Imaginez ceci : Vous cartographiez le baiser du chef de forfait du projet en indiquant tous les éléments livrables, les dates d'échéance et les assignés. Le flux de travail ? Précise. L'échéancier ? Sans faille. L'équipe ? Impeccable. 🤩
Et pourtant, à mi-parcours du projet, votre équipe trouve le forfait complètement achevé. Et il n'y a pas assez de caféine dans la région des trois États pour vous permettre de terminer dans les temps. ☕
Ce scénario n'est que trop familier aux gestionnaires de projet, qui se retrouvent souvent à réaffecter des tâches, à repousser des échéances et à s'excuser auprès de leurs clients lorsque le projet prend du retard. Le coupable ? Les goulets d'étranglement, ou un point de congestion qui ralentit la productivité.
Pour vous aider à mieux comprendre les goulets d'étranglement et à les éviter dans vos futurs projets, nous vous expliquons ce qu'ils sont, comment les identifier et comment les prévenir dans votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un goulot d'étranglement ?
En termes simples, un goulet d'étranglement est tout ce qui perturbe, fait dérailler ou retarde le forfait de votre projet.
Pensez à un goulot d'étranglement au sens propre : Le point étroit ou le goulot d'une bouteille construit pour ralentir le flux de liquide. De la même manière, les goulets d'étranglement dans les projets de gestion de projet agir comme un point de restriction - un point où il y a trop de travail à faire et pas assez de personnes, de processus et de systèmes en place pour y faire face. 🧐
Bien qu'ils varient d'une industrie à l'autre, il existe généralement deux types de goulots d'étranglement :
- Goulots d'étranglement à court terme : Les goulots d'étranglement à court terme sont souvent causés par une pénurie de main-d'œuvre et constituent des problèmes temporaires. Par exemple, un grand magasin peut être confronté à un goulot d'étranglement au mois de décembre en raison de l'augmentation du nombre d'acheteurs pendant les fêtes
- Les goulets d'étranglement à long terme: Les goulets d'étranglement à long terme s'étendent sur une longue période et sont dus à l'inefficacité des systèmes ou des processus. Par exemple, une agence de publicité qui n'investit pas dans un système efficace de gestion de l'information peut être confrontée à des goulets d'étranglement à long termelogiciel de gestion de projet efficace serait confrontée à un goulot d'étranglement à long terme
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Les goulots d'étranglement, bien que courants, peuvent avoir des effets désastreux pour les gestionnaires de projet et l'entreprise dans son ensemble. Comme les goulots d'étranglement s'accompagnent de retards dans les échéanciers et d'une augmentation des coûts, ils provoquent un effet domino qui se traduit par des clients mécontents, des budgets coûteux, des forfaits marketing abandonnés et des membres de l'équipe frustrés.
Conséquences des goulots d'étranglement dans vos activités
Un goulet d'étranglement peut avoir des conséquences désastreuses sur votre projet (et, à terme, sur l'ensemble de votre entreprise). Bien que les goulots d'étranglement varient en fonction de la taille, de la portée et de l'échéancier de votre projet initial, il existe certaines conséquences universelles dont vous devez être conscient.
Retard sur les délais
S'il y a trop de travail et pas assez de personnel et/ou de processus pour le gérer, il devient pratiquement impossible de respecter les délais d'un projet. Par exemple, lorsque des goulets d'étranglement apparaissent dans le processus de productivité, ils peuvent retarder l'ensemble de la chaîne de production. Cela retarde à son tour le lancement du produit final.
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Dans la gestion de projet, les délais non respectés ou les tâches réaffectées peuvent entraîner de longs délais d'attente entre les membres de l'équipe. Si un employé rend un rapport en retard, son superviseur doit repousser son examen, ce qui empêche l'équipe de conception graphique de commencer son travail à temps. Le résultat ? C'est soit la course effrénée jusqu'à la fin, soit la remise tardive du rapport au client final.
Dépassement du budget
Les goulets d'étranglement sont l'un des moyens les plus faciles de dépasser le budget. Par exemple, si vous avez un goulot d'étranglement dans votre chaîne d'approvisionnement, vous devrez vous approvisionner auprès de différents fournisseurs ou passer une commande urgente. Le coût des matières premières augmente alors rapidement, ce qui entraîne un dépassement du budget pour la production totale.
Les gestionnaires de projet constatent souvent que leurs frais généraux augmentent après un goulet d'étranglement. Si le projet subit un temps d'arrêt imprévu - ce qui le retarde - l'entreprise peut être amenée à payer des heures supplémentaires à ses employés pour terminer dans les temps. Elle peut aussi être amenée à embaucher des travailleurs saisonniers ou des sous-traitants pour alléger la charge de travail.
Grande rotation du personnel
Personne ne souhaite travailler dans un état constant de stress, de mauvaise communication et de réaffectation des dates d'échéance. Si les goulets d'étranglement du projet obligent les membres de l'équipe à fonctionner au maximum de leur capacité, cela peut rapidement conduire à la frustration et à l'épuisement professionnel.
