Az ügyfelek kulcsfontosságúak vállalkozása sikeréhez.
Akár új még az ügyfélprojektek kezelésében, akár profi, tudja, hogy az ügyfelek kezelése bonyolult lehet. A projektek kezelése egy dolog, de az ügyfelek kezelése teljesen más tészta.
Nem csak a napi feladatokról, a negyedéves célokról és a kemény munkáról van szó. Most már a konfliktuskezelést, a diplomáciai kommunikációt és az elvárások kezelését is be kell vonnia a képletbe.
Egyes ügyfelek olyan határidőket szabnak, amelyek az Ön iparágában egyszerűen nem reálisak. Mások személyiségüknél fogva nehezebb velük kommunikálni. Ráadásul ott van még a profittermelés és a célok elérése miatti nyomás is.
Mindezeket figyelembe véve könnyű megérteni, miért nehéz az ügyfélprojektek kezelése. Szerencsére az ügyfélprojekt-menedzsment stratégiák elsajátítása megkönnyítheti a munkát és hatékonyabbá teheti Önt – különösen a megfelelő projektmenedzsment eszközzel.
Itt bemutatjuk, mit is jelent valójában az ügyfelek projektmenedzsmentje, és áttekintjük a négy fő szakaszt. Ezután megosztunk néhány legjobb projektcsapat-stratégiánkat az ügyfelei számára, hogy segítsünk Önnek bármilyen helyzetben eligazodni. 🙌
Mi az ügyfélprojekt-menedzsment?
Az ügyfélprojekt-menedzsment magában foglalja az ügyfelekkel való kommunikáció, az elvárások és a teljesítések kezelését, miközben felügyeli a belső munkát is, amely az ügyfél céljainak eléréséhez szükséges. A normál projektmenedzsmenttől abban különbözik, hogy a munka folyamatos visszajelzéseket igényel az ügyféltől, vagy kifejezetten az ügyfél számára készült teljesítéseket, nem pedig a saját vállalkozás számára.
A napi munkában van némi átfedés a normál projektmenedzsmenttel. A projektmenedzserek vagy a csapatvezetők ütemezik és osztják el a feladatokat, meghatározzák a teljesítendő feladatokat, és a kezdetektől a végéig megtervezik a projektet.
Az ügyfélprojektek esetében az a különbség, hogy ügyfélkommunikációs terveket is kell kidolgoznia, kezelnie kell a hatókör-kiterjesztéseket és ki kell építenie az ügyfélkapcsolatokat. Gondoljon rá úgy, mintha a belső csapatát és egy külső, érdekelt felekből álló csapatot is irányítana.
Az ügyfélkezelés egyik nagy különbsége a kommunikáció, és ez gyakran az a terület, ahol az ügyfélprojekt-menedzserek nehéz helyzetbe kerülnek. Az ügyfelek nem biztos, hogy olyan jól ismerik az iparágat, mint Ön, és nekik is megvannak a saját profitnyomásuk.
Előfordulhat, hogy olyan kéréseket támasztanak, amelyeknek a csapata nem tud eleget tenni. Máskor pedig nem túl kedvesen reagálnak a haladási jelentésekre, vagy megvalósíthatatlan változtatásokat követelnek. Az Ön feladata ügyfélprojekt-menedzserként, hogy technikákat alkalmazva kezelje az elvárásokat, irányítsa a beszélgetéseket és biztosítsa az ügyfelek sikerét.
Az ügyfélprojekt-menedzsment 4 szakasza
Ügyfélprojekt-menedzserként Ön mindent tud a projekt életciklusáról, amely általában négy fázisra oszlik: kezdeményezés, tervezés, végrehajtás és lezárás. Amit talán nem tud, az az, hogy ezeknek a fázisoknak mindegyike egyedi elemekkel rendelkezik, amikor ügyfélprojektekre alkalmazzák őket. Itt bemutatjuk az egyes fázisokat és azt, hogy mire kell figyelni.
1. Kezdeményezés
Ez a bevezetési szakasz, amelyben információkat gyűjt, és meghatározza a projekt és az ügyfél elvárásait. Ebben a szakaszban megtervezi a költségvetést, felvázolja a projekt ütemtervét, és meghatározza a teljesítendő feladatokat és a projekt részleteit. 🤔
Itt figyelembe veszi az ügyfél igényeit, adatokat gyűjt, és megteremti a sikeres projekt kereteit mind belsőleg, mind az ügyféllel kapcsolatban. Bár ez könnyűnek tűnhet, ebben a szakaszban kritikus fontosságú odafigyelni a részletekre.
Ennek oka, hogy könnyű elmulasztani olyan fontos információkat, amelyek később meghiúsíthatják a projektet. Előfordulhat, hogy az ügyfél nem tudja, hogyan kommunikálja, mit szeretne vagy mire van szüksége. Ha ezt nem tisztázza a projekt elején, később problémák adódhatnak az elvárások és a teljesítések kezelése során.
