Les tâches répétitives sont le cauchemar de tous les employés. Elles font partie intégrante de la gestion des données et de l'administration, mais elles sont chronophages et souvent ennuyeuses. Pire encore, si vous ne faites pas attention, elles peuvent entraîner des erreurs qui se répercutent sur d'autres processus de l'entreprise.
Autrefois, il était impossible d'échapper à ces processus manuels, mais la technologie a évolué et nous disposons désormais de plus d'options. Découvrez les logiciels d'automatisation de la bureautique.
Découvrons ensemble les outils d’automatisation de la bureautique et comment ils peuvent rationaliser vos flux de travail. Découvrez ensuite certains des meilleurs logiciels d’automatisation de la bureautique disponibles aujourd'hui afin de choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise et lui permettre de prospérer.
Qu'est-ce qu'un logiciel d'automatisation de la bureautique ?
Les logiciels d'automatisation de la bureautique prennent en charge les tâches administratives répétitives, sans nécessiter beaucoup d'intervention humaine, voire aucune. Cela vous permet, à vous et à votre équipe, de vous concentrer sur des tâches plus stratégiques ou qui nécessitent spécifiquement une touche humaine.
Les logiciels de bureautique sont conçus pour gérer des processus automatisés à l'aide d'une série de déclencheurs. Ceux-ci déclenchent des actions spécifiques, par exemple pour générer une mise à jour de statut, modifier une date d'échéance ou envoyer un e-mail ou une notification de rappel.
Les différents types d'outils d'automatisation de la bureautique ont une grande variété d'applications. Par exemple :
- Tâches de front-office telles que le contrôle d'accès, la gestion de la relation client (CRM) et les fonctions d'assistance à la clientèle.
- Automatisation des tâches administratives, assistance pour des processus tels que la gestion des installations, la gestion des stocks, la facturation et la paie.
- Fonctions RH, telles que le suivi des candidats, l'intégration et la formation
Parmi les nombreux avantages de la technologie d'automatisation de la bureautique, citons l'amélioration de l'efficacité des processus et de la productivité grâce à :
- Une plus grande précision grâce à la réduction des erreurs humaines
- Optimisation du flux de travail pour que tous vos processus fonctionnent comme sur des roulettes
- Moins de temps perdu : les machines ne prennent pas de pause déjeuner et ne se déconcentrent pas.
- Le résultat est une réduction de vos coûts d'exploitation et une augmentation de vos bénéfices.
- Amélioration de la satisfaction des employés et des clients
Et ce n'est qu'un début.
Que rechercher dans un logiciel d'automatisation de la bureautique ?
Lorsque vous mettez en œuvre un logiciel d’automatisation de bureau, vous devrez probablement faire une réingénierie de vos processus métier. Pour minimiser cela, choisissez le système d’automatisation de bureau qui correspond le mieux à vos besoins.
Par exemple, lequel de ces logiciels vous faut-il ?
- Logiciel de cartographie des processus pour planifier vos processus d'entreprise
- Un système de gestion des données qui simplifie l'entrée et l'échange de données
- Logiciel de gestion des flux de travail pour optimiser vos flux de travail au bureau et réduire les goulots d'étranglement
- Logiciel de gestion des tâches pour aider les membres de votre équipe à rester sur la bonne voie et faciliter la gestion de projet.
- Des outils qui vous aident à déléguer le travail et à suivre de près la progression, sans microgestion.
- Des canaux de communication qui aident votre équipe à collaborer et à partager des informations
- Logiciel de marketing automatisé pour faire progresser les clients dans votre entonnoir de vente
- Mise en œuvre low-code, vous n'avez donc pas besoin d'une équipe informatique pour vous lancer.
- Sécurisez le stockage de vos données afin que toutes les informations relatives à vos clients et à votre entreprise soient protégées.
- Des rapports pertinents qui vous indiquent ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Le meilleur logiciel de bureautique vous offrira la combinaison d'outils la plus adaptée. Vous devrez toujours effectuer une analyse régulière des flux de travail pour vérifier que toutes vos opérations administratives sont sur la bonne voie, mais si vous partez d'une base solide et d'une automatisation avancée, vous avez déjà une longueur d'avance.
