En tant que gestionnaire de projet, la création et l'optimisation des processus ne vous sont pas étrangères. Bien que l'optimisation soit une nécessité, il existe différentes façons d'améliorer vos processus pratiques de gestion de projet .
Les méthodologies d'amélioration des processus vous aident à identifier les problèmes dans vos processus d'entreprise et à les résoudre. Avec le bon cadre, vous accélérerez le travail, réduirez les coûts et améliorerez la qualité du travail. ⭐
L'amélioration des processus aide également votre équipe à apprendre et à s'améliorer. S'il est grand temps pour votre équipe d'assumer davantage de responsabilités, l'amélioration des processus est ce qu'il vous faut. Le défi consiste à choisir la bonne méthodologie d'amélioration des processus pour votre situation spécifique.
Dans ce guide, nous allons nous pencher sur les méthodologies d'amélioration des processus d'entreprise, partager les approches les plus importantes à suivre et vous donner quelques modèles pour accélérer l'amélioration des processus.
Que sont les méthodologies d'amélioration des processus ?
Les méthodologies d'amélioration des processus sont des approches que les gestionnaires de projet utilisent pour optimiser des processus spécifiques en vue d'obtenir un résultat particulier, qu'il s'agisse de la qualité du produit, de la réduction des déchets ou de la satisfaction du client.
Au lieu d'essayer de comprendre les choses par essais et erreurs, la méthodologie vous donne un cadre éprouvé pour analyser, examiner et améliorer les processus au sein de votre entreprise. 🛠️
Visualisez les tâches, les projets et les flux de travail de la manière qui vous convient le mieux grâce aux 15+ affichages personnalisables de ClickUp
La plupart des méthodologies d'amélioration des processus suivent les étapes suivantes :
- Identification: Tout d'abord, identifiez les processus que vous souhaitez optimiser afin de ne consacrer du temps et des ressources qu'aux processus qui vous importent le plus
- Analyse: Faites une analyse approfondie de vos processus existants pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Appuyez-vous sur les données et les indicateurs pour prendre des décisions moins biaisées
- Stratégie et mise en œuvre: Créez une stratégie pour remédier aux inefficacités sur la base de ce que vous avez appris
- Révision et itération: Votre première stratégie n'est peut-être pas la bonne, alors itérez sur le processus jusqu'à ce que vous obteniez les résultats dont vous avez besoin. Il se peut que vous deviez recueillir des informations en retour et surveiller l'évolution de la situationdes indicateurs de performance clés (KPI) pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas
Toutes les méthodologies sont différentes, mais elles servent toutes de schéma directeur pour raffinage et gérer vos flux de travail internes.
Les méthodologies les plus utilisées
Il existe un milliard de techniques d'amélioration des processus. Vous êtes libre de choisir l'option qui vous parle, mais jetons un coup d'œil à quelques-unes des méthodologies les plus couramment utilisées.
- Lean : Dérivée à l'origine de l'équipe de fabrication Lean de Toyota, cette méthodologie se concentre sur l'élimination du gaspillage sous tous ses formulaires. La méthodologie Lean est donc populaire dans les secteurs de la fabrication, de la construction et dans toutes les autres industries qui dépendent fortement des matériaux, des pièces et de la main-d'œuvre
- Six Sigma: Cette méthodologie se concentre sur la réduction de la variabilité dans les processus de fabrication. Il existe deux écoles de pensée au sein de la méthode Six SigmaSix Sigma deux écoles de pensée. Choisissez entre Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer, Contrôler (DMAIC) et Définir, Mesurer, Analyser, Concevoir, Vérifier (DMADV) pour améliorer les processus
- Kaizen : Terme japonais qui signifie "changement pour le mieux"Kaizen se concentre sur l'amélioration continue de presque tout, c'est donc une méthodologie utile qui fonctionne pour n'importe quelle organisation
- Gestion de la qualité totale ( TQM ): La gestion de la qualité totale se concentre sur l'amélioration de la qualité des produits et des services pour la satisfaction des clients. Si vous dépendez fortement des consommateurs finaux, le TQM peut être une bonne solution
- Le cycle $$$a: Planifier, Faire, Contrôler, Agir est également connu sous le nom de cycle de Deming. Il s'agit d'une boucle continue qui crée un flux constant d'initiatives d'amélioration. C'est un excellent moyen de créer une culture d'amélioration constante
- BPM: Gestion des processus d'entrepriseplanifie vos processus actuels avecorganigrammes et d'autresoutils de modélisation des processus. Ensuite, il redéfinit, exécute, surveille et affine vos processus au fil du temps
N'oubliez pas qu'il ne s'agit là que des méthodologies les plus populaires. Plus loin dans ce guide, nous en partagerons d'autres afin de vous donner une meilleure idée des options qui s'offrent à vous et des raisons pour lesquelles elles peuvent travailler pour vous.
