Az ügyfelek nem kérnek sokat: csak egyértelműséget, friss információkat, könnyű hozzáférést az adatokhoz és egy módot, hogy szükség esetén elérjék Önt. De ezek az egyszerű igények gyakran állandó e-mailek, szétszórt fájlok és körbe-körbe forgó állapotmegbeszélések formájában jelennek meg, ami mindkét fél számára frusztrációt okoz.
A jól felépített ügyfélportál mindent egy helyen összpontosít, így az ügyfelek mindig tudják, hol találnak frissítéseket, dokumentumokat és kommunikációt.
Ebben a blogbejegyzésben megvizsgáljuk, hogyan hozhat létre ügyfélportált a ClickUp-ban, a munkához szükséges mindenre kiterjedő alkalmazásban! PS: Megnézünk néhány használatra kész sablont, hogy azonnal elindulhasson. 💁
⏰ 60 másodperces összefoglaló
Kövesse az alábbi lépéseket az ügyfélportálok létrehozásához a ClickUp segítségével:
1. lépés: Hozzon létre egy dedikált ügyfélteret digitális formában
2. lépés: Központosítsa az ügyféladatokat a ClickUp Docs segítségével
3. lépés: Ügyfélfeladatok és projektek szervezése
4. lépés: Javítsa az ügyfelekkel való kommunikációt a ClickUp Chat segítségével
5. lépés: Készítsen ügyfél-dashboardot a valós idejű adatok tanulmányozásához a ClickUp Dashboards segítségével.
6. lépés: Automatizálja az ismétlődő munkafolyamatokat a ClickUp Automations segítségével
7. lépés: Integráljon külső alkalmazásokat a ClickUp Integrations segítségével a jobb funkcionalitás érdekében.
Mi az ügyfélportál?
Az ügyfélportál egy biztonságos, központi hely , ahol a szervezetek és az ügyfelek együttműködhetnek, dokumentumokhoz férhetnek hozzá, nyomon követhetik a projekt előrehaladását és hatékonyan kommunikálhatnak.
A rendszerezett ügyfélportálok elkerülik a szétszórt e-maileket és megakadályozzák a félreértéseket, a ClickUp pedig megkönnyíti a munkafolyamatához illeszkedő portálok létrehozását.
Nem kell többé attól tartania, hogy az érzékeny információk rossz kezekbe kerülnek. A ClickUp testreszabható jogosultságainak köszönhetően pontosan eldöntheti, hogy az ügyfelek mit láthatnak és mihez férhetnek hozzá, így minden átlátható marad, anélkül, hogy túl sok információt osztana meg.
A feladatkövetéstől az automatikus frissítésekig a platform testreszabható lehetőségeket kínál több ügyfél kezeléséhez.
💡 Profi tipp: Az ügyfélportál bevezetése kihívásokkal járhat, például alacsony ügyfél-elfogadottsággal. Ennek leküzdése érdekében kommunikálja a portál előnyeit, kínáljon ösztönzőket a korai felhasználóknak, és biztosítson alapos képzést, hogy az ügyfelek kényelmesen és aktívan használják az új rendszert.
Ki használja az ügyfélportált?
Ügynökségek, tanácsadók, szabadúszók, ügyvédi irodák és pénzügyi szolgáltatók ügyfélportálokat használnak az információk megosztására, anélkül, hogy végtelen e-mailek küldözgetésére lenne szükség.
Íme néhány szakma, amely ilyen portálokat használ az ügyfélprojektek jobb kezelése érdekében: ⚒️
- Marketing- és kreatív ügynökségek: Ossza meg a projektfrissítéseket, a tervezési eszközöket és az ügyfelek visszajelzéseit egy szervezett helyen.
- Tanácsadók és coachok: Biztosítson ügyfeleinek strukturált terveket, a haladás nyomon követését és könnyű hozzáférést az erőforrásokhoz.
