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Vous recherchez le moyen le plus rapide d'achever vos projets et vos tâches de manière cohérente ?
Et peut-être espérez-vous faire cela en créant des flux de travail personnalisés spécialement pour votre équipe ?
Nous sommes là pour vous dire que non seulement c'est possible, mais que c'est beaucoup plus facile que vous ne le pensez si vous mettez en place un processus d'automatisation des flux de travail approprié. La production de votre équipe est essentielle à la réussite de l'ensemble du projet et les flux de travail automatisés vous aident à corriger les inefficacités et les goulots d'étranglement qui vous freinent généralement.
Mais il y a un hic : vous avez besoin d'un logiciel d'automatisation des flux de travail flexible, capable de vous aider rapidement et de s'adapter à vos processus. Alors, qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail et comment peut-elle résoudre vos problèmes ?
Lisez notre guide détaillé pour découvrir nos bonnes pratiques, consulter des exemples utiles et apprendre à tracer une voie claire vers l'efficacité.
Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?
L'automatisation des flux de travail simplifie l'exécution des tâches répétitives, généralement à l'aide d'un logiciel, en définissant des paramètres spécifiques pour achever automatiquement les processus manuels. Elle est fréquemment utilisée dans la gestion de projet pour réduire la saisie manuelle de données et automatiser les tâches afin de déléguer plus rapidement le travail.
Vous pouvez automatiser des tâches ou des flux de travail entiers afin d'améliorer l'ensemble du flux de travail de votre entreprise. Que vous semi-automatisiez ou automatisiez entièrement les flux de travail pour exécuter des tâches sélectionnées ou manuelles, ce processus accélère la réalisation de votre travail.
D'autre part, les logiciels d'automatisation des tâches vous permettent d'ajouter, de gérer et de visualiser des informations. Par exemple, vous pouvez enregistrer le statut d'une tâche ou le temps passé à la réaliser, puis mettre à jour ces informations au fur et à mesure que vous avancez dans votre travail.
C'est ainsi que les chefs de projet, les chefs d'équipe et les autres parties prenantes suivent l'évolution de votre projet, y compris votre client ! De plus, l'automatisation des flux de travail vous permet de gagner du temps et de libérer des ressources (pensez aux heures de travail et aux coûts liés aux budgets des projets ).
Après tout, pourquoi faire soi-même un travail que peut effectuer un logiciel ? Il suffit de définir les règles et les procédures qui assurent l’automatisation des flux de travail.
Exemples d'automatisation des flux de travail
Les flux de travail automatisés sont utilisés dans de nombreux secteurs. Voici quelques exemples d'automatisation pour vous inspirer :
- Informatique : réinitialisation des mots de passe, création de nouveaux comptes d'utilisateurs, déploiement de logiciels, gestion des sauvegardes, installation de logiciels et gestion du service d'assistance informatique.
- Santé : création des horaires de travail et des permanences, admission des patients, sortie des patients et transfert des dossiers médicaux.
- Comptabilité et finances : facturation, paie, approbation des dépenses, remboursement des dépenses et approbation du budget.
- Juridique : gestion de la révision des contrats et approbation des contrats
- Banque : création de comptes et approbation de prêts
- Marketing : gestion des campagnes de marketing par e-mail et planification des publications sur les réseaux sociaux.
- Équipe commerciale : approbation des devis, gestion du pipeline commercial et planification des réunions commerciales
- Ressources humaines : présélection des candidatures, communications relatives au recrutement, création des dossiers des nouveaux employés, intégration des employés, départ des employés, mise à jour des dossiers des employés, validation des relevés de temps, gestion des sondages sur l'engagement des employés, validation des demandes de congés payés, validation des demandes de déplacement et envoi des formulaires fiscaux annuels.
- Service client : intégration des clients, gestion du service client et gestion des sondages de satisfaction client.
Découvrez ces modèles de devis!
Étapes pour automatiser les flux de travail
Que vous cherchiez à améliorer votre processus de gestion de projet ou votre système de gestion des flux de travail, vous pouvez facilement créer votre propre solution d'automatisation des flux de travail.
