Dengan dimulainya tahun baru, musim untuk perencanaan tahunan dimulai-ada pertemuan yang harus diperbaiki, tujuan yang harus ditetapkan, dan tugas yang harus diberikan.
Semua perencanaan proyek dimulai dengan masukan dari penelitian, proyek-proyek sebelumnya, dan para ahli di bidangnya. Namun, terlepas dari semua pemetaan sumber daya dan jadwal, kami sering menghadapi tantangan yang tidak terduga, menyebabkan kemunduran dan menggagalkan kemajuan. Perkiraan proyek membutuhkan lebih dari sekadar perhitungan sederhana. Hal ini melibatkan kombinasi analisis, estimasi, dan intuisi.
Bagaimana kita melakukan berbagai hal secara berbeda tahun ini? Menerapkan praktik terbaik bisnis seputar teknik estimasi proyek akan membantu Anda dan tim Anda menetapkan jadwal yang lebih akurat dan mencapai tujuan dengan lebih efisien.
Apa Itu Teknik Estimasi Proyek?
Teknik estimasi proyek adalah metode untuk memperkirakan variabel seperti jadwal penyelesaian, biaya, sumber daya, dan risiko yang terlibat dalam proyek selama tahap perencanaan.
Manajer proyek mengevaluasi dan menentukan ruang lingkup, waktu, biaya, sumber daya, kualitas, dan risiko proyek. Mereka berspesialisasi dalam memberikan estimasi risiko proyek yang akurat dan memprediksi hasil potensial untuk keenam faktor utama ini.
Manajer proyek menggunakan teknik dan alat estimasi proyek untuk penjadwalan, estimasi biaya, analisis data, dan perkiraan anggaran untuk proyek-proyek yang lincah.
Hal ini membantu memastikan para pemangku kepentingan utama seperti pimpinan, dewan, manajemen, dan klien tetap mendapatkan informasi terbaru dan selaras dengan ekspektasi proyek.
Pentingnya Memiliki Estimasi Proyek
Manajer proyek dengan cermat mempertimbangkan semua variabel saat merencanakan proyek. Namun, seperti yang telah kita alami dari tahun ke tahun, mendapatkan estimasi yang akurat sangatlah sulit.
Bersiaplah untuk mendapatkan panduan komprehensif tentang teknik estimasi proyek. Panduan ini akan membekali Anda dengan alat dan taktik yang diperlukan untuk membuat prediksi yang lebih cerdas dan akurat terkait proyek Anda.
Mari kita selami dan hilangkan ketidakpastian seputar hal-hal krusial berikut ini tujuan bisnis .
Berbagai Jenis Estimasi Selama Proyek
Untuk mengelola proyek secara efektif, tim proyek berfokus pada enam area utama. Hal-hal ini menentukan hasil dari sebuah siklus hidup manajemen proyek . Sebelum membahas teknik estimasi, mari kita pahami faktor-faktor kunci dalam manajemen siklus hidup proyek.
1. Ruang Lingkup
Ruang lingkup proyek adalah salah satu dari 'tiga batasan' yang penting dalam manajemen proyek. Ruang lingkup menetapkan batasan dan tujuan yang jelas, mencegah proyek menjadi tidak fokus atau terlalu ambisius. Ruang lingkup secara sederhana mengacu pada apa yang perlu dilakukan agar proyek saat ini mencapai status 'selesai'.
Terkadang, manajer proyek memecah satu proyek menjadi beberapa fase atau sprint untuk mengatasi sudut pandang ruang lingkup, dimulai dengan fase perencanaan atau fase minimum yang diikuti oleh fase ruang lingkup yang lebih maju.
Hal ini memastikan bahwa tim fokus untuk memberikan apa yang telah diselaraskan sebelumnya sebagai metrik keberhasilan proyek.
2. Waktu
Sangat penting untuk menetapkan tanggal akhir untuk setiap proyek berjangka waktu terbatas. Karena beberapa anggota tim akan melakukan tugas-tugas yang terkait dengan proyek apa pun, mendapatkan pemahaman yang baik tentang beban kerja dan kapasitas mereka untuk mendapatkan perkiraan waktu yang akurat menjadi penting. Teknik penjadwalan proyek sangat penting untuk menetapkan jadwal yang realistis jadwal proyek dan mencapai tujuan proyek. Mengkomunikasikan dan menyelaraskan jadwal ini dengan sponsor proyek sangatlah penting.
