A 3 legjobb projektmenedzsment szoftver, amely automatikusan azonosítja a felesleges feladatokat

Előfordult már, hogy órákat töltött ismétlődő feladatokkal, amelyek értelmetlennek tűntek? Például adatok másolása eszközök között, feladatok hozzárendelése a megfelelő tulajdonosokhoz, amikor a státusz megváltozik, és emlékeztetők küldése a határidőre eső/lejárt feladatokról.

A szervezetek körülbelül 60%-a jelenti, hogy csapataik hetente öt órát veszítenek manuális feladatokra és ismétlődő folyamatokra. Ez egy évben 1,5 hónap! Képzelje el, mennyi energiát emésztenek fel ezek az ismétlődő feladatok, amelyek könnyen automatizálhatók!

Mi lenne, ha a projektmenedzsment szoftvere felismerné az ismétlődő feladatokat, és akár automatizálná is azokat? Túl jól hangzik, hogy igaz legyen?

Ebben a blogban három projektmenedzsment (PM) eszközt mutatunk be, amelyek automatikusan azonosítják a felesleges feladatokat, és így értékes időt takaríthat meg.

Projektmenedzsment szoftver, amely egy pillanat alatt automatikusan azonosítja a felesleges feladatokat

Mit kell keresnie egy olyan projektmenedzsment szoftverben, amely automatikusan azonosítja a felesleges feladatokat?

A felesleges munkák kiküszöbölésének leggyorsabb módja, ha a projektmenedzsment szoftver automatizálja azokat. Az automatizálást lehetővé tevő funkciók a következők:

A legjobb projektmenedzsment szoftver, amely automatikusan azonosítja a felesleges feladatokat

Az alábbiakban bemutatjuk a legjobb projektmenedzsment szoftvereket. Ezek automatizálással azonosítják az ismétlődő feladatokat, megszüntetik a kézi frissítéseket, és így a csapatodnak több ideje marad a fontosabb feladatokra koncentrálni.

1. ClickUp (A legjobb AI-alapú projektmenedzsment és együttműködéshez)

A legtöbb projektmenedzsment szoftver csak az Ön által létrehozott feladatokat jeleníti meg. Nem tudja megmondani, hogy a termékcsapat sprintjében szereplő „ügyfél-bevonási folyamat átalakítása” feladat lényegében megegyezik a marketingcsapat backlogjában szereplő „új felhasználói élmény javítása” feladattal.

A ClickUp a világ első konvergált AI munkaterületeként kezeli ezt a problémát, összefogva az összes munkaalkalmazást, adatot és munkafolyamatot, ahol az AI valóban képes felismerni a teljes működés során fellelhető mintákat.

Mivel minden feladata, projektje, dokumentuma és csapata beszélgetése egy platformon található, a ClickUp mesterséges intelligenciája felismeri, ha több ember is hasonló problémával küzd, ha a feladatleírások jelentősen átfedik egymást, vagy ha az új kérések megduplázzák a már meglévő munkát.

Így a ClickUp megszünteti a munkaterhelés elszóródását, és 100%-os kontextust biztosít –vagyis a mesterséges intelligencia nem csak az egyes feladatokat érti meg, hanem azt is, hogy azok hogyan kapcsolódnak egymáshoz a csapatok és az ütemtervek között, és felismeri azokat a redundanciákat, amelyek egyébként rejtve maradnának, amíg már túl késő nem lenne.

Vizsgáljuk meg alaposan a funkcióit!

Állítson be prioritási rendszert a ClickUp feladatprioritások és függőségek segítségével

Prioritási rendszer nélkül nehéz megkülönböztetni a fontos és a nem fontos feladatokat. Ilyenkor kerülnek be az alacsony értékű feladatok a munkafolyamatokba.

A ClickUp Tasks segítségével minden feladat egy központi munkaterületen található, beleértve a dokumentumokat, megjegyzéseket, alfeladatokat, függőségeket és egyebeket. Ez csökkenti a redundancia legnagyobb forrását: a különböző eszközök között szétszórt munkát.

A ClickUp fejlett keresési és szűrési eszközei segítségével gyorsan megtalálhatja a megfelelő kulcsszavakkal, címkékkel vagy egyéni mezőkkel rendelkező feladatokat. Például kereshet az összes „onboarding” szót tartalmazó feladatot, vagy szűrhet egy adott címke, például „sürgős” alapján.

Ez megkönnyíti az átfedő vagy ismétlődő munkák felismerését, különösen nagy projektekben vagy több csapat között.

