Le PMMM, ou modèle de maturité en gestion de projet, est un concept qui permet aux organisations axées sur les projets d'évaluer leur réussite en matière de gestion de projet. Selon l'idéologie proposée par ce modèle, il existe cinq niveaux de maturité en gestion de projet que chaque entreprise doit franchir pour réussir.
De plus, des études ont montré que les entreprises dont les performances en matière de gestion de projet sont médiocres sont plus susceptibles d'enregistrer des pertes financières en raison de l'augmentation des coûts par projet et de la mauvaise qualité des résultats.
Si vous cherchez des moyens d'améliorer vos processus métier, il peut être utile d'évaluer votre niveau actuel dans le PMMM et de trouver des moyens de passer à l'étape suivante. Dans l'article d'aujourd'hui, nous aborderons ces cinq niveaux et vous proposerons des suggestions faciles à comprendre pour gravir les échelons du PMMM et réussir dans la gestion de projet.
Les cinq niveaux du PMMM
Le PMMM a été initialement développé comme un cadre par le Software Engineering Institute de l'université Carnegie Mellon au milieu des années 1980. Son objectif était d'aider le gouvernement à évaluer les prestataires informatiques afin de déterminer lesquels seraient les plus aptes à mener à bien des projets complexes. Le modèle a été conçu pour analyser les pratiques standard mises en œuvre par une entreprise dans le cadre de projets informatiques.
Au fil du temps, le cadre a été adapté à un plus large éventail de secteurs, ce qui explique pourquoi il existe aujourd'hui plusieurs modèles de maturité. Cependant, le PMMM est le seul qui s'aligne étroitement sur le modèle original, à l'exception qu'il se concentre sur l'évaluation des capacités de gestion de projet à l'aide des cinq étapes différentes mentionnées ci-dessous.
Niveau 1 : le processus initial
À ce niveau, l'organisation fonctionne de manière assez aléatoire, avec une faible mise en œuvre d'outils de contrôle (voire aucune). Dans ce scénario, il est difficile de prédire la réussite future, car il est impossible de savoir comment l'organisation se comportera en cas de crise.
Niveau 2 : processus et normes structurés
Les entreprises de niveau deux mettent en œuvre des pratiques de gestion de projet de base, mais uniquement au niveau des projets individuels. Cela signifie qu'il n'existe pas d'approche globale en matière de réussite de la gestion de projet, qui dépendra probablement des personnes clés au sein de l'organisation.
Bien qu'il soit préférable d'avoir une certaine structure, ce niveau reste faible lorsqu'il s'agit de faire face à une situation d'urgence et il est tout aussi difficile de prédire la réussite avec un certain degré de certitude.
Niveau 3 : Normes organisationnelles et processus institutionnalisés
À ce niveau, nous entrons dans une structure organisationnelle différente, avec des procédures bien définies qui sont considérées comme la norme. L'entreprise est bien organisée et la direction participe à la mise en œuvre et à l'assistance concernant l'utilisation de ces procédures.
À ce niveau, l'organisation est prête à faire face à une crise, car elle dispose des procédures documentées nécessaires qui guideront à la fois la direction et les employés vers les étapes à suivre. En outre, une organisation de niveau trois a un intérêt pour la création de documents qui aident à définir la relation entre la direction et les employés (et vice versa) et entre l'organisation et les clients.
Imaginons que vous soyez propriétaire d'une entreprise de conseil. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un contrat de conseil bien rédigé pour définir clairement votre relation avec chaque client. Vous devriez également envisager de rédiger des accords de confidentialité et d'autres types de documents qui facilitent les relations avec vos employés.
Niveau 4 : Processus géré
Le niveau 4 introduit des indicateurs utilisés pour évaluer le niveau actuel de productivité en fonction des procédures et des normes de gestion de projet en vigueur. De cette manière, la direction peut savoir à tout moment si un projet est voué à la réussite ou s'il existe des problèmes à résoudre.
