Az ügyfélportálok olyanok, mint egy VIP-szalon az ügyfelei számára: elegáns, biztonságos, mindig elérhető munkaterület, ahol megtekinthetik a termékek és szolgáltatások frissítéseit, videó oktatóanyagokat nézhetnek, a keresősáv segítségével dokumentumokat kereshetnek, és üzeneteket küldhetnek, ha segítségre van szükségük. Segítenek az ügyfeleknek abban, hogy úgy érezzék, tájékozottak, és megakadályozzák, hogy üzenetek áradata árasztja el a beérkező levelek mappáját.
Az ügyfelek 72%-a már használt önkiszolgáló portált.
És nem, nem kell mindent nulláról felépítenie vagy fejlesztőcsapatot felvennie ahhoz, hogy ügyfelei érezzék, hogy törődnek velük. A mai kódolásmentes eszközökkel hihetetlenül egyszerűen hozhat létre márkás ügyfélportálokat, amelyek minimális erőfeszítéssel javítják az egész ügyfélkezelési élményt.
Ebben az útmutatóban a következőket találja:
- Gyors tanfolyam arról, hogy mi is valójában az ügyfélszolgálati portál
- A legjobb önkiszolgáló ügyfélportálok példái (és miért működnek)
- Útmutató a saját ügyfélszolgálati portál létrehozásához a ClickUp intelligens ügyfélportál szoftverével.
Ügyfelei jobbat érdemelnek, mint szétszórt e-mailek és félkész frissítések az ügyfélszolgálati csapattól. Valósítsuk meg ezt!
📖 Olvassa el még: Az ügyfelek elvárásainak kezelése: tippek az ügyfelekkel való összhang megteremtéséhez
Mi az ügyfélportál?
Az ügyfélportál egy biztonságos, önkiszolgáló felület, amely lehetővé teszi több ügyfelének, hogy hozzáférjenek a szolgáltatásaihoz vagy projektjeihez kapcsolódó releváns információkhoz, dokumentumokhoz és kommunikációhoz. Gondoljon rá úgy, mint egy digitális recepcióra, amely a nap 24 órájában nyitva tart.
Főbb jellemzői:
- Bevezetési munkafolyamatok: Nyújtson űrlapokat, ellenőrzőlistákat vagy üdvözlő csomagokat az ügyfélkapcsolatok megkezdéséhez.
- Dokumentummegosztás: Töltsön fel szerződéseket, terveket, jelentéseket és számlákat strukturált módon.
- Feladatkövetés: Mutassa meg a projekt ütemtervét, a mérföldköveket és a kijelölt feladatokat egy helyen.
- Kommunikációs eszközök: Központosítsa a csevegéseket vagy a kommenteket, hogy csökkentsék az e-mailek oda-vissza küldözgetését.
- Számlázás és fizetések: ossza meg a számlákat, kövesse nyomon a fizetési státuszt, vagy integrálja a fizetési átjárókat.
A kiváló ügyfélportált jellemző funkciók
Az ügyfelek 88%-a azt állítja, hogy jó ügyfélszolgálat esetén nagyobb valószínűséggel vásárolnak újra egy márkától.
Az ügyfélszolgálati portálod lehet a legnagyobb megkülönböztető tényező ebben a tekintetben.
A kommunikációtól a dokumentációig minden központosított és átlátható, így csapata kevesebb időt pazarol az adminisztrációra. Ügyfelei magabiztosnak és gondoskodásnak érezhetik magukat. Ha megkérdezné ügyfeleit, bevallanák, hogy van valami varázslatos egy zökkenőmentes, márkás önkiszolgáló ügyfélportálban, amely azt sugallja: „Mi gondoskodunk mindenről. ”
A kiváló portálokat a következő tulajdonságok különböztetik meg:
- Egyedi márkajelzés: Adja hozzá logóját, színeit és betűtípusait, hogy olyan ismerős teret hozzon létre, amely márkájának kiterjesztéseként érzékelhető.
- Felhasználói jogosultságok: biztosítson az ügyfeleknek csak a szükséges hozzáférést – se többet, se kevesebbet.
