10 Meilleurs logiciels de gestion de projet pour les évènements en 2024

Oh non, il n'y a pas assez de choix de nourriture pour les invités ! Il y a plus d'invités que de personnes invitées. Il n'y a donc plus assez d'espace pour tous les participants ! En plus de cela, nous manquons de personnel. 🤦

En tant qu'organisateur d'évènements, ces contretemps doivent faire partie de votre routine.

Il est compréhensible qu'entre le forfait et l'exécution de l'évènement, rester au courant de tout tende à devenir accablant.

Et si nous vous disions qu'il existe un moyen plus simple de s'assurer que tout se déroule sans surprise ? Un logiciel de gestion de projet pour évènements fait tout le travail à votre place. 🏋️

Tout ce qui concerne la gestion des horaires des évènements, la coordination avec plusieurs équipes et fournisseurs, ou la gestion des budgets et tout ce qui se trouve entre les deux.

Que vous soyez un employé chargé de forfaiter un événement dans le cadre de votre travail ou un gestionnaire d'événements, nous vous aiderons à comprendre ce qu'il faut rechercher dans un logiciel de gestion d'événements logiciel de gestion des évènements les options disponibles et, plus important encore, le meilleur logiciel de gestion d'événements logiciel de forfait d'évènement qui répond à vos besoins.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'évènements ?

Un logiciel de gestion de projet d'évènement permet aux organisateurs d'évènements de forfaiter, exécuter et gérer tous les évènements en un seul endroit. Ceux-ci peuvent aller des conférences aux salons professionnels, en passant par les fêtes, les évènements sportifs et bien d'autres encore.

La plupart des logiciels de gestion d'évènements se répartissent en deux catégories :

1. Plateforme de gestion de projet de bout en bout pour les équipes de planification d'évènements
2. Une plateforme qui gère des éléments individuels de la checklist de planification (par exemple, l'inscription, l'organisation de l'évènement, la budgétisation et l'analyse post-évènement)

Le logiciel que vous choisissez dépend de vos besoins. Surtout après la pandémie, la technologie est devenue personnalisée en fonction des différents évènements. Par exemple, certains logiciels sont plus adaptés à l'organisation d'évènements virtuels, tandis que d'autres offrent un plus large éventail de fonctionnalités pour les évènements physiques et hybrides.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/event-management-clickup.gif Gestion des évènements /$$img/

Forfait et organisation d'événements inoubliables inoubliables avec le meilleur outil de gestion d'évènements

Disons que pour votre conférence de plusieurs jours sur "L'avenir du commerce de détail en 2024", plusieurs évènements se déroulent simultanément - physiques et en ligne. Dans ce cas, vous avez tout intérêt à utiliser un système de gestion des évènements de bout en bout.

Voici quelques fonctionnalités que vous devriez évaluer pour une planification d'évènements sans faille dans une plateforme de gestion d'évènements . 🧐

Que rechercher dans un logiciel de planification d'évènements ?

Alors, que rechercher dans un outil de gestion d'évènements ? Simplifions vos choix.

• Fonctionnalités : L'outil fait-il appel aux fonctionnalités dont vous avez besoin pour le forfait, la promotion et l'exécution de vos évènements ?
  • Billetterie et inscription personnalisées aux évènements avec liste d'attente, inscription de groupe et billets à tarif préférentiel
  • Traitement intégré des paiements pour que les participants puissent acheter des billets en ligne sur votre site web
  • Accès mobile pour les planificateurs d'évènements et les équipes en déplacement
  • Suivi automatisé des dépenses pour que vous puissiez rester maître de votre budget
• Réputation : Demandez à vos amis organisateurs d'évènements de vous parler de leurs outils et vérifiez les avis sur Google, l'app store et les sites tiers.
• Sécurité : Il est essentiel de maintenir la confidentialité des données des participants. Recherchez des outils conformes aux réglementations de votre pays, telles que le GDPR.
• Robustesse : Le logiciel de gestion pour organisateurs d'évènements est-il stable même en cas d'utilisation intensive ?
• Fonctionnalités personnalisables : Chaque évènement est unique, alors assurez-vous que votre évènement..outil de forfait réponde à vos besoins. À titre d'exemple, l'outil fait-il apparaître un calendrier pour les échéances à venir ou différents affichages pour visualiser les tâches à venir ?
• Assistance et mises à jour: Votreoutil de gestion de projet doit offrir une assistance client fiable et être régulièrement mis à jour.
• Collaboration: L'outil doit pouvoir s'intégrer à d'autres systèmes que vous pourriez utiliser pour l'évènement. Par exemple, si le vendeur met à jour le budget sur un autre outil, cela doit se refléter dans votre outil. Ou si l'orateur met à jour ses notes dans Google Docs, il devrait y avoir une intégration avec Google Apps pour que les changements soient toujours synchronisés.
• Modèles : Le logiciel de forfait d'évènement fait-il des points de départ pour divers évènements avecmodèles au lieu de devoir tout créer à partir de zéro ?