Ebben a szakaszban összpontosítson a világos elvárások, a projekt céljainak és a projekt hatókörének meghatározására. Találkozzon többször az ügyféllel, győződjön meg arról, hogy megértette, mit szeretne, és ismételje el világosan, hogy mindketten ugyanazon az állásponton vannak.
2. Tervezés
Következő lépés: a tervezés. Ez a szakasz néha átfedésben van a kezdeményezési szakasszal, de érdemes külön megemlíteni, mivel jelentős mennyiségű munkát igényel. Itt elkészíti a munkaleírást és a projekt ütemtervét – általában egy olyan projektmenedzsment eszközzel, mint a ClickUp. 🗺️
Projektmenedzserként Ön kidolgozza a projekttervet, és azt kezelhető feladatokra bontja mind a csapattagok, mind az ügyfél számára. Itt megadja a projektmunkák határidejét, egyértelmű mérföldköveket állapít meg, és kiosztja a feladatokat a projektben részt vevő minden egyes személynek.
Ez az ügyfelekre is vonatkozik. Gondoljon arra, hogy az ügyfeleknek hol kell véleményt nyilvánítaniuk, például értékeléseket és jóváhagyásokat adniuk. Gondolja át, hogy az ügyfélnek kell-e valamit biztosítania a csapatának a munka elvégzéséhez.
Hozzon létre feladatokat ügyfelei számára, és állapítson meg reális határidőket a feladatok elvégzésére. Feltétlenül közölje elvárásait, és tegye könnyebbé az ügyfelek számára a feladataik elvégzését.
3. Végrehajtás
A végrehajtási fázisban a feladatod a tervezésről a menedzsmentre változik. A csapatod olyan feladatokat fog elvégezni, amelyekkel egy lépéssel közelebb kerülnek a végeredményhez. A te feladatod most az, hogy figyelemmel kísérd az ütemtervet, hogy minden a terv szerint haladjon. ✍️
Szükség esetén be kell avatkoznia, hogy segítsen a csapat tagjainak leküzdeni az akadályokat. Ezenkívül felügyelnie kell a munkafolyamatokat, és intézkednie kell, ha valami kimarad, késik vagy helytelenül készül el.
A kommunikációs szakemberként betöltött szerepe is központi helyet kap az ügyfélkezelési folyamat ezen szakaszában. Rendszeresen tájékoztatnia kell csapatát, a különböző osztályokat és az ügyfelet.
Ezenkívül fel kell vállalnia a vitás kérdések elbírálását és a felmerülő konfliktusok megoldását – függetlenül attól, hogy azok a saját csapatán belül vagy az ügyfél problémája miatt merülnek fel. Ez azt jelenti, hogy útmutatást kell adnia a csapat tagjainak a kényes beszélgetések lebonyolításához, vagy be kell avatkoznia, ha valódi probléma merül fel.
4. Zárás
Elvégezte a munkát, csapata minden célkitűzést teljesített, és az ügyfél megkapta a megállapodás szerinti eredményeket. De még nincs vége a munkájának. Most itt az ideje, hogy összefoglalja és áttekintse a projektet. 🛠️
Szánjon időt arra, hogy áttekintse, mi sikerült jól a projektben, és mi javításra szorul. Dolgozzon együtt a csapattagokkal, hogy archiválják a munkát, és elmentsék a jövőbeli projektekhez hasznos sablonokat. Zárjon le minden felesleges feladatot, és tisztítsa meg a projektmenedzsment munkaterületét a következő projekt számára.
Most is itt az ideje, hogy kapcsolatba lépjen az ügyféllel, és megnézze, van-e más munka, amit elvégezhet a jövőben. Lehet, hogy van egy hasonló projekt, amelyben segítségre van szükségük, vagy ajánlhatják a szakmai szolgáltatásait egy másik szervezetnek.
Hogyan kezeljük az ügyfélprojekteket: 7 megvalósítható stratégia
Most, hogy már ismeri az ügyfelek projektmenedzsmentjének általános kereteit, valószínűleg azon töri a fejét, hogyan lehetne hatékonyabb.
Összeállítottunk néhány stratégiát, amelyet ma kipróbálhat a sikeresebb ügyfélprojektek érdekében. A projektmenedzsment szoftverektől a kommunikációs tippekig minden megtalálható, ami a feladat elvégzéséhez szükséges. 💪
1. Használjon projektmenedzsment szoftvert
A projektek menedzselése nem egyszerű feladat. A munka nagyságrendjétől függően több részleg feladatainak összehangolásával, az ügyfelekkel való kommunikációval és a csapatok ütemterveinek figyelemmel kísérésével kell foglalkoznia. 👨🏽💻
Az Excelhez hasonló táblázatkezelő programok nem elégségesek. Helyette válasszon egy olyan eszközt, mint a ClickUp projektmenedzsment szoftver. Több száz funkciót kínál, többek között feladat-automatizálást, prioritások meghatározását és többféle nézetet a munkafolyamatok egyszerűsítéséhez.
