Cara Mengelola Upacara Agile Secara Efektif

Salah satu keuntungan utama dari pengembangan perangkat lunak yang tangkas adalah meminimalkan pengaruh elemen atau peristiwa tunggal pada hasil proyek. 🏆

Namun, beberapa bagian dari proses pengembangan produk dapat membuat atau menghancurkan proyek-dan upacara agile adalah salah satunya. Mereka sangat penting dalam menentukan arah, kecepatan, dan nasib proyek. Tim scrum mengaturnya secara teratur dalam sprint, dan klien berpartisipasi di dalamnya untuk mendapatkan pengarahan tentang status proyek mereka.

Artikel ini akan membahas lima kunci upacara agile, peran mereka dalam pelaksanaan proyek, dan dampaknya terhadap proses yang lincah . Kami juga akan mengeksplorasi strategi untuk melakukan upacara ini dengan alat manajemen proyek yang kuat.

Apa Itu Upacara Agile?

Dalam istilah yang paling sederhana, upacara tangkas adalah pertemuan yang Scrum dan tim tangkas lainnya bekerja pada sebuah proyek yang diorganisir secara berkala untuk merencanakan dan mengoptimalkan pelaksanaan proyek.

tetapi mengapa pertemuan ini perlu dilakukan? Jawabannya terletak pada filosofi lincah itu sendiri.

Tidak seperti metode pengembangan perangkat lunak lama, yang membutuhkan dokumentasi rinci tentang persyaratan proyek metodologi pengembangan agile didasarkan pada interaksi dan kolaborasi dengan klien dan pemangku kepentingan utama. Kolaborasi ini membutuhkan pertemuan dalam bentuk upacara agile untuk merencanakan dan meninjau pekerjaan setiap sprint agile.

Tujuan dan aktivitas utama dari pertemuan ini meliputi:

• Perencanaan proyek: Memutuskan bagian perangkat lunak yang akan dikembangkan dalam setiap fase pengembangan yang dibatasi waktu (juga dikenal sebagai sprint dalamterminologi tangkas)
• Manajemen backlog sprint: Menambahkan atau menghapus tugas ke sprint sesuai dengan kemajuan proyek dan perubahan persyaratan
• Demo perangkat lunak: Mendemonstrasikan bagian perangkat lunak yang dikembangkan kepada klien dan menerima umpan balik untuk meningkatkan fungsionalitasnya di sprint yang akan datang
• Bertukar informasi dan ide: Berbagi ide dan bertukar informasi mengenai pengembangan untuk belajar dari kesalahan dan menetapkan praktik terbaik 🔀

Mengapa Agile Ceremonies Penting?

Upacara agile bertujuan untuk memastikan proses dan produk yang dikembangkan oleh tim agile Anda terus meningkat. Mereka meningkatkan produktivitas tim dengan mendefinisikan dengan jelas tujuan untuk setiap sprint dan menyediakan saluran komunikasi dengan klien untuk resolusi keraguan yang cepat.

Lebih penting lagi, agile ceremonies meningkatkan fleksibilitas proyek dengan memungkinkan klien untuk secara proaktif menyampaikan pendekatan yang lebih disukai atau perubahan persyaratan kepada anggota tim Scrum

Ini hanya beberapa dari banyak manfaat dari agile meeting. Untuk memberikan gambaran yang lebih baik tentang mengapa Anda harus memasukkannya ke dalam alur kerja Anda, berikut ini beberapa di antaranya:

1. Perencanaan proyek yang lebih baik: Rapat ini membantu menyempurnakan perencanaan proyek Anda dengan memutuskan ruang lingkup dan alur kerja setiap sprint. Mereka memungkinkan tim Scrum untuk menyesuaikan rencana sprint yang akan datang, bahkan jika ada perubahan dalam rencana awal karenaruang lingkup merayap atau penundaan yang tidak terduga
2. Peninjauan rutin terhadap pekerjaan yang telah selesai: Dengan meninjau pekerjaan yang dilakukan tim agile secara rutin dalam sprint tertentu, upacara ini memastikan penanganan masalah atau ketidaksesuaian dalam ekspektasi sebelum terlambat
3. Peningkatanmanajemen backlog sprint: Mereka memungkinkan tim Scrum untuk terus menyempurnakan backlog sprint sesuai dengan status dan kemajuan pekerjaan. Item backlog seperti fitur yang akan dikembangkan, perbaikan bug, dan peningkatan dapat berpindah di antara sprint berdasarkan tinjauan yang dilakukan selama upacara agile
4. Alur kerja Scrum yang dioptimalkan dengan baik: Upacara agile juga memberikan kesempatan untuk belajar dari kesalahan dan pencapaian setiap sprint. Dengan merefleksikan pekerjaan yang dilakukan di setiap sprint agile, Scrum Master dan manajer proyek dapat merancang alur kerja yang dioptimalkan dengan baik untuk sprint yang akan datang