3. Biaya
Biaya, ruang lingkup, dan waktu adalah tiga faktor yang membuat atau menghancurkan proyek Anda.
Dari ketiganya, 'biaya' hampir selalu menjadi perhatian utama setiap pemangku kepentingan proyek. Sangat penting untuk merumuskan metode estimasi biaya yang akurat.
Manajer proyek menggunakan teknik penganggaran proyek untuk mendapatkan perkiraan moneter untuk hasil yang telah ditentukan. Setelah mendapatkan persetujuan manajemen untuk anggaran, melacak biaya dan tetap berpegang pada plafon biaya adalah hal yang penting.
4. Sumber daya
Anda membutuhkan sumber daya untuk menjalankan proyek; merencanakannya adalah salah satu aspek yang paling menantang dalam manajemen proyek. Ini termasuk tim proyek Anda, vendor eksternal, material, infrastruktur yang diperlukan, alat, dll.
Efisiensi sangat penting dalam alokasi sumber daya dan penggunaan. Pengaturan waktu kedatangan dan ketersediaan sumber daya juga sangat penting untuk menghemat waktu dan biaya.
5. Kualitas
Pada awalnya, proyek yang sukses mengkomunikasikan parameter kualitas yang mungkin dapat dicapai dalam batasan proyek, waktu yang disetujui, dan ketentuan anggaran.
Setelah manajer proyek menyelaraskan persyaratan kualitas dengan para pemangku kepentingan proyek, mereka memastikan bahwa semua pemilik proyek mematuhi persyaratan tersebut.
Menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran hanya memiliki nilai jika proyek tersebut memenuhi parameter kualitas yang ditentukan oleh klien.
6. Risiko
Setiap proyek baru memiliki risiko yang dapat diperkirakan dan tidak dapat diperkirakan. Peran manajer proyek adalah mengidentifikasi dan menunjukkan risiko-risiko ini kepada pimpinan dan manajemen di awal inisiatif yang krusial.
Menyadari potensi risiko akan membantu dalam membuat rencana kontinjensi. Lebih baik bersiap dengan praktik mitigasi risiko daripada tetap berada dalam kegelapan dan tidak menyadarinya. Kita tidak dapat menekankan pentingnya perencanaan risiko yang cermat dalam manajemen proyek.
Teknik Estimasi Proyek Umum
Dalam manajemen proyek, para profesional mengandalkan praktik bisnis yang telah dicoba dan diuji untuk estimasi proyek .
Berikut adalah beberapa praktik penting yang perlu dipertimbangkan:
1. Estimasi dari bawah ke atas
Ketika mengerjakan sebuah proyek, opsi estimasi bottom-up melibatkan daftar segala sesuatu sebagai daftar tugas. Estimasi dari bawah ke atas adalah teknik penjadwalan yang populer.
Dalam pendekatan ini, Anda dapat memetakan jadwal yang realistis ke daftar lengkap item pekerjaan untuk sampai pada tanggal penyelesaian proyek.
Pendekatan bottom-up melibatkan penyelarasan estimasi waktu dengan pemilik tugas untuk membuat jadwal yang akurat dan dapat dicapai peta jalan proyek .
2. Estimasi tiga titik
Teknik estimasi tiga titik berguna ketika mengikuti pendekatan bottom-up. Teknik ini memungkinkan manajer proyek untuk memasukkan estimasi waktu ke setiap tugas secara akurat.
Alih-alih memasukkan perkiraan waktu di awal, teknik tiga poin mengharuskan manajer proyek untuk mencari tiga estimasi waktu yang berbeda dari pemilik tugas- estimasi yang paling optimis, pandangan pesimis, dan estimasi realistis.
Rata-rata tertimbang dari ketiganya membantu seseorang sampai pada tanggal penyelesaian yang diharapkan untuk setiap tugas, yang mengarah pada hasil akhir proyek.
3. Estimasi dari atas ke bawah
Teknik estimasi top-down adalah kebalikan dari metode estimasi bottom-up. Metode ini paling baik diterapkan ketika dihadapkan dengan tenggat waktu yang ketat. Prosesnya melibatkan kerja mundur dari tanggal target penyelesaian proyek, memecahnya menjadi beberapa fase, tugas, dan sub-tugas.
