Wie kann man die Produktivität am Arbeitsplatz messen?
Produktivität

Wie kann man die Produktivität am Arbeitsplatz messen?

Wussten Sie, dass unmotivierte Mitarbeiter die US-Wirtschaft mit einem satten 1,9 Billionen Dollar an verlorener Produktivität pro Jahr?

Produktive Mitarbeiter sind ein Gewinn für jedes Unternehmen. Sie erledigen mehr in kürzerer Zeit und steigern so den Umsatz des Geschäfts, ohne die Zahl der Mitarbeiter zu erhöhen.

Unternehmen investieren viel Zeit, tools und Ressourcen in die Messung produktivität der Mitarbeiter . Dieser Aufwand hilft nicht nur dabei, leistungsstarke Mitarbeiter zu identifizieren und Boni und Anreize zu planen. Es ermöglicht den Unternehmen auch, Engpässe und ineffiziente Prozesse zu erkennen, die sich auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirken.

Doch zunächst einmal: Was ist Produktivität? Ist es die Zahl der fertiggestellten Aufgaben, der geleisteten Arbeitsstunden oder der erreichten Einzelziele? Für die meisten Geschäfte ist es eine Mischung aus all diesen Elementen und mehr.

In diesem Blogbeitrag werden wir verschiedene metriken zur Produktivität die von den Geschäften verwendet werden können, um die individuelle und kollektive Produktivität der Mitarbeiter zu messen.

Produktivität verstehen

Bei der Produktivität geht es darum, aus den investierten Ressourcen den wertvollsten Output zu erzielen. Produktivität und Wirtschaftswachstum sind daher eng miteinander verknüpft. Business-Zyklen, Rezessionen und Inflationsraten wirken sich stark auf die Produktivität aus. Zum Beispiel können Rezessionen zu Entlassungen führen, was die Produktivität der Arbeitskräfte verringern kann.

Ebenso verbessert ein stabiles makroökonomisches Umfeld das Vertrauen der Mitarbeiter und die Sicherheit der Arbeitsplätze. Es ist wahrscheinlicher, dass sich Ihre Mitarbeiter mit größerer Hingabe und Engagement auf ihre Aufgaben konzentrieren. Da ein "stabiles makroökonomisches Umfeld" in der Regel auch "stabile Bedingungen für das Geschäft" bedeutet, können die Unternehmen ihren Betrieb aufrechterhalten und Kostensenkungsmaßnahmen vermeiden.

Ein Rahmen, der die Auswirkungen der wirtschaftlichen Bedingungen auf die Produktivität der Arbeitskräfte analysiert, ist das Solow-Residuum, auch Totale Faktorproduktivität (TFP) genannt.

Im Rahmen des Solow-Residuals bezieht sich die "Produktivität" auf den unerklärten Faktor im Vergleich zwischen Output und Input. Dieses unerklärte Produktionswachstum wird auf Effizienzgewinne durch technologischen Fortschritt und Produktivität der Arbeitnehmer zurückgeführt.

Welche Faktoren beeinflussen die Produktivität?

Hier sind einige allgemeine Faktoren, die sich auf die Produktivität der Arbeitnehmer auswirken:

  • Team-Dynamik: Angespannte Beziehungen zwischen Teammitgliedern und Managern können zu Konflikten und sinkender Arbeitsmoral führen, was sich letztlich negativ auf die Produktivität des Teams auswirkt
  • Organisatorische Prozesse: Ineffiziente Arbeitsabläufe und schwerfällige Prozesse können auch zu Fehlern und Verzögerungen führen, was die Mitarbeiter frustriert und ihre Produktivität verringert
  • Kommunikation: Ein weiterer Faktor, der sich negativ auf die Produktivität auswirken kann, sind schlechte Kommunikationspraktiken wie unklare Anweisungen, Mikromanagement oder häufige Meetings, die den Arbeitstag in Anspruch nehmen
  • Technologische Infrastruktur: Das Fehlen der richtigen Ausrüstung und Software kann ebenfalls einen großen Unterschied ausmachen. Veraltete Computer, langsames Internet oder unzureichende Software können sich negativ auf die Effizienz auswirken
  • Workload: Unrealistische Fristen und unzureichende Ressourcen sind weitere wichtige Faktoren, die sich nicht nur auf die Produktivität eines Mitarbeiters auswirken, sondern auch auf sein allgemeines Wohlbefinden

