Comment créer un calendrier de travail efficace

Dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement, il est essentiel de livrer les marchandises "en temps et en heure". Dans l'industrie manufacturière moderne, la préférence va à la "production juste à temps". Les médias, eux aussi, fixent les paramètres de publication des projets des mois, voire des années à l'avance.

Dans les entreprises, la fixation d'une date limite est l'une des premières choses que décident les dirigeants. Ensuite, les équipes travaillent à rebours à partir de cette date pour forfaiter la livraison. Dans la terminologie de la gestion de projet, c'est ce qu'on appelle un calendrier de travail. Cet article de blog examine le calendrier de travail en détail et se concentre sur la manière d'en créer un pour votre projet.

Qu'est-ce qu'un calendrier de travail ?

Un calendrier de travail est un calendrier de projet un forfait de planification dans lequel les responsables fixent les objectifs et les paramètres dans l'ordre inverse, en commençant par l'échéance finale. Comme pour tout calendrier de projet, vous cartographierez toutes les tâches, identifierez les ressources et estimerez la durée et l'effort. Contrairement à d'autres méthodes, vous commencerez par le suivi des objectifs avec le dernier jalon et le calendrier à rebours.

Supposons que votre équipe de recherche doive remettre un rapport pour le 31 décembre $$$a. La rédaction d'un rapport comprendra les étapes suivantes : analyse documentaire, réalisation d'un sondage, analyse des rapports, rédaction du rapport, visualisation des graphiques et, enfin, relecture en vue de l'envoi. Votre calendrier de travail serait le suivant.

Conformément à ce calendrier de travail, vous devez commencer le travail pour le 6 décembre $$$a. Toutefois, vous devez adapter le calendrier du projet en conséquence s'il y a des jours fériés et d'autres imprévus.

Pourquoi les calendriers de travail sont-ils importants ?

Un calendrier de reprise des travaux vous encourage à commencer en pensant à la fin. Il permet de se concentrer sur le résultat final, de planifier les tâches de manière efficace et de rationaliser la production. Voici comment.

S'assurer de la faisabilité : Les gestionnaires utilisent un calendrier de travail pour évaluer s'ils peuvent mener à bien le projet dans les délais impartis. Par exemple, dans l'exemple ci-dessus, si la date limite était dans moins de 25 jours, il est impossible de l'achever d'ici là. Cette information vous permet de demander une extension du délai ou d'obtenir des ressources supplémentaires.

Aligner les membres de l'équipe : Un calendrier de travail montrera clairement les dépendances entre les tâches et les membres de l'équipe. Il favorise une meilleure collaboration et permet de rallier l'équipe à l'échéance finale.

Négociation de la portée du projet : Si la date limite du projet n'est pas négociable, vous pouvez négocier une réduction du champ d'application avec le commanditaire du projet ou le client. Hiérarchiser le travail en fonction des changements convenus et achevez les tâches cruciales pour vous assurer de fournir des résultats de grande qualité.

Planification des ressources : Avec des échéances constantes, vous pouvez choisir vos ressources de manière efficace. Par exemple, si un membre de l'équipe est en train de courir après une autre échéance, vous ne voudrez pas l'inclure. Mon travail sur une tâche non critique peut être réaffecté et inclus dans votre planning. En outre, cela permet aux membres de l'équipe de connaître les dates critiques et de forfaiter leurs congés en conséquence.

Comment créer un calendrier de travail ?

Avant de créer un calendrier de travail, définissez les éléments de base : la portée du projet, les ressources nécessaires et l'échéance finale.

1. Définir les grandes lignes du projet

Comme pour tout calendrier de projet, vous devez comprendre les besoins. Voici quelques questions à se poser.

• Quel est lel'objet du projet? Exemple : Développer une application mobile pour capturer des informations sur les fournisseurs pour l'onboarding
• Comment le résultat est-il défini ? Exemple : Vous devez capturer les champs du nom, du numéro de mobile et de l'identifiant e-mail et les stocker automatiquement dans la base de données de gestion des fournisseurs
• Qui doit approuver ? Exemple : Le responsable du projet et l'analyste de la qualité
• Sur quelles plateformes l'application doit-elle travailler ? Exemple : Android et iOS
• Quelle est la date limite ?

En fonction de la nature de votre projet, comprenez tous les autres détails et attentes applicables avant de créer un calendrier de travail. S'il est trop complexe, décomposez-le en phases du projet pour faciliter la gestion.

Divisez ensuite le projet en tâches. Classez les tâches en fonction de leur priorité afin de pouvoir supprimer celles qui ne sont pas prioritaires au cas où il serait impossible de livrer l'ensemble du travail dans les délais impartis. Enfin, estimez précisément l'effort à fournir pour chaque tâche afin d'établir votre calendrier de travail.

2. Identifier les ressources nécessaires

Comme indiqué ci-dessus, une application mobile simple aura besoin d'un rédacteur UX, d'un designer, d'un développeur Android, d'un développeur iOS, d'un analyste qualité et d'un chef de projet. À l'issue d'une analyse plus approfondie, vous vous rendrez compte que vous n'avez pas besoin de toutes ces ressources pour l'ensemble du projet. Estimez donc le nombre d'heures de travail dont vous avez besoin pour maximiser votre productivité l'utilisation des ressources .

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/05/advanced-formula-in-clickup.gif Formules avancées dans les champs personnalisés ClickUp /$$img/

Trouvez le coût de campagnes entières, les heures facturables, et plus encore avec des formules avancées dans ClickUp Champs Personnalisés

3. Choisir un outil de planification de la rétroactivité

Un calendrier de rétroactivité exige un forfait créatif. Vous devez travailler à rebours à partir d'une date limite spécifique, en organisant les tâches et les dépendances pour qu'elles correspondent à un calendrier prédéterminé. Les gestionnaires de projet ont besoin d'un outil convivial et facile à utiliser qui gère tout. ClickUp outil de gestion de projet offre des fonctionnalités qui permettent de réaliser cette tâche sans effort dans le cadre de plusieurs projets.

• Tâches ClickUp clickUp Tasks propose des tâches, des sous-tâches et des checklists pour structurer votre projet de manière hiérarchique
• Cartes mentales ClickUp pour visualiser le flux de travail du projet
• Profils d'utilisateurs pour assigner des tâches et collaborer dans le contexte de chaque tâche
• Affichage du Calendrier pour visualiser l'ensemble du cycle de vie du projet
• Fonctionnalités simples de glisser-déposer pour la planification de scénarios

4. Créer des calendriers de travail à partir de la date de livraison

Ouvrez votre outil de planification et commencez par la fin.

• Tout d'abord, planifiez la dernière tâche à la date de livraison, c'est-à-dire à la date limite
• Ensuite, paramétrez les dates d'échéance de chaque tâche en remontant de la date de livraison à la date début. Dans les tâches ClickUp, vous pouvez ajouter la date de début et la date d'échéance pour chaque tâche et sous-tâche à planifier avec précision
• Assignez des utilisateurs aux tâches. Utilisez ClickUp pour affecter plusieurs utilisateurs à une seule tâche. Ajoutez des spectateurs, qui peuvent voir les commentaires et d'autres détails
• Connexiondes tâches dépendantes et les étiqueter si nécessaire

5. Révisez et affinez votre calendrier de travail

Maintenant que vous avez planifié chaque détail, il est temps de prendre du recul et de s'assurer que tout fonctionne ensemble. ClickUp affiche trois vues qui rendent la planification de la rétroaction ridiculement simple.

Affichage du calendrier ClickUp /$$$img/

https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Calendrier-view-simplified.png ClickUp 3.0 Affichage du Calendrier simplifié /$$$img/

Gérez et organisez des projets, et planifiez des tâches dans l'affichage flexible du Calendrier pour que les équipes restent synchronisées

Affichez votre projet sur un calendrier par jour, semaine ou mois par glisser-déposer gestion des tâches . Évitez d'assigner des tâches lors des congés hebdomadaires. Vérifiez si vous avez assigné des tâches qui se chevauchent ou plusieurs tâches à la même personne le même jour. Synchronisez vos agendas Google ou tout autre outil de planification moderne que vous utilisez pour confirmer la mise à jour des disponibilités.

Vue diagramme Gantt de ClickUp /$$$img/

https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-Gantt-Chart-view-Sorting-Priorities.gif Vue Gantt diagramme de ClickUp Tri des priorités /$$$img/

Triez vos tâches rapidement et facilement, et créez des affichages en cascade d'un simple clic pour garder une longueur d'avance et prioriser ce qui est important

Un diagramme de Gantt montre la progression d'un projet le long d'un échéancier, généralement sous la forme d'un diagramme à barres. Un diagramme de Gantt simple se présente comme suit.

La vue Gantt de ClickUp permet de simplifier les projets les plus complexes. Vous pouvez

• Visualiser les échéanciers et les jalons du projet
• Ajouter des dépendances en sélectionnant deux tâches et en traçant une ligne entre elles
• Replanifier visuellement des tâches individuelles et des groupes en glissant et déposant des tâches
• Bloquer les tâches qui ont des dépendances avec des tâches incomplètes, afin d'éviter que les membres de l'équipe ne commencent à travailler dessus par inadvertance

De plus, chaque fois que vous modifiez les détails d'une tâche dans la fenêtre de l Diagramme de Gantt la notification est envoyée à tous les utilisateurs de la tâche, ce qui permet de s'assurer que tout le monde est sur la même page. Voici quelques exemples Modèles de projets avec diagramme de Gantt pour vous aider à démarrer.

Vue ClickUp de la charge de travail /$$$img/

https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Charge de travail-view-in-ClickUp-Main-Feature-1400x944.png Vue de travail dans ClickUp Principale fonctionnalité /$$$img/

Utilisez ClickUp pour automatiser votre charge de travail avec plus de 100 automatisations, un assistant IA pratique et une vue Charge de travail unifiée

Lorsque vous avez configuré tous les paramètres, la vue Charge de travail, c'est-à-dire la vue des la capacité de l'équipe aura l'air correct. Cependant, vous pouvez identifier si vous avez surchargé quelqu'un, programmé alors qu'il n'est pas disponible, ou assigné des tâches qui dépassent sa capacité.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/11/image2-4.gif vue Charge de travail ClickUp /$$img/

Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources

Enfin, utilisez la fonction Vue Équipe ClickUp pour régler les derniers détails.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/07/box-view.png Vue Équipe dans ClickUp /$$img/

La vue Équipe vous permet de voir ce sur quoi votre équipe travaille, ce qu'elle a accompli et quelle est sa capacité

Workback Schedule Tips & Strategies

Maintenant que nous avons abordé les principes de base, passons à quelques stratégies et conseils pratiques pour vous aider à optimiser votre calendrier de rétroactivité.

Synchronisez votre calendrier de vacances et de congés

Évitez tout stress inutile en synchronisant le calendrier des vacances de votre organisation avec ClickUp directement. Encouragez également les membres de l'équipe à synchroniser leurs calendriers Google avec ClickUp.

Ajouter des dates de début et d'échéance pour toutes les tâches

Pour afficher la progression du projet sur un diagramme de Gantt, ajoutez la date de début du projet et les dates d'échéance à toutes les tâches et simulez ce à quoi ressemblera l'achèvement d'un projet réussi.

Ajouter des estimations de durée

Estimez la durée requise pour toutes les tâches afin de prévoir la charge de travail à l'avance et de pouvoir prendre des décisions éclairées des forfaits d'urgence si quelque chose prend plus de temps.

Identifier les conditions préalables et les réunir à l'avance

Examinez votre projet produits livrables de manière critique et identifiez les conditions préalables. Par exemple, si vous créez une application mobile, vous aurez besoin d'un environnement sandbox, de directives de marque, d'un accès à un compte de développeur iOS, etc.

Privilégier la souplesse plutôt que la perfection

Il n'y a pas de planning idéal. Il faut s'attendre à ce que les membres de l'équipe tombent malades, que les vols soient retardés, que l'environnement de développement cloud ait des temps d'arrêt, etc. Créez donc un forfait de sauvegarde pour faire face à ces obstacles raisonnables.

Prévoir une période tampon

Il n'est jamais conseillé de planifier les tâches jusqu'à la dernière minute. Les calendriers serrés et rigides sont non seulement inefficaces, mais aussi très stressants. Prévoyez donc une période tampon pour la livraison finale et les jalons critiques.

Créez un calendrier de travail infaillible avec ClickUp

La planification du travail peut être impopulaire parce qu'elle nous prive de toute flexibilité et nous rend comptables de la réalisation d'un projet dans les délais impartis. Cependant, les projets aux délais serrés sont monnaie courante, et un calendrier de travail est le meilleur outil pour y faire face.

L'outil de gestion de projet de ClickUp prend en compte les risques de perturbations au cours d'un projet. Tirez parti de plus de 15 vues pour gérer les détails et obtenir une vue d'ensemble d'un simple clic sur un bouton. Personnalisez tous les aspects du calendrier, y compris les tâches, les sous-tâches, les checklists, les statuts, les étiquettes, etc. Commencez à créer votre calendrier de travail gratuitement inscrivez-vous à ClickUp aujourd'hui.