Das Beschaffungswesen erscheint manchmal wie ein kompliziertes Labyrinth. Businesses müssen sich durch eine Vielzahl von Möglichkeiten navigieren, um das Ziel zu erreichen, d.h. den perfekten Lieferanten zu wählen. Ohne RFQ-Vorlagen wären die Entscheidungsträger leicht überfordert und verloren. 😵
Eine RFQ-Vorlage standardisiert den Prozess und hilft Ihnen, die relevanten Informationen zu sammeln, um sich für einen Lieferanten zu entscheiden. Obwohl ihnen selten Guthaben zugestanden wird, sind sie ein wesentlicher Bestandteil der Beschaffung und des Geschäfts im Allgemeinen.
Um diese unbesungenen Helden zu ehren, haben wir eine Top-10-Liste unserer bevorzugten RFQ-Vorlagen zusammengestellt. Es sind die besten im Business, und die gute Nachricht ist, dassdie meisten kostenlos sind!
Was sind RFQ-Vorlagen?
Eine Anfrage ist ein Prozess, bei dem Unternehmen Preise, Angebote und andere wichtige Informationen von Lieferanten und Auftragnehmern einholen, die sich an einem Projekt beteiligen möchten. RFQ-Vorlagen sind Dokumente, die es Unternehmen ermöglichen, Informationen auf einheitliche Weise zu sammeln, um sie zu prüfen und leichter eine Entscheidung treffen zu können.
Der RFQ-Prozess kann mehr oder weniger spezifisch sein, je nach den Bedürfnissen des Unternehmens. Neben dem Preisangebot enthalten sie in der Regel auch Kontaktinformationen, Zahlungsbedingungen, Zeitleiste und Erwartungen an das Projekt.
Sie sind ein wichtiger Bestandteil jedes Geschäfts, unabhängig von Branche und Größe, aber sie sind besonders wichtig für Unternehmen, die einen ständigen Nachschub an bestimmten Produkten benötigen.
Eine RFQ sollte nicht mit einer RFP (Request for Proposal) verwechselt werden. Obwohl diese Dokumente ähnlich sind, dienen sie unterschiedlichen Zwecken. Während RFQs darauf abzielen, Preisinformationen zu liefern, enthalten RFPs oft auch andere, nicht preisbezogene Details. RFQs können entweder vor oder nach RFPs erstellt werden.
Was macht eine gute RFQ-Vorlage aus?
Es gibt keine allgemeingültige Formel. Eine gute Anfrage für ein vorlage für ein Zitat oder eine Vorlage für die Preisgestaltung ist diejenige, die die Aufgabe zu erledigen hat und es ermöglicht effektive Kommunikation zwischen Ihnen und dem Anbieter . Aber im Allgemeinen sollte eine Vorlage für eine Anfrage:
- Alle notwendigen Informationen enthalten: Kontaktinformationen, genaue Spezifikationen, Lieferinformationen und Bedingungen
- Richtlinien für die Übermittlung enthalten: Abgabetermin, bevorzugtes Format und Versandart
- Klar und prägnant sein: Mit Tabellen und anderen visuellen Elementen, um die Lesbarkeit zu erleichtern
- Flexibel sein: Die Anbieter müssen einen gewissen Spielraum in ihrenliste der Anbieter für den Fall, dass sie alternative Lösungen vorschlagen wollen
- Professionell aussehen: Einheitlich und visuell ansprechend
10 RFQ-Vorlagen für das Jahr 2024
Tun Sie sich einen Gefallen und verwenden Sie eine dieser 10 effektiven RFQ-Vorlagen in ClickUp , Word oder Excel. Sie bieten eine solide Grundlage für Ihre beschaffungsprozess sondern auch rationalisieren, Konsistenz gewährleisten und letztlich zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen Ihnen und den Anbietern führen. 🤝
Denken Sie daran: Sie können die Vorlagen jederzeit an Ihre speziellen Bedürfnisse im Geschäft anpassen!
1. ClickUp Vorlage für Angebotsanfragen
ClickUp Vorlage für eine Angebotsanfrage
Die ClickUp Vorlage für Angebotsanfragen ist die einfachste und effektivste Vorlage für eine Angebotsanfrage, die es gibt. Sie ist kurz, deckt aber alle Schlüsselaspekte einer Anfrage ab und legt sie klar und logisch dar. Sobald Sie dem Anbieter ein Dokument zur Verfügung gestellt haben, das Ihre strategischen Plan und Zeitleiste, senden Sie ihnen dieses RFQ-Dokument, um spezifische Informationen zu sammeln und ihr Angebot zu bewerten.