Les 10 meilleurs logiciels d'automatisation de la bureautique à utiliser
Maintenant que vous savez ce qu'il est possible de faire avec une solution d'automatisation des flux de travail, préparez-vous à découvrir certaines des meilleures options disponibles aujourd'hui.
1. ClickUp
ClickUp est un outil de gestion de projet tout-en-un qui vous aide à garder le contrôle sur tous les aspects de votre entreprise. Axé sur l'amélioration de l'efficacité et de la productivité, ce logiciel de bureautique est conçu pour rationaliser votre flux de travail de toutes les manières possibles.
Choisissez parmi plus de 100 automatisations ClickUp prédéfinies, ou personnalisez-les, pour gérer les tâches administratives courantes. Par exemple, créez rapidement de nouvelles tâches, puis attribuez-les automatiquement aux bons membres de l'équipe, avec des pièces jointes.
Les tâches récurrentes se répèteront automatiquement, sans que vous ayez à intervenir. Vous pouvez également configurer des déclencheurs ou des conditions pour mettre en œuvre certaines actions, comme modifier les statuts, les dates d'échéance ou les priorités, ou réattribuer des tâches si nécessaire.
Profitez de la large gamme de modèles disponibles pour tous les besoins de votre entreprise, du modèle ClickUp Office Space Management Template au modèle ClickUp Employee Onboarding Template ou au modèle ClickUp Help Desk Template.
Gardez un œil sur tout grâce aux tableaux de bord ClickUp. Vous pouvez les personnaliser pour afficher les indicateurs en temps réel et les informations détaillées dont vous avez besoin pour prendre les bonnes décisions.
Meilleures fonctionnalités de ClickUp :
- Commencez dès maintenant avec cette solution d'automatisation de la bureautique sans code.
- Utilisez ClickUp Mindmaps ou ClickUp Tableau blanc pour concevoir vos flux de travail avant l'automatisation.
- Automatisez les notifications de rappel afin que chacun sache quoi faire et quand le faire.
- Tirez parti des outils d'IA intégrés à ClickUp AI pour simplifier des processus tels que la rédaction et la modification en cours de textes, la résumation des notes de réunion et la mise en forme du contenu.
- Regroupez tout dans un flux de travail partagé grâce à des intégrations avec une multitude d'applications tierces, notamment Outlook, Trello, Slack, Zoom, Microsoft Teams, HubSpot et bien d'autres encore.
- Utilisez les outils d'amélioration des processus intégrés, tels que la documentation des processus, les flux de travail visuels et les rapports détaillés, pour affiner en permanence chaque élément de votre entreprise.
Limitations de ClickUp :
- Bien que ClickUp soit extrêmement convivial pour les utilisateurs, il offre tellement d'options qu'il peut falloir un certain temps pour les maîtriser toutes.
- L'application mobile n'est pas tout à fait à la hauteur de la version de bureau, mais elle s'en rapproche.
Tarifs ClickUp :
- Free Forever
- Unlimited : 7 $/mois par utilisateur
- Entreprise : 12 $/mois par utilisateur
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître les tarifs
- ClickUp AI est disponible à l'achat dans tous les forfaits payants au prix de 7 $ par mois et par membre de l'environnement de travail et invité interne.
Évaluations et avis sur ClickUp :
- G2 : 4,7/5 (plus de 8 900 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 3 800 avis)
2. BetterCloud
BetterCloud est un logiciel de bureautique sans code qui gère les environnements en ligne et les protège contre les failles de sécurité. Il est conçu pour améliorer la productivité et l'efficacité des équipes informatiques, en utilisant l'automatisation pour rationaliser les opérations quotidiennes.
Utilisez les flux de travail préconfigurés pour automatiser les tâches informatiques courantes telles que l'intégration des utilisateurs et la gestion des licences. Cela permet à la fois de gagner du temps et d'améliorer la précision, car il y a moins d'interventions manuelles. ✅
Les outils d'évaluation et de rapports offrent un aperçu de l'utilisation de la plateforme cloud et signalent les menaces potentielles pour la sécurité afin que des mesures supplémentaires puissent être prises.
Les meilleures fonctionnalités de BetterCloud :
- Réalisez des économies en consolidant automatiquement les redondances telles que les licences excédentaires.
