Types de communication électronique dans les entreprises

Vous êtes-vous déjà demandé comment un simple e-mail peut déboucher sur une transaction d'un million de dollars ou comment des équipes dispersées sur plusieurs continents peuvent collaborer en toute transparence ? Bienvenue dans le monde de la communication électronique au sein des entreprises, où les échanges numériques alimentent le commerce mondial.

La communication électronique dans les entreprises désigne tout échange numérique d'informations au sein d'une organisation ou entre des organisations. Des points et tirets du télégraphe aux chatbots actuels alimentés par l'IA, elle a révolutionné la façon dont nous menons nos entreprises.

Alors que les méthodes traditionnelles comme les réunions individuelles offrent une touche personnelle, les formulaires numériques modernes permettent une connexion instantanée et des échanges riches en données. Cependant, elles posent également des défis tels que la surcharge d'informations et les risques de cybersécurité.

Dans ce forfait, nous allons explorer les types de communications électroniques, aborder les problèmes de conformité et fournir un plan de mise en œuvre étape par étape.

Types de communications électroniques

Les options de communication électronique étant très nombreuses, vous devez comprendre les points forts de chaque support et lui attribuer des fonctions essentielles. Examinons les principaux types de communication d'entreprise qui s'appuient sur des moyens électroniques.

L'e-mail : Pour la communication formelle et la documentation officielle

Le courrier électronique ou e-mail est le plus ancien formulaire de communication électronique qui est toujours d'actualité sur le lieu de travail.

Selon un rapport de Radicati, 361.6 milliards d'e-mails seront partagés dans le monde rien que cette année !

L'e-mail a résisté à l'épreuve du temps parce qu'il est largement utilisé comme moyen de communication officiel. Il est très utile pour la tenue des dossiers et il est suffisamment souple pour être utilisé en mode synchrone ou asynchrone.

Toutefois, le volume d'e-mails que nous recevons chaque jour peut entraîner une surcharge de la boîte de réception, d'où la nécessité de mettre en œuvre des stratégies efficaces de gestion des e-mails. C'est là que les outils intégrés de communication et de gestion du travail peuvent faire une grande différence.

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Messagerie instantanée : Pour des questions rapides et des réponses immédiates - formelles et informelles

Les plateformes de messagerie instantanée ont gagné en popularité parce qu'il existait une demande de communications synchrones non officielles. Les gens avaient besoin d'alternatives à l'e-mail pour les discussions en temps réel et les échanges sensibles au facteur temps.

La messagerie instantanée a révolutionné la communication sur le lieu de travail, en offrant des modes de connexion rapides et souvent informels entre les membres d'une équipe. Les plates-formes les plus populaires sont les suivantes :

• Slack: Connue pour son organisation et ses intégrations basées sur les canaux
• Microsoft Teams: Intégré à Office 365 pour un flux de travail sans faille
• WhatsApp: Souvent utilisé pour la communication internationale (et la promotion)

**A lire aussi 25 Hacks Slack pour améliorer la communication au travail Bien que ces plateformes offrent de grandes fonctions, elles existent souvent de manière isolée par rapport à votre travail. En fin de compte, vous finissez par assurer la maintenance de plusieurs.. applications de communication sur le lieu de travail .

Ce type de changement de contexte est contre-productif.. recherche de l'American Psychological Association (APA) suggèrent que le fait de changer fréquemment de tâche peut réduire la productivité de 40 %, car le cerveau a besoin de temps pour se réorienter d'une tâche à l'autre. ClickUp une plateforme complète de gestion de projet et de productivité, offre une solution à ce défi avec ClickUp Chat . Cet outil vous permet d'éviter l'impôt d'activer/désactiver de la messagerie instantanée en l'intégrant directement à vos tâches.

