Pensez-vous que chaque action entraîne toujours une réaction égale et opposée ?
De nombreux experts estiment que 80 % des résultats proviennent en réalité de seulement 20 % des efforts. Cette idée, connue sous le nom de principe de Pareto ou règle des 80/20, a été introduite par l'économiste italien Vilfredo Pareto en 1896.
La règle des 80/20, visualisée à l'aide de diagrammes de Pareto, est un outil puissant pour identifier les principaux facteurs contribuant à un problème ou à une réussite. Elle vous aide à vous concentrer sur les facteurs les plus importants, ce qui vous permet d'apporter des améliorations plus ciblées et plus efficaces.
Bien qu'il soit possible de créer un diagramme ou un graphique à l'aide de Microsoft Excel, cela implique souvent des étapes complexes et peut prendre beaucoup de temps.
Mais vous n'avez pas besoin de vous creuser la tête pour comprendre comment créer un diagramme de Pareto dans Excel. Dans ce guide, nous vous expliquons le processus étape par étape. Nous explorons également d'autres méthodes pour vous aider à créer un diagramme de Pareto sans effort.
C'est parti !
Créer un diagramme de Pareto dans Excel
Le processus de création d'un graphique dans Excel dépend de la version d'Excel que vous utilisez et de vos compétences en Excel.
Avec Microsoft Excel 2016, le navigateur ou l'application Excel 365, vous pouvez créer un diagramme de Pareto en quelques étapes simples.
Cependant, les anciennes versions de Microsoft Excel ne disposent pas des outils graphiques nécessaires et il n'existe pas d'option directe pour créer un diagramme de Pareto. Vous devrez combiner le graphique linéaire et le graphique à colonnes pour obtenir le diagramme de Pareto Excel.
Explorons ces deux processus un par un.
Pour Excel 2016, Microsoft Office 365 et les versions ultérieures
Pour créer un diagramme de Pareto dans Excel 2016 ou les versions ultérieures, procédez comme suit :
Étape 1 : Préparez vos données
- Pour créer un diagramme de Pareto, listez toutes les valeurs et catégories par ordre décroissant. Commencez par ajouter toutes vos données dans une feuille Excel, comme indiqué dans l'image ci-dessous.
Dans cet exemple, nous avons utilisé les réponses des freelances qui sont passés à un statut de freelance à temps partiel ou à temps plein en 2020. Le sondage vise à identifier les facteurs les plus importants qui ont contribué à ce changement depuis la pandémie de COVID-19.
- Ensuite, allez dans l'onglet Données, puis dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Ordre décroissant (ZA avec la flèche pointant vers le bas).
- Une fois vos données classées par ordre décroissant, calculez le nombre cumulé. À faire, entrez la formule indiquée dans l'onglet C3. Répétez cette opération pour les cellules ci-dessous afin d'obtenir le nombre cumulé pour chacune d'entre elles.
- Enfin, ajoutez les pourcentages cumulés pour toutes les valeurs. Pour obtenir le pourcentage cumulé pour chaque cellule, suivez la formule dans l'onglet D3. Vous avez besoin des valeurs correctes du diagramme à colonnes pour obtenir les formules adéquates.
Note : la cellule C9 contient le nombre total de réponses des freelances qui sont passés à un statut de freelance à temps partiel ou à temps plein après la COVID-19. Nous avons donc calculé le pourcentage cumulé à partir du premier facteur (perte d'emploi due à la COVID-19) jusqu'au dernier facteur de notre sondage.
Étape 2 : insérez le diagramme de Pareto
- Une fois vos données prêtes, sélectionnez l'ensemble du tableau et accédez à l'onglet Insérer. Vous trouverez ici l'option « Diagramme de Pareto » dans le groupe Statistiques.
- Cela insérera le diagramme de Pareto dans votre feuille. Ensuite, allez dans l'option Diagramme et sélectionnez Mettre en forme pour modifier le titre, l'axe horizontal, l'axe vertical ou plus encore.
