Google Drive est une solution de stockage cloud créée par Google qui stocke tous les documents créés à l'aide de votre compte Gmail ou partagés avec un autre utilisateur. De plus, Google Drive synchronise automatiquement ces documents, ce qui vous permet de reprendre votre travail là où vous l'avez laissé sans avoir à mettre à jour le fichier à chaque fois.
Google Drive est la colonne vertébrale de tout environnement de travail Google, offrant le stockage gratuit, l'accessibilité et la visibilité dont votre équipe a besoin. L'interface Google Drive permet de créer et de déposer des fichiers facilement et rapidement.
Vous êtes un utilisateur de Google Drive et souhaitez passer au niveau supérieur en matière de productivité ? Nous avons compilé une liste d'astuces pratiques pour Google Drive afin d'améliorer votre expérience et vous aider à tirer le meilleur parti de cet outil.
Préparez-vous à optimiser votre utilisation et à rationaliser votre flux de travail grâce à ces conseils pratiques.
Fonctionnalités essentielles de Google Drive
Êtes-vous prêt à débloquer tout le potentiel de cette plateforme cloud ?
Comprendre Google Docs, Google Sheets et Google Slides
Les trois composants de Google Drive sont Docs, Sheets et Slides.
Google Docs
Les documents sont des documents collaboratifs en temps réel qui vous permettent d'écrire, de réaliser des modifications en cours et de partager votre contenu avec n'importe qui, quel que soit le type d'appareil ou l'emplacement.
Lorsque vous créez un nouveau document Google Doc, découvrez les fonctionnalités suivantes :
- Collaboration en temps réel : Docs simplifie la collaboration en temps réel avec des équipes interfonctionnelles, en facilitant le partage, la modification en cours en groupe et l'ajout d'actions à effectuer, de commentaires, de suggestions et de vérifications de l'historique des versions. Mentionnez des membres spécifiques de l'équipe en les étiquetant (@Nom) afin qu'ils puissent poursuivre la discussion dans Docs sans changer d'application.
- Intelligence intégrée pour écrire plus rapidement : la fonctionnalité de composition innovante de Docs fournit des recommandations d'écriture automatisées pour accélérer le processus de rédaction. De plus, des fonctionnalités telles que la saisie vocale, les suggestions grammaticales, etc. permettent d'obtenir un document final sans erreur.
- Productivité hors ligne : Docs vous permet d'écrire, de réaliser des modifications en cours et d'accéder au flux de fichiers Google Drive sans connexion Internet, une fonctionnalité utile lorsque vous êtes en avion ou dans une zone où le réseau est faible. De nombreuses alternatives à Google Docs n'offrent pas cette fonctionnalité.
- Intégration avec d'autres applications et modules complémentaires Google : Un Google Doc s'intègre systématiquement à d'autres applications Google telles que Google Sheets, Google Meet, Gmail et Slides.
Accédez à des applications tierces telles que des outils de productivité et des applications de gestion des contrats dans Docs pour travailler plus rapidement.
Google Sheets
Google Sheets, également appelé logiciel de base de données, est un tableur qui aide les équipes à prendre des décisions commerciales fondées sur des données en analysant de grands volumes de données en temps réel.
Avec Google Sheets, vous bénéficiez des fonctionnalités suivantes :
- Accédez aux données et analysez-les grâce à la collaboration en temps réel : à l'instar de Docs, Google Sheets vous permet de partager l'accès aux données avec les membres de votre équipe, d'activer la modification en cours pour insérer des entrées et d'attribuer des éléments liés à l'analyse. Grâce à son intelligence intégrée, Google fournit des recommandations de formules, simplifiant ainsi l'analyse des données pour les membres de l'équipe.
- Créez des solutions personnalisées : utilisez l'extension AppSheets pour créer des applications personnalisées telles que des outils de sondage, des tableaux Kanban, des outils de suivi de projet, des checklists d'audit et d'autres solutions similaires. Vous pouvez choisir parmi plusieurs modèles d'applications sans code et les personnaliser selon vos besoins.
- Extrayez des données critiques sans menace pour la sécurité : extrayez et téléchargez de grands volumes de données telles que des rapports sur les réseaux sociaux, les listes mensuelles de visiteurs du site Web HubSpot et les listes de prospects potentiels sans aucune menace pour la sécurité. Analysez les données à l'aide d'outils tels que BigQuery dans des feuilles de calcul et créez des tableaux de bord personnalisés sans vous soucier des menaces pour la sécurité.