- Automatisez les processus liés au cycle de vie des utilisateurs en les intégrant puis en les désintégrant au moment opportun.
- Assurez la sécurité et la conformité des données de votre entreprise grâce à des fonctionnalités automatiques d'analyse, de sauvegarde et de récupération des fichiers.
- Intégrez plus de 70 applications SaaS, telles que Google Workspace, Salesforce, Asana et ClickUp.
Limites de BetterCloud :
- Il y a une courbe d'apprentissage initiale pour se familiariser avec la plateforme BetterCloud.
- Certains utilisateurs estiment que les flux de travail pourraient être davantage personnalisables en fonction de leurs besoins spécifiques.
Tarifs BetterCloud :
- Contactez-nous pour obtenir un devis
Évaluations et avis sur BetterCloud :
- G2 : 4,4/5 (plus de 340 avis)
- Capterra : 4/5 (27 avis)
3. Workable
Workable est un outil de bureautique destiné aux recruteurs. Il assure l’automatisation du processus de recherche de nouveaux membres, leur intégration, puis leur gestion, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts.
Utilisez les outils glisser-déposer de Workable pour créer rapidement une page Carrières afin d'attirer des candidats de haut niveau. Utilisez ensuite les modèles de description de poste prédéfinis pour créer des descriptions de rôle. Les outils d'IA établissent votre liste de candidats en recherchant en ligne des candidats passifs qui pourraient être intéressés par de nouveaux rôles, ainsi que des candidats qui ont déjà postulé.
Automatisez la planification des entretiens, puis évaluez les candidats en recueillant les commentaires de l'équipe de recrutement via la plateforme, ce qui vous permettra de repérer facilement la personne idéale pour le poste.
Les meilleures fonctionnalités de Workable :
- Publiez rapidement et facilement des offres d'emploi sur plus de 200 sites, ainsi que sur vos réseaux sociaux.
- Rassemblez les profils et les coordonnées des candidats à partir de réseaux sociaux tels que LinkedIn et Twitter.
- Remplissez automatiquement les profils des candidats à l'aide de l'analyse des CV.
- Utilisez des tests d'évaluation automatisés pour vérifier que les candidats sont qualifiés pour le rôle.
- Demandez aux nouveaux employés de signer électroniquement les documents, puis stockez-les en toute sécurité dans le système.
Limites exploitables :
- Vous devrez payer un supplément pour bénéficier de fonctionnalités premium telles que les évaluations, l'envoi de textes via la plateforme et les entretiens vidéo.
- Parfois, les données des candidats ne fusionnent pas parfaitement avec d'autres applications et doivent être saisies manuellement.
Tarification abordable :
- Starter : 149 $/mois pour un maximum de 50 employés
- Standard : à partir de 299 $/mois pour un maximum de 20 employés
- Premier : à partir de 599 $/mois pour un maximum de 20 employés
Évaluations et avis sur Workable :
- G2 : 4,6/5 (plus de 400 avis)
- Capterra : 4,4/5 (plus de 430 avis)
4. Brevo
Ce logiciel de bureautique est une plateforme CRM qui simplifie le cycle de vente et aide à faire progresser les clients dans votre pipeline. Choisissez parmi la plateforme marketing, la plateforme de vente, l'outil d'e-mails transactionnels et l'outil de discussion, ou optez pour l'ensemble de ces outils dans BrevoPlus.
Configurez des messages automatisés qui seront envoyés au bon moment. Par exemple, un e-mail de bienvenue lors de l'inscription, un rappel lorsqu'un client a abandonné son panier ou un message de suivi lorsque vous ne l'avez pas vu depuis un certain temps.
Automatisez la segmentation pour identifier les intérêts, le comportement et d'autres caractéristiques des clients afin de personnaliser le contenu et d'établir de meilleures relations. Utilisez ensuite l'historique des achats d'un client pour recommander des ventes croisées et incitatives afin d'augmenter vos profits.
Les meilleures fonctionnalités de Brevo :
- Mettez en place des campagnes marketing par e-mail, SMS, WhatsApp ou chat.
- Envoyez jusqu'à 300 e-mails par jour avec le forfait Free.
