En tant que chef de projet, comment savoir si vous avancez comme prévu ? Premièrement, en comparant la progression réalisée au forfait, et deuxièmement, en comparant le forfait aux repères. La courbe en S est un moyen simple, efficace et visuel d'atteindre ces deux objectifs.
Entrons dans les détails !
Qu'est-ce qu'une courbe en S dans la gestion de projet ?
Une courbe en S, comme son nom l'indique, est un graphique mathématique en forme de S qui trace des points de données cumulatifs sur les axes X et Y.
Par exemple, si vous tracez le temps cumulé pour le projet (quotidien/hebdomadaire/mensuel) sur l'axe X et les tâches cumulées que vous avez exécutées sur l'axe Y, vous obtiendrez un graphique dont la forme ressemble vaguement à la lettre S.
Une courbe en S comporte deux points d'inflexion. La croissance d'un projet est généralement lente à l'étape initiale, car les équipes s'habituent au secteur ou prennent connaissance des exigences.
Ces difficultés initiales sont résolues au premier point d'inflexion, et le projet s'accélère, créant une pente ascendante. Au deuxième point d'inflexion, le projet arrive à maturité, ce qui ralentit sa progression.
La courbe en S n'est pas quelque chose qui est conçu ou imposé ; il s'agit simplement de la progression naturelle d'un projet. La seule chose sur laquelle vous pouvez éventuellement influer, c'est l'endroit où se produisent les inflexions.
Importance des courbes en S pour la prise de décision
La courbe en S est l'un des outils les plus simples à la disposition du chef de projet, offrant des avantages considérables. Elle présente une vue d'ensemble du projet et devient un élément puissant du processus décisionnel. Voici comment.
Suivez la progression grâce aux courbes en S
Au début du projet, tous les gestionnaires font des projections sur la durée du projet, le nombre de personnes nécessaires, les autres ressources requises, le coût, etc.
L'utilisation la plus courante d'une courbe en S consiste à mapper ces projections avec les progrès réalisés, ce qui constitue un excellent rapport sur l'état d'avancement du projet. Les chefs de projet peuvent visualiser les variations en superposant le graphique des performances actuelles sur la courbe de projection.
Si vous prenez l'exemple de la courbe en S du National Gas Pipeline ci-dessus, la ligne orange représente les prévisions et la ligne bleue représente la progression. Vous constaterez que de 1870 à 1985, les performances ont dépassé les prévisions.
Pour un chef de projet, cela peut être un bon signe, compte tenu des coûts et des conséquences associés.
Prévision des besoins du projet
La courbe en S est également un excellent moyen de réaliser une prévision à quel moment le projet aura besoin d'un maximum de ressources ou d'investissements. Par exemple, dans un projet de développement de logiciel, l'étape du produit minimum viable (MVP) ne nécessitera pas autant de ressources que lorsque le client acceptera le MVP et commandera le produit.
En cartographiant le point d'inflexion (acceptation du MVP), les chefs de projet peuvent réaliser une prévision de quand des membres supplémentaires seront nécessaires dans l'équipe. Ils peuvent également prédire la flexibilité nécessaire dans le système tout au long du cycle de vie du projet, ce qui aide à créer des plans de sauvegarde.
Planification de scénarios
En modifiant les paramètres de la courbe en S, vous pouvez planifier différents scénarios potentiels. Par exemple, vous pouvez voir si les coûts diminuent lorsque vous prolongez la durée du projet. Vous pouvez également augmenter la taille de l'équipe de projet afin de déplacer le premier point d'inflexion vers la gauche.
De cette manière, vous pouvez planifier et visualiser différentes possibilités et prédire raisonnablement les résultats.
Gérer les flux de trésorerie
Tout gestionnaire cherche à achever son projet dans les limites du budget qui lui est alloué. Pourtant, près de 60 % des organisations dépassent leur budget. Cela se produit progressivement, par petits incréments, sans que personne ne s'en aperçoive.
