Owen Jones est responsable marketing de contenu chez ZoomShift, une application de planification en ligne. Il est un spécialiste expérimenté du marketing SaaS, spécialisé dans le marketing de contenu, le CRO et la publicité sur Facebook. Il aime partager ses connaissances avec les autres afin de les aider à améliorer leurs résultats.
L'un des principaux avantages d'une équipe de conception dispersée est la liberté de recruter les meilleurs talents disponibles, quel que soit leur lieu de résidence. Avec les compétences et les outils adéquats en matière de gestion d'équipe dispersée, vous serez en mesure de mener votre équipe de conception idéale vers la réussite.
Parmi tous les défis liés à la gestion d'une équipe à distance, le plus difficile est de s'assurer que les employés restent productifs, créatifs et collaboratifs lorsqu'ils sont seuls. En tant que manager, vous devez veiller à ce que vos employés donnent toujours le meilleur d'eux-mêmes.
5 stratégies pour aider une équipe dispersée à rester sur la bonne voie de suivi
1. Fixez des objectifs d’entreprise et personnels mesurables
Ce n'est un secret pour personne que la communication est généralement plus facile au bureau. C'est pourquoi il est important d'écrire et de parler de manière claire et compréhensible, tout en convenant de tâches et de délais réalistes.
Définir des indicateurs clés de performance (KPI) est une excellente idée pour fixer vos attentes en tant qu'employeur. Cela couvrira tout ce que vous attendez d'eux. Vous trouverez ci-dessous un exemple de tableau des KPI pour différentes divisions d'une entreprise.
Dans votre cas, cependant, les indicateurs clés de performance couvriront des éléments tels que :
- Temps à consacrer au projet de conception
- Quelle quantité de travail attendez-vous d'une personne par jour ?
- Évaluations des clients
Lorsque les membres de votre équipe savent ce que vous attendez d'eux, ils peuvent élaborer des stratégies pour atteindre ces objectifs dès le départ. Il est également indispensable, pour garantir l'efficacité, de mettre en place un processus de conception solide permettant à l'ensemble de l'équipe d'atteindre ses objectifs.
2. Organisez des réunions individuelles une fois par semaine
Il est indispensable d'organiser des réunions régulières. Vous devez savoir si les tâches sont achevées et si les cibles sont atteintes. Les réunions individuelles vous aideront au suivi des résultats attendus. Vous pourrez ainsi mieux connaître les membres de votre équipe et noter leurs éventuelles préoccupations.
Structurez toujours vos réunions.
Avant chaque réunion, établissez un agenda. Celui-ci vous aidera à maintenir le cap. Voici quelques raisons pour lesquelles cela est nécessaire :
- Informez à l'avance les membres de l'équipe de conception de l'objectif
- Définissez clairement les attentes concernant ce qui doit être fait avant et pendant une réunion.
- Permet aux participants de rester concentrés sur le sujet
- Déterminez le rythme de la réunion
- Indiquez l'heure de début et de fin afin que chacun puisse s'organiser en conséquence.
Une autre bonne idée consiste à organiser des réunions quotidiennes en résumé rapide. Il s'agit de brèves séances de mise à jour avec les membres de l'équipe à distance afin de rester au courant des dernières nouvelles quotidiennes. Ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas obligé de rester debout pendant ces réunions.
Vous pouvez discuter des tâches en cours, des problèmes, des points à améliorer, des tendances en matière de conception et des meilleures actions à mener. Vous souhaitez que votre équipe de conception ait une vue d'ensemble de tout ce qui est en cours, qu'elle répartisse efficacement le travail, qu'elle clarifie les malentendus et qu'elle se tienne informée des dernières actualités en matière de conception.
Vous pouvez par exemple indiquer ce que les membres de votre équipe de conception feront le lundi et le vendredi pendant la semaine. L'utilisation d'un logiciel de planification est un excellent moyen de rester au fait de tous les emplois du temps chargés. Voici un exemple de planning de Zoomshift affiché sur une application mobile.
Vous devriez également prévoir des discussions de groupe mensuelles avec l'ensemble de l'équipe. Ces discussions sont l'occasion pour les membres de se rencontrer et de tisser des liens.
Il convient également de mentionner à quel point il est important pour un employé d'être régulièrement félicité pour son excellent travail. Cela vaut particulièrement lors de réunions individuelles, où votre employé bénéficie de toute votre attention.
Si vous ne le saviez pas déjà, gardez à l'esprit que les employés, y compris ceux du secteur créatif, recherchent constamment la validation de leur travail et sont plus enclins à faire preuve de loyauté lorsqu'ils reçoivent des éloges. Ils ne resteront pas si l'entreprise n'a pas une culture du feedback. Leurs opinions doivent être considérées comme importantes, et une communication ouverte devrait suffire à garantir cela.
Enfin, ne paniquez pas si vous voyez parfois des enfants ou des animaux domestiques participer à la réunion. Ces situations se produisent parfois pendant une réunion et font partie de la culture du travail à domicile.
3. Utilisez des logiciels de gestion de projet et des outils de communication
Je ne saurais trop insister sur l'importance de mettre en place des canaux de communication clairs pour une équipe à distance. Chaque entreprise devrait avoir un canal de communication privilégié. Il doit être clair et facilement accessible. Skype est un bon exemple de logiciel de communication simple et gratuit.
Pour vous assurer d'atteindre vos objectifs commerciaux et ceux de votre équipe, vous avez besoin d'une solution de gestion de projet. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet pour partager des informations et attribuer des tâches. Grâce à ce type de logiciel, vous pouvez créer un canal de communication où vos designers peuvent facilement échanger.