- Si vous ne souhaitez pas souscrire à un forfait mensuel, achetez des crédits prépayés pour envoyer des e-mails, des SMS et des messages WhatsApp via le forfait à la carte.
- Utilisez le lead scoring pour identifier vos meilleurs prospects afin de pouvoir vous concentrer sur la conclusion de la vente.
- Intégrez plus de 150 autres outils numériques tels que Salesforce, Zendesk, Zapier, Shopify et WooCommerce.
Limites de Brevo :
- Brevo est idéal pour le marketing par e-mail et les messages, mais il ne propose pas de fonctionnalités de marketing via les réseaux sociaux.
- Les modèles intégrés sont quelque peu limités, et certains ne sont pas aussi attrayants qu'ils pourraient l'être.
Tarifs Brevo :
- Gratuit : Gratuit
- Starter : à partir de 25 $/mois par boîte de réception partagée
- Business : à partir de 65 $/mois par boîte de réception partagée
- BrevoPlus : Contactez-nous pour connaître les tarifs
Évaluations et avis sur Brevo :
- G2 : 4,5/5 (plus de 600 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 1 700 avis)
5. Xero
Xero est un logiciel de comptabilité qui vous aide à tout gérer, de la création automatique de factures et des demandes de remboursement de frais au paiement des factures, en passant par la gestion de votre trésorerie et la génération de rapports. Il se synchronise avec votre banque, de sorte que toutes vos informations financières sont rapprochées et facilement accessibles en un coup d'œil.
Un logiciel de suivi de projet vous aide à voir exactement où vous en êtes dans un projet, de la soumission du devis à l'encaissement du paiement. Vous pouvez également payer votre équipe, stocker les registres de paie et générer des rapports de paie.
Cet outil de bureautique est principalement conçu pour les particuliers et les petites entreprises, mais il propose également une offre premium pour les grandes entreprises.
Les meilleures fonctionnalités de Xero :
- Acceptez les paiements de vos clients par carte de débit ou de crédit, directement à partir de leur facture.
- Importez en toute sécurité les transactions quotidiennes de votre compte bancaire dans votre système Xero.
- Utilisez l'application cloud Xero pour vérifier vos nombres, même lorsque vous êtes en déplacement.
- Invitez votre équipe financière (ou un ami serviable et doué en finances) à collaborer avec vous en temps réel lorsque vous travaillez sur vos comptes.
Limites de Xero :
- Les petites entreprises pourraient trouver même le forfait Xero Starter un peu cher pour leur budget.
- Comme il s'agit d'un logiciel basé sur le cloud, vous devez disposer d'une connexion Internet fiable pour y accéder, ce qui peut poser problème pour les entreprises situées à des emplacements plus éloignés.
Tarifs Xero :
- Starter : 25 $/mois
- Standard : 40 $/mois
- Premium : 54 $/mois
Évaluations et avis sur Xero :
- G2 : 4,3/5 (plus de 580 avis)
- Capterra : 4,4/5 (plus de 2 700 avis)
6. e-Procure
e-Procure est conçu pour rationaliser et automatiser les achats et les ventes des entreprises B2B. Basé sur un réseau blockchain sécurisé, ce logiciel de bureautique met en relation les acheteurs et les fournisseurs du monde entier et les aide à faire des affaires.
Les vendeurs peuvent créer un catalogue intelligent de produits ou de services sur le système, ou générer et soumettre des devis, des offres ou des propositions. Les acheteurs peuvent trouver de nouveaux fournisseurs à l'échelle mondiale, puis gérer le processus d'approvisionnement via la plateforme. Une fois la transaction conclue, le processus de paiement est sécurisé et strictement contrôlé.
Les meilleures fonctionnalités d'e-Procure :
- Communiquez via la plateforme, négociez et gérez les contrats, et payez ou soyez payé.
- Organisez ou participez à des enchères électroniques en direct sur la plateforme e-Procure.
- Générez des rapports pour analyser et obtenir des informations sur vos ventes B2B.
- Faites appel à des experts de confiance dans différents domaines liés à l’entreprise et aux achats lorsque vous avez besoin de conseils.
Limites de l'approvisionnement électronique :
- Le traitement de toutes les étapes d'une transaction et la gestion des différentes approbations requises peuvent prendre un certain temps.
