Comment calculer l'estimation à l'achèvement (EAC) dans les projets

Un sondage mené par McKinsey a révélé qu'en moyenne, les projets dépassent leur budget et leur calendrier de 30 à 45 %. Une analyse plus approfondie d'une étude sur les « mégaprojets », dont certains valent plus d'un milliard de dollars, révèle que les dépassements de coûts atteignent 79 % par rapport aux estimations budgétaires initiales.

Cela met en évidence les défis évidents en matière de livraison, mais souligne également la mauvaise qualité des estimations de coûts et de calendrier lors de l'approbation du projet.

L'une des principales raisons pour lesquelles les projets dépassent leur budget et prennent du retard est l'inexactitude des estimations. Les chefs de projet sont souvent confrontés à ce problème et ont créé divers cadres pour y remédier. Le concept d'estimation à l'achèvement (EAC) en fait partie.

Dans cet article de blog, nous comprenons cette technique d'estimation de projet, apprenons à calculer l'EAC et explorons ses utilisations dans l'entreprise.

Qu'est-ce que l'EAC (estimation à l'achèvement) ?

L'estimation à l'achèvement (EAC) est un terme utilisé pour réaliser la prévision du coût total d'un projet à son achèvement. Il s'agit d'un calcul continu qui permet de surveiller tout changement dans les estimations pendant le cycle de vie du projet.

Avant le début du projet, l'EAC doit être égal au budget. Cela signifie qu'à la fin du projet, vous aurez dépensé ce que vous aviez estimé.

Cependant, au cours d'un projet, vous pouvez être confronté à plusieurs défis ou évènements externes.

Ces dépenses imprévues s'ajoutent aux coûts du projet. L'EAC permet de réaliser une prévision en temps réel du coût total ajusté du projet, en tenant compte de ces coûts supplémentaires.

Comment calculer l'EAC ?

Commençons par définir ces termes, puis voyons le calcul à l'aide d'un exemple.

Supposons que vous ayez lancé un projet de développement logiciel avec un budget total (BAC) de 20 000 $.

Jusqu'à présent, vous avez achevé 50 % du travail en 40 % du temps et dépensé 12 000 $. La valeur acquise en gestion de projet correspond à la quantité de travail que vous avez achevée par rapport à la valeur budgétée. Ainsi, pour simplifier le calcul, 50 % du travail aurait dû vous coûter 10 000 $, ce qui correspond à votre valeur acquise.

Par conséquent, votre formule d'estimation à l'achèvement serait 20 000 + (12 000-10 000) = 22 000 $.

Maintenant, si vous vous demandez « comment être sûr que les parties suivantes du projet ne coûteront pas plus cher elles aussi ? », bravo !

Examinons également d'autres méthodes plus nuancées pour calculer l'EAC.

Indice de performance des coûts (CPI) : taux d'efficacité des dépenses de votre projet. Il est calculé en divisant la valeur acquise par le coût réel. Si le CPI est supérieur à 1, vos dépenses sont inférieures à celles prévues, et si le CPI est inférieur à 1, vous dépensez trop.

Pour prolonger l'exemple précédent, votre valeur acquise est de 10 000 $ et votre coût réel est de 12 000 $. Donc, CPI = 10 000/12 000 = 0,83.

Ainsi, en utilisant cette formule, votre EAC = 20 000 / 0,83 = 24 390 $.

Dans ce cas, vous voyez que la formule suppose que vos dépenses futures suivront le même taux de variation que par le passé.

Dans le même exemple, avec cette formule, EAC = 12 000 + [(20 000 – 10 000)/0,83] = 24 048 $.

Il existe un autre indicateur, l'index de performance du calendrier. Définissons-le.

Indice de performance du calendrier (SPI) : le SPI est l'équivalent temporel du CPI. Il mesure l'efficacité de votre progression par rapport à l'estimation de durée pour l'achèvement. Il est calculé en divisant la valeur acquise par la valeur planifiée. Si le SPI > 1, vous êtes en avance sur le calendrier. SPI = 1 signifie que vous êtes dans les temps. Si SPI < 1, vous êtes en retard sur le calendrier.

Comme dans l'exemple ci-dessus, si vous avez achevé 50 % de votre travail en 40 % du temps, votre SPI = (50 % du BAC) / (40 % du BAC) = 10 000/8 000 = 1,25.