- Mobil hozzáférhetőség: A fogyasztók körülbelül 80%-a szerint a sebesség, a kényelem, a hozzáértő segítség és a barátságos szolgáltatás a legfontosabb tényezők a pozitív ügyfélélmény szempontjából. A mobiltelefonon elérhető ügyfélportál mindegyiket megkönnyíti. Gondoskodjon arról, hogy az ügyfelek útközben is kapcsolatba lépjenek az ügyfélszolgálattal, ellenőrizzék a frissítéseket vagy feltölthessenek fájlokat.
- Értesítések és riasztások: tartsa mindenki naprakészen az automatikus emlékeztetőkkel, állapotváltozásokkal és új feltöltésekkel.
- Verziókezelés: Nincs többé zavar a „Final_v3_revised. pdf” fájlokkal kapcsolatban. A verziókezelésnek köszönhetően ügyfelei mindig a legfrissebb, legtisztább verzióhoz férhetnek hozzá.
- Audit nyomvonalak: Nézze meg, ki, mikor és mire fér hozzá, hogy minden fél számára átlátható legyen a folyamat.
👀 Tudta-e? Az ügyfélportál fogalma, ahogyan ma ismerjük, mély gyökerekkel rendelkezik a jogi ágazatban. Az ügyvédi irodák voltak az elsők, akik biztonságos, szervezett és átlátható módot igényeltek a bizalmas dokumentumok megosztására és az ügyek állásának ügyfelekkel való kommunikálására – olyan igényeket, amelyeket a hagyományos e-mail vagy papír alapú rendszerek nem tudtak megfelelően kielégíteni.
Ez az igény vezetett a korai ügyfélportálok létrehozásához, amelyek biztonságos digitális tereket biztosítottak a dokumentumok cseréjéhez, az ügyek frissítéséhez és a hatékonyabb kommunikációhoz. Segítettek a jogi etikai követelményeknek megfelelő szigorú titoktartás fenntartásában.
A legjobb ügyfélportálok példái
Most pedig térjünk rá a lényegre: a valódi ügyfélportál-szoftverekre, amelyek életre keltik ezeket az önkiszolgáló portálfunkciókat. Az all-in-one munkaközpontoktól az ultra-specializált ügyfélkezelő eszközökig – íme, hogyan működnek a legkiválóbb ügyfél-önkiszolgáló portálok a gyakorlatban.
Hogyan értékeljük a szoftvereket a ClickUp-nál?
Szerkesztői csapatunk átlátható, kutatásokon alapuló és gyártóktól független folyamatot követ, így biztos lehet benne, hogy ajánlásaink a termékek valós értékén alapulnak.
Itt található egy részletes összefoglaló arról, hogyan értékeljük a szoftvereket a ClickUp-nál.
1. ClickUp – az ügyfélkezeléshez szükséges minden funkciót tartalmazó alkalmazás
Ha olyan ügyfélportált keres, amely nem csak a feladatlistákat jeleníti meg, akkor a ClickUp , a munka mindenre kiterjedő alkalmazása, a legjobb megoldás az Ön számára. Ez nem csak egy ügyfélprojekt-kezelő alkalmazás, hanem egy ügyfélportál és egy all-in-one munkaközpont is, amely a feladatkövetést, a dokumentummegosztást, a valós idejű csevegést, az automatizálást és az ügyfélkommunikációt egy elegáns felületen egyesíti.
Mi teszi a ClickUp-ot kiemelkedővé? Páratlan rugalmassága. Minden munkaterületet az ügyfelek egyedi igényeihez és a csapat munkastílusához igazíthat. Akár kreatív jóváhagyásokat nyomon követő branding ügynökség, új ügyfeleket bevonó SaaS-csapat vagy biztonságos fájlokat megosztó ügyvédi iroda, a ClickUp alkalmazkodik a munkafolyamatához.
Az ügyfeleknek részletes jogosultságokkal rendelkező vendéghozzáférést biztosíthat. A megosztott ClickUp nézetek, mint például a listák, táblák és dokumentumok, valós idejű ügyfél-együttműködést tesznek lehetővé, míg az egyedi ClickUp irányítópultok a KPI-ket és az előrehaladást vizuális, ügyfélbarát formátumban jelenítik meg.