- L'entreprise ne dispose pas encore d'un nombre suffisant d'évaluations pour juger de son efficacité.
Tarifs e-Procure :
- Free
Évaluations et avis sur e-Procure :
- G2 : 4,8/5 (2 avis)
- Capterra : 5/5 (1 avis)
7. Coupa
Cet outil de bureautique vous aide à gérer les dépenses de votre entreprise, à réaliser des économies et à réduire les risques. Son objectif est de rendre les moyennes et grandes entreprises plus durables et plus rentables afin qu'elles soient bien positionnées pour se développer.
Coupa travaille avec divers partenaires agréés afin d'offrir à ses clients des services qui optimisent les dépenses de l'entreprise, par exemple des solutions technologiques, des systèmes de paiement ou des services de conseil en gestion.
Meilleures fonctionnalités de Coupa :
- Intégrez votre progiciel de gestion intégré à Coupa pour automatiser les processus manuels et améliorer votre contrôle financier.
- Demandez à vos fournisseurs d'utiliser des factures électroniques, puis payez-les automatiquement et facturez-les au compte de dépenses approprié, ce qui réduira le temps consacré au traitement des factures.
- Éliminez les paiements de factures en double ou frauduleux grâce à Spend Guard.
- Rationalisez vos achats et suivez-les en temps réel pour optimiser vos dépenses préapprouvées.
Limites de Coupa :
- Les intégrations ne se déroulent pas toujours aussi bien qu'elles le devraient, et la résolution des problèmes peut prendre un certain temps.
- Certains utilisateurs, en particulier les petites entreprises, trouvent les tarifs de Coupa un peu élevés par rapport à leur budget.
Tarifs Coupa :
- Contactez-nous pour obtenir un devis
Évaluations et avis sur Coupa :
- G2 : 4,2/5 (plus de 350 avis)
- Capterra : 4,2/5 (plus de 80 avis)
8. UiPath
UiPath utilise l'automatisation robotisée des processus et l'intelligence artificielle pour automatiser les processus et vous donner un aperçu de tous les domaines de votre entreprise.
Créez des applications low-code ou des automatisations en enregistrant simplement vos actions à l'écran, puis en les rejouant. Utilisez des robots pour extraire des données de tous types de documents, puis les traiter. Il ne vous reste plus qu'à les valider ou à traiter les exceptions, ce qui vous permet de gagner du temps, de réduire vos coûts et de limiter les erreurs.
Affichez tout en un seul endroit afin de pouvoir tout surveiller et gérer, puis améliorer les processus si nécessaire.
Meilleures fonctionnalités d'UiPath :
- Tirez parti de plus de 25 modèles d'apprentissage automatique prédéfinis pour différents cas d'utilisation.
- Apprenez à vos robots à vous avertir via le Centre d'action lorsqu'ils ont besoin d'une intervention humaine.
- Utilisez UiPath avec vos documents et feuilles de calcul Microsoft Office, Gmail et File Manager.
- Intégrez-le à SAP et Citrix pour améliorer la productivité de votre entreprise.
Limites d'UiPath :
- Certains utilisateurs aimeraient voir davantage d'options d'intégration tierces pour ce logiciel de bureautique.
- L'automatisation basée sur l'image pourrait être améliorée.
Tarifs UiPath :
- Gratuit : Gratuit
- Avantage : à partir de 420 $/mois
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître les tarifs
Évaluations et avis sur UiPath :
- G2 : 4,6/5 (18 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 700 avis)
9. Envoy
Envoy est une solution pour le lieu de travail qui aide à optimiser les environnements de travail hybrides et à gérer les visiteurs.
Cet outil de bureautique permet aux employés hybrides de réserver le bureau qu'ils souhaitent en fonction du type de travail qu'ils prévoient d'effectuer ce jour-là, selon que leur objectif principal est de se concentrer ou de collaborer. Ils peuvent également réserver des salles de réunion et recevoir un rappel avant le début d'une réunion.
Filtrez les visiteurs avant leur arrivée, puis demandez-leur de s'enregistrer numériquement, en acceptant les accords de confidentialité ou les décharges de responsabilité au cours du processus. Le système imprime un badge visiteur et les employés hôtes sont automatiquement informés afin qu'ils puissent accompagner leurs invités.