- Jogi és pénzügyi szakemberek: Ossza meg bizalmas dokumentumokat, ügyiratok és pénzügyi jelentéseket biztonságosan, miközben biztosítja a szabályoknak való megfelelést.
- Ügyfélszolgálati csapatok: kínáljanak ügyfeleiknek egy önkiszolgáló központot a gyakran ismételt kérdések, jegyek és valós idejű kommunikáció számára.
- IT- és SaaS-vállalatok: Egyszerűsítse az ügyfelek bevonását, a funkciók iránti igényeket és a folyamatos támogatást egyetlen portálon keresztül.
- Építőipari és ingatlanvállalatok: Nyújtson ügyfeleinek ingatlanokkal kapcsolatos friss információkat, szerződéseket és projekt ütemterveket egy strukturált környezetben.
Hogyan hozhat létre ügyfélportált a ClickUp-ban
A ClickUp CRM használatával ügyfélportál létrehozása bonyolultnak tűnhet, de valójában nagyon egyszerű. Akár egyszerű fájlmegosztási felületre van szüksége, akár teljesen interaktív központra feladatokkal, frissítésekkel és automatizálással, a platform lehetővé teszi, hogy olyan portált hozzon létre, amely Önnek és ügyfeleinek is megfelel.
Íme egy lépésről lépésre bemutatott útmutató egy hatékony portál létrehozásához. 👀
1. lépés: Hozzon létre egy dedikált ügyfélteret a ClickUp-ban
Hozzon létre egy dedikált ClickUp munkaterületet , hogy az összes ügyféllel kapcsolatos információt rendszerezve és hozzáférhetővé tegye.
Jelentkezzen be a ClickUpba, és hozzon létre egy új munkaterületet „Minta ügyfélportál” néven, amelyben minden ügyfélnek van egy mappája a meglévő munkaterületen belül.
Ezután néhány egyszerű lépésben importálhatja az ügyféladatokat vagy projekteket a ClickUp-ba .
Győződjön meg arról, hogy az adatok a ClickUp egyedi mezőihez vannak rendelve, így a projektinformációk rendezett formátumban jelennek meg és készen állnak a használatra.
Miután a projektadatok készen állnak a ClickUp-ban, Ön vagy ügyfelei használhatják az egyéni nézeteket, például a lista nézetet, hogy az információk könnyebben áttekinthetők legyenek.
Másrészt a ClickUp egyéni státuszai lehetővé teszik az ügyfélprojekt életciklusának jelölését, például „Függőben”, „Folyamatban”, „Felülvizsgálat” és „Befejezve”. Fontolja meg a jogosultságok beállítását a kezdetektől fogva, hogy ellenőrizhesse, mit láthatnak és szerkeszthetnek az ügyfelek. Ez biztosítja, hogy csak a releváns feladatokhoz és dokumentumokhoz férjenek hozzá.
🤝 Barátságos emlékeztető: Vezessen be kétfaktoros hitelesítést (2FA) és egyszeri bejelentkezést (SSO) az érzékeny információkhoz való biztonságos hozzáférés érdekében. Ez megerősíti az ügyfelek bizalmát az adatvédelem tekintetében.
2. lépés: Központosítsa az ügyfél dokumentációját
Minden ügyfélportálnak szüksége van egy strukturált tudásbázisra, ahol az ügyfelek hozzáférhetnek fontos forrásokhoz, például irányelvekhez és jelentésekhez. Adjon hozzá egy Doc View elemet a tetejére, az áttekintés mellé, és tárolja ott az összes fontos dokumentumot.
Egyszerűen használja a Slash parancsokat a Doc nézetben, hogy dokumentumokat hozzon létre vagy ágyazzon be a ClickUp Docs segítségével. Ez egy interaktív központként működik, ahol az ügyfélszerződéseket, ajánlatokat, GYIK-eket és irányelveket egy helyen tárolhatja. Emellett projektütemterveket vagy bevezető útmutatókat is készíthet, hogy könnyebben hivatkozhasson rájuk.