A ClickUp segítségével egy lépéssel előrébb jutottunk, és olyan irányítópultokat hoztunk létre, ahol ügyfeleink valós időben hozzáférhetnek és figyelemmel kísérhetik a teljesítményt, a kihasználtságot és a projekteket. Ez lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy kapcsolatban maradjanak csapataikkal, különösen akkor, ha azok különböző országokban, sőt néha különböző kontinenseken találhatók.
A ClickUp segítségével egy lépéssel előrébb jutottunk, és olyan irányítópultokat hoztunk létre, ahol ügyfeleink valós időben hozzáférhetnek és figyelemmel kísérhetik a teljesítményt, a kihasználtságot és a projekteket. Ez lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy kapcsolatban maradjanak csapataikkal, különösen akkor, ha azok különböző országokban, sőt néha különböző kontinenseken találhatók.
Be kell gyűjtenie véleményeket vagy jóváhagyásokat? A ClickUp Forms a válaszokat közvetlenül végrehajtható feladatokká alakítja, határidőkkel, felelősökkel és automatizálásokkal kiegészítve, hogy a dolgok haladjanak.
A ClickUp Docs segítségével kifinomult ügyfél-wikiket, bevezető útmutatókat vagy projektütemterveket készíthet, amelyeket közvetlenül összekapcsolhat a feladatokkal és a mérföldkövekkel.
A beágyazott megjegyzések biztosítják, hogy a kontextus sértetlen maradjon, a beépített ClickUp Chat vagy e-mail integrációk pedig biztosítják a zökkenőmentes ügyfélkommunikációt.
Ügynökségek, tanácsadók vagy szabadúszók számára, akik több ügyféllel is foglalkoznak, a ClickUp projekt hierarchiája segít elkülöníteni a munkameneteket, miközben megőrzi a következetes struktúrát.
Adja hozzá a ClickUp Brain-t az AI-alapú összefoglalók, összefoglalók vagy következő lépésekhez, és ügyfélportálja zökkenőmentes, márkás élménnyé válik, amelyet ügyfelei imádni fognak.
Ismétlődő frissítéseket vagy állapotváltozásokat kell automatizálnia? A kódolás nélküli ClickUp Automations segítségével egyedi szabályokat állíthat be, amelyek automatikusan végrehajtják a feladatokat, így órákat takaríthat meg a projektkoordinációban.
Gondoljon az automatikus nyomon követésre, a feladatok befejezésekor bekövetkező állapotváltozásokra vagy a tulajdonosok kijelölésére az űrlapok benyújtásakor.
Ha sok ügyfelet kezel, a ClickUp könnyű CRM-ként is működik. Robusztus egyéni mezői segítségével az összes ügyféladat – hívások, teljesítések, megújítási dátumok – egy egységes helyen központosítható.
📮ClickUp Insight: A munkavállalók 30%-a úgy véli, hogy az automatizálás hetente 1–2 órányi időt takaríthat meg nekik, míg 19% szerint 3–5 órányi időt szabadíthat fel mély, koncentrált munkára.
Még ezek a kis időmegtakarítások is összeadódnak: csupán két óra heti időmegtakarítás több mint 100 óra éves időmegtakarítást jelent, amelyet kreativitásra, stratégiai gondolkodásra vagy személyes fejlődésre fordíthat. 💯
A ClickUp AI Agents és ClickUp Brain segítségével automatizálhatja a munkafolyamatokat, generálhat projektfrissítéseket, és átalakíthatja a találkozói jegyzeteket megvalósítható következő lépésekké – mindezt ugyanazon a platformon belül. Nincs szükség további eszközökre vagy integrációkra – a ClickUp egy helyen biztosít mindent, amire szüksége van a munkanapjának automatizálásához és optimalizálásához.
💫 Valós eredmények: A RevPartners 50%-kal csökkentette SaaS-költségeit azáltal, hogy három eszközt egyesített a ClickUp-ba, így egy egységes platformot kapott, amely több funkcióval, szorosabb együttműködéssel és egyetlen, könnyebben kezelhető és skálázható információforrással rendelkezik.
📖 Olvassa el még: Hogyan hozhatunk létre ügyfél-dashboardot (+ példák) | ClickUp
2. Notion – vizuális wiki portál kreatív együttműködéshez
A Notion tökéletes megoldás tervezőstúdiók, tartalomcsapatok és egyéni alkotók számára, mivel segítségével lenyűgözően egyszerű ügyfélportálokat hozhat létre, amelyek digitális hangulat táblákhoz hasonlítanak és munkafolyamat-központként működnek. Akár a haladást szeretné megosztani, kreatív visszajelzéseket szeretne rendszerezni, vagy fontos linkeket szeretne megosztani, a Notion intuitív módon teszi mindezt lehetővé.
