Comment promouvoir l'apprentissage au sein de votre équipe de manière attrayante et stimulante, tout en favorisant le développement global des employés ?
Un évènement Lunch and Learn !
Les sessions Lunch and Learn encouragent les participants à discuter de nouveaux sujets, à perfectionner leurs compétences et favorisent les interactions naturelles et la socialisation au sein de l'équipe. Il s'agit d'une façon décontractée de combiner apprentissage et déjeuner, ce qui rend l'expérience agréable et éducative pour vos employés.
Bien que ces programmes offrent une installation d'apprentissage décontractée et pratique, il peut être difficile de maintenir l'intérêt des employés pendant leur pause déjeuner. Pour que cela reste intéressant, veillez à ce que le contenu reste pertinent, que les sessions soient interactives et que vous teniez compte des différents styles d'apprentissage.
Dans cet article, nous allons nous pencher sur la stratégie Lunch and Learn, en détaillant ses avantages, en abordant les défis qu'elle pose et en vous donnant des conseils pour organiser un programme de réussite.
Qu'est-ce qu'un déjeuner-conférence ?
Un évènement Lunch and Learn (également appelé « Brown Bag ») est une réunion informelle et instructive sur le lieu de travail, au cours de laquelle les employés se réunissent volontairement pendant leur pause déjeuner pour s'informer sur un sujet spécifique. C'est un moyen intelligent de développer des compétences professionnelles, de transférer des connaissances, de partager des informations et de renforcer les liens au sein de votre équipe, tout cela en même temps !
Dans le cadre de la stratégie Lunch and Learn, vous combinez le plaisir d'un déjeuner gratuit avec vos collègues et une expérience d'apprentissage vivante. Vous pouvez en faire un évènement ponctuel, mensuel ou trimestriel, selon les besoins de votre équipe.
N'oubliez pas qu'un programme Lunch and Learn ne se limite pas aux questions liées à l'entreprise. C'est l'occasion d'aborder des thèmes liés au développement personnel et au bien-être, tels que la santé mentale et physique, les compétences de vie et la gestion du stress et de l'anxiété liés au travail.
Même si les évènements de déjeuners-conférences se déroulent généralement en personne, de nombreuses entreprises ont essayé ces dernières années d'organiser des sessions à distance.
Que ce soit en personne ou à distance, l'essentiel est de créer un espace où les employés peuvent parler librement de ce qui leur tient à cœur. La liberté de choisir et de s'exprimer (accompagnée d'un bon repas) favorise la croissance sans entrave des employés et renforce la culture d'entreprise. Au final, cela se traduit par une croissance significative de votre entreprise.
Les avantages des évènements Lunch and Learn
Les évènements Lunch and Learn vous aident, vous et votre équipe, à évoluer ensemble. Découvrons les avantages d'une bonne session Lunch and Learn :
Créer un environnement d'apprentissage positif
Les programmes Lunch and Learn ouvrent la voie à des discussions variées qui n'ont généralement pas lieu dans le cadre des conversations professionnelles. Considérez-les comme un forum d'équipe où chacun peut partager ses idées, aborder des problèmes et échanger des connaissances dans un espace détendu.
Cet espace partagé permet aux membres de l'équipe de discuter de sujets qu'ils n'aborderaient pas habituellement, comme la santé mentale ou les finances.
Développement des employés
Selon McKinsey, entre avril 2021 et avril 2022, 41 % des employés ont déclaré avoir quitté leur emploi parce qu'ils ne voyaient pas de perspectives d'évolution de carrière. Le remplacement d'un employé qualifié peut entraîner une augmentation des coûts pouvant atteindre 200 % de son salaire annuel.
Si les programmes de formation prolongés fournissent des informations précieuses pour le développement des employés, ils peuvent également entraîner une fatigue d'apprentissage et un désintérêt. En revanche, une session Lunch and Learn offre les conditions idéales pour présenter de nouvelles compétences, de nouveaux outils ou de nouveaux logiciels tout en maintenant l'engagement de votre équipe.