Produktivität ist eine Funktion vieler miteinander verbundener Faktoren. Daher ist die Messung des richtigen Produktivitätsniveaus für ein Unternehmen, das seine Prozesse verbessern und seine Mitarbeiter gesund und zufrieden halten will, sehr wichtig.

Wie man Produktivität misst

Es gibt verschiedene Methoden und Rahmenwerke zur Quantifizierung der Produktivität. Bei diesen Produktivitätsmessungen werden mehrere Elemente, Metriken und grundlegende Formeln berücksichtigt, um zu ermitteln, wie produktiv die einzelnen Mitarbeiter, Abteilungen und Funktionen im Unternehmen sind (und ob es bei den Zahlen Verbesserungsmöglichkeiten gibt).

Die verschiedenen Ebenen der Produktivitätsmessung

Um die Produktivität in einem Unternehmen zu messen, müssen Sie verschiedene Ebenen berücksichtigen - vom einzelnen Mitarbeiter bis hin zur gesamten Organisation. Jede Ebene bietet Ihnen eine andere Ansicht der Unternehmensabläufe, z. B. die Leistung einer Person, die Ergebnisse eines Teams oder die Gesamtleistung des Unternehmens.

Einzelpersonen

Persönliche Produktivitätsberichte sind eine gute Möglichkeit, die individuelle Effizienz zu analysieren. Glücklicherweise bieten die meisten Projektmanagement- oder produktivität tools bieten integrierte Berichterstellungen über die Leistung und Produktivität einer Person.

Zum Beispiel das ClickUp Personal Productivity Report Vorlage ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Zeit für verschiedene wöchentliche und monatliche Aufgaben nachzuverfolgen.

Mit der ClickUp Vorlage für den persönlichen Produktivitätsbericht können Mitarbeiter ihr Leistungsniveau messen

Die Vorlage zeigt Daten wie z.B.:

  • Wie viel Zeit verbringt ein Mitarbeiter mit Aufgaben verschiedener Prioritätsstufen
  • Wie er sein Leistungsniveau verbessern kann undschneller arbeiten* Die allgemeinen Fortschritte, die sie bei der Erreichung ihrer Ziele oder Einzelziele gemacht haben

Einzelpersonen können auch benutzerdefinierte Attribute wie Abrechnung, Aufgabentyp, Fortschritt und Vorlaufzeit verwenden, um wichtige Details zu einer Aufgabe zu speichern und ihre Produktivitätsdaten detaillierter zu visualisieren.

Teams

Die Messung der Produktivität von Teams beginnt mit der Abstimmung des individuellen Aufwands auf gemeinsame Ziele. Dazu gehört die Einstellung klarer und messbarer Einzelziele für das Team und die Nachverfolgung des Fortschritts bei der Erreichung dieser Ziele. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitglieder des Teams auf gemeinsame Ziele hinarbeiten, und eine Leistungsbewertung auf der Grundlage der gemeinsamen Zielerreichung ermöglicht.

Dies kann sich in Zielen wie der Zahl der qualifizierten Leads für Marketing-Teams und dem Umsatz pro Benutzer für Vertriebsteams niederschlagen. Auch hier können Sie die Features zur Nachverfolgung der Ziele Ihres Projektmanagement-Tools nutzen.