Gunakan tampilan Gantt Chart ClickUp untuk menilai data yang dikumpulkan selama upacara agile dan melakukan analisis jalur kritis

Lima Kunci Upacara Agile yang Harus Anda Ketahui

Lima upacara pengembangan tangkas diselenggarakan pada tahap yang berbeda dalam proyek pengembangan perangkat lunak tangkas. Berikut ini adalah gambaran singkat tentang masing-masing upacara, kapan harus dilakukan, dan siapa yang harus berpartisipasi di dalamnya:

1. Upacara perencanaan sprint

Rapat perencanaan sprint mencakup penguraian tujuan dan pencapaian yang diharapkan terjadi dalam setiap sprint tertentu. Pada dasarnya, ini mendefinisikan bagian mana dari perangkat lunak yang akan Anda kembangkan dan kirimkan ke pemilik produk pada akhir sprint. Anggap saja sebagai upacara kick-starter - ini membuat roda berputar saat tim pengembangan Anda mulai melakukan pemanasan. 🛴

Pada akhir upacara ini, Anda dan tim Anda harus memiliki tujuan sprint yang realistis **Tetapkan target kerja yang spesifik, terukur, dan dapat dicapai dalam jangka waktu sprint dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Saat melakukannya, pertimbangkan waktu, tenaga kerja, dan batasan anggaran dengan cermat.

Selain target sprint Anda, elemen lain yang perlu ditentukan selama rapat perencanaan sprint meliputi:

• Backlog sprint: Daftar terperinci dari semua fitur, peningkatan, dan perbaikan bug yang perlu Anda kembangkan selama sprint
• Cerita pengguna: Cerita pendek yang menjelaskan bagaimana pengguna akan berinteraksi dengan fitur perangkat lunak yang akan Anda kembangkan dalam sprint Anda
• Jangka waktu sprint: Sebagian besar sprint berlangsung antara dua hingga empat minggu
• Ketergantungan lintas tim: Ketergantungan yang ditetapkan jika ada yang membutuhkan bantuan dari anggota tim lain
• Metrik keberhasilan: Metrik yang akan Anda gunakan di akhir sprint untuk menentukan efektivitas dan keberhasilannya

Semua elemen ini adalah fondasi dari perencanaan sprint Anda, jadi sangat penting untuk tidak terburu-buru dalam melakukan upacara yang gesit ini. Rencanakan sprint Anda secara menyeluruh dan strategis karena sprint yang tidak direncanakan dengan baik dapat menyebabkan kelumpuhan beban kerja untuk anggota tim Anda yang gesit dan menunda proyek.

2. Upacara berdiri setiap hari

Upacara standup harian adalah pertemuan singkat yang diselenggarakan untuk menguraikan pencapaian terkini dan merencanakan hari ke depan secara singkat. Rapat ini membantu anggota tim melacak kemajuan sprint harian, meningkatkan kecepatan mereka jika mereka berjalan di belakang jadwal, dan menghilangkan potensi hambatan yang dapat menunda pekerjaan mereka.

Tiga faktor kemajuan yang dianalisis selama upacara ini meliputi pencapaian kemarin, backlog sprint hari ini, dan potensi faktor penundaan yang dapat menghalangi anggota tim untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Upacara tangkas ini berfokus pada identifikasi hal-hal berikut ini:

• Kesalahan perencanaan: Setiap inefisiensi dalam perencanaan sprint, seperti distribusi beban kerja yang tidak merata atau kurangnya kejelasan mengenai item backlog. Scrum Master dapat menggunakan pengetahuan ini untuk merencanakan pekerjaan dengan lebih baik untuk hari ini
• Urgensi: Masalah mendesak yang perlu segera ditangani, seperti kerentanan keamanan atau perubahan prioritas tugas
• Penghalang potensial: Kurangnya informasi, ketergantungan pada pekerjaan anggota tim lain, persetujuan yang diperlukan, atau penghalang potensial lainnya yang dapat membatasi kemampuan anggota tim untuk menyelesaikan pekerjaan mereka

