Jika Anda baru dalam mengelola proyek, Anda mungkin akan merasa sangat bersemangat-sekaligus merasa sedikit gugup dengan pekerjaan besar yang akan dihadapi dan ekspektasi yang tinggi dari tim dan atasan Anda.
Dan jika Anda sudah berpengalaman, Anda mungkin merasa percaya diri dengan kemampuan Anda, namun tetap waspada dengan tantangan yang ada di setiap proyek baru. Anda juga tahu bahwa beradaptasi dan menyesuaikan pendekatan Anda akan membawa Anda pada kesuksesan proyek yang lebih besar dan mengukuhkan keahlian Anda.
Apakah Anda seorang pemula atau profesional, kami memiliki 10 teknik manajemen proyek untuk membantu Anda mengerjakan proyek apa pun. Bagian terbaiknya? Teknik-teknik ini dapat diterapkan untuk semua industri dan ukuran proyek. Kami yakin Anda akan menemukan beberapa permata dalam rangkuman ini yang akan menantang Anda untuk mencoba sesuatu yang baru. 💎
Apa itu Manajemen Proyek?
Manajemen proyek adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian proyek Institut Manajemen Proyek (PMI) mendefinisikan manajemen proyek sebagai "penggunaan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik tertentu untuk menghasilkan sesuatu yang bernilai bagi orang lain."
Hal ini mencakup identifikasi kebutuhan proyek, menetapkan tujuan yang ingin dicapai, dan kemudian turun ke detail-merencanakan apa yang perlu dilakukan, melaksanakan rencana tersebut, memantau kemajuan, mengelola kejutan yang muncul di sepanjang jalan, dan akhirnya, memberikan proyek yang telah selesai.
Manajer proyek mengawasi prosesnya, memastikan tugas-tugas tetap sesuai jadwal, dan membantu mencapai hasil yang diinginkan proyek. 💯
10 Jenis Teknik Manajemen Proyek
Untuk memastikan keberhasilan penyelesaian proyek, Anda memerlukan berbagai alat manajemen proyek dan teknik yang Anda inginkan.
Berikut adalah daftar 10 teknik unik yang layak untuk dijelajahi. Kami akan menguraikan apa saja teknik tersebut, bagaimana cara menggunakannya, dan kapan.
1. Struktur perincian kerja (WBS)
Proyek pada dasarnya bersifat kompleks, itulah sebabnya mengapa Teknik WBS sangat membantu dalam fase perencanaan proyek. Teknik ini memungkinkan Anda memecah sebuah tujuan proyek menjadi tugas-tugas kecil yang dapat ditindaklanjuti.
Segalanya menjadi lebih mudah ketika Anda sampai pada "paket kerja" (tugas-tugas terkecil yang tidak dapat Anda bagi lebih lanjut). Anda bisa memberikan tugas individu kepada tim Anda, mengalokasikan sumber daya, menetapkan tenggat waktu, dan melacak kemajuan proyek setelah tugas-tugas tersebut selesai.
Templat WBS, seperti templat Templat Perincian Kerja ClickUp membuat pendekatan manajemen proyek yang ekstrem menjadi tidak terlalu menakutkan. Ini adalah papan tulis digital dengan bentuk, catatan tempel, dan konektor untuk memetakan WBS Anda. Selain itu, Anda dapat mengundang tim Anda untuk masuk dan membuat perubahan secara real-time, sehingga setiap detail tercakup sebelum proyek dimulai.
Mengelola proyek menggunakan struktur perincian pekerjaan dalam tampilan Daftar ClickUp
Periksa ini Alat-alat WBS !
2. Air terjun
The Teknik air terjun adalah pendekatan linear dan berurutan untuk penyelesaian proyek dan salah satu teknik manajemen proyek tertua. Teknik ini melibatkan pengelompokan tugas ke dalam serangkaian tahap dan menyelesaikan setiap tahap sebelum tahap berikutnya dimulai. Tahap-tahap ini biasanya meliputi:
- Persyaratan: Mengumpulkan detail produk
- Desain: Merencanakan cara membangun produk
- Implementasi: Mengambil tindakan atas rencana Anda
- Pengujian: Memeriksa apakah produk memenuhi persyaratan awal
- Penyebaran: Mengirimkan produk ke klien atau pengguna akhir
- Pemeliharaan: Memperbaiki masalah yang muncul saat produk sedang digunakan
Berbeda dengan metodologi tangkas , teknik ini mengasumsikan Anda persyaratan proyek didefinisikan dengan baik dan tidak mungkin berubah. Hal ini biasanya berlaku untuk proyek-proyek seperti perencanaan acara, konstruksi, manufaktur, dan penerbitan buku.
