Wie kann man die Produktivität am Arbeitsplatz messen?

Wussten Sie, dass unmotivierte Mitarbeiter die US-Wirtschaft mit einem satten 1,9 Billionen Dollar an Produktivitätsverlusten pro Jahr?

Produktive Mitarbeiter sind ein Gewinn für jedes Unternehmen. Sie leisten mehr in kürzerer Zeit und steigern so die Unternehmenseinnahmen, ohne die Zahl der Mitarbeiter zu erhöhen.

Unternehmen investieren viel Zeit, Werkzeuge und Ressourcen in die Messung mitarbeiterproduktivität . Diese Bemühungen helfen nicht nur dabei, leistungsstarke Mitarbeiter zu ermitteln und Boni und Anreize zu planen. Es ermöglicht den Unternehmen auch, Engpässe und ineffiziente Prozesse zu ermitteln, die sich auf das kollektive Produktivitätsniveau der Mitarbeiter auswirken.

Doch zunächst einmal: Was ist Produktivität? Ist es die Anzahl der erledigten Aufgaben, der Arbeitsstunden oder der erreichten Ziele? Für die meisten Unternehmen ist es eine Mischung aus all diesen Elementen und mehr.

In diesem Blogbeitrag werden wir verschiedene produktivitätsmetriken die Unternehmen einsetzen können, um das individuelle und kollektive Produktivitätsniveau ihrer Mitarbeiter zu messen.

Produktivitätsverständnis

Bei der Produktivität geht es darum, den wertvollsten Output aus den eingesetzten Ressourcen zu erzielen. Daher sind Produktivität und Wirtschaftswachstum eng miteinander verknüpft. Konjunkturzyklen, Rezessionen und Inflationsraten wirken sich stark auf die Produktivität aus. Rezessionen können zum Beispiel zu Entlassungen führen, die die Produktivität der Arbeitskräfte verringern können.

Ebenso verbessert ein stabiles makroökonomisches Umfeld das Vertrauen der Mitarbeiter und die Arbeitsplatzsicherheit. Es ist wahrscheinlicher, dass sich Ihre Mitarbeiter mit größerer Hingabe und Engagement auf ihre Aufgaben konzentrieren. Da ein "stabiles makroökonomisches Umfeld" in der Regel auch "stabile Geschäftsbedingungen" bedeutet, können die Unternehmen ihre Betriebsabläufe aufrechterhalten und Kostensenkungsmaßnahmen vermeiden.

Ein Rahmen, der die Auswirkungen der wirtschaftlichen Bedingungen auf die Produktivität der Arbeitskräfte analysiert, ist das Solow-Residuum, auch Total Factor Productivity (TFP) genannt.

Im Rahmen des Solow-Residuals bezieht sich die "Produktivität" auf den unerklärten Faktor im Vergleich zwischen Output und Input. Dieses unerklärte Produktionswachstum wird auf Effizienzgewinne durch technologischen Fortschritt und Mitarbeiterproduktivität zurückgeführt.

Welche Faktoren beeinflussen die Produktivität?

Hier sind einige allgemeine Faktoren, die sich auf die Mitarbeiterproduktivität auswirken:

• Teamdynamik: Angespannte Beziehungen zwischen Teammitgliedern und Managern können zu Konflikten und sinkender Arbeitsmoral führen, was sich letztlich negativ auf die Produktivität des Teams auswirkt
• Organisatorische Prozesse: Ineffiziente Arbeitsabläufe und schwerfällige Prozesse können ebenfalls zu Fehlern und Verzögerungen führen, was die Mitarbeiter frustriert und ihre Produktivität verringert
• Kommunikation: Ein weiterer Faktor, der das Produktivitätsniveau beeinträchtigen kann, sind schlechte Kommunikationspraktiken wie unklare Anweisungen, Mikromanagement oder häufige Besprechungen, die den Arbeitstag in Anspruch nehmen
• Technologische Infrastruktur: Das Fehlen der richtigen Ausrüstung und Software kann ebenfalls einen großen Unterschied ausmachen. Veraltete Computer, langsames Internet oder unzureichende Software können sich negativ auf die Effizienz auswirken
• Arbeitsbelastung: Unrealistische Fristen und unzureichende Ressourcen sind weitere wichtige Faktoren, die sich nicht nur auf die Produktivität eines Mitarbeiters, sondern auch auf sein allgemeines Wohlbefinden auswirken

