Réunions de lancement : nous sommes tous passés par là. Une salle remplie de visages enthousiastes (et peut-être quelques sceptiques), une pile de post-it et un échéancier de projet ambitieux qui peut ou non avoir du sens.
Dans l'ensemble, les réunions de lancement avec les parties prenantes peuvent facilement tourner au chaos. C'est là que l'IA entre en jeu. L'IA peut automatiser de nombreux aspects de ces réunions, de la planification à la création d'agendas, en passant par la traduction en temps réel.
Dans ce guide, nous explorerons les meilleurs cas d'utilisation de l'IA dans les réunions de lancement avec les parties prenantes. Nous recommanderons également des logiciels pour faciliter le déroulement des réunions de lancement.
⏰ Résumé en 60 secondes
- Les réunions de lancement rassemblent les parties prenantes afin d'harmoniser les objectifs organisationnels, de clarifier les attentes et de définir une orientation claire pour la réussite du projet.
- Cependant, la gestion efficace de ces réunions peut prendre beaucoup de temps et être source de malentendus.
- /IA permet d'organiser des réunions de lancement structurées et des discussions à haute productivité en optimisant la planification, en générant des agendas personnalisés et en permettant la traduction en temps réel pour une communication fluide.
- Les outils d'IA font également l'analyse des sentiments afin d'identifier rapidement les préoccupations des parties prenantes, aidant ainsi les équipes à anticiper les obstacles potentiels et à améliorer l'engagement.
- La prise de notes automatisée garantit également une documentation précise des discussions clés, ce qui réduit le besoin de suivis répétitifs et permet aux équipes de rester alignées.
- ClickUp intègre ces capacités d'IA grâce à des outils tels que ClickUp Brain, ClickUp Docs et ClickUp Chat, offrant ainsi une solution complète pour mener à bien vos réunions de lancement.
Comprendre l'IA pour les réunions de lancement avec les parties prenantes
La communication avec les parties prenantes est essentielle pour définir l'orientation du projet et s'assurer que chacun connaît son rôle.
Une réunion de lancement avec les parties prenantes est la première réunion au cours de laquelle toutes les parties concernées s'accordent sur les objectifs, les responsabilités et les plans du projet afin d'en garantir le bon déroulement. Cependant, ces réunions peuvent souvent devenir chaotiques.
Voici comment un outil d'intelligence artificielle peut rendre les réunions de lancement avec les parties prenantes plus productives :
- Trouvez les horaires de réunion qui conviennent à tout le monde sans avoir à échanger des dizaines d'e-mails.
- Créez des agendas adaptés à votre projet et aux besoins des parties prenantes.
- Traduisez les notes de réunion en temps réel afin que tout le monde comprenne le contexte.
- Analysez les sentiments des parties prenantes, ce qui vous permet d'anticiper les conflits ou les obstacles potentiels.
- Obtenez des informations exploitables pour accélérer la prise de décision et favoriser la collaboration.
En bref : l'IA vous aide à organiser des réunions de lancement plus fluides, plus rapides et plus intelligentes.
🧠 Le saviez-vous ? Deloitte rapporte que l'adoption de l'IA permet d'accélérer de 30 % l'achèvement des projets, en particulier lorsqu'elle est utilisée pour la collaboration et la planification.
📖 En savoir plus : Modèles Scrum gratuits pour le suivi de votre flux de travail
Comment utiliser l'IA pour les réunions de lancement avec les parties prenantes
Voici les meilleurs cas d'utilisation de l'IA pour les lancements auprès des parties prenantes :
Planification intelligente des réunions
La coordination de plusieurs calendriers peut représenter un défi logistique. Les outils de planification basés sur l'IA analysent la disponibilité des participants afin d'identifier les horaires de réunion optimaux. Ils analysent les horaires de travail, les fuseaux horaires et même les jours fériés locaux des parties prenantes afin de choisir des horaires qui conviennent à tout le monde.
