Oh non, il n'y a pas assez de nourriture pour les invités ! Il y a plus d'invités que prévu. Il n'y a donc plus assez d'espace pour tous les participants dans la salle ! En plus de cela, nous manquons de personnel. ?
En tant qu'organisateur d'évènements, ces contretemps doivent faire partie de votre quotidien.
Il est compréhensible que, entre la planification et l'exécution de l'évènement, il soit difficile de maîtriser tout.
Et si nous vous disions qu'il existe un moyen plus simple de garantir que tout se passe bien, sans surprise ? Un logiciel de gestion de projet pour les évènements se charge de tout le travail fastidieux à votre place. ?️
Qu'il s'agisse de gérer les calendriers des évènements, de coordonner plusieurs équipes et fournisseurs, ou de gérer les budgets et tout ce qui se trouve entre les deux.
Que vous soyez un employé chargé de planifier un évènement dans le cadre de votre travail ou un gestionnaire d'évènements, nous vous aiderons à comprendre ce qu'il faut rechercher dans un logiciel de gestion d'évènements, les options disponibles et, plus important encore, le meilleur logiciel de planification d'évènements qui répond à vos besoins.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'évènements ?
Un logiciel de gestion de projet pour évènements permet aux organisateurs d'évènements de planifier, d'exécuter et de gérer tous leurs évènements en un seul endroit. Il peut s'agir de conférences, de salons professionnels, de fêtes, d'événements sportifs, etc.
Vous constaterez que la plupart des logiciels de gestion d'évènements se répartissent en deux catégories :
- Plateforme de gestion de projet de bout en bout pour les équipes de planification d'évènements
- Une plateforme qui gère les différents éléments de la checklist de planification (par exemple, l'inscription, l'organisation de l'évènement, la budgétisation et l'analyse post-évènementielle).
Le logiciel que vous choisissez dépend de vos besoins. Après la pandémie, la technologie s'est particulièrement personnalisée pour différents types d'évènements. Par exemple, certains logiciels sont plus adaptés à l'organisation d'évènements virtuels, tandis que d'autres offrent un intervalle plus large de fonctionnalités pour les évènements physiques et hybrides.
Imaginons que votre conférence de plusieurs jours sur « L'avenir du commerce de détail en 2024 » comprenne plusieurs évènements simultanés, physiques et en ligne. Dans ce cas, vous avez tout intérêt à opter pour un système de gestion d'évènements de bout en bout.
Voici quelques fonctionnalités que vous devriez évaluer pour une planification d'évènements fluide dans une plateforme de gestion d'évènements. ?
Que rechercher dans un logiciel de planification d'évènements ?
Alors, que rechercher dans un outil de gestion d'évènements ? Simplifions vos choix.
- Fonctionnalités : L'outil dispose-t-il des fonctionnalités dont vous avez besoin pour planifier, promouvoir et organiser vos évènements ? Billetterie et inscription personnalisées avec liste d'attente, inscription de groupe et billets en prévente. Traitement des paiements intégré afin que les participants puissent acheter leurs billets en ligne via votre site web. Accès mobile pour les organisateurs d'évènements et les équipes en déplacement. Suivi automatisé des dépenses afin que vous puissiez maîtriser votre budget.
- Billetterie et inscription personnalisées pour les évènements avec liste d'attente, inscription de groupe et billets en prévente.
- Traitement du paiement intégré afin que les participants puissent acheter leurs billets en ligne via votre site web.
- Accès mobile pour les organisateurs d'évènements et les équipes en déplacement
- Suivi automatisé des dépenses pour vous permettre de maîtriser votre budget
- Réputation : demandez à vos amis organisateurs d'évènements quels outils ils utilisent et consultez les avis sur Google, l'application Store et les sites tiers.
- Sécurité : il est essentiel de préserver la confidentialité des données des participants. Recherchez des outils conformes à la réglementation de votre pays, telle que le RGPD.
- Robustesse : le logiciel de gestion destiné aux organisateurs d'évènements est-il stable même en cas d'utilisation intensive ?