A multimédiás tartalmak és linkek beágyazásától a gazdag formázási lehetőségekig, valamint a releváns projektspecifikus feladatok hozzáadásáig a Docs központosítja az adatbázisát. Ezenkívül a Doc Relationships funkcióval összekapcsolhatja az ügyfelekkel kapcsolatos dokumentumokat a feladatok és projektek között a gyors navigáció érdekében.
3. lépés: Ügyfélfeladatok és projektek szervezése
Az ügyfelek munkájának kezelése gyorsan kaotikusvá válhat – különböző projektek, változó prioritások és végtelen feladatlista. Hozzon létre ClickUp feladatokat, hogy rugalmas struktúrát alakítson ki a belső feladatok, projektek és megbízások szervezéséhez.
Készítsen konkrét feladatokat a különböző ügyfélprojektekhez prioritási jelölésekkel, felelősökkel és feladatleírásokkal, hogy könnyen eloszthassa az erőforrásokat. Minden feladatnak vannak alfeladatai és ellenőrzőlistái is, amelyek segítenek a feladatot megvalósítható lépésekre bontani.
Például egy digitális ügynökség létrehozhat olyan feladatlistákat, mint a „Weboldal fejlesztése”, amelynek alfeladatai lehetnek a „Tervezés jóváhagyása”, „Tartalom feltöltése” és „Végső tesztelés”. Beállíthatja a feladatok egymástól való függőségét is a sorrendben történő végrehajtáshoz. Ezzel órákat takaríthat meg a késések és a megelőzhető szűk keresztmetszetek miatt a projekt munkafolyamatában.
💡 Profi tipp: A vállalat márka színeit építse be az ügyfélportálba a koherens márkaidentitás érdekében. Ezenkívül használjon nagy kontrasztot a szöveg és a háttér színei között az olvashatóság javítása érdekében. A háttérhez nyugtató színeket, például kék vagy zöld színeket használhat, hogy bizalomérzetet és professzionalizmust keltsen.
4. lépés: Javítsa az ügyfélkommunikációt
Egy kiváló portál megkönnyíti a kommunikációt. Használja a bal oldali sávon elérhető ClickUp Chat funkciót, hogy a beszélgetések zavartalanul folyhassanak, anélkül, hogy végtelen e-mail-váltásokban vesznének el.
Hozzon létre dedikált csatornákat a projektekhez, tegyen közzé gyors frissítéseket, folytasson valós idejű beszélgetéseket, és használja a szálakba rendezett megjegyzéseket, hogy minden a megfelelő feladathoz kapcsolódjon. A beépített értesítéseknek köszönhetően senki sem marad le semmiről. Egyszerű, zökkenőmentes és kevésbé kaotikus.
Íme néhány további módszer a ClickUp Chat használatára:
- Az AI által generált részletekkel alakítsa az üzeneteket végrehajtható feladatokká, hogy biztosítsa a felelősségre vonhatóságot.
- Kapcsolja össze a releváns feladatokat, a ClickUp Docs dokumentumokat vagy más forrásokat az egyszerű hozzáférés érdekében.
- Használja a Bejegyzések funkciót fontos bejelentések és mérföldkövek megosztására.
- Indítsa el a SyncUps alkalmazást közvetlenül a csevegésből a zökkenőmentes ügyfélmegbeszélések érdekében.
📖 Olvassa el még: A legjobb B2B CRM szoftver értékesítési csapatok számára
Szeretne jobban együttműködni ügyfeleivel? Használja a ClickUp Whiteboards szolgáltatást! Nézze meg, hogyan. 👇🏼
💡 Profi tipp: Adjon hozzá egy ClickUp űrlapnézetet az ügyfélportál jához , hogy a projektfelvételi folyamatok sokkal strukturáltabbak és könnyebben nyomon követhetők legyenek.