Les avantages de la mise en œuvre de méthodologies d'amélioration des processus
Tout le monde aime l'amélioration, mais cela vaut-il vraiment la peine d'utiliser une méthodologie d'amélioration des processus ? Certaines équipes peuvent s'en passer, mais ce n'est pas une bonne façon d'obtenir des changements réels et durables. La mise en œuvre de méthodologies d'amélioration des processus présente de nombreux avantages.
Éliminer les inefficacités
Les méthodologies d'amélioration des processus identifient les activités qui n'apportent pas de valeur ajoutée. Elles appliquent un regard critique sur vos processus afin de repérer les redondances et de minimiser les gaspillages, que ce soit en termes de temps, de ressources ou de matériaux.
Utilisez les recettes d'automatisation préconstruites dans ClickUp ou personnalisez-les en fonction de vos besoins, afin que votre équipe puisse se concentrer sur ce qui compte le plus
Avec les méthodologies d'amélioration, vous rationaliser les flux de travail même pour les processus les plus compliqués. L'avantage est que vous travaillez de manière plus directe, ce qui réduit la confusion et raccourcit les délais d'exécution. 🙌
Améliorer le contrôle de la qualité
Les méthodologies d'amélioration des processus vous donnent des indicateurs et des repères clairs pour comprendre comment vous vous y prenez. Si vous avez du mal à générer un travail de qualité à grande échelle, l'amélioration des processus d'entreprise permet une prise de décision basée sur les données.
De plus, les modèles et les processus standardisés réduisent les écarts et les erreurs, améliorant ainsi la qualité du travail de votre équipe. 🤩
Stimulez la satisfaction des clients
L'amélioration de vos processus, qu'ils soient internes ou tournés vers le client, a un impact direct sur l'expérience client. Si vous optimisez les bons éléments, cela peut stimuler la fidélité et encourager les entreprises à revenir.
Encourager l'apprentissage et l'amélioration continus
Cela ne se fera pas du jour au lendemain, mais il se passe quelque chose d'étonnant lorsque vous commencez à améliorer les processus : cela crée une culture de la résolution de problèmes. Un processus d'amélioration continue suscite des idées plus créatives et de meilleures méthodes de travail, ce qui profite à votre équipe et à vos clients. Tout le monde y gagne. 💡
Augmentation rentabilité
Éliminer les inefficacités et optimiser les flux de travail s'accompagne d'un heureux effet secondaire : la réduction des coûts. Les clients plus heureux ont tendance à dépenser plus, de sorte que la baisse des coûts et l'augmentation des gains stimuleront votre rentabilité. 💰
6 méthodologies d'amélioration des processus à connaître
Nous avons passé en revue les méthodologies d'amélioration des processus les plus courantes, mais ce ne sont pas les seules dont vous disposez.
Décortiquons quelques-unes des méthodologies d'amélioration des processus les plus utiles pour améliorer la production de votre équipe et dire bye-bye aux goulets d'étranglement. ⏱️
1. Agile
Agile est une stratégie de gestion de projet qui donne la priorité à la flexibilité, au retour d'information et à la collaboration. Agile est typiquement un outil pour le développement de produits, mais vous pouvez également l'utiliser pour l'amélioration des processus.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/Connect-ClickUp-Docs-to-Workflows.gif Méthodologies d'amélioration des processus : La gestion de projet Agile dans ClickUp /$$img/
Connectez ClickUp Docs à votre flux de travail en liant les tâches entre elles
Avec Méthodologie agile , vous créez un forfait, vous le concevez, vous le développez, vous le testez, vous le déployez et vous le révisez. Une fois que vous avez revu le le forfait d'amélioration des processus résultats, vous recommencez le processus. La méthode Agile n'est jamais vraiment "terminée", ce qui la rend adaptée à toute équipe qui aime itérer et travailler en étroite collaboration.