- Fonctionnalités personnalisables : chaque évènement est unique, alors assurez-vous que votre outil de planification d'évènements répond à vos besoins. Par exemple, l'outil propose-t-il un calendrier pour les échéances à venir ou différentes vues pour voir les tâches à venir ?
- Assistance et mises à jour : votre outil de gestion de projet doit offrir un service client fiable et être régulièrement mis à jour.
- Collaboration : l'outil doit pouvoir s'intégrer à d'autres systèmes que vous utilisez pour l'évènement. Par exemple, si le fournisseur met à jour le budget sur un autre outil, cela doit se refléter dans votre outil. Ou si le conférencier met à jour ses notes dans Google Docs, il doit y avoir une intégration avec Google Apps afin que les modifications soient toujours synchronisées.
- Modèles : le logiciel de planification d'évènements fournit-il des modèles pour divers évènements afin que vous n'ayez pas à tout créer à partir de zéro ?
- Billetterie et inscription personnalisées avec liste d'attente, inscription de groupe et billets en prévente.
- Traitement du paiement intégré afin que les participants puissent acheter leurs billets en ligne via votre site web.
- Accès mobile pour les organisateurs d'évènements et les équipes en déplacement
- Suivi automatisé des dépenses pour vous permettre de maîtriser votre budget
Les 10 meilleurs logiciels de gestion d'évènements à utiliser
1. ClickUp
L'outil gratuit de gestion de projet ClickUp s'adapte à toutes les tailles d'évènements et vous permet de gérer l'ensemble de la planification, de la conception à la réalisation.
La plateforme ClickUp est indépendante du type d'évènement, ce qui signifie que vous pouvez personnaliser ses fonctionnalités pour un évènement de toute taille. Qu'il s'agisse d'un dîner surprise pour votre moitié ou d'un mariage avec un millier d'invités, la plateforme s'adapte à vos besoins.
Vous pouvez créer des plans détaillés pour chaque étape de l'évènement, organiser les détails clés en un seul endroit et suivre les objectifs pour une réussite de l'évènement grâce au modèle de plan stratégique de l'évènement de ClickUp.
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Ajoutez des statuts personnalisés (tels que « ouvert », « en cours » et « achevé »), classez et ajoutez des attributs (budget, budget restant, budget dépensé et statut de paiement), et visualisez toutes les informations en un seul endroit.
- Que vous organisiez un évènement professionnel, une conférence d'entreprise ou un mariage, les modèles de plan de table vous permettent de planifier et de concevoir un plan de table où chacun aura sa place afin d'éviter la surpopulation.
- Si vous organisez une grande conférence, la planification comprendra la réservation d'hôtels et de voitures de location, la planification des vols et des horaires de voyage, ainsi que le transport et l'hébergement, tout en veillant à ce que tout cela corresponde à votre budget. Les modèles d'itinéraire documentent les détails de votre évènement et sont des modèles prêts à l'emploi qui peuvent être utilisés pour tout type d'évènement.
- ClickUp AI, l'un des assistants alimentés par l'IA destinés aux organisateurs d'évènements, s'occupe même des aspects les plus complexes du processus de planification d'évènements, notamment la rédaction de plans d'évènements, la création de contenu et le brainstorming d'idées d'évènements d'entreprise.
- Plus de 100 automatisations rationalisent vos flux de travail de planification d'évènements et automatisent les tâches répétitives afin que vous puissiez vous concentrer sur les aspects essentiels du processus de planification.
- Créez des objectifs suivis, surveillez-les, mesurez les cibles et effectuez l'automatisation du suivi de la progression avec les objectifs ClickUp.
Limitations de ClickUp
- Courbe d'apprentissage initiale
- ClickUp AI est disponible uniquement pour les utilisateurs payants.
Tarifs ClickUp
- Free Forever
- Unlimited : 7 $/mois par utilisateur
- Entreprise : 12 $/mois par utilisateur
- Enterprise : tarification personnalisée
ClickUp Brain : disponible dans tous les forfaits payants pour 7 $ par membre de l'environnement de travail et par mois.
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 8 900 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 3 800 avis)
Bonus : logiciel CRM pour les évènements!