Anda mungkin sudah tidak asing lagi dengan taktik manajemen proyek klasik yang menyederhanakan item pekerjaan yang lebih besar dan lebih kompleks menjadi tugas-tugas yang dapat dicapai. Hal ini disebut dengan istilah Struktur Perincian Pekerjaan (WBS) . Estimasi dari atas ke bawah sejalan dengan WBS.
Templat Struktur Perincian Kerja ClickUp membantu Anda dalam mengelola proyek Anda
4. Estimasi parametrik
Anda dapat menggabungkan estimasi parametrik dengan estimasi dari atas ke bawah untuk memastikan akurasi yang lebih baik. Keduanya menggunakan data masa lalu dari proyek serupa.
Statistik menjadi dasar pendekatan parametrik. Pendekatan ini menyesuaikan data berdasarkan perbedaan antara proyek-proyek masa lalu dan saat ini untuk membuat estimasi yang lebih baik.
5. Estimasi berbasis keahlian
Estimasi berbasis keahlian untuk elemen-elemen proyek bersandar pada pengalaman praktis dan penilaian ahli dari individu yang sebelumnya pernah mengerjakan proyek serupa. Berbicara dengan spesialis yang telah berhasil mengidentifikasi ruang lingkup proyek jadwal yang dilacak, dan biaya yang dikelola dapat memberikan wawasan yang berharga untuk merencanakan proyek baru.
Pendekatan ini menghemat waktu dan tenaga karena Anda akan mendapatkan manfaat dari pembelajaran para ahli daripada memulai dari awal.
Setiap proyek adalah unik karena berbagai faktor yang memengaruhi hasil akhir. Oleh karena itu, yang terbaik adalah menyesuaikan pembelajaran dari para ahli dengan konteks organisasi dan tim Anda saat ini.
Kuasai teknik estimasi proyek dengan ClickUp Platform perangkat lunak manajemen proyek ClickUp adalah alat perencanaan proyek yang berharga untuk estimasi yang akurat.
ClickUp menawarkan banyak cara efektif untuk memetakan rencana proyek dengan memperkirakan waktu, biaya, dan sumber daya. Hal ini juga menghemat waktu Anda untuk menarik data secara manual secara berkala untuk tujuan pelaporan.
Memanfaatkan penawaran manajemen proyek Clickup memungkinkan tim Anda untuk bekerja lebih dekat. Alur kerja yang terhubung, dokumen bersama, dasbor waktu nyata, dll., memungkinkan semua orang bergerak lebih cepat, bekerja lebih cerdas, dan menghemat waktu.
Percepat rencana dan eksekusi proyek Anda dengan ClickUp AI ClickUp AI membantu Anda dengan lebih cepat eksekusi proyek dengan menyusun tugas dan subtugas secara mandiri berdasarkan tujuan dan meringkas utas komentar.
Apakah Anda masih mencari inspirasi? Mulailah dengan plug-and-play ini templat manajemen proyek .
Templat Manajemen Proyek oleh ClickUp
Setelah rencana proyek tersusun, Tugas ClickUp akan menjadi cara yang dapat disesuaikan untuk mengelola dan menjalankan semua tugas secara kolaboratif.
ClickUp menyederhanakan alur kerja Anda dengan platform yang lengkap. Tandai, beri komentar, tetapkan tindakan, dan bagikan rekaman layar untuk tetap fokus mencapai tujuan Anda.
Memudahkan eksekusi tugas dan kolaborasi dengan ClickUp Tasks
Gunakan fitur Perkiraan Waktu ClickUp untuk setiap tugas untuk membandingkan waktu aktual dengan estimasi Anda sebagai referensi di masa mendatang. Ini akan membantu Anda meramalkan penghambat dan membersihkan keseluruhan backlog proyek.
Lacak, prioritaskan, dan rencanakan beban kerja tim Anda dengan Estimasi Waktu ClickUp Tampilan ClickUp memungkinkan Anda untuk menyederhanakan seluruh proses estimasi proyek dengan berbagai tampilan. Gunakan tampilan untuk memvisualisasikan rencana proyek Anda dengan lebih baik dan mengevaluasinya dari berbagai perspektif.
The Tampilan beban kerja membantu mengawasi kapasitas tim Anda, dan Tampilan kalender sangat baik untuk estimasi terkait jadwal.
