Mengapa ada bisnis? Untuk memenuhi permintaan pasar dengan memproduksi dan menjual produk/layanan dengan imbalan harga.
Jika permintaan melebihi produksi, Anda kehilangan peluang pendapatan. Jika produksi melebihi permintaan, Anda tidak akan dapat menjual barang Anda, yang menyebabkan pemborosan dan kerugian.
Intinya, kesuksesan terletak pada kemampuan bisnis untuk meramalkan permintaan secara akurat dan mengelola kapasitas produksi dengan tepat. Strategi operasi dan manajemen sumber daya bergantung pada satu alat penting untuk mencapai hal ini: Perencanaan agregat.
Apa itu Perencanaan Agregat?
Perencanaan agregat adalah proses merancang formula untuk memastikan produksi yang tidak terganggu di pabrik untuk memenuhi permintaan pelanggan akan produk.
Tim operasi memperkirakan permintaan di masa depan, biasanya untuk 3-18 bulan ke depan, dan kemudian melakukan perencanaan agregat untuk mengelola kapasitas untuk memenuhinya.
Mari kita ambil contoh produsen mobil dengan perkiraan permintaan agregat sebesar 150.000 unit tiga jenis mobil selama 18 bulan ke depan. Rencana agregat merancang perencanaan produksi yang tepat-termasuk tenaga kerja, mesin, logistik, dan sumber daya keuangan-untuk memenuhi permintaan tersebut.
Biasanya, perencanaan produksi agregat dilakukan untuk semua aktivitas di fasilitas produksi, bukan hanya proses atau produk individual. Dalam contoh di atas, perencanaan agregat tidak dilakukan untuk setiap jenis mobil secara individual. Perencanaan agregat selalu dilakukan sebagai agregat dari semua produk dan fasilitas perusahaan.
data beban kerja tim untuk proyek pengembangan perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan perencanaan agregat_
Meskipun digunakan terutama di bidang manufaktur dan manajemen rantai pasokan, perencanaan agregat juga dapat diterapkan pada bisnis jasa.
Misalnya, jika tim penjualan Anda sedang mengerjakan proyek pengembangan perangkat lunak yang membutuhkan 20 pengembang selama satu tahun ke depan, rencana agregat Anda akan menguraikan akuisisi, pelatihan, dan pemanfaatan sumber daya ini.
Apa saja tujuan dari perencanaan agregat?
- **Perencanaan kapasitas untuk menyesuaikan dengan permintaan produksi: Perencanaan agregat memastikan bahwa kapasitas organisasi siap untuk memenuhi permintaan pasar jangka panjang
- Manajemen sumber daya yang optimal: Perencanaan agregat membantu memanfaatkan sumber daya yang ada secara optimal, baik itu tenaga kerja, bahan baku, mesin, atau tingkat produksi
- Stabilitas tenaga kerja: Perencanaan agregat mendukung perekrutan yang strategis dan bertahap, memastikan produktivitas maksimum dan kepuasan karyawan
- Menghilangkan biaya overhead yang tidak perlu: Membeli dan menyimpan bahan baku yang tidak terpakai atau memelihara mesin yang tidak terpakai menambah biaya overhead yang tidak perlu yang dapat dicegah dengan perencanaan agregat yang baik
Manfaat Perencanaan Agregat
Perencanaan agregat merupakan alat operasional yang penting dan populer di industri manufaktur dan rantai pasokan, yang menawarkan beberapa manfaat.
Penghematan biaya
Dengan rencana agregat yang baik, Anda dapat mencegah dua skenario yang tidak diinginkan: Kapasitas yang tidak terpakai dan permintaan yang tidak terpenuhi. Perencanaan agregat membantu memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan secara akurat, mencegah pemborosan atau biaya terkait penyimpanan. Hal ini mencegah tingkat persediaan berlebih yang mungkin tidak terjual atau dijual dengan diskon besar.
Manajemen inventaris yang lebih baik
Keuntungan paling signifikan dari perencanaan agregat adalah membuat manajemen inventaris menjadi efisien di berbagai tingkatan.