Dieses ClickUp Angebotsdokument beginnt mit Ihrem Firmennamen und Logo. Um es weiter zu personalisieren, fügen Sie ein Titelbild hinzu, ändern Sie die Schriftart und wählen Sie, welche Elemente Sie anzeigen möchten.
Der nächste Abschnitt enthält die Kontaktdaten des Geschäfts, das Datum, die Kunden- und die Angebotsnummer, gefolgt von den Angaben zum verantwortlichen Ansprechpartner, dem Gültigkeitsdatum und den Infos zur Person, die die Anfrage geschrieben hat.
Im folgenden Abschnitt mit der Bezeichnung Spezielle Anweisungen können Sie spezielle Anforderungen an den Lieferanten auflisten, z. B. die Zahlungsweise oder die Bedingungen. Die Vorlage endet mit zwei Tabellen:
- Die erste fasst die wichtigsten Informationen zur Reihenfolge und zum Versand zusammen, einschließlich der Nummer der Postanschrift, des Versanddatums, des Versandunternehmens und des Bestimmungsortes (F.O.B.)
- Die zweite ist eine Liste der gewünschten Elemente, einschließlich ihrer Menge und ihres Preises
2. ClickUp Angebot Formular Vorlage
ClickUp Angebot Formular Vorlage
Wenn Sie sich auf der anderen Seite der Angebots- und Nachfragekette befinden und eine Vorlage zum Sammeln und client verwalten Anfragen, sehen Sie sich die ClickUp Angebot Formular Vorlage . Es ist einfach und benutzerfreundlich, und sobald Sie es öffnen, werden Sie mit detaillierten Anweisungen und Vorschlägen für die Verwendung begrüßt.
Diese kostenlose RFQ-Vorlage besteht aus verschiedenen Ansichten, nämlich:
- Angebotsformular: Ein Formular zur Erfassung der Daten Ihrer potenziellen Kunden. Denken Sie daran, dass das Freigeben von Formularen für Abonnenten des Unlimited-Plans und höher verfügbar ist
- Liste der neuen Angebotsanfragen: Die Basisansicht, in der alle Anfragen angezeigt werden und in der Sie sie gruppieren, filtern und sortieren können. Sie enthält Spalten wie Firmenname, Fälligkeitsdatum, Status und Kosten des Projekts, die Sie jedoch nach Ihren Wünschen benutzerdefinieren können
- Board für den Prozess der Angebotserstellung: Diese Ansicht ermöglicht eine übersichtliche Visualisierung der Aufgaben. Sie können sie gruppieren und neu anordnen, wie Sie es für richtig halten
- tabelle Alle Anfragen: Wenn Sie ein Excel-Fan sind, wird Ihnen diese Ansicht vertraut vorkommen. Sie ist einfach und schnell und ermöglicht die Bearbeitung in großen Mengen und den Export von Daten
Neben diesen Hauptansichten enthält die Vorlage auch ein vereinfachtes Board sowie ein Gantt-Diagramm und eine Workload-Ansicht für ein müheloses Zeit- und Projektmanagement.
3. ClickUp Service Angebot Formular Vorlage
ClickUp Formular für Serviceangebote Vorlage
Mit dem Vorlage für ein Formular für Serviceangebote können Sie ein Formular für Kundenanfragen erstellen, das alle anderen übertrifft. Damit haben Sie alles, was Sie brauchen, um Ihren Kunden genaue Angebote zu machen und schnell eine business-Vertrag . Mit dem Formular werden Anfragen automatisch in Aufgaben umgewandelt, wodurch der Planungsprozess rationalisiert wird.
Sie können das Formular auch als Gast bearbeiten (vorausgesetzt, Sie haben die Berechtigung dazu), aber Sie müssen bei der Unlimited-Plan wenn Sie ihn freigeben oder von Grund auf neu erstellen möchten.