3. Scrum
Scrum adalah jenis teknik manajemen proyek agile yang populer, yang sering digunakan oleh tim pengembangan perangkat lunak untuk menjalankan proyek. Dalam Scrum, Anda dan tim proyek Anda mulai dengan membuat daftar tugas utama yang disebut "product backlog." 📝
Pada awal "sprint" - yang merupakan fase kerja singkat dan terfokus yang biasanya berlangsung selama dua minggu (maksimal satu bulan) - tim Anda memilih tugas-tugas prioritas utama dari product backlog. Tugas-tugas yang dipilih ini (alias sprint backlog) menjadi fokus utama untuk sprint tersebut.
Tetap gesit saat Anda melakukan sprint dalam mengerjakan tugas-tugas Anda bersama tim Anda
Agar tetap berada di jalur yang benar, Anda akan melakukan standup harian (rapat pagi selama 15 menit), yang dipimpin oleh Scrum master untuk membahas kemajuan dan mengatasi masalah apa pun. Gunakan Scrum untuk proyek-proyek yang kompleks di mana kebutuhan dapat berubah karena perubahan pasar atau umpan balik yang sedang berlangsung, atau ketika komunikasi reguler adalah kunci untuk menjaga proyek berjalan dengan lancar.
4. Kanban
Kanban adalah metode tangkas serbaguna yang digunakan di berbagai industri, berkat tata letak papannya yang sederhana untuk memvisualisasikan tugas-tugas proyek dan statusnya. Tipikal Papan Kanban dibagi menjadi tiga kolom: untuk Dilakukan, Dalam Proses, dan Selesai.
Untuk memulai, pindahkan pekerjaan dari daftar tugas utama Anda ke dalam kolom To Do, lalu ke In Progress ketika sedang dikerjakan, dan kemudian ke Done setelah selesai. Tidak seperti Scrum, tidak ada garis waktu yang ketat kapan tugas harus diselesaikan. Namun untuk menghindari tim Anda kewalahan, tetapkan jumlah maksimum tugas untuk setiap kolom, alias batas pekerjaan yang sedang berjalan (WIP).
Ciptakan yang sempurna Alur kerja yang gesit dan membangun sistem Kanban yang fleksibel untuk memvisualisasikan pekerjaan Anda dan meningkatkan manajemen proyek dengan tampilan Board di ClickUp Tampilan Kanban digital ClickUp memudahkan untuk membuat, memperbarui, dan mengelola papan Anda secara online dan dari perangkat apa pun. Buat kolom (dengan label khusus) sebanyak yang Anda inginkan, tetapkan batas WIP, dan pindahkan tugas dengan menarik dan melepasnya di seluruh kolom.
Metodologi manajemen proyek ini sangat cocok untuk menangani pekerjaan yang sedang berlangsung di mana prioritas dapat berubah, seperti mengelola aplikasi live, menangani tiket dukungan, atau mengelola publikasi blog dan media sosial.
5. Bagan Gantt
Bagan Gantt adalah teknik praktis untuk memvisualisasikan semua tugas proyek Anda dan tanggal-tanggal penting dalam sekejap. Bagan ini dengan jelas menunjukkan kapan setiap tugas dimulai dan berakhir, bagaimana tugas-tugas bergantung satu sama lain, dan menandai tonggak-tonggak penting.
Membangun Bagan Gantt di ClickUp sangat mudah setelah Anda memiliki WBS: Masukkan tugas-tugas Anda, seret dan letakkan di atas bagan, atur tanggal mulai dan berakhirnya, dan hubungkan tugas-tugas yang saling bergantung.
Tampilan Gantt ClickUp juga memiliki fitur visualisasi yang bermanfaat:
- Skema warna: Kode warna tugas berdasarkan prioritas dan status
- Filter: Menampilkan tugas dengan penerima tugas tertentu, prioritas, tanggal jatuh tempo, dan lainnya
- Mode saya: Memungkinkan anggota tim hanya melihat tugas yang ditugaskan kepada mereka
- Bilah kemajuan: Lacak persentase penyelesaian proyek Anda saat tugas selesai
Jika Anda mengerjakan proyek dengan banyak ketergantungan tugas dan di mana mematuhi tenggat waktu tugas sangat penting, bagan Gantt adalah teknik yang sempurna untuk membantu menyelesaikan pekerjaan. 🎯
Memperkirakan durasi setiap aktivitas dan membuat jadwal yang realistis dengan bantuan bagan Gantt
6. Metode jalur kritis (CPM)
CPM menunjukkan jalur kritis proyek Anda setelah Anda memetakan durasi dan ketergantungan tugas menggunakan bagan Gantt.