Ces évènements courts et décontractés aident votre équipe à s'améliorer en utilisant différents logiciels, en développant des idées créatives et en adoptant des approches stratégiques. De plus, ils contribuent à la réalisation des objectifs généraux de développement professionnel, tels que l'amélioration de la productivité personnelle, une meilleure gestion des équipes et le perfectionnement des compétences en leadership.
Ces sessions offrent également aux participants un moyen pratique de développer des qualités de leadership essentielles pour présenter des idées, donner des conférences et animer des discussions.
De plus, lors des sessions Lunch and Learn, les collègues créent une atmosphère conviviale où ils discutent de manière informelle, abordent des points essentiels et font librement des suggestions utiles.
Encourager la communication interne
Selon une étude réalisée par Gartner, 70 % des erreurs commises par une entreprise sont dues à une communication inadéquate.
Les programmes Lunch and Learn permettent à votre équipe de mieux se connaître au-delà de leurs rôles professionnels, ce qui favorise les connexions personnelles.
Les exercices de consolidation d'équipe peuvent sembler maladroits et donner parfois l'impression que la direction en fait trop. Les évènements Lunch and Learn intègrent naturellement la consolidation d'équipe dans l'apprentissage des employés.
Comment organiser un évènement « Lunch and Learn »
Voici un guide étape par étape pour vous aider à planifier un évènement Lunch and Learn :
1. Fixez-vous un objectif
Définissez clairement l'objectif de votre session Lunch and Learn afin de ne pas vous laisser distraire lors de son organisation ou de sa conduite. Rester concentré est essentiel.
Quel est l'objectif principal de votre initiative Lunch and Learn ?
Par exemple, souhaitez-vous familiariser vos employés avec un nouveau modèle d'entreprise ou un nouveau logiciel ? Discutez des implications concrètes à l'aide d'exemples pratiques afin qu'ils puissent les mettre en application.
2. Trouvez le bon sujet
Les déjeuners-conférences sont facultatifs. Votre sujet doit donc être suffisamment intéressant pour susciter l'intérêt des participants.
Ainsi, au lieu d'opter pour un sujet banal comme « Nouvelle mise à jour logicielle », essayez de mettre en avant ce que les participants ont à y gagner. Essayez ce sujet : « Comment la nouvelle mise à jour logicielle permet de gagner X heures par semaine ». Vos employés seront intéressés !
Vous pouvez utiliser une application de partage de documents telle que ClickUp Docs pour permettre à vos collègues de contribuer en proposant des idées sur les sujets qui vous intéressent.
Et si vous n'êtes toujours pas sûr du sujet, vous pouvez toujours demander l'avis des participants. Leurs précieux commentaires sur leurs préférences peuvent constituer une base solide pour planifier sans encombre les prochaines sessions.
3. Rendez votre évènement accessible à distance
En 2023, environ 12,7 % des employés à temps plein effectuent du télétravail, et 28,2 % ont adopté un modèle de travail hybride. Veillez donc à inclure vos employés en télétravail dans vos évènements Lunch and Learn.
Utilisez des plateformes d'évènements virtuels et des outils de vidéoconférence pour vos sessions Lunch and Learn. Ainsi, les employés peuvent facilement se connecter au flux en direct, où qu'ils se trouvent.
N'oubliez pas de partager le Calendrier et les autres détails de la réunion en ligne avec tous les participants potentiels. Le moyen le plus simple d'y parvenir est d'utiliser un système de gestion de projet doté d'options de partage des connaissances, tel que ClickUp.
Utilisez les tableaux blancs ClickUp pour les discussions préalables à l'évènement et le partage d'idées en temps réel pendant l'évènement. La vue Calendrier de ClickUp vous aide à partager et à communiquer votre emploi du temps, éliminant ainsi le risque de malentendus.
4. Choisissez un espace inspirant
En général, vous organisez des sessions Lunch and Learn au bureau pour que tout le monde puisse y assister facilement. Le problème, c'est que les salles ne sont pas toujours disponibles, et même lorsqu'elles le sont, elles n'offrent pas toujours un environnement d'apprentissage idéal.
Choisissez une salle de conférence calme, sans téléphone, sans circulation ni bavardages extérieurs. Ainsi, vos participants ne seront pas dérangés et vous ne perturberez pas les autres employés ou services. Envisagez de réserver une table dans un café ou un restaurant à proximité qui inspire le brainstorming, la discussion et l'apprentissage.