Ez a projektmenedzsment szoftver teljes mértékben testreszabható, így létrehozhat egy vagy akár több munkaterületet is, amely pontosan megfelel a projekt igényeinek. Készítsen irányítópultokat a projekt előrehaladásának nyomon követéséhez, és hozzon létre egy ügyfél-irányítópultot, ahol az ügyfelek jóváhagyásokat, értékeléseket és visszajelzéseket adhatnak.
Az olyan eszközökkel való integráció, mint a Slack, gyorsabbá és könnyebbé teszi a kommunikációt, mint valaha. Az azonnali értesítések és a feladatindítók biztosítják a munka folyamatos előrehaladását, és tájékoztatják az ügyfeleket és az érdekelt feleket, amikor a mérföldkövek elérése megtörténik.
További funkciók közé tartoznak a brainstorminghoz hasznos gondolattérképek a kezdeményezési szakaszban, valamint a klienskommunikáció kezeléséhez szükséges tudásbázis felépítéséhez hasznos wikik. Ezen felül több mint ezer sablon áll rendelkezésre olyan dokumentumok létrehozásához, mint a projektcharta, a munkaleírás vagy a kliensszerződés.
2. Használja ki a vizuális eszközöket az ügyfelek bevonásához
Könnyű elveszni a sok-sok oldalnyi szövegben. Ahelyett, hogy hosszú e-mailekkel és formális nyilatkozatokkal tájékoztatná ügyfeleit, adjon nekik vizuális eszközöket, amelyekkel nyomon követhetik a projekt előrehaladását.
A ClickUp többféle nézetével, beleértve a Kanban táblákat és a Gantt-diagramokat, az ügyfelek láthatják a munkafolyamatot és a projekt állását. Valós időben követhetik a projekt állapotát, így nem kell folyamatosan zavarni Önt.
Ellenőrizze a hozzáférést az engedélyek beállításával és az ügyfelek látóterének korlátozásával, hogy csak azokat a feladatokat lássák, amelyeket látniuk kell. Korán ossza meg az ügyfélportált, és tartson egy rövid képzést vagy webináriumot, hogy segítsen nekik eligazodni az eszközben, ha nem tudják, hogyan kell használni.
A legjobb az egészben, hogy az ügyfélportál megkönnyíti az ügyfelek bevonását és a projekt elindítását. Adjon hozzá feladatokat az ügyfélnek a szerződés aláírásához és a javasolt eredményekről való visszajelzéshez. Határozzon meg határidőket, és használja a portált a kommunikáció és az előrehaladás nyomon követéséhez a projekt elindításakor.
3. Határozzon meg egyértelmű kommunikációs terveket
Az ügyfélprojektek egyik fő akadálya a kommunikáció. Mindannyian másképp kommunikálunk, és vannak, akik világosabban fejezik ki magukat, mint mások. Tisztázza a helyzetet, és derítse ki, mit vár az ügyfele, egyértelmű kommunikációs tervek és csatornák létrehozásával. 🎙️
A ClickUp kommunikációs terv sablonjainak gyűjteménye segít kezelni az ügyfelekkel folytatott megbeszélések gyakoriságát, tartalmát és céljait. Használja őket rendszeres projektfrissítések, üzenetküldési stratégiák és kommunikációs mátrixok létrehozásához, hogy mindenki szükség szerint naprakész legyen.
Miután elkészítette a kommunikációs tervet, automatizálja az értesítéseket a projektmenedzsment platformon, hogy frissítéseket vagy emlékeztetőket küldhessen az ügyfélnek.
4. Hozzon létre egy egyszerű jóváhagyási folyamatot
A ügyfelekkel kapcsolatos projektekben dolgozó menedzserek számára egy másik akadályt a jóváhagyások késedelme jelent az ügyfél oldalán. Akár számlázásról, árajánlatok küldéséről vagy egy tervezet jóváhagyásának megszerzéséről van szó, az ügyfél beleegyezése kulcsfontosságú.
Használja a ClickUp alkalmazást, hogy egyszerűsített jóváhagyási munkafolyamatot hozzon létre a következő lépések kéréséhez, nyomon követéséhez és jóváhagyásához. Lépjen be a vizuális táblára, hogy brainstormingot folytasson a jóváhagyási folyamatról a csapat tagjaival, vagy megmutassa az ügyfélnek, mire számíthat. Hozzon létre feladatokat, frissítse a megbízottakat, és adjon hozzá címkéket a felülvizsgálati folyamat felgyorsításához.
