Smartsheet ou Asana : quel outil convient le mieux à votre équipe ?

La gestion de projet (PM) est sans doute l'un des métiers les plus exigeants qui soient. Vous devez constamment déléguer des tâches et surveiller la collaboration et la productivité de votre équipe, tout en assurant le suivi de l'état d'avancement de plusieurs projets.

La gestion de projet ne repose toutefois plus uniquement sur des compétences exceptionnelles en matière de leadership ou de coordination. Vous pouvez réussir tant que vous disposez du bon outil de gestion de projet pour vous aider à planifier, programmer et suivre des flux de travail complexes.

Smartsheet et Asana occupent une place importante dans le paysage des logiciels de gestion de projet, offrant de nombreuses fonctionnalités, telles que des tableaux de bord interactifs, l'automatisation des tâches et le suivi du temps, pour gérer des flux de travail interconnectés. Bien qu'ils ne diffèrent pas beaucoup à première vue, il existe des distinctions importantes à prendre en compte si vous approfondissez le débat Smartsheet vs Asana pour trouver les meilleurs outils de gestion de projet.

Nous vous aiderons à résoudre ce dilemme grâce à notre comparaison impartiale entre Smartsheet et Asana et vous présenterons un logiciel de gestion de projet alternatif qui pourrait être la réponse à tous vos problèmes de gestion de projet. 😉

Qu'est-ce que Smartsheet ?

Smartsheet n'est pas un outil de gestion de projet classique, c'est une puissante combinaison de fonctionnalités PM et Excel. Vous apprécierez son format de feuille de calcul familier si vous maîtrisez déjà Excel et Google Sheets. 📊

Smartsheet offre des fonctionnalités de gestion de projet robustes qui vous permettent de garder un œil attentif sur chaque phase du cycle de vie d'un projet. 👁️

Elle offre différentes perspectives sur les projets grâce à divers moyens d'afficher, vous garantissant ainsi de ne manquer aucun détail, même le plus infime. Vous disposez de des centaines d'outils pour vous aider tout au long du processus, de la planification à l'achevement du projet.

Divisez vos projets en segments plus petits et faciles à suivre, mettez en place l'automatisation de vos flux de travail et gérez votre budget et vos ressources à partir d'une seule plateforme. Smartsheet permet de rationaliser les processus de gestion de projet et de tâches afin de réduire les goulots d'étranglement et d'améliorer la collaboration au sein de l'équipe, la satisfaction des clients et les sources de revenus. 💰

Son interface de type tableur peut toutefois être à la fois un atout et un inconvénient, selon votre niveau de confort. Il sera plus facile de comprendre Smartsheet si vous êtes habitué aux tableurs. Mais si vous êtes novice, vous trouverez peut-être la plateforme un peu difficile à comprendre et à naviguer, du moins au début.

Fonctionnalités de Smartsheet

Smartsheet est l'un des meilleurs acteurs dans le domaine de la gestion de projet, mais qu'est-ce qui le rend si spécial ? Entrons dans les détails et examinons les fonctionnalités phares de cet outil très populaire. 🧐

Modèles de gestion de projet

Lorsque vous commencez à travailler dans Smartsheet, deux options s'offrent à vous : créer votre flux de travail de gestion de projet à partir de zéro ou utiliser les modèles de base de la plateforme .

Les modèles Smartsheet constituent la colonne vertébrale de tout projet, offrant des cadres pour pratiquement tout ce que vous pouvez rencontrer dans le domaine de la gestion de projet. 🚂

Les modèles sont classés par secteur d'activité, type et niveau. En exemple, vous pouvez choisir le modèle Projet agile avec diagramme de Gantt pour visualiser les tâches des équipes Agile ou Scrum, identifier les problèmes et tenir vos parties prenantes informées.

Utilisez le modèle de budget de projet pour suivre les dépenses forfaitaires et réelles, joindre la pièce jointe relative à la répartition des coûts à vos projets et automatiser les approbations des modifications budgétaires.