- Mencegah pembelian bahan baku tambahan
- Menjadwalkan pembelian/pengiriman bahan baku tepat pada waktunya untuk produksi
- Memastikan bahwa jalur perakitan berada pada pemanfaatan yang optimal
- Menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan inventaris yang tidak perlu
Meningkatkan produktivitas karyawan
Karyawan dapat merencanakan dan mengatur kehidupan mereka dengan lebih baik dengan pandangan yang jelas tentang apa yang ada di depan. Manajer dapat mempekerjakan sumber daya yang mereka butuhkan dan melatih mereka secara memadai. Anggota tim dapat meningkatkan keterampilan mereka untuk memenuhi kebutuhan di masa depan. Berbagai tim/departemen dapat berkolaborasi dengan lebih efektif.
Yang paling penting, organisasi dapat menghindari pemecatan/pemutusan hubungan kerja dengan perencanaan agregat yang efektif.
Pengambilan keputusan yang lebih baik
Rencana agregat memberikan gambaran besar tentang kapasitas produksi organisasi, sehingga memudahkan beberapa keputusan bisnis.
Misalnya, perencanaan agregat menyeimbangkan permintaan pasar dengan kemampuan organisasi untuk memasok. Dengan metrik ini, Anda dapat dengan mudah membuat keputusan penetapan harga. Jika rencana agregat menunjukkan bahwa Anda cenderung memiliki lebih banyak inventaris daripada perkiraan permintaan, Anda dapat meningkatkan promosi untuk memengaruhi sisi pelanggan.
Yang terpenting, perencanaan agregat memperjelas keputusan investasi Anda. Hal ini membantu menjawab pertanyaan, "Apakah kita perlu berinvestasi pada peralatan atau orang tambahan?"
Sejalan dengan permintaan, perencanaan agregat menunjukkan cara mengoptimalkan rencana produksi tanpa investasi modal tambahan.
Peningkatan laba bersih
Perencanaan agregat membantu mengendalikan biaya variabel sekaligus meningkatkan efisiensi lini perakitan. Hal ini berkontribusi langsung terhadap profitabilitas organisasi.
Selain itu, hal ini memperkuat kemampuan organisasi untuk melakukan pengiriman tepat waktu dan tepat jumlah (OTIF) - sebuah metrik penting dalam rantai pasokan ritel.
Terlepas dari manfaatnya yang signifikan, perencanaan agregat tidaklah mudah. Hal ini membawa beberapa tantangan, yang akan kita bahas selanjutnya.
Tantangan Perencanaan Agregat Umum
Dalam bentuknya yang paling sederhana, perencanaan agregat meramalkan permintaan di masa depan dan membangun kapasitas untuk memenuhinya. Agar rencana agregat menjadi efektif, diperlukan data yang akurat tentang permintaan dan pasokan dari tim penjualan, manajemen operasi, pengadaan, sumber daya manusia, dan keuangan.
Bagi sebagian besar organisasi, mengumpulkan data ini merupakan tantangan terbesar dalam perencanaan agregat. Namun bukan hanya itu saja.
Fluktuasi permintaan: Permintaan tidak mudah diprediksi. Permintaan berfluktuasi tergantung pada ekonomi, pasar, harga, persaingan, dan kemajuan teknologi, yang mempengaruhi perencanaan agregat.
Cakrawala perencanaan: Organisasi biasanya membuat perencanaan antara tiga hingga 18 bulan. Banyak hal yang dapat terjadi dalam kurun waktu tersebut. Pandemi global atau pemilihan umum yang berubah-ubah dapat berubah dengan cepat.
Gangguan rantai pasokan: Rantai pasokan adalah jaringan kompleks yang dilalui produk. Perang atau bencana alam di sudut mana pun di dunia dapat memengaruhi rencana yang paling baik sekalipun.
Kemacetan: Perencanaan yang ketat dapat menyebabkan kemacetan di jalur perakitan, menyebabkan inefisiensi yang ingin dicegah oleh perencanaan agregat.