Meskipun sangat penting, setiap hari pertemuan standup tidak boleh terlalu lama. Disebut standup karena anggota tim dapat memulai dan menyelesaikannya tanpa duduk. Durasi maksimum pertemuan ini adalah 15 menit. ⏲️

3. Tinjauan sprint

Setelah sprint selesai dan iterasi perangkat lunak yang dijadwalkan untuk pengiriman berfungsi, langkah selanjutnya adalah mendemonstrasikannya kepada klien dan mengumpulkan umpan balik mereka. Itulah yang dimaksud dengan upacara peninjauan sprint. Anda mengaturnya di akhir sprint dengan seluruh tim Scrum, klien, dan pemangku kepentingan yang relevan.

Beberapa aspek yang didemonstrasikan dalam upacara agile ini meliputi:

• Fitur baru yang dikembangkan
• Peningkatan fitur
• Memperbaiki bug
• Persyaratan yang telah diselesaikan

Klien dan para pemangku kepentingan dapat melihat perangkat lunak dalam tindakan, membandingkannya dengan cerita pengguna yang dibuat selama rapat perencanaan sprint, dan memberikan umpan balik. Dengan cara ini, tim Anda mendapatkan wawasan langsung tentang kepuasan klien dan saran perbaikan.

4. Upacara penyempurnaan backlog

Penyempurnaan backlog cukup fleksibel dan tidak selalu harus dalam bentuk seremoni - ini juga bisa menjadi proses yang berkelanjutan karena berkaitan dengan manajemen backlog. Selama upacara ini, backlog sprint diprioritaskan dan ditata ulang untuk secara akurat mencerminkan ekspektasi klien dan status proyek

Beberapa kegiatan yang dilakukan selama upacara ini meliputi:

• Menghapus cerita pengguna yang tidak lagi diperlukan
• Menandai item backlog yang sudah selesai dikerjakan
• Mengatur ulang atau mengelompokkan item backlog sprint sesuai dengan urutan prioritas
• Menambahkan deskripsi, instruksi, estimasi waktu, atau informasi lain yang hilang pada item-item dalam backlog
• Menggabungkan atau menghapus entri backlog yang duplikat

Upacara penyempurnaan backlog yang terorganisir dengan baik dapat secara signifikan mengurangi kebutuhan akan upacara perencanaan sprint yang panjang dengan membuat backlog yang terdefinisi dengan baik untuk sprint berikutnya.

5. Upacara retrospektif sprint

Setelah Anda menyelesaikan pekerjaan sprint yang gesit, inilah saatnya untuk melakukan refleksi. Meskipun penting untuk merayakan keberhasilan, penting juga untuk menganalisis pekerjaan yang tidak memenuhi harapan klien dan mengidentifikasi alasan di baliknya.

Area fokus utama dari sebuah sprint retrospektif upacara termasuk:

• Produktivitas tim : Produktivitas tim rata-rata, anggota yang paling produktif dan paling tidak produktif, serta alur kerja mereka yang menyebabkan produktivitas lebih tinggi atau lebih rendah
• Umpan balik klien: Pola kesukaan dan preferensi klien dan alasan di balik pilihan tersebut
• Penghambat tugas: Persetujuan, ketergantungan, ketersediaan alat, dan alasan potensial lainnya yang menghalangi kemampuan anggota tim untuk mengerjakan tugas mereka
• Inefisiensi proses: Kesalahan perencanaan, tugas yang berulang, dan proses rumit lainnya yang tidak perlu menghabiskan waktu berharga para pengembang
• Faktor-faktor keberhasilan: Pendorong semangat dan proses yang mengarah pada penyelesaian sprint yang tepat waktu dan sukses

Anda harus mendorong tim pengembangan Anda untuk secara terbuka membagikan ide dan pengalaman mereka mengenai masing-masing area fokus ini. Selama prosesnya, pastikan bahwa anggota tim tidak saling menyalahkan satu sama lain atas penundaan atau hasil yang negatif - hal ini dapat menyebabkan lingkungan rapat yang tidak bersahabat. Tetapkan dan buatlah standar praktik terbaik untuk sprint yang akan datang berdasarkan apa yang Anda pelajari.

Tips untuk Menguasai Upacara Agile Anda

Anda dapat menghadapi banyak tantangan saat menyelenggarakan pertemuan yang tangkas. Mulai dari memastikan kehadiran semua peserta hingga mencatat poin-poin penting dan memberi tahu klien tentang kemajuan proyek-setiap seremoni menghadirkan tantangan yang unik.