5. Offrez un excellent déjeuner
Assurez-vous que la nourriture soit délicieuse et appétissante. Faites appel à un bon service de restauration ou, si vos traiteurs internes sont excellents, demandez-leur de préparer quelque chose de spécial pour pimenter les choses.
Tenez compte du nombre maximum de participants et passez votre commande en conséquence. Vous pouvez générer des coupons-repas pour les participants à distance et les partager via un outil de collaboration tel que ClickUp Chat.
Assurez-vous que vos invités repartent satisfaits et impatients de revenir, en maintenant un niveau d'énergie et de participation élevé.
6. Faites appel à un animateur
Pour que vos déjeuners-conférences soient une réussite, vous avez besoin d'un animateur compétent. Ne chargez pas vos participants de la responsabilité d'organiser l'évènement.
Envisagez plutôt de faire appel à un expert pour diriger et animer les discussions.
Un leader expérimenté assure le bon flux des discussions et apporte des informations précieuses, son expertise et une nouvelle perspective. Son expertise permet de capter l'attention du public, rendant l'expérience d'apprentissage captivante et instructive.
De plus, le fait de faire appel à un expert externe permet aux participants de se concentrer sur l'apprentissage plutôt que de s'occuper de l'organisation et de la conduite de la session. Ce changement permet aux participants de se joindre à la session, de poser des questions et d'en tirer des enseignements précieux, ce qui contribue à la réussite de l'évènement Lunch and Learn.
7. Respectez le temps des autres
Donnez la priorité à une gestion efficace du temps en veillant à ce que vos sessions Lunch and Learn ne durent pas plus d'une heure. Soyez attentif au temps de travail de vos collègues et faites un effort concerté pour conclure la session pendant la pause déjeuner prévue.
Si vous dépassez ce temps imparti, indiquez clairement aux participants qu'ils ne sont pas tenus de retourner au travail dans l'urgence. L'objectif est de faire en sorte que les participants repartent inspirés plutôt que stressés à l'idée de devoir rattraper le temps perdu.
8. Laissez place à la discussion
Même si les pauses déjeuner ont une durée limitée, offrez à votre équipe suffisamment de temps et un environnement propice à des discussions ouvertes après le repas.
Essayez de conclure votre intervention en 40 minutes afin de laisser au moins 20 minutes à vos employés pour discuter de la session et créer des liens.
Si les discussions dépassent l'horaire prévu, inutile de se précipiter. Prolongez la réservation de la salle de conférence d'une heure ou poursuivez la visioconférence jusqu'à ce que tout le monde ait terminé.
Donnez à vos participants le temps d'assimiler et de traiter les informations. Cela augmente les chances qu'ils se souviennent et appliquent les connaissances acquises, ce qui les incitera davantage à participer à de futures sessions pour en tirer de réels avantages.
Encouragez le travail d'équipe en donnant à vos collaborateurs accès à la plateforme de détection de collaboration ClickUp. Il s'agit d'un espace où ils peuvent librement partager leurs idées, exprimer leurs préoccupations et apprendre les uns des autres.
9. Encouragez les commentaires
À la fin de chaque session, demandez des commentaires : c'est essentiel pour améliorer le programme et montrer à vos employés que leur opinion compte, ce qui est l'un des principaux objectifs de l'initiative Lunch and Learn.
Communiquez votre ouverture à des commentaires francs et honnêtes, et offrez à vos employés un moyen simple de partager leurs opinions.
Créez un formulaire en ligne convivial où vos collègues peuvent exprimer leur opinion sur votre programme. Utilisez la vue Formulaire de ClickUp pour permettre à vos collègues de proposer des idées et des initiatives pour de futurs évènements ou d'exprimer leur intérêt à s'impliquer davantage.
Le rôle des déjeuners-conférences dans la fidélisation des employés
Chaque mois, rien qu'aux États-Unis, 3 à 4,5 millions d'employés démissionnent.
Dans les six mois, un tiers des nouveaux employés démissionnent. La fuite des talents est un problème majeur pour de nombreuses entreprises, car, soyons réalistes, tout le monde en veut plus. Il est naturel que les employés recherchent un salaire plus élevé pour leur travail acharné.
