Berechnen Sie den Aufwand für das Projektmanagement, bevor Sie sich für ein Honorarmodell entscheiden. Bei Agentur- und Beratungsaufträgen beginnen Sie mit den Stunden des Projektmanagements, legen Sie einen abrechnungsfähigen Stundensatz fest, der die Leistungskosten deckt, und berechnen Sie dann den Preis für einen definierten Leistungsumfang. Ein prozentualer Anteil kann sinnvoll sein, wenn die Vertragsgrundlage die Nachverfolgung des Koordinationsaufwands vornimmt, für den der Projektmanager verantwortlich ist. Dies ist eine Berechnungsanleitung und keine Übersicht über typische Marktpreise.
Wenn in einem Angebot lediglich „Projektmanagement“ steht, kann der Client nicht erkennen, was darin enthalten ist. Definieren Sie zunächst den Arbeitsumfang und zeigen Sie dann, wie Sie das Honorar berechnet haben.
Das Wichtigste auf einen Blick
Das Wichtigste auf einen Blick
- Schätzen Sie die für das Projektmanagement aufgewendeten Stunden getrennt von der Produktion.
- Verwenden Sie eine Stundenabrechnung, wenn der Aufwand ungewiss ist, und ein Festhonorar, wenn der Umfang stabil ist.
- Verwenden Sie einen Prozentsatz nur dann, wenn der Vertrag eine Grundlage definiert, die die Nachverfolgung der Projektmanagement-Arbeit ermöglicht.
- Erläutern Sie, was im Preis inbegriffen ist, wodurch sich der Preis ändert und wie der Client zusätzliche Arbeiten genehmigt.
Beginnen Sie mit der Arbeit, die Ihr Honorar abdeckt
Eine Gebühr für das Projektmanagement sollte die im Vertrag festgelegten Koordinations- und Überwachungsleistungen abdecken. Halten Sie die Aufgaben des Projektmanagers schriftlich fest, bevor Sie einen Satz oder Prozentsatz festlegen.
Je nach Auftrag kann der Umfang des Projektmanagements Folgendes umfassen:
- Erstellung und Pflege des Zeitplans für das Projekt
- Koordination von Client-Prüfungen und -Freigaben
- Nachverfolgung von Risiken, Entscheidungen, Abhängigkeiten und Budgetänderungen
- Status-Updates und Übergaben organisieren
- Projektabschluss und Dokumentation offener Elemente
Trennen Sie diese Arbeiten von den Produktionsleistungen der Agentur. Design, Texterstellung, Entwicklung, Medienausgaben, Lieferantenkosten und Reisekosten gehören nur dann in die Gebühr, wenn dies in der Vereinbarung festgelegt ist. Andernfalls erstellen Sie eine Liste mit ihnen oder schließen Sie sie aus.
Geben Sie an, wie viele Überprüfungszyklen, Interessengruppen, Meetings und Zyklen der Berichterstellung in der Gebühr enthalten sind. Sollten diese Anforderungen steigen, sollte der Client über die Preisänderung informiert werden, bevor der zusätzliche Arbeitsaufwand beginnt.
Wählen Sie ein Honorarmodell, das zum Auftrag passt
Stundensatz, Festpreis und prozentuale Abrechnung lösen unterschiedliche Probleme. Wählen Sie das Modell, das am besten dazu passt, wie genau Sie den Arbeitsaufwand einschätzen können und in welchem Verhältnis der Aufwand des Projektmanagers zum Projektbudget steht.
| Modell | Gebührenberechnung | Am besten geeignet | Wichtigstes zu bewältigendes Risiko |
|---|---|---|---|
| Stundensatz oder Zeit- und Materialkosten | Genehmigte Stunden multipliziert mit dem Abrechnungssatz | Der Umfang oder die Dauer ändern sich noch | Der Gesamtbetrag kann unbegrenzt steigen und lässt sich nicht regelmäßig prognostizieren |
| Feste Projektgebühr | Geschätzter PM-Aufwand, berechnet für einen definierten Umfang | Leistungsumfang, Genehmigungen und Fertigstellungskriterien sind klar definiert | Zusätzliche Arbeit kann die Marge schmälern, wenn Umfangsänderungen nicht kalkuliert werden |
| Prozentsatz einer vereinbarten Kostenbasis | Definierte Projektkosten multipliziert mit dem vereinbarten Prozentsatz | Die Verantwortung des Projektmanagers richtet sich nach der jeweiligen Kostenbasis | Die Basis kann Ausgaben umfassen, die nicht vom Projektmanager verwaltet werden |
Ein Prozentsatz des gesamten Projektbudgets ist nicht automatisch ein faires Projektmanagementhonorar. Ein großes Medien-, Lieferanten- oder Produktionsbudget führt nicht zwangsläufig zu mehr Projektmanagement-Stunden. Wenn Sie einen Prozentsatz verwenden, legen Sie im Vertrag die Bemessungsgrundlage, Ausnahmen und die Behandlung von von den Clients genehmigten Änderungen fest.