Namun, dengan mengikuti pendekatan strategis dan menggunakan alat manajemen proyek dapat membuat seluruh proses menjadi menyenangkan. 🏞️

Di situlah ClickUp adalah platform manajemen proyek dan produktivitas dengan fitur khusus untuk memudahkan penerapan metodologi yang gesit. ClickUp Agile Teams Suite memungkinkan Anda untuk mengelola sprint dan upacara dari ruang kerja terpusat di mana Anda bisa menyimpan semua dokumen, tugas, dan informasi lain yang terkait dengan proyek. Ini juga menyediakan semua fitur yang dibutuhkan untuk memimpin dan berkomunikasi dengan tim Anda.

Mari jelajahi bagaimana Anda mendapatkan hasil maksimal dari agile ceremonies dan bagaimana ClickUp dapat membantu Anda menguasainya.

1. Adakan upacara pada waktu yang teratur

Ketidakkonsistenan dalam penjadwalan upacara tidak memungkinkan para peserta untuk merencanakan dengan segera, yang dapat menyebabkan ketidaktersediaan. Hal ini dapat mengakibatkan perencanaan sprint yang buruk, penundaan proyek, dan ekspektasi yang tidak sesuai.

tentukan waktu yang spesifik untuk mengatur upacara sprint Anda

Anda dapat menggunakan ClickUp untuk menjadwalkan semua rapat sekaligus dan secara otomatis memberi tahu para peserta jika ada perubahan waktu rapat yang dijadwalkan. Untuk membuat seluruh proses menjadi lebih mudah, Anda bisa:

1. Buat daftar tugas untuk semua upacara tangkas Anda denganTugas ClickUp2. Tambahkan agenda setiap rapat ke deskripsi tugas sebelum Anda menyimpan daftar

Tim pengembangan dan klien Anda dapat mengakses daftar tersebut untuk mengetahui kapan acara sprint berikutnya berlangsung, dan Anda memastikan semua orang mengetahui perkembangannya.

Buat daftar tugas untuk mengatur semua rapat dan upacara sprint yang gesit di ClickUp

Dan terima kasih kepada Integrasi Kalender Google dari ClickUp seluruh tim Anda, termasuk anggota yang menggunakan Google Kalender, akan menyinkronkan rapat secara otomatis. Bahkan jika Anda perlu mengubah waktu rapat yang telah dijadwalkan sebelumnya, maka secara otomatis akan muncul di kalender pribadi mereka. 🗓️

Jika Anda mengatur rapat di Zoom , Integrasi Zoom dari ClickUp akan membuat hidup Anda lebih mudah. Saat tiba waktunya untuk upacara, buka tugas dan klik tombol Zoom untuk memulai rapat dengan segera tanpa meninggalkan platform. Orang lain juga dapat bergabung dengan mengklik tombol yang diposting di komentar tugas.

Mulai dan bergabunglah dengan rapat langsung dari tugas Anda dengan integrasi Zoom dari ClickUp

2. Buat catatan untuk merekam diskusi penting Membuat catatan rapat selama upacara agile membantu Anda mencatat saran klien, praktik terbaik, ketergantungan, dan elemen lain yang perlu Anda tangani saat merencanakan backlog sprint. Catatan ini juga menyederhanakan pembagian informasi dengan anggota tim di akhir rapat.

Untuk membuat, mengedit, dan berbagi catatan dengan mudah, gunakan Klik Dokumen -sebuah editor penuh fitur yang memungkinkan Anda menambahkan tabel, menyematkan penanda, membuat wiki, dan masih banyak lagi. Yang harus Anda lakukan adalah:

1. Membuat dokumen
2. Melampirkannya ke tugas rapat Anda
3. Buka selama upacara untuk membuat catatan Anda

Berkat fungsi kolaborasinya, anggota tim Anda dapat mengedit dokumen secara real time untuk mencatat pengamatan dan temuan mereka. Setelah Anda menyelesaikan upacara, bagikan catatan tersebut dengan siapa pun dalam tim Anda menggunakan tautan internal ke dokumen.