De plus, vous n'avez plus à vous soucier que les gens oublient ou se présentent sans être préparés à la réunion de lancement du projet. Le système envoie automatiquement des rappels et s'assure que tout le monde est au courant de ce qui va se passer. Finies les interminables chaînes d'e-mails demandant « Mardi, ça vous convient ? Non ? Et mercredi ? ». Une planification fluide et efficace qui vous permet de vous concentrer sur le travail qui compte vraiment.
🧠 Le saviez-vous ? Les employés peuvent gagner plus de 4 heures par semaine en utilisant des assistants IA pour planifier leurs tâches, soit un gain de plus de 200 heures par an.
Préparation des réunions
Les réunions avec les parties prenantes nécessitent une préparation minutieuse. Vous devez élaborer un plan de projet initial et vous préparer aux questions ou requêtes potentielles des parties prenantes. Ici, vous pouvez utiliser un outil d'IA pour identifier rapidement les risques, les dépendances et les goulots d'étranglement du projet, ce qui permet aux équipes de planifier les imprévus.
De plus, l'IA peut analyser les lancements de projets passés et les interactions avec les parties prenantes afin de prédire les préoccupations les plus probables sur la base de scénarios similaires. Elle peut également suggérer des réponses fondées sur des données et fournir des informations en temps réel pour aider les équipes à répondre à des questions difficiles.
🌻 Exemple : McKinsey utilise Lilli, un outil d'IA générative, qui aide à créer un plan de projet initial lors du lancement d'une mission. Il analyse toutes les ressources de connaissances et identifie les experts adaptés au projet. De plus, Lilli agit comme un « partenaire de réflexion » pour planifier les réunions et les présentations.
Analyse des sentiments
Il peut être difficile de comprendre ce que les gens pensent du nouveau projet lui-même, en particulier dans un environnement virtuel. L'analyse des sentiments basée sur l'IA permet d'analyser les commentaires écrits ou les transcriptions de réunions afin de détecter les émotions sous-jacentes.
Par exemple, lors d'une discussion sur l'échéancier de lancement d'un nouveau produit, une partie prenante pourrait dire « Bien sûr, nous pouvons essayer de respecter ce délai ». Bien que ces mots semblent positifs, l'analyse par l'IA pourrait détecter une hésitation ou une inquiétude.
ClickUp Brain, le puissant assistant IA de ClickUp, offre des informations précieuses sur les discussions menées lors des réunions. Il vous suffit de partager la transcription de la réunion et de demander à ClickUp Brain d'analyser les sentiments des parties prenantes et d'exécuter les projets de manière stratégique.
Prise de notes automatisée
Soyons réalistes : personne ne veut être celui qui doit prendre des notes pendant les réunions. Pire encore, les preneurs de notes humains peuvent passer à côté de points essentiels ou mal interpréter les discussions. Les outils d'IA résolvent ce problème en transcrivant les réunions en temps réel et en mettant en évidence les éléments à mener, les décisions clés et les prochaines étapes.
Cela facilite non seulement la documentation, mais garantit également que chacun dispose d'un compte rendu clair et précis de ce qui a été discuté. Finis les moments où l'on se dit « Je ne me souviens pas avoir accepté cela ».
Voici ce qu'un chef de produit dit à propos de l'utilisation de l'IA pour les réunions.
En tant que chef de produit, je participe à de nombreuses réunions. L'IA prend des notes pendant les réunions et les résume afin que je puisse savoir qui a dit quoi et qui penche vers quelle décision. Je n'ai pas besoin de prendre des notes spécifiques et de les envoyer aux participants pour qu'ils restent sur la bonne voie.
En tant que chef de produit, je participe à de nombreuses réunions. L'IA prend des notes pendant les réunions et les résume afin que je puisse savoir qui a dit quoi et qui penche vers quelle décision. Je n'ai pas besoin de prendre des notes spécifiques et de les envoyer aux participants pour qu'ils restent sur la bonne voie.