Google Slides
Slides vous aide à créer des présentations percutantes et narratives en temps réel, quel que soit l'appareil utilisé.
Les principales fonctionnalités de Slides sont les suivantes :
- Des présentations convaincantes avec moins d'efforts : les modèles de présentation, les palettes de couleurs et les options de police de caractère intégrés à Slides vous aident à créer plus rapidement des présentations convaincantes, collaboratives et en temps réel.
- Fonctionnalités supplémentaires pour les présentations : les diapositives dotées de fonctionnalités supplémentaires telles que les légendes, les notes du présentateur et la vue du présentateur renforcent la confiance du présentateur pendant les présentations.
De plus, Slides offre les fonctionnalités habituelles de Google Drive, telles que la collaboration en temps réel, la modification en cours et le partage avec les membres de l'équipe.
La fonction Corbeille (informatique) dans Google Drive
La corbeille de Google Drive est le dossier dans lequel sont déplacés les fichiers supprimés de Google Drive. Un ou plusieurs fichiers placés dans la corbeille peuvent être récupérés dans un délai de 30 jours. Passé ce délai, ils sont automatiquement supprimés.
La corbeille dans Google Drive a deux fonctions principales :
- Supprimer un fichier : pour supprimer un fichier de la corbeille, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et cliquez sur « Supprimer ». Seuls les propriétaires des fichiers peuvent les envoyer à la corbeille. Si vous n'êtes pas propriétaire d'un fichier, vous devez en faire une copie (créer des fichiers dupliqués à partir des originaux), puis le déplacer vers la corbeille.
- Récupérer un fichier : Récupérer un fichier depuis la corbeille est tout aussi simple. Dans les 30 jours suivant la suppression d'un fichier dans la corbeille, si vous souhaitez récupérer ce fichier, accédez à la corbeille, cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis cliquez sur « Restaurer ». Vous pouvez également cliquer sur « Supprimer définitivement » pour le supprimer de manière permanente si vous ne souhaitez pas attendre 30 jours.
Grâce à la corbeille, la maintenance du stockage adéquat devient plus facile. En autorisant uniquement les propriétaires à supprimer un fichier, Drive garantit également la sécurité de vos données, qui ne peuvent être supprimées sans votre consentement.
Comment fonctionne la fonctionnalité « Annuler » dans Google Drive ?
La fonctionnalité « Annuler » de Google Drive est utile pour les environnements de travail Google, car elle vous permet de déplacer, renommer, télécharger des dossiers, mettre à jour les permissions, supprimer et restaurer des fichiers dans Google Drive et ses sous-dossiers.
Google Drive dans l'entreprise : l'accent sur la collaboration et le partage de fichiers
Avec ses fonctionnalités de sécurité renforcées, ses capacités de recherche avancées et ses outils de collaboration en temps réel, Google Drive offre une solution robuste pour les entreprises de toutes tailles.
Comment la modification en cours améliore la collaboration dans Google Drive
Google Drive propose les fonctionnalités de modification en cours avancées suivantes :
- Collaborez en temps réel avec plusieurs membres de votre équipe lors de la modification en cours d'un document, d'une feuille de calcul ou d'une présentation.
- Recevez des notifications immédiates si un membre de l'équipe ajoute un commentaire, une suggestion ou d'autres éléments à effectuer par e-mail.
- Pour comprendre les spécificités de la modification en cours, consultez l'historique des versions de votre document, feuille de calcul ou présentation.
- Répondez aux commentaires des membres de votre équipe sans avoir à passer d'une application à l'autre. Effectuez les modifications en cours sur vos commentaires/réponses et marquez-les comme résolus une fois traités afin d'éviter toute confusion.
Grâce aux fonctionnalités d'édition en temps réel, votre équipe est informée des modifications apportées, ce qui réduit la confusion et les conflits entre les membres de l'équipe. Drive vous permet de consulter l'historique des versions minute par minute et de restaurer les versions précédentes si nécessaire.
Google aide chaque collaborateur à apporter sa contribution, en veillant à ce que tous les membres de l'équipe soient sur la même longueur d'onde et que chaque détail soit documenté au même endroit afin de créer une source unique et fiable pour votre contenu et vos données.
