Owen Jones est responsable marketing de contenu chez ZoomShift, une application de planification en ligne. Il est un spécialiste expérimenté du marketing SaaS, spécialisé dans le marketing de contenu, l'optimisation du taux de conversion et la publicité sur Facebook. Il aime partager ses connaissances avec les autres pour les aider à améliorer leurs résultats.
L'un des principaux avantages d'une équipe de conception distribuée est la liberté de recruter les meilleurs talents, quel que soit leur lieu de résidence. Avec les compétences et les outils adéquats en matière de gestion d'équipe distribuée, vous serez en mesure de mener votre équipe de conception de rêve vers la réussite.
Parmi tous les défis liés à la gestion d'une équipe à distance, le plus difficile est de s'assurer que les employés restent productifs, créatifs et collaboratifs lorsqu'ils sont seuls. En tant que manager, vous devez vous assurer que vos employés sont toujours au meilleur de leur forme.
5 stratégies pour aider une équipe dispersée à rester sur la bonne voie
1. Définissez des objectifs mesurables pour l'entreprise et pour chaque collaborateur
Ce n'est un secret pour personne que la communication est généralement plus facile au bureau. C'est pourquoi il est important d'écrire et de parler de manière claire et compréhensible, tout en convenant de tâches et de délais réalistes.
Définir des indicateurs clés de performance (KPI) est une excellente idée pour définir vos attentes en tant qu'employeur. Cela couvrira tout ce que vous attendez d'eux. Vous trouverez ci-dessous un exemple de tableau des KPI pour différentes divisions d'une entreprise.
Dans votre cas, cependant, les indicateurs clés de performance couvriront des éléments tels que :
- Le temps à consacrer au projet de conception
- Combien de travail attendez-vous d'une personne par jour ?
- Évaluations de la satisfaction des clients
Lorsque les membres de votre équipe savent ce que vous attendez d'eux, ils peuvent élaborer des stratégies pour atteindre ces objectifs dès le départ. La mise en place d'un processus de travail solide pour l'ensemble de l'équipe afin d'atteindre les objectifs de l'équipe est également indispensable pour garantir l'efficacité.
2. Planifiez des réunions individuelles une fois par semaine
Des réunions régulières sont indispensables. Vous devez savoir si les tâches sont achevées et si les cibles sont atteintes. Les réunions individuelles vous aideront à suivre les résultats. Vous pourrez mieux connaître les membres de votre équipe et noter leurs éventuelles préoccupations.
Structurez toujours vos réunions.
Avant chaque réunion, établissez un agenda. L'agenda vous aidera à garder le cap pendant la réunion. Voici quelques raisons pour lesquelles il est nécessaire :
- Informez à l'avance les membres de l'équipe de conception de l'objectif
- Définissez clairement les attentes avant et pendant une réunion
- Permet aux participants de rester concentrés sur le sujet
- Définissez le rythme de la réunion
- Indiquez l'heure de début et de fin afin que chacun puisse s'organiser en conséquence
Une autre bonne idée consiste à organiser des résumés rapides quotidiens. Il s'agit de sessions de mise à jour rapides avec les membres de l'équipe à distance afin de rester au courant des dernières actualités quotidiennes. Ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas besoin de vous lever pour mener ces réunions.
Vous pouvez discuter des tâches en cours, des problèmes, des points à améliorer, des tendances en matière de conception et des meilleures actions à mener. Vous souhaitez que votre équipe de conception ait une vue d'ensemble de tout ce sur quoi elle travaille, qu'elle répartisse efficacement le travail, qu'elle dissipe les malentendus et qu'elle reste informée des dernières actualités en matière de conception.
Par exemple, vous pouvez indiquer ce que les membres de votre équipe de conception auront à faire le lundi et le vendredi de la semaine. L'utilisation d'un logiciel de planification est un excellent moyen de rester au fait de tous les emplois du temps chargés. Voici un exemple de planning Zoomshift affiché sur une application mobile.
Vous devriez également prévoir des discussions de groupe mensuelles avec l'ensemble de l'équipe. Ces discussions sont l'occasion pour les gens de se rencontrer et de créer des liens.
Il convient également de mentionner l'importance pour un employé d'être souvent reconnu pour son excellent travail. Cela s'applique particulièrement lors d'une réunion en tête-à-tête, où votre employé bénéficie de toute votre attention.
Si vous ne le savez pas déjà, notez bien que les employés, y compris ceux du secteur créatif, recherchent constamment la validation de leur travail et sont plus enclins à faire preuve de loyauté lorsqu'ils reçoivent des éloges. Ils ne resteront pas si la culture du feedback n'est pas présente dans l'entreprise. Leurs opinions doivent être prises au sérieux, et une communication ouverte devrait suffire à garantir cela.
Enfin, ne paniquez pas si vous voyez parfois des enfants ou des animaux domestiques se joindre à la réunion. Ces situations peuvent se produire pendant une réunion et font partie de la culture du travail à domicile.
3. Utilisez un logiciel de gestion de projet et des outils de communication
Je ne saurais trop insister sur l'importance de définir des canaux de communication clairs pour une équipe à distance. Chaque entreprise devrait avoir un canal de communication privilégié. Il doit être clair et facilement accessible. Skype est un bon exemple de logiciel de communication simple et gratuit.
Pour vous assurer d'atteindre votre plan d'affaires et les objectifs de votre équipe, vous avez besoin d'une solution de gestion de projet. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet pour partager des informations et attribuer des tâches. Avec un tel logiciel, vous pouvez créer un canal de conception où vos concepteurs peuvent facilement communiquer.
