Als Projektmanager verbringen Sie wahrscheinlich einen großen Teil Ihrer Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Papierkram und der Organisation von Informationen. Diese administrative Arbeit kann wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, die Sie für Aufgaben mit hohem Wert verwenden könnten.
Software zur Dokumentenverwaltung nimmt Ihnen diese Arbeit ab, indem sie Dateien organisiert und kategorisiert, Zugriffsberechtigungen vergibt und Workflows für Genehmigungen und Revisionen erstellt.
In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die besten Dokumentenverwaltungsprogramme vor und zeigen Ihnen, wie Sie sie als zentralen Speicherort für das Freigeben von Dokumenten und die Zusammenarbeit nutzen können!
Worauf sollten Sie bei einer Dokumentenmanagement-Software (DMS) achten?
Bei der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem sollten Sie unbedingt Wert auf erstklassige Sicherheitsmaßnahmen legen, um vertrauliche Informationen zu schützen, Datenschutzverletzungen zu verhindern und die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Wichtige Features wie:
- Zugangskontrollen
- Verschlüsselung
- Backup und Wiederherstellung von Daten
- Berechtigungen
- Such-Features
- Cloud-Zugang
Auch die Zusammenarbeit ist ein unverzichtbares Feature in Ihrem Dokumentenmanagementsystem. Sie möchten, dass Ihr Team in der Lage ist an Dokumenten in Echtzeit zusammenarbeiten aufgaben zuweisen, Kommentare hinterlassen und Dateien auf sichere Weise freigeben. Und natürlich müssen Sie in der Lage sein, Inhalte zu finden, ohne zu viele Schlüssel eintippen zu müssen!
Und schließlich ist die Integration mit anderen projektmanagement tools wie aufgabenmanagement und nachverfolgung von Projekten hilft Ihrem Team bei der Rationalisierung funktionsübergreifende Workflows . Diese Integration fördert die Zusammenarbeit, das Freigeben von Wissen und verbessert die Entscheidungsfindung.
Die 10 besten Softwarelösungen für Dokumentenmanagement im Jahr 2024
1. ClickUp 
Mit Hilfe von ClickUp Docs können Sie Ihre Produktanforderungen in einer eingebetteten Listenansicht darstellen
ClickUp ist eine All-in-One-Produktivitätsplattform, die für Teams jeder Größe entwickelt wurde, um schöne Dokumente zu erstellen, wikis und andere Dokumente, die mit Workflows verbunden werden können, um Ideen mit Ihrem Team umzusetzen!
Mit seinen abschließenden Anpassungsmöglichkeiten bietet ClickUp eine flexible Möglichkeit, Workloads zu verwalten, Fortschritte zu verfolgen und von überall aus in Verbindung zu bleiben. Die Zusammenarbeit ist das Herzstück jedes Features, mit zahlreichen Tools, die dafür entwickelt wurden, funktionsübergreifende Teams auf dem Laufenden zu halten und zu koordinieren.
Außerdem lässt sich ClickUp mit über 1.000 anderen Tools integrieren, sodass Teams ihre gesamte Arbeit synchronisieren und funktionsübergreifende Prozesse auf einer einzigen Plattform optimieren können!
ClickUp beste Features
- Eine detaillierte OnlineHilfecenter,webinareund Support, damit Sie die Plattform optimal nutzen können
- Eine dynamischeZiele feature zur Ausrichtung des Teams auf OKRs und zur Nachverfolgung des Fortschritts auf verschiedene Weise
- Zugewiesene und mit Threads versehene Kommentare in jedemClickUp Dokument, Aufgabe, oderWhiteboard
- Kollaborative Whiteboards zur Entwicklung von Ideen in Echtzeit zusammen mit dem Team
- Berichterstellung undDashboards für eine sofortige Übersicht über Ihre Arbeit auf höchster Ebene
- Ein umfangreicher Free Forever-Plan und erschwingliche Optionen für jedenpreisplan
- Mehrere Mitarbeiter von Aufgaben für totale Transparenz in allen Fortschritten
- Über15 anpassbare Ansichten zur Verwaltung von Aufgaben aus jedem Blickwinkel
- Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche mit Online- undoffline-Modus
- 50+Automatisierungen zur Rationalisierung der Arbeitsabläufe in jedem ProjektBenutzerdefinierte Status für Aufgaben ### 8. Notion
über Notion Notion ist ein All-in-One Workspace für die Dokumentenverwaltung und die Zusammenarbeit im Team. Es dient als Datenbank-Tool für Teams zur Erstellung, Speicherung, Organisation und Freigabe von Dokumenten an einem zentralen Speicherort.
Teams können Kapitel und Unterabschnitte erstellen, um Dokumente zu organisieren, benutzerdefinierte Vorlagen für den schnellen Zugriff auf häufig verwendete Inhalte einrichten, Tags und Kommentare hinzufügen, um wichtige Informationen im Auge zu behalten, und Aufgaben und Fälligkeitsdaten für das gemeinsame Projektmanagement zuweisen.