10 meilleurs logiciels de gestion d'évènements à utiliser en 2024

1. ClickUp

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/image6-1.gif Le forfait d'évènement dans ClickUp Vue Liste /$$$img/

Planifiez et gérez plusieurs évènements avec des statuts personnalisés détaillés et une vue d'ensemble de toute votre progression L'outil de gestion de projet gratuit de ClickUp s'adresse aux évènements de toute taille et vous permet de gérer l'ensemble de la planification de votre évènement, de l'idéation au jour de l'exécution.

La plateforme ClickUp est adaptée aux évènements, ce qui signifie que vous pouvez personnaliser la puissance de la plateforme pour un évènement de n'importe quelle taille. Qu'il s'agisse d'un dîner surprise pour votre bien-aimé ou d'un mariage avec un millier de participants, la plateforme évolue en fonction de vos préférences.

Vous pouvez créer des forfaits détaillés pour chaque étape de l'évènement, organiser les détails clés en un seul endroit, et suivre les objectifs pour un évènement réussi avec Le modèle de plan stratégique d'évènement de ClickUp .

Les meilleures fonctionnalités de ClickUp

• Ajoutez des statuts personnalisés (comme ouvert, en cours et achevé), catégorisez et ajoutez des attributs (budget, budget restant, budget dépensé et statut du paiement) et visualisez toutes les informations en un seul endroit
• Que vous organisiez un évènement de travail, une conférence d'entreprise ou un mariage,modèles de diagrammes de places vous permettent de planifier et de concevoir un forfait indiquant où tout le monde sera placé afin d'éviter le surpeuplement
• Si vous organisez une grande conférence, le forfait comprendra la réservation d'hôtels et de voitures, la planification des vols et des horaires de voyage, ainsi que le transport et l'hébergement, tout en veillant à ce que tout cela corresponde à votre budget. Modèles d'itinéraires documentent les détails de votre événement et sont des modèles prêts à l'emploi qui peuvent être utilisés pour chaque type d'évènement
• L'un des assistants alimentés par l'IA pour les planificateurs d'évènements,ClickUp IA trie même les parties les plus difficiles du processus de planification d'évènements, y compris la rédaction de forfaits d'évènements, la création de contenu et le brainstorming d'idées d'évènements d'entreprise
• Plus de 100automatisations rationalisez vos flux de travail de planification d'évènement et automatisez les tâches répétitives afin que vous puissiez vous concentrer sur les aspects critiques du processus de planification

• Créez des objectifs suivis, surveillez-les, mesurez les cibles et automatisez le suivi de la progression grâce àObjectifs ClickUp

  Limites du ClickUp

• Courbe d'apprentissage initiale
• ClickUp IA n'est disponible que pour les utilisateurs payants

Prix de ClickUp

• Free Forever (gratuit pour toujours)
• Unlimited : 7$/mois par utilisateur
• Business : 12$/mois par utilisateur
• Enterprise : Tarification personnalisée

ClickUp Brain: Disponible sur tous les forfaits payants pour 5$/membre de l'espace de travail/mois

ClickUp évaluations et commentaires

• G2: 4.7/5 (8900+ commentaires)
• Capterra: 4.7/5 (3800+ commentaires)

2. Asana

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/Asana-Project-management-software-1400x961.png Asana Tableau de bord du logiciel de gestion de projet /$$$img/

Via Asana Que ce soit au sein d'une grande organisation ou d'une petite équipe de planification d'événements, l'outil de gestion de projet d'Asana vous permet de suivre tous les détails liés à votre événement en un seul endroit. 🗓️

Asana permet aux utilisateurs de lancer des idées d'évènements, d'assigner des tâches aux parties prenantes telles que les coordinateurs de lieux, les coordinateurs de programmes, les coordinateurs marketing et l'équipe de merchandising, de personnaliser des modèles de gestion de projet et de suivre les jalons des évènements.