Suivez ces étapes pour commencer dès maintenant.
Étape 1 : Comprendre le flux de travail
L'automatisation des flux de travail commence par la collecte d'informations sur le fonctionnement actuel du processus de gestion des flux de travail. Vous devez comprendre comment les équipes exécutent les tâches, comment celles-ci circulent entre les services et ce qui influence l'efficacité et les résultats des projets.
Déterminez également ce qui déclenche chaque tâche dans le flux de travail et ce qui provoque leur modification. Identifiez ces modifications et les critères permettant d’achever chaque tâche.
En d'autres termes, il s'agit de formuler tous les évènements et conditions qui font avancer les tâches dans votre flux de travail. Gardez à l'esprit que l'objectif est de concevoir un système d'automatisation des flux de travail en acheminant les tâches vers les bonnes personnes.
Étape 2 : Rédiger le flux de travail
Avant d'utiliser un logiciel de gestion des flux de travail pour automatiser des tâches, il est préférable de définir l'ensemble du processus. Vous pouvez rédiger votre flux de travail dans un document, mais il est plus utile de créer une représentation visuelle dans un logiciel de gestion des flux de travail afin d'identifier les inefficacités.
Le meilleur logiciel d'automatisation des flux de travail vous aide non seulement à visualiser l'ensemble du processus, mais il permet également aux équipes de collaborer simultanément sur le flux de travail.
Étape 3 : Identifier les possibilités d'intégration
Les données qui alimentent un flux de travail peuvent provenir de plusieurs sources. Il peut s'agir :
- Un formulaire en ligne sur votre site web
- Un e-mail
- Un chatbot
- Un message instantané
- Un document partagé ou signé
- Une base de données
- Une application tierce
Annoter les tâches de votre projet de flux de travail qui nécessitent des données provenant d'applications ou de systèmes externes. Vérifiez ensuite quelles intégrations sont prises en charge par votre logiciel de flux de travail.
Sur cette base, examinez comment vous devez modifier le flux de travail pour répondre aux exigences d'intégration. Par exemple, vous devrez peut-être diviser les tâches en unités de travail plus petites.
Étape 4 : Remédier aux inefficacités
Outre les tâches à automatiser grâce à des intégrations d'automatisations, votre flux de travail peut comporter d'autres points d'automatisation. Nous parlons par exemple d'inefficacités telles que :
- Goulots d'étranglement
- Suivis qui ne sont généralement pas effectués
- Tâches fréquemment en retard
- Données perdues
- Communication défaillante
Mettez en évidence ces inefficacités et reconfigurez le flux de travail afin de les éliminer. Par exemple, vous devrez peut-être clarifier l'acteur d'une tâche ou déterminer dans quelle application doit se trouver la source unique de vérité.
Bonus : analyse des flux de travail!
Étape 5 : Créer le flux de travail
Maintenant que votre flux de travail a été correctement défini et qu'il remédie à la plupart de vos inefficacités, il est temps de le mettre en œuvre. La plupart des logiciels d'automatisation des flux de travail vous permettent de créer des flux de travail dans plusieurs vues.
Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail dans les vues cartes mentales, Process Maps, diagrammes de Gantt ou Calendrier afin d'offrir à votre équipe une visibilité optimale. Encore une fois, le meilleur logiciel d'automatisation des flux de travail vous évite de passer d'un outil à l'autre pour rédiger, esquisser, construire et finalement automatiser vos tâches.
Utilisez les informations que vous avez recueillies à l'étape précédente pour décrire chaque tâche. En fonction du logiciel d'automatisation des flux de travail que vous utilisez et de la complexité de la tâche, joignez une pièce jointe contenant la procédure opérationnelle standard.
Enfin, ajoutez des sous-tâches aux tâches afin de pouvoir suivre des unités de travail plus petites qu'une tâche. Et n'oubliez pas d'attribuer des rôles d'utilisateur (et des niveaux de permission) aux participants à votre flux de travail !
Étape 6 : Créer les automatisations
Vous n'avez pas encore terminé la création de votre flux de travail automatisé ! À cette étape, vous devez créer des automatisations de flux de travail pour vos tâches. C'est ainsi que vous automatisez les actions récurrentes au sein de vos tâches.