Produktivität ist eine Funktion so vieler miteinander verbundener Faktoren. Daher ist die Messung des richtigen Produktivitätsniveaus für ein Unternehmen wichtig, das seine Prozesse verbessern und seine Mitarbeiter gesund und zufrieden halten will.

Wie man Produktivität misst

Es gibt verschiedene Methoden und Rahmenwerke zur Quantifizierung der Produktivität. Bei diesen Produktivitätsmessungen werden mehrere Elemente, Kennzahlen und grundlegende Formeln berücksichtigt, um zu ermitteln, wie produktiv die einzelnen Mitarbeiter, Abteilungen und Funktionen im Unternehmen sind (und ob die Zahlen verbessert werden können).

Die verschiedenen Ebenen der Produktivitätsmessung

Um die Produktivität in einem Unternehmen zu messen, müssen Sie verschiedene Ebenen berücksichtigen - vom einzelnen Mitarbeiter bis hin zur gesamten Organisation. Jede Ebene gibt Ihnen einen anderen Einblick in die Unternehmensabläufe, z. B. in die Leistung einer einzelnen Person, die Ergebnisse eines Teams oder die Gesamtleistung des Unternehmens.

Einzelpersonen

Persönliche Produktivitätsberichte sind eine gute Möglichkeit, die individuelle Effizienz zu analysieren. Glücklicherweise sind die meisten Projektmanagement- oder produktivitäts-Tools bieten integrierte Berichte über die Leistung und Produktivität einer Person.

Zum Beispiel kann die ClickUp Vorlage für den persönlichen Produktivitätsbericht ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Zeit für verschiedene wöchentliche und monatliche Aufgaben zu erfassen.

Diese Vorlage herunterladen

Mit der ClickUp-Vorlage für persönliche Produktivitätsberichte können Mitarbeiter ihr Leistungsniveau messen

Die Vorlage zeigt Daten wie:

• Wie viel Zeit ein Mitarbeiter für Aufgaben verschiedener Prioritätsstufen aufwendet
• Wie er sein Leistungsniveau verbessern kann undschneller arbeiten* Die allgemeinen Fortschritte, die sie bei der Erreichung ihrer Ziele oder Vorgaben gemacht haben

Einzelpersonen können auch benutzerdefinierte Attribute wie Abrechnung, Aufgabentyp, Fortschritt und Vorlaufzeit verwenden, um wichtige Aufgabendetails zu speichern und ihre Produktivitätsdaten detaillierter zu visualisieren.

Mannschaften

Die Messung der Produktivität von Teams beginnt mit der Ausrichtung der individuellen Bemühungen auf die gemeinsamen Ziele. Dazu gehört die Festlegung klarer und messbarer Ziele für das Team und die Verfolgung der Fortschritte auf dem Weg zu diesen Zielen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Teammitglieder auf gemeinsame Ziele hinarbeiten, und eine Leistungsbewertung auf der Grundlage der gemeinsamen Zielerreichung ermöglicht.

Dies kann sich auf Ziele wie die Anzahl der qualifizierten Leads für Marketingteams und den Umsatz pro Benutzer für Vertriebsteams beziehen. Auch hier können Sie die Zielverfolgungsfunktionen Ihres Projektmanagement-Tools nutzen.

