La clé d'une gestion réussie du glissement de périmètre est de trouver le paramètre entre la fixation de paramètres et l'encouragement à l'exploration.
En combinant la pensée créative et la discipline organisationnelle, les équipes sont en position de tirer parti du glissement de périmètre à leur avantage
L'élargissement du champ d'application résulte souvent en des projets plus intéressants pour vous et votre équipe. Alors, au lieu de se décourager, pourquoi ne pas accepter le glissement de périmètre pour nous aider à rester agiles et adaptables ? C'est l'occasion de développer nos compétences créatives et de trouver des solutions qui feront passer le projet au niveau supérieur. ⚡️
Discutons des causes de l'élargissement du champ d'application et apprenons des conseils pratiques pour le maîtriser sans limiter l'innovation. En cours de route, nous donnerons des conseils gratuits sur les sujets suivants
gestion de projet
des modèles et des ressources que vous pouvez utiliser, qu'il s'agisse de petites
projets créatifs
aux mises à jour majeures des logiciels !
(en anglais)
Qu'est-ce que le Scope Creep ?
Le glissement de périmètre est un phénomène qui se produit lorsque des changements ou des ajouts sont apportés aux objectifs initiaux d'un projet, avec ou sans l'approbation des parties prenantes clés et des gestionnaires de projet
Dans un contexte positif, le glissement de périmètre peut contribuer à élargir les paramètres d'un projet, lui permettant de devenir plus ambitieux et d'explorer de nouvelles possibilités. Dans un contexte négatif, il peut entraîner des retards importants, une augmentation des dépenses et le mécontentement des clients ou d'autres parties prenantes.
Il peut être difficile d'y voir clair lorsque l'on est confronté à des demandes en constante évolution. Mais si nous nous rappelons qu'il s'agit d'une partie nécessaire du processus, nous avons le contrôle. Il est important de rester concentré et d'être curieux face aux changements dans la A ou le budget. Pour chaque inconvénient, il y a un avantage !
tableau expliquant les inconvénients et les avantages du glissement de périmètre d'un projet | ❌ Inconvénients du glissement de périmètre ✅ Avantages du glissement de périmètre ❌ Inconvénients du glissement de périmètre ✅ Avantages du glissement de périmètre | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Le glissement du champ d'application détourne l'attention de l'objectif initial d'un projet, ce qui rend difficile la prioritize tâche ClickUp | Favorise la collaboration entre les membres de l'équipe | La mise en place d'un système de gestion de l'information (SGI) permet d'améliorer l'efficacité de la gestion de l'information et de la communication (SIG) | L'introduction de fonctionnalités supplémentaires peut entraîner des conflits entre des parties prenantes aux intérêts divergents | Le fait de répondre à toutes les demandes peut se traduire par une baisse de la qualité et par l'oubli de certains détails | Le fait de répondre à toutes les demandes peut se traduire par une baisse de la qualité et par l'oubli de certains détails | L'extension de l'échéancier du projet et le dépassement des délais dus à l'ajout de nouveaux travaux ou à l'ajustement de la charge de travail actuelle créent de nouvelles opportunités d'entreprise, car l'élargissement du champ d'application ouvre souvent des possibilités de générer des revenus qui n'avaient pas été envisagées auparavant
Quelles sont les causes du glissement de périmètre ?
Le glissement de périmètre se produit lorsqu'un projet commence à devenir plus complexe, inutilement grand ou prend plus de temps que prévu au cours du processus de développement. Il peut résulter de l'absence d'exigences et d'objectifs clairs pour le projet, ainsi que d'un processus formel de planification processus de gestion du changement .
Mais même les forfait du projet sont exposés au risque de dérapage de la portée. Vous pouvez prendre toutes les bonnes décisions avec les meilleures intentions. Puis l'imprévu survient, et vous devez faire face à des niveaux d'ambiguïté plus élevés dans le projet la portée du projet . 🔍
La bonne nouvelle, c'est que si vous repérez les signes à temps, vous aurez plus de chances d'éviter une portée indésirable !