Une courbe en S peut empêcher cela. Les chefs de projet peuvent établir des prévisions de trésorerie en superposant les dépenses prévues sur une courbe en S avec l’échéancier de déblocage des fonds (qui figurera dans votre modèle de budget de projet).
S'ils dépassent le budget, ils peuvent renégocier le budget ou réduire la portée du projet. S'ils sont en dessous du budget, ils peuvent ajouter des ressources ou montrer des économies.
Types de courbes en S
Bien que la courbe en S soit un terme générique englobant plusieurs graphiques en forme de lettre, tous ne sont pas créés de la même manière. Plusieurs types de courbes en S servent à des fins différentes et sont proposés par divers outils de visualisation des données. Voici les plus courants.
Courbe en S de référence
Il s'agit du plan/de la projection établi(e) par le chef de projet dès le début. En général, ce calendrier de projet décrit l'effort, le coût et la séquence des travaux à réaliser.
Elle définit la base de référence pour tous les travaux à venir, d'où son nom. Bien qu'elle ne soit généralement pas modifiée, des changements inévitables dans la portée ou le calendrier peuvent parfois amener les gestionnaires à modifier également la courbe en S de base.
Courbe en S cible
Elle sert à suivre l'avancement du projet au fur et à mesure de son déroulement. Elle cartographie les différents éléments du projet sur la base de données réelles, souvent en temps réel. Si la courbe en S cible croise la courbe en S de référence, votre projet est en bonne voie, c'est-à-dire qu'il progresse comme prévu.
Toute variation peut nécessiter des interventions, telles que l'allocation de ressources supplémentaires ou l'augmentation des investissements.
Courbe en forme de banane
Une courbe en banane est le tracé de deux courbes en S sur le même graphique. Par exemple, lors de la planification d'un projet, vous pouvez prendre en compte les dates de début/fin anticipées et les dates de début/fin tardives, puis les mapper sur un graphique.
Les courbes en S qui se croisent prendront la forme d'une banane, vous indiquant le chemin critique et la marge de manœuvre dont vous disposez.
Cas d'utilisation de la courbe en S
Bien que vous puissiez créer des courbes en S pour deux paramètres connexes quelconques, voici ceux que les chefs de projet en gestion de projet trouvent les plus utiles.
- Courbe en S coût/temps : représente le temps sur l'axe horizontal et le coût d'exécution du projet sur l'axe vertical. Cette courbe en S permet de suivre les coûts tout au long du cycle de vie d'un projet.
- Courbe en S des ventes/revenus par rapport au temps : mappe les données prévisionnelles des ventes au fil du temps. Cette courbe en S permet d'identifier le seuil de rentabilité et le retour sur investissement potentiel.
- Courbe en S des heures-homme par rapport au temps : représente le temps nécessaire à l'achèvement du projet à travers différentes phases. Cette courbe en S facilite l'estimation et l'allocation des ressources.
Bien que les courbes en S soient flexibles et utiles dans divers scénarios, elles ont aussi leurs limites.
Limites des courbes en S
La forme de la courbe en S en elle-même n'est pas très révélatrice, si ce n'est qu'elle reflète la manière dont une situation évolue naturellement. Cumulativement, la plupart des points de données sont susceptibles de prendre une forme en S lorsqu'ils sont représentés graphiquement.
Par extension, une courbe en S ne suggère pas les mesures à prendre au-delà de ce que des fonds ou des ressources supplémentaires peuvent apporter. Cela limite la résolution créative des problèmes.
Une courbe en S ne tient pas compte des circonstances imprévues ou des facteurs externes, tels qu'une pandémie ou le lancement d'un produit similaire par un concurrent. Il s'agit d'un graphique représentant des évènements lorsque tout reste constant.
Elle ne reflète pas non plus l'évolution dynamique du marché. La courbe en S pourrait se limiter à la prise de décisions pour rester compétitif sur un marché en constante évolution.
Ces limites sont similaires à celles de tout outil ou cadre conçu dans un but précis. Selon l'usage que vous en faites, les courbes en S peuvent s'avérer extrêmement utiles. Voici comment.
Comment créer une courbe en S
Pour créer une courbe en S, vous avez simplement besoin de données. Une fois que vous disposez de données, vous pouvez créer une courbe en S sur n'importe quel tableur ou logiciel de cartes mentales.
1. Rassemblez vos données
Pour les courbes en S de base en gestion de projet, vous avez besoin de données sur le temps nécessaire, les coûts impliqués, les ressources nécessaires, les opportunités de revenus, etc. Rassemblez toutes ces données sur une échelle standard.
Si vous choisissez une courbe en S temps vs x, vous pouvez également inclure des jalons. Par exemple, s'il s'agit d'un projet de développement de logiciel, les jalons seraient le prototype, les tests utilisateurs, le lancement du MVP, le lancement de la version bêta, etc. Les cartographier permet de corréler les points d'inflexion naturels aux jalons de votre projet. Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion de projet visuel comme ClickUp, vous avez probablement déjà collecté ces données au fil du temps.
2. Sélectionnez les données dont vous avez besoin
Lorsque vous gérez vos projets sur ClickUp, vous disposez probablement d'une grande variété d'informations :
- Tâches
- Jalons importants
- Échéanciers
- Priorités
- Dates d'échéance et dates de livraison réelles
- Estimations de durée et suivi du temps réel
- Charge de travail pour chaque membre de l'équipe
Sélectionnez les données dont vous avez besoin en fonction de l'analyse que vous souhaitez effectuer. Il peut s'agir de données cumulatives en temps réel. Le Tableau blanc ClickUp est un excellent moyen de visualiser les flux de travail, de combiner tous ces éléments et de les consulter en un seul endroit.
3. Tracez votre courbe en S
Une fois que vous avez sélectionné les deux points de données avec lesquels vous souhaitez tracer une courbe en S, vous êtes prêt à les représenter graphiquement ! Par exemple, si vous souhaitez créer un diagramme d'avancement, le tableau de bord de ClickUp vous permet de les créer automatiquement.
Le diagramme de flux cumulatif peut également vous aider à suivre la progression réelle de votre projet par rapport à la progression prévue sur une courbe en S. Au fur et à mesure de l'avancement de votre projet, vous pouvez créer des widgets pour tous les points de données dont vous avez besoin. Vous pouvez même personnaliser la source de données pour obtenir des rapports détaillés afin de mesurer la progression.
4. Passez à l'action avec votre courbe en S
Une fois votre graphique prêt, utilisez le Tableau blanc de ClickUp comme environnement de travail pour donner du sens à ces informations. Ajoutez des formes, des diagrammes, des graphiques et d'autres éléments visuels à votre courbe en S afin de présenter un contexte complet.
Ouvrez ClickUp cartes mentales pour comprendre les connexions entre les éléments, les tâches et les projets. Vous pouvez également utiliser nos modèles de diagrammes de flux de données pour visualiser comment vos décisions sur un paramètre peuvent en influencer d'autres.
Optimisez vos flux de travail et prenez de meilleures décisions grâce aux graphiques et diagrammes basés sur les données dont vous disposez.
Gravissez la courbe en S avec ClickUp
La réussite d'un chef de projet se définit par la livraison « dans les délais et dans le budget ». Le plus grand défi auquel sont confrontés les chefs de projet pour y parvenir est le manque de visibilité. Souvent, ils se concentrent trop sur les arbres et ne voient pas la forêt, même si c'est involontairement.
L'outil de gestion de projet ClickUp est conçu pour éviter cela. Avec ClickUp, vous pouvez obtenir des informations détaillées sur tous les aspects d'un projet, tels que les tâches, les sous-tâches, les checklists, etc.
Vous pouvez également zoomer et obtenir une vue d'ensemble de votre tableau de bord chaque jour, mise à jour en temps réel.
La courbe en S n'est qu'un des nombreux diagrammes et tableaux auxquels vous pouvez accéder sur ClickUp. Les tableaux Kanban, les échéanciers, les vues Tableur, les objectifs, le suivi du temps et des dizaines d'intégrations externes vous offrent tout ce dont vous avez besoin pour progresser comme prévu.