Si vous choisissez ClickUp comme logiciel d'automatisation des flux de travail, vous pouvez créer des automatisations ClickUp intégrées ou personnalisées. Commençons par la première.
Voici quelques exemples d'automatisations intégrées dans ClickUp :
- Lorsque le statut de la tâche passe à une valeur spécifique, une nouvelle tâche est créée.
- Lorsque la personne assignée pour la tâche change, le statut de la tâche passe à une certaine valeur.
- Lorsque la priorité d'une tâche change, la personne à qui la tâche est attribuée change également.
- Lorsque la date d'échéance de la tâche arrive, la priorité de la tâche change en conséquence.
- Lorsque la tâche est créée, un modèle spécifique lui est appliqué.
- Lorsque la tâche est déplacée vers un emplacement spécifique, elle est archivée.
Si les automatisations intégrées à ClickUp ne répondent pas à vos besoins, vous avez besoin d'automatisations personnalisées. Vous devez les définir de manière à ce qu'elles correspondent à la structure utilisée par le logiciel d'automatisation des flux de travail que vous avez choisi.
Dans ClickUp, une automatisation personnalisée des flux de travail comprend :
- Le « quand cela se produit », ou le déclencheur qui déclenche l'automatisation.
- Les conditions ou critères qui doivent être remplis pour que le logiciel puisse exécuter l'automatisation
- Et « alors faites cette action », ou les actions d’automatisation (une ou plusieurs) qui suivent le déclencheur.
Étape 7 : Testez, surveillez et optimisez régulièrement votre flux de travail.
Mettez en place les intégrations et définissez les personnes assignées, la date de début et la date d'échéance pour chaque tâche. Exécutez le flux de travail avec quelques testeurs et vérifiez si tout se passe comme prévu. Si ce n'est pas le cas, ajustez le flux de travail et répétez la procédure de test.
Une fois la réussite du test enregistrée, il est temps de mettre en place le flux de travail pour l'ensemble de l'équipe et de commencer à le surveiller. Si vous constatez des inefficacités, vous devez optimiser le flux de travail.
Par exemple, vous pouvez constater une baisse de productivité, un flux de travail trop long à achever ou un livrable qui ne répond pas aux exigences. Identifier ces problèmes dès maintenant vous aidera à long terme.
La mise en place d'indicateurs clés de performance (KPI) pour votre flux de travail automatisé est une excellente pratique. Ils vous aident à optimiser le flux de travail. Mais ils prouvent également aux cadres supérieurs que l'automatisation de votre flux de travail a généré les résultats escomptés.
Utilisez des tableaux de bord (et des tableaux de bord personnalisés) ainsi que des champs personnalisés pour établir des rapports sur vos indicateurs clés de performance. Par exemple, dans ClickUp, vous pouvez vous appuyer sur des tableaux de bord de rapports pour suivre l'avancement des tâches et identifier les obstacles.
Étape 8 : Formez votre équipe
Cette étape est particulièrement importante si votre entreprise ou votre équipe a récemment adopté un logiciel d'automatisation des flux de travail. Apprenez-leur à utiliser le logiciel afin qu'ils puissent être immédiatement opérationnels lorsqu'ils commenceront à suivre vos flux de travail automatisés.
De plus, lorsque vous améliorez un flux de travail, vous devez préparer l'équipe aux changements. Vous pourriez même avoir besoin d'un programme de gestion du changement si les changements sont trop importants et que votre équipe n'est pas familiarisée avec l'automatisation des flux de travail.
Le fait de centraliser la communication dans un espace unique aide les équipes à assimiler (et à retrouver si nécessaire) plus facilement les informations. L'attribution des tâches est essentielle, car elle permet de définir clairement les responsabilités.
Les individus sont alors tenus responsables de l'achevement de tâches spécifiques au sein d'un projet ou d'une organisation.
5 avantages de l'automatisation des flux de travail
Les tâches manuelles répétitives n'ont pas besoin d'être complexes pour vous faire perdre votre temps et les ressources de votre équipe. Vous devriez plutôt tirer parti de l'automatisation des flux de travail pour vous attaquer aux tâches routinières, prévisibles et planifiables que vous effectuez chaque jour.