Setzen Sie spezifische, zeitlich begrenzte Ziele für jedes Team oder jede Abteilung und überwachen Sie Ihre Fortschritte mit ClickUp Goals

Mit ClickUp-Ziele können Sie zum Beispiel verschiedene Arten von Zielen festlegen, um den Fortschritt und die Produktivität zu messen, z. B:

• Anzahl-Ziele: Um zu verfolgen, wie viele qualifizierte Leads in einem Monat generiert wurden
• Ja/Nein-Ziele: Um zu überprüfen, ob eine Funktion oder eine Fehlerbehebung wie geplant in Betrieb genommen wurde
• Aufgaben-Ziele: Zählen, wie viele Support-Tickets ein Kundendienstmitarbeiter pro Woche abschließt

Indem Sie SMART-Ziele (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) festlegen und regelmäßig den Fortschritt in Richtung dieser Ziele verfolgen, können Sie die kollektive Produktivität Ihres Teams effektiv messen und sicherstellen, dass Sie Ihre Ziele jede Woche, jeden Monat und jedes Quartal erreichen.

Organisationen

**Die meisten Unternehmen ermitteln ihren Produktivitätsindex, indem sie Zahlen wie Umsatzwachstumsraten, Gewinnspannen und Investitionsrendite (ROI) untersuchen

In diesem Fall arbeiten verschiedene Abteilungen wie Marketing, Vertrieb und Kundenerfolg auf einige wenige strategische Ziele hin, z. B. Lead-Generierung, Kundenbindung und jährlich wiederkehrender Umsatz (ARR).

Im Folgenden finden Sie zwei Möglichkeiten zur Messung Ihrer organisationsweiten Produktivitätsrate:

• Umsatz pro Mitarbeiter: Teilen Sie einfach Ihren Gesamtumsatz durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter, um Ihren Umsatz pro Mitarbeiter zu ermitteln. Wenn Sie also 20 Mitarbeiter haben und Ihr Umsatz in einer Woche 100.000 $ beträgt, erwirtschaftet jeder Mitarbeiter im Durchschnitt 5000 $
• Teameffektivitätsquote: Berechnen Sie zunächst Ihren Bruttogewinn (Einnahmen abzüglich aller Ausgaben). Dann teilen Sie den Gewinn durch die Lohnkosten Ihrer Mitarbeiter. Wenn Ihr Bruttogewinn 50.000 $ beträgt und die Gesamtinvestition in Ihre Mitarbeiter 5000 $, dann ist Ihr Team-Effektivitäts-Verhältnis 10:1

Das Gute an der Teameffektivitätskennzahl ist, dass Sie sich nicht nur auf den Umsatz oder den Gewinn beschränken müssen. Sie können auch andere Leistungskennzahlen wie den Net Promoter Score (NPS) und die Sprint Completion Rate verwenden.

Die drei Formeln zur Messung der Produktivität

Hier sind einige gängige Formeln, mit denen der Produktivitätsindex für verschiedene Branchen gemessen werden kann.

1. Arbeitsproduktivität

Dies ist die einfachste aller Formeln - alles, was Sie tun müssen, ist den Output durch den Input zu dividieren.

Wenn ein Produktionsunternehmen in einer Woche 1.000 Einheiten eines Produkts herstellt, werden dafür 100 Arbeitsstunden benötigt. Dann beträgt die Produktivität 1.000/100, was 10 Einheiten pro Stunde entspricht.

2. Zielorientierte Berechnung

Dieser Ansatz konzentriert sich auf die Bewertung der Leistung im Verhältnis zu vordefinierten Zielen oder Vorgaben. Dabei wird klar angegeben, ob ein bestimmtes Ziel erreicht, übertroffen oder verfehlt wurde. Sie können dann Ihre Strategie neu bewerten und für den zukünftigen Erfolg planen.

Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, den monatlichen Umsatz um 20 % zu steigern, wird Ihre Produktivitätsrate daran gemessen, ob Sie:

• Dieses Ziel erreicht und Ihren Umsatz um 20 % gesteigert haben (100 % Produktivitätsrate)
• Sie haben es übertroffen und Ihren Umsatz um 25% gesteigert (125% Produktivitätsrate)
• Sie haben Ihr Ziel verfehlt und Ihren Umsatz um 15% gesteigert (75% Produktivitätsrate)

3. 360-Stufen-Feedback

Bei dieser Methode sammeln Sie Feedback von verschiedenen Quellen, z. B. von Kollegen, Vorgesetzten, Kunden und Mitarbeitern, um die Leistung einer Person oder eines Teams umfassend zu bewerten.

Sie können das Feedback durch Umfragen und Interviews einholen oder indem Sie eine Person oder ein Team anhand vordefinierter Kriterien bewerten. Im Gegensatz zu den beiden anderen Methoden, 360-Grad-Feedback ist eher qualitativ als quantitativ und kann Ihnen differenziertere Informationen über die Leistung einer Person oder eines Teams liefern.

Berechnung von Produktivität und Effizienz

Produktivität und Effizienz werden häufig synonym verwendet, unterscheiden sich jedoch in bestimmten Zusammenhängen.

• Bei der Produktivität wird das Verhältnis zwischen Output und Input analysiert, d. h. die Menge oder Qualität des Outputs, die pro Einheit Input erzeugt wird. Die Formel wäre also ein Maß für Output / Input
• Die Effizienz hingegen bewertet, wie gut die Ressourcen genutzt werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Die Formel wäre also ein Maß für (Output / Input) x 100%

Obwohl beide Kennzahlen für die organisatorische Leistung wichtig sind, bieten sie unterschiedliche Perspektiven auf die betriebliche Effizienz.

Produktivität messen: Beispiele aus der Praxis

Hier erfahren Sie, wie Sie die Produktivität in verschiedenen Branchen messen können:

• Herstellung: Verfolgung der pro Stunde produzierten Einheiten an einem Fließband
• Dienstleistung: Zählen der Kundenanrufe, die pro Agent und Tag in einem Call Center bearbeitet werden
• Einzelhandel: Berechnung des Umsatzes pro Mitarbeiter in einem Einzelhandelsgeschäft
• Technologie: Messung neuer Funktionen, die in jedem Sprint-Zyklus ausgeliefert werden
• Gastgewerbe: Messung der Zimmerbelegungsrate oder des Umsatzes pro verfügbarem Zimmer in einem Hotel

Hier sind einige KPIs, die Sie für verschiedene Teams oder Aufgabenbereiche verwenden können:

• Marketing: Eingehende Leads, Website-Besuche, Anzeigenkonversionen
• Verkauf: Neue Kunden, generierter Umsatz, Konversionsrate
• Produkt und Technik: Neue Funktionen, Hotfixes, Produkteinführungszeit
• Kundenerfolg: NPS-Wert, Anzahl der Antworten, Kundenrezensionen

Schließlich sollten Sie bei der Messung der Produktivität darauf achten, dass Sie keinen Faktor überbetonen - weder den Einzelnen noch das Team oder die Quantität gegenüber der Qualität. Es geht nicht nur um die Zahlen, sondern auch um die Qualität, den Kontext und andere Nuancen.

Zur Messung der Produktivität gehört es, eine Mischung aus quantitativen und qualitativen Messgrößen zu verwenden, realistische Ziele zu setzen und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern.

Ebenso wichtig ist es, die Produktivität Ihrer Remote-Teams zu messen.

Produktivitätsmessung bei Fernarbeit

Die vierte industrielle Revolution, die von technologischen Fortschritten wie künstlicher Intelligenz (KI), Blockchain, virtueller Realität (VR) und Automatisierung geprägt ist, hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verändert.

Unternehmen springen nicht nur auf den Zug der Hybrid- und Fernarbeit auf, sondern arbeiten auch ständig mit Auftragnehmern, Agenturen und Freiberuflern zusammen. Diese global verteilte Belegschaft macht es zu einem echten Problem, die richtigen Produktivitätsmaßnahmen anzuwenden.