Comprendre les permissions de partage dans Google Drive
Google Drive est un logiciel de partage de fichiers qui permet aux membres d'une équipe d'accéder à un document ou à une feuille de calcul selon les préférences du propriétaire.
Si vous êtes propriétaire d'un fichier, vous disposez de quatre types de permissions de partage :
Afficher l'accès
Accordez un accès en lecture seule à un utilisateur particulier en ajoutant son adresse e-mail. Vous pouvez également modifier l'accès en « tout le monde peut consulter », ce qui permet à toute personne disposant du lien partageable vers le fichier de le consulter.
Lorsque vous partagez un document interne avec un client ou un fournisseur de services tiers, l'accès en lecture seule garantit la confidentialité du fichier sans restreindre l'accès aux informations qu'il contient.
Modification en cours de l'accès
En accordant un accès en modification, vous permettez à un utilisateur d'apporter directement des modifications au fichier. Cependant, l'utilisateur ne peut pas déplacer le fichier vers la corbeille ou un dossier.
Collaborez avec plusieurs membres de votre équipe dans Google Drive. Pour les ressources communes, donnez aux membres de votre équipe un accès en modification afin qu'ils puissent apporter les changements nécessaires sans avoir à demander l'accès à chaque fois.
Commentaire accès
Lorsque vous accordez à quelqu'un un accès en lecture seule, cette personne peut afficher votre document, ajouter des commentaires et fournir des suggestions. Cependant, elle ne peut pas modifier le contenu du document ni partager le fichier avec d'autres personnes.
Transfert de propriété
En transférant la propriété à un utilisateur, vous l'autorisez à afficher, modifier et apporter des changements aux fichiers, à les organiser, à les déplacer vers des dossiers ou la corbeille, et à décider de la structure des dossiers.
Supposons qu'un employé quitte votre organisation. Dans le cadre de la session de transfert de connaissances, veillez à ce qu'il vous transmette la propriété de son flux de fichiers Google Drive dans Google Drive.
Ainsi, si vous désactivez l'identifiant de l'employé à l'avenir, vous aurez toujours accès à tous les fichiers sur lesquels il a travaillé.
L'importance de Google Drive dans le travail d'équipe et pour votre entreprise
Les entreprises utilisent Google Workspace et Drive comme suite logicielle de productivité pour constituer des équipes interfonctionnelles inclusives lorsque tout le monde travaille à distance.
Voici quelques-uns des principaux avantages de Google Drive pour les entreprises :
Développez votre organisation sans épuiser votre équipe.
Google Drive regroupe la plupart des solutions dont vous aurez besoin pour développer votre organisation et gérer votre équipe : Docs pour la documentation, Sheets pour la gestion des bases de données, Slides pour créer des présentations innovantes, Meet pour collaborer avec les membres de votre équipe et les parties prenantes, et Chat pour discuter avec les équipes internes.
Google vous permet de personnaliser votre environnement de travail grâce à de multiples extensions et modules complémentaires. Créez des modèles pour vos documents afin de réduire les tâches répétitives, élaborez des flux de travail personnalisés sur Google Sheets et créez des modèles de présentation prédéfinis pour minimiser le temps passé à créer des présentations.
Réduisez vos coûts d'exploitation
Le forfait Free de Google est suffisamment pratique pour une personne ou une petite équipe.
Si vous optez pour les forfaits payants Google One, le forfait Basic est disponible à partir de 1,99 $ par mois et offre jusqu'à 100 Go d'espace de stockage. Le forfait Enterprise est disponible à 9,99 $ par mois et offre jusqu'à 2 To d'espace de stockage et l'accès à toutes les applications Google Drive.
Accédez à vos fichiers où que vous soyez
La mobilité est importante pour gérer des équipes à distance. Par exemple, les employés peuvent créer une présentation à partir de leurs appareils mobiles s'ils sont à l'extérieur.
Vous pouvez accéder à n'importe quel document, feuille de calcul ou présentation depuis n'importe où dans le monde, à condition qu'il ait été partagé avec vous. Que vous ayez besoin de rédiger une proposition lors de vos déplacements ou de participer à une réunion, l'emplacement ou le type d'appareil que vous utilisez n'est pas un problème avec Google Drive.