Melacak dan melaporkan dengan mudah kPI proyek di berbagai lembar kerja dan tab yang berbeda. ClickUp mengotomatiskan prosesnya untuk Anda.
Dapatkan manfaat dari pelaporan waktu nyata pada metrik proyek dengan Tampilan ClickUp yang dapat disesuaikan
ClickUp adalah alat bantu untuk mempercepat estimasi proyek Anda dan melacaknya.
Kami telah menyusun sebuah Templat Metrik Proyek ClickUp untuk memberi Anda gambaran awal tentang perencanaan proyek Anda.
Gunakan Templat Metrik Proyek ClickUp untuk menilai kualitas hasil proyek
Kapan dan Siapa yang Harus Menjalankan Estimasi Proyek?
Teknik estimasi dalam manajemen proyek sangat berharga bagi setiap organisasi, apa pun perannya. Kita semua menangani proyek mini dalam kapasitas tertentu, baik secara individu maupun dengan tim kita.
Sementara tim proyek dan ahli bidang biasanya bertanggung jawab atas estimasi proyek, manajer proyek mengelola basis data atau dokumen di mana estimasi dicatat.
Namun, identifikasi orang yang paling efektif untuk menjalankan teknik estimasi proyek untuk proyek bisnis yang lebih besar yang menjangkau berbagai fungsi dan tingkatan.
Pimpin Tim Anda Menuju Kesuksesan Dengan Teknik Estimasi Proyek yang Akurat
Gabungkan teknik estimasi proyek yang penting ke dalam proses manajemen proyek Anda dan berikan kejelasan dan kepercayaan diri kepada tim bisnis Anda. Dengan teknik estimasi yang andal, pastikan Anda menyelesaikan proyek Anda tepat waktu dan sesuai anggaran, memaksimalkan efisiensi dan produktivitas.
Mengelola pekerjaan secara efisien, berkolaborasi dalam tugas, dan menyederhanakan alur kerja yang kompleks dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek ClickUp
ClickUp adalah aplikasi online terbaik perangkat lunak manajemen proyek yang akan membantu Anda meraih kesuksesan.
Dengan ClickUp, Anda bisa mengakses perencanaan proyek, penganggaran, penjadwalan, pelaporan waktu nyata, dan kemampuan pelacakan. Fokus pada memberikan hasil berkualitas tinggi dalam jadwal yang ditetapkan dengan ClickUp. Daftar ke ClickUp hari ini untuk mengalaminya sendiri.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apa saja teknik umum untuk estimasi proyek?
Ada lima metode yang umum digunakan untuk memperkirakan proyek: 1) Estimasi dari bawah ke atas, 2) Estimasi tiga titik, 3) Estimasi dari atas ke bawah, 4) Estimasi parametrik, dan 5) Estimasi berbasis keahlian.
Manajer proyek menggunakan metode-metode ini untuk memprediksi ruang lingkup, waktu, dan biaya proyek bisnis baru, yang juga dikenal sebagai 'tiga kendala'
2. Mengapa estimasi proyek sangat penting?
Estimasi proyek adalah langkah pertama yang penting dalam perencanaan proyek yang efektif. Estimasi membantu manajer proyek menentukan ruang lingkup, jadwal, dan biaya proyek yang realistis.
Biaya dan estimasi proyek yang akurat sangat penting untuk menyelaraskan pemangku kepentingan bisnis dan sponsor yang berinvestasi dalam proyek dengan harapan menghasilkan keuntungan.
3. Bagaimana ClickUp membantu dalam proses estimasi proyek?
ClickUp adalah platform manajemen proyek komprehensif yang menyederhanakan estimasi proyek. Platform ini menawarkan estimasi waktu, perkiraan biaya proyek, dan kemampuan visualisasi kemajuan. Dengan Tugas ClickUp, tim lintas fungsi dapat dengan mudah merencanakan dan berkolaborasi pada hasil proyek.
Tampilan Estimasi Waktu dan Beban Kerja di ClickUp memungkinkan manajer proyek untuk mengantisipasi kinerja tim pada setiap hasil kerja. Dasbor waktu nyata akan memungkinkan mereka untuk membandingkan kemajuan aktual dengan target yang diperkirakan. ClickUp menyederhanakan dan meningkatkan estimasi proyek, membuatnya lebih akurat dan efisien.