5. lépés: Készítsen ügyfél-dashboardot a valós idejű adatok tanulmányozásához
Az ügyfelek szeretik a világosságot.
Ha hozzáférést biztosít nekik egy személyre szabott ügyfél-dashboardhoz, akkor bármikor ellenőrizhetik a legfontosabb mutatókat – várakozás és e-mailek küldözgetése nélkül, csak a szükséges információkkal.
A ClickUp Dashboards segítségével ügyfelei első sorból követhetik nyomon projektjeiket. Hozzon létre egy egyedi felületet diagramokkal és igény szerinti mutatókkal, hogy ügyfelei bármikor ellenőrizhessék a frissítéseket. Válasszon több mint 50 egyedi widget közül, hogy megjeleníthesse a projekt befejezési százalékát és az aktív feladatok vagy határidők előrehaladásáról szóló jelentéseket.
Szeretné személyre szabottabbá tenni? Adja hozzá az ügyfelek logóját, módosítsa a színeket, és rendezze el a kártyákat úgy, ahogy az nekik a legmegfelelőbb. Hozzáadhat időkövető kártyákat is, hogy rögzítse a számlázható órákat, és pontosan megoszthassa az ügyfelekkel a munkaidő-nyilvántartást.
Például egy tanácsadó cég létrehozhat egy irányítópultot, amely egy helyen jeleníti meg a projekt mérföldköveit, az ügyfelek számláit és az elkötelezettség elemzését.
🤝 Barátságos emlékeztető: Használjon releváns képeket vagy ikonokat, hogy végigvezesse a felhasználókat a portálon, így ügyfélportálja projektmenedzsment szoftvere vizuálisan vonzó és funkcionális lesz.
6. lépés: Ismétlődő munkafolyamatok automatizálása a ClickUp Automations segítségével
Gondoljon csak bele, mennyi időt (és pénzt) pazarol el ugyanazok a feladatok ismételt elvégzésével – munkák kiosztásával, emlékeztető levelek küldésével és számlák utánajárásával. Ez gyorsan összeadódik. A megfelelő munkafolyamat bevezetésével mindezt automatizálhatja.
A ClickUp Automations segítségével automatizálhatja munkafolyamatait, beállíthat kiváltókat és műveleteket, valamint kezelheti az ismétlődő feladatokat, mint például az ügyfelek bevonása, a nyomon követés és a projektfrissítések küldése.
Például automatizálhatja az egész ügyfél-bevonási folyamatot. Amikor új ügyfél kerül a munkaterülethez, a ClickUp automatikusan létrehoz egy „Ügyfél-bevonás” listát, kiosztja a feladatokat a bevonási szakértőnek, meghatározza a határidőket és megváltoztatja a feladatok állapotát.
A ClickUp-ot akkor találtam meg, amikor ügyfélportált kerestem; nem is sejtettem, hogy ez lesz a virtuális irodánk, mert ennél sokkal többet tud. Több más szoftvert és költséget váltott ki, és minden csapatunk folyamatainak típusához testreszabható. Személyesen és szakmailag is használom, és másokat is segítek benne. ClickUp for Life!
A ClickUp-ot akkor találtam meg, amikor ügyfélportált kerestem; nem is sejtettem, hogy ez lesz a virtuális irodánk, mert ennél sokkal többet tud. Több más szoftvert és költséget váltott ki, és minden csapatunk folyamatainak típusához testreszabható. Személyesen és szakmailag is használom, és másokat is segítek benne. ClickUp for Life!
7. lépés: Integráljon külső alkalmazásokat a jobb funkcionalitás érdekében
A ClickUp harmadik féltől származó integrációi lehetővé teszik, hogy ügyfélportálját a gyakran használt eszközökkel összekapcsolja, így biztosítva a zökkenőmentesebb felhasználói élményt. Ezzel szinkronizálhatja ügyfelei kedvenc szoftvereit, miközben hangsúlyozza, hogy figyelembe veszi az ő preferenciáikat.