Étape 3 : mettre en forme le diagramme de Pareto
Pour vous assurer que le diagramme de Pareto dans Excel fournit des informations complètes, veillez à effectuer les opérations suivantes avec vos données :
- Ajustez les libellés des axes : renommez l'axe horizontal pour afficher les catégories et l'axe vertical pour afficher les valeurs ou les pourcentages.
- Ajoutez un titre : donnez à votre diagramme de Pareto un titre descriptif.
- Personnalisez les couleurs et les styles : ajustez les couleurs, les polices de caractère et autres éléments visuels pour rendre le diagramme plus attrayant.
Pour la version Excel 2013
Bien qu'Excel 2013 ne dispose pas d'un type de diagramme de Pareto intégré, vous pouvez tout de même en créer un à l'aide du diagramme combiné. Cela nécessite quelques étapes supplémentaires par rapport aux versions plus récentes d'Excel, mais le processus est simple.
Étape 1 : Préparez vos données
Comme pour les étapes mentionnées dans Excel 2013 et les versions ultérieures, vous devrez ajouter des pourcentages cumulés et des colonnes à vos données. Triez les données par ordre décroissant avant de calculer les valeurs cumulées.
Étape 2 : créer un diagramme combiné
Une fois vos données prêtes, sélectionnez le tableau et suivez les étapes ci-dessous :
- Sélectionnez les données : sélectionnez l'ensemble du tableau de données.
- Insérer un diagramme : allez dans l'onglet « Insérer » et choisissez « Diagrammes recommandés ».
- Sélectionnez le diagramme combiné : accédez à l'onglet « Tous les diagrammes » et sélectionnez le type de diagramme « Combiné ».
Sous l'option Graphique combiné, sélectionnez les paramètres suivants :
- Pour la série de comptage (généralement la première colonne), choisissez « Colonne groupée ».
- Pour la série Cumulative % (la nouvelle colonne ajoutée), sélectionnez « Ligne » et cochez la Box « Axe secondaire ».
Étape 3 : Affiner le diagramme
À présent, vous disposez du diagramme de Pareto dans Excel 2013. Cependant, nous vous recommandons de suivre ces étapes supplémentaires pour obtenir le rendu raffiné que vous voyez dans les nouvelles versions d'Excel.
- Définir le pourcentage maximal : cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'axe Y secondaire (celui des pourcentages) et sélectionnez « Mettre en forme l'axe ». Définissez la valeur « Maximum » sur 100 %.
- Ajuster la largeur des barres : cliquez avec le bouton droit sur les barres et sélectionnez « Mettre en forme la série de données ». Ajustez la « Largeur de l'espace » pour réduire l'espacement entre les barres.
- Masquer la légende (facultatif) : si vous n'avez pas besoin de la légende, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Masquer la légende ».
Et voilà ! Vous avez créé avec succès un diagramme de Pareto dans Excel 2013.
Pour la version Excel 2010
Pour ceux qui utilisent Microsoft Excel 2010, la création d'un diagramme de Pareto peut s'avérer légèrement difficile. Dans cette version, Excel ne propose ni l'option de diagramme de Pareto, ni la fonctionnalité permettant de combiner deux diagrammes à l'aide de la fonctionnalité « Type de diagramme combiné ».
Voici comment faire :
Étape 1 : Préparez vos données
Vous pouvez suivre les instructions fournies dans la section précédente. Commencez par organiser vos données dans un tableau à deux colonnes : les catégories et les valeurs correspondantes. Classez-les ensuite par ordre décroissant de valeur et ajoutez les valeurs cumulées et les pourcentages. Vous pouvez le faire manuellement à l'aide d'une formule ou de la fonction « SOMME » dans Excel 2010.
Étape 2 : créer un diagramme de base
- Sélectionnez l'intégralité de votre tableau de données.
- Faites défiler jusqu'à l'onglet « Insérer » dans le ruban.