ClickUp-Ziele

Setzen Sie spezifische, zeitlich begrenzte Ziele für jedes Team oder jede Abteilung und überwachen Sie Ihren Fortschritt mit ClickUp Goals

Mit ClickUp Ziele instanz können Sie verschiedene Arten von Einzelzielen zur Messung von Fortschritt und Produktivität einstellen, z. B:

  • Nummern-Ziele: Zur Nachverfolgung, wie viele qualifizierte Leads in einem Monat generiert wurden
  • einzelziele Ja/Nein: Um zu überprüfen, ob ein Feature oder eine Fehlerbehebung wie geplant in Betrieb genommen wurde
  • Einzelziele: Um zu zählen, wie viele Support-Tickets ein Kundendienstmitarbeiter jede Woche schließt

Durch die Einstellung von SMART-Zielen (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Zeitgebunden) und die regelmäßige Nachverfolgung des Fortschritts in Bezug auf diese Ziele können Sie die kollektive Produktivität Ihres Teams effektiv messen und sicherstellen, dass Sie Ihre Ziele jede Woche, jeden Monat und jedes Quartal erreichen.

Organisationen

**Die meisten Unternehmen ermitteln ihren Produktivitätsindex, indem sie Zahlen wie Umsatzwachstumsraten, Gewinnspannen und Kapitalrendite (ROI) untersuchen

In diesem Fall stimmen sich verschiedene Abteilungen wie Marketing, Vertrieb und Kundenerfolg ab und arbeiten auf einige strategische Ziele hin, z. B. Lead-Generierung, Kundenbindung und jährlich wiederkehrende Umsätze (ARR).

Im Folgenden finden Sie zwei Möglichkeiten, die Produktivität Ihrer Organisation zu messen:

  • Umsatz pro Mitarbeiter: Teilen Sie einfach Ihren Gesamtumsatz durch die Zahl der Mitarbeiter, um Ihren Umsatz pro Mitarbeiter zu ermitteln. Wenn Sie also 20 Mitarbeiter haben und Ihr Umsatz in einer Woche 100.000 $ beträgt, erwirtschaftet jeder Mitarbeiter im Durchschnitt 5000 $
  • Team-Effektivitäts-Verhältnis: Berechnen Sie zunächst Ihren Bruttogewinn (Einnahmen abzüglich aller Ausgaben). Dann teilen Sie den Gewinn durch die Lohnkosten Ihrer Mitarbeiter. Wenn Ihr Bruttogewinn 50.000 $ beträgt und die Gesamtinvestition in Ihre Mitarbeiter 5000 $, dann ist Ihr Team-Effektivitäts-Verhältnis 10:1

Das Gute an der Team-Effektivitätskennzahl ist, dass Sie sich nicht nur auf den Umsatz oder den Gewinn beschränken müssen. Sie können auch andere Metriken wie den Net Promoter Score (NPS) und die Rate der fertiggestellten Sprints verwenden.

Die drei Formeln zur Messung der Produktivität

Im Folgenden finden Sie einige gängige Formeln zur Messung des Produktivitätsindexes für verschiedene Branchen.

1. Arbeitsproduktivität

Dies ist die einfachste aller Formeln - alles, was Sie zu erledigen haben, ist den Output durch den Input zu dividieren.

Wenn ein Produktionsunternehmen in einer Woche 1.000 Einheiten eines Produkts herstellt, werden dafür 100 Arbeitsstunden benötigt. Dann beträgt die Produktivität 1.000/100, was 10 Einheiten pro Stunde entspricht.

2. Zielorientierte Berechnung

Dieser Ansatz konzentriert sich auf die Bewertung der Leistung im Verhältnis zu vordefinierten Zielen oder Einzelzielen. Dabei wird klar angegeben, ob ein bestimmtes Ziel erreicht, übertroffen oder verfehlt wurde. Sie können dann Ihre Strategie neu bewerten und für künftige Erfolge planen.

Wenn Ihr Ziel zum Beispiel darin besteht, den monatlichen Umsatz um 20 % zu steigern, wird Ihre Produktivität daran gemessen, ob Sie:

  • Dieses Ziel erreicht und Ihren Umsatz um 20 % gesteigert haben (100 % Produktivität)
  • Sie haben es übertroffen und Ihren Umsatz um 25% gesteigert (125% Produktivität)
  • Sie haben Ihr Ziel verfehlt und Ihren Umsatz um 15% gesteigert (75% Produktivität)

3. 360-Stufen-Feedback

Bei dieser Methode sammeln Sie Feedback von verschiedenen Quellen, z. B. von Kollegen, Vorgesetzten, Kunden und Mitarbeitern, um die Leistung einer Person oder eines Teams umfassend zu bewerten.