Selon un rapport PwC de 2021, 77 % des travailleurs se disent prêts à acquérir de nouvelles compétences ou à suivre une formation continue. Cependant, seul un tiers d'entre eux estiment que leur employeur actuel leur offre des possibilités de perfectionnement.
Laura Baldwin, présidente d'O'Reilly Media, souligne un point important : 70 % des employés envisageraient de changer d'entreprise s'ils savaient que la nouvelle investissait davantage dans le développement de son personnel.
94 % des employés resteront dans l'entreprise si leur employeur actuel investit dans leur formation à long terme.
Si vous dirigez une petite ou moyenne entreprise de taille moyenne, comment vous assurez-vous que vos meilleurs talents ne soient pas débauchés par de plus grandes entreprises ?
La réponse devient alors très simple.
Offrez à vos employés des opportunités d'apprentissage ouvertes et stimulantes afin de favoriser leur épanouissement personnel tout en les incitant à rester plus longtemps dans votre entreprise. Les déjeuners-conférences sont l'un des meilleurs moyens d'y parvenir.
Les déjeuners-conférences comme outil de formation et de développement
Bien qu'il soit essentiel d'enseigner formellement les matières fondamentales, le programme Lunch and Learn est un outil pratique pour la formation et le développement. Même s'il n'est pas indispensable, le programme Lunch and Learn contribue au développement professionnel des employés et à la croissance globale de l'entreprise.
Une formation formelle et rigide ne convient pas à tous les points de vue.
Voici quelques sujets informels parfaits pour vos sessions Lunch and Learn :
- Santé et bien-être des employés
- Développement des compétences de vie
- Compétences relationnelles
- Développement des compétences en leadership
- Formation sur l'inclusion, la diversité et l'intelligence émotionnelle
- Nouveaux modèles d'entreprise
- Initiatives de formation croisée entre différentes équipes et différents services
- Se familiariser avec les nouveaux produits
- Cours sur la gestion du temps
- Cours facultatifs de codage et autres cours techniques
- Cours d'auto-assistance
- Planification de la progression de carrière
Dans ce genre de situation, adopter un ton informel vous donne un avantage par rapport à la communication formelle habituelle. Les sujets que nous suggérons ont plusieurs points communs : ils suscitent la discussion, encouragent l'engagement et sont personnels, s'appliquant de manière unique à chaque individu.
Même dans le cadre de sessions informelles, il est essentiel d'élaborer un plan bien pensé et de le partager avec vos collègues. Utilisez des modèles de plans de formation pour créer des plans basés sur un échéancier afin d'organiser l'évènement. Grâce à leur nature préétablie, ils vous feront gagner un temps considérable.
Les défis liés à l'organisation de déjeuners-conférences et comment les surmonter
Les évènements de déjeuner-conférence font le bonheur des employés. Mais si vous en organisez un, il est essentiel d'être conscient des défis qui y sont associés. Parlons-en quelques-uns :
1. Contraintes de calendrier et de temps
L'heure du déjeuner est le moment où vos employés font une pause. La session doit leur offrir une valeur ajoutée pour qu'ils passent ce temps avec vous. Mais cela est plus facile à dire qu'à faire.
Vous ne voulez pas occuper toute l'heure du déjeuner ; l'objectif est de permettre à vos employés de retourner au travail sans se sentir pressés.
Si vous organisez une session impliquant différents services, vous devez communiquer avec plusieurs équipes et obtenir leur confirmation. C'est une tâche fastidieuse, quelle que soit la taille de votre organisation.
Améliorez la participation en planifiant ces sessions de manière proactive grâce à la vue Calendrier de ClickUp. La fonctionnalité de rappels permettra à vos collègues de connaître la date de l'évènement et de ne jamais manquer une session.
2. Équipes à distance et hybrides
La partie « déjeuner » du programme Lunch and Learn ne convient pas vraiment aux employés travaillant à distance. Il n'y a donc pas beaucoup de raisons d'attirer une foule nombreuse. Mais n'oubliez pas que l'objectif n'est pas seulement d'atteindre un certain nombre de participants, mais aussi de stimuler le développement personnel et professionnel.