Passons en revue les signes internes et externes les plus courants de la maladie d'Alzheimer la dérive de l'étendue du projet .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/image11-1-1400x1078.png Modèle de cahier des charges ClickUp /$$img/
Rédiger une structure de répartition du travail dans les documents dynamiques ClickUp
Signes internes
Plus de demandes de réunions d'équipe pour s'aligner sur l'objectif du projet
je voulais vous contacter parce que l'équipe se sent un peu dépassée par le projet et aurait vraiment besoin d'une autre réunion. Nous aimerions prendre le temps de mieux comprendre ce que le projet implique, où nous pouvons trouver des informations et quels sont nos rôles
Lorsque vous répondez à une demande de réunion d'équipe, veillez à tenir compte de l'objectif général du projet. Posez-vous la question suivante : "Quelle serait la contribution de cette réunion à l'ensemble du projet ? "
Reliez les points et montrez comment chaque élément de l'agenda a un lien logique avec la mission du projet. En outre, faites-vous une idée de la durée de la discussion afin d'atteindre le résultat souhaité. Si vous pensez que la réunion doit durer une heure, essayez de la faire durer 40 minutes ! 🧑💻
Soyez flexible et faites preuve de discernement lorsque vous proposez des idées ou des solutions alternatives qui pourraient aider l'équipe à se rapprocher de son objectif. Enfin, n'oubliez pas de faire un suivi avec les membres de l'équipe après chaque réunion pour vous assurer que tout le monde est sur la même page et qu'il y a une assistance pour la progression vers l'objectif final du projet.
Apprenez à discuter des produits livrables attendus lors de votre prochaine réunion réunion de lancement du projet !
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Utilisez les commandes slash et la modification en cours pour organiser rapidement vos notes dans ClickUp Docs
Le nombre de tâches "rush" ou "urgentes" avec des estimations de durée agressives augmente
Lorsqu'un projet comporte des tâches urgentes et précipitées tous les quelques jours, cela a un impact significatif sur l'échéancier car cela met l'accent sur la rapidité et la précision en même temps. Cela signifie que les équipes doivent trouver des moyens d'achever les tâches rapidement et avec le plus haut niveau de qualité. 🤩
C'est souvent plus difficile qu'il n'y paraît et cela peut avoir pour résultat que les équipes achèvent des tâches au-delà des heures prévues, se heurtent à des barrages routiers ou estiment de manière erronée la durée nécessaire pour achever la tâche en premier lieu. Une porte tournante pour la communication ouvre l'environnement de travail d'un membre de l'équipe à des dings et des pings constants.
Pour minimiser le nombre de tâches suivies à la hâte, travaillez avec les parties prenantes pour fixer des délais appropriés et gérer leurs attentes. Ensuite, documentez un processus permettant de filtrer les demandes et de déléguer les tâches aux membres de l'équipe. (Mais nous y reviendrons plus tard !)
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Gérer le calendrier du projet avec les dates de début et d'échéance dans ClickUp
Mauvaise communication/absence de documentation
Disposer d'une documentation claire sur chaque phase d'un projet est essentiel à sa réussite. Sans elle, l'équipe risque de négliger des détails et des processus cruciaux pour la réunion des délais et des attentes budgétaires. Les parties prenantes ne seront pas en mesure de comprendre pourquoi certaines décisions ont été prises ou de suivre la progression du projet, ce qui rendra difficile la prise de décisions éclairées ou l'évaluation de la réussite. 🏆
Des informations et des instructions bien rédigées permettent aux nouveaux membres de l'équipe d'être rapidement opérationnels sans nuire à la productivité des autres membres du projet ou des managers
Signes extérieurs
Un champ d'application mal défini et ouvert à l'interprétation
Un projet mal défini est source de maux de tête pour toutes les personnes impliquées et a un impact négatif sur les délais et les budgets. Posez des questions sur tous les éléments qui ne sont pas clairs afin que le champ d'application du projet soit clair, concis et détaillé.
Il est essentiel d'établir des garde-fous pour maximiser la productivité de votre équipe et l'ambiance au bureau
Élever le processus d'intégration du client ou de la partie prenante est la première étape.
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Embarquez les clients ou le sponsor du projet avec une déclaration sur la portée du projet dans ClickUp Docs
Événements imprévus
Aucun projet n'est à l'abri de perturbations et d'évènements inattendus qui peuvent avoir un impact majeur sur la progression :
- Absences imprévues du personnel
- Les catastrophes naturelles
- Problèmes techniques ou juridiques imprévus
- Changements soudains sur le marché
- Changements de fournisseurs
- Mises à jour automatiques de Microsoft Windows que personne n'a demandées
Dans ces situations, l'utilisation d'un forfait d'urgence minimise les dommages potentiels afin que le projet puisse rester dans la cible autant que possible. Il est également important que toutes les personnes impliquées soient flexibles et prêtes à faire des changements afin de continuer à faire avancer le projet.