15 astuces Google Drive pour devenir un utilisateur expert
Google Drive offre un immense potentiel pour constituer et maintenir une équipe productive. Utilisez les astuces Google Drive suivantes pour tirer le meilleur parti de votre environnement de travail :
1. Comprendre la fonctionnalité Partage rapide de Google Drive
Grâce à la fonctionnalité Partage rapide de Google Drive, partager un fichier ou un dossier avec un membre de votre équipe est un jeu d'enfant. Vous pouvez partager votre contenu avec des appareils à proximité en quelques clics seulement. Cette fonctionnalité est disponible pour les appareils Android 6+, les Chromebooks et certains appareils Windows.
Localisez le fichier, appuyez sur « Partager », puis sur « Partage rapide ». Votre écran affichera alors les noms des appareils à proximité. Choisissez celui que vous préférez et envoyez le fichier ou le dossier. Le plus intéressant, c'est que cette fonctionnalité fonctionne également hors ligne.
Saviez-vous que Google Drive vous permet de modifier les paramètres et de décider qui peut partager des fichiers avec vous ? Vous pouvez également partager un fichier avec quelqu'un pendant seulement dix minutes.
2. Profiter des avantages des notifications dans Google Drive
Bien que l'e-mail soit le mode de notification par défaut pour Google Drive, vous pouvez choisir les modes de notification Web, mobile et e-mail que vous souhaitez.
Google Drive vous avertit lorsque les événements suivants se produisent :
- Un nouveau fichier/dossier est partagé avec vous.
- Vous êtes mentionné dans un élément d'action/un commentaire
- Un nouvel utilisateur demande l'accès à un fichier ou un dossier dont vous êtes propriétaire
Configurez les préférences de votre appareil pour recevoir des notifications. Accédez à la page « Paramètres », cliquez sur « Notifications », puis cochez ou décochez l'appareil (ordinateur, Android, iPhone et iPad) en fonction de vos préférences.
Les notifications intelligentes du navigateur Google Drive changent la donne pour les équipes à distance qui travaillent de manière asynchrone. Elles réduisent la nécessité de réunions fréquentes et permettent à toute l'équipe de rester facilement informée de l'avancement du travail.
3. Utiliser efficacement la fonction de recherche
La barre de recherche intelligente de Google Drive vous permet de rechercher un fichier par son nom, son contenu, son type, sa taille, sa date et les personnes avec lesquelles il est partagé. Cette fonctionnalité de recherche avancée vous permet d'ajouter et de remplir des filtres tels que le propriétaire, les mots, le nom, l'emplacement, les modifications de date et les approbations. Elle vous permet de trouver un fichier plus rapidement qu'en ouvrant manuellement chaque fichier.
4. Découvrez les extensions et les modules complémentaires de Google Drive
Outre ses fonctionnalités intégrées, Google Drive intègre plusieurs extensions et modules complémentaires pour offrir une expérience fluide aux utilisateurs professionnels. Par exemple, l'intégration ClickUp-Google Drive simplifie la vie des chefs de projet de plusieurs façons :
- Joignez des fichiers Google Drive tels que des documents, des feuilles de calcul et des présentations directement aux tâches ClickUp, sous-tâches et commentaires pour une visibilité et une collaboration optimales de toute l'équipe.
- Parcourez vos fichiers Drive personnels et vos fichiers Drive partagés dans ClickUp sans quitter la plateforme ni passer d'une application à l'autre.
- Créez des documents et des feuilles de calcul dans ClickUp, ils seront automatiquement enregistrés dans votre Google Drive et joints en pièce jointe à votre tâche.
Accédez à davantage d'outils Google depuis Google Marketplace pour organiser votre espace de travail.
5. Installer Drive, Documents, Sheets et d'autres applications sur votre ordinateur de bureau et votre mobile
L'une des astuces Google Drive consiste à installer Docs, Sheets, Slides et d'autres applications similaires sur votre ordinateur portable, votre iPad et votre téléphone. Google Drive se synchronise sur tous vos appareils. Vous pouvez créer un document depuis votre ordinateur, effectuer une modification en cours sur votre mobile et l'ouvrir depuis un autre appareil. Le contenu sera automatiquement mis à jour.