**Hier kommen Tools zur Verwaltung des Arbeitsbereichs und zur Produktivitätsverfolgung wie ClickUp ins Spiel. Mit einer umfassenden Suite von Tools - Projektmanagement, interne Kommunikation, Dokumente und sogar Automatisierungen - kann ClickUp Unternehmen dabei helfen, sowohl die individuelle als auch die Teamproduktivität zu verfolgen

Außerdem können die asynchronen und Echtzeit-Kommunikationstools, die Automatisierungsfunktionen und vieles mehr dazu beitragen, die Kommunikation zu rationalisieren und die Arbeitsbelastung zu reduzieren. So geht's:

Bleiben Sie bei Projekten auf Kurs

Mit ClickUp können Sie separate Projekte (mit Aufgaben, Unteraufgaben und Aktionspunkten) einrichten, sie Teammitgliedern zuweisen und Statusaktualisierungen an einem Ort besprechen. Außerdem können Sie die ClickUp Board-Ansicht zum Organisieren (und Ziehen und Ablegen von Aufgaben), um ihren Status schnell zu aktualisieren.

Organisieren Sie Ihre Aufgaben in einem Kanban-Board und erhalten Sie eine Vogelperspektive auf Ihre Aufgaben und deren Fortschritt

Messen Sie die Produktivität durch Zuweisung von Sprint-Punkte und prioritätsstufen dies kann Ihnen helfen, die Arbeit zu quantifizieren, die jeder Mitarbeiter (und jedes Team) in jedem Sprint-Zyklus erledigt.

Messen Sie die Produktivität Ihres Teams, indem Sie für jede Aufgabe Sprint-Punkte vergeben

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie mit Hilfe der Sprint-Punkte auch den Zeit- und Arbeitsaufwand für jede Aufgabe abschätzen können. So stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgaben effizient zuweisen, ohne Ihr Team zu überlasten.

Fortschritt messen Leistungsdiagramme

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Produktivität zu messen, besteht darin, sich für jeden Sprint oder jedes Projekt Ziele zu setzen. Mit ClickUp haben Sie Zugriff auf zahlreiche Leistungsberichte, mit denen Sie den Fortschritt Ihres Teams analysieren, Engpässe identifizieren und Ihre produktivitätspläne . Einige Diagramme umfassen:

• Aufwands- und Auslastungsdiagramme: Hier sehen Sie, wie viel Arbeit bereits erledigt wurde und was noch übrig ist
• Kumulativer Fluss: Diese Diagramme helfen Ihnen dabei, zu visualisieren, wie Ihre Aufgaben die verschiedenen Phasen durchlaufen, z. B. Backlog, In-Progress und Testing, so dass Sie erkennen können, wie viel Zeit die Aufgaben in jeder Phase verbringen
• Schnelligkeit: Diese Diagramme zeigen Ihnen, wie lange die Mitarbeiter im Durchschnitt für eine Aufgabe benötigen, damit Sie zukünftige Sprints besser planen können

Vergleichen Sie Prognosen mit der tatsächlich benötigten Zeit mit Hilfe von Velocity Charts in ClickUp, um die Leistung Ihres Teams über mehrere Sprints hinweg zu verstehen

Berechnen Sie die Produktivität mit Zeiterfassung

Wir haben gesehen, dass die einfachste Art, die Produktivität zu verfolgen, Input vs. Output ist. Bei Wissensarbeitern ist dies die Zeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wird, im Vergleich zu den erledigten Aufgaben.

**Wenn Sie Freiberufler oder Teilzeitmitarbeiter haben, die nach Stunden bezahlt werden, können Sie eine Zeiterfassungssoftware verwenden, um eine Vorstellung von den abrechenbaren Stunden zu erhalten

ClickUp, zum Beispiel, bietet eine eingebaute Funktion zur Zeiterfassung die es den einzelnen Mitarbeitern ermöglicht, Zeiteinträge für jede Aufgabe zusammen mit einer Notiz, die beschreibt, was sie getan haben, hinzuzufügen.