Standardmäßig ist der Ansicht des Formulars enthält die folgenden Felder:
- Name und Firmenname
- Gewählte Dienstleistung
- Anzahl der Mitarbeiter
- Startdatum
- Kontaktinformationen
Sie können den einleitenden Text und die einzelnen Fragen bearbeiten und hinzufügen Benutzerdefinierte Felder indem Sie sie aus dem Menü auf der linken Seite auf das Formular ziehen und dort ablegen. Wenn Sie sich für den Business-Plan entscheiden, können Sie das Aussehen des Formulars benutzerdefinieren, Ihr Branding hinzufügen und ihm eine persönliche Note geben. 💫
Wie die vorherige Angebotsvorlage auf dieser Liste enthält sie weitere Ansichten, wie die Liste und Kanban Board die Ihnen hilft, Anfragen und Aufgaben zu verwalten.
4. ClickUp Budgetvorschlag Vorlage
ClickUp Vorlage für einen Budgetvorschlag
Wie die Ausschreibung ist auch der Budgetvorschlag ein wichtiges Element der Projektplanung. Beide sind eng miteinander verknüpft und hängen voneinander ab. Die Anfrage hilft Ihnen bei der Auswahl eines Anbieters und beim Sammeln von Preisinformationen. So können Sie Ihre Ressourcen planen und ein effektives Budget erstellen und projektvorschlag zur Vorlage bei den Beteiligten.
Die Budgetvorschlag Vorlage von ClickUp ist recht einfach gehalten, bietet aber alles, was Sie für eine erfolgreiche Finanzplanung benötigen, einschließlich verschiedener Unterseiten und Abschnitte. In Ihrem RFQ-Prozess kann dieses Dokument als Vorlage für die Preisgestaltung dienen, um verschiedene Dinge in Ihrem Projektbudget zu verwalten.
Die Startseite enthält die grundlegenden Informationen zum Projekt - Firmenname, Kontaktinformationen, Titel, Beschreibung und Start-/Enddatum des Projekts. Die Unterseiten umfassen:
- Personal, d. h. Projektteam/Teilnehmer
- Materialien und Ausrüstung
- Logistische Einzelheiten
- Durchführung des Ereignisses
Jeder Abschnitt hat eine eigene Tabelle, in der Sie die Kosten überprüfen und berechnen können. Sie können alle Elemente der Vorlage bearbeiten, z. B. den Text und die Spalten der Tabelle, und neue Elemente hinzufügen.
Die Vorlage endet mit einer Unterseite Zusammenfassung. Sie enthält einen Abschnitt zur Budgetaufschlüsselung mit einem Kreisdiagramm, die Bedingungen der Vereinbarung und einen Abschnitt, in dem der Verfasser und die für die Genehmigung zuständige Person die Annahme des Angebots mit ihrer Signatur bestätigen können.
5. ClickUp Vorlage für Finanzhilfeanträge
ClickUp Grant Proposal Vorlage
Wenn Sie Hilfe bei der Finanzierung von Anbietern und anderen Teilnehmern an Ihrem Projektbudget benötigen, müssen Sie das Projekt vorstellen und einen Zuschuss bei den Beteiligten beantragen. Um das zu erledigen, müssen Sie einen effektiven Förderantrag ausarbeiten, der die Überzeugungsarbeit für Sie leistet. Auch hier hat ClickUp für Sie gesorgt!
Die ClickUp Grant Proposal Vorlage ist Ihre beste Wahl, wenn es um Förderanträge geht. Sie ist anfängerfreundlich und beginnt mit einem Dokument, das als Legende dient und erklärt, wie man alle Elemente am besten verwendet.
Die Listenansicht ist der Ort, an dem sich die meiste Action abspielt. Sie ist eine Datenbank für alle anderen Ansichten, die alle Teile des Vorschlags enthalten, die in Gruppen wie Allgemein, Problemdefinition und Budget organisiert sind. Sie können diese Gruppen nach Ihren Wünschen benutzerdefinieren.
Zu den Spalten gehören Mitarbeiter, Fälligkeitsdatum, Beschreibung der Priorität, Kosten für das erste Jahr und Leistungsmessung, aber Sie können diese auch an Ihren Projektmanagement-Prozess anpassen. Andere Ansichten enthalten ein Kanban Board und einen Projektzeitplan Kalender Ansicht die Zeitleiste gibt Ihnen einen Überblick über die geplanten Vorschlagselemente.
6. ClickUp Vorlage für ein Business Angebot
ClickUp Vorlage für ein Business-Angebot
Im Meer der Business-Angebote muss Ihr Angebot herausstechen, um erfolgreich zu sein und die richtigen Kunden anzuziehen. 🎣
Die Business Proposal Vorlage von ClickUp ist vollgepackt mit Tools und Features zur Rationalisierung der Angebotserstellung und business-Kommunikation . Wie alle ClickUp Vorlagen beginnt es mit einem Dokument, in dem die wichtigsten Elemente und die beste Art und Weise ihrer Verwendung beschrieben werden.