Vous pouvez même utiliser des outils d'IA tels que ClickUp AI Notetaker pour prendre des notes complètes lors des réunions, les transcrire et les partager avec l'équipe après la réunion. Découvrez comment. 👇🏼
Attribution des tâches et suivi de la progression
Vous avez discuté des éléments à prendre en compte lors des réunions avec les parties prenantes, mais quelle est la prochaine étape ? Le vrai travail commence avec l'attribution des tâches et le suivi. Cependant, lorsque vous attribuez les tâches et suivez les progrès manuellement, le processus peut devenir plus lent.
Les outils d'IA peuvent extraire les éléments clés, les échéances et les ressources nécessaires au projet à partir de la réunion de lancement, afin que votre équipe puisse éviter les allers-retours et commencer immédiatement à exécuter le projet. De plus, les outils d'IA suggèrent les membres de l'équipe les plus adaptés à chaque tâche en fonction de leur expertise, de leur disponibilité et de leurs travaux antérieurs afin de garantir la réussite du projet.
📮ClickUp Insight : 83 % des travailleurs du savoir utilisent principalement les e-mails et les chats pour communiquer avec leur équipe. Cependant, près de 60 % de leur journée de travail est perdue à passer d'un outil à l'autre et à rechercher des informations. Avec une application tout-en-un pour le travail comme ClickUp, votre gestion de projet, vos messages, vos e-mails et vos chats sont tous regroupés au même endroit ! Il est temps de centraliser et de dynamiser !
Informations et rapports en temps réel
Vous est-il déjà arrivé que quelqu'un vous demande les derniers nombres lors d'une réunion, pour ensuite vous rendre compte qu'il vous faudrait des heures (voire des jours) pour les rassembler ? L'IA élimine ces moments de silence gênants. Grâce aux informations en temps réel basées sur les données, vous obtenez des données actualisées présentées de manière claire sous forme de rapports ou de diagrammes, sans avoir à effectuer de calculs manuels.
Cela s'avère particulièrement utile lors des réunions de lancement avec les parties prenantes, lorsque vous devez rapidement définir le contexte. L'IA peut extraire les indicateurs pertinents à la demande, aidant ainsi chacun à prendre des décisions éclairées dès la réunion.
📖 En savoir plus : Le guide de planification de sprint pour les chefs de projet en gestion de projet agile
Hiérarchisation des parties prenantes
Il est important de hiérarchiser les parties prenantes, en particulier pour les projets de grande envergure, afin de vous assurer que vous concentrez vos efforts sur les bonnes personnes. Cela permet d'accélérer les approbations, de renforcer l'adhésion et de faciliter l'exécution du projet.
Utilisez l'IA pour suivre les niveaux de confiance des différentes parties prenantes en fonction des interactions lors des réunions précédentes et identifier celles qui influencent la prise de décision. Il est ainsi plus facile d'adapter les stratégies aux parties prenantes clés qui ont besoin d'être davantage convaincues par rapport à celles qui sont déjà alignées.
Gestion des connaissances et informations contextuelles
L'IA peut servir de référentiel pour les connaissances acquises lors de projets passés, en mettant en avant les documents pertinents, les notes de réunion et les décisions clés issues des lancements et des phases de projet précédents. Lorsque de nouvelles parties prenantes rejoignent le projet, les outils d'IA peuvent rapidement leur fournir le contexte historique, ce qui réduit le temps nécessaire pour que tout le monde soit au courant.
📖 En savoir plus : Modèles Agile gratuits pour la planification de projets
Utilisation d'un logiciel d'IA pour les réunions de lancement avec les parties prenantes
Pour utiliser l'IA dans le cadre des réunions de lancement avec les parties prenantes, vous avez besoin d'une application intelligente, puissante et capable de centraliser toutes vos tâches, tous vos documents et tous vos canaux de communication. Découvrez ClickUp, une solution révolutionnaire pour organiser et mener des réunions de lancement avec les parties prenantes avec précision et facilité.
ClickUp est l'application tout-en-un pour le travail qui combine la gestion de projet, les documents et la communication d'équipe, le tout sur une seule plateforme, optimisée par l'automatisation et la recherche IA de nouvelle génération.
Créez des agendas et des éléments de liste à l'aide de la suite alimentée par l'IA de ClickUp.