Penghalusan: Produksi, sumber daya, dll. yang sering berubah, menimbulkan biaya perataan yang sering tidak dipertimbangkan.
Meskipun tantangan-tantangan ini dapat menggagalkan inisiatif perencanaan agregat, namun alat manajemen proyek dan proses yang bijaksana dapat membantu. Inilah caranya.
Bagaimana Menerapkan Perencanaan Agregat yang Efektif
Mengumpulkan data
Untuk perencanaan agregat yang efektif, Anda memerlukan data seputar permintaan dan kapasitas, yang mana alat manajemen sumber daya dapat membantu melakukan konsolidasi.
Misalnya, di sisi permintaan, kumpulkan data yang ada:
- Berapa banyak produk yang telah Anda jual dalam lima tahun terakhir
- Berapa tingkat pertumbuhan penjualan
- Faktor internal/eksternal apa yang memengaruhi penjualan
Di sisi kapasitas, pelajari:
- Berapa banyak bahan mentah, mesin, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk
- Berapa biaya tambahan untuk memproduksi setiap produk
- Berapa kapasitas Anda saat ini
- Berapa tingkat persediaan Anda saat ini
Ketika Anda menggunakan sistem perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp, sebagian besar data ini dapat diakses secara instan. Beberapa pelanggan ClickUp menggunakan alat ini sebagai manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk melacak penjualan.
tampilan Beban Kerja ClickUp_
Organisasi layanan menggunakan tampilan beban kerja untuk mengelola kapasitas sumber daya manusia. Laporan ClickUp menawarkan wawasan mendalam tentang siapa yang melakukan apa, berapa lama waktu yang dibutuhkan, bagaimana kinerja tim, dll.
Memetakan permintaan Anda dengan kapasitas yang diharapkan
Setelah Anda memiliki data dari kedua belah pihak, sekarang saatnya untuk memvisualisasikan bagaimana keduanya dipetakan satu sama lain. Langkah ini sangat penting untuk menetapkan kapasitas yang sesuai untuk berbagai tahapan dalam proses.
Sebagai contoh, produsen mobil tidak memerlukan sarung jok atau orang untuk memasangkannya sampai akhir proses. Suara peta pikiran dari proses membantu mengidentifikasi alur ini. ClickUp Peta Pikiran adalah cara yang bagus untuk menggambar kurva permintaan dan kebutuhan kapasitas yang sesuai. Ini berfungsi sebagai alat perencanaan kapasitas untuk menyelaraskan sumber daya dengan permintaan.
klik Peta Pikiran untuk manufaktur dan logistik_
Jika proses Anda saat ini terlalu tersebar, gunakan ini Templat perencanaan peningkatan proyek (PI) ClickUp . Templat ini membantu Anda menyederhanakan komunikasi proyek, memungkinkan kolaborasi yang lebih baik, dan menetapkan visi bersama.
Perkirakan biaya
Perencanaan agregat yang baik mempertimbangkan semua biaya yang terlibat dalam seluruh siklus hidup produk. Hal ini membantu mengalokasikan kapasitas yang ada dan penganggaran untuk kebutuhan di masa mendatang.
templat manajemen biaya proyek ClickUp_
Tidak tahu harus mulai dari mana? Tidak masalah. Templat perkiraan ClickUp memberi Anda titik awal yang bagus. Unduh salah satu templat dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Pilih metodologi perencanaan agregat Anda
Setelah Anda memiliki semua informasi yang dibutuhkan, sekarang saatnya untuk memilih bagaimana Anda akan membuat rencana agregat. Ada tiga strategi perencanaan agregat yang umum digunakan.
**Strategi tingkat (level strategy): Metode ini bertujuan untuk menjaga produksi dan lapangan kerja tetap stabil tanpa investasi mendadak dalam kapasitas produksi. Meskipun hal ini membuat beban kerja tetap stabil, metode ini memiliki risiko selalu bekerja pada kapasitas maksimum atau menciptakan inventaris yang tidak perlu meskipun permintaan rendah.