A ClickUp feladatprioritások és függőségek funkciója még egy lépéssel tovább megy. Jelölje meg az összes feladatát négy jelöléssel: Sürgős, Magas, Normál, Alacsony, így mindenki tudja, mit kell mikor csinálnia. A függőségek segítségével nyomon követheti, melyik feladat vár egy másikra. Rendezze, szűrje vagy csoportosítsa a feladatokat prioritás szerint a Lista vagy Tábla nézetben. A hasonló vagy alacsony értékű feladatok azonnal láthatóak és nem vesznek el a rendetlenségben.

A ClickUp AI segítségével akár automatikusan is hozzárendelhet prioritásokat a megadott utasítások alapján, így biztosítva, hogy a leghatásosabb feladatok kerüljenek az élre.

Aztán ott vannak még a ClickUp AI kártyái.

Ezeket a kártyákat testreszabhatja a feladatok, alfeladatok, archivált elemek vagy időtartományok szűrésével, így könnyedén felismerheti a munkafolyamatban nem kívánt szűk keresztmetszeteket vagy ismétlődő feladatokat.

Kontextusérzékeny betekintést nyerhet a ClickUp Brain segítségével

A ClickUp Brain az Ön személyes AI-asszisztense, amely megérti munkája kontextusát, és olyan információkat tár fel, amelyek után normál esetben órákat kellene kutatnia.

A ClickUp Brain elemzi a munkaterületét, és megkeresi a hasonló címmel, leírással vagy felelőssel rendelkező feladatokat, majd jelzi a potenciális duplikátumokat. Olyan javaslatokat is megjeleníthet, mint például: „Ezek a feladatok hasonlóak – fontolja meg az összevonásukat vagy frissítésüket. ”

A ClickUp Brain segítségével:

De ez még nem minden. A ClickUp Brain Enterprise Search egy mesterséges intelligenciával működő eszköz, amely egyesíti az információk visszakeresését különböző platformokon, többek között a Google Drive-on, a Notion-on, a Slack-en és a Gmail-en.

Az egységes keresővel azonnal átnézheti a dokumentumokat, feladatokat és csevegéseket az összes csatlakoztatott alkalmazásban egy helyen – nem kell többé az eszközök között váltogatnia. Ráadásul a valós idejű indexelés biztosítja, hogy mindig a legfrissebb adatokat keresse (még akkor is, ha azok különböző listákban vagy alkalmazásokban vannak elrejtve).

⭐ Bónusz: Szeretne olyan mesterséges intelligenciát, amely még a kezdés előtt felismeri az ismétlődő feladatokat? A ClickUp Brain MAX megérti az egész munkaterületét – minden feladatot, projektet, dokumentumot és beszélgetést. Így működik:

• Proaktív duplikátumfelismerés: Amikor egy tervező létrehoz egy „mobilalkalmazás navigációjának újratervezése” feladatot, miközben egy másik csapat már dolgozik az „alkalmazás menüjének UX-ének javításán”, a Brain MAX észleli az átfedést és figyelmezteti az érintett feleket.
• A feladatcímeken túl is keres: a Brain MAX a feladatleírásokban, megjegyzésekben, csatolt dokumentumokban és kapcsolódó beszélgetésekben is keres, hogy megtalálja az ismétlődő feladatokat, még akkor is, ha a megfogalmazás eltérő.
• Csapatok közötti átláthatóság: Mivel a Brain MAX hozzáfér az egész munkaterületéhez, felismeri a különböző részlegek közötti redundanciákat, amelyeket egymás munkájában soha nem fedezne fel.
• Hangvezérelt duplikátum-ellenőrzés: Használja a Talk to Text funkciót, hogy új feladatok létrehozása előtt megkérdezze a Brain MAX-ot, hogy már létezik-e ilyen feladat. Egyszerűen mondja ki: „Dolgozik valaki a második negyedévi értékesítési prezentáción?”, és azonnal megkapja a választ.
• Több AI-modell együttműködése: A Brain MAX integrálja a ChatGPT, Claude, Gemini és más vezető AI-modelleket a munkaterületébe, így a különböző feladatokhoz a legjobb képességeket kapja meg.

Állítson be egyéni szabályokat az ismétlődő feladatok automatizálásához a ClickUp Automations segítségével

A ClickUp Automations lehetővé teszi, hogy kódolás nélkül egyedi szabályokat hozzon létre, vagy előre elkészített sablonok könyvtárából válasszon az ismétlődő feladatok automatizálásához.