A drag-and-drop felületének köszönhetően bárki megtervezhet egy portált – kódolás és bonyodalmak nélkül. Szüksége van tartalomnaptárra, revíziókövetőre és erőforrás-könyvtárra? Ezeket mind egy oldalon létrehozhatja a moduláris, blokk alapú felépítésnek köszönhetően, testreszabhatja a jogosultságokat, és egy egyszerű linkkel meghívhatja ügyfeleit. Nem kell regisztrálniuk, és nincs tanulási görbe.
A Notion ügyfélportál eszköz legfontosabb jellemzői:
- Ossza meg az oldalakat kapcsoló listákkal, Kanban táblákkal és adatbázisokkal.
- Beágyazhatja a Google Docs, Loom videókat, Figma fájlokat és még sok mást a teljes kontextus érdekében.
- Állítson be jogosultságokat, hogy szabályozza, mit láthatnak az egyes ügyfelek.
- Használjon kész ügyfélportál-sablonokat az onboarding folyamatok, visszajelzési űrlapok és erőforrás-központok tervezéséhez.
- Valós időben együttműködhet megjegyzésekkel és említésekkel
A Notion ideális, ha a funkcionalitást és az esztétikát szeretné ötvözni, és ügyfelei is mindkettőt elvárják.
🧠 Érdekes tény: A személyre szabás a pszichológián alapuló hatékony meggyőzési eszköz. Dr. Robert Cialdini ikonikus könyvében , az Influence: The Psychology of Persuasion ( Befolyás: A meggyőzés pszichológiája) című műben olyan elveket vázol fel , mint a szimpátia, az elkötelezettség és a viszonosság – amelyek mindegyike aktiválódik, ha az ügyfél úgy érzi, hogy a portál az ő igényeire van szabva. Amikor az ügyfelek látják a nevüket, logójukat vagy munkafolyamatukat egy térben, az tulajdonosi érzést és elkötelezettséget vált ki belőlük. Ez az érzelmi kapcsolat simábbá teszi az együttműködést, gyorsabbá a visszajelzéseket és erősebbé az ügyfélhűséget.
3. HoneyBook – CRM és ügyfélportál egyben
A Honeybook egyéni vállalkozók, kreatív szakemberek és szolgáltatók, például rendezvénytervezők, fotósok, életmód-tanácsadók és tervezők számára készült, és felhasználóbarát, intuitív navigációjú ügyfélportálokat kínál. A platform CRM-et, projektkövetést, számlázást, ajánlatokat és akár ütemezést is egyesít egy olyan rendszerben, amely kevésbé hasonlít szoftverre, inkább egy concierge-szolgáltatásra.
Az ügyfelek kifinomult linkeket kapnak, ahol megtekinthetik a szerződéseket, aláírhatják azokat, válaszolhatnak kérdőívekre, és akár befizetéseket is kezdeményezhetnek – számla nélkül. Ön teljes áttekintést kap arról, hogy mit tekintettek meg vagy írtak alá, valamint automatizált munkafolyamatokat, amelyek elősegítik az ügyfél előrehaladását.
A HoneyBook a kommunikációt is egyszerűsíti. Márkás sablonokat hozhat létre, automatikus emlékeztetőket küldhet, és mindent kezelhet a telefonjáról.
A Honeybook ügyfélportál-alkalmazás legfontosabb jellemzői:
- Készítsen márkás portálokat ajánlatokkal, számlákkal és szerződésekkel
- Automatizálja a nyomon követést, az ügyfelek bevonásával kapcsolatos feladatokat és az emlékeztetőket.
- Hívások ütemezése, fizetések beszedése és potenciális ügyfelek zökkenőmentes rögzítése
- Használja újra a sablonokat, hogy időt takarítson meg és biztosítsa a következetességet.
- Kezelje ügyfelei áramlását mobil eszközön vagy asztali számítógépen, egyszerűen.