Ainsi, votre EAC = 12 000 + [(20 000 – 10 000) / (0,83 x 1,25)] = 22 375 $.

L'estimation ascendante à l'achèvement fait référence aux estimations révisées pour toutes les tâches restantes. Cette opération est souvent effectuée manuellement.

Si vous êtes perdu entre cinq formules différentes pour le même calcul, nous sommes là pour vous aider.

Quand utiliser chaque formule EAC

Ces formules ont toutes le même objectif, à savoir déterminer l'EAC. Cependant, la formule que vous utilisez pour calculer votre EAC dépend du contexte, notamment de la nature du projet, des évènements qui ont un impact et de leurs implications financières. Examinons quelques scénarios.

La performance en termes de coûts est stable + les tendances passées se maintiendront

EAC = BAC / CPI

Si vous constatez que votre projet présente des inefficacités ou des dépassements budgétaires et que vous prévoyez que cette situation va se poursuivre au même rythme, utilisez la formule ci-dessus.

Cette méthode part du principe que tout écart de coût est systémique et persistera de manière uniforme tout au long du reste du projet. Elle s'applique aux projets stables, bien gérés et dont les performances varient peu.

Il existe des écarts de coûts + la tendance actuelle en matière d'efficacité se poursuivra.

EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]

Si vous avez constaté des écarts de coûts, mais que vous vous attendez à ce qu'ils suivent les tendances actuelles en matière de performances, utilisez la formule ci-dessus. Cette approche est pratique dans les projets où les écarts devraient se stabiliser, reflétant ainsi l'efficacité continue des coûts.

Grâce à cette méthode, vous tenez compte des écarts passés tout en projetant les coûts futurs sur la base des niveaux de productivité actuels, ce qui la rend adaptée aux projets dynamiques mais gérables.

Les écarts de coûts sont des anomalies + l'avenir correspondra aux estimations initiales.

EAC = AC + (BAC – EV)

Si les écarts de coûts sont des incidents isolés et que vous pensez que le projet se déroulera conformément au budget initial pour le travail restant.

Cette méthode est appropriée lorsque des évènements ponctuels, tels que des coûts d'installation initiaux imprévus ou des inefficacités précoces, entraînent des écarts que l'équipe du projet ne s'attend pas à voir se reproduire.

Écart de coût + écart de calendrier

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]

Si le calendrier est un facteur important pour prévoir le coût total, la formule ci-dessus est la meilleure. Elle ajuste les prévisions de coût des travaux restants en tenant compte des retards dans le calendrier et de la rentabilité. Cette méthode est particulièrement utile pour les projets qui dépassent le budget et sont en retard sur le calendrier.

Les tendances en matière de coûts sont imprévisibles.

EAC = AC + estimation ascendante

Si les performances de votre projet sont imprévisibles ou si les tendances en matière de coûts ne constituent plus des indicateurs fiables des performances futures, utilisez la formule ci-dessus.

Au lieu de s'appuyer sur des formules basées sur l'IPC ou l'ISP, cette méthode consiste à réévaluer le travail restant à partir de zéro et à l'ajouter aux coûts réels engagés jusqu'à présent, ce qui la rend plus précise.

Si vous avez encore quelques doutes sur le calcul de l'EAC, voici un petit guide d'introduction.

Étapes pour calculer l'EAC

Approche EAC descendante

Quatre des cinq formules ci-dessus adoptent une approche descendante. Cela signifie qu'elles s'appuient sur des budgets déjà existants et des performances passées.

Pour utiliser la formule ci-dessus et calculer l'EAC, procédez comme suit à chaque étape.

Approche EAC ascendante

L'approche ascendante consiste à recalculer le coût de tous les travaux restants à partir de zéro et à l'ajouter au coût réel engagé jusqu'à présent. Cette méthode fournit l'estimation la plus précise et la plus détaillée, car elle tient compte des conditions actuelles du projet et de tout changement dans sa portée.

En fait, un bon outil peut grandement faciliter tout cela.

Outils pour le calcul de l'EAC

Le calcul est simple, il s'agit d'arithmétique élémentaire. Ainsi, si vous disposez de toutes les données nécessaires, une calculatrice suffira. Commençons par l'outil le plus simple pour calculer l'EAC.