D'après l'étude Rapport sur l'état de la main-d'œuvre 2023 de Gallup , près de la moitié (44 %) des travailleurs se sentent stressés au quotidien. Cela entraîne une forte rotation du personnel, ce qui pourrait expliquer pourquoi 51 % des employés recherchent activement un autre emploi. Leçon à retenir : Si vous voulez retenir les meilleurs talents, arrêtez les goulets d'étranglement avant qu'ils ne se produisent, réduisant ainsi les soirées tardives, les tâches réaffectées ou les projets brouillés pour les employés.
Relations tendues avec les fournisseurs
L'apparition de goulets d'étranglement tout au long du processus de production peut ternir vos relations avec les fournisseurs ou les vendeurs. Par exemple, s'il est agréable d'avoir quelques commandes supplémentaires, les commandes constantes de dernière minute peuvent rapidement devenir lassantes. En outre, si les goulets d'étranglement vous font manquer des paiements, vous risquez de vous retrouver sur la liste noire d'un fournisseur de confiance.
Relations amoindries avec les clients
Les goulots d'étranglement menacent la productivité globale, ce qui peut peser sur les relations avec les clients, voire y mettre fin. Si votre équipe ne respecte pas les délais, reporte les réunions ou fournit un travail de qualité médiocre, les clients risquent de vous renvoyer en tant que fournisseur, ce qui nuit à vos résultats financiers et porte préjudice à votre réputation. Cela nuit à vos résultats et à votre réputation, ce qui pourrait vous empêcher de décrocher de nouveaux contrats.
Étapes pratiques pour identifier et gérer Goulots d'étranglement
À vous de penser que les goulets d'étranglement menacent votre entreprise ? Suivez les étapes ci-dessous pour effectuer une analyse des goulets d'étranglement sur les flux de travail de votre projet. 🔍
1. Comprendre votre goulot d'étranglement
La première étape pour réduire un goulet d'étranglement ? Comprendre le problème auquel vous êtes confronté.
En matière de gestion de projet, les goulets d'étranglement ont deux causes :
- Les goulets d'étranglement basés sur les systèmes : Les goulets d'étranglement basés sur les systèmes ou les processus signifient généralement que vous n'avez pas les bons processus, logiciels ou infrastructures en place pour gérer les goulets d'étranglementvotre charge de travail actuelle. Vous n'avez peut-être pas le bon logiciel de gestion de projet, l'installation d'une chaîne de montage ou l'automatisation du flux de travail pour répondre aux demandes des clients
- Goulets d'étranglement liés au personnel: Les goulets d'étranglement liés au personnel signifient généralement que vous n'avez pas assez de personnel - ou peut-être le bon personnel - pour répondre à la demande des projets. Cela peut signifier que vous devez embaucher des travailleurs saisonniers, recruter un travailleur senior ou trouver un collègue possédant un paramètre unique
Comparez visuellement les charges de travail des équipes et suivez leur progression grâce à l'affichage de l'Échéancier de ClickUp
Comprendre le problème de votre flux de travail peut vous aider à le résoudre, qu'il s'agisse d'embaucher de nouveaux membres de l'équipe, d'améliorer les processus de l'entreprise ou de mettre à niveau votre logiciel.
2. Planifiez vos processus Cartographie des processus vous donne un aperçu du flux de votre travail à une distance de 500 pieds. Vous pouvez afficher chaque étape de votre forfait, comprendre quelles tâches ont été achevées dans les délais et lesquelles ont entraîné un retard de travail.
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Avec Automatisations ClickUp avec ClickUp Automatisations, vous pouvez choisir parmi plus de 100 automatisations pour rationaliser les flux de travail, les tâches de routine et les transferts de projets. De plus, vous pouvez automatiquement assigner des tâches, ajouter des commentaires ou mettre à jour des statuts pour éviter les goulots d'étranglement avant qu'ils ne se produisent. En faisant cela, vous aiderez votre équipe à à se concentrer sur les priorités absolues et d'assurer le bon déroulement de votre projet.
3. Mettre en place un forfait de capacité Planification de la capacité consiste à estimer les ressources nécessaires pour achever un projet donné (c'est-à-dire les personnes, le temps et les outils nécessaires pour faire les choses). Élément clé d'une bonne gestion des opérations, le forfait de capacité est une équation entre l'offre et la demande, qui calcule le nombre de ressources dont vous avez besoin et le nombre de ressources que vous pouvez donner.
Voir les charges de travail de l'équipe en un coup d'œil pour mieux déléguer ou réaffecter les tâches et comprendre rapidement qui est en sous-capacité ou en surcapacité
Heureusement, Vue Charge de travail de ClickUp facilite la planification de la capacité, en vous donnant un aperçu de la quantité de travail déléguée à chaque membre de l'équipe. À partir de là, vous pouvez obtenir un aperçu de la capacité de chaque membre de l'équipe par rapport à sa charge de travail actuelle.