Beállíthat automatizált értesítéseket, amelyek akkor jelzik, ha egy új feladat megegyezik egy meglévő feladat kritériumaival (pl. ugyanaz a projekt, hasonló cím vagy címke). Ez segít a duplikátumok észlelésében a létrehozás pillanatában.

Például, ha valaki létrehoz egy „Weboldal banner frissítése” nevű feladatot, és már létezik egy hasonló feladat, a ClickUp automatikusan értesíti Önt vagy a feladat létrehozóját, csökkentve ezzel a párhuzamos munkavégzés kockázatát.

Ráadásul a ClickUp tömeges műveleti eszközei lehetővé teszik azok csoportos összevonását, frissítését vagy törlését, így egyszerűsítve a munkafolyamatot és csökkentve a rendetlenséget.

Ha többet szeretne megtudni a munkafolyamatok automatizálásáról, nézze meg ezt a videót.

Hagyja, hogy a Super Agents végezze el a nehéz munkát helyette!

A legtöbb AI-eszköz a munkafolyamatán kívül működik. Mivel a ClickUp Agents a munkaterületén belül működik, nemcsak javaslatokat tud tenni, hanem a felesleges munkát is csökkenteni tudja.

A ClickUp ügynökök olyan mesterséges intelligencia csapattársakként működnek, akiknek munkát rendelhet. Jelölje meg őket egy feladatban, vagy indítsa el őket egy automatizált folyamaton keresztül, és ők átveszik az ismétlődő vagy sokszoros munkákat, például:

A ClickUp legjobb funkciói

ClickUp hátrányai

ClickUp előnyei

Miért olyan nagyszerű a redundáns feladatok automatikus azonosításában?

A ClickUp automatikusan felismeri az átfedő vagy ismétlődő munkákat a feladatok prioritásainak, függőségeinek és a ClickUp Brain kontextusérzékeny betekintésének elemzésével.

ClickUp árak

ClickUp értékelések és vélemények

Mit mondanak a ClickUp-ról a valós felhasználók?

Íme egy TrustRadius-értékelés:

Ez az eszköz nagyon hatékony a személyes és szakmai fejlődéshez. Ezzel jelölheti a jelenlétét, nyomon követheti a munkaidejét, és igényei szerint elkülönítheti az egyes feladatokat. Beállíthatja a feladatok prioritását a teendőlistáján, és emlékeztetheti Önt a feladatokban megadott határidőre.

2. Motion (a legjobb AI-alapú feladatprioritizáláshoz és naptártervezéshez)

Képzelje el, hogy van egy ütemezési asszisztense, aki megtanulja az Ön igényeit és preferenciáit. És elkezd jobban alkalmazkodni ezekhez a követelményekhez. Ez a Motion AI.

Ez az AI-alapú ütemező alkalmazás és projektmenedzsment eszköz megtervezi a napját, ütemezi a feladatait és automatikusan újraelosztja a munkaterhelését. Az AI Project Manager folyamatosan elemzi a határidőket, a munkaterhelést és a prioritásokat, hogy hatékony napi tervet készítsen.

Ha a tervek megváltoznak, nem kell manuálisan átszerveznie a feladatokat. A Motion automatikusan átütemezi és újrasorolja a feladatokat. Ha két feladat átfedi egymást vagy feleslegessé válik, az AI jelzi azokat, így Ön eltávolíthatja vagy összevonhatja őket.

Hozzáadhat feladatokat, megjelölheti azok sürgősségét, és a Motion eldönti, mikor kell azokat elvégezni. A Motion AI naptára a feladatokat és a találkozókat egyetlen valós idejű ütemtervbe egyesíti. Folyamatosan átrendezi az időblokkokat, amikor a prioritások változnak, így csökkenti az oda-vissza ütemezés szükségességét.

A Motion legjobb funkciói

Motion cons

Motion pros

Miért kiváló a felesleges feladatok automatikus azonosításához?

Az AI-alapú ütemező alkalmazás, a Motion folyamatosan értékeli, hogy mi van a tennivalói között, a feladatok, megbeszélések és ismétlődő munkák között. Mivel minden feladatnak be kell illeszkednie egy valós, időkeretekkel rendelkező ütemtervbe, a felesleges vagy alacsony értékű feladatok már nem hagyhatók figyelmen kívül.

Motion árak

Mozgásértékelések és vélemények

Mit mondanak a Motionról a valós felhasználók?