Un processus bien pensé et un logiciel de gestion de projet permettent à chaque designer d'avoir une vue d'ensemble du projet. Lorsque toutes les informations sont regroupées au même endroit et accessibles à tous, le suivi des changements et des décisions est plus facile. Selon de nombreux designers, ClickUp est un logiciel de gestion de projet qui les aide à organiser leurs tâches de manière à s'adapter à leur flux de travail.
L'un des éléments les plus importants dans la gestion d'une équipe est un processus efficace de retour d'information sur la conception. Vous pouvez utiliser la plateforme de gestion de projet de votre choix à cette fin. Voici quelques moyens que vous pouvez utiliser pour donner votre avis à votre équipe à distance :
- Enregistrements : si vous donnez des instructions spécifiques à vos designers, vous pouvez utiliser des enregistrements de vidéos pour leur transmettre votre message. Vous pouvez ajouter des commentaires ou des annotations aux parties spécifiques du projet que vous souhaitez mettre en avant.
- Captures d'écran : il est parfois plus facile et plus rapide d'utiliser une capture d'écran pour illustrer votre propos. Les éléments visuels permettent de clarifier ce dont vous parlez. L'extension Chrome FireShot de Google est également un excellent outil qui vous permet de capturer, effectuer des modifications en cours et enregistrer des captures d'écran de pages Web entières au format PDF/JPEG/GIF/PNG.
- Esquisses : lorsque les mots ne suffisent pas, n'hésitez pas à dessiner. Vous pouvez utiliser un stylo et du papier ou une application en ligne pour visualiser vos idées et les transmettre à votre équipe.
- Commentaires : parfois, la simplicité est préférable. Une bonne plateforme de gestion de projet vous permettra de laisser des commentaires, des notes autocollantes ou des remarques sous forme de liste à puces.
Essayez de limiter les commentaires sur la conception à quelques endroits différents. Vous voulez faciliter la tâche du concepteur et permettre une mise en œuvre rapide.
4. Développez une culture axée sur l'efficacité
« Getting Things Done » (GTD) est un système de productivité personnelle développé par David Allen et publié dans un livre du même nom. Il s'agit d'un système de gestion du temps qui permet de se concentrer sur la réalisation de chaque tâche répertoriée dans un registre externe.
L'auteur affirme que vous ne pouvez faire correctement qu'une seule tâche à la fois.
Basé sur le système GTD, ClickUp a publié un modèle Getting Things Done qui aide à organiser les tâches et les projets. Le modèle les enregistre et les divise en éléments de travail exploitables. Il est livré avec différentes vues intégrées, des champs personnalisés et des documents pour aider les utilisateurs à hiérarchiser, suivre et exécuter les tâches en un seul endroit.
Modèle « Getting Things Done » dans ClickUp
Les primes et les récompenses sont une fonctionnalité assez courante dans le monde du travail. Selon Reward Gateway, 90 % des professionnels des ressources humaines s'accordent à dire qu'un programme efficace de reconnaissance et de récompense contribue à améliorer les résultats de l'entreprise. Si un employé atteint régulièrement ses objectifs et fait preuve de fiabilité, vous devez le récompenser.
5. Soyez flexible et faites confiance à vos collègues
Le fait que tout le monde soit dans le même bureau ne garantit pas la productivité. Il est toutefois plus facile de suivre ce que chacun fait. Vous devez pouvoir compter sur une équipe de collaborateurs en qui vous avez confiance. Il n'est pas possible de surveiller les employés lorsqu'ils travaillent à distance.
Le travail à domicile présente de nombreux avantages. Flexibilité, gain de temps et d'argent sur les trajets domicile-travail, absence de code vestimentaire, pour n'en citer que quelques-uns.
Cependant, tout le monde n'est pas capable d'atteindre le niveau attendu.
Le travail à domicile peut être source de nombreuses distractions, et certains employés peuvent avoir du mal à séparer leur vie professionnelle et leur vie privée. Vos employés doivent accomplir le travail qui leur a été confié et fournir les résultats attendus.
Si vous décidez d'accorder à vos designers une grande liberté créative, attendez-vous à d'excellents résultats. Précisez clairement que vos designers seront responsables de leur travail et de leurs décisions. S'ils ne parviennent pas à tenir leurs engagements, vous devrez prendre la décision difficile de déterminer s'ils correspondent au profil recherché par votre entreprise.
De nos jours, il n'est pas rare que les employés soient répartis dans différents fuseaux horaires. Il peut être difficile de contacter quelqu'un lorsqu'il est 2 heures du matin dans son fuseau horaire. Vous devez respecter les fuseaux horaires des membres de votre équipe. En d'autres termes, essayez de vous adapter à l'horaire qui convient le mieux aux autres.
Précisez toujours les fuseaux horaires ainsi que l'heure de la réunion prévue. N'oubliez pas de vérifier les jours fériés nationaux ou religieux dans les pays de vos employés.
Conclusion
Le télétravail ne convient pas à tout le monde, et il n'y a rien de mal à cela. En tant que responsable d'une équipe de conception dispersée, votre tâche consiste à trouver les personnes qui apprécient le télétravail et en comprennent les spécificités. Le secteur de la conception et du développement de logiciels est en constante évolution, et nous devons nous adapter rapidement aux nouvelles exigences.
N'oubliez pas que rien ne peut remplacer les interactions en face à face. Vous devriez essayer d'organiser des réunions occasionnelles à l'aide des outils à votre disposition, même lorsque vous travaillez à distance.