Bien que Google Drive sauvegarde tous vos fichiers et photos, la limite de stockage est de 15 Go par compte. Une fois cette limite dépassée, vous devrez acheter davantage d'espace de stockage ou supprimer définitivement certains anciens fichiers pour faire de la place aux nouveaux.
6. Contourner les restrictions relatives aux pièces jointes Gmail avec Drive
Si vous joignez à votre e-mail un document ou un fichier multimédia (comme des images ou des fichiers Adobe Creative) dont la taille dépasse 25 Mo, Gmail vous empêche de l'envoyer. Google Drive est une véritable aubaine qui vous permet d'envoyer des fichiers jusqu'à 10 Go.
Pour ce faire, téléchargez d'abord vos documents ou fichiers Microsoft Office sur Google Drive, puis envoyez le lien partageable depuis votre messagerie électronique. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Drive dans la barre inférieure de votre brouillon d'e-mail, sélectionner le fichier que vous souhaitez partager, puis cliquer sur « Insérer » pour ajouter le fichier en pièce jointe à votre e-mail.
7. Glisser-déposer des fichiers externes
Il existe deux façons de télécharger des fichiers dans Google Drive. Sélectionnez « Nouveau », cliquez sur « Télécharger un fichier », choisissez votre fichier sur votre appareil et téléchargez-le dans Google Drive.
La fonctionnalité glisser-déposer est un moyen plus rapide de télécharger un fichier. Il suffit de faire glisser un fichier depuis l'Explorateur Windows ou le Finder MacOS vers Google Drive.
8. Ajouter les fichiers Google Drive importants à vos signets
Vous devez faire défiler Google Drive chaque fois que vous souhaitez trouver un nouveau fichier ? Vous pouvez désormais ajouter le fichier en tant que signet en haut de votre écran.
Une astuce Google Drive consiste à ajouter des types de fichiers à la barre de signets. Rendez-vous sur chrome://bookmarks et ajoutez les types de fichiers Docs, Sheets, Slides et autres.
9. Accéder à des modèles prédéfinis
Google propose des modèles prédéfinis pour Docs, Sheets, Slides, Google Forms et d'autres composants. Ces modèles vous seront d'une aide précieuse lorsque vous êtes pressé ou que vous n'avez tout simplement pas envie de créer un fichier à partir de zéro. Choisissez n'importe quel modèle dans la vaste bibliothèque de Google, personnalisez-le si nécessaire et commencez à l'utiliser.
Pour accéder à la bibliothèque de modèles, sélectionnez un type de fichier tel que « Feuilles de calcul » et cliquez sur la flèche à droite pour afficher deux options : « Feuille de calcul vierge » et « À partir d'un modèle ». Cliquez sur la deuxième option pour trouver les modèles souhaités.
Voici la bibliothèque de modèles pour Sheets, où vous trouverez différents types de modèles, tels que des listes de tâches, des modèles pour le travail et la gestion de projet.
Pour Docs, vous disposez d'options telles que les CV, les propositions et les documents commerciaux.
10. Rendre vos PDF modifiables
Si vous ne disposez pas du document original et que vous devez effectuer une modification sur le PDF, téléchargez-le sur Google et sélectionnez l'option « Ouvrir avec Google Docs ». Votre PDF sera converti en un nouveau document et automatiquement enregistré. Accédez-y en cliquant sur l'icône Google Drive. Modifiez le fichier du document et enregistrez-le au format PDF.
11. Numériser des documents sans scanner
Vous souhaitez numériser directement des documents (comme une facture ou un reçu papier) et les stocker dans Docs ? Voici une astuce Google Drive très pratique à faire.
Ouvrez Google Drive depuis votre téléphone Android. Cliquez sur « + » pour trouver le symbole « Numériser » et sélectionnez-le. L'appareil photo de votre téléphone capturera l'image du document et la recadrera pour supprimer les bords. Google Drive la convertira ensuite en un fichier PDF noir et blanc dans votre Drive.
12. Organiser votre Drive pour une équipe plus importante
Si vous utilisez Google Workspace à l'échelle de votre organisation, l'une des meilleures astuces Google Drive consiste à configurer votre Google Shared Drive (anciennement Team Drive). Le but du Shared Drive est de stocker les documents et fichiers destinés à l'équipe. Vous n'avez pas besoin de partager l'accès à chaque fois ; tous les membres de votre équipe peuvent accéder à ces fichiers à tout moment.