Íme egy Capterra-értékelés:

Eddig nagyon élveztem a Motion használatát. Hatalmas segítséget jelentett abban, hogy a feladataimra koncentráljak, és mind a munkában, mind otthon elvégezzem a teendőimet.

3. Notion AI (a legjobb AI-alapú dokumentációhoz)

A Notion AI összekapcsolt rendszerré alakítja a munkaterületét, ahol a feladatok, dokumentumok és projektinformációk egymás mellett léteznek. Mivel minden egy helyen van rendszerezve, segít felismerni a felesleges feladatokat.

Használja a Notion AI-t a párhuzamos munkák csökkentésére. A jegyzeteket, e-maileket és beszélgetéseket végrehajtható feladatokká alakítja, és ellenőrzi a hasonló meglévő elemeket is. Az automatikus kitöltés segít kitölteni az olyan mezőket, mint az állapot, a prioritás, a tulajdonos és a következő lépések. Ha több feladat hasonló vagy ismétlődő tartalmat tartalmaz, a Notion javasolja azok összevonását vagy frissítését a tiszta adatbázis fenntartása érdekében.

A Notion AI Q&A funkciója úgy működik, mint egy keresőmotor a munkaterületén. Csak tegyen fel egy kérdést (Mely feladatok vannak blokkolva ezen a héten?), és a Notion megjeleníti a releváns feladatokat vagy oldalakat.

A Notion AI legjobb funkciói

Notion AI hátrányai

Notion AI előnyei

Miért kiváló a felesleges feladatok automatikus azonosításához?

A redundáns feladatok akkor válnak láthatóvá, ha a rendszer elegendő kontextussal rendelkezik a projektek, feladatok, dokumentumok és jegyzetek tekintetében. A Notion AI az egész munkaterületet átkutatja, és a kapcsolódó vagy hasonló elemeket megjeleníti, így könnyen felismerhetővé válnak az átfedések.

Notion AI árak

Notion AI értékelések és vélemények

Mit mondanak a Notion AI-ról a valós felhasználók?

Íme egy Capterra-értékelés:

A Notion akkor igazán kiemelkedő és hatékony, ha az egész csapat használja. Együttműködési funkciói nagyon megkönnyítik a csapatok számára a dokumentumok szerkesztését, ami javítja a kommunikációt és a munkafolyamatot. A sablonok és az AI írási segítség is remekül segít a munkában.

Egyéb említésre méltó termékek

Ezen háromon kívül még néhány más projektmenedzsment eszköz is rendelkezésre áll, amelyekkel automatizálhatja a napi munkafolyamatok feladatait:

1. monday. com

Ha inkább vizuális módon szeretné kezelni az összes projektjét, akkor a Monday a megfelelő projektmenedzsment eszköz az Ön számára. Az automatizálási funkciók segítségével olyan műveleteket indíthat el, mint az automatikus hozzárendelés, az automatikus állapotfrissítés vagy az értesítés, ha egy meglévő feladathoz hasonló feladat jön létre.

A Workload View segít felismerni az átfedő feladatok tulajdonjogát. Ha több ember is ugyanazon cél érdekében hoz létre feladatokat, a platform jelzi a túlterhelt erőforrásokat, feltárva a felesleges munkát. A Doc → Task konverzió szintén megakadályozza a duplikációt, mivel a teendők ugyanazon a táblán jelennek meg, ahol a feladatok is láthatók.

2. Wrike

A Wrike projektmenedzsment szoftver Gantt-diagramokat használ a függőségek részletes ábrázolásához. Ha két feladat ugyanazzal a végeredménnyel van ütemezve, vagy ugyanattól a lépéstől függ, a diagram kiemeli a kapcsolatot.

A Wrike a feladatfüggőségek, a kritikus út elemzése és a műszerfalak segítségével kiemeli a felesleges vagy elakadt feladatokat, segítve ezzel a projektek prioritásainak meghatározását. A valós idejű projektelőrejelzésekkel a Wrike automatikusan újraszámolja az ütemterveket. Ezen a táblán láthatja, hogy egy feladat áthelyezése hogyan befolyásolja a projekt tervét.

Az automatikus feladat-létrehozási szabályokkal rendelkező kérelemformulák lehetővé teszik, hogy a beérkező kérelmeket a meglévőkkel összehasonlítsa olyan mezők alapján, mint a projekt és a határidő.