Cas d'utilisation courants :
- Projets de développement de logiciels où les exigences changent au fil du temps
- Les projets avec des retours et des changements itératifs, comme les projets d'expérience client
Best for :
- Les équipes qui ont besoin de flexibilité en ce qui concerne le champ d'application
- Les projets complexes qui n'ont pas d'exigences claires au départ
- Les équipes qui valorisent la collaboration
2. Kanban
Kanban est un outil visuel d'amélioration de la gestion du flux de travail. Cet outil permet de visualiser facilement le statut, les assignés et la progression de chaque projet.
Pour l'amélioration des processus, Kanban agit comme un un outil de Tableau blanc qui vous permet de cartographier vos processus actuels et d'identifier les points de friction.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/image10.gif Regroupement de tâches dans l'affichage Tableau de ClickUp /$$img/
Regrouper les tâches sur votre Tableau Kanban par statut, champs personnalisés, priorité, et plus encore dans l'affichage Tableau de ClickUp
Comme il s'agit d'un outil de visualisation et pas nécessairement d'une méthodologie à part entière, il est préférable de combiner les tableaux Kanban avec d'autres méthodes d'amélioration des processus. Malgré tout, c'est un outil utile pour visualiser des processus complexes et les simplifier jusqu'à ce que vous soyez satisfait du résultat. ✨
Cas d'utilisation courants :
- Planification et exécution du contenu
- Visualisation du flux de travail
Meilleur pour :
- Les projets avec des étapes ou des phases fixes
- Identifier les inefficacités du flux de travail
3. Analyse des causes profondes Analyse des causes profondes (RCA) est une stratégie de résolution des problèmes utilisée par les gestionnaires de projet pour s'attaquer au problème réel plutôt qu'à ses symptômes.
Par exemple, si vous avez un problème avec les délais de réponse de l'assistance client, votre réaction spontanée pourrait être de mettre la pression sur votre équipe d'assistance client. Mais avec l'ACR et en creusant un peu, vous pourriez vous rendre compte que c'est votre installation technique qui est à l'origine des retards, et non votre équipe. 👀
En prenant le temps d'identifier la véritable cause d'un problème, vous travaillerez plus efficacement et éviterez que les problèmes ne se reproduisent.
Cas d'utilisation courants :
- Traitement des défaillances du système et de la sécurité
- Projets d'amélioration de la qualité
Meilleur pour :
- Les situations compliquées qui nécessitent plus qu'une simple solution
- Prévention proactive des problèmes
4. Juste à temps (JIT)
Le juste-à-temps est une stratégie de production qui consiste à ne créer des éléments qu'en fonction des besoins. Il s'agit d'une approche de fabrication qui vient des gens de Toyota, mais toute entreprise qui dépend d'un inventaire physique ou de matériaux peut utiliser le JAT.
Si vous avez des stocks importants qui grèvent votre budget, le passage à la méthode JAT réduira le gaspillage et améliorera vos flux de trésorerie. 💸
Cas d'utilisation courants :
- Rationalisation des processus de fabrication pour réduire les coûts des stocks
- Minimiser les déchets matériels
Meilleur pour :
- Les entreprises disposant d'une chaîne d'approvisionnement fiable et de capacités de production rapides
- Les organisations qui ont besoin de réduire les coûts des stocks et de stimuler les flux de trésorerie
5. Analyse SIPOC
L'analyse SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, and Customers) est une méthodologie d'amélioration des processus qui permet de visualiser les processus à un niveau élevé.
Elle n'entre pas dans les détails, mais si vous devez comparer plusieurs processus simultanément, SIPOC est le meilleur outil pour ce travail. Le SIPOC est également idéal si vous souhaitez obtenir rapidement l'adhésion de tous à votre projet.