A ClickUp Integrations segítségével integrálhatja más eszközökkel, például:
- Google Drive és Dropbox: Biztonságos és problémamentes fájlmegosztást biztosíthat az egész szervezet számára a megosztott Google Drive mappák segítségével.
- Microsoft Teams: Értesítse ügyfeleit a projekt frissítéseiről a számukra legkényelmesebb kommunikációs platformon.
- CRM eszközök (HubSpot, Salesforce stb.): Szinkronizálja az ügyféladatokat a holisztikus ügyfélkapcsolat-kezelés érdekében.
- Google Naptár: Szinkronizálja a határidőket a Google Naptárral az automatizált ütemezés érdekében.
Például egy ügyvédi iroda integrálhatja a Google Drive-ot az ügyfélszerződések és beszélgetések tárolásához, és automatikusan összekapcsolhatja azokat a ClickUp megfelelő feladataival.
📮ClickUp Insight: A munkavállalók 92%-a következetlen módszerekkel követi nyomon a teendőket, ami elmulasztott döntésekhez és késedelmes végrehajtáshoz vezet.
Akár nyomonkövetési jegyzeteket küld, akár táblázatokat használ, a folyamat gyakran szétszórt és hatástalan. A ClickUp feladatkezelési megoldása biztosítja a beszélgetések zökkenőmentes átalakítását feladatokká, így csapata gyorsan tud cselekedni és összehangoltan tud működni.
Ügyfélportál-sablonok a ClickUp-ban
A ClickUp ügyfélportál-sablonjai egyszerűsítik az ügyfelekkel való kommunikációt és a projektmenedzsmentet. Ezek a testreszabható és felhasználóbarát sablonok központi helyet biztosítanak az ügyfelek számára, ahol hozzáférhetnek a projekt részleteihez, ütemterveihez és feladataikhoz.
Nézzünk meg néhányat, amelyet használhat. 📝
1. ClickUp gyorsindító ügyfélszolgálati sablon
A ClickUp Quick Start Client Services Template hatékonyan racionalizálja ügyfélkezelési folyamatait. Átfogó megközelítése az ügyfélfiókok kezeléséhez lehetővé teszi a kérések hatókörének meghatározását és a projekt előrehaladásának zökkenőmentes nyomon követését.
A sablon tartalmaz egy példaprojektet, amely gyakorlati útmutatást nyújt, hogy gyorsan megérthesse, hogyan alkalmazhatja az egyes funkciókat a valós életben.
Ráadásul a csapat wiki elősegíti a zökkenőmentes tudásmegosztást. Ez a felhasználóbarát sablon a kiváló eredményeket biztosító kulcsfontosságú elemekre összpontosít, és ideális az ügyfélszolgálat javításához, anélkül, hogy bonyolult beállításokkal kellene bajlódnia.
2. ClickUp CRM sablon
A ClickUp CRM sablon ( ) javítja az ügyfélkapcsolat-kezelést, szervezett módszert biztosítva a potenciális ügyfelek kezelésére és az ügyfélkapcsolatok ápolására.
Akár startup, akár már megalapozott vállalat, ez a sablon strukturált, mégis rugalmas módszert kínál az ügyfélkapcsolatok, az értékesítési folyamatok, a teljesített feladatok és a nyomon követések nyomon követésére, anélkül, hogy szétszórt táblázatokkal vagy egymástól független eszközökkel kellene bajlódnia.
Rendezze a potenciális és meglévő ügyfelek listáját, és kövesse nyomon kampányai indításának folyamatát rugalmas diagramnézetek segítségével. A CRM-sablon lehetővé teszi az ügyfélkapcsolatok nyomon követését olyan mutatók segítségével, mint az elégedettségi pontszámok, a megújított szerződések és a megoldott kérdések.
3. ClickUp ügyfélsiker-együttműködési sablon
A ClickUp ügyfélsiker-együttműködési sablon nyomon követi az ötletelés, a végrehajtás és a teljesítményértékelés útját az ügyfélmegtartási intézkedésekig.