Die Vorlage enthält viele Ansichten. Die wichtigste ist die Liste Business Proposal Steps, die als Erinnerung und Checkliste während des Erstellungs- und Ausschreibungsprozesses dient. Standardmäßig enthaltene Spalten:
- Status
- Startdatum und Fälligkeitsdatum
- Beschreibung der Priorität
- Komplexität der Aufgabe
- Höhe des Aufwands
- Grad der Fertigstellung
- Letzte Kommentare
Durch Anklicken einzelner Schritte/Aufgaben können Sie zusätzliche Informationen wie Unteraufgaben, Abhängigkeiten und Anhänge zur Ansicht bringen. Der Ausschreibungsprozess mit internen Stakeholdern ist in ClickUp einfach zu erstellen Dokumente .
Weitere Ansichten sind eine Liste mit Prioritäten, in der die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit gruppiert sind, ein Dokument mit E-Mail-Vorlagen, in dem Sie E-Mails für später speichern können, eine Aufgabentafel, ein Gantt-Diagramm und eine Workload-Ansicht.
ClickUp ermöglicht die Automatisierung der Erstellung von Vorschlägen und viele andere business-Prozesse . Es verfolgt automatisch den Fortschritt von Aufgaben und aktualisiert die Spalte Status. Sie können auch Folgendes hinzufügen benutzerdefinierte automatisierte Aktionen .
7. ClickUp Vorschlag für Dienstleistungen Vorlage
ClickUp Vorlage für ein Dienstleistungsangebot
Wenn Sie Dienstleistungen statt Elemente verkaufen, ist oft ein anderer Ansatz erforderlich. Die ClickUp Vorlage für ein Dienstleistungsangebot soll Ihnen dabei helfen, potenzielle Kunden von Ihrer Kompetenz und Fähigkeit zu überzeugen, ihre Probleme zu lösen und folglich einen Auftrag zu erhalten.
Die Vorlage beginnt mit den Kontaktdaten der beiden Parteien. In den beiden folgenden Abschnitten, Projektbeschreibung und Unternehmenshintergrund, können Sie Ihr Geschäft und Ihr Projekt und deren Entstehung ausführlich beschreiben. ✍️
Der folgende Abschnitt bezieht sich auf die vorab vereinbarten Ziele, die vorgeschlagenen Dienstleistungen und eine grobe Zeitschätzung für jeden Bereich. Danach können Sie die umfang der Arbeit , d.h.:
- Vorgehensweise und Methodik: Was zu erledigen ist
- Ergebnisse des Projekts: Wie viel und wann es erledigt werden muss
- Abhängigkeiten: Was müssen andere Parteien zu erledigen haben, um die Produktion zu ermöglichen
Im Folgenden können Sie die Gebühren und Preise für alle vorgeschlagenen Dienstleistungen auflisten und Unterschriften sammeln, um das Dokument fertigzustellen.
Wie bei den vorherigen ClickUp Vorlagen können Sie auch hier Ihre persönliche Note einbringen, indem Sie Bilder einbetten und die Schriftart ändern.
8. ClickUp Vorlage für Projektanfragen
ClickUp Vorlage für Projektanfragen
Während die vorherigen Vorlagen einsteigerfreundlich waren, erfordert diese Vorlage aufgrund ihrer Komplexität einen höheren Aufwand, um sie zu beherrschen. Denn was die Features angeht, ist die Vorlage für Projektanfragen von ClickUp ist wie ein All-you-can-eat-Buffet. 🍽️
Wenn Sie einmal den Dreh raus haben, können Sie alles zu erledigen projektplanung in einer einzigen Plattform. Damit können Sie Anfragen sammeln und verwalten, sie als Aufgaben zuweisen und ihren Fortschritt überwachen.