Cas d'utilisation courants :
- Afficher une vue d'ensemble au début d'un projet
- Clarifier les composantes d'un processus
- Partage de la portée d'un projet avec d'autres parties prenantes
Le meilleur pour :
- Les entreprises qui en sont aux premières étapes de la mise en œuvre d'un projetle mappage de processus* Les équipes qui ont besoin de clarifier les rôles, les responsabilités et les résultats attendus
- Processus complexes qui transcendent les départements ou les équipes
6. Théorie des contraintes
La théorie des contraintes est une méthode d'amélioration des processus qui consiste à rechercher activement les obstacles (contraintes) et à les éliminer pour rationaliser les flux de travail . Vous ne pouvez pas éliminer toutes les contraintes, mais même dans ce cas, l'amélioration ou la suppression de quelques goulets d'étranglement peut améliorer considérablement vos processus. 🎯
Cas d'utilisation courants :
- Chaînes de fabrication qui veulent augmenter leur production
- Résoudre les problèmes de ralentissement de la gestion de la chaîne d'approvisionnement
- Résoudre les problèmes de flux de trésorerie ou de temps d'attente
Meilleur pour :
- Les entreprises qui tentent de surmonter les goulets d'étranglement ou la lenteur des performances
- Les organisations qui ont besoin d'augmenter leur production de manière significative
3 modèles incontournables de méthodologie d'amélioration des processus
Les méthodologies sont utiles, mais même avec une méthodologie en main, vous devez créer tous les documentation du processus vous-même. C'est beaucoup de travail, n'est-ce pas ?
Heureusement, il n'est pas nécessaire de faire de l'amélioration de processus en solo. Les modèles ClickUp sont là pour vous épauler, qu'il s'agisse de comprendre l'étendue du travail de votre équipe ou de créer des procédures opératoires normalisées pour de nouveaux processus. 🌻
ClickUp Amélioration des processus Modèle de structure de répartition du travail
Personnalisez vos propres étapes ou utilisez les catégories prêtes à l'emploi du modèle de structure de répartition du travail pour ne pas perdre de vue les tâches à accomplir dans le cadre de l'amélioration des processus
Au lieu de tout suivre par e-mail, en discutant ou en utilisant des notes autocollantes, utilisez le modèle de structure de répartition du travail de ClickUp Modèle de structure de répartition du travail pour l'amélioration des processus ClickUp .
Il reprend vos objectifs d'amélioration importants et audacieux et les divise en tâches plus petites et plus faciles à digérer. Ce modèle permet d'identifier les goulets d'étranglement dans le processus d'amélioration, d'assigner les tâches et de suivre la progression en un seul endroit.
Modèle de charte de projet d'amélioration des processus ClickUp
Organisez votre projet, définissez les indicateurs de réussite et identifiez les problèmes potentiels avec le modèle de charte de projet hyper-organisé de ClickUp
La charte de projet Modèle de charte de projet d'amélioration des processus ClickUp est un document indispensable pour lancer votre premier projet d'amélioration des processus. Utilisez ce modèle pour :
- Documenter vos objectifs finaux, la portée et les produits livrables
- Identifier votre état actuel
- Définir les jalons et les échéanciers
- Attribuer des responsabilités et des tâches
Si vous essayez de planifier une réunion importante sur l'amélioration des processus, ce modèle de charte permettra à tout le monde d'être sur la même page, plus rapidement.
ClickUp Modèle de procédures opératoires normalisées pour l'amélioration continue
Accélérez la création de procédures opératoires normalisées grâce à ce modèle prêt à l'emploi de ClickUp - il vous suffit d'indiquer vos coordonnées et vous êtes prêt à démarrer
À ce stade, vous avez des objectifs et un forfait, mais c'est parfois au niveau de la mise en œuvre que les projets s'enlisent. Ne vous laissez pas abattre par des problèmes de procédure. Utilisez l'outil Modèle de procédures opératoires normalisées ClickUp pour l'amélioration continue .
Les procédures opératoires normalisées (PON) expliquent en détail comment votre équipe va faire pour améliorer continuellement les processus. Ce modèle ClickUp permet également de suivre la progression et de mesurer l'impact de vos changements, ce qui vous permet de savoir assez rapidement si quelque chose fonctionne ou nécessite un réoutillage.
Améliorer les processus et rationaliser la productivité avec ClickUp
Aucun processus n'est parfait, mais il est toujours possible de l'améliorer. Même si vos processus sont presque parfaits, les choses continueront à changer. Suivez les meilleures méthodologies d'amélioration des processus pour rester à la pointe de votre secteur tout en travaillant de la manière la plus efficace possible.
La bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas à faire cela tout seul. ClickUp combine la puissance des tâches, des automatisations, des modèles, des tableaux blancs et bien plus encore pour rationaliser vos processus de travail.
Découvrez les avantages en termes de gain de temps d'une plateforme de travail véritablement tout-en-un. Inscrivez-vous à ClickUp maintenant - c'est Free Forever.