Sie können das Feedback durch Umfragen und Interviews oder durch die Bewertung einer Person oder eines Teams anhand vordefinierter Kriterien einholen. Im Gegensatz zu den beiden anderen Methoden, 360-Grad-Feedback ist eher qualitativ als quantitativ und kann Ihnen einen differenzierteren Einblick in die Leistung einer Person oder eines Teams geben.

Berechnung von Produktivität und Effizienz

Produktivität und Effizienz werden häufig synonym verwendet, unterscheiden sich jedoch in bestimmten Zusammenhängen.

  • Bei der Produktivität wird die Beziehung zwischen Output und Input analysiert, d. h. die Menge oder Qualität des Outputs, die pro Einheit Input erzeugt wird. Die Formel wäre also ein Maß für Output / Input
  • Die Effizienz hingegen bewertet, wie gut die Ressourcen genutzt werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Die Formel wäre also ein Maß für (Output / Input) x 100%

Beide Metriken sind zwar für die organisatorische Leistung wichtig, bieten aber unterschiedliche Perspektiven auf die betriebliche Effizienz.

Produktivität messen: Beispiele aus der Praxis

Hier erfahren Sie, wie Sie die Produktivität in verschiedenen Branchen messen können:

  • Herstellung: Nachverfolgung der pro Stunde produzierten Einheiten an einem Fließband
  • Dienstleistung: Zählen der Kundenanrufe, die pro Agent und Tag in einem Call Center bearbeitet werden
  • Einzelhandel: Berechnung des Umsatzes pro Mitarbeiter in einem Einzelhandelsgeschäft
  • Technologie: Messung neuer Features, die in jedem Sprint-Zyklus ausgeliefert werden
  • Gastgewerbe: Messung der Zimmerbelegungsrate oder des Umsatzes pro verfügbarem Zimmer in einem Hotel

Hier sind einige KPIs, die Sie für verschiedene Teams oder Rollen verwenden können:

  • Marketing: Eingehende Leads, Website-Besuche, Anzeigenumwandlungen
  • Verkauf: Neue Konten, generierter Umsatz, Konversionsrate
  • Produkt und Technik: Neue Features, Hotfixes, Produkteinführungszeit
  • Erfolg beim Kunden: NPS-Wert, Nummer der Antworten, Kundenrezensionen

Und schließlich sollten Sie bei der Messung der Produktivität darauf achten, dass Sie keinen Faktor überbetonen, sei es der Einzelne gegenüber dem Team oder die Quantität gegenüber der Qualität. Es geht nicht nur um die Zahlen, sondern auch um die Qualität, den Kontext und andere Nuancen.

Zur Messung der Produktivität gehört eine Mischung aus quantitativen und qualitativen Metriken, das Setzen realistischer Ziele und die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Genauso wichtig ist es, die Produktivität Ihrer externen Teams zu messen.

Produktivität bei Remote-Arbeiten messen

Die vierte industrielle Revolution, die durch technologische Fortschritte - künstliche Intelligenz (KI), Blockchain, virtuelle Realität (VR) und Automatisierung - gekennzeichnet ist, hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verändert.

Unternehmen springen nicht nur auf den Zug der Hybrid- und Remote-Arbeit auf, sondern arbeiten auch ständig mit Auftragnehmern, Agenturen und Freiberuflern zusammen. Diese global verteilte Belegschaft macht es zu einem echten Problem, die richtigen Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität zu ergreifen.

Hier kommen Workspace-Management- und Tools zur Nachverfolgung der Produktivität wie ClickUp ins Spiel. Mit einer umfassenden Suite von Tools - Projektmanagement, interne Kommunikation, Dokumente und sogar Automatisierung - kann ClickUp Unternehmen dabei helfen, die Produktivität von Einzelpersonen und Teams nachzuverfolgen.