Le problème est que bon nombre de ces tâches sont de nature simpliste et prennent indéniablement beaucoup de temps, mais elles sont également sujettes à des erreurs et ont un impact sur l'ensemble du processus de l'entreprise. Les outils d'automatisation des flux de travail limitent les risques liés à la saisie manuelle des données tout en fournissant une multitude d'autres avantages.
Examinons les avantages les plus significatifs que vous pouvez tirer de l'automatisation des flux de travail.
1. Augmentation de la productivité avec moins de ressources
Les tâches et les flux de travail automatisés sont achevés plus rapidement. Et vous n'avez pas besoin de déplacer manuellement les tâches le long du flux de travail. Par exemple, les corrections de bogues modifient le statut, l'assigné ou la date d'échéance en fonction de règles prédéfinies.
Par exemple, grâce à l'automatisation des flux de travail, vous n'oublierez plus de facturer un client, ce qui permettra à tout le monde, des ressources humaines aux équipes d'approvisionnement et de gestion de projet, de gagner du temps. Au lieu de cela, vous soumettez automatiquement la facture pendant que tout le monde se concentre sur d'autres tâches.
Il n'est jamais agréable d'être le goulot d'étranglement.
L'automatisation des flux de travail vous permet également d'en faire plus avec moins de ressources, ce qui vous permet de rester productif. Il est facile d'automatiser des tâches telles que l'attribution de travail à des freelances, l'intégration de nouveaux employés et la fourniture de documents de formation aux employés.
Vous cherchez à optimiser et à standardiser les processus au sein de votre entreprise ? Notre modèle de processus et de procédures est conçu pour vous guider à travers les étapes nécessaires à la création d'un document de processus complet et dynamique.
De plus, la fonctionnalité ClickUp Tableau blanc vous permet de visualiser comment différents processus effectuent leurs connexions et s'enchaînent, ce qui vous permet de créer un flux de travail rationalisé et efficace.
2. Amélioration de la collaboration, de la visibilité et de la communication
Grâce à l'automatisation des flux de travail, les membres de l'équipe peuvent voir le travail de chacun et prendre conscience des contributions individuelles au projet. Cette visibilité réduit les risques de se marcher sur les pieds.
De plus, elle permet de commenter les tâches afin d'offrir ou de demander de l'aide. C'est pourquoi les logiciels d'automatisation des flux de travail évitent les problèmes de communication. Ils demandent l'avis de la bonne personne au bon moment et enregistrent les messages afin que vous puissiez les retrouver plus tard.
Identifiez plus rapidement les goulots d'étranglement dans les communications en évitant d'utiliser les e-mails pour les tâches simples. Attribuez des commentaires aux utilisateurs afin de vous assurer qu'ils voient votre commentaire et le marquent comme achevé après avoir répondu.
De plus, les logiciels d'automatisation des flux de travail prennent en charge les communications internes et externes. Par exemple, vous pouvez coordonner votre équipe, contacter vos clients, demander des paiements et briefer les freelances grâce à des communications automatisées dans le cadre de la gestion de projet.
Consultez notre blog pour découvrir comment les logiciels d'automatisation des flux de travail facilitent la gestion des tâches liées aux e-mails!
3. Plus de responsabilité
En attribuant automatiquement des tâches aux membres de l'équipe, leur responsabilité dans une partie du flux de travail devient claire. La gestion des flux de travail vous permet de suivre l'avancement des tâches et de prendre des mesures en temps opportun pour éviter de manquer les délais.
De plus, grâce aux tableaux de bord et aux indicateurs clés de performance (KPI), vous améliorez en permanence les performances de vos flux de travail, créant ainsi des systèmes de gestion de projet plus efficaces. Et comme si cela ne suffisait pas, les logiciels d'automatisation des flux de travail vous aident à identifier et à résoudre les goulots d'étranglement dans vos processus d'entreprise.