- Cliquez sur le bouton « Diagrammes » dans le groupe « Diagrammes ».
- Sélectionnez l'option « Colonne groupée en 2D ».
Cela générera un diagramme à colonnes basique avec deux séries de données : l'une représentant les valeurs (nombre) et l'autre le pourcentage cumulé.
Étape 3 : mettre en forme le pourcentage cumulé
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les barres représentant le pourcentage cumulé.
- Sélectionnez « Modifier le type de série du diagramme » dans le menu contextuel.
- Sélectionnez le type de diagramme « Ligne » dans la fenêtre « Modifier le type de diagramme ».
Étape 4 : Ajoutez un axe vertical secondaire
Si vous avez atteint cette étape, vous remarquerez un diagramme à barres avec une ligne plate. Pour obtenir la courbe que vous souhaitez voir dans le diagramme de Pareto, ajoutez un axe vertical secondaire sur le côté droit. Pour ce faire :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne nouvellement créée représentant le pourcentage cumulé.
- Sélectionnez « Mettre en forme la série de données ».
- Dans le volet « Format Data Series » (Mettre en forme les séries de données), sous « Series Options » (Options de série), cochez la case à côté de « Secondary Axis » (Axe secondaire).
Cela ajoutera un axe vertical secondaire sur le côté droit de votre diagramme, spécialement destiné aux valeurs de pourcentage cumulées.
Étape 5 : Affinez votre diagramme
Vous avez ainsi réalisé avec succès la création d'un diagramme de Pareto dans Excel 2010. Pour lui donner le même aspect que dans les dernières versions d'Excel, vous pouvez apporter les touches finales suivantes :
- Définition de la valeur maximale : cliquez avec le bouton droit sur l'axe secondaire et sélectionnez « Formater l'axe » (Mettre en forme l'axe). Sous « Axis Options » (Options de l'axe), réglez la valeur « Maximum » (Maximum) sur 100 %. Cela garantit que la ligne du pourcentage cumulé reste dans un intervalle compris entre 0 et 100 %.
- Ajuster la largeur des barres : vous pouvez ajuster la largeur des barres pour une meilleure visibilité. Cliquez avec le bouton droit sur les barres de données et sélectionnez « Mettre en forme la série de données… ». Vous pouvez modifier les paramètres « Largeur des barres » dans les options de formatage.
- Masquer la légende (facultatif) : si la légende n'est pas nécessaire, cliquez avec le bouton droit sur la légende et sélectionnez « Masquer la légende ».
Limites de la création de diagrammes de Pareto dans Excel
Microsoft Excel est un outil de visualisation de données très populaire qui reste largement utilisé dans la plupart des organisations. Cependant, malgré sa simplicité et sa facilité d'utilisation, cette plateforme présente plusieurs limites, en particulier lorsqu'il s'agit d'effectuer une analyse plus approfondie.
Certaines limites peuvent avoir un impact significatif sur l'efficacité, la précision et la pertinence de votre analyse de données, en particulier pour les diagrammes de Pareto. Parmi celles-ci, on peut citer :
Libellés et mises à jour manuelles des données
Il est difficile de synchroniser et d'importer de grands ensembles de données provenant de différents canaux dans Excel. Nous devons saisir les données manuellement ou les exporter sous forme de rapport à partir d'autres outils vers Excel. Cela prend beaucoup de temps et augmente le risque d'erreurs humaines.
Options de mise en forme complexes
La création de diagrammes de Pareto visuellement attrayants dans Excel nécessite souvent des techniques de mise en forme complexes, ce qui peut s'avérer difficile pour les utilisateurs qui ne maîtrisent pas les fonctionnalités d'Excel.
Bien qu'Excel offre certaines options de personnalisation, leur maîtrise peut s'avérer difficile pour les utilisateurs quotidiens. Les outils modernes de création de diagrammes pour la gestion de projet permettent aux utilisateurs d'effectuer cette opération rapidement, à l'aide d'options de glisser-déposer et de commandes détaillées pour contrôler l'apparence et la mise en forme du diagramme de Pareto.