Les parties prenantes supplémentaires sont intégrées tardivement
Lorsque de nouvelles parties prenantes rejoignent un projet tardivement, cela peut introduire de la complexité en raison de leur manque de connaissance des décisions qui ont déjà été prises.
Cela peut conduire à l'introduction de nouveaux indicateurs clés de performance (ICP) et d'un nouveau système de gestion des risques les jalons du projet ce qui pourrait finir par modifier les produits livrables existants. (Nous couvrirons les forfaits de réussite plus tard !)
PRO TIP L'utilisation d'un document sur l'étendue du travail vous aide à comprendre clairement les produits à livrer par votre équipe. Télécharger Modèle de cahier des charges de ClickUp et utilisez notre plateforme gratuite pour gérer n'importe quel projet !
7 Conseils pour gérer et éviter le glissement de périmètre
Le gestionnaire de projet est la première et la dernière personne impliquée dans un projet. À faire non seulement pour superviser tous les aspects du projet, mais aussi pour en assurer le suivi phase du projet mais ils sont les gardiens du processus. 🔑
Les processus sont ce qui permet à chacun et à tout d'être organisé, même dans les situations les plus stressantes. Si vous vous lancez dans un projet sans avoir mis en place les systèmes minimums, il vous sera difficile de tirer parti de l'élargissement du champ d'application du projet.
Voici sept conseils pour gérer ce phénomène :
Conseil n° 1 : exigez un formulaire achevé pour chaque demande de projet
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Créer un processus d'approbation du champ d'application avec ClickUp Formulaires
La boîte de réception des e-mails est l'une des portes préférées du scope creep pour s'inviter à l'intérieur et prendre le contrôle de votre projet. Le temps passé à envoyer des e-mails vous prive de précieuses heures de travail approfondi. Vous envoyez une liste de questions, vous interprétez des bribes d'informations et vous attendez les réponses pour élaborer un dossier formel.
Avec un formulaire de prise en charge de projet comme ClickUp Forms, vous protégez de manière proactive la productivité de votre équipe, 24 heures sur 24.
Les formulaires sont prévisibles. Les formulaires stockent des données. Les formulaires permettent d'économiser de l'argent
Lorsqu'un client ou une partie prenante répond aux questions du formulaire, il voit son propre processus de réflexion reflété. Cela l'aide à dégager les informations dont vous avez besoin en tant que gestionnaire de projet pour comprendre sa demande avant que l'équipe ne s'engage dans le travail. 👥
Ces questions sont conçues pour vous donner des orientations et de l'inspiration pour votre formulaire de demande de projet :
- Existe-t-il des visuels existants (photos, infographies, logos, etc.) qui doivent être utilisés dans le projet ?
- Existe-t-il des éléments de contenu existants (rédactions, rapports, sondages, résultats d'études, etc.) qui doivent être utilisés dans le projet ?
- Comment la réussite sera-t-elle mesurée ? Dressez la liste de tous les éléments pertinentsoKR et KPI pertinents de l'entreprise.
- À faites-vous une liste de messages ou de points clés à inclure dans le projet ?
- Y en a-t-il de techniques ?contraintes ou considérations techniques à prendre en compte ?
- Y a-t-il des directives en matière d'image de marque ou d'esthétique à prendre en considération ?
- Y a-t-il des réglementations légales ou des normes de conformité à respecter ?
- Y a-t-il du contenu ou des éléments visuels à exclure du projet ?
- Quel est l'objectif de ce projet ?
- Quels sont l'échéancier et le budget du projet ?
- Quel est le public visé par ce projet ?
- Qui sont les parties prenantes du projet ?
- À faire, quand le projet doit-il être réalisé ?
- S'agit-il d'un nouveau projet ou d'une mise à jour ?
Bonus: Modèles de déclaration de travail !
