah proyek, manajer proyek perlu mengevaluasi berbagai faktor untuk memastikan bahwa rencana proyek akhir memenuhi semua kebutuhan bisnis dan teknis. Tergantung pada jenis proyeknya, persyaratan teknis saja bisa mencapai puluhan poin.
Anda tidak perlu membuat catatan yang berlembar-lembar untuk tetap menguasai hal ini—cukup gunakan templat dokumentasi teknis gratis di ClickUp.
ClickUp adalah alat manajemen proyek yang andal yang memberi Anda kendali penuh, sehingga Anda dapat mengumpulkan dan mengelola persyaratan teknis hanya dengan satu klik.
Berikut ini adalah ikhtisar fitur-fitur berguna yang ditawarkan ClickUp untuk mengelola persyaratan teknis Anda:
1. Tampilan Formulir ClickUp untuk mengelola survei secara real-time
Apa yang harus Anda lakukan jika ingin melakukan wawancara mendadak dengan CEO untuk mempromosikan produk baru Anda di majalah digital ternama, tetapi mereka sedang sibuk?
Gunakan formulir agar CEO dapat menjawab pertanyaan sesuai waktu dan kenyamanannya sendiri.
Manfaatkan Tampilan Formulir ClickUp untuk melakukan survei, wawancara, jajak pendapat, dan sebagainya, bersama para pemangku kepentingan, manajer, pengembang, dan lainnya.
Salah satu fitur yang paling banyak diminta, ClickUp Forms dilengkapi dengan logika bersyarat, yang memungkinkan Anda membuat formulir cerdas dan dinamis untuk mengumpulkan umpan balik produk, menangani permintaan kreatif, mengarahkan prospek penjualan, dan banyak lagi.
Anda tidak akan pernah ketinggalan informasi yang mendesak maupun umpan balik penting dari pengguna.
Fitur ini memungkinkan Anda untuk:
- Catat tanggapan dan alihkan pekerjaan ke tim yang tepat pada waktu yang tepat secara instan
- Ubah tanggapan menjadi tugas yang dapat dilacak dan masukkan langsung ke dalam alur kerja Anda untuk tindakan segera
- Sesuaikan pertanyaan dan kumpulkan informasi yang relevan
Berikut cara ClickUp Forms beradaptasi dengan berbagai situasi sehari-hari:
- Memungkinkan pengguna untuk mengajukan permintaan fitur, melaporkan bug, atau mengusulkan perbaikan UX, dengan tanggapan mereka diubah menjadi tugas yang dapat dilacak untuk daftar tugas produk tim Anda
- Mengelola formulir pengajuan TI untuk pelaporan insiden, manajemen perubahan, permintaan peralatan, dan lainnya
- Membuat formulir yang disesuaikan dan diperbarui secara real-time sesuai kebutuhan pelanggan untuk pengalaman yang sangat dipersonalisasi
ClickUp Docs dan AI untuk menganalisis kualitas data dan mengekstrak wawasan
Meskipun mengumpulkan umpan balik pelanggan itu bagus, informasi tersebut tidak akan berguna jika Anda tidak dapat menganalisisnya dan menggunakannya untuk mendorong peningkatan kinerja.
Perkenalkan ClickUp Docs dan ClickUp AI.
ClickUp Docs sangat cocok untuk membuat—dan mengedit—dokumen persyaratan teknis secara real-time bersama tim Anda. Tandai rekan kerja dengan komentar, tetapkan tindakan yang harus dilakukan, dan ubah teks menjadi tugas yang dapat dilacak.
Buat spesifikasi teknis yang komprehensif yang secara jelas menguraikan ruang lingkup dan tujuan proyek.
Dokumentasikan dan sampaikan persyaratan produk seperti fitur yang wajib ada, fungsionalitas kritis, dan pengalaman pengguna yang diharapkan.
Ubah tujuan dan persyaratan menjadi tugas dan sub-tugas, lalu lacak semuanya di satu tempat.
Untuk meningkatkan akurasi dan kecepatan, buat dokumen persyaratan teknis menggunakan ClickUp AI, yang menawarkan lebih dari 100 prompt berbasis templat lengkap yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Berikut adalah contoh Templat Halaman Sampul Laporan Teknis ClickUp yang siap digunakan.
Salah satu alat AI berbasis peran yang populer dari ClickUp adalah Technical Specifications Doc Generator, yang membantu menghasilkan dokumen spesifikasi teknis, menganalisis data pelanggan untuk faktor-faktor seperti profil pengguna akhir, pola perilaku, dan sebagainya, merampingkan proses, serta meningkatkan produktivitas.
Hemat waktu berharga yang seharusnya dihabiskan untuk memformat dan menyusun dokumen persyaratan teknis. Tambahkan informasi yang diperlukan (misalnya: pertimbangan desain, detail implementasi, dan lainnya) dan biarkan generator yang mengurus sisanya!
Persyaratan Teknis yang Dirumuskan dengan Jelas untuk Menutup Kesenjangan Fungsionalitas dan Kinerja
Persyaratan teknis tidak boleh dianggap sebagai hal yang sekunder—persyaratan tersebut sama pentingnya bagi proyek Anda seperti Ratu dalam permainan catur!
Persyaratan teknis adalah deskripsi konkret mengenai spesifikasi teknis proyek, termasuk persyaratan perangkat keras dan perangkat lunak, standar penulisan kode, standarisasi proses, prosedur pengujian, dan sebagainya.
Dijelaskan dengan jelas dan terperinci, fitur-fitur ini memandu proyek menuju kesuksesan.
Namun demikian, ciri khas dari dokumen persyaratan teknis yang baik adalah bahwa dokumen tersebut disajikan secara visual, akurat secara fakta, disusun secara kolaboratif, dan mudah dipahami.
Alat manajemen proyek seperti ClickUp memenuhi semua kebutuhan manajemen teknis dan perencanaan proyek—mulai dari mendefinisikan persyaratan teknis proyek Anda hingga mengelola ekspektasi pelanggan dan menangani segala hal di antaranya. Daftar gratis hari ini!