2. Asana
Que vous travailliez dans une grande organisation ou au sein d'une petite équipe d'organisation d'évènements, l'outil de gestion de projet Asana vous permet de suivre tous les détails liés à votre évènement en un seul endroit. ?️
Asana permet aux utilisateurs de réfléchir à des idées d'évènements, d'attribuer des tâches aux parties prenantes telles que les coordinateurs de site, les coordinateurs de programme, les coordinateurs marketing et l'équipe merchandising, de personnaliser les modèles de gestion de projet et de suivre les jalons de l'évènement.
Les meilleures fonctionnalités d'Asana
- Organisez votre travail dans des tableaux Kanban pour les réunions avec les fournisseurs, affichez les tâches sous forme de liste verticale et affichez les échéanciers sous forme de diagrammes de Gantt.
- Différents groupes peuvent travailler ensemble sur des projets et des tâches à l'aide d'Asana Workspaces.
- Ajoutez des champs personnalisés pour préciser l'étape, la priorité et le coût liés au flux de travail de l'évènement.
Limites d'Asana
- Il s'agit d'un effort visant à lier les tâches hiérarchiques, les projets et leurs dépendances.
- Asana ne dispose pas de feuilles de calcul intégrées, ce qui signifie qu'elles ne peuvent être affichées ou modifiées directement depuis Asana.
Tarifs Asana
- Basic : gratuit Forever
- Premium : 10,99 $ par utilisateur et par mois
- Entreprise : 24,99 $ par utilisateur et par mois
Évaluations et avis sur Asana
- G2 : 4,3/5 (plus de 9 400 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 12 100 avis)
3. Monday. com
Les organisateurs d'évènements utilisent Monday pour planifier des conférences à grande échelle, des évènements en ligne et hybrides, ainsi que d'autres types d'évènements tels que des fêtes pour enfants et des évènements privés.
Le logiciel se concentre sur la centralisation des flux de travail pour l'inscription aux évènements, la collaboration entre équipes, la gestion du marketing événementiel et le suivi en temps réel au fur et à mesure du déroulement de l'évènement. ?
Monday. com meilleures fonctionnalités :
- Les modèles d'échéancier de projet permettent aux équipes d'évènementielles d'inclure des détails spécifiques à chaque tâche, tels que le nombre de ressources disponibles pour un évènement, ainsi que les délais estimés pour chaque tâche.
- Collectez des données sur les évènements pour obtenir des informations sur les échéanciers, la charge de travail et l'état d'avancement, et affichez-les sur des tableaux de bord.
- Des tableaux de haut niveau présentent tous les évènements sur une plateforme centralisée, qui peut être divisée en groupes tels que des catégories d'évènements.
Limites de Monday.com
- Les tableaux de bord ne sont pas disponibles pour les utilisateurs gratuits.
- L'intégration du Calendrier pourrait être améliorée pour permettre la prévision.
Tarifs de Monday.com
- Gratuit : Free Forever
- Basique : 8 $ par place et par mois
- Standard : 10 $ par place par mois
- Pro : 19 $ par place et par mois
- Enterprise : tarification personnalisée
Monday. com : évaluations et avis
- G2 : 4,7/5 (plus de 8 600 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 200 avis)
4. Trello
Trello est un outil plus simple que les autres logiciels de gestion de projet pour évènements.
À l'origine un outil de collaboration en équipe, Trello est aujourd'hui utilisé par de nombreuses équipes pour la planification et la gestion de projets d'évènement.
Par exemple, si vous organisez une fête d'anniversaire pour un enfant, les tableaux Trello vous aident à gérer les flux de travail, à partager des idées, à fixer des délais, à attribuer des projets et à suivre les progrès. Cela rend l'expérience amusante.
Les meilleures fonctionnalités de Trello
- L'environnement de travail Trello dispose de cartes de tâches auxquelles vous pouvez ajouter des pièces jointes, des documents, des images et d'autres données afin de collaborer avec d'autres équipes et des fournisseurs externes.
- L'automatisation sans code des flux de travail le rend facile à utiliser, même pour les personnes qui ne sont pas familiarisées avec la technologie.
- Butler de Trello vous permet de créer des commandes pour automatiser les tâches de gestion d'évènements, telles que la gestion des délais.