Außerdem können die asynchronen und Echtzeit-Kommunikationstools, die Automatisierungsfunktionen und vieles mehr dazu beitragen, die Kommunikation zu rationalisieren und die Arbeit zu reduzieren. So geht's:

Nachverfolgung von Projekten

Mit ClickUp können Sie separate Projekte (mit Aufgaben, Unteraufgaben und Elementen) einrichten, sie Teammitgliedern zuweisen und Status-Updates an einem Ort besprechen. Außerdem können Sie die ClickUp Board-Ansicht zum Organisieren (und Ziehen und Ablegen von Aufgaben), um deren Status schnell zu aktualisieren.

ClickUp Board Ansicht

Organisieren Sie Ihre Aufgaben in einem Kanban Board und erhalten Sie eine Ansicht Ihrer Aufgaben und deren Fortschritt aus der Vogelperspektive

Messen Sie die Produktivität durch Zuweisung von Sprint-Punkte und prioritätsebenen für jede Aufgabe oder jedes Element in ClickUp. Dies kann Ihnen helfen, die Arbeit zu quantifizieren, die jeder Mitarbeiter (und jedes Team) in jedem Sprint-Zyklus abschließt.

ClickUp Aufgabe Ansicht

Messen Sie die Produktivität Ihres Teams, indem Sie Sprint-Punkte für jede Aufgabe vergeben

Sprint-Punkte helfen Ihnen außerdem dabei, die Zeit und den Aufwand abzuschätzen, die für das Abschließen der einzelnen Aufgaben erforderlich sind. So stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgaben effizient zuweisen, ohne Ihr Team zu überlasten.

Diagramme zur Messung des Fortschritts und der Leistung

Eine weitere gute Möglichkeit, Ihre Produktivität zu messen, ist die Einstellung von Zielen für jeden Sprint oder jedes Projekt. Mit ClickUp haben Sie Zugriff auf zahlreiche Leistungsberichte, mit denen Sie den Fortschritt Ihres Teams analysieren, Engpässe identifizieren und Ihre pläne für die Produktivität . Einige Diagramme enthalten:

  • Diagramme zum Aufbrauchen und Ausbrennen: Hier sehen Sie, wie viel Arbeit bereits abgeschlossen wurde und was noch übrig ist
  • Kumulativer Flow: Diese Diagramme helfen Ihnen dabei, den Fortschritt Ihrer Aufgaben in den verschiedenen Phasen zu visualisieren, z. B. Backlog, In Bearbeitung und Testen, so dass Sie erkennen können, wie viel Zeit Aufgaben in jeder Phase verbringen
  • Schnelligkeit: Hier sehen Sie, wie lange Mitarbeiter im Durchschnitt brauchen, um eine Aufgabe abzuschließen, damit Sie zukünftige Sprints besser planen können

ClickUp Velocity Diagramme

Vergleichen Sie Prognosen mit der tatsächlich benötigten Zeit mit Hilfe von Velocity Diagrammen in ClickUp, um die Leistung Ihres Teams über mehrere Sprints hinweg zu verstehen

Berechnen Sie die Produktivität mit der Zeiterfassung

Wir haben gesehen, dass die einfachste Art der Nachverfolgung der Produktivität Input vs. Output ist. Bei Wissensarbeitern ist dies die Zeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wird, im Vergleich zu den fertiggestellten Aufgaben.

**Wenn Sie Freiberufler oder Teilzeitmitarbeiter haben, die nach Stunden bezahlt werden, können Sie eine Software zur Zeiterfassung verwenden, um eine Vorstellung von den abrechenbaren Stunden zu erhalten

ClickUp, zum Beispiel, bietet eine eingebautes Feature zur Nachverfolgung der Zeiterfassung die es einzelnen Mitarbeitern ermöglicht, Zeiteinträge für jede Aufgabe zusammen mit einer Notiz hinzuzufügen, die beschreibt, was sie erledigt haben.