Le plus intéressant, c'est que même si quelqu'un quitte son poste, les documents qu'il a créés resteront intacts dans ce type de Drive.
Les étapes pour créer un Team Drive sont les suivantes :
- Accédez à Google Drive
- Cliquez sur « Disques partagés » à gauche.
- Cliquez maintenant sur « Nouveau ».
- Entrez un nom pour le disque partagé/d'équipe.
- Cliquez sur « Créer ».
Ajoutez maintenant tous les membres qui peuvent accéder à ce Drive pour faciliter l'accès.
13. Enregistrer un article ou une vidéo informatif directement dans Drive
Supposons que vous trouviez un article, un rapport ou une vidéo instructif(ve) en naviguant sur Internet. Comment l'enregistrer ? Grâce à cette extension de Google, vous pouvez enregistrer et télécharger le fichier sur votre disque dur pour le consulter ultérieurement.
14. Apprendre les raccourcis Google Drive
Voici quelques raccourcis clavier pour accélérer vos opérations dans Google Drive :
| Raccourci | Objectif |
| Entrez ou o | Ouvrir un fichier |
| x | Sélectionnez un seul fichier |
| Maj + t | Créer un nouveau document |
| Maj + s | Créer une nouvelle feuille |
| Ctrl + z pour Windows Commande + Z pour MacOS | Annuler la dernière action |
| Ctrl + Maj + C pour Windows Commande + Maj + C pour MacOS | Vérifiez le nombre de mots d'un document |
| Maj + 3 | Supprimer un élément sélectionné |
| . (point) | Partager un fichier sélectionné |
| t | Ouvrez le menu des paramètres. |
| n | Renommer un fichier |
15. Activer l'authentification en deux étapes (2FA)
L'activation de l'authentification en deux étapes (2FA) signifie que chaque fois qu'un membre de l'équipe se connecte au Drive à partir d'un autre appareil, il doit fournir son identifiant et son mot de passe, ainsi qu'un code envoyé par Google sur son numéro de téléphone mobile enregistré. Ce code de vérification, associé à d'autres informations, garantit un accès authentique.
Cette fonctionnalité ajoutera une couche de sécurité supplémentaire à votre Google Drive, empêchant tout accès non autorisé.
Limites de Google Drive
Bien que Google Drive soit l'un des outils les plus fiables pour les particuliers et les grandes équipes, certaines limites associées aux services Google poussent souvent les utilisateurs à rechercher une alternative.
Limites des fichiers et dossiers Drive
Chaque utilisateur expérimenté de Google Drive crée jusqu'à 500 millions d'éléments via son compte. Si la taille moyenne de vos fichiers atteint 400 Ko et que vous disposez d'un forfait de stockage Standard de 2 To, vous atteindrez la limite de 500 millions d'éléments avant d'être à court d'espace et devrez augmenter votre capacité de stockage.
Limites de stockage du stockage
La limite de stockage pour les utilisateurs individuels bénéficiant du forfait Free est de 15 Go. Si vous optez pour l'abonnement G-Suite Basic, la limite de stockage sera de 30 Go, ce qui est considérablement moins pour une organisation de taille moyenne.
Le forfait Enterprise Starter offre 1 To de stockage aux utilisateurs finaux, à partir de 6 $ par mois. Les frais mensuels augmenteront si vous souhaitez utiliser plus de stockage.
Pour les petites et moyennes entreprises à la recherche d'options de stockage suffisantes, les limites de stockage et les forfaits relatifs de Google Drive ne constituent peut-être pas le meilleur choix.
Limites de téléchargement et de copie dans Drive
La limite de téléchargement de fichiers à partir d'un seul compte sera de 750 Go dans les 24 heures. Bien que cette limite soit réinitialisée après 24 heures, elle reste insuffisante pour de nombreuses entreprises qui ont besoin de télécharger en masse des fichiers multimédias tels que Google Photos.
Si vous recherchez une alternative à Google Drive, nous avons une recommandation à vous faire.
Découvrez ClickUp : la meilleure alternative à Google Drive
Vous avez peut-être entendu parler de ClickUp comme solution de gestion de projet, mais ses fonctionnalités vont bien au-delà. Découvrons comment utiliser ClickUp comme alternative à Google Drive.