Ein Retainer ist eine wiederkehrende Vereinbarung, oft gegen ein festes Honorar. Legen Sie den monatlichen Umfang oder die Stundenanzahl, die Erwartungen an die Reaktionszeiten sowie die Vorgehensweise für den Fall fest, dass die Nachfrage die reservierte Kapazität übersteigt. Wenn der Client eine flexible Warteschlange benötigt, lässt sich ein Stundensatz mit einer monatlichen Obergrenze möglicherweise leichter prognostizieren.
Nutzen Sie einen Marktüberblick als Kontext, nicht als Benchmark
Auf der Seite „Upwork-Kosten“ von Upwork wurde unter „Median der Stundensätze (USD)“ in einem am 5. November 2026 abgerufenen Textauszug ein Wert von „19 bis 45 US-Dollar“ pro Stunde angezeigt. Auf der Seite heißt es, dass diese Zahl typische Stundensatzbereiche aus bestimmten historischen Verträgen weltweit widerspiegelt und dass die Preise für Clients von Verhandlungen abhängen. Es werden weder ein Veröffentlichungs- oder Aktualisierungsdatum, ein Zeitraum, eine Größe der Stichprobe, Auswahlkriterien noch die Berechnungsmethode für die Überschrift angegeben. Betrachten Sie dies als Momentaufnahme des Marktplatzes und nicht als Standardtarif oder agenturspezifischen Richtwert.
Eine separate Tabelle nach Erfahrungsstufen enthält eine eigene Fußnote. Sie beschreibt die Tarife, die Freiberufler auf Upwork in Nordamerika mit mehr als 1.000 Arbeitsstunden und einer Erfolgsquote von 90 % verlangen. Diese Angaben gelten ausschließlich für diese Tabelle, nicht für den in der Überschrift genannten Bereich.
Andere veröffentlichte Quellen nennen andere, eng gefasste Beispiele. Sakas and Company empfiehlt, vor der Angebotserstellung 25 % bis 30 % zum Projektbudget für das Projektmanagement der Agentur hinzuzurechnen (veröffentlicht am 25. Mai 2015). ONES erstellt eine Liste mit 10 % bis 20 % der Projektkosten für Marketing- und Kreativarbeit sowie Stundensätzen von 50 bis 250 US-Dollar (21. Oktober 2026); das dort angeführte prozentuale Beispiel bezieht sich auf ein Festhonorar oder einen Pauschalbetrag. Hierbei handelt es sich um quellspezifische Zahlen, nicht um einen allgemeingültigen oder empfohlenen Satz.
Der Aufschlag von Element Three in Höhe von 10 % bis 20 % für ausgelagerte Dienstleistungen deckt die Überprüfung von Anbietern, die Organisation und das Management ab und stellt keine allgemeine Gebühr für das Projektmanagement dar (abgerufen am 5. November 2026). Der von Highspire angegebene Bereich von 2 % bis 8 % für Baumanagementberatung bezieht sich auf konkrete Bauvorhaben und stellt keinen Richtwert für Agenturen oder Beratungsunternehmen dar (14. August 2025). Diese Quellen legen keine einheitliche Festgebühr fest. Verwenden Sie die folgenden Berechnungsschritte, um anhand Ihres eigenen Leistungsumfangs, Ihrer Kosten und Ihrer abrechnungsfähigen Kapazität ein Angebot zu erstellen.
Berechnen Sie die Gebühr in fünf Schritten
Erstellen Sie das Angebot auf der Grundlage der Arbeit des Projektmanagements und fügen Sie die Berechnung sowie die Leistungsbeschreibung so ein, dass der Client sie einsehen kann.
- Legen Sie den Umfang des Projektmanagements fest. Erstellen Sie eine Liste der Koordinationsaufgaben, Leistungen, Entscheidungspunkte und Projektphasen, die in der Gebühr enthalten sind. Nennen Sie auch die ausgenommenen Arbeiten.
- Schätzen Sie die PM-Stunden pro Aufgabe. Unterteilen Sie die Schätzung je nach Bedarf in Projektstart, Planung, Genehmigungen, Koordination, Berichterstellung und Projektabschluss. Nutzen Sie, sofern verfügbar, Daten aus früheren Projekten; geben Sie eine Beschreibung der neuen Annahmen.
- Berechnen Sie einen abrechnungsfähigen Stundensatz. Addieren Sie die Kosten, die in den Stundensatz einfließen, wie z. B. Vergütung, Lohnnebenkosten, Gemeinkosten und nicht abrechnungsfähige Zeit, für einen ausgewählten Zeitraum. Teilen Sie diese Summe durch die realistischen abrechnungsfähigen Stunden desselben Zeitraums, um Ihre Kosten pro abrechnungsfähiger Stunde zu ermitteln.
