Vous êtes pressé. Vous avez terminé le montage de votre vidéo et êtes prêt à l'envoyer par e-mail à votre équipe. Mais dès que vous cliquez sur « Envoyer », un message d'erreur s'affiche.
« La taille du fichier est trop importante ». Cela vous semble familier ?
Les vidéos représentant plus de 80 % de tout le trafic web dans le monde, il est déconcertant que les e-mails aient encore une limite déraisonnable en termes de taille de fichier. Il est aujourd'hui plus facile que jamais de créer des vidéos, mais les envoyer... Ce n'est pas si simple, n'est-ce pas ? Il doit y avoir une solution plus intelligente !
Les vidéos sont utilisées dans les lieux de travail du monde entier pour de nombreuses raisons : formation des employés, démonstrations ou tutoriels sur les produits, enregistrements de réunions, présentations, outil de communication pour les spécialistes du marketing, assistance informatique... La liste est longue.
L'impossibilité de joindre des vidéos en tant que pièces jointes à des e-mails peut être très frustrant. Mais voici l'astuce : vous pouvez envoyer des fichiers vidéo volumineux par e-mail à condition de savoir comment faire.
Les défis liés à l'envoi de vidéos par e-mail
La qualité des vidéos et des enregistrements d'écran s'améliore d'année en année, mais leur taille augmente en conséquence. Créer une vidéo est une chose, mais ne pas pouvoir l'envoyer peut s'avérer frustrant.
« Pourquoi je n'arrive pas à envoyer une vidéo par e-mail ? » peut être très agaçant, surtout quand on est pressé. Le plus gros problème, c'est la limite de taille des pièces jointes imposée par les différentes plateformes de messagerie. Pour Gmail et Yahoo Mail, elle est fixée à 25 Mo. La limite autorisée pour Microsoft Outlook et iCloud Mail n'est que de 20 Mo.
Vous ne pouvez pas envoyer de vidéos volumineuses par e-mail, car les fournisseurs de services de messagerie limitent la taille maximale des fichiers pour des raisons de sécurité.
Il existe toutefois plusieurs moyens de contourner ce problème. Les plateformes vidéo vous demandent généralement d'héberger la vidéo sur leur plateforme et d'intégrer une URL dans votre message. Une autre solution consiste à compresser les vidéos, puis à les faire apparaître en pièce jointe dans vos e-mails.
Compresser des vidéos pour les envoyer par e-mail
Voyons comment compresser une vidéo pour l'envoyer par e-mail. La compression consiste à réduire la taille du fichier tout en conservant les données d'origine. C'est l'un des moyens les plus simples d'envoyer des vidéos volumineuses par e-mail.
Vous pouvez procéder de deux manières : compression avec perte et compression sans perte.
- La compression avec perte compromet la qualité de la vidéo, mais elle peut être un bon choix lorsque vous ne travaillez pas sur la version finale de la vidéo.
- La compression sans perte réduit légèrement la taille de la vidéo sans compromettre sa qualité.
Il existe deux façons de faire. La première consiste à utiliser un outil gratuit de compression de vidéos en ligne. Téléchargez la vidéo sur l'outil, sélectionnez la taille du fichier et les exigences de qualité, compressez la vidéo, puis téléchargez-la.
Une autre méthode consiste à créer un fichier ZIP compressé. Pour créer des fichiers compressés :
- Sélectionnez le fichier vidéo que vous souhaitez compresser et cliquez avec le bouton droit de la souris.
- Un menu déroulant s'ouvrira, passez votre souris sur « Envoyer à ».
- Sélectionnez « Dossier ZIP compressé ».
- Envoyez le fichier compressé et enregistré localement en le joignant en pièce jointe à votre e-mail.
Comment joindre des vidéos en pièce jointe à un e-mail
Maintenant que vous disposez d'un fichier compressé, la question suivante se pose : « Comment joindre une vidéo à un e-mail ? » Voici comment procéder :
- Rédigez un nouvel e-mail et cliquez sur l'option « Pièce jointe » (généralement représentée par l'icône d'un trombone).
- Vous serez redirigé vers les fichiers de votre disque local pour les télécharger dans l'e-mail. Sélectionnez la vidéo que vous souhaitez télécharger.