Un processus bien pensé et un logiciel de gestion de projet permettent à chaque designer d'avoir une vue d'ensemble du projet. Lorsque toutes les informations sont regroupées au même endroit et accessibles à tous, le suivi des changements et des décisions est plus facile à gérer. Selon de nombreux designers, ClickUp est un logiciel de gestion de projet qui les aide à organiser leurs tâches en fonction de leur flux de travail.
L'un des éléments les plus critiques dans la gestion d'une équipe est un processus efficace de retour d'information sur la conception. Vous pouvez utiliser la plateforme de gestion de projet de votre choix à cette fin. Voici quelques moyens que vous pouvez utiliser pour donner votre avis à votre équipe à distance :
- Enregistrements : si vous donnez des instructions spécifiques à vos designers, vous pouvez utiliser des enregistrements vidéo pour leur transmettre clairement votre message. Vous pouvez ajouter des commentaires ou des annotations aux parties spécifiques du projet que vous souhaitez mettre en évidence.
- Captures d'écran : il est parfois plus simple et plus rapide d'insérer une capture d'écran pour illustrer votre propos. Les éléments visuels permettent de clarifier votre message. L'extension Chrome de Google, FireShot, est également un excellent outil qui vous permet de capturer, modifier et enregistrer des captures d'écran complètes de pages Web au format PDF/JPEG/GIF/PNG.
- Croquis : lorsque les mots ne suffisent pas, n'hésitez pas à dessiner. Vous pouvez utiliser un stylo et du papier ou une application en ligne pour visualiser vos idées et les transmettre à votre équipe.
- Commentaires : parfois, la simplicité est préférable. Une bonne plateforme de gestion de projet vous permettra de laisser des commentaires, des notes autocollantes ou des remarques sous forme de liste à puces.
Essayez de limiter les commentaires sur la conception à quelques endroits différents. Vous voulez faciliter la tâche du concepteur et permettre une mise en œuvre rapide.
4. Développez une culture « Getting Things Done » (Faire avancer les choses)
« Getting Things Done » (GTD) est un système de productivité personnelle développé par David Allen et publié dans un livre du même nom. Il est décrit comme un système de gestion du temps permettant de se concentrer sur la réalisation de chaque tâche répertoriée dans un registre externe.
L'auteur affirme que vous ne pouvez accomplir correctement qu'une seule tâche à la fois.
Basé sur le système GTD, ClickUp a publié un modèle Getting Things Done qui aide à organiser les tâches et les projets. Le modèle les enregistre et les divise en éléments de travail exploitables. Il est livré avec différentes vues intégrées, des champs personnalisés et des documents pour aider les utilisateurs à hiérarchiser, suivre et exécuter les tâches en un seul endroit.
Modèle « Getting Things Done » dans ClickUp
Les primes et les récompenses sont une fonctionnalité assez courante dans le monde du travail. Selon Reward Gateway, 90 % des professionnels des ressources humaines s'accordent à dire qu'un programme de reconnaissance et de récompense efficace contribue à améliorer les résultats de l'entreprise. Si un employé atteint régulièrement ses objectifs et fait preuve de fiabilité, vous devez le récompenser.
5. Faites preuve de flexibilité et faites confiance à vos collègues
Le fait que tout le monde soit dans le même bureau ne garantit pas la productivité. Il est toutefois plus facile de suivre ce que chacun fait. Vous devez pouvoir compter sur une équipe de collaborateurs de confiance. Il n'est pas possible de surveiller les gens lorsqu'ils travaillent à distance.
Le travail à domicile présente de nombreux avantages. Flexibilité, gain de temps et d'argent sur les trajets domicile-travail, absence de code vestimentaire, pour n'en citer que quelques-uns.
Cependant, tout le monde n'est pas capable d'atteindre le niveau attendu.
Le travail à domicile peut être source de nombreuses distractions, et certains employés peuvent avoir du mal à séparer leur vie professionnelle et leur vie privée. Vos employés doivent accomplir le travail qui leur a été confié et livrer les résultats attendus.
Si vous décidez d'accorder une grande liberté créative à vos designers, attendez-vous à d'excellents résultats. Précisez clairement que vos designers seront tenus responsables de leur travail et de leurs décisions. S'ils ne sont pas à la hauteur, vous devrez prendre la décision difficile de déterminer s'ils correspondent au profil recherché par votre entreprise.
De nos jours, il n'est pas rare que les employés soient répartis dans différents fuseaux horaires. Il peut être difficile de contacter quelqu'un lorsqu'il est 2 heures du matin dans son fuseau horaire. Vous devez respecter les fuseaux horaires des membres de votre équipe. En d'autres termes, essayez d'ajuster l'heure qui convient le mieux aux autres.
Précisez toujours les fuseaux horaires ainsi que l'heure de la réunion prévue. N'oubliez pas de vérifier les jours fériés nationaux ou religieux dans les pays de vos employés.
Conclusion
Le télétravail ne convient pas à tout le monde, et il n'y a rien de mal à cela. En tant que manager d'une équipe de conception répartie, votre tâche consiste à trouver ceux qui apprécient le télétravail et en comprennent les spécificités. Le secteur de la conception et du développement de logiciels est en constante évolution, et nous devons être réactifs pour répondre aux nouvelles demandes.
N'oubliez pas que rien ne peut remplacer les interactions en face à face. Essayez d'organiser des réunions occasionnelles à l'aide des outils à votre disposition, même lorsque vous travaillez à distance.