💡 Profi tipp: Készítsen sablont az onboarding folyamatához, hogy minden ügyfél ugyanazt a kiváló minőségű élményt kapja. A ClickUpban teljes feladatlistákat, ütemterveket, dokumentumokat és űrlapokat menthet újrafelhasználható sablonként. Ez biztosítja a következetességet, megtakarítja a beállítási időt és segít az új csapattagoknak a gyors beilleszkedésben.
Az ügyfelek is kifinomult, zökkenőmentes fogadtatásban részesülnek a szétszórt ellenőrzőlisták helyett. Tekintse ezt a skálázható szolgáltatásnyújtás elengedhetetlen eszközének.
4. SuiteDash – teljes körű szolgáltatást nyújtó ügyfélportál-platform
A SuiteDash olyan szolgáltató vállalkozások számára készült, mint ügynökségek, tanácsadók, ügyvédi irodák és közepes méretű cégek, amelyek teljes ellenőrzést akarnak az ügyfélút minden szakaszában – a bejelentkezéstől a számlázásig és az LMS-ig.
Hozzon létre márkás irányítópultokat, egyedi folyamatokat, zárt tartalmakat, belső csevegést, elektronikus aláírásokat, automatizált ügyfél-bevonási folyamatokat és még sok mást egyetlen ügyfélkezelő eszközben.
És ez nem csak egy projektmenedzsment eszköz az ügyfélportáljához. Ezt az üzleti szolgáltatási központot tudásbázis-szoftverként, tanfolyamszolgáltató platformként, CRM-ként és számlázási rendszerként is használhatja. Akár ügyfél- vagy csapatspecifikus modulokat is beállíthat. Ez egy olyan ügyfélszolgálati eszköz, amely teljes szabadságot biztosít a tapasztalt felhasználóknak, de a megfelelő működéshez előzetes beállításokra van szükség.
A Suitedash legfontosabb funkciói az ügyfelek támogatásához:
- Tervezzen teljesen márkás irányítópultokat, és korlátozza a hozzáférést szükség szerint.
- Építsen ki folyamatokat és kövesse nyomon az ügyfelekkel való ügyleteket a beépített CRM segítségével.
- Kezelje az e-aláírásokat, a számlázást, az ajánlatokat és az ügyfélfeladatokat
- Indítson tanfolyamokat vagy bevezető képzéseket a beépített LMS segítségével.
- Biztonságos üzenetek küldése és személyre szabott bejelentkezési élmény létrehozása
A SuiteDash a legjobb megoldás a bővülő csapatok és a tapasztalt felhasználók számára, akik teljes körű, márkás portálélményt szeretnének az ügyfelek nagyobb elégedettségének érdekében.
5. Ügyfélportál – egyszerű, WordPress-alapú portál
Már üzemeltet WordPress-oldalt, és valami karbantartást nem igénylő, mégis professzionális megoldást keres? A Client Portal egy intelligens, könnyű plugin, amely webhelyét biztonságos ügyfélzónává alakítja. Freelancerek, kis ügynökségek és tervezők számára készült, akik teljes ellenőrzést szeretnének, anélkül, hogy az all-in-one eszközök mindenféle extrájával kellene foglalkozniuk.
Mi a vonzereje? Nem kell megtanítania ügyfeleinek, hogyan kell használni. Csak küldje el nekik a privát linket. Egy tiszta, egyedi márkajelzéssel ellátott oldalra kerülnek, ahol megtekinthetik a teljesítményeket, nyomon követhetik az előrehaladást és letölthetik a fájlokat. Ön dönti el, mit láthatnak és mikor – és mivel ez egy önállóan üzemeltetett oldal, teljes mértékben Ön irányítja az adatait és a tervezést.
A beállítás egyszerű, és csak egyszer kell fizetnie. Nem talál mélyreható automatizálásokat vagy élő csevegést, de ez a lényeg – úgy tervezték, hogy minimális maradjon. Azok számára, akik máris imádják a WordPress-t, ez a tökéletes portál-kiegészítő.
A WordPress-alapú ügyfélportál legfontosabb jellemzői:
- Könnyen telepíthető a meglévő WordPress webhelyére.
- Testreszabhatja és márkázhatja az egyes ügyfélközpontokat.
- Állítsa be a fájlok láthatóságára és frissítésére vonatkozó hozzáférési jogosultságokat.