Notion beste Features
- Versionshistorie, die es Ihnen ermöglicht, zu früheren Versionen eines Dokuments zurückzukehren
- Nahtlose Integration mit Cloud-Speicherdiensten zur einfachen Datenübertragung
- Kollaborative Bearbeitung, die mehrere Benutzer in einem einzigen Dokument unterstützt
- Zugriffskontrolle mit granularen Berechtigungen für Dateien und Seiten
- Mobiler Zugriff zum Öffnen und Senden von Dateien von unterwegs
Notion Limits
- Ein hohes Maß an Flexibilität kann auch eine Herausforderung sein, wenn man nicht weiß, wo man anfangen soll oder wie man Informationen effektiv organisieren kann (sieheAlternativen zu Notion)
- Limitierter Zugriff auf erweiterte Kontrollen, außer Sie haben den Enterprise-Plan
Preise für Notion
- free Version: kostenlos
- Standard: $8 pro Benutzer pro Monat
- Premium: $15 pro Benutzer pro Monat
- Enterprise: Kontaktieren Sie Notion für weitere Informationen
Notion Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.7/5 (1.700+ Bewertungen)
- Capterra: 4.7/5 (1,400+ Rezensionen)
9. Box
über Box Box ist eine Software zur Verwaltung von Dokumenten und ein Dienst zum Freigeben von Dateien. Er bietet sichere Speicher-, Kollaborations- und Kommunikationslösungen, mit denen Unternehmen ihre Dokumente, Tabellenkalkulationen und andere digitale Dateien in der Cloud speichern, freigeben und verwalten können. Mit Box können Benutzer von jedem Gerät aus auf ihre gespeicherten Dateien zugreifen und sie problemlos mit Kollegen oder externen Partnern freigeben.
Die Plattform bietet außerdem Features wie die Versionierung zur Nachverfolgung von Dokumentenänderungen im Laufe der Zeit, Verschlüsselung für zusätzliche Sicherheit sensibler Informationen und eine granulare Berechtigungssteuerung, um zu entscheiden, wer auf welche Daten zugreifen darf. Darüber hinaus bietet Box unternehmensgerechte Features wie die Integration mit bestehenden IT-Systemen und Sicherheitsrichtlinien, die benutzerdefinierte Anpassung von Branding und Benutzererfahrung sowie leistungsstarke Analysefunktionen.
Beste Features von Box
- Nativer Schutz vor Datenlecks und Erkennung von Cyber-Bedrohungen durch fortschrittliche Tools für maschinelles Lernen
- Integration mit beliebten Apps für die Arbeit wie ClickUp, Microsoft Teams und Oracle NetSuite
- Dateifreigabe mit nur einem Klick zum einfachen Versenden großer Dateien
- Box Notes für die Erstellung von Projektplänen und Zeitplänen
- Box Sign für unbegrenzte E-Signaturen
Limits für Box
- Beim Versuch, mehrere PDF-Dateien über die Suchoberfläche von Box Drive zu öffnen, kann ein Fehler auftreten
- Die Verschlüsselung mit privaten Schlüsseln ist ein kostenpflichtiges Feature
Preise für Boxen
- Kontaktieren Sie Box für weitere Informationen
Box Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.2/5 (4.800+ Bewertungen)
- Capterra: 4.4/5 (5.000+ Bewertungen)
10. Brandfolder
über Brandfolder Brandfolder ist eine Online-Plattform zur Verwaltung digitaler Assets für Geschäfte zum Speichern, Organisieren, Freigeben und Nachverfolgen ihrer Marken-Assets. Die Plattform dient als zentraler hub für die Verwaltung aller Markenmaterialien eines Unternehmens, einschließlich Bilder, Logos, Videos, Dokumente, Marketingmaterial, Präsentationen und mehr.
Mit der intuitiven Benutzeroberfläche von Brandfolder können Benutzer schnell und einfach auf alle ihre Marken-Assets an einem Ort zugreifen, sie verwalten, freigeben und nachverfolgen. Die leistungsstarken Tools von Brandfolder erleichtern die Kontrolle über die Verwendung und Verteilung der Assets, damit das Branding Ihres Unternehmens über alle Kanäle hinweg konsistent bleibt!
Brandfolder beste Features
- Einstellungen für öffentliche und private Assets für wichtige Dokumente
- Benutzerverwaltung mit schnellem Zugriff auf Benutzerdaten
- Support mehrerer Formate für die Erstellung von Dokumenten
- Gast-Upload-Funktion für externe Partner
- Massenuploads mit Drag-and-Drop-Aktionen
Brandfolder-Beschränkungen
- Das Versenden mehrerer Dokumente zur Genehmigung ist kein unterstütztes Feature
- Fehlende benutzerdefinierte Funktionen für nicht unternehmensinterne Pläne
Preise für Brandfolder
- Kontaktieren Sie Brandfolder für Preise
Brandfolder Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.5/5 (1,100+ Bewertungen)
- Capterra: 4.7/5 (430+ Bewertungen)
Das ultimative tool für kollaboratives Dokumentenmanagement: ClickUp Docs
ClickUp ist die ideale Wahl für Teams, die ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem suchen, um alle Arten von internen und Client-bezogenen Inhalten zu verwalten.
Die Vielseitigkeit der Plattform erstreckt sich auch auf das breite Array an Tools für Projektmanagement und Zusammenarbeit, was sie zu einer All-in-One-Lösung für Teams macht, die ihren Workflow optimieren möchten. Einen ClickUp-Workspace starten heute!