5. Reális, elérhető és átlátható célokat tűzz ki magad elé
A projekt kezdeti szakaszában biztosan kudarcra ítéli azt, ha nem reális, nem egyértelmű vagy nem elérhető célokat tűz ki. Mivel az ügyfelek nem projektmenedzsment szakértők, olyan ötleteket javasolhatnak, amelyek az Ön iparágában nem működnek.
Egy másik dolog, amire figyelnie kell, azok az ügyfelek, akik azt hiszik, hogy tudják, mit akarnak, de szavai vagy tettei nem feltétlenül tükrözik ezeket a vágyakat. Az Ön feladata, hogy kezelje az elvárásaikat azzal, hogy elmagyarázza nekik, mi megvalósítható és mi nem. Minél egyértelműbb, annál nagyobb eséllyel ér el sikert. 👀
Használjon olyan eszközt, mint a ClickUp ügyfélsiker-sablonja, hogy belelásson ügyfelei fejébe és megértse elvárásaikat. Ez egy remek módja annak, hogy megmutassa, mennyire fontos Önnek az ügyfélélmény. Ráadásul így mindenki ugyanazon az oldalon áll, vagy legalábbis ötleteket generálhat a megbeszéléshez, amikor a teljesítendő feladatokról van szó.
Miután megegyezett a projekt eredményeiről és céljairól, írja le azokat egy olyan eszközben, mint a ClickUp Docs. Így nyilvántartást vezethet a megbeszélésekről, és kezelheti a megállapodott tervtől való eltéréseket. Ezenkívül ezek a dokumentumok megoszthatók, így könnyen közölheti a változásokat és a célokat közvetlenül a belső csapatával.
6. Vizualizálja az ütemterveket, és határozzon meg egyértelmű határidőket, idővonalakat és mérföldköveket
Mint minden projektnél, a szervezettség és az előre tervezés a siker kulcsa. Kezdje azzal, hogy egy olyan eszközt használ, mint a ClickUp a feladatok kezeléséhez és a projekt ütemtervének elkészítéséhez. Használja a különböző nézeteket, hogy képet kapjon az egyes csapattagok munkaterheléséről, és reális ütemterv szerint ossza el a feladatokat.
Integráljon egy időkövető eszközt, hogy lássa, mennyi időt vesz igénybe az egyes feladatok elvégzése, és szükség szerint módosítsa az ütemtervet. Készítsen ellenőrzőlistákat, hogy a projektcsapat naprakész legyen a projekt állásáról és a következő lépésekről.
7. Használjon CRM-et az ügyfélkapcsolatok kezeléséhez és a jelentések javításához
Ha ügyfélközpontú munkát végez, akkor valószínűleg egyszerre több ügyféllel is dolgozik. Az adatok, a kommunikáció és a projektek nyomon követése bonyolult lehet, ha nem szervezett. Használja a ClickUp CRM-jét az ügyfél-elégedettség nyomon követéséhez, az ügyfelekkel való kapcsolattartás központosításához és adatbázisok létrehozásához a jelentések javítása érdekében. 📈
Tárolja a kapcsolattartókat, hogy könnyen elérhesse ügyfeleit, és adjon hozzá egyéni mezőket a fiókokhoz, projektekhez és kommunikációs stílusokhoz. Használjon CRM-sablonokat, hogy időt takarítson meg az ügyféladatok megadásakor, az ügyfelek állapotának nyomon követésekor és a jelentési folyamatok javításakor.
Használja a CRM-ből származó korábbi adatokat és projektmutatókat az ügyféljelentések javításához. A táblázatok és diagramok segítségével gyorsan elkészítheti a projekt állásának vizuális áttekintését. Ezután vegye a mutatókat, és alakítsa őket lenyűgöző prezentációvá ügyfele számára.
A CRM segítségével könnyen nyomon követhetőek az ügyfelekkel való összes interakciók és azok eredményei. Ráadásul a mutatóknak köszönhetően csapata perceken belül elkészítheti a helyzetjelentéseket, nem pedig órákon.
Ügyfélprojektek kezelése a ClickUp segítségével
Az ügyfelek projektmenedzsmentje nehéz feladat lehet, de ezekkel a sikeres stratégiákkal könnyedén megbirkózhat a kihívással. Az ügyfelek bevonását egyszerűsítő és a munkafolyamatokat racionalizáló menedzsment szoftverektől a kommunikációs tippekig számos egyszerű módszer áll rendelkezésre az ügyfélprojektek javítására.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és kezdjen el jobb ügyfélkapcsolatokat építeni és sikeres ügyfélprojekteket menedzselni. A munkafolyamat-automatizálási funkciók, a műszerfalak és az adatbázisok segítségével minden rendelkezésére áll, amire szüksége van, hogy minden típusú ügyfél számára elérje a mérföldköveket. ✨