Pour y parvenir, veillez à ce que chaque session soit ouverte à tous les membres de l'équipe, même s'ils ne peuvent pas y assister en personne. Certains pourraient être intéressés, mais ne pas pouvoir y assister en raison de contraintes de temps.
Il ne suffit pas de mettre vos discussions en ligne. Enregistrez les sessions à l'aide d'un outil tel que ClickUp Clip et partagez-les avec tous les employés pour référence future. Ainsi, tout le monde reste informé.
Veillez à ce que les discussions soient de grande qualité afin que vos employés aient hâte de participer à la prochaine session. Pour faire bonne mesure, ajoutez quelques photos alléchantes de collations délicieuses et saines !
3. Sujets limités ou inintéressants
Il est difficile de créer de toutes pièces un sujet attrayant, en particulier un sujet qui incite les participants à se joindre à la discussion et à s'impliquer activement.
Si vous n'arrivez pas à trouver suffisamment d'inspiration pour développer quelque chose de vraiment motivant, vous pouvez vous tourner vers le cerveau du futur : l'intelligence artificielle générative.
Le ClickUp Brain intervient ici et vous aide à générer des idées de déjeuners-conférences et à établir un programme complet avec un calendrier précis pour l'ensemble de la session.
Combinez ces suggestions de sujets avec un rapide sondage auprès des employés à l'aide de la vue Formulaire de ClickUp pour ajouter une touche plus humaine. Découvrez les sujets qui intéressent vraiment vos employés.
Déjeuners-conférences avec ClickUp
Les sessions Lunch and Learn ne sont pas seulement une occasion de se restaurer, elles constituent également un moyen intelligent de développer votre équipe, d'améliorer la communication et de fidéliser vos meilleurs talents. Le résultat ? Votre entreprise connaît une croissance régulière, ce qui facilite son expansion.
Utilisez le Calendrier et les rappels de ClickUp pour planifier les sessions de manière proactive, afin de garantir une participation optimale sans empiéter sur les pauses déjeuner. Pour les équipes à distance ou hybrides, rendez les sessions accessibles via des plateformes en ligne et enregistrez les discussions avec ClickUp Clip pour pouvoir les consulter ultérieurement.
Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et profitez de votre évènement Lunch and Learn !
FAQ courantes
1. Comment organiser une présentation et un déjeuner-conférence ?
Pour organiser une présentation Lunch and Learn réussie, fixez des objectifs clairs, choisissez des sujets intéressants qui trouvent un écho auprès des employés, assurez-vous que la présentation est accessible à distance et offrez un espace inspirant.
Utilisez ClickUp pour planifier efficacement, recueillir des commentaires et générer des sujets de discussion. Rendez vos discussions intéressantes et fournissez-leur un excellent déjeuner !
2. Comment organiser un déjeuner-conférence virtuel ?
Choisissez une plateforme en ligne conviviale telle que Zoom ou Microsoft Teams pour organiser un déjeuner-conférence virtuel auquel les participants peuvent apporter leur propre repas. Planifiez la session de manière à ce qu'elle coïncide avec la pause déjeuner et veillez à ce qu'elle soit concise afin de respecter le temps des participants.
Choisissez un sujet pertinent et intéressant, en veillant à ce qu'il réponde aux intérêts et aux besoins de votre équipe. Pour maintenir un environnement interactif, encouragez la participation active par le biais de sondages, de sessions de questions-réponses ou de discussions en petits groupes.
Partagez les détails via des systèmes de gestion de projet tels que ClickUp, afin de garantir l'accessibilité pour les équipes à distance. Enregistrez les sessions pour référence future, en conservant l'esprit inclusif et collaboratif des évènements Lunch and Learn classiques tout en s'adaptant à un environnement virtuel.
3. Comment peut-on dire « Lunch and Learn » autrement ?
Les sessions « Lunch and Learn » peuvent également être appelées « Brown Bag Session » ou « Lunchtime Workshop ». Ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable pour décrire des sessions au cours desquelles les employés se réunissent pendant leur pause déjeuner pour apprendre et discuter de divers sujets.