ClickUp Time Tracking Feature

Generieren Sie Timesheets für jeden Mitarbeiter und erfahren Sie, wie er seine Zeit während der Woche oder des Zyklus eines Sprints verbringt

Manager können auf die Timesheets der einzelnen Mitarbeiter zugreifen und deren Produktivität und Leistung bewerten. Sie können auch die kumulative Zeiterfassung nutzen, um zu verstehen, wie viel Zeit jedes Mitglied des Teams für verschiedene Aufgabengruppen benötigt.

Auch zu lesen:_ 8 Produktivitätsziele zur Steigerung der Produktivität im Jahr 2024

Messen Sie die Produktivität Ihres Teams mit ClickUp

Die Steigerung der Produktivität Ihres Teams ist wichtig, um Ihre Einzelziele zu erreichen und die Umsatz- und Rentabilitätsrate Ihres Unternehmens zu erhöhen. Die Messung der Produktivität ist eine wichtige Voraussetzung für Wachstum, Innovation und Erfolg.

Wenn Sie Teil der vierten industriellen Revolution sind, empfehlen wir Ihnen, ClickUp auszuprobieren. Es hilft Ihnen nicht nur bei der Nachverfolgung der individuellen und kollektiven Produktivität in Ihrem Unternehmen, sondern verfügt auch über eine Reihe von Tools, mit denen Sie die Produktivität Ihres Teams zu verbessern .

Sie glauben uns nicht? Das hat ein ClickUp-Kunde zu sagen:

_Ihre Agentur verpasst so viel Produktivität, wenn Sie ClickUp nicht benutzen! Ohne ClickUp müsste ich 3 weitere Mitarbeiter einstellen, um die gleichen Dinge zu erledigen

Ravi Tharuma, CEO & Gründer, LAVA

Ihr Team kann sich wiederholende Arbeiten reduzieren mit ClickUp's Workflow-Automatisierungen informationen schnell finden mit ClickUp Gehirn (sein genAI-Assistent), und rationalisieren die Kommunikation mit Videoclips, Chats und Whiteboards.

Einfach ausgedrückt: Sie erhalten ein All-in-One-Tool, das sowohl die Produktivität erhöht und misst sie, damit Sie sich kontinuierlich verbessern können. Melden Sie sich noch heute für ClickUp kostenlos an und erfahren Sie, wie Sie damit die Produktivitätstrends in Ihrem Unternehmen überwachen können.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Wie lässt sich die Produktivität am besten messen?

Es gibt zwar nicht die eine beste Methode zur Messung der Produktivität, aber projektspezifische KPIs können sich als nützlich erweisen. Sie liefern klare Datenpunkte, die den Fortschritt in Richtung spezifischer Ziele verfolgen. Außerdem können sie für verschiedene Abteilungen benutzerdefiniert werden, z. B. für Entwicklung, Marketing und Vertrieb.

2. Zu erledigen: Wie berechnet man die Produktivität?

Die einfachste Art, die Produktivität zu berechnen, ist die Division des produzierten Outputs durch den gesamten verwendeten Input.

Ein Beispiel: Wenn ein Vertriebsmitarbeiter in 5 Stunden 20 Kundenanrufe tätigt, beträgt seine Produktivität:

20 Anrufe / 5 Stunden = 2 Anrufe pro Stunde

3. Was sind die drei Maßstäbe für Produktivität?

Die drei gebräuchlichen Maße für die Produktivität sind:

  1. Output pro Input: Berechnung des Gesamtoutputs (produzierte Waren oder Dienstleistungen) geteilt durch den Gesamtinput (eingesetzte Ressourcen, wie Arbeitsstunden oder investiertes Kapital)
  2. Ziele: Nachverfolgung des Fortschritts in Bezug auf bestimmte Ziele der Produktivität, um festzustellen, ob die Ressourcen effektiv genutzt werden
  3. Zeit: Messen Sie, wie lange Aufgaben dauern (z. B. Zykluszeit), um Engpässe im Workflow zu ermitteln