- Egyszeri fizetéssel elkerülheti a havi SaaS-költségeket
- Tartsa egyszerűnek, biztonságosnak és ellenőrzése alatt a rendszerét!
Ez az eszköz kiválóan alkalmas WordPress-alapú csapatok számára, akik egyszerűséget, ellenőrzést és előfizetés nélküli beállítást szeretnének.
Most, hogy már rendelkezik az eszközökkel, nézzük meg, hogyan lehet olyan ügyfélportált létrehozni, amely ügyfeleit elégedetté teszi, és vállalkozását virágzóvá.
Hogyan építsünk ügyfélportált lépésről lépésre
Egy ügyfélportál létrehozása technológiaigényes projektnek tűnhet, de olyan eszközökkel, mint a ClickUp, meglepően egyszerű. A kulcs az, hogy tudd, mit szeretnél elérni a portállal, és a megfelelő építőelemeket használd ennek a víziónak a megvalósításához.
1. lépés: Először tisztázza a felhasználási esetet
Új ügyfeleket vesz fel? Élő projektfrissítéseket oszt meg? Szolgáltatási kéréseket követ nyomon? Minél világosabbak az igényei, annál könnyebb lesz olyan portált tervezni, amely valóban megoldja a legnagyobb problémáit.
Gondoljon arra, hogy ügyfelei mivel küszködnek a leginkább. A határidők betartásával? A tervek jóváhagyásával? A visszajelzések időben történő elküldésével? Válaszai meghatározzák, hogyan fogja felépíteni a portált.
2. lépés: Válassza ki a megfelelő platformot
Egy kiváló portál nem csak a belső csapat számára működik jól, hanem az ügyfelek számára is intuitív. Minden kattintásnak a tisztánlátáshoz kell vezetnie, nem pedig a zavarodottsághoz. Törekedjen tiszta elrendezésre, egyértelmű feliratokra és a megfelelő hozzáférési szintre, hogy az ügyfelek felhatalmazva érezzék magukat, ne pedig túlterhelve.
Rendkívül fontos, hogy olyan platformot válasszon, amely megfelel csapata igényeinek és az ügyfelek elvárásainak. Ha vállalkozása sok mozgó elemmel – projektek, dokumentumok, jóváhagyások, visszajelzések – kell megbirkóznia, akkor egy robusztus, mindent magában foglaló platform, mint például a ClickUp, ideális megoldás.
A ClickUp projektmenedzsment eszköz segítségével egy egységes felületen térképezheti fel a feladatokat, az ütemterveket, a dokumentumokat és az ügyfelek munkafolyamatait, csökkentve ezzel a kontextusváltás okozta káoszt és növelve a láthatóságot. A magas szintű ütemtervektől a napi teendőkig, a csapatok teljes ellenőrzést kapnak az ügyfelek munkájának tervezése, nyomon követése és teljesítése felett.
Stefani DiGiovanni, a Micro rendszerszakértője így nyilatkozik:
A ClickUp-ot akkor találtam meg, amikor ügyfélportált kerestem, és nem is sejtettem, hogy ez lesz a virtuális irodánk, mert ennél sokkal többet tud. Több más szoftvert és költséget váltott ki, és testreszabható a csapatunk minden egyes folyamatának típusához. Személyesen és szakmailag is használom, és másokat is segítek benne. ClickUp for Life!
A ClickUp-ot akkor találtam meg, amikor ügyfélportált kerestem, és nem is sejtettem, hogy ez lesz a virtuális irodánk, mert ennél sokkal többet tud. Több más szoftvert és költséget váltott ki, és testreszabható a csapatunk minden egyes folyamatának típusához. Személyesen és szakmailag is használom, és másokat is segítek benne. ClickUp for Life!
Ez az első kézből származó tapasztalat összefoglalja, miért fontos a megfelelő eszköz. A legjobb ügyfélportál-platformok zökkenőmentesebb együttműködést és nagyobb ügyfélelégedettséget tesznek lehetővé.