Créez et partagez instantanément des enregistrements d'écran avec audio avec les parties prenantes sans changer d'onglet grâce à ClickUp Clips

Cette fonctionnalité permet aux membres de l'équipe de :

• Enregistrer de courts messages vidéo pour expliquer des idées complexes
• Fournir un retour d'information visuel sur les projets
• De créer des tutoriels rapides ou des guides d'utilisation
• Réduire la nécessité d'organiser de longues réunions, améliorant ainsi la productivité globale

La meilleure chose à propos de ClickUp Clips, c'est que vous pouvez demander à ClickUp Brain , l'assistant IA polyvalent de ClickUp, pour transcrire la vidéo et l'analyser pour la base de connaissances.

Contrairement à Loom, vous n'avez pas à gérer une application distincte pour les clips. Tous vos enregistrements d'écran et les tâches qui leur sont associées sont nichés à l'intérieur de ClickUp, ce qui en fait une solution native.

Si l'utilisation de plusieurs modes de communication électronique nous a permis de gagner en productivité et en efficacité, elle peut aussi comporter plusieurs écueils. Une dépendance excessive à l'égard de ces outils peut être source de distraction et paralyser la communication et les relations en personne, les coûts liés au changement de contexte sont élevés et nous devons être attentifs aux risques en matière de sécurité et de conformité.

Risques liés à la communication électronique et conformité

Malgré leurs nombreux avantages, les canaux de communication électronique s'accompagnent de risques potentiels que les entreprises doivent prendre en compte :

• Menaces pour la cybersécurité : L'hameçonnage par e-mail, les logiciels malveillants et les violations de données
• Les problèmes de confidentialité : Veiller à la sécurité des informations confidentielles
• Conformité juridique et réglementaire : Respecter les lois sur la protection des données telles que le GDPR

Proofpoint, fondée par Eric Hahn, directeur technique de l'ex-Netscape, joue un rôle crucial dans l'atténuation de ces risques. En tant qu'entreprise de cybersécurité de premier plan, Proofpoint propose des solutions qui :

• Protéger contre les menaces basées sur les e-mails
• Assurer la conformité avec les réglementations en matière de protection des données
• Assurer la formation des employés aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité

Proofpoint surveille également les applications de communication d'entreprise , assiste les équipes juridiques avec une puissante visualisation des données, et simplifie la conformité en offrant une visibilité sur les flux de capture de données.

Mettre en œuvre des mesures de sécurité robustes et rester informé des vulnérabilités potentielles est crucial pour la maintenance de l'intégrité de la communication électronique dans les entreprises. C'est pourquoi il est important de choisir des outils de communication qui donnent la priorité à la sécurité et à la conformité.

Améliorer la communication électronique dans les entreprises

Selon les statistiques de communication 2024 de Project.co, 70% des employés estiment perdre du temps au travail en raison de problèmes de communication. Mais tout n'est pas noir.

Vous pouvez prendre des mesures proactives pour améliorer le système électronique de communication au travail. Si des outils tels que Proofpoint répondent aux préoccupations en matière de sécurité, la mise en œuvre de bonnes pratiques peut considérablement améliorer l'efficacité de la communication de votre équipe.

Voici quelques stratégies pour optimiser votre communication électronique en entreprise :

Mettre en œuvre des politiques de communication claires

• Fixer des paramètres pour les temps de réponse
• Définir l'utilisation appropriée des différents canaux de communication
• Établir des lignes directrices pour le partage d'informations sensibles

Être poli et bref dans la communication d'entreprise

• Respecter le temps des destinataires en allant rapidement à l'essentiel
• Maintenir un ton professionnel, même dans les canaux informels

Choisir le bon canal de communication pour le message à transmettre

• Utilisez l'e-mail pour les communications formelles ou lorsque de la documentation est nécessaire
• Optez pour la messagerie instantanée pour les questions rapides ou les mises à jour
• Utilisez les visioconférences pour les discussions complexes ou les réunions d'équipe

Garder des lignes d'objet concises et descriptives

• Permettre aux destinataires de comprendre rapidement le contenu du message
• Améliorer les possibilités de recherche et l'organisation des e-mails