Défis liés à l'intégration
Bien que les formats et les rapports Excel soient faciles à intégrer à la plupart des outils, l'intégration des données provenant d'autres outils de suivi de projet dans Excel n'est pas aussi simple. L'intégration des diagrammes Excel à d'autres outils de gestion de projet ou de collaboration peut s'avérer fastidieuse, ce qui nuit à l'efficacité du flux de travail et crée souvent des silos de données.
Pas de collaboration ni de mises à jour en temps réel
Excel n'offre pas la possibilité de synchroniser en temps réel ni d'intégrer avec d'autres outils. Il peut donc être assez difficile d'obtenir des informations réalistes ou précises à partir d'un diagramme. Le diagramme de Pareto doit être mis à jour à chaque fois que de nouvelles informations sont disponibles pour rester pertinent, et la gestion de plusieurs versions d'un même diagramme peut souvent s'avérer difficile, ce qui peut entraîner une certaine confusion ou des erreurs potentielles.
Manque de fonctionnalités d'évolutivité
Le plus grand défi avec Excel ou tout autre tableur est que l'application ralentit à mesure que les données deviennent plus complexes et plus volumineuses. Cela peut entraîner des réponses lentes, un ralentissement notable de la vitesse, ou encore un dysfonctionnement ou un plantage du tableur.
Ces limites liées à la création et à la maintenance d'un diagramme de Pareto peuvent avoir un impact significatif sur votre productivité et la qualité de votre analyse de données.
Pour surmonter ces difficultés et créer des diagrammes de Pareto plus efficaces, précis et pertinents, vous pouvez envisager d'autres options et outils de contrôle de projet spécialement conçus pour la visualisation des données et la collaboration.
Créer des diagrammes de Pareto avec ClickUp
Microsoft Excel peut suffire pour créer un diagramme de Pareto basique. Cependant, pour obtenir un diagramme de Pareto interactif qui se met à jour automatiquement avec les dernières informations et données saisies, vous aurez besoin d'une solution plus avancée.
Pour appliquer le principe de Pareto à votre analyse de données, essayez d'utiliser un logiciel de contrôle de projet tel que ClickUp. Cet outil vous permet de :
Comprenez vos domaines d'intérêt
La vue Tableur de ClickUp vous permet d'organiser et de visualiser vos données provenant de plusieurs outils et solutions dans un seul tableau de bord. Oubliez la saisie manuelle : utilisez la fonction d'importation ou copiez-collez vos données directement dans le tableau.
Générez vos données en temps réel pour rester informé des dernières mises à jour. Organisez facilement vos données à l'aide de colonnes glisser-déposer, sans formules Excel ni processus complexes.
Utilisez le modèle de graphique à barres empilées de ClickUp pour visualiser des ensembles de données complexes en les convertissant en graphiques à barres empilées interactifs, similaires au diagramme de Pareto. Cela vous aidera à :
- Mettez en évidence la relation entre plusieurs ensembles de données.
- Comprenez les tendances de vos données et identifiez les domaines prioritaires.
- Comparez visuellement différents ensembles de données et catégories dans un diagramme visuel facile à comprendre.
Collaborez avec vos équipes
Envisagez d'utiliser la fonctionnalité ClickUp Whiteboards pour bénéficier d'un espace de travail collaboratif afin de créer votre diagramme de Pareto parallèlement à d'autres éléments du projet tels que les tâches, les feuilles de route et les flux de travail.
Les membres de l'équipe peuvent travailler simultanément sur le diagramme, discuter des modifications et mettre à jour les données. Cela favorise la transparence et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Grâce à plusieurs modèles de feuilles de calcul, créez un diagramme pour obtenir un aperçu simple des points forts de votre diagramme de Pareto dans votre tableau de bord. Le modèle de Tableau blanc ClickUp Bar Graph est une option facile à utiliser qui vous permet de comparer visuellement des données quantitatives. Ce modèle vous aide à :
- Visualisez vos données en temps réel à l'aide de graphiques intuitifs et d'un diagramme de Pareto.