📮 ClickUp Insight: Az átlagos szakember naponta több mint 30 percet tölt munkával kapcsolatos információk keresésével – ez évente több mint 120 óra, amelyet e-mailek, Slack-szálak és szétszórt fájlok átkutatásával veszteget el. A munkaterületébe beépített intelligens AI-asszisztens megváltoztathatja ezt. Ismerje meg a ClickUp Brain-t. Azonnali betekintést és válaszokat nyújt azáltal, hogy másodpercek alatt előkeresi a megfelelő dokumentumokat, beszélgetéseket és feladatokat – így abbahagyhatja a keresést, és elkezdheti a munkát.
💫 Valós eredmények: A QubicaAMF-hez hasonló csapatok a ClickUp használatával hetente több mint 5 órát spóroltak meg – ez évente több mint 250 óra fejenként –, mivel megszüntették az elavult tudásmenedzsment-folyamatokat. Képzelje el, mit tudna létrehozni a csapata egy extra hétnyi termelékenységgel minden negyedévben!
3. lépés: Készítse el a portálját
Így kezdheti el az ügyfélportál felépítését a ClickUp-ban:
- Hozzon létre egy külön mappát minden ügyfél számára, hogy a projekteket, ütemterveket és aktív teljesítéseket egy központi helyen tárolhassa.
- Szervezze meg a munkafolyamatokat listák segítségével, amelyek a munkát különálló fázisokra, szolgáltatásokra vagy feladatkategóriákra bontják, így könnyebb nyomon követni az előrehaladást.
- Használja a ClickUp Docs szolgáltatást szerződések, briefek, értekezletek jegyzetének és onboarding csomagok tárolására – mindez valós időben elérhető.
- Rendeljen ClickUp feladatokat prioritásokkal , határidőkkel, felelősökkel és egyéni mezőkkel, hogy nyomon követhesse az olyan konkrét részleteket, mint a projekt állapota, a számlázási státusz vagy a jóváhagyási szint.
- A ClickUp Dashboards segítségével láthatóvá teheti a projekt állapotát kártyák és diagramok hozzáadásával, amelyek bemutatják a feladatok állapotát, a munkaterhelést, az ügyfelek SLA-jait és a közelgő határidőket, így mind a csapata, mind az ügyfelek valós időben láthatják a folyamatot.
- Gyűjtse össze a visszajelzéseket a ClickUp Forms segítségével, amely automatikusan átalakítja a beküldött adatokat (például támogatási jegyeket, eszközigényeket vagy visszajelzéseket) végrehajtható feladatokká.
- Automatizálja a rutinfrissítéseket a ClickUp Automations segítségével —állapotváltozások kiváltása, emlékeztetők küldése vagy feladatok automatikus hozzárendelése a határidők vagy az űrlapválaszok alapján.
Ezek az építőelemek együttesen a ClickUp munkaterületét egy jól működő, ügyfélorientált portállá alakítják, amely ugyanolyan stratégiai jelentőségű, mint egyszerű.
Davide Mameli, az ICM. S (az Accenture része) üzleti egység vezetője egyetért ezzel:
Az ügyfelek létrehozhatnak projektekhez kapcsolódó jegyeket, és csapatunk vezetői gyorsan reagálhatnak és delegálhatják a feladatokat. Ez rengeteg időt takarít meg az e-mailek oda-vissza küldözgetésével, és jobb ügyfélélményt biztosít. Az ügyfelek bevonása a ClickUp-ba egyszerű, mert az eszköz nagyon felhasználóbarát.
Az ügyfelek létrehozhatnak projektekhez kapcsolódó jegyeket, és csapatunk vezetői gyorsan reagálhatnak és delegálhatják a feladatokat. Ez rengeteg időt takarít meg az e-mailek oda-vissza küldözgetésével, és jobb ügyfélélményt biztosít. Az ügyfelek bevonása a ClickUp-ba egyszerű, mert az eszköz nagyon felhasználóbarát.
4. lépés: Használjon sablonokat a gyors beállításhoz
Ne kezdje el minden alkalommal a nulláról, amikor új ügyfelet szeretne bevonni, projektet indítani vagy frissítést küldeni.
A ClickUp ügyfél-bevezetési sablon kész munkafolyamatot kínál az új ügyfelek útjának lépésről lépésre történő feltérképezéséhez. Akár a teljesítendő feladatokat határozza meg, akár ütemtervet készít, akár feladatokat oszt ki, a sablon biztosítja a következetességet és órákat takarít meg az ismétlődő beállításokkal.