ClickUp comme outil de base de données pour remplacer Sheets
L'outil de diagramme intégré et les fonctionnalités visuelles de ClickUp, qui comprennent la conception, la création et la gestion de bases de données sans code, en font un choix de premier ordre pour les bases de données de grands projets.
Utilisez des cartes mentales pour noter vos idées dans votre base de données. Développez ces idées avec les Tableaux blancs ClickUp afin de créer des connexions entre les concepts à l'aide de notes autocollantes, de connecteurs, d'images et d'autres objets de la base de données.
Passez à la vue Tableur pour convertir l'ensemble de l'idée en une structure de base de données.
La vue Tableur comprend plus de 15 champs personnalisés et formules pour gagner du temps et accélérer le processus de conception de la base de données. Les tableaux de bord ClickUp vous aident à afficher les informations issues de cette base de données afin de prendre des décisions basées sur les données.
ClickUp Hiérarchie pour rationaliser vos projets
Utilisez la fonctionnalité Hiérarchie de ClickUp pour stocker et organiser vos fichiers, documents, feuilles de calcul et formulaires. Cela permettra à toute votre équipe d'être sur la même longueur d'onde, à chacun d'avoir accès à tous les fichiers et de réduire la confusion.
En fonction de vos préférences, organisez vos fichiers dans des dossiers et optez pour la structure de dossiers souhaitée : affichage sous forme de liste, de tableau ou de vue Tableau.
Améliorez votre visibilité et celle de votre équipe grâce à la vue « Tout afficher ». Classez les tâches par sous-tâches pour mieux contrôler vos projets et offrir à vos équipes la flexibilité qu'elles méritent.
ClickUp documents to replace Docs
Utilisez ClickUp Docs pour créer des brouillons, ajouter des tableaux et les convertir en bases de connaissances pour une utilisation future. Tirez le meilleur parti de la collaboration en temps réel en identifiant les membres de l'équipe, en publiant des commentaires et en convertissant les textes normaux en textes traçables afin de suivre la progression.
Connectez vos documents à d'autres flux de travail pour améliorer l'accessibilité et garantir la productivité.
Boostez la productivité de votre équipe grâce aux astuces Google Drive
Il est indispensable d'apprendre les astuces avancées de Google Drive si votre équipe utilise Google Workspace pour la communication quotidienne, la gestion des fichiers et des documents, la gestion des bases de données et d'autres opérations professionnelles. Vous pourrez ainsi travailler en étroite collaboration avec des équipes à distance et suivre toutes les tâches organisationnelles.
Utilisez les astuces Google Drive partagées ci-dessus pour achever plus rapidement vos tâches quotidiennes.
Boostez votre productivité grâce aux raccourcis clavier de Google Drive, à l'accès hors ligne et à d'autres astuces, telles que les PDF modifiables, une fonction de recherche intelligente et une vaste bibliothèque de modèles.
Si vous recherchez un autre outil de productivité qui constitue une excellente alternative à Google Drive, essayez ClickUp. Inscrivez-vous gratuitement.
Foire aux questions (FAQ)
Comment utiliser Google Drive de manière optimale ?
Pour utiliser Google Drive ou un dossier Drive de manière optimale, apprenez les raccourcis clavier Google Drive afin d'éviter les étapes multiples. Accédez à vos documents hors ligne et à des dossiers entiers pour maintenir votre niveau de productivité.
Comment utiliser Google Drive de manière intelligente ?
Utilisez des fonctionnalités telles que l'accès hors ligne, la recherche avancée, la bibliothèque de modèles, Team Drive pour stocker des fichiers et les fonctionnalités Quick Share pour créer de nouveaux dossiers et organiser les mêmes dossiers. Vous pouvez également utiliser d'autres outils Google, tels que PDF Editor, pour optimiser votre environnement de travail.
Quels sont les trois avantages de Google Drive ?
Les trois avantages de Google Drive sont les suivants :
- Il s'agit d'une source unique et fiable permettant aux équipes à distance de collaborer en temps réel sur plusieurs fichiers.
- Il est abordable et toutes les modifications que vous apportez aux fichiers sont automatiquement enregistrées.
- Il vous permet de réaliser des modifications en cours sur des fichiers ou des documents Microsoft sans accès à Internet.