Au cœur de ClickUp se trouve ClickUp Brain, le puissant assistant IA de ClickUp. Il agit comme un assistant de rédaction, un gestionnaire de connaissances et un chef de projet. Il suffit d'entrer les détails pertinents du projet et ClickUp Brain vous proposera un agenda sur mesure qui couvre tous les points nécessaires, des priorités des parties prenantes aux objectifs du projet.
Vous êtes désormais prêt pour votre réunion. Mais vous craignez de ne pas avoir le temps de prendre des notes ou de passer à côté d'éléments clés ? Il vous suffit d'ajouter ClickUp AI Notetaker à vos réunions.
Elle assistera aux réunions à votre place ou avec vous et générera un document privé comprenant un résumé de la réunion, les points clés de la discussion, les éléments à prendre en compte, et plus encore ! Vous pouvez toujours y accéder à partir de vos documents ou le trouver en pièce jointe à votre évènement de calendrier.
Prêt à créer des actions à mener ? Transférez vos notes de réunion générées par l'IA à ClickUp Brain, qui créera rapidement une liste de tâches pour le projet via ClickUp Tasks. Ajoutez vos parties prenantes en tant qu'« observateurs » sur les tâches critiques afin qu'elles reçoivent des mises à jour régulières sur l'avancement de la tâche !
Vous pouvez créer des agendas pour les lancements de campagnes, les réunions stratégiques, les réunions de planification d'évènements ou les projets de développement de produits.
Voici comment ClickUp Brain vous aide à préparer les réunions de lancement avec les parties prenantes :
- Informations en temps réel : vous avez besoin d'une analyse des performances actuelles du projet ou des commentaires des parties prenantes ? ClickUp Brain génère des informations en temps réel, vous fournissant les données dont vous avez besoin lors des réunions de lancement.
- Gestion des connaissances : récupérer l'historique d'un projet est un jeu d'enfant. ClickUp Brain peut faire apparaître les documents pertinents, les décisions passées ou les commentaires des parties prenantes afin de garantir que vos réunions soient bien informées.
- Génération de contenu : si vous souhaitez créer des agendas de réunion ou des documents d'information, l'éditeur IA de ClickUp Brain facilite le processus.
- Traduisez les notes de réunion : vous souhaitez partager les notes de réunion avec plusieurs parties prenantes ? Traduisez les notes avec ClickUp Brain afin que tout le monde y voie clair.
Facilitez la collaboration en temps réel avec ClickUp Docs.
Après le lancement, l'organisation et le partage des plans de projet peuvent souvent devenir un processus chaotique, en particulier lorsque les parties prenantes sont nombreuses et que les formats de documents varient. ClickUp Docs centralise tout en un seul endroit, vous permettant de stocker, partager et collaborer avec votre équipe sur votre plan de projet en temps réel.
Les parties prenantes peuvent commenter, suggérer des modifications et même lier des tâches directement à partir du document. Cela réduit les tracas liés au passage d'un outil à l'autre et permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde.
Assurez-vous que les discussions sur les projets se déroulent sans heurts grâce à ClickUp Chat.
La collaboration ne s'arrête pas à la fin de la réunion de lancement. Avec ClickUp Chat, vous pouvez poursuivre les discussions avec les parties prenantes, partager les dernières informations et clarifier les tâches sans changer de plateforme. La communication en temps réel permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde, et tous les historiques de discussion sont facilement consultables pour une référence rapide grâce à des résumés assistés par l'IA. Vous pouvez également lier les tâches et les messages entre eux afin que rien ne passe inaperçu.
Utilisez des modèles prêts à l'emploi pour assurer la réussite de vos réunions de lancement.
Vous avez besoin d'un moyen simple mais efficace pour gérer les lancements auprès des parties prenantes ? ClickUp propose des modèles personnalisables pour une gestion stratégique des parties prenantes.
Le modèle de réunion de lancement de projet ClickUp donne le ton pour les réunions de lancement en définissant les objectifs de communication. Vous pouvez utiliser ce modèle pour établir un échéancier clair du projet et définir les attentes, fixer les objectifs du projet et identifier les rôles et responsabilités des membres de l'équipe.
Ce modèle vous permet de :
- Définissez les échéanciers des projets et coordonnez les membres de l'équipe.
- Organisez les tâches par catégories et déléguez-les aux membres de l'équipe.
- Documentez les décisions importantes et les éléments à prendre.
Le modèle d'analyse des parties prenantes ClickUp est également un excellent outil pour obtenir un aperçu du projet. Il vous aide à analyser les priorités, les préoccupations et l'influence des parties prenantes afin que vous puissiez concentrer votre énergie là où cela compte vraiment.
📖 En savoir plus : Modèles gratuits de cartographie des parties prenantes
Bonnes pratiques pour l'utilisation de l'IA dans les réunions de lancement avec les parties prenantes
Voici les bonnes pratiques à suivre lorsque vous utilisez l'IA dans les réunions de lancement avec les actionnaires :
Définissez des objectifs clairs pour l'utilisation de l'IA.
Avant de mettre en œuvre des outils d'IA, définissez des objectifs de projet spécifiques qui correspondent aux besoins de votre entreprise. Plutôt que d'adopter l'IA simplement parce qu'elle est disponible, examinez vos flux de travail existants afin d'identifier les domaines dans lesquels cet outil peut créer de la valeur.
🌻 Exemple : si vous êtes chef de produit et que vous êtes constamment confronté à des périmètres de projet flous lors des réunions de lancement avec les parties prenantes, vous pouvez utiliser l'IA pour résumer les exigences des projets passés et identifier les lacunes avant les réunions, afin d'assurer une meilleure harmonisation.
Tenez les parties prenantes informées
L'IA peut être incroyablement efficace en matière de communication, mais elle ne doit pas remplacer le contact humain. Informez les parties prenantes de la manière dont l'IA est utilisée lors des réunions de lancement, que ce soit pour résumer les commentaires, analyser les sentiments ou générer des questions. La transparence renforce la confiance et garantit que tout le monde comprend comment les décisions sont prises.
Limitez le nombre de preneurs de notes IA lors des réunions.
Il est préférable d'avoir un ou deux preneurs de notes IA lors de la réunion. Différents systèmes IA peuvent interpréter les discussions de manière différente, ce qui peut entraîner des incohérences dans les éléments à prendre en compte ou les points clés à retenir. De plus, la présence de plusieurs robots IA lors de la réunion peut avoir un impact sur les interactions humaines.
Équilibrez l'IA et le jugement humain.
L'IA peut traiter les données et générer des informations plus rapidement que n'importe quel être humain, mais elle ne dispose pas des nuances propres à l'expérience humaine. Vérifiez les agendas, les résumés ou les rapports générés par l'IA afin de vous assurer qu'ils correspondent aux besoins spécifiques du projet.
💡Conseil de pro : organisez un petit atelier ou fournissez des guides étape par étape à votre équipe interne afin de lui présenter les fonctionnalités de l'IA que vous utiliserez lors du lancement.
Essayez ClickUp pour vos réunions de lancement
Les réunions de lancement avec les parties prenantes donnent le ton à l'ensemble de votre projet. Cependant, harmoniser les différents points de vue, clarifier les objectifs du projet et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde demande beaucoup de temps et d'efforts.
Les outils d'IA facilitent le lancement des projets auprès des parties prenantes en rationalisant la préparation des réunions, en générant des agendas structurés et en résumant les discussions en temps réel.
ClickUp est le logiciel de gestion de projet IA ultime pour une collaboration fluide au sein de votre équipe. Grâce à ClickUp Brain et AI Meeting Notetaker, vous pouvez créer des agendas et des questions pour vos réunions, hiérarchiser les exigences des parties prenantes, analyser les sentiments et identifier les points d'action.
ClickUp Docs, quant à lui, vous aide à gérer les informations issues des réunions et les tâches du projet en un seul endroit. Il vous suffit de partager les documents avec les parties prenantes pour une collaboration en temps réel.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et découvrez des lancements de projets à haute productivité avec les parties prenantes !