Jalur kritis terdiri dari tugas-tugas yang membutuhkan waktu paling lama untuk diselesaikan, yang menentukan tanggal penyelesaian proyek Anda. Penundaan pada salah satu tugas ini akan menghambat keseluruhan proyek. Jadi, Anda perlu memantaunya dengan cermat untuk memastikan proyek Anda tetap berada di jalurnya. 🗓️
Dengan bagan Gantt ClickUp, mengungkapkan jalur kritis hanya dengan sekali klik. Anda juga dapat melihat "kelonggaran" dari tugas-tugas Anda, yang merupakan waktu ekstra yang Anda miliki untuk mengerjakannya tanpa memperpanjang tanggal akhir proyek. Jadi, jika sebuah tugas di jalur kritis terlambat, Anda akan dengan mudah dapat mengatur ulang tugas-tugas Anda sehingga waktu yang tersisa dapat mengatasi keterlambatan tersebut.
Mengidentifikasi jalur kritis proyek dan menentukan kelonggaran untuk aktivitas yang fleksibel dan tidak kritis dalam tampilan Gantt ClickUp
7. Manajemen pemangku kepentingan
Dalam setiap proyek, Anda memiliki individu yang memiliki pengaruh atau kepentingan terhadap hasil proyek. Ini berarti Anda perlu mengidentifikasi siapa saja orang-orang ini sebelum proyek dimulai. Menggunakan templat pemetaan pemangku kepentingan membuat proses ini menjadi mudah.
Setelah Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan utama, kenali ekspektasi dan preferensi komunikasi mereka. Dan ketika proyek berjalan, berikan mereka informasi terbaru secara berkala dan jadwalkan sesi untuk mengumpulkan umpan balik mereka mengenai isu-isu utama.
ClickUp Tampilan kalender AI memungkinkan Anda menjadwalkan dan melacak semua aktivitas komunikasi dan keterlibatan pemangku kepentingan dalam satu ruang. Anda bahkan dapat menyelaraskannya dengan Kalender Google untuk menghindari konflik penjadwalan. Selain itu, Anda akan mendapatkan pengingat untuk rapat yang akan datang!
Gunakan teknik pemetaan pemangku kepentingan pada Papan Tulis ClickUp
8. Manajemen nilai yang diperoleh (EVM)
EVM adalah teknik untuk mengukur kinerja proyek secara keseluruhan dalam hal anggaran dan jadwal proyek. Untuk memeriksa seberapa baik kinerja proyek Anda pada titik tertentu, Anda memerlukan tiga nilai utama:
- Nilai yang Direncanakan (PV): Apa yang Anda rencanakan untuk dicapai pada titik ini
- Nilai yang Diperoleh (EV): Apa yang telah Anda capai sejauh ini
- Biaya Aktual (AC): Biaya yang telah kamu keluarkan hingga saat ini
Hal ini diperlukan untuk menghitung metrik utama seperti indeks kinerja biaya (CPI) dan indeks kinerja jadwal (SPI). Jika CPI di bawah satu, berarti Anda melebihi anggaran; jika SPI di bawah satu, berarti Anda terlambat dari jadwal.
Hal ini sangat membantu untuk membuat penyesuaian berbasis data seperti mengurangi biaya proyek di masa mendatang, mendapatkan pendanaan tambahan, atau mengalokasikan ulang sumber daya untuk mempercepat alur kerja Anda.
Hitung metrik ini secara otomatis di dalam ClickUp dengan kolom angka dan rumus. Selain itu, buat dasbor khusus yang menampilkan metrik ini secara visual dan melacak sasaran proyek Anda . Dengan cara ini, Anda dan pemangku kepentingan proyek akan dengan cepat memahami wawasan utama tanpa memilah-milah deretan panjang detail proyek.
9. Manajemen risiko
Manajemen risiko adalah tentang mengelola potensi risiko untuk meminimalkan dampaknya terhadap proyek Anda. Mulailah dengan mengidentifikasi kemungkinan ancaman dan hambatan seperti hambatan anggaran, pergeseran jadwal, perubahan ruang lingkup, dan dalam kasus yang ekstrem, perubahan pasar atau bencana alam. 🌪️
Analisis risiko-risiko ini dengan Templat Analisis Risiko Manajemen Proyek ClickUp dan rencanakan tanggapan Anda sesuai dengan itu. Selama proyek berlangsung, pantau terus risiko-risiko ini dengan daftar risiko untuk menghindari kejutan.