- Attendez que la pièce jointe soit achevée au bas de l'e-mail.
Voici un guide étape par étape pour ajouter des pièces jointes dans Gmail.
Conseil de pro : vous pouvez également utiliser votre téléphone pour envoyer des e-mails contenant des vidéos. Il vous suffit de sélectionner la vidéo dans votre galerie ou votre disque dur lorsque vous rédigez l'e-mail. Vous ne pourrez peut-être pas compresser la taille du fichier vidéo, mais vous devriez pouvoir envoyer un lien partageable depuis votre fournisseur de stockage cloud, tel que Dropbox, Google Drive ou Apple.
En ajoutant la vidéo en pièce jointe, vous envoyez des fichiers vidéo dans le cadre de l'e-mail : le destinataire peut regarder la vidéo sans être redirigé.
Mais comment envoyer un e-mail si le fichier est trop volumineux ? Si la taille du fichier est trop importante, même après l'avoir compressé, vous ne pourrez peut-être pas envoyer la vidéo en pièce jointe. Voici quelques méthodes pour envoyer le fichier par e-mail sans le joindre.
Envoi de vidéos volumineuses par e-mail
La solution, c'est le cloud ! Le moyen le plus pratique d'envoyer une vidéo volumineuse sans la joindre en pièce jointe à l'e-mail est de la télécharger d'abord sur un espace de stockage cloud, puis d'envoyer un lien partageable par e-mail.
Voyons quelques façons d'y parvenir.
Comment envoyer une vidéo volumineuse par e-mail
Il n'est pas obligatoire de joindre des fichiers en pièce jointe à l'e-mail. Les services de stockage cloud vous permettent de télécharger des vidéos et de partager le lien avec vos spectateurs. Ceux-ci peuvent simplement accéder au lien et télécharger la vidéo.
Voici quelques services de stockage cloud que vous pouvez explorer :
1. Google Drive
Google Drive est un service de stockage cloud proposé par Google à ses utilisateurs. Il permet aux utilisateurs de télécharger des fichiers volumineux et de les partager sous forme de liens. Pour ce faire, ouvrez Gmail :
- En haut à gauche, cliquez sur « Composer ».
- Au bas du message, cliquez sur Insérer des fichiers à l'aide de Drive.
- Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez faire apparaître en pièce jointe.
- Au bas de la page, choisissez comment vous souhaitez envoyer le fichier :
- Lien Drive : cela fonctionne pour tous les fichiers stockés dans Drive, y compris les fichiers créés à l'aide de Google Docs, Sheets, Slides ou Forms.
- Pièce jointe : cela ne fonctionne que pour les fichiers qui n'ont pas été créés à l'aide de Google Docs, Sheets, Slides ou Forms.
- Cliquez sur Insérer
Pour ceux qui utilisent Gmail, voici une astuce: il existe des options dédiées pour télécharger des liens depuis Google Drive. Vous pouvez également utiliser l'extension Google Drive Chrome ou Google Photos pour télécharger des photos et simplifier leur partage.
2. MailDrop
Pour vous, fidèles d'Apple, MailDrop offre une possibilité similaire de partager des fichiers volumineux en les téléchargeant sur iCloud. Vous pouvez envoyer le lien vers la vidéo depuis iCloud, auquel l'utilisateur peut ensuite accéder et la télécharger.
3. OneDrive
Le service cloud proposé par Microsoft, OneDrive, offre un accès gratuit à 5 Go par utilisateur pour télécharger des vidéos et d'autres fichiers et les partager avec d'autres personnes.
Mais existe-t-il un moyen d'envoyer une vidéo par e-mail à partir de votre iPhone, ou existe-t-il un moyen d'envoyer une vidéo via Gmail ?
Les utilisateurs d'Android et d'Apple ont le même souci : alors qu'un compte Gmail autorise une taille maximale de fichier de 25 Mo, Apple n'autorise que 20 Mo. Vous pouvez surmonter cette difficulté en utilisant Google Drive et MailDrop et partager des vidéos par e-mail.