Limites de Trello
- Trello ne propose pas de chat en temps réel.
- Étant donné qu'il ne dispose pas de fonctionnalités telles que l'e-mail intégré, la possibilité d'attribuer des commentaires et une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, il n'est pas adapté aux évènements de grande envergure.
Tarifs Trello
- Free
- Standard : 5 $ par utilisateur et par mois
- Premium : 10 $ par utilisateur et par mois
- Enterprise : 17,50 $ par utilisateur et par mois
Évaluations et avis sur Trello
- G2 : 4,4/5 (plus de 13 390 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 22 800 avis)
5. Basecamp
Supposons que vous planifiez une conférence virtuelle avec plusieurs jours de sommets. Il serait utile de disposer d'un outil de gestion de projet tel que Basecamp pour collecter des données telles que les taux d'engagement des participants, le nombre d'inscriptions et les taux de participation.
Le logiciel de gestion des tâches de Basecamp permet à plusieurs équipes de collaborer, telles que les organisateurs d'évènements, les spécialistes du marketing événementiel, les cadres supérieurs et les fournisseurs.
L'intégration du diagramme de Gantt de Basecamp en fait un excellent logiciel de planification d'événements. Les utilisateurs peuvent simplement glisser-déposer leurs tâches à faire ici, et les responsables peuvent voir sur quoi travaille chaque membre de l'équipe.
À cette étape, vous pouvez évaluer si vous aurez besoin de personnel supplémentaire à l'approche de l'évènement.
Les meilleures fonctionnalités de Basecamp
- Tableau de bord d'une seule page pour tous les projets, toutes les tâches et tous les calendriers
- Chat de groupe en temps réel intégré pour discuter avec différentes équipes.
- Environnement de travail organisé pour stocker des documents et des fichiers
Limitations de Basecamp
- Pas de forfait gratuit, sauf si vous êtes étudiant.
- Basecamp ne dispose pas d'une fonction d'enregistrement de vidéos intégrée à l'application.
Tarifs Basecamp
- Personnel : 15 $ par mois
- Entreprise : 299 $ par mois
Évaluations et avis sur Basecamp
- G2 : 4,1/5 (plus de 5 200 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 14 200 avis)
6. Wrike
Si vous prévoyez d'organiser des évènements en ligne à plus petite échelle, tels que des webinaires, nous vous recommandons le logiciel de gestion de projet Wrike.
Il propose des modèles de planification d'évènements pour gérer les dates d'échéance, organiser des calendriers partagés, suivre la progression sur des tableaux visuels et contrôler le budget.
Les meilleures fonctionnalités de Wrike
- Des modèles prédéfinis simplifient la planification des évènements récurrents.
- Tableaux Kanban avec tableaux de bord personnalisés, diagrammes de Gantt interactifs et vues de calendrier dynamiques.
- Des flux de travail personnalisés pour suivre la progression en temps réel
Limitations de Wrike
- Courbe d'apprentissage pour les nouveaux utilisateurs
- La vue en diagramme de Gantt est réservée aux utilisateurs payants.
Tarifs Wrike
- Free
- Équipe : 9,80 $ par utilisateur et par mois
- Entreprise : 24,80 $ par utilisateur et par mois
- Enterprise : tarification personnalisée
- Pinnacle : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Wrike
- G2 : 4,2/5 (plus de 3 400 avis)
- Capterra : 4,3/5 (plus de 2 400 avis)
7. Notion
Si vous souhaitez organiser une fête d'anniversaire surprise pour votre partenaire, la plateforme de gestion de projet Notion peut vous aider à rester organisé. Vous pouvez créer des plans de projet à l'aide de modèles intégrés, enregistrer des notes et centraliser les coûts et les activités dans un seul et même hub.
Les meilleures fonctionnalités de Notion
- Notion IA est un partenaire créatif qui vous aide à trouver des idées et à créer du contenu pour vos évènements.
- Modèles personnalisables pour organiser votre processus de planification
Limites de Notion
- Certains utilisateurs trouvent qu'il manque un outil de rapports intégré.