Erstellen Sie Zeiterfassungsbögen für jeden Mitarbeiter und erfahren Sie, wie er seine Zeit während der Woche oder des Sprint-Zyklus verbringt

Manager können auf die Zeiterfassungsbögen der einzelnen Mitarbeiter zugreifen und deren Produktivität und Leistung bewerten. Sie können auch die kumulative Zeiterfassung nutzen, um zu verstehen, wie viel Zeit jedes Teammitglied für verschiedene Aufgabengruppen benötigt.

Auch zu lesen:_ 8 Produktivitätsziele zur Produktivitätssteigerung im Jahr 2024

Messen Sie die Produktivität Ihres Teams mit ClickUp

Die Steigerung der Produktivität Ihres Teams ist wichtig, um Ihre Ziele zu erreichen und die Umsatz- und Rentabilitätsrate Ihres Unternehmens zu erhöhen. Die Priorisierung der Produktivitätsmessung ist für die Förderung von Wachstum, Innovation und Erfolg unerlässlich.

Wenn Sie Teil der vierten industriellen Revolution sind, empfehlen wir Ihnen, ClickUp auszuprobieren. ClickUp hilft Ihnen nicht nur dabei, das individuelle und kollektive Produktivitätsniveau in Ihrem Unternehmen zu verfolgen, sondern bietet auch eine Reihe von Tools, mit denen Sie die Produktivität Ihres Teams erhöhen .

Sie glauben uns nicht? Das hat ein ClickUp-Kunde zu sagen:

_Ihre Agentur verpasst so viel Produktivität, wenn Sie ClickUp nicht benutzen! Ohne ClickUp müsste ich 3 weitere Mitarbeiter einstellen, um die gleichen Dinge zu erledigen

Ravi Tharuma, CEO & Gründer, LAVA

Ihr Team kann sich wiederholende Arbeiten reduzieren mit ClickUp's Workflow-Automatisierungen informationen schnell finden mit ClickUp Gehirn (dem genAI-Assistenten), und die Kommunikation mit Videoclips, Chats und Whiteboards zu optimieren.

Einfach ausgedrückt: Sie erhalten ein All-in-One-Tool, das sowohl die Produktivität erhöht und misst sie, damit Sie sich kontinuierlich verbessern können. Melden Sie sich noch heute kostenlos für ClickUp an und entdecken Sie, wie es Ihnen helfen kann, die Produktivitätstrends in Ihrem Unternehmen zu überwachen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Was ist die beste Messung der Produktivität?

Es gibt zwar nicht die eine beste Methode zur Messung der Produktivität, aber projektspezifische KPIs können sich als nützlich erweisen. Sie liefern klare Datenpunkte, die den Fortschritt in Richtung spezifischer Ziele verfolgen. Außerdem können sie für verschiedene Abteilungen, wie Entwicklung, Marketing und Vertrieb, angepasst werden.

2. Wie berechnen Sie die Produktivität?

Die einfachste Art, die Produktivität zu berechnen, ist die Division des produzierten Outputs durch den gesamten eingesetzten Input.

Wenn zum Beispiel ein Vertriebsmitarbeiter in 5 Stunden 20 Kundenanrufe tätigt, beträgt seine Produktivität:

20 Anrufe / 5 Stunden = 2 Anrufe pro Stunde

3. Wie lauten die drei Maßstäbe für Produktivität?

Die drei gängigen Produktivitätsmaße sind:

1. Output pro Input: Berechnung des Gesamtoutputs (produzierte Waren oder Dienstleistungen) geteilt durch den Gesamtinput (eingesetzte Ressourcen, wie Arbeitsstunden oder investiertes Kapital)
2. Ziele: Verfolgen Sie die Fortschritte bei der Erreichung bestimmter Produktivitätsziele, um festzustellen, ob die Ressourcen effektiv genutzt werden
3. Zeit: Messen Sie, wie lange Aufgaben dauern (z. B. die Zykluszeit), um Engpässe im Arbeitsablauf zu ermitteln