Les meilleures fonctionnalités d'Asana

• Organisez votre travail en tableaux Kanban pour les réunions avec les fournisseurs, affichez les tâches sous forme de liste À faire verticale et affichez les échéanciers sous forme de diagramme Gantt
• Différents groupes peuvent travailler ensemble sur les éléments suivantsdes projets et des tâches à l'aide des environnements de travail d'Asana
• Ajoutez des champs personnalisés pour spécifier l'étape, la priorité et le coût liés au flux de travail de l'évènement

Limites d'Asana

• C'est un effort pour lier des tâches hiérarchiques, des projets et leurs dépendances
• Asana, manque de feuilles de calcul intégrées, ce qui signifie qu'elles ne peuvent pas être affichées ou modifiées directement à partir d'Asana

Prix d'Asana

• Basic : Free Forever pour toujours
• Premium : 10,99 $ par utilisateur et par mois
• Business : 24,99 $ par utilisateur et par mois

Évaluations et commentaires sur Asana

• G2 : 4.3/5 (plus de 9400 commentaires)
• Capterra : 4.5/5 (12 100+ avis)

3. Monday.com

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/05/monday.png exemple de plate-forme Monday /$$$img/

via Monday.com Les organisateurs d'événements utilisent Monday pour forfaiter des conférences à grande échelle et des événements en ligne et hybrides, ainsi que d'autres types d'événements tels que des fêtes d'enfants et des événements privés.

Le logiciel se concentre sur les flux de travail centralisés pour l'inscription à l'évènement, la collaboration entre les équipes, la gestion du marketing de l'évènement et le suivi en temps réel au fur et à mesure du déroulement de l'évènement. 💫

Les meilleures fonctionnalités de Monday.com :

• Modèles d'échéanciers de projets permettent aux équipes chargées de l'évènement d'inclure des détails spécifiques aux tâches, tels que le nombre de ressources disponibles pour l'évènement, ainsi que les échéanciers estimés pour chaque tâche
• Collectez les données relatives aux évènements pour obtenir des informations sur les échéanciers, la charge de travail et le statut de progression, et affichez-les sur des tableaux de bord
• Les tableaux de haut niveau présentent tous les évènements sur une plateforme centralisée, qui peut être divisée en groupes tels que les catégories d'évènements

Limites de Monday.com

• Les tableaux de bord ne sont pas disponibles pour les utilisateurs gratuits
• L'intégration du Calendrier pourrait être meilleure pour permettre des prévisions

Prix de Monday.com

• Free : Free Forever : Gratuit pour toujours
• Basic : 8 $ par place et par mois
• Standard : 10 $ par place et par mois
• Pro : 19 $ par place et par mois
• Enterprise : Tarification personnalisée

Monday.com évaluations et commentaires

• G2 : 4.7/5 (8600+ commentaires)
• Capterra : 4.6/5 (4200+ commentaires)

4. Trello

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/10/Trello-boards-Tacos.png exemple d'un Tableau Trello pour la gestion de projet /$$$img/

Via Trello Trello est un outil plus simple que les autres logiciels de gestion de projet pour les évènements.

À l'origine un outil de collaboration d'équipe, de nombreuses équipes utilisent Trello pour les tâches de planification d'évènements et.. gestion de projet d'évènement .

Par exemple, si vous organisez l'anniversaire d'un enfant, les tableaux Trello permettent de gérer les flux de travail, de partager des idées, de fixer des paramètres, d'attribuer des projets et de suivre la progression. Cela rend l'expérience amusante.

Les meilleures fonctionnalités de Trello

• L'espace de travail Trello comporte des cartes de tâches dans lesquelles vous pouvez ajouter des pièces jointes, des documents, des images et d'autres données pour collaborer avec d'autres équipes et des fournisseurs externes
• L'automatisation sans code des flux de travail facilite l'utilisation de Trello, même pour les non-techniciens
• La fonction Butler de Trello permet de créer des commandes pour automatiser les tâches liées à la gestion des évènements, telles que la gestion des délais

Les limites de Trello

• Trello ne fait pas de discussion en temps réel
• Compte tenu de l'absence de fonctionnalités telles que l'e-mail intégré, la possibilité d'attribuer des commentaires et l'assistance 24/7, il n'est pas adapté aux évènements de grande envergure