3. Hive

Ha AI-alapú projektvégrehajtást szeretne, a Hive Buzz AI funkciója segít Önnek. A Buzz összesíti az összes projekt, feladat, jóváhagyás és üzenet frissítését egyetlen feedbe. Ha két csapattag hasonló feladatokat hoz létre vagy párhuzamos munkát kezd, mindkét frissítés egymás mellett jelenik meg, így láthatóvá válnak az ismétlődő feladatok, és automatizálhatja az ismétlődő feladatokat.

Hogyan kezeljük a felesleges feladatokat (tippek + bevált gyakorlatok)

Íme néhány praktikus módszer a párhuzamos munkák és az ismétlődő rutinmunkák csökkentésére, még az automatizálás bevezetése előtt.

1. Rendeljen minden feladathoz egy felelőst

A projektmenedzsment egyik gyakori kihívása a szerepek és felelősségek tisztázatlansága. Projektmenedzserként azt szeretné, ha csapata gyorsan haladna előre, és ne akadozna a feladatok elosztásának zavara miatt.

✅ Megoldás: Rendeljen minden feladathoz egy felelőst. Használja a RACI keretrendszert, hogy a csapat tagjai ne végezzenek párhuzamos munkát. A RACI táblázatok különösen hasznosak az erőforrás-kezelésben, amikor a döntéshozatal több feladatra oszlik. Például meghatározza, ki végzi el az X feladatot, ki mérlegeli azt, és ki felelős a végső döntésért.

2. Használjon feladatkezelő eszközt

Ha a feladatokat e-mailekben, Slack üzenetekben, táblázatokban és személyes jegyzetekben kezelik, a feladatlista zavaros lesz.

A régi feladatok soha nem kerülnek lezárásra, az elavult munkák a limbusban maradnak, és senki sem tudja, mi még releváns. Mivel könnyebb új feladatot létrehozni, mint átkutatni a rendezetlen hátralékot, az emberek akaratlanul is megkettőzik a munkát. Az eredmény? A csapata időt pazarol az állapotok ellenőrzésére és a frissítések nyomon követésére.

✅ Megoldás: Használjon feladatkezelő szoftvert. Ahelyett, hogy manuálisan keresné a feladatokat, az eszköz segítségével szűrhet a tevékenység nélküli elemek, a tulajdonos nélküli feladatok vagy a cím vagy kulcsszavak alapján duplikált elemek között. Percek alatt tömegesen bezárhatja vagy archiválhatja a régi feladatokat, egyesítheti a duplikáltakat, és újból hozzárendelheti a megakadt feladatokat.

3. Konvertálja a találkozók jegyzetét egyetlen feladatlistává

Egy megbeszélés után előfordulhat az alábbi helyzet. Az egyik személy azt hallja, hogy „készítsen elő egy prezentációt”, a másik azt írja, hogy „készítsen diákat”, egy harmadik pedig azt jegyzi fel, hogy „prezentáció vázlat”.

Három különböző személy három különböző feladatot hoz létre ugyanazon eredmény elérése érdekében.

✅ Megoldás: Használja a ClickUp AI Notetaker alkalmazását a megbeszéléshez. Az alkalmazás leírja a megbeszélést, és kivonja a teendőket, megjelölve a felelősöket és a határidőket.

Senki sem kell újraírnia a jegyzeteket vagy manuálisan létrehoznia a feladatokat a projekt tervezése során. Akár kérdéseket is feltehet a ClickUp-nak, például: „Melyek a nyitott feladatok a héten tartott ügyfélmegbeszélésekről?”, és a szoftver azonnal megkeresi a válaszokat az összes jegyzetében.

Nézze meg ezt a videót, hogy megtudja, hogyan használhatja az AI-t a találkozók jegyzeteléséhez, hogy kiküszöbölje a felesleges feladatok létrehozását és egyszerűsítse a folyamatokat.

Használja a ClickUp-ot a redundancia azonosításához és kiküszöböléséhez

Hagyjon fel a régi, manuális projektmenedzsment módszerrel, amelynél több időt tölt a feladatok előrehaladásával, mint a munka elvégzésével.

A ClickUp projektmenedzsment szoftverrel beépített mesterséges intelligenciát, automatizálást és testreszabható munkafolyamat-automatizálást kap.

Akár több projektet, akár csak egyet kezel, a ClickUp segít Önnek az Ön igényeinek megfelelő egyedi munkafolyamatok létrehozásában. Ez lesz az erőforrás-elosztás, a projekt előrehaladásának nyomon követése és a projekt teljesítményének javítása központi irányító központja.

Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra, és nézze meg, hogyan azonosítja automatikusan a felesleges feladatokat.