Strategi pengejaran: Dalam metode ini, kapasitas mengejar permintaan. Akibatnya, Anda mungkin mengalihdayakan produksi ke fasilitas lain, membeli/menyewa peralatan, atau mempekerjakan/memecat sumber daya. Pendekatan ini dapat mengganggu tim dan berisiko menimbulkan masalah kualitas.
Strategi hibrida: Metode ini menggabungkan yang terbaik dari kedua dunia. Metode ini mempertahankan kapasitas yang stabil dengan ruang untuk produksi tambahan yang tersedia dalam waktu singkat.
Di sisi lain, Anda juga dapat mengelola sisi permintaan dari persamaan ini dengan:
- **Menerima pesanan di muka (backorder): Menerima pesanan tetapi memenuhinya nanti berdasarkan kapasitas
- Menunda pengiriman: Memperpanjang waktu pengiriman atau memilih untuk mengirim selama periode permintaan rendah
- Menciptakan permintaan yang saling melengkapi: Menjual/meningkatkan produk pelengkap kepada pelanggan untuk mengimbangi permintaan yang tinggi
Rencanakan dan jadwalkan proyek
tugas ClickUp dengan kemampuan untuk menetapkan pengguna dan ketergantungan_
Berdasarkan cara Anda memvisualisasikan alur kerja produksi, bagi menjadi tugas dan subtugas. Tugas ClickUp memungkinkan Anda untuk menetapkan tenggat waktu, menunjukkan ketergantungan dan bahkan menambahkan daftar periksa untuk kontrol kualitas yang lebih baik.
Mengalokasikan sumber daya
Gunakan metodologi perencanaan agregat yang Anda pilih untuk mengalokasikan sumber daya ke setiap proyek atau proses produksi. Manajemen sumber daya ClickUp adalah solusi yang sangat baik untuk penjadwalan sumber daya . Gunakan tampilan Beban Kerja untuk perencanaan kapasitas . Gunakan tampilan Kalender untuk memvisualisasikan pencapaian penting. Buat peta jalan visual dengan tampilan garis waktu dan berkolaborasi dalam menentukan prioritas.
Mengidentifikasi potensi risiko
Betapapun cermatnya rencana Anda, ancaman dan risiko akan selalu muncul dari faktor eksternal. Rencana agregat yang baik meliputi prakiraan proyek untuk mengidentifikasi risiko dan merancang cara-cara untuk memitigasinya.
Mengelola proyek dan mengkalibrasi rencana agregat
Cara efektif untuk mengatasi tantangan perencanaan agregat adalah dengan menjadi gesit. Fitur ClickUp memungkinkan manajemen sumber daya yang efektif di seluruh siklus hidup proyek.
Ini memberikan visibilitas untuk menyesuaikan alokasi sumber daya selama proyek berlangsung jika terjadi penundaan atau gangguan yang tidak terduga.
Manfaatkan Sumber Daya Anda dengan ClickUp
Baik bisnis produk maupun jasa, profitabilitas bergantung pada pemenuhan permintaan, memaksimalkan pemanfaatan sumber daya, dan meminimalkan pemborosan. Perencanaan agregat adalah alat yang telah dicoba dan diuji yang membantu organisasi mengoptimalkan operasi mereka secara konsisten.
Agar perencanaan agregat menjadi efektif, diperlukan beberapa hal alat bisnis untuk mengumpulkan data, mengelola tugas, menetapkan sumber daya, melacak waktu, mengelola penjualan/pembelian, berkolaborasi di antara anggota tim, mendokumentasikan proses, dll.
Organisasi sering menggunakan alat yang berbeda untuk setiap kegiatan ini, membuang waktu dan sumber daya yang berharga dalam mengkonsolidasikan informasi. Apa yang hilang dalam proses ini adalah konteks.
Perangkat lunak manajemen proyek all-in-one ClickUp dirancang untuk menjadi alat tunggal yang paling ampuh untuk melakukan semua aktivitas ini dan banyak lagi. Software ini menggabungkan semua intelijen bisnis Anda di satu tempat, mendukung rencana Anda menuju kesuksesan. Coba ClickUp secara gratis hari ini !