D'une manière générale, les tâches répétitives épuisent les employés. À long terme, cela peut les conduire au burn-out. Ces tâches empêchent également le personnel de se consacrer à du travail utile et significatif.
Mais l'automatisation des flux de travail lutte efficacement contre l'impact du travail répétitif sur la santé mentale et l'expérience des employés en leur permettant de savoir ce qui va suivre et qui est responsable de la tâche à accomplir. Créez des organigrammes dans les Tableaux blancs pour fournir un chemin clair vers votre processus de gestion des flux de travail.
Par conséquent, vos employés resteront plus longtemps dans votre entreprise si vous utilisez des outils visuels d'automatisation des flux de travail.
4. Service client personnalisé
L'automatisation des réponses aux demandes des clients contribue grandement à offrir un service client irréprochable. L'automatisation des flux de travail est idéale pour fournir un service client rapide et personnalisé. Vos clients seront ainsi satisfaits et apprécieront votre marque.
Vous souhaitez optimiser les opérations d'assistance de votre entreprise grâce à l'automatisation des flux de travail ? Le modèle de service client ClickUp vous permet de mettre en place un système à deux niveaux comprenant une équipe d'assistance de première ligne et une équipe spécialisée dans le traitement des escalades.
Cette approche garantit que les demandes d'assistance sont traitées de manière efficace et efficiente, et que les problèmes les plus complexes reçoivent l'attention qu'ils méritent. De plus, notre modèle comprend un formulaire qui peut être personnalisé afin de recueillir toutes les informations dont votre équipe a besoin.
Cela vous permet d'offrir une assistance de premier ordre à vos clients.
5. Réduction des coûts et des dépenses imprévues
La réduction des coûts est un effet secondaire d'une gestion efficace des flux de travail. Lorsque vous augmentez la productivité en réduisant les tâches manuelles, vous fournissez des produits de meilleure qualité.
L'optimisation des flux de travail permet également de réduire les coûts pour les entreprises en diminuant le taux de rotation du personnel et, comme nous venons de le mentionner, en offrant un service client irréprochable. Et nous savons que vos processus métier sont complexes.
C'est pourquoi il est essentiel d'adopter le meilleur logiciel d'automatisation des flux de travail afin de limiter également les erreurs budgétaires !
Supervisez et surveillez efficacement l'avancement de votre projet grâce au modèle de gestion de projet budgétisé de ClickUp. Ce modèle de gestion de projet convivial vous permet de suivre facilement l'échéancier du projet.
Vous pouvez également consulter le statut de ses différentes activités, ce qui vous permet de garder le contrôle sur votre budget.
Commencez à réaliser l'automatisation de vos flux de travail avec ClickUp !
Outre les intégrations, les tableaux de bord, les rappels et les notifications qui répondent à vos besoins, vous devez rechercher d'autres fonctionnalités dans les logiciels d'automatisation des flux de travail. Par exemple, une bibliothèque de modèles de flux de travail personnalisables est absolument indispensable.
Mais il est également important que les logiciels d'automatisation des flux de travail vous permettent de créer vos propres modèles. Le low code est une autre fonctionnalité importante.
Vous pourriez automatiser les flux de travail en développant vous-même un logiciel. Mais ce serait une perte de temps alors que des outils tels que ClickUp offrent une interface visuelle et intuitive permettant au personnel de l'entreprise de créer et de réaliser la maintenance des flux de travail automatisés.
De plus, les logiciels d'automatisation des flux de travail fournissent des outils de collaboration. Ceux-ci permettent la co-création et la co-optimisation des flux de travail par les équipes de l'entreprise.
Des outils tels que ClickUp permettent de saisir et de consolider des données à l'aide de formulaires personnalisés. Ils standardisent et unifient le processus de demande, d'accès et de maintenance des informations provenant de vos utilisateurs ou clients.
Les formulaires personnalisables sont très efficaces pour éviter les entrées de données en double. Mais ils permettent également de convertir les données saisies en tâches attribuées aux bonnes personnes pour le suivi.
Vous souhaitez en savoir plus sur les automatisations ClickUp ? Commencez avec un environnement de travail gratuit pour découvrir comment améliorer l'efficacité de votre équipe !