Berkolaborasi dengan tim Anda selama rapat dengan ClickUp Docs

3. Tingkatkan perencanaan sprint dengan tujuan dan target

Ketika Anda menetapkan tujuan sprint selama tahap perencanaan, buatlah sistem untuk melacak kemajuan terhadap tujuan tersebut, yang akan membantu Anda memvisualisasikan kemajuan dan mengamati apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan. 🛤️

Untuk melakukannya, tentukan tujuan sprint Anda menggunakan Sasaran ClickUp -memungkinkan Anda menetapkan jadwal yang jelas dan melacak pencapaian Anda. Buat Target Anda dan lacak kemajuan Anda di berbagai bidang, seperti:

• Numerik
• Moneter
• Benar/salah
• Tugas yang diselesaikan

Bagilah setiap Target menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola dan selesaikan satu per satu-KlikUp akan secara otomatis menandai Target sebagai tercapai dan memperbarui kemajuan target.

Tetapkan, lacak, dan capai tujuan Anda dengan ClickUp Goals

4. Gunakan daftar sprint untuk mengelola dan menyempurnakan backlog Anda Mengelola backlog Anda bisa jadi rumit karena dinamis dan terus berkembang. Anda tidak dapat menjaga tim Scrum Anda tetap up-to-date tanpa sistem yang tepat untuk menambahkan, menghapus, dan memprioritaskan tugas-tugas dalam produk dan sprint backlog Anda. Beberapa kelemahan lain dari tidak memiliki sistem manajemen backlog meliputi:

• Proses penyempurnaan backlog dan perencanaan sprint yang terlalu lama dan tidak perlu
• Penundaan yang tidak perlu dalam memperbarui backlog
• Kesulitan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan dalam dokumen sprint backlog

Untuk menyelamatkan diri Anda dari semua kerumitan ini dan dengan mudah mengelola sprint backlog Anda - gunakan ClickUp Sprints . Anda dapat mengkategorikan item backlog berdasarkan kategori khusus seperti bugs, customer feedback, dan features dan mengidentifikasi tugas yang paling kritis dan mendesak.

Urutkan tugas sesuai urutan prioritas dengan menarik dan melepasnya. Jika sebuah tugas masih belum selesai pada akhir sprint, pindahkan ke backlog dari sprint berikutnya dengan memilihnya dan menggunakan opsi Pindahkan tugas di tampilan Daftar.

Gunakan Daftar Sprint di ClickUp untuk mengelola dan memprioritaskan tugas dalam daftar pekerjaan Anda

5. Gunakan data sprint untuk belajar dari tinjauan dan retrospeksi

Terakhir, gunakan data kinerja tim untuk menilai produktivitas tim Anda dan tunjukkan kepada klien Anda kemajuan proyek. Data ini dapat mencakup:

• Laporan kemajuan: Berapa banyak proyek yang sudah selesai, sedang dikembangkan, dan belum dikembangkan
• Laporan backlog: Status item backlog, waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, dan perkiraan tanggal penyelesaian proyek berdasarkan hal tersebut
• Laporan produktivitas tim: Laporan produktivitas timProduktivitas rata-rata anggota tim Anda, waktu yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas, anggota tim yang paling produktif dan paling tidak produktif

Anda dapat dengan mudah melacak dan memvisualisasikan data ini dengan kartu di Dasbor ClickUp untuk mendapatkan tampilan 360 derajat dari kemajuan proyek Anda. Dapatkan gambaran menyeluruh tentang kemajuan sasaran Anda, lihat tingkat penyelesaian tugas mingguan melalui bagan kecepatan, dan lacak pekerjaan yang sudah selesai dan yang masih tertunda menggunakan bagan burnup-burndown.

Anda bisa menyesuaikan dasbor dengan menambahkan lebih banyak kartu dan visualisasi atau membuat dasbor terpisah untuk klien agar mereka bisa melacak kemajuan proyek secara real time.

Tingkatkan efisiensi tim Anda dengan Dasbor Manajemen Proyek ClickUp

Ramaikan Upacara Agile Anda dengan ClickUp dan Tingkatkan Proyek Anda untuk Sukses

Meskipun agile ceremonies dapat membentuk arah dan hasil proyek Anda, Anda tidak perlu menjadi ahli untuk mengelolanya seperti seorang profesional-Anda dapat menggunakan alat manajemen proyek yang tangkas .

Dengan fitur-fitur seperti manajemen tugas, daftar sprint, dokumen, dasbor yang kaya visual, dan tujuan, Anda dapat mengelola upacara dan berkolaborasi dengan tim Scrum dalam lingkungan yang efisien. Coba ClickUp hari ini dan berikan suntikan kesuksesan untuk rapat dan sprint Anda yang akan datang. 🎉