Les meilleures fonctionnalités d'Envoy :
- Gérez les réservations de bureaux et de salles pour votre personnel, ce qui vous donne une vue claire de l'utilisation de l'espace.
- Définissez des critères d'entrée pour protéger votre personnel et votre capital intellectuel.
- Suivez le courrier et les livraisons grâce à un système d'archivage clair et une distribution sécurisée.
- Sachez à tout moment qui se trouve dans le bâtiment grâce à des analyses et des rapports détaillés.
Limites d'Envoy :
- Certains visiteurs peuvent ne pas être à l'aise avec le processus d'enregistrement numérique.
- Idéalement, vous devriez investir dans un appareil tel qu'un iPad pour la réception, car un smartphone est un peu trop petit.
Tarifs Envoy :
- Standard : 3 $/mois par utilisateur
- Premium : 5 $/mois par utilisateur
Évaluations et avis sur Envoy :
- G2 : 4,6/5 (plus de 490 avis)
- Capterra : 4,8/5 (plus de 400 avis)
10. Zapier
Zapier est bien connu pour automatiser les connexions à des applications tierces et rationaliser les flux de travail.
Automatisez les tâches manuelles répétitives en reliant deux ou plusieurs applications et en spécifiant les déclencheurs et les actions qui en découlent, par exemple, mettre à jour les coordonnées d'un client dans votre CRM lorsqu'il remplit un formulaire de modification de coordonnées ou envoyer un e-mail de bienvenue lorsqu'il s'inscrit sur votre site.
Occupez-vous des tâches administratives courantes liées aux projets et envoyez des mises à jour sur les tâches et les projets. Collaborez entre les équipes, par exemple entre l'équipe commerciale et le marketing, ou entre votre service d'assistance et le service informatique, grâce à des transferts automatisés. Puis adaptez tout à la croissance de votre entreprise.
Meilleures fonctionnalités de Zapier :
- Utilisez l'outil glisser-déposer pour créer votre flux de travail automatisé.
- Choisissez parmi des milliers de services web pour lier ceux dont vous avez besoin sur différentes plateformes.
- Stockez vos données dans des tableaux conçus pour l'automatisation et consolidez les mises à jour provenant de n'importe quelle application en connexion.
- Encouragez la collaboration et contrôlez qui a accès à quoi grâce à diverses options de partage et d'autorisation.
Limites de Zapier :
- Si vous rencontrez des problèmes avec les applications tierces lors de la connexion, le système peut temporairement tomber en panne.
- La version gratuite vous limite à seulement 100 tâches par mois avec des automatisations en une seule étape, ce qui peut s'avérer insuffisant pour les grandes entreprises.
Tarifs Zapier :
- Gratuit : Gratuit
- Starter : 19,99 $/mois par utilisateur
- Professionnel : 49 $/mois par utilisateur
- Équipe : 69 $/mois pour un nombre illimité d'utilisateurs
- Entreprise : Contactez-nous pour connaître les tarifs
Évaluations et avis sur Zapier :
- G2 : 4,5/5 (plus de 1 100 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 2 700 avis)
Gagnez du temps et de l'argent grâce au meilleur logiciel d'automatisation de la bureautique
Les outils d'automatisation gèrent pour vous les tâches répétitives qui prennent beaucoup de temps, rationalisent vos flux de travail et vous libèrent pour des tâches plus importantes. Ils minimisent les erreurs humaines, améliorent l'efficacité et la productivité, et contribuent à satisfaire à la fois vos clients et votre personnel, ce qui améliore vos résultats financiers.
Le meilleur logiciel d’automatisation de la bureautique pour votre entreprise vous offrira les outils dont vous avez besoin pour établir la connexion entre les différents processus spécifiques à votre entreprise. Il vous fournira également des informations qui vous aideront à affiner vos processus si nécessaire.
Il existe de nombreuses solutions d'automatisation de la bureautique, mais l'une des meilleures est ClickUp. ClickUp est une solution tout-en-un qui vous aide à mieux gérer tous les aspects de votre entreprise, en simplifiant et en rationalisant tous vos processus administratifs. ✨
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