Conseil n°2 : Préparez les tâches dans le carnet de commandes avant de les assigner
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/priority-in-clickup.png paramétrage des priorités dans ClickUp /$$$img/
Définir des priorités dans ClickUp pour distinguer ce qui doit être fait tout de suite de ce qui peut attendre
Lorsque toutes les tâches ont la même niveau de priorité il peut être difficile pour les membres de l'équipe de savoir sur quelles tâches se concentrer en priorité. L'attribution de niveaux de priorité permet aux équipes de projet d'organiser le travail en fonction des connaissances, de l'expérience et des capacités de chacun, afin que chaque tâche soit achevée de la meilleure façon possible. 🎯
Les priorités nous rappellent de regarder au-delà de l'instant présent et de forfaiter pour l'avenir. En définissant nos principaux objets, nous créons de la clarté et nous nous concentrons sur la manière d'atteindre nos objectifs à long terme. Cela peut nous aider à hiérarchiser les tâches, à éliminer les distractions et à rester motivés lorsque nous poursuivons des objectifs importants.
Dans la commande d'un système de priorité pour avoir un impact positif sur les équipes interfonctionnelles, faites de ce système une position clé dans votre flux de travail. Communiquez à votre équipe de projet les drapeaux de priorité qui les aideront à gérer leur énergie et leur temps sur les bonnes tâches chaque jour
Toutefois, si vous gérez un projet complexe comportant de nombreuses parties mobiles, la mise à jour manuelle de chaque tâche n'est pas une bonne utilisation de votre temps. (C'est là que l'automatisation entre en jeu. 🤖
Conseil n° 3 : Automatisez le travail répétitif autant que possible
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/clickup-automation-for-priority-changes-1400x955.png automatisation du ClickUp pour les changements de priorité /$$$img/
Les tâches banales et administratives ne sont pas décrites dans le forfait du projet et sont donc souvent considérées comme allant de soi. Le classement, l'organisation et la mise à jour quotidiens des tâches ajoutent du temps à un projet
L'automatisation permet aux équipes de projet de se concentrer sur le travail créatif et de ne pas s'enliser dans des tâches fastidieuses, mais nécessaires et répétitives. 🔁
Vous êtes novice en matière d'automatisation ? Voici comment commencer :
- Paramétrez un chronomètre pour 30 minutes
- Choisissez un flux de travail dans le forfait du projet de votre équipe
- Notez chaque étape du processus, même les plus petites tâches
- Mettez en évidence les tâches du flux de travail qui prennent le plus de temps (par exemple, l'étiquetage des gestionnaires pour l'examen des actifs)
- Vérifier le fichierGuide d'automatisation de ClickUp pour commencer à automatiser votre flux de travail dès aujourd'hui ! En savoir plus sur l'automatisation de ClickUp
Conseil #5 : Établissez une processus de gestion du changement/$$$img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/image10-2-1400x1104.png prévenir le glissement du champ d'application avec un processus de contrôle du changement ClickUp Doc /$$img/
Décrire le forfait du projet et le processus de gestion du changement dans un ClickUp Doc
Le processus de contrôle des modifications est un élément essentiel de la gestion de projet. Il implique la mise en place de paramètres standard pour le traitement des demandes de modification. Sans ce processus, le glissement de périmètre ajoutera de la confusion au projet.
Voici comment mettre en place un processus de contrôle des modifications :
1. Élaborer un formulaire de demande de modification : Commencez par créer un formulaire qui comprend tous les détails nécessaires à la soumission d'une demande de modification
2. Identifier un comité de contrôle des changements : Sélectionnez les personnes responsables de l'approbation ou du rejet de la demande de modification. Ce comité doit comprendre des membres de l'équipe de plusieurs services susceptibles d'être concernés par la modification
3. Créer des flux de travail pour le contrôle des changements : Déterminer les étapes à suivre pour évaluer une demande de changement, par exemple en recueillant les réactions des parties prenantes concernées, en évaluant les risques liés au changement proposé et en tenant compte de son incidence sur l'échéancier et le budget
4. Mettre en place un système de suivi des modifications : Mettre en place un paramètre efficace pour le suivi de chaque demande et des documents tels que les approbations, les modifications, les éléments d'action et l'impact
5. Documenter et partager les lignes directrices : Tous les acteurs concernés doivent avoir accès à la documentation
6. Communiquez les changements à votre équipe : Expliquez pourquoi le changement est nécessaire au projet, comment il va améliorer leur travail et où trouver les ressources nécessaires au changement
Bonus: Logiciel de gestion du changement !