Nettoyer et organiser régulièrement les communications numériques

• Archiver les anciens e-mails et messages
• Utiliser des dossiers ou des étiquettes pour classer les informations importantes
• Se désabonner des listes de diffusion inutiles

Renforcer les mesures de sécurité

• Imposer des mots de passe alphanumériques forts de 14 caractères et uniques pour les applications de communication et les changer périodiquement
• Utiliser un cryptage fort chaque fois que cela est possible pour empêcher les attaques par force brute
• Renforcer le contrôle d'accès avec l'authentification multifactorielle et les VPN pour améliorer la sécuritéles communications hybrides* Pratiquer des forfaits de réponse aux incidents pour atténuer les temps d'arrêt et protéger les données sensibles

En suivant ces pratiques, les entreprises peuvent améliorer l'efficacité et la sécurité de leurs communications électroniques, favorisant ainsi un environnement de travail plus productif et mieux protégé.

Comment créer un forfait de communication électronique pour votre équipe

Voyons maintenant comment vous pouvez intégrer les conseils ci-dessus et mettre en œuvre un solide forfait de communication, étape par étape.

1. Examiner le forfait de communication existant

Avant de commencer à créer une toute nouvelle méthode de communication électronique, vérifiez si l'entreprise dispose déjà d'un forfait de communication. Dans l'affirmative, mettez en évidence ce qui fonctionnait auparavant et ce qui pourrait être amélioré.

Effectuez des analyses SWOT et PEST pour vous faire une idée plus précise. Une fois que vous savez où se situe l'entreprise, il est plus facile d'améliorer ou de mettre en œuvre une nouvelle stratégie.

L'analyse de la situation de l'entreprise Modèle de plan de communication par ClickUp est un modèle tout-en-un qui stocke votre stratégie de communication.

Il peut être utilisé comme référence et aider les gens à développer une idée cohérente de ce à quoi devrait ressembler une communication idéale, depuis les détails et les objectifs du projet jusqu'aux parties prenantes, aux outils et à l'évaluation.

Télécharger ce modèle

Modèle de plan de communication ClickUp

Ce modèle peut vous aider :

• Organiser votre stratégie de communication
• Suivre les objectifs spécifiques à la communication et leur progression
• S'assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même page

Ce modèle fournit un cadre structuré pour l'élaboration et la mise en œuvre de votre forfait de communication, ce qui facilite l'alignement de tous sur la stratégie de communication de votre équipe.

2. Définir les objectifs et les normes

Voici maintenant la partie la plus excitante. Vous disposez de deux éléments clés de votre stratégie de communication : les objectifs à atteindre et les règles du jeu.

Comme nous l'avons vu plus haut, vous devez choisir des canaux qui correspondent aux objectifs de votre entreprise. Ensuite, vous devez codifier les normes afin que les parties externes sachent ce qu'elles peuvent attendre de vous.

Par exemple, si l'un de vos indicateurs clés de performance consiste à améliorer la communication avec les clients, vous devez travailler sur la délivrabilité des e-mails, le suivi des e-mails, les briefings avant et après les réunions et les protocoles de messages.

Décidez de la quantité d'informations que vous souhaitez partager sur un projet, du moment où les clients doivent s'attendre à recevoir des mises à jour et de l'aspect des produits livrables. Entrez dans les détails et créez des modèles pour rationaliser le tout. Vous pouvez également utiliser l'un des outils suivants Modèles de plans de communication de ClickUp pour prendre un bon départ.

3. Expliquer les attentes

En interne, les choses se passent mieux lorsque les équipes savent ce que leurs managers attendent d'elles. Et c'est à vous d'expliquer cela en détail.

Partagez un document d'une page expliquant votre style de management, ce que vous aimez et n'aimez pas au travail, vos préférences en matière de communication et les attentes de l'équipe. Cela aidera les employés à mieux vous comprendre.

Les Mon travail avec moi [Manager] Modèle par ClickUp est un excellent point de départ. Vous pouvez modifier la page pour ajouter plus d'informations, la personnaliser davantage et inclure des relations et des références pour clarifier les choses.

Télécharger ce modèle

Modèle ClickUp "Mon travail" [Manager ]

Avec ce modèle, vous pouvez :

• Définir votre style de leadership, votre processus de prise de décision et vos méthodes préférées pour donner/recevoir du feedback
• Améliorer la transparence dans les relations manager-employé
• Définir des paramètres clairs pour la communication et les performances de l'équipe
• Expliquer votre approche de l'assistance à la croissance et au développement des membres de l'équipe

Cela permet de réduire les conflits entre les parties prenantes et d'éviter les erreurs de communication, ce qui nous amène à l'étape suivante.

4. Décrire les rôles et les responsabilités

La communication étant le fondement de la collaboration, vous pouvez demander aux employés de partager des documents similaires avec leurs coéquipiers et leurs responsables. Le Mon travail devrait inclure leur style de travail, leurs canaux de communication préférés et leurs horaires, entre autres informations pertinentes.

Sur la base de ces données, les responsables peuvent attribuer les tâches aux personnes les plus aptes à les accomplir et établir des forfaits en conséquence. De cette manière, les compétences sont pleinement utilisées tout en renforçant la confiance.

Les employés peuvent améliorer leur productivité en utilisant les Mon travail avec moi [Individuel] Modèle par ClickUp . Ces modèles sont entièrement personnalisables Documents ClickUp qui peuvent être modifiés et complétés pour inclure des données pertinentes.

Télécharger ce modèle

Modèle ClickUp Working With Me [Individual\N-] [Individual\N] Template

Vous pouvez utiliser ce modèle pour :

• Personnaliser les sections relatives aux préférences de travail, aux styles de communication et aux méthodes de retour d'information
• Promouvoir la connaissance de soi et aider les membres de l'équipe à réfléchir à leurs habitudes de travail
• Faciliter une meilleure compréhension entre les membres de l'équipe, en réduisant les erreurs de communication
• Partager facilement les stratégies de travail personnelles au sein de l'équipe

Ces documents peuvent être liés à Tâches ClickUp pour une meilleure visibilité dans l'environnement de travail.

5. Établir des options de sauvegarde

Que se passe-t-il en cas de manque de connaissances ? Ou lorsqu'un membre de l'équipe principale n'est pas disponible en raison d'une urgence ? Les gestionnaires de projet doivent se préparer à faire face aux perturbations.

Créez une matrice d'escalade pour les tâches nécessitant une attention particulière et expliquez-la à toutes les parties prenantes. Vous devez également détailler les canaux de communication de sauvegarde afin que le travail puisse se poursuivre sans heurts. Une fois cette étape franchie, les employés seront moins enclins à paniquer en cas d'interruption du travail.

Félicitations ! Vous êtes sur la bonne voie pour éviter les problèmes de communication et tirer le meilleur parti de tous les modes de communication électronique au travail !

Améliorez votre communication électronique

La communication électronique a révolutionné les entreprises, offrant une rapidité et une flexibilité inégalées. Cependant, elle s'accompagne de défis : risques de cybersécurité, surcharge d'informations et nécessité d'adopter des politiques claires.

Pour prospérer, les entreprises doivent choisir des canaux de médias électroniques appropriés, mettre en place une sécurité solide et établir de bonnes pratiques. La gestion d'outils multiples peut s'avérer écrasante, mais des solutions existent.

ClickUp intègre divers canaux de communication en une seule plateforme, avec des fonctionnalités telles que ClickUp Chat pour la messagerie texte contextuelle et ClickUp Clips pour la communication vidéo asynchrone.

Il rationalise les flux de travail, améliore la collaboration et assure la maintenance de la sécurité, ce qui répond à de nombreux défis que nous avons évoqués.

Prêt à renforcer la communication et la productivité de votre équipe ? Inscrivez-vous à ClickUp dès aujourd'hui et bénéficiez d'un accès pratique à une communication d'entreprise intégrée et transparente.