4. Créer un diagramme de Gantt*
Regroupez, filtrez ou masquez les tâches dans les diagrammes de Gantt de ClickUp 3.0 pour suivre et connecter les flux de travail à travers tout votre travail Diagrammes de Gantt sont des outils incroyables qui vous donnent un aperçu de tous les projets de la échéanciers des projets pour maximiser la productivité. Avec Les diagrammes de Gantt de ClickUp clickUp vous permet de suivre la progression du projet, de gérer les délais et de repérer les goulets d'étranglement potentiels. De plus, vous pouvez créer des affichages en cascade pour hiérarchiser facilement les tâches importantes.
5. Comprendre les tâches dépendantes
Les tâches dépendantes (c'est-à-dire les tâches susceptibles de bloquer ou d'empêcher le démarrage d'une autre tâche) constituent l'une des causes principales des goulets d'étranglement. Avec Dépendances ClickUp avec ClickUp Dependencies, vous pouvez créer des relations entre des tâches ou des documents. Il suffit de créer des dépendances de type "blocages" ou "attentes" pour que votre équipe comprenne toujours la meilleure commande à suivre.
6. Tirez parti d'un modèle d'amélioration des processus$$
L'amélioration des processus permet de déterminer les l'efficacité des systèmes et des processus au sein de votre organisation. Avec un modèle d'amélioration des processus vous pouvez créer un forfait synchronisé pour apporter des changements à votre projet.
Repérez facilement les points critiques de votre projet avec ClickUp Milestones et utilisez des icônes en forme de diamant pour que tout le monde se concentre sur les cibles clés
Mise en œuvre jalons du projet décompose votre forfait en différentes phases (par exemple, une phase de conception ou une phase de développement), ce qui permet à votre équipe de rester sur la bonne voie. Tirez parti d'un diagramme de jalon pour obtenir un aperçu de haut niveau de chaque phase de votre projet. Utilisez ensuite Statuts personnalisés ClickUp pour tenir votre équipe au courant de l'avancement de chaque jalon.
8. S'adresser directement aux membres de l'équipe
Comme nous l'avons mentionné plus haut, il arrive que les données ne permettent pas de se faire une idée précise de la situation. C'est pourquoi vous devez vous adresser directement aux membres de l'équipe lorsque vous améliorez les forfaits de projet.
Si vous souhaitez éviter les goulets d'étranglement, demandez aux membres de l'équipe de vous faire part de leurs commentaires sur ce qui a fonctionné (et ce qui n'a pas fonctionné) dans le cadre de projets antérieurs. ClickUp vous permet d'organiser une session de brainstorming ou d'échanger des idées envoyer un questionnaire à toutes les parties concernées. De là, vous pourrez comprendre si un goulet d'étranglement est dû à un manque de ressources, à un manque de personnel ou au fait que vous n'aviez pas la bonne outils de gestion de projet .
9. Mettre en place un suivi du temps
Affichez le temps suivi à travers les tâches et les emplacements pour un aperçu simplifié de la progression globale de l'équipe
L'une des raisons pour lesquelles les projets déraillent est que les équipes sous-estiment le temps nécessaire pour achever une tâche donnée. Pour s'assurer que tous les les calendriers des projets sont exacts, tirer parti Suivi du temps ClickUp . Les membres de l'équipe peuvent facilement enregistrer le temps depuis n'importe quel appareil, modifier les entrées et ajouter des notes aux journaux de temps pour créer de meilleures estimations de durée futures.
10. Consolider la communication au sein de l'équipe
Les projets ne dérapent pas toujours parce que votre équipe ne communique pas. Au contraire, ils peuvent déraper parce qu'ils communiquent au mauvais lieu
Rassemblez les communications de l'équipe dans un seul espace avec ClickUp Chat et partagez les mises à jour, liez les ressources et collaborez sans effort
À votre équipe est obligée de trier les e-mails, les messages texte et les canaux Slack pour trouver la dernière mise à jour d'un projet, cela ne vous fait aucune faveur. Heureusement, avec ClickUp Chat affiche grâce à ClickUp Chat View, vous pouvez consolider toutes les discussions dans votre logiciel de gestion de projet et éviter ainsi les goulets d'étranglement avant qu'ils ne se produisent.
Prévenir les goulots d'étranglement avant qu'ils ne se produisent avec ClickUp
Un goulot d'étranglement dans la gestion de projet se produit lorsque vous avez trop de travail et trop peu de ressources pour le gérer. Cet engorgement se traduit par un retard dans le travail, ce qui entraîne un dépassement du budget ou de l'échéancier prévu pour le projet.
Heureusement, ClickUp dispose des outils de gestion de projet nécessaires pour identifier les goulets d'étranglement et maintenir vos forfaits sur la bonne voie. ClickUp vous permet d'assigner des tâches, de faire des commentaires, de fixer des jalons pour le projet et de personnaliser les paramètres afin d'éviter les goulets d'étranglement avant qu'ils ne se produisent. De plus, vous pouvez automatiser les tâches répétitives, intégrer ClickUp à des centaines d'autres systèmes et exploiter des milliers de modèles pour aider votre équipe à respecter le calendrier.
Commencez à identifier les goulots d'étranglement en un rien de temps lorsque vous essayez ClickUp dès aujourd'hui . 🙌