Prix de Trello

• Free
• Standard : 5 $ par utilisateur et par mois
• Premium : 10 $ par utilisateur et par mois
• Enterprise : 17,50 $ par utilisateur et par mois

Trello évaluations et commentaires

• G2 : 4.4/5 (13390+ commentaires)
• Capterra : 4.6/5 (22800+ commentaires)

5. Basecamp

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/05/basecamp-1400x911.png exemple de produit Basecamp /$$$img/

via Basecamp Supposons que vous planifiez une conférence virtuelle avec des sommets de plusieurs jours. Il serait utile que vous disposiez d'un outil de gestion de projet comme Basecamp pour collecter des données telles que le taux d'engagement des participants, le nombre d'inscriptions et le taux de participation.

Les fonctions de Basecamp gestion des tâches permet à plusieurs équipes de collaborer, comme les planificateurs d'évènements, les spécialistes du marketing d'évènements, les cadres supérieurs et les fournisseurs.

L'intégration du diagramme de Gantt fait de Basecamp un excellent logiciel de planification d'évènements. Les utilisateurs peuvent simplement glisser et déposer leurs tâches ici, et les managers peuvent afficher ce sur quoi chaque membre de l'équipe travaille.

À cette étape, vous pouvez évaluer si vous aurez besoin de plus de personnel à l'approche de l'évènement.

Les meilleures fonctionnalités de Basecamp

• Tableau de bord d'une page pour l'ensemble des projets, des missions et du calendrier
• Discussions de groupe intégrées en temps réel pour communiquer avec les différentes équipes
• Environnement de travail organisé pour stocker des documents et des fichiers

Limites de Basecamp

• Pas de forfait Free, sauf si vous êtes étudiant
• Basecamp ne fait pas d'enregistrement vidéo dans l'application

Prix de Basecamp

• Personnel : 15 $ par mois
• Business : 299 $ par mois

Évaluation et commentaires sur Basecamp

• G2 : 4.1/5 (5200+ commentaires)
• Capterra : 4.6/5 (14200+ commentaires)

6. Wrike

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/06/Wrike-Accueil-1400x788.png Exemple d'Accueil Wrike /$$$img/

via Wrike Si vous prévoyez d'organiser des évènements en ligne tels que des webinaires à plus petite échelle, nous vous recommandons le logiciel de gestion de projet Wrike.

Il dispose de des modèles de planification d'évènements pour gérer les dates d'échéance, organiser des calendriers partagés, suivre la progression sur des tableaux visuels et contrôler le budget.

Les meilleures fonctionnalités de Wrike

• Des modèles prédéfinis simplifient la planification des évènements récurrents
• Tableaux Kanban avec tableaux de bord personnalisés, diagrammes de Gantt interactifs et affichages dynamiques des calendriers
• Flux de travail personnalisés pour suivre la progression en temps réel

Les limites de Wrike

• Courbe d'apprentissage pour les utilisateurs débutants
• La vue diagramme Gantt n'est affichée que pour les utilisateurs payants

Prix de Wrike

• free : Team : Free : Team : Free : Team : Team : Team : Free
• Teams : 9,80 $ par utilisateur et par mois
• Business : 24,80 $ par utilisateur et par mois
• Enterprise : Tarification personnalisée
• Pinnacle : Tarification personnalisée

Wrike évaluations et commentaires

• G2 : 4.2/5 (3400+ commentaires)
• Capterra : 4.3/5 (2400+ commentaires)

7. Notion

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/projects-1400x875.png Tableau de bord Notion /$$img/

via Notion Si vous souhaitez organiser une fête d'anniversaire surprise pour votre partenaire, la plateforme de gestion de projet de Notion peut vous aider à rester organisé. Vous pouvez créer des ébauches de projet avec des modèles intégrés, enregistrer des notes et centraliser les coûts et les activités dans un hub unique.

Notion meilleures fonctionnalités

• Notion IA est un partenaire de rédaction créative pour trouver des idées et créer du contenu d'évènement
• Modèles personnalisables pour organiser votre processus de planification

Les limites de Notion

• Certains utilisateurs affirment qu'il manque un outil de rapports intégré

Prix de Notion

• Free
• Plus : 8 $ par utilisateur et par mois
• Business : 15 $ par utilisateur et par mois
• Enterprise : Tarification personnalisée

Notion évaluations et commentaires

• G2 : 4.7/5 (4800+ commentaires)
• Capterra : 4.7/5 (1800+ commentaires)

8. Cvent

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/Cvent-Event-Management-CRM-example.png Exemple de CRM de gestion d'évènements Cvent /$$img/

Via Cvent Si vous organisez un salon professionnel, la technologie d'évènement de Cvent vous permet de créer une expérience mémorable pour vos participants.