Tableurs pour le calcul de l'EAC

Grâce aux champs de formule, vous pouvez automatiser le calcul de l'EAC. Par exemple, vous pouvez suivre tous les coûts dans un onglet, avec une cellule pour le total. Vous pouvez suivre la progression du projet dans un autre onglet avec une cellule pour surveiller les écarts.

À partir de ces données, vous pouvez calculer la valeur acquise.

Bien que très populaires et faciles à utiliser, les tableurs sont également entièrement manuels. Vous devrez saisir vous-même toutes les données dans les tableurs. Cela peut être source d'erreurs et devenir fastidieux. Vous pouvez faire mieux avec un outil tel que ClickUp pour les équipes financières.

Tirer parti de l'EAC avec ClickUp

L'utilisation d'une plateforme complète de gestion de projet telle que ClickUp vous garantit que toutes les données dont vous avez besoin pour effectuer les calculs EAC sont déjà à votre disposition.

Gestion de projet: vous pouvez intégrer n'importe quel outil externe que vous utilisez pour le suivi des dépenses afin de calculer automatiquement l'AC dans ClickUp.

Suivi de la progression : en tant qu'outil de gestion de projet, ClickUp vous permet d'afficher en temps réel la progression de vos projets. En fonction des tâches que vous avez définies, il calcule automatiquement la quantité de travail achevé.

Suivi du calendrier : grâce aux dates de début, de fin et aux champs personnalisés, vous pouvez suivre l'échéancier de votre projet dans les moindres détails. Cela vous aide à calculer les écarts par rapport à l'échéancier, dont vous avez besoin pour mesurer l'EAC.

Coût des ressources : si vous facturez un projet selon le modèle temps et matériel (T&M), chaque membre de l'équipe doit suivre le temps qu'il a travaillé. Avec ClickUp Tasks, vos équipes peuvent suivre le temps depuis n'importe quel appareil, ajouter des notes, attribuer des libellés et marquer le temps comme facturable (ou non). Cela permet également de cumuler le temps entre les tâches et les sous-tâches.

Calculs automatiques : vous appréciez la simplicité des feuilles de calcul pour configurer des formules ? C'est possible avec ClickUp ! Utilisez les données numériques de vos tâches et projets pour calculer automatiquement l'EAC, mise à jour en temps réel.

Rapports en temps réel : l'EAC est un indicateur pour l'avenir, c'est une prévision. Cependant, pour vous assurer de ne pas dépasser les budgets ou les échéanciers, vous devez procéder à des ajustements dans le présent. Les tableaux de bord ClickUp peuvent vous y aider.

Le suivi continu des dépenses réelles par rapport au budget prévu vous permet d'identifier rapidement les dépassements de coûts et de prendre des mesures correctives. Cela permet d'éviter les surprises budgétaires et garantit que les parties prenantes restent informées de la santé financière du projet.

Le rôle des outils et techniques de qualité dans la réussite d'un projet

Une calculatrice ou même un papier et un stylo suffisent pour calculer l'EAC. Cependant, des outils et des techniques de qualité peuvent rendre le processus plus précis et plus efficace. Voici comment.

Qualité des données : les outils que vous utilisez déterminent la qualité des données. Un outil tel que ClickUp, qui collecte déjà des informations relatives aux projets, garantit la qualité des données, telles que les calendriers évolutifs, les estimations de durée, les dépenses, etc.

Intégrations : un outil complet permet également de collecter des données provenant de sources externes. Par exemple, si vous effectuez le suivi du temps à l'aide d'un outil externe, vous pouvez l'importer dans ClickUp à l'aide d'API.

Automatisations : le calcul d'indicateurs tels que l'EAC peut mobiliser une grande partie du temps du chef de projet. Pour faciliter cette tâche, des outils d'automatisation peuvent être utiles. Ils permettent également d'améliorer les prévisions grâce à l'analyse des tendances et aux simulations de Monte Carlo.

Reproductibilité : les bons outils fournissent également les cadres, les modèles d'analyse coûts-avantages et les modèles d'estimation nécessaires pour calculer et suivre les indicateurs du projet.

Télécharger ce modèle

Le modèle d'analyse des coûts de projet de ClickUp est un cadre prêt à l'emploi, entièrement personnalisable et adapté aux débutants pour l'analyse de projets. La colonne de calcul automatique permet d'obtenir une ventilation détaillée des coûts, ce qui facilite les calculs.

Avantages de l'EAC dans la gestion de projet

Si tous ces calculs vous semblent un peu trop complexes, comparons-les aux avantages qu'ils offrent.

✅ Réduction des coûts : vous ne pouvez pas économiser ce que vous ne voyez pas. L'EAC vous permet d'observer et de mesurer les dépassements budgétaires, que vous pouvez contrôler à l'aide de stratégies d'atténuation.

✅ Détection des risques : en analysant les tendances en matière de performances, vous pouvez identifier les inefficacités potentielles et les risques liés aux coûts du projet avant qu'ils ne se transforment en problèmes importants.

✅ Communication avec les parties prenantes : l'EAC fournit des données concrètes pour informer les parties prenantes de la santé financière du projet. Des mises à jour régulières renforcent la confiance des parties prenantes et démontrent votre responsabilité.

✅ Prise de décision : l'EAC fournit aux équipes des informations exploitables pour prendre des décisions éclairées lorsque des changements imprévus surviennent. Vous pouvez réaffecter les ressources, ajuster la portée du projet ou mettre en œuvre des mesures de réduction des coûts sur la base de données précises et actualisées.

✅ Suivi des performances : l'EAC vous aide à surveiller les performances du projet par rapport au coût et au calendrier prévus. Vous pouvez utiliser ces données pour donner votre avis aux équipes, gérer les budgets du projet, planifier les extensions de calendrier, etc.

✅ Prévisions budgétaires : vous obtenez une estimation précise et continue du coût total, ce qui vous permet de suivre le respect du budget de votre projet. Cela peut être très utile pour la budgétisation, la planification et le contrôle des projets futurs.

Pour profiter de ces avantages, vous devez éviter certaines erreurs courantes.

Erreurs courantes à éviter lors du calcul de l'EAC

Aussi simple que cela puisse paraître, de petites erreurs peuvent conduire à des conclusions erronées, à des décisions inefficaces et s'avérer contre-productives. Voici quelques erreurs courantes et comment les éviter.

Utilisation d'une formule incorrecte : calculer l'EAC comme BAC / CPI dans un projet présentant des retards importants dans le calendrier revient à ignorer l'impact des pertes de temps, ce qui donne lieu à un résultat trop optimiste.

Tenez compte de tous les facteurs et choisissez la formule la plus appropriée.

Faire des hypothèses erronées : supposer que les performances passées reflètent parfaitement les performances futures peut fausser les calculs de l'EAC.

Formulez des hypothèses raisonnables fondées sur des faits.

Négliger l'AC ou l'EV : les calculs de l'EAC dépendent fortement de la précision des calculs des coûts réels et de la valeur acquise. Si vous omettez certaines dépenses ou calculez de manière inexacte la valeur acquise, vous risquez d'obtenir des projections trompeuses.

Veillez à ce que vos données soient exactes.

Ignorer les retards dans le calendrier : ne pas inclure les retards dans le calendrier dans les calculs de l'EAC conduit souvent à sous-estimer les coûts totaux. Par exemple, un projet retardé de plusieurs mois en raison d'une pénurie de ressources entraînera probablement des coûts plus élevés en termes de salaires, de location d'équipement ou de pénalités.

Pour éviter cela, tenez toujours compte de l'impact des retards sur les coûts.

Utilisation d'un EAC obsolète : l'EAC n'est pas un calcul ponctuel. Il s'agit d'un indicateur dynamique qui évolue chaque jour. Si la portée du projet change, si l'index de performance des coûts fluctue ou si le calendrier prend du retard, l'EAC initial ne reflétera plus la réalité du projet.

Il est donc recommandé de calculer régulièrement l'EAC afin de refléter avec précision la situation actuelle.

Restez au fait des indicateurs de votre projet grâce à ClickUp

Dans un monde où les dépassements de coûts sont monnaie courante, vous pouvez vous démarquer considérablement en livrant simplement vos projets dans les délais et dans les limites du budget. La seule façon d'y parvenir est de suivre régulièrement les coûts et les calendriers par rapport aux budgets.

La puissante plateforme de gestion de projet ClickUp vous facilite la tâche. Elle capture automatiquement les données, effectue des calculs et offre une visibilité en temps réel sur la santé du projet.

Ses tableaux de bord en temps réel, ses champs de coûts personnalisables, son suivi de l'échéancier et sa gestion de la charge de travail offrent un moyen efficace de calculer et de surveiller l'EAC sans effort.

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