Vous cherchez le moyen le plus rapide d'achever systématiquement vos projets et vos tâches ?
Et peut-être espérez-vous le faire en créant des flux de travail personnalisés spécifiquement pour votre équipe ?
Nous sommes ici pour vous dire que ce n'est pas seulement possible, mais que c'est beaucoup plus facile que vous ne l'imaginez avec la mise en place d'un processus d'automatisation des flux de travail approprié. La production de votre équipe est essentielle à la réussite de l'ensemble du projet et les flux de travail automatisés vous aident à résoudre les problèmes d'inefficacité et les goulots d'étranglement qui vous empêchent généralement d'avancer.
Le hic, c'est qu'il vous faut d'une automatisation flexible du flux de travail qui peut vous aider rapidement et s'adapter à vos processus. Qu'est-ce que l'automatisation du flux de travail et comment peut-elle résoudre vos problèmes ?
Lisez notre guide approfondi pour connaître nos bonnes pratiques, voir des exemples utiles et apprendre à créer une voie claire vers l'efficacité.
Qu'est-ce que l'automatisation du flux de travail ?
L'automatisation des flux de travail simplifie l'exécution de tâches répétitives, généralement par le biais d'un logiciel, en définissant des paramètres spécifiques pour achever automatiquement les processus manuels. Elle est souvent utilisée pour la gestion de projet afin de réduire les tâches manuelles l'entrée de données et d'automatiser les tâches à déléguer le travail plus rapidement. Vous pouvez automatiser des tâches ou des flux de travail entiers pour améliorer le flux de travail de votre entreprise . Qu'il s'agisse d'une semi-automatisation ou d'une automatisation complète des flux de travail pour exécuter des tâches sélectionnées ou manuelles, ce processus accélère la façon dont vous faites votre travail.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/clickup-task-creation-automation-e1679068436509-1400x913.png exemple d'automatisation de la création de tâches ClickUp /$$$img/
Créez des automatisations personnalisées dans votre flux de travail à travers un processus "quand ceci se produit, alors faites cette action"
D'autre part, logiciel d'automatisation des tâches vous permet d'ajouter, de gérer et de visualiser des informations. Par instance, vous pouvez stocker le statut d'une tâche ou le temps passé sur la tâche et mettre à jour ces informations au fur et à mesure que vous faites le travail.
C'est ainsi que les gestionnaires de projet, les chefs d'équipe et les autres parties prenantes suivent l'évolution de votre projet, y compris votre client ! En outre, l'automatisation du flux de travail permet de libérer du temps et des ressources (heures de travail et coûts pour le les budgets des projets ).
Après tout, à quoi bon faire le travail soi-même quand un logiciel peut le faire à sa place ? Tout ce que vous avez à faire, c'est de définir les paramètres et les procédures qui permettent d'automatiser les flux de travail.
Exemples d'automatisation de flux de travail
Les flux de travail automatisés sont utilisés dans de nombreux secteurs. En voici quelques-uns exemples d'automatisation pour vous inspirer :
- IT : réinitialisation des mots de passe, création de nouveaux comptes utilisateurs, déploiement de logiciels, gestion des sauvegardes, installation de logiciels et..Gestion du service desk informatique
- **Soins de santé Comptabilité et finances : création des horaires de travail et de garde, admission des patients, sortie des patients et transfert des dossiers des patients
- Comptabilité et finance : facturation, paie, approbation des dépenses, remboursement des frais et approbation du budget
- Juridique : gestion de la révision des contrats et approbation des contrats
- Banque : création de comptes et approbation de prêts
- Marketing : e-mailgestion des campagnes de marketing et planification des messages sur les médias sociaux
- Ventes : approbation de devisla gestion de l'équipe commerciale et la programmation des réunions commercialesLes ressources humaines : !
3. Plus de comptes
En attribuant automatiquement des tâches aux membres de l'équipe, leur responsabilité à l'égard d'une partie du flux de travail devient plus effacée. La gestion du flux de travail vous permet de suivre la progression des tâches et de prendre des mesures en temps utile pour éviter de dépasser les délais.
En outre, grâce aux tableaux de bord et aux KPI vous améliorez en permanence les performances de vos flux de travail, créant ainsi des systèmes de gestion de projet plus efficaces. Et comme si cela ne suffisait pas, les logiciels d'automatisation des flux de travail vous aident à identifier et à éliminer les goulets d'étranglement dans vos processus d'entreprise.
D'une manière générale, les tâches répétitives épuisent les employés. Et cela peut les conduire à l'épuisement à long terme. Ces tâches éloignent également le personnel d'un travail utile et significatif.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/image7-1400x751.png Modèle de diagramme de flux dans ClickUp Tableau blanc /$$img/
Tirez le meilleur parti de vos flux de travail en utilisant les Tableaux blancs avec le modèle d'organigramme de ClickUp
Mais l'automatisation du flux de travail lutte efficacement contre l'impact du travail répétitif sur la santé mentale et l'expérience des employés en sachant ce qui vient ensuite et qui est en charge de la tâche à accomplir. Construisez des organigrammes dans les Tableaux blancs pour fournir un chemin clair à votre processus de gestion du flux de travail.
Par conséquent, votre personnel restera plus longtemps dans votre entreprise lorsque vous vous appuierez sur des outils visuels d'automatisation du flux de travail.
4. Un service client efficace
L'automatisation des réponses aux demandes des clients contribue grandement à la mise en place d'un service clientèle irréprochable. Et l'automatisation du flux de travail est excellente pour fournir un service client rapide et personnalisé. Résultat : vos clients se sentiront heureux et feront l'expérience de votre marque avec plaisir.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/customer-support-template-by-clickup-1400x860.png modèle d'assistance client ClickUp /$$$img/
Capturez les informations importantes de vos clients grâce à un modèle intégré de formulaire de suivi des commentaires Vous souhaitez optimiser les opérations d'assistance de votre entreprise grâce à l'automatisation des flux de travail ? Les Modèle d'assistance client ClickUp vous permet de mettre en place un système à deux niveaux comprenant une équipe d'assistance de première ligne et une équipe spécialisée dans la gestion des escalades.
Cette approche garantit que les demandes d'assistance sont traitées de manière efficace et efficiente, et que les problèmes les plus complexes reçoivent l'attention qu'ils requièrent. En outre, notre modèle comprend une vue Formulaire qui peut être personnalisée pour capturer toutes les informations dont votre équipe a besoin.
Cela vous permet de fournir une assistance de premier ordre à vos clients.
5. Réduction des coûts et des dépenses imprévues
La réduction des coûts est un effet secondaire d'une gestion efficace du flux de travail. Lorsque vous augmentez la productivité en réduisant les tâches manuelles, vous livrez des produits de meilleure qualité.
Les flux de travail optimisés réduisent également les coûts pour les organisations en diminuant les taux de rotation du personnel et, comme nous venons de le mentionner, en fournissant un service client irréprochable. Nous savons que vos entreprises sont complexes.
C'est pourquoi il est essentiel d'adopter le meilleur logiciel d'automatisation des flux de travail pour limiter également les erreurs budgétaires !
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Budgeted-Project-Management-Template.png Modèle de gestion de projet budgétisé ClickUp /$$img/
Obtenez un aperçu de haut niveau du budget de votre projet tout en gérant les tâches et les statuts dans ce modèle facile à utiliser
Supervisez et contrôlez efficacement l'avancement de votre projet avec le modèle de gestion de projet budgétisé de ClickUp. Ce modèle de gestion de projet convivial vous permet de suivre facilement le budget de votre projet, tout en gérant les tâches et les états dans ce modèle facile à utiliser l'échéancier du projet .
Vous pouvez également voir le statut de ses différentes activités, ce qui vous permet de garder la maîtrise de votre budget.
Commencez à Automatiser les flux de travail avec ClickUp !
Outre les intégrations, tableaux de bord, rappels et notifications qui répondent à vos besoins, vous devez rechercher d'autres fonctionnalités dans un logiciel d'automatisation des flux de travail. Par exemple, une bibliothèque d'outils personnalisables modèles de flux de travail est absolument indispensable.
Mais il est également important qu'un logiciel d'automatisation du flux de travail vous permette de créer vos propres modèles. La réduction du code est une autre fonctionnalité importante.
Vous pourriez automatiser les flux de travail en développant vous-même le logiciel. Mais ce serait une perte de temps alors que des outils comme ClickUp offrent une interface visuelle et intuitive permettant au personnel de l'entreprise de créer et de maintenir des flux de travail automatisés.
De plus, les logiciels d'automatisation des flux de travail offrent des outils de collaboration. Ceux-ci permettent la co-création et la co-optimisation des flux de travail par les équipes de l'entreprise.
Des outils tels que ClickUp permettent de capturer et de consolider des données au moyen de formulaires personnalisables. Ils standardisent et unifient le processus de demande, d'accès et de maintenance des informations de vos utilisateurs ou clients.
Les formulaires personnalisables sont très efficaces pour éviter l'entrée de données en double. Mais ils permettent également de convertir les données capturées en tâches assignées aux bonnes personnes pour le suivi.
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