Bei dieser Vorlage handelt es sich um einen Ordner, der aus zwei Listen besteht - Formular & Backlog und Genehmigte Projekte. In der ersten Liste finden Sie mehrere Ansichten:
- Formular für Projektanfragen einreichen: Ermöglicht Ihnen die einheitliche Erfassung von Kundenfeedback
- Liste der Anfragen: Gibt Ihnen einen Überblick über alle Anfragen/Aufgaben, gruppiert nach Status
- Anfrage Board: Ermöglicht Ihnen die Visualisierung und Anordnung von Aufgaben im agilen Stil
- Gantt: Erstellt eine Zeitleiste mit Aufgaben für einen reibungsloseren Ablaufzeitmanagement5. Workload: Zeigt die Aufgaben aus der Ansicht des Mitarbeiters für eine effektiveressourcenzuweisung6. Chat: Erleichtert die Kommunikation zwischen Teammitgliedern
In der Liste "Genehmigte Projekte" können Sie die erste(n) produktionsreife(n) Anfrage(n) heraussuchen und sich auf sie konzentrieren, um zu sehen, wie Ihre Projekte gedeihen, während sie sich entwickeln. 🌼
9. Word RFQ Vorlage by Template.net
Verwenden Sie die Word RFQ-Vorlage von Template.net für eine einfache und effektive Anfrage
Wenn Word Ihr bevorzugtes Werkzeug ist, könnte diese Option für Sie geeignet sein. Die Vorlage von Template.net für eine Anfrage in Word ist minimalistisch und auf den Punkt gebracht und erfordert nur wenig Aufwand auf Seiten des Unternehmens und des Lieferanten.
Sie besteht aus nur 3 Abschnitten - Kontaktdaten des Absenders und des Empfängers, Hintergrund und Details zur Anfrage. Der Hintergrund ist die Beschreibung des Dokuments, und er erwähnt kurz das geforderte Produkt und den Termin.
Die Tabelle mit den Anfragedetails ermöglicht es Ihnen, ins Detail zu gehen und die andere Partei genau wissen zu lassen, was Sie brauchen. Sie enthält Informationen wie z. B.:
- Nummer der Anfrage
- Anweisender Beamter
- Zeitraum für die Übermittlung
- Meilensteine
- Gewünschte Nummer des Personals
- Sicherheit und rechtliche Anforderungen
- Zusätzliche Anforderungen
Neben Word funktioniert diese Vorlage auch mit Google Docs und Apple Pages. Bitte beachten Sie, dass Sie ein kostenpflichtiges Abonnement von Template.net sein müssen, um die Vorlage herunterladen zu können.
10. Excel RFQ Vorlage von Vertex42
Erstellen Sie professionelle Anfragen in Tabellenform mit der Excel RFQ Vorlage von Vertex42
Nutzen Sie die kostenlose RFQ-Vorlage von Vertex42 in Excel oder Google Tabellen und erleben Sie die Verwandlung Ihres Beschaffungsprozesses von alltäglich zu exzellent.
Abgesehen vom Format unterscheidet sie sich nicht wesentlich von den Vorlagen, die wir zuvor aufgelistet haben. Sie enthält Abschnitte für Kontaktinformationen von Kunden und Lieferanten sowie Details zu Angeboten und Anfragen.
Im Beschreibungsabschnitt können Sie alle benötigten Elemente oder Dienstleistungen und deren Preise auflisten und ein Häkchen setzen, um anzuzeigen, dass der Betrag steuerpflichtig ist. Einer der wichtigsten Vorteile von Excel besteht darin, dass es Berechnungen für Sie erledigen kann, wodurch Sie Zeit sparen und das Risiko von Fehlern verringern. Außerdem können Sie schnell detaillierte Berichte erstellen.
Der letzte Abschnitt der Vorlage sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Hier haben Sie die Möglichkeit, technische Details und Präferenzen anzugeben. Sie können auch eine Signatur hinzufügen. Wie von Vertex42 empfohlen, sollten Sie die Vorlage als PDF-Datei exportieren, bevor Sie sie an andere Anbieter verteilen.
Top 10 RFQ-Vorlagen - eine Übersicht
Eine kurze Übersicht über alle Vorlagen und ihre Funktionen finden Sie in der folgenden Tabelle:
Elevating the RFQ Process With Templates-Final Thoughts
Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Angebotsanfragen ein nachträglicher Gedanke sind. Wenn Sie sie sorgfältig erstellen, öffnen Sie die Türen zu zahlreichen Lieferanten. 🚪
Mit diesen praktischen Vorlagen für Ausschreibungen müssen Sie zum Glück nicht viel Zeit und Aufwand investieren, um sie professionell zu gestalten. Sie müssen nur die Lücken ausfüllen und nach Bedarf benutzerdefiniert anpassen, und schon können Sie sich über eine effiziente und erfolgreiche Beschaffung freuen!