Conseil #6 : Impliquer l'équipe du projet
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L'affichage des discussions affiche tous vos commentaires dans ClickUp, ce qui vous permet de retrouver rapidement n'importe quelle discussion
Pour une gestion de projet réussie, il est essentiel que l'équipe participe activement aux décisions et à la stratégie. Lorsque tous les membres de l'équipe sont en mesure d'apporter leur contribution, cela crée un sentiment de propriété et accroît leur validation et leur motivation à l'égard du projet
La multiplicité des points de vue peut déboucher sur de nouvelles solutions et des idées créatives. Le fait d'inviter l'équipe à participer aux discussions sur la prise de décision et la stratégie permet d'atteindre plus rapidement les objectifs du projet. Il est également plus facile d'avoir des discussions autour de décisions difficiles parce qu'ils ont bénéficié d'un contexte de première main. 🤝
Certains défis dépassent les compétences d'un gestionnaire de projet. Appuyez-vous sur l'expertise et les conseils de votre équipe pour déléguer le bon travail . Ils informeront le niveau d'effort nécessaire et minimiseront le glissement de périmètre !
Conseil n° 7 : Établir un cycle de retour d'information semi-strict
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Aligner l'équipe du projet avec les outils d'annotation de ClickUp
L'obtention d'un retour d'information en temps opportun permet aux équipes d'anticiper les problèmes avant qu'ils ne se transforment en problèmes majeurs aux moments les plus critiques du projet.
Si nous n'établissons pas de points de contrôle en cours de route, les risques de dérapage augmentent.
Un cycle de retour d'information réalisable doit être un dialogue entre le gestionnaire du projet, les membres de l'équipe qui font le travail et les parties prenantes
Le résultat ? Un cadre structuré permettant d'évaluer les cours, de discuter des changements et de déterminer si de nouveaux objectifs sont nécessaires.
5 Exemples de glissement de périmètre
Ces 5 scénarios sont des exemples de glissement de périmètre dans la gestion de projet :
- Modification des exigences : Lorsque les exigences initiales d'un projet sont modifiées à mi-parcours, ce qui entraîne un surcroît de travail et de coûts pour toutes les parties prenantes concernées. Un exemple serait celui d'un développeur de logiciels chargé de créer une application mobile nécessitant l'intégration d'une API, mais une fois le projet en cours, le client demande des fonctionnalités supplémentaires telles que l'incorporation de la reconnaissance faciale dans l'API.
- Changement de contacts: Lorsque le contact désigné pour le projet change en cours de route et qu'il a des exigences différentes de celles spécifiées à l'origine. Un exemple : une équipe d'ingénieurs est engagée pour construire un pont, mais à mi-chemin de la construction, son manager change de responsable pour superviser le projet et demande l'ajout de certaines fonctionnalités qui n'étaient pas prévues dans le cahier des charges initial.
- Changement de ressources: Lorsque les ressources allouées à un projet changent, ce qui entraîne des coûts supplémentaires ou des contraintes de temps. Un exemple : une société de conception de sites web est chargée de créer un site web à partir de zéro, mais après avoir commencé le travail, son client lui demande d'acheter un logiciel supplémentaire qui n'était pas prévu dans le budget initial.
- Modification de l'échéancier: Lorsque l'échéancier d'un projet est modifié à mi-parcours, ce qui entraîne un surcroît de travail ou des coûts supplémentaires pour toutes les parties concernées. Un exemple serait celui d'une équipe de développement de logiciels à qui l'on demanderait d'achever une application dans un délai précis, mais à laquelle on ajouterait par la suite des fonctionnalités qui prendraient plus de temps et de ressources.
- Modification des spécifications: Lorsque les spécifications techniques d'un projet sont modifiées après son lancement, ce qui entraîne un surcroît de travail ou de coûts pour toutes les parties prenantes concernées. Un exemple : une équipe de construction est chargée de construire un immeuble de bureaux répondant à certaines exigences en matière de taille et de conception, mais le client demande ensuite des fonctionnalités supplémentaires, telles qu'une piscine intérieure et un théâtre, qui n'étaient pas prévues à l'origine dans le cahier des charges.
Outils essentiels pour gérer le glissement de périmètre
Maintenant que vous disposez d'une source d'informations sur les astuces permettant de gérer le glissement de périmètre, quelle est la prochaine étape ?
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