Partager des vidéos via les réseaux sociaux ou les plateformes vidéo en ligne
Les e-mails ne sont pas le seul moyen de communiquer avec vos clients, vos membres de l'équipe ou vos amis. Si les e-mails et les outils associés facilitent grandement la communication, les réseaux sociaux ne sont pas en reste.
Réseaux sociaux
Les réseaux sociaux constituent une excellente solution pour échanger rapidement et diffuser des informations à un large public. Vous pouvez partager des vidéos et mener des campagnes vidéo sur les réseaux sociaux tels que Facebook, Instagram, LinkedIn et Snapchat.
Le partage de vidéos sur les réseaux sociaux présente de nombreux avantages. Parmi ceux-ci, on peut citer :
- Les entreprises et les particuliers peuvent facilement communiquer leurs idées, leurs messages et leurs expériences.
- La portée des réseaux sociaux permet de générer un engagement plus important.
- Outils analytiques pour évaluer les performances de la vidéo, le nombre de vues et l'engagement
Cependant, malgré ces avantages, il existe également certains inconvénients à prendre en compte :
- Les algorithmes des réseaux sociaux, en constante évolution, peuvent avoir un impact sur la visibilité et la portée de vos vidéos.
- Il peut s'avérer difficile d'évaluer l'impact d'une vidéo une fois qu'elle a été partagée sur les réseaux sociaux.
YouTube
YouTube est synonyme de partage de vidéos. La plateforme propose des vidéos de tous genres, durées et formats. Les utilisateurs peuvent accéder (et même télécharger) les vidéos partagées sur cette plateforme d'hébergement vidéo en quelques secondes depuis leur ordinateur, leur téléphone portable ou tout autre appareil connecté à Internet.
Outre YouTube, il existe plusieurs alternatives aux services d’e-mail pour le partage de vidéos. En voici quelques-unes :
- Vimeo : une plateforme vidéo conviviale largement utilisée par les créatifs, les spécialistes du marketing et les artistes. La plateforme est conçue pour les professionnels et met l'accent sur un contenu de haute qualité et un hébergement vidéo raffiné avec différentes limites de téléchargement et options de partage.
- LinkedIn : incontournable pour les entreprises et les professionnels, LinkedIn permet le partage de contenu vidéo afin d'amplifier votre message et de favoriser les connexions.
- Facebook : offre une audience immense, mais avec des limites de téléchargement et des options de monétisation spécifiques. C'est une excellente plateforme pour le marketing vidéo.
- Wistia : idéal pour les entreprises qui se concentrent sur la génération de prospects, en tant que fournisseur de services d'analyse vidéo et d'hébergement de premier ordre.
- Vidyard et ses alternatives: une plateforme d'hébergement et d'analyse de vidéos qui permet aux utilisateurs de créer, d'héberger, de partager et de suivre l'audience de leurs vidéos.
Partage de vidéos avec ClickUp
Vous recherchez un outil pour partager des vidéos volumineuses avec un minimum d'effort ? ClickUp est la solution qu'il vous faut.
Les enregistrements d'écran permettent de communiquer plus rapidement, d'expliquer plus clairement et de travailler plus efficacement. Vous ne nous croyez pas ? Forbes a constaté que les spectateurs retiennent 95 % d'un message lorsqu'ils regardent une vidéo, contre 10 % lorsqu'ils lisent un texte.
ClickUp Clips vous permet d'enregistrer et d'envoyer des vidéos immédiatement sans vous soucier de leur qualité ou de leur durée. Que ce soit pour donner votre avis, expliquer des contrats, communiquer, signaler des bugs, accueillir des clients, faire des démonstrations de produits ou partager des mises à jour de projets, cette application est la seule qui peut tout faire !
Prenons l'exemple des présentations de produits : vous n'avez plus besoin de rédiger de longs guides expliquant chaque étape. Il vous suffit d'enregistrer la fonction et de partager une vidéo en un seul clic.
ClickUp Clips, l'outil d'enregistrement d'écran de ClickUp, vous permet de :
- Communiquez efficacement grâce à des vidéos de haute qualité
- Transcrivez des vidéos avec ClickUp Brain, copiez des extraits et utilisez des horodatages pour naviguer dans la vidéo.