Tarifs Notion
- Free
- Plus : 8 $ par utilisateur et par mois
- Entreprise : 15 $ par utilisateur et par mois
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Notion
- G2 : 4,7/5 (plus de 4 800 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 1 800 avis)
8. Cvent
Si vous organisez un salon professionnel, la technologie dédiée aux évènements de Cvent vous permet de créer une expérience mémorable pour vos participants.
La plateforme de gestion d'évènements réduit les tâches administratives préalables à l'évènement afin que vous puissiez capturer, qualifier et suivre les prospects.
Les meilleures fonctionnalités de Cvent
- Simplifiez le processus de recherche de lieux pour les évènements grâce à la gestion des lieux.
- La gestion des exposants rationalise les tâches et les communications des exposants afin de réduire les allers-retours de coordination.
- La plateforme de webinaires vous permet de créer des webinaires attrayants pour des évènements virtuels.
Limites de Cvent
- Cette plateforme est coûteuse par rapport aux autres outils de cette liste.
- Les fonctionnalités peuvent sembler intimidantes pour les utilisateurs novices et peu familiarisés avec les technologies.
Tarifs Cvent
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Cvent
- G2 : 4,3/5 (plus de 1 700 avis)
- Capterra : 4,4/5 (plus de 900 avis)
9. Whova
Plutôt que d'utiliser différents logiciels pour gérer la billetterie, la communication avec les participants et la logistique, le logiciel de planification d'évènements Whova offre une solution complète aux organisateurs d'évènements.
La plateforme hybride unifiée pour évènements et le logiciel de gestion de sites de Whova proposent des stands numériques pour des évènements tels que les salons de l'emploi, les expositions et les salons professionnels.
Les meilleures fonctionnalités de Whova
- Créez des brochures événementielles adaptées aux appareils mobiles avec l'image de marque de votre entreprise.
- Envoyez des notifications push avec des annonces ciblées.
- Gérez les participants et la billetterie pour les évènements depuis la même plateforme.
Limitations de Whova
- Intégrations limitées avec les plateformes tierces
Tarifs Whova
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Whova
- G2 : 4,8/5 (plus de 1 200 avis)
- Capterra : 4,8/5 (plus de 1 700 avis)
10. Scoro
Créez des budgets de projet, attribuez du travail facturable et non facturable, et gérez les réunions, les tâches et les factures grâce aux outils de gestion d'évènements de Scoro.
Le Planner de Scoro vous offre un aperçu des charges de travail individuelles, des créneaux disponibles, des surréservations potentielles et des délais.
Suivez les heures facturables et réelles travaillées sur chaque projet ou client et transférez-les vers des factures avec des tarifs personnalisés dans plusieurs devises. Vous pouvez également envoyer automatiquement des rappels de factures en retard pour les soldes impayés et rationaliser la gestion des paiements.
Les meilleures fonctionnalités de Scoro
- Fonctionnalités de rapports étendues pour analyser et mesurer les performances de l'évènement
- Créez des propositions et estimez les coûts de livraison à l'aide de modèles prédéfinis.
- La planification des ressources garantit que les tâches sont attribuées en fonction de la capacité des organisateurs d'évènements.
Limitations de Scoro
- Pas de forfait gratuit
- Certains utilisateurs signalent un manque de réactivité de la part du service client.
Tarifs Scoro
- Essentiel : 26 $ par utilisateur et par mois
- Standard : 37 $ par utilisateur et par mois
- Pro : 63 $ par utilisateur et par mois
- Ultimate : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Scoro
- G2 : 4,5/5 (plus de 380 avis)
- Capterra : 3,7/5 (plus de 1 700 avis)
Planifiez vos évènements grâce à un logiciel complexe et personnalisable
Grâce à cet outil de gestion de projet pour évènements, vous avez l'assurance que vos évènements resteront gravés dans la mémoire des participants et que tout se déroulera comme prévu. ?
Grâce à ses fonctionnalités essentielles telles que les modèles de planification d'évènements, ClickUp AI, les intégrations, les objectifs et la gestion de projet, vous pouvez organiser des évènements réussis dont vos participants se souviendront longtemps. ?
Si vous êtes en train d'organiser votre prochain évènement, essayez ClickUp gratuitement.