- Collaborez en temps réel avec votre équipe pour réfléchir à des stratégies ou identifier les domaines prioritaires.
- Organisez vos informations à l'aide de statuts, champs, vues personnalisées, etc.
Obtenez des informations en temps réel dans un tableau de bord compact
L'une des fonctionnalités puissantes de ClickUp est sa capacité à générer des données à partir de plusieurs outils et à les visualiser dans un tableau de bord unique. Vous n'avez donc plus besoin de passer d'une application à l'autre ou d'ouvrir plusieurs fenêtres pour analyser votre projet.
Avec les tableaux de bord ClickUp, effectuez la connexion de vos données avec d'autres éléments tels que des images et des liens.
Il vous permet d'exploiter le principe 80/20 pour obtenir les points forts de votre diagramme de Pareto dans une seule fenêtre, vous aidant ainsi à comprendre ce qui fonctionne pour votre organisation et ce qui ne fonctionne pas.
Essayez des alternatives à Excel telles que ClickUp pour :
- Dites adieu aux formules fastidieuses et aux problèmes de mise en forme.
- Assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d'onde et contribue à l'analyse.
- Intégrez votre diagramme de Pareto à votre flux de travail de gestion de projet.
Si ClickUp offre d'excellentes fonctionnalités d'analyse et de visualisation qui en font l'outil idéal pour créer des diagrammes de Pareto, son utilité va bien au-delà. Cette solution tout-en-un de gestion de projet et de productivité est une solution complète pour tous vos besoins organisationnels, notamment :
- Une plateforme centralisée pour tous vos documents : grâce à ClickUp Docs, vous n'avez plus besoin de gérer séparément vos tâches, vos projets, votre documentation et vos analyses. Il vous suffit de les connecter et de les stocker dans une plateforme centralisée afin que toute votre équipe puisse facilement récupérer et mettre à jour la documentation.
- Gestion des projets et des tâches : pour de nombreuses équipes, travailler ensemble sur des actions à mener et collaborer avec d'autres membres de l'équipe représente une source de stress importante. Utilisez ClickUp Tasks pour convertir simplement vos notes en actions à mener ou attribuer directement des tâches. Cela permet à vos équipes de savoir exactement ce qui doit être fait et permet à tout le monde de rester sur la bonne voie.
- Définition d'objectifs et suivi des indicateurs clés de performance : utilisez ClickUp Goals pour appliquer le principe 80/20 et comprendre comment chaque activité et chaque tâche vous aide à atteindre vos objectifs. À l'aide d'indicateurs basés sur l'impact, suivez votre progression dans un projet particulier, en éliminant tout bruit ou toute tâche indésirable qui vous empêche d'atteindre vos objectifs.
- Centralisez les discussions de toute votre équipe : vous manquez des mises à jour ou des messages importants de votre équipe parce que vous n'avez pas de connexion au canal de communication qu'elle utilise ? Grâce à la vue Chat de ClickUp, toutes les discussions dispersées peuvent être regroupées en un seul endroit centralisé.
Exploitez la puissance du principe de Pareto avec ClickUp
L'analyse de Pareto ne concerne pas seulement l'efficacité, mais aussi la recherche de l'excellence ciblée. En donnant la priorité aux tâches essentielles qui produisent les résultats les plus significatifs, vous pouvez optimiser votre temps, réduire votre stress et augmenter votre productivité globale.
Grâce à des outils d'amélioration des processus tels que ClickUp, ce parcours devient encore plus fluide. De la définition des priorités et du suivi de la progression à la réduction de la charge de travail inutile, ClickUp vous permet d'adopter le principe de Pareto et d'obtenir des résultats remarquables.
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