Használja ezt a sablont a következőkre:
- Tervezze meg az onboarding folyamatot egyedi feladatlistákkal
- Rendeljen felelősségeket és határidőket a belső csapatának
- Ágyazza be az ügyfelek dokumentumait, szerződéseit és üdvözlő anyagait a feladatokba.
- Hozzon létre űrlapokat, hogy egy helyen gyűjthesse az ügyféladatokat vagy visszajelzéseket.
- Testreszabhatja az állapotokat és a nézeteket, hogy azok tükrözzék az Ön egyedi ügyfél-munkafolyamatát.
- Kövesse nyomon az előrehaladást, és központosítsa az ügyfélkommunikációt megjegyzések és címkék segítségével.
Ismétlődő projektek vagy állandó ügyfelek esetében ez a megközelítés forradalmi változást jelent!
5. lépés: Központosítsa az ügyféladatokat egy CRM segítségével
Az ügyfélszolgálati vezetők 70%-a egyetlen megbízható forrásra támaszkodik a vállalatán belül.
Mielőtt ügyfeleket hívna meg portáljára, fontos, hogy minden, ami az ügyfelek kiszolgálásához szükséges, központi helyen legyen tárolva és könnyen hozzáférhető legyen. Ide tartoznak a kapcsolattartók, a szolgáltatási nyilvántartások, az onboarding folyamat állapota és az üzletkötések ütemterve.
A ClickUp CRM ezt megkönnyíti azáltal, hogy testreszabható folyamatokat, profilnézeteket és integrációt kínál a munkaterületén.
Használja a következőkre:
- Összegyűjtse az ügyfelek adatait, megjegyzéseit és kommunikációját egy helyen
- Kövesse nyomon az új ügyfelek bevonását, a teljesítéseket és a megújításokat a projektfeladatok mellett.
- Kössön CRM-elemeket közvetlenül dokumentumokhoz, megjegyzésekhez és munkafolyamatokhoz
- Rendeljen fiók tulajdonosokat és szakaszokat minden ügyfélhez
- Szüntesse meg a külső CRM-eszközök szükségességét, miközben teljes ellenőrzést szerez.
Akár öt, akár ötven ügyfelet kezel, a ClickUp CRM segít Önnek a koordinációban és a szolgáltatások készenlétében.
6. lépés: Ossza meg a hozzáférést és irányítsa az ügyfeleket
Még a legjobban felépített portál is kudarcot vallhat, ha az ügyfelek nem tudják, hogyan kell használni. Miután a portál elindult, hívja meg őket vendég hozzáféréssel, és mutassa meg nekik az alapvető funkciókat.
Hol ellenőrizhetik a frissítéseket? Hová töltsék fel a dokumentumokat vagy hagyjanak visszajelzést? Egy egyszerű ClickUp Clip a képernyőn rögzített bemutatóval vagy egy gyors üdvözlő útmutatóval az első alkalommal használók magabiztos együttműködőkké válhatnak.
A cél az, hogy minden interakció zökkenőmentes legyen, így az ügyfelek az első naptól kezdve elkötelezettek és lenyűgözöttek maradjanak.
ClickUp: ahol az ügyfelek bajnokokká válnak
Ha az ügyfélkapcsolatok zökkenőmentesek, minden más is gyorsabban halad: a határidők, a visszajelzések, sőt még a fizetések is. És pontosan ezt biztosítja egy jól felépített ügyfélportál.
Az ügyfélportálok az egyetlen irányítópulton történő ütemtervek bemutatásától az ügyfeleknek szánt dokumentumok, űrlapok és üzenetek egyetlen munkaterületen történő szervezéséig mindenben segítenek az együttműködés egyszerűsítésében. Az olyan alkalmazások, mint a ClickUp, többet nyújtanak, mint egyszerű „projektmenedzsment eszközök ügyfelek számára”. Teljes körű élményközpontot biztosítanak, amelyet ügyfelei valóban szívesen használnak – a közvetlen támogatástól az önkiszolgáló lehetőségekig.
Ha elege van a szétszórt szálakból és az elmulasztott visszajelzésekből az online fórumokon, itt az ideje, hogy mindent egy helyre összegyűjtsön.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra, és kezdjen el olyan ügyfélportálokat építeni, amelyek ugyanolyan keményen dolgoznak, mint Ön.