Perlu melakukan curah pendapat tentang solusi? Gunakan Papan Tulis ClickUp atau ClickUp Peta Pikiran . Membuat sketsa pikiran Anda membantu menyusun strategi yang solid untuk menghadapi risiko yang menghadang.
Templat Analisis Risiko Manajemen Proyek ClickUp memusatkan risiko proyek sehingga Anda dapat memitigasi masalah berdasarkan tingkat keparahan, urgensi, biaya, atau faktor lainnya
10. Manajemen proyek rantai kritis (CCPM)
Sementara teknik CPM hanya berfokus pada pengelolaan urutan tugas di jalur kritis, CCPM memodifikasi jalur kritis dengan memperhitungkan ketersediaan sumber daya dan kendala, yang mengarah ke rantai kritis.
Tujuan Anda dengan CCPM adalah memastikan rantai kritis tetap tidak terputus dengan mengalokasikan sumber daya secara strategis, menjadwalkan ulang tugas-tugas yang membutuhkan sumber daya terbatas secara bersamaan, dan menambahkan penyangga untuk melindungi tugas-tugas dari penundaan.
Terapkan teknik ini dalam proyek-proyek di mana sumber daya (seperti anggota tim khusus dan peralatan) sangat terbatas dan pengiriman tepat waktu adalah suatu keharusan.
5 Template Manajemen Proyek
Mengelola proyek secara efisien membutuhkan keseimbangan antara teknik dan alat bantu penghemat waktu seperti templat manajemen proyek . Kami telah mengumpulkan lima yang terbaik untuk membantu Anda merencanakan, meluncurkan, dan melacak proyek dengan mudah.
1. Templat Pendekatan Manajemen Proyek ClickUp
Mulailah proyek Anda dengan ClickUp-cukup isi, sesuaikan, dan jalankan
The Template Pendekatan Manajemen Proyek ClickUp adalah templat ramah pemula untuk merencanakan peta jalan proyek dari semua ukuran, terutama yang dapat dieksekusi dengan teknik waterfall.
Mulailah dengan memasukkan detail proyek utama dalam deskripsi templat untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama:
- Judul proyek
- Klien/organisasi
- Manajer proyek
- Sponsor
- Tanggal terakhir ditinjau
- Jangka waktu
Pada tampilan Daftar, tambahkan tugas di bawah grup Persyaratan, Analisis, Desain, Eksekusi, Pengujian, dan Penerapan. Tetapkan tugas ke tim Anda, tetapkan tanggal jatuh tempo, dan lampirkan file yang relevan yang mungkin dibutuhkan tim Anda.
Templat ini, seperti semua templat ClickUp, dapat disesuaikan sepenuhnya. Ubah catatan, edit Bidang Khusus, dan tambahkan tampilan proyek sesuai keinginan Anda!
2. Templat Kerangka Kerja Manajemen Proyek ClickUp
Petakan dan beri kode warna pada area fokus utama proyek Anda dengan Templat Kerangka Kerja Manajemen Proyek ClickUp Templat Kerangka Kerja Manajemen Proyek ClickUp adalah papan tulis digital di mana Anda dapat memetakan area fokus utama proyek Anda. Ini termasuk definisi proyek, jadwal yang diproyeksikan, manajemen biaya, manajemen risiko, dan manajemen logistik.
Tetapkan setiap area fokus kepada anggota tim dan gunakan catatan tempel untuk menjabarkan tugas-tugas untuk setiap area fokus. Beri kode warna pada catatan tempel berdasarkan status tugas (selesai, dalam proses, selesai), prioritas (tinggi, sedang, rendah), atau jangka waktu pelaksanaannya (seperti Triwulan 1, 2, 3, dan 4).
Jika Anda mencari ruang yang fleksibel untuk curah pendapat tim dan membuat gambaran besar yang jelas tentang proyek yang kompleks, templat ini mungkin cocok untuk Anda.