- Téléchargez la vidéo, partagez un lien public ou utilisez la vidéo dans l'outil.
- Commentez les clips pour faire part de vos impressions à votre équipe et afficher l’échéancier de tous les commentaires.
- Intégrez des clips dans les descriptions de tâches afin qu'ils fassent partie intégrante de votre flux de travail.
- Visualisez, recherchez et triez vos clips en un seul endroit grâce à Hub Clips.
Grâce à des logiciels de partage de fichiers tels que ClickUp Clips, vous pouvez oublier vos soucis liés à l'envoi de fichiers vidéo volumineux par e-mail et partager à la place un lien qui permet aux destinataires d'y accéder instantanément.
De plus, vous pouvez intégrer votre e-mail à ClickUp afin de simplifier davantage le processus et d'effectuer toutes vos actions à partir d'un seul endroit grâce à cet outil.
ClickUp vous permet d'envoyer et de recevoir des e-mails directement dans une tâche et de basculer entre l'envoi d'e-mails à une personne extérieure à l'équipe et l'envoi d'e-mails en interne. Il prend en charge plusieurs fournisseurs de messagerie et clients de messagerie, notamment Outlook, IMAP, Gmail et Microsoft 365.
Grâce à l'intégration ClickUp e-mail, vous pouvez :
- Envoyez des e-mails à partir d'une tâche et créez automatiquement un entonnoir d'e-mails.
- Définissez des signatures électroniques par défaut et créez des modèles d'e-mails.
- Automatisez les flux de travail liés aux e-mails pour les transactions sur un site Web, les bugs, etc.
Bonnes pratiques pour l'envoi de vidéos par e-mail
Comme pour les e-mails et les vidéoconférences, il est important de respecter certaines règles de conduite et bonnes pratiques. Gardez cela à l'esprit lorsque vous envoyez des vidéos par e-mail :
- La concision est une vertu : veillez à ce que la vidéo soit aussi courte que possible afin de garantir un engagement maximal. La durée idéale est de deux à trois minutes. Si vous disposez d'une vidéo plus détaillée ou d'un tutoriel, vous pouvez la prolonger jusqu'à cinq minutes.
- Rédigez également l'e-mail : rédigez un texte pertinent. Bien que la vidéo contienne la plupart des informations, il est essentiel de donner aux destinataires un aperçu du contenu de la vidéo dans l'e-mail et de leur expliquer pourquoi ils devraient la regarder.
- Rédigez un objet pertinent : veillez à inclure le mot « vidéo » dans l'objet de votre e-mail. Cela augmentera les chances que les destinataires ouvrent l'e-mail et visionnent la vidéo.
- Concentrez-vous sur le contenu : aucun utilisateur ne continuera à regarder une vidéo qui n'apporte aucune valeur ajoutée. Envoyez toujours des vidéos soigneusement structurées à vos spectateurs.
- Misez sur la qualité : veillez à ce que l'engagement ne diminue pas en raison d'une qualité vidéo ou audio insuffisante. Regardez la vidéo vous-même et, si vous vous filmez, positionnez-vous dans un endroit bien éclairé.
- Testez l'e-mail : si c'est la première fois que vous joignez une vidéo en pièce jointe à un e-mail, envoyez d'abord l'e-mail à vous-même ou à une autre personne travaillant sur le même projet, afin de vérifier si la vidéo est accessible ou non.
Ces facteurs visent principalement à offrir une expérience utilisateur positive, qui garantit la réalisation des objectifs de l'envoi de la vidéo.
Surmontez les défis liés aux fichiers vidéo avec ClickUp
Les vidéos sont devenues un élément essentiel de la communication, que ce soit pour le travail ou les loisirs.
Cependant, envoyer des vidéos volumineuses par e-mail est presque impossible sans les compresser ou les télécharger sur un service cloud.
ClickUp Clips est un excellent outil qui vous permet d'enregistrer votre écran, de créer des tâches à partir de vidéos et de joindre des fichiers vidéo en tant que pièces jointes à vos e-mails. Avec un outil comme ClickUp, l'enregistrement, la gestion et le partage de vidéos sont un jeu d'enfant, tout comme la productivité et l'efficacité. Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp!