Dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement, il est essentiel de livrer les marchandises "en temps et en heure". Dans l'industrie manufacturière moderne, la préférence va à la "production juste à temps". Les médias, eux aussi, fixent les dates de publication des projets des mois, voire des années, à l'avance.
Dans le monde des affaires, l'une des premières décisions des dirigeants est de fixer une date limite. Ensuite, les équipes travaillent à rebours à partir de cette date pour planifier la livraison. Dans la terminologie de la gestion de projet, c'est ce qu'on appelle un calendrier de travail. Cet article de blog examine le calendrier de travail en détail et se concentre sur la manière d'en créer un pour votre projet.
Qu'est-ce qu'un calendrier de travail ?
Un calendrier de travail est un projet outil de planification dans lequel les responsables fixent les objectifs et les étapes dans l'ordre inverse, en commençant par l'échéance finale. Comme pour tout calendrier de projet, vous allez cartographier toutes les tâches, identifier les ressources et estimer le temps et l'effort. Contrairement à d'autres méthodes, vous commencerez par le suivi des objectifs avec le dernier jalon et le calendrier à rebours.
Supposons que votre équipe de recherche doive remettre un rapport avant le 31 décembre. La rédaction d'un rapport comprendra les étapes suivantes : analyse documentaire, réalisation d'une enquête, analyse des réponses, rédaction du rapport, visualisation des graphiques et, enfin, relecture en vue de la soumission. Votre calendrier de travail serait le suivant.
Selon ce calendrier de travail, vous devez commencer à travailler le 6 décembre. Toutefois, vous devez adapter le calendrier du projet en fonction des congés et autres imprévus.
Pourquoi les calendriers de travail sont-ils importants ?
Un calendrier de reprise des travaux vous encourage à commencer en pensant à la fin. Il permet de se concentrer sur le résultat final, de planifier les tâches de manière efficace et de rationaliser la production. Voici comment.
S'assurer de la faisabilité : Les responsables utilisent un calendrier de travail pour évaluer s'ils peuvent mener à bien le projet dans les délais impartis. Par exemple, dans l'exemple ci-dessus, si la date limite est fixée à moins de 25 jours, il est impossible d'achever le projet à cette date. Cette information vous permet de demander une prolongation du délai ou d'obtenir des ressources supplémentaires.
Alignement des membres de l'équipe : Un calendrier de travail montre clairement les dépendances entre les tâches et les membres de l'équipe. Il favorise une meilleure collaboration et permet à l'équipe de se rallier à l'échéance finale.
Négociation de la portée du projet : Si la date limite du projet n'est pas négociable, vous pouvez négocier une réduction du champ d'application avec le commanditaire du projet ou le client. Hiérarchiser le travail en fonction des changements convenus et accomplissez les tâches essentielles pour vous assurer de fournir des résultats de grande qualité.
Planification des ressources : Avec des échéances constantes, vous pouvez choisir vos ressources de manière efficace. Par exemple, si un membre de l'équipe est en train de courir après une autre échéance, vous ne voudrez pas l'inclure. En revanche, si une personne travaille sur une tâche non critique, vous pouvez la réaffecter et l'inclure dans votre planning. En outre, cela permet aux membres de l'équipe de connaître les dates critiques et de planifier leurs congés en conséquence.
Comment créer un calendrier de travail ?
Avant de créer un calendrier de travail, définissez les éléments de base : la portée du projet, les ressources nécessaires et l'échéance finale.
1. Définir l'étendue du projet
Comme pour tout calendrier de projet, vous devez comprendre les besoins. Voici quelques questions à se poser.
- Quel est leobjectif du projet? Exemple : Développer une application mobile pour capturer les informations sur les vendeurs pour l'intégration
- Comment le résultat est-il défini ? Exemple : Vous devez saisir les champs nom, numéro de téléphone mobile et adresse électronique et les stocker automatiquement dans la base de données de gestion des fournisseurs
- Qui doit approuver ? Exemple : Le responsable du projet et l'analyste de la qualité
- Sur quelles plateformes l'application doit-elle fonctionner ? Exemple : Android et iOS
- Quelle est la date limite ?
En fonction de la nature de votre projet, comprenez tous les autres détails et attentes applicables avant de créer un calendrier de travail. S'il est trop complexe, décomposez-le en phases du projet pour faciliter la gestion.
Divisez ensuite le projet en tâches. Classez les tâches en fonction de leur priorité afin de pouvoir supprimer celles qui ne sont pas prioritaires au cas où il serait impossible de livrer l'ensemble du travail dans les délais impartis. Enfin, faites des estimations précises de l'effort à fournir pour chaque tâche afin d'établir votre calendrier de travail.
2. Identifier les ressources nécessaires
Comme indiqué ci-dessus, une application mobile simple nécessitera un rédacteur UX, un concepteur, un développeur Android, un développeur iOS, un analyste de la qualité et un chef de projet. Une analyse plus approfondie vous permettra de réaliser que vous n'avez pas besoin de toutes ces ressources pour l'ensemble du projet. Estimez donc le nombre d'heures de travail dont vous avez besoin pour maximiser votre productivité l'utilisation des ressources .
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3. Choisir un outil de planification du travail
Un calendrier de rétroactivité exige une planification créative. Vous devez travailler à rebours à partir d'une date limite spécifique, en organisant les tâches et les dépendances en fonction d'un calendrier prédéterminé. Les chefs de projet ont besoin d'un outil convivial et facile à utiliser qui gère tout. ClickUp outil de gestion de projet offre des fonctionnalités qui permettent de réaliser cette tâche sans effort dans le cadre de plusieurs projets.
- Tâches ClickUp clickUp Tasks propose des tâches, des sous-tâches et des listes de contrôle pour structurer votre projet de manière hiérarchique
- ClickUp Mind Maps pour visualiser le déroulement du projet
- Profils d'utilisateurs pour assigner des tâches et collaborer dans le contexte de chaque tâche
- Vue du calendrier pour visualiser l'ensemble du cycle de vie du projet
- Fonctionnalités simples de glisser-déposer pour la planification de scénarios
4. Créer des calendriers de travail à partir de la date de livraison
Ouvrez votre outil de planification et commencez par la fin.
- Tout d'abord, planifiez la dernière tâche à la date de livraison, c'est-à-dire à la date limite
- Ensuite, définissez les dates d'échéance de chaque tâche en remontant de la date de livraison à la date de début. Dans ClickUp Tasks, vous pouvez ajouter les dates de début et d'échéance pour chaque tâche et sous-tâche à planifier avec précision
- Affecter des utilisateurs aux tâches. Utilisez ClickUp pour affecter plusieurs utilisateurs à une seule tâche. Ajoutez des spectateurs, qui peuvent voir les commentaires et d'autres détails
- Se connectertâches dépendantes et les étiqueter si nécessaire
5. Révisez et affinez votre calendrier de travail
Maintenant que vous avez planifié chaque détail, il est temps de prendre du recul et de s'assurer que tout fonctionne bien. ClickUp offre trois vues qui rendent la planification de la rétroaction ridiculement simple.
Vue du calendrier ClickUp
Gérer et organiser des projets, et planifier des tâches dans la vue flexible du calendrier pour garder les équipes synchronisées
Affichez votre projet sur un calendrier par jour, par semaine ou par mois par simple glisser-déposer gestion des tâches . Évitez d'assigner des tâches lors des congés hebdomadaires. Vérifiez si vous n'avez pas assigné des tâches qui se chevauchent ou des tâches multiples à la même personne le même jour. Synchronisez vos calendriers Google ou tout autre outil de planification moderne que vous utilisez pour confirmer la mise à jour des disponibilités.
Vue du diagramme de Gantt de ClickUp
Triez vos tâches rapidement et facilement, et créez des vues en cascade d'un simple clic pour garder une longueur d'avance et prioriser ce qui est important
Un diagramme de Gantt montre la progression du projet le long d'une ligne de temps, généralement sous la forme d'un graphique à barres. Un diagramme de Gantt simple se présente comme suit.
La vue du diagramme de Gantt de ClickUp simplifie même les projets les plus complexes. Vous pouvez
- Visualiser les échéances et les jalons du projet
- Ajouter des dépendances en sélectionnant deux tâches et en traçant une ligne entre elles
- Reprogrammer visuellement des tâches individuelles et des groupes en glissant et déposant des tâches
- Bloquer les tâches qui dépendent de tâches incomplètes, afin d'éviter que les membres de l'équipe ne commencent à travailler dessus par inadvertance
De plus, chaque fois que vous modifiez les détails d'une tâche dans l'onglet Diagramme de Gantt la notification est envoyée à tous les utilisateurs de la tâche, ce qui permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Voici quelques exemples Modèles de projet avec diagramme de Gantt pour vous aider à démarrer.
Vue de la charge de travail ClickUp
Utilisez ClickUp pour automatiser votre charge de travail avec plus de 100 automatisations, un assistant IA pratique et une vue unifiée de la charge de travail
Lorsque vous avez configuré tous les détails, la vue de la charge de travail, c'est-à-dire la vue de l'ensemble de la charge de travail, s'affiche capacité de l'équipe vous semblera correct. Cependant, vous pouvez identifier si vous avez surchargé quelqu'un, si vous avez planifié des tâches alors qu'il n'est pas disponible ou si vous lui avez assigné des tâches qui dépassent ses capacités.
Utilisez la vue de la charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et pour glisser-déposer facilement des tâches afin de réaffecter les ressources
Enfin, utilisez la fonction Vue de la boîte ClickUp pour régler les derniers détails.
La vue en boîte vous permet de voir ce sur quoi votre équipe travaille, ce qu'elle a accompli et quelle est sa capacité
Workback Schedule Tips & Strategies
Maintenant que nous avons abordé les principes de base, passons à quelques stratégies et conseils pratiques pour vous aider à optimiser votre calendrier de rétroactivité.
Synchronisez votre calendrier de vacances et de congés
Évitez tout stress inutile en synchronisant le calendrier des congés de votre organisation avec ClickUp directement. Encouragez également les membres de votre équipe à synchroniser leurs calendriers Google avec ClickUp.
Ajouter des dates de début et d'échéance pour toutes les tâches
Pour visualiser l'avancement du projet sur un diagramme de Gantt, ajoutez une date de début et une date d'échéance à toutes les tâches et simulez l'achèvement du projet.
Ajouter des estimations de temps
Estimez le temps nécessaire pour toutes les tâches afin de prévoir la charge de travail à l'avance et de pouvoir prendre des décisions en connaissance de cause des plans d'urgence si quelque chose prend plus de temps.
Identifier les conditions préalables et les réunir à l'avance
Examinez votre projet produits livrables de manière critique et identifiez les conditions préalables. Par exemple, si vous créez une application mobile, vous aurez besoin d'un environnement sandbox, d'une charte graphique, d'un accès à un compte développeur iOS, etc.
Privilégier la souplesse plutôt que la perfection
Il n'y a pas de planning idéal. Il faut s'attendre à ce que des membres de l'équipe tombent malades, que des vols soient retardés, que l'environnement de développement en nuage soit indisponible, etc. Il faut donc créer un plan de secours pour faire face à ces obstacles raisonnables.
Prévoir une période tampon
Il n'est jamais conseillé de planifier les tâches jusqu'à la dernière minute. Les calendriers serrés et rigides sont non seulement inefficaces, mais aussi très stressants. Prévoyez donc une période tampon pour la livraison finale et les étapes critiques.
Créez un calendrier de travail infaillible avec ClickUp
La planification du travail peut être impopulaire parce qu'elle nous prive de flexibilité et nous oblige à respecter les délais. Cependant, les projets aux délais serrés sont monnaie courante, et un calendrier de travail est le meilleur outil pour y faire face.
L'outil de gestion de projet de ClickUp prend en compte le risque de perturbations au cours d'un projet. Tirez parti de plus de 15 vues pour gérer les détails et obtenir une vue d'ensemble d'un simple clic. Personnalisez tous les aspects du calendrier, y compris les tâches, les sous-tâches, les listes de contrôle, les statuts, les étiquettes, etc. Commencez à créer votre calendrier de travail gratuitement inscrivez-vous à ClickUp aujourd'hui.