3. Templat Rencana Tugas Manajemen Proyek ClickUp
Pastikan proyek Anda dimulai dengan lancar dengan Templat Rencana Tugas Manajemen Proyek ClickUp
The Templat Rencana Tugas Manajemen Proyek ClickUp pada dasarnya adalah peta jalan untuk fase perencanaan proyek Anda. Ini mencantumkan semua langkah yang perlu Anda ambil, mulai dari mendefinisikan tujuan proyek Anda hingga merencanakan garis waktu proyek pada bagan Gantt dan memperkirakan anggaran proyek. 💰
Tetapkan setiap langkah kepada anggota tim dan tetapkan tenggat waktu untuk itu. Selain itu, permudah untuk tetap berada di jalur yang benar dengan membagi setiap tugas menjadi subtugas dan daftar periksa. Misalnya, saat membuat konsep proyek, daftar periksa mencakup hal-hal seperti latar belakang dan signifikansi, ruang lingkup proyek dan pemangku kepentingan.
Buka tampilan Board untuk melihat tugas mana yang belum dimulai oleh tim Anda, yang sedang berjalan, dan yang sudah selesai. Dengan cara ini, semua perencanaan dapat dilakukan dengan lancar dan tepat waktu, sehingga proyek dapat dimulai dengan lancar.
4. Templat Dasbor Manajemen Proyek ClickUp
Gunakan Templat Dasbor Manajemen Proyek ClickUp untuk mengelola proyek Anda, melacak produktivitas tim, dan menyeimbangkan beban kerja dalam satu tempat
The Templat Dasbor Manajemen Proyek ClickUp adalah alat bantu yang berguna untuk mengelola seluruh siklus hidup proyek Anda sambil memantau produktivitas dan kinerja tim Anda.
Atur aktivitas proyek Anda ke dalam beberapa fase: Permulaan, Perencanaan, Pelaksanaan, dan Penutupan. Untuk setiap tugas, tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk memenuhi tenggat waktu, potensi risiko, dan biaya yang direncanakan/aktual.
Untuk melihat siapa yang mengerjakan apa, beralihlah ke tampilan Tim dan Beban Kerja. Templat ini juga memungkinkan Anda memvisualisasikan bagaimana tugas-tugas disebarkan di seluruh tim Anda. Hal ini membantu menyeimbangkan beban kerja untuk memastikan semua orang bekerja dengan kapasitas terbaiknya.
5. Templat Spreadsheet Manajemen Proyek ClickUp
Templat Spreadsheet Manajemen Proyek ClickUp memudahkan untuk mengelola proyek dalam tampilan gaya spreadsheet dinamis
Jika Anda penggemar spreadsheet, Anda akan senang mengelola proyek dengan Templat Spreadsheet Manajemen Proyek ClickUp .
Di dalam Tampilan tabel seret dan letakkan kolom untuk tata letak yang disesuaikan, sembunyikan kolom yang tidak Anda perlukan, atau sematkan kolom yang penting untuk akses cepat. Atau beralihlah ke tampilan lain, seperti Kanban, Gantt, dan Kalender, dan buatlah detail tugas Anda tersinkronisasi dengan mulus di semua tampilan tersebut.
Untuk alur kerja persetujuan, minta anggota tim Anda untuk memperbarui status persetujuan setiap tugas menjadi Siap untuk Disetujui jika diperlukan. Setelah ditinjau, perbarui status tugas menjadi Perlu Revisi atau beri lampu hijau dengan Disetujui. 🚦
Gunakan tampilan Masalah untuk mengurutkan masalah tugas berdasarkan tingkat keparahannya, dari rendah ke tinggi. Demikian pula, tampilan Risiko memungkinkan Anda melihat tugas berdasarkan tingkat risiko, dari tinggi ke rendah, atau bahkan tanpa risiko. Kedua tampilan ini memudahkan Anda untuk menemukan dan mengatasi masalah sehingga proyek Anda tetap berada di jalurnya.
Jalankan Manajemen Proyek dengan Mudah Dengan ClickUp
Setiap proyek yang sukses bergantung pada teknik manajemen proyek yang efektif. Tidak semua teknik cocok untuk semua proyek, jadi evaluasi dengan cermat kebutuhan proyek Anda dan pilihlah kombinasi yang tepat.
Dengan ClickUp, menerapkan teknik-teknik ini sangat sederhana dan mudah. Sebagai perangkat lunak manajemen proyek khusus, perangkat lunak ini menangani pekerjaan berat sehingga Anda dapat fokus pada strategi proyek, memenuhi tujuan manajemen proyek dan membuat para pemangku kepentingan dan klien Anda terkesan. 🤩 Daftar ClickUp hari ini dan coba fitur-fitur platform secara gratis.