- Legen Sie den Kundensatz fest. Wenn Sie Ihre Preise anhand einer angestrebten Bruttomarge kalkulieren, gilt: Kundensatz = Vollkosten pro abrechnungsfähiger Stunde / (1 – angestrebte Marge). Die Marge ist der Anteil des Kundenhonorars, der nach Abzug der enthaltenen Leistungskosten verbleibt, und kein Aufschlag auf die Kosten.
- Prüfen Sie die Gebühr im Verhältnis zum Projekt. Vergleichen Sie den Gesamtbetrag mit dem Projektbudget und dem erwarteten Verwaltungsaufwand. Bei einem prozentualen Modell verwenden Sie die festgelegte Gebührenbasis und vergleichen Sie das Ergebnis mit einer stundenbasierten Schätzung.
Weitere Informationen zur umfassenden Planung der Projektkosten finden Sie im Leitfaden zum Projektbudget.
Bearbeiten Sie ein Beispiel auf Stundenbasis – vom Leistungsumfang bis zum Honorar
Verwenden Sie als Beispiel einen Auftrag einer kleinen Agentur. Die unten aufgeführten Angaben sind Annahmen und stellen kein marktübliches Angebot dar.
Angenommen, die Gesamtkosten des Projektmanagers betragen 60 $ pro abrechnungsfähiger Stunde und das Einzelziel der Bruttomarge liegt bei 25 %. Der Client-Satz beträgt 60 $ / (1 - 0,25) = 80 $ pro Stunde.
| Umfang der Arbeit des Projektmanagements | Geschätzter Zeitaufwand |
|---|---|
| Projektstart und Festlegung des Projektumfangs | 2 |
| Zeitplan und Plan für die Verantwortung | 3 |
| Genehmigungs- und Abhängigkeitskoordination | 3 |
| Status- und Budget-Updates | 2 |
| Abschluss und Übergabe | 2 |
| Geschätzter Gesamtzeitaufwand für das Projektmanagement | 12 |
Die Projektgebühr beträgt 12 Stunden × 80 $ = 960 $. Wenn der Arbeitsaufwand realistischerweise 10 bis 14 Stunden betragen könnte, ergibt sich bei gleichem Stundensatz ein Bereich von 800 $ bis 1.120 $. Dieser Bereich ergibt sich aus dieser hypothetischen Schätzung. Es handelt sich nicht um einen Branchen-Benchmark.
Stellen Sie bei einem Festpreisangebot sicher, dass die Stunden die vereinbarten Genehmigungszyklen und die Zyklen der Berichterstellung abdecken. Bei einer Abrechnung nach Stundensatz legen Sie dar, wie oft Sie Ist-Zahlen melden und wann Sie den Client um die Genehmigung weiterer Zeit bitten werden.
Berechnen Sie ein prozentuales Honorar auf Basis eines festgelegten Grundbetrags
Die folgenden Angaben sind hypothetisch. Sie dienen der Veranschaulichung der Berechnung und stellen weder einen Marktpreis noch eine Empfehlung dar.
Nehmen wir ein Projektbudget von 20.000 $ an. Der Vertrag sieht eine Projektmanagementgebühr von 10 % auf eine festgelegte Basis von 12.000 $ für Arbeits- und Lieferantenleistungen vor, die der Projektmanager koordiniert. Ausgenommen sind Medienausgaben in Höhe von 8.000 $, die nicht in den Aufgabenbereich des Projektmanagers fallen.
12.000 $ x 10 % = 1.200 $
Das obige Beispiel ergab eine Gebühr von 960 $, sodass die prozentuale Methode bei diesen Annahmen um 240 $ höher ausfällt. Diese Differenz ist ein Anlass, zu überprüfen, ob die Gebührenbasis die Nachverfolgung des Projektmanagement-Aufwands gewährleistet. Wenn weiterberechnete Kosten den Prozentsatz verändern, ohne dass sich der Koordinationsaufwand ändert, sollten Sie die Basis einschränken oder ein anderes Gebührenmodell verwenden.
Zeigen Sie dem Client, was er für das Honorar erhält
Zeigen Sie dem Client, was die Gebühr abdeckt und wie sich der Preis ändert, wenn der Umfang erweitert wird.
Ein kurzer Vorschlag könnte lauten:
Projektmanagementgebühr: 960 $ für voraussichtlich 12 Stunden. Darin enthalten sind der Projektstart, der Zeitplan und der Plan für die Zuständigkeiten, die Koordination der Genehmigungen, zwei Status- und Budget-Updates sowie der Projektabschluss. Produktionsarbeiten und zusätzliche Zyklen der Überprüfung fallen nicht in diesen Umfang. Ich werde den zusätzlichen Arbeitsaufwand abschätzen und vor Beginn der Arbeiten eine Genehmigung einholen.
Projektmanagementgebühr: 960 $ für voraussichtlich