Kártyákat és alfeladatokat adhat hozzá a feladatokhoz, hogy jegyzeteket készítsen az együttműködés különböző szakaszaiban, például a beilleszkedés, a havi ellenőrzések, a szerződés aláírása után stb.
Figyelje az ügyfélszerzés és -megtartás arányát , és tájékoztassa csapatait a fejlesztendő területekről, amikor konkrét ügyfelekkel foglalkoznak. Emellett űrlapokat is hozzáadhat az ügyféladatok gyűjtéséhez a projekt különböző fázisaiban, valamint útmutatókat készíthet a projekt jobb megértése érdekében.
⚙️ Bónusz: Hozzáférés további ügyfélkezelési sablonokhoz, hogy előnyt szerezzen a funkciókban gazdag ügyfélportál létrehozásában.
Az ügyfélportálok kezelésének bevált gyakorlata
A folyamatos optimalizálás mellett egy hatékony ügyfélportál digitális ügyfélkezelési stratégiákat és korlátlan testreszabási lehetőségeket is magában foglal.
Íme néhány bevált módszer egy hatékony ügyfélportál létrehozásához:
- Testreszabhatja a portált az ügyfelek igényeinek megfelelően: A műszerfalakat, a feladatnézeteket és a jogosultságokat az ügyfelek preferenciáihoz és az iparági követelményekhez igazíthatja, hogy javítsa az elkötelezettséget és a használhatóságot.
- Automatizálja a rutin ügyfélkapcsolatokat: Használja a ClickUp Automations szolgáltatást állapotfrissítések küldésére, feladatok kiosztására és emlékeztetők indítására, ezzel időt takarítva meg és biztosítva a gyors válaszadást.
- A portál teljesítményének és használatának figyelemmel kísérése: A ClickUp Dashboards segítségével nyomon követheti az ügyfelek tevékenységét, a feladatok teljesítési arányát és a visszajelzéseket, hogy felismerje a lehetséges akadályokat és javítsa a hatékonyságot.
- Biztosítson biztonságos hozzáférést és szerepkörökön alapuló jogosultságokat: Állítson be egyéni jogosultságokat az adatok láthatóságának szabályozásához, és csak a releváns fájlokhoz, projektekhez és kommunikációhoz biztosítson hozzáférést az ügyfeleknek.
- Rendszeresen frissítsen és végezzen felülvizsgálatokat: Tervezzen rendszeres ellenőrzéseket a munkafolyamatok finomítására, az erőforrások frissítésére és a portál funkcióinak fejlesztésére a felhasználói visszajelzések alapján.
- Egyszerűsítse a kommunikációt a ClickUp Chat segítségével: Központosítsa a megbeszéléseket azáltal, hogy az ügyfeleket megjelöli a feladatokhoz fűzött megjegyzésekben, és valós idejű csevegést használ, így csökken a szétszórt e-mailek száma.
⚙️ Bónusz: Fedezze fel néhány bevált titkot, amelyekkel könnyedén nyomon követheti ügyfeleit.
Nyissa meg a siker kapuját a ClickUp segítségével
A jól megtervezett ügyfélportál elősegíti az átláthatóságot és az ügyfelek jobb bevonását. Az olyan eszközök, mint a ClickUp, a munkához szükséges mindenre kiterjedő alkalmazás, végtelen rugalmasságot biztosítanak egy testreszabott, nagy teljesítményű központi hub létrehozásához számos ügyfél számára.
A funkciói, mint például a tudásmenedzsmenthez használt ClickUp Docs, a KPI-monitorozáshoz használt egyedi irányítópultok és a belső és külső kommunikációhoz használt csevegő, biztosítják, hogy minden a terv szerint haladjon.
Emellett előre elkészített sablonokat is kap, amelyekkel könnyedén ápolhatja ügyfélkapcsolatait.
Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra. ✅