Niveau 5 : Optimisation des processus
Enfin, au niveau supérieur, l'accent est mis sur l'optimisation. Une fois toutes les procédures appropriées mises en place et disponibles au niveau organisationnel, la direction porte un intérêt à l'amélioration continue des performances en matière de gestion de projet sur la base de son expérience spécifique. Le niveau cinq évoque également l'ouverture à des techniques innovantes non utilisées par d'autres organisations et susceptibles d'apporter un avantage concurrentiel.
Comment passer d'un niveau à un autre
Comme vous pouvez le constater, le PMMM repose sur l'utilisation de comportements organisationnels de plus en plus sophistiqués. Cependant, il est important de savoir qu'il ne s'agit pas d'une échelle rigide, mais plutôt d'une liste de lignes directrices qui peuvent aider les organisations dans leur quête de performance.
Il y aura donc des différences d'une entreprise à l'autre, en fonction de leur secteur d'activité principal, de leur culture organisationnelle et de leur volonté générale de progresser. De plus, la taille de l'organisation peut avoir une influence sur la manière dont la gestion de projet est intégrée.
Par exemple, une start-up n'a pas besoin d'une structure complexe de procédures, car elle se concentre sur sa croissance et son développement. Cependant, à mesure que l'entreprise commence à se développer, il est utile de créer un noyau de normes qui deviendra le moteur de la réussite de la gestion de projet.
Maintenant que vous connaissez les cinq niveaux proposés par le modèle de maturité de gestion de projet, il devrait être facile d'identifier la situation actuelle de votre entreprise. Examinons les étapes à prendre en compte pour chaque situation.
Les deux premiers niveaux
Si vous ne disposez pas de procédures bien conçues permettant aux employés et aux responsables de comprendre la manière appropriée de gérer une situation (quel que soit son degré d'urgence), vous vous situez probablement aux deux premiers niveaux.
Dans ce cas, votre priorité principale devrait être de créer les règles et les normes qui seront à la base de votre culture organisationnelle. Cela peut aller de « comment intégrer un nouvel employé » à la meilleure façon de créer la documentation pour un nouveau produit.
Tout ce qui est important pour améliorer les processus opérationnels et éliminer les obstacles à la productivité doit être documenté et facilement accessible pour être étudié et soumis à des modifications en cours.
Troisième niveau
Une entreprise à ce niveau est assez avancée en termes d'efficacité de gestion de projet, mais il y a toujours matière à amélioration.
Par exemple, pour accélérer le processus de communication et vous assurer que personne ne passe à côté d'informations cruciales, vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet spécialisés tels que ClickUp. Cette plateforme vous permet de gérer simultanément un large éventail d'équipes et de projets sans perdre trop de temps en logistique.
De plus, ces types de plateformes peuvent être intégrés à d'autres processus de l'entreprise, créant ainsi une connexion entre les services et améliorant le flux d'informations.
Les quatrième et cinquième niveaux
Une fois que vous avez mis en place une bonne culture organisationnelle, avec des procédures bien conçues et une hiérarchie efficace, il est temps de travailler sur les facteurs qui peuvent encore améliorer les choses. Pour cela, la plupart des entreprises commencent par utiliser une plateforme de Business Intelligence adaptée à leurs besoins et s'appuient sur les analyses qu'elle fournit.
Bien que la BI ne soit pas exactement une technologie innovante, elle constitue un excellent moyen d'évaluer la gestion des risques et de comprendre si votre entreprise va dans la bonne direction.
Conclusion
À l'heure actuelle, il existe une forte corrélation entre la technologie et le développement commercial. Cela devient encore plus visible lorsqu'il s'agit d'améliorer la gestion de projet, où les responsables ont accès à un large éventail d'outils et de plateformes qui peuvent automatiser les activités routinières, fournir des informations précieuses basées sur les données existantes, améliorer la communication globale au sein de l'équipe et obtenir l'adhésion des parties prenantes du projet.
Cependant, la technologie doit être soutenue par des processus et des procédures commerciaux bien conçus, afin de garantir que votre organisation soit sur la voie du succès. En conclusion, le PMMM montre l'importance des facteurs humains et technologiques dans le développement de l'entreprise.