Parmi les autres fonctionnalités de gestion de projet qui figurent parmi les favoris, citons le modèle de gestion des tâches quotidiennes. Il vous aide à organiser les listes à faire, à vérifier les échéances et à agir de manière appropriée. Ce modèle permet une collaboration en temps réel en vous permettant d'afficher les fichiers et les éléments de travail joints par vos employés.

2. Automatisation des flux de travail

Smartsheet excelle dans l'automatisation des flux de travail. Pas besoin d'être un génie en informatique pour utiliser cette fonctionnalité : la conception intuitive de Smartsheet facilite l'optimisation des processus répétitifs et laborieux, ce qui permet à votre équipe de se concentrer davantage sur les tâches à valeur ajoutée. 🦾

Vous pouvez automatiser un flux de travail Smartsheet à l'aide d'un organigramme à bulles visuellement chargé. Ces fonctionnalités de collaboration offrent une solution intelligente qui vous donne un aperçu clair de ce qui doit être automatisé, ainsi que des conditions de déclenchement et des conséquences.

Vous pouvez définir des règles pour les flux de travail parallèles, ce qui permet d'automatiser les tâches à n'importe quelle étape, qu'il s'agisse d'approvisionnement ou de facturation, grâce à ses outils et fonctionnalités complètes de gestion de projet. 📦

3. Gestion de projets et de tâches

Imaginez que vous planifiez un flux de travail interfonctionnel comportant de multiples variables dans un délai très court. Une seule estimation erronée peut faire s'effondrer tout le projet comme un château de cartes. 🃏

La planification des tâches et des échéanciers est l'aspect le plus délicat de la gestion de projet, mais Smartsheet offre des fonctionnalités de gestion des tâches exceptionnelles pour simplifier cette tâche fastidieuse.

Commencez par définir les objectifs et les jalons du projet, puis ajoutez les dépendances et les contraintes pour aboutir à des solutions réalistes. D'autres options s'offrent à vous, notamment :

La plateforme offre des options robustes pour évaluer les indicateurs clés des projets et consolider les données dans des feuilles de calcul, ce qui peut vous aider à planifier vos futurs projets.

La fonctionnalité Critical Chain Project Management (CCPM) de Smartsheet constitue un autre atout précieux. Elle vous permet d'examiner le réseau du projet et de calculer le chemin critique, c'est-à-dire le chemin le plus court pour achever un objectif. Vous pouvez également identifier d'autres chemins pour planifier le temps et les marges de ressources.

Tarifs Smartsheet

*Toutes les prix listés se réfèrent au modèle de facturation annuel

Qu'est-ce qu'Asana ?

Vous trouverez difficilement un chef de projet qui n'ait jamais entendu parler d'Asana. 🧘

La plateforme regorge de fonctionnalités permettant de gérer des équipes interfonctionnelles, de hiérarchiser les tâches, d'identifier les risques et de suivre la progression.

Oubliez les allers-retours incessants entre les onglets et les fenêtres lorsque vous gérez plusieurs projets. Asana centralise votre travail en s'intégrant à des centaines d'applications et de programmes populaires de collaboration, de productivité et de communication.

L'une des raisons clés pour lesquelles Asana est si populaire parmi les gestionnaires de projet est sa polyvalence. La plateforme est facile à utiliser et peut s'adapter à différentes méthodologies de projet, tailles d'entreprise et niches.

Que vous gériez des flux de travail opérationnels ou techniques, Asana peut être l'assistant de gestion de projet qui vous aidera à planifier avec précision et à minimiser les risques de retards et d'erreurs. 🪄

Fonctionnalités d'Asana

Asana propose plusieurs solutions pratiques pour la gestion de projet et de tâches. Découvrons quelques-unes des fonctionnalités les plus colorées qui lui permettent de se démarquer dans la bataille entre Smartsheet et Asana. 🎨

1. Outils de collaboration en équipe

La gestion de projet va de pair avec la collaboration en équipe. Malheureusement, de nombreux outils de gestion de projet n'offrent pas suffisamment de fonctionnalités pour prendre en charge le travail d'équipe en temps réel, mais cela n'est jamais un problème avec Asana.