La plateforme de gestion des évènements réduit les tâches administratives préalables à l'évènement afin que vous puissiez capturer, qualifier et assurer le suivi des prospects.

Les meilleures fonctionnalités de Cvent

• Simplifie le processus de recherche de lieux d'évènements grâce à la gestion des lieux
• La gestion des exposants rationalise les tâches et les communications des exposants afin de réduire les allers-retours de coordination
• La plateforme de webinaires vous permet de créer des webinaires attrayants pour les évènements virtuels

Limites de Cvent

• La plateforme est coûteuse par rapport à d'autres outils de cette liste
• Les fonctionnalités peuvent être écrasantes pour les non-initiés à la technologie et les utilisateurs débutants

Prix de Cvent

• Prix personnalisés

Évaluations et critiques de Cvent

• G2 : 4.3/5 (1700+ commentaires)
• Capterra : 4.4/5 (900+ commentaires)

9. Whova

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/whova-event-management-app-1400x906.png Logiciel de gestion d'évènements Whova /$$$img/

via Whova Plutôt que d'utiliser différents logiciels pour gérer la billetterie, la communication avec les participants et la logistique, le logiciel de planification d'évènements Whova constitue une solution de bout en bout pour les organisateurs d'évènements.

La plateforme hybride unifiée d'évènements de Whova et logiciel de gestion de sites proposent des stands numériques pour des évènements tels que les salons de l'emploi, les expositions et les foires commerciales.

Whova meilleures fonctionnalités

• Créez des brochures vent prêtes pour le mobile avec la marque de votre entreprise
• Envoyez des notifications push avec des annonces ciblées
• Gérez la billetterie des participants et des évènements à partir de la même plateforme

Limites de Whova

• Intégrations limitées avec des plateformes tierces

Prix de Whova

• Prix personnalisé

Évaluations et critiques de Whova

• G2 : 4.8/5 (1200+ commentaires)
• Capterra : 4.8/5 (1700+ commentaires)

10. Scoro

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/dash\_configure-1400x667.png Tableau de bord de Scoro /$$img/

via Scoro Créer budgets des projets , répartir le travail facturable et non facturable, et gérer les réunions, les tâches et les factures sur les outils de gestion d'évènements de Scoro.

Le planificateur de Scoro vous donne un aperçu des charges de travail individuelles, des créneaux horaires disponibles, des surréservations potentielles et des délais.

Suivez les heures facturables et réelles travaillées sur chaque projet ou client et transférez-les sur des factures avec des taux personnalisés dans plusieurs devises. Vous pouvez également envoyer automatiquement des rappels de factures en retard pour les soldes impayés et rationaliser la gestion des paiements.

Scoro meilleures fonctionnalités

• Capacités de rapports étendues pour analyser et mesurer les performances de l'évènement
• Créez des propositions et estimez les coûts de livraison avec des modèles pré-construits
• La planification des ressources garantit que les tâches sont assignées en fonction de la capacité des planificateurs d'évènements

Limites de Scoro

• Pas de forfait Free
• Certains utilisateurs signalent un manque de réactivité de l'assistance client

Prix de Scoro

• Essentiel : 26 $ par utilisateur et par mois
• Standard : 37 $ par utilisateur et par mois
• Pro : 63 $ par utilisateur et par mois
• Ultimate : Tarification personnalisée

Scoro évaluations et commentaires

• G2 : 4.5/5 (380+ commentaires)
• Capterra : 3.7/5 (1700+ commentaires)

Préparez vos forfaits avec un logiciel d'évènement complexe et personnalisable

Avec un outil de gestion de projet d'évènement, vous avez l'assurance que vos évènements sont mémorables pour les participants et que tout se passe comme prévu. 🎭

Les fonctionnalités de base telles que les modèles de planification d'événements, ClickUp IA, les intégrations, les objectifs et la gestion des tâches du projet vous permettent de lancer des événements réussis dont vos participants se souviendront longtemps. 🏆

Si vous êtes sur la voie de l'organisation de votre prochain évènement, essayez.. ClickUp gratuitement .