Que vous ayez une équipe à distance ou hybride, Asana rassemble tout le monde dans un hub central virtuel. La plateforme permet le partage de fichiers, le commentaire sur les tâches et l'ajout de collègues pertinents en tant que « abonnés » sur des tâches et des projets spécifiques.

La plateforme crée un espace dédié aux discussions et aux conversations de l'équipe. Vous pouvez également envoyer des messages directs aux membres de l'équipe pour communiquer sur des sujets confidentiels.

2. Plusieurs modes d'afficher de projet

Parfois, il suffit de changer de perspective pour mieux comprendre vos projets et repérer les problèmes à résoudre. 🩹

Asana vous permet d'éliminer le diable du détail grâce à ses multiples façons d'afficher les projets. 👿

Grâce aux tableaux Kanban, vous pouvez organiser et mettre à jour votre travail à l'aide de notes autocollantes. Les calendriers et les échéanciers vous permettent de suivre votre planning et de repérer les chevauchements et les retards. Obtenez des analyses détaillées des projets et des micro-processus grâce aux listes d'Asana.

Chaque membre de l'équipe peut passer d'une vue à l'autre à sa guise. En tant que superviseur, vous pouvez accéder à des vues avancées du projet qui se concentrent sur différents aspects de la gestion de projet, comme le suivi de la charge de travail des membres de votre équipe ou la gestion des portfolios.

3. Prise en charge Agile et Scrum

L'agilité et la méthode Scrum peuvent être freinées par des incertitudes, des malentendus ou des problèmes de communication, mais Asana facilite la mise en place d'un système de responsabilisation.

Grâce à des fonctionnalités telles que la planification de sprints, les feuilles de route, le suivi des bugs et les itérations de tâches, vous pouvez mener à bien vos projets technologiques en toute clarté et flexibilité.

Planifiez vos sprints dans l'onglet Échéancier afin de vous assurer que votre équipe dispose de suffisamment de temps pour accomplir ses tâches. Utilisez l'onglet Charge de travail pour visualiser et surveiller les capacités, ajuster les effectifs et minimiser le risque d'épuisement professionnel.

Asana propose même un glossaire des concepts Agile Scrum pour vous aider à vous familiariser rapidement avec la plateforme. 🛋️

Tarifs Asana

*Toutes les prix listés se réfèrent au modèle de facturation annuel

Smartsheet vs Asana : comparaison des fonctionnalités

Il n'est pas facile de choisir un placer dans les favoris dans la bataille entre Asana et Smartsheet, car les deux produits offrent des fonctionnalités robustes. Comparons-les dans trois catégories principales : les vues de projet, l'interface utilisateur et la gestion des flux de travail. 🥊

1. Asana vs Smartsheet : afficher du projet

nos concurrents proposent chacun quatre dispositions de projet. * Smartsheet propose les vues Grille (par défaut), diagramme de Gantt, Calendrier et carte, toutes largement centrées sur les données et offrant de nombreuses possibilités de personnalisations. Vous bénéficiez de fonctionnalités de rapports natives pour consolider les indicateurs clés de plusieurs feuilles dans une seule fenêtre.

Avec Asana, l'accent est mis sur les projets plutôt que sur les données. La plateforme propose des vues Tableau, de liste, d'échéancier et de calendrier, tandis que la vue par défaut de type Kanban est plus adaptée au suivi des projets à toutes les étapes.

Asana peut avoir l'avantage sur Smartsheet si vous recherchez de meilleures capacités de coordination dans votre logiciel de gestion de projet. Malheureusement, ses fonctionnalités natives de rapports sont limite, vous devez donc vous fier à des intégrations tierces pour générer des rapports de qualité.

2. Asana vs Smartsheet : interface utilisateur

l'interface d'Asana est moderne et intuitive*. Vous n'avez pas besoin de guides détaillés, de tutoriels vidéo, d'assistance clientèle ou de formateurs pour comprendre comment naviguer sur la plateforme.

D'autre part, Smartsheet reste fidèle à l'ancienne école avec son interface de type tableur, mais de nombreux utilisateurs la trouvent trop complexe ou déroutante. 🧩

En tant que débutant sans connaissances avancées en matière de feuilles de calcul, la configuration des premiers flux de travail sur Smartsheet peut s'avérer difficile. Mais une fois que vous aurez surmonté la courbe d'apprentissage, cet outil de gestion de projet vous impressionnera par ses fonctionnalités puissantes qui vous permettront de créer des réseaux de projets complexes !

Les utilisateurs préfèrent Asana en termes de convivialité de l'interface, mais nous considérons qu'il s'agit d'un match nul, car cela dépend des préférences personnelles.

3. Asana vs Smartsheet : gestion des flux de travail

L'inefficacité est un obstacle majeur à la réussite d'un projet. Heureusement, ces deux logiciels obtiennent d'excellents résultats en matière d'amélioration de la productivité sur le lieu de travail. Cependant, Smartsheet peut s'avérer plus performant si vous recherchez des fonctionnalités de planification haut de gamme.

Asana dispose d'une installation ajustable avec des tâches représentées sous forme de cartes, que vous pouvez déplacer d'une étape à l'autre. Il prend en charge la plupart des méthodologies de gestion de projet et permet à votre équipe de rester sur la même page grâce à d'excellents outils de communication individuels.

La planification des tâches de la plateforme n'est toutefois pas optimale et peut vous laisser un sentiment de confusion et de désorganisation. L'approche par lignes et colonnes de Smartsheet est la plus efficace pour planifier des tâches, même dans des scénarios complexes.

Vous pouvez facilement automatiser des actions, configurer des notifications et contrôler qui peut accéder aux feuilles ou les modifier afin que votre flux de travail soit plus rigoureux.

Rejoignez ClickUp, la meilleure alternative à Smartsheet et Asana

Choisir entre Smartsheet et Asana peut conduire à un compromis : en privilégiant une fonctionnalité, vous risquez d'en perdre d'autres. 🥲

Et si cela ne devait pas nécessairement être ainsi ?

Découvrez ClickUp, un logiciel de gestion de projet tout-en-un et une solution de productivité. La plateforme regroupe pratiquement toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour mener vos projets et vos équipes vers le succès. De la planification et la programmation des tâches à la gestion des relations clients, ClickUp vous permet de contrôler chaque élément de gestion de projet et de ressources en toute confiance.

Grâce à son ensemble complet de fonctionnalités, ClickUp a été élu meilleur outil de gestion de projet 2023 par G2. Voici un petit aperçu des trois principales fonctionnalités de la plateforme :

1. Utilisez ClickUp Objectifs pour définir des échéanciers clairs et des indicateurs de performance clés mesurables

La définition d'objectifs est une tâche cruciale, mais angoissante pour les chefs de projet. Vous ne pourrez pas vous contenter de plans d'action vagues. Vous devez répondre aux questions « quoi, qui, quand et pourquoi » à votre équipe, tout en proposant des cibles prédéfinies et mesurables.

ClickUp Objectifs vise à mettre de l'ordre dans la routine quotidienne et les objectifs généraux de votre équipe. 🫡

Avec ClickUp, paramétrer des objectifs, des tâches, des jalons et des échéanciers faciles à suivre est un jeu d'enfant. En fonction du type de votre projet, vous pouvez quantifier vos cibles, utiliser un langage descriptif ou ajouter des jugements vrai/faux.

La gestion d'équipe devient un jeu d'enfant grâce au suivi automatique des progrès via les cycles Sprint, les backlogs, les fiches d'évaluation hebdomadaires des employés et les OKR.

L'une des fonctionnalités phares de la plateforme est le regroupement des objectifs dans des dossiers et le suivi de la progression dans une seule fenêtre, ce qui est très utile si vous gérez un portfolio important. 🍀

ClickUp s'adapte à toutes les méthodologies de projet, y compris Agile et Waterfall. Vous contrôlez qui peut afficher et effectuer une modification en cours des objectifs individuels, ce qui évite toute confusion ou modification indésirable au sein de l'équipe.

Si vous préférez définir vos objectifs de manière visuelle, vous adorerez les nombreux outils de brainstorming de ClickUp, tels que les tableaux blancs, les organigrammes et les cartes mentales.

Vous détestez planifier à partir de zéro ? Vous pouvez utiliser les plus de 1 000 modèles intégrés à la plateforme pour accélérer des activités telles que :

2. Soyez trois fois plus efficace avec ClickUp AI

Nous ne plaisantons pas. Vous pouvez devenir un véritable ninja de la gestion de projet grâce à ClickUp AI. 🥷

Imaginez que vous disposiez d'un assistant ultra intelligent pour vous aider à accomplir vos tâches de gestion de projet. Avec ClickUp AI, vous bénéficiez de suggestions basées sur des données à chaque étape de votre projet, de la création de plans d'action à la gestion de l'équipe commerciale.

La plateforme vous met à disposition un outil de rédaction IA qui fait des merveilles pour votre productivité et votre créativité. Finis les blocs lors de la création de briefs de projet, de la dénomination de fonctionnalités ou de la rédaction d'e-mails clients. ⬛

Cet outil de rédaction peut résumer des contenus volumineux, générer des actions à partir de tâches et de documents, mettre en forme vos e-mails, rendre vos communications plus attrayantes, vous aider dans vos campagnes marketing, etc.

clickUp AI est l'un des rares outils qui s'adapte à votre imagination* : il vous suffit de lui fournir des invites, des instructions pour obtenir des résultats !🕺

Les chefs de projet chevronnés ont tous adopté cette fonctionnalité, affirmant même qu'elle leur permet d'être trois fois plus efficaces tout en générant des forfaits et des processus à la volée ! ✈️

3. Tirez parti de plus de 15 affichages ClickUp pour obtenir différentes perspectives

Les utilisateurs d'Asana et de Smartsheet doivent se contenter de quatre vues de projet. ClickUp, en revanche, propose plus de 15 afficher pour surveiller et analyser chaque recoin de votre flux de travail. C'est comme avoir un génie sur votre écran (sans la limite des trois vœux). 🧞

Optez pour les vues standard liste, Tableau et Calendrier de ClickUp si vous aimez les tableaux de calcul habituels ou les schémas basés sur Kanban. Mais si vous souhaitez une installation plus complète avec des informations détaillées, explorez les vues avancées telles que diagramme de Gantt, Échéancier, vue Activité ou Charge de travail.

Pour suivre vos coéquipiers, utilisez la vue Équipe afin de vérifier la progression des tâches et de détecter si quelqu'un est en sous-capacité ou en surcapacité. Si vous souhaitez apporter des modifications, vous disposez d'un outil pratique de glisser-déposer pour attribuer des tâches, modifier les priorités et réaffecter les ressources de l'équipe.

Et oui, vous pouvez assigner des tâches à plusieurs assignés ! Vous pouvez également utiliser les automatisations ClickUp pour mettre les tâches répétitives en pilote automatique ! 🚁

Les options Page View de ClickUp sont idéales si vous recherchez une collaboration en temps réel, un brainstorming ou une aide à la gestion du temps. Par exemple, utilisez vue Document pour travailler sur des documents et des wikis avec votre équipe, vue Chat pour discuter d'idées et les transformer en plans, et vue Formulaire pour créer des formulaires personnalisés pour vos clients et vos employés. 🥂

comparez ClickUp et Asana!

ClickUp : un membre précieux de votre équipe de gestion de projet !

Il existe plus de 200 autres outils de gestion de projet sur le marché, chacun présentant ses propres avantages et inconvénients. Si vous ne savez pas lequel choisir, ClickUp est une option tout-en-un parfaite.

Grâce à son caractère complet, vous n'aurez pas à faire de compromis entre fonctionnalités avancées et flexibilité ou facilité d'utilisation. Essayez dès aujourd'hui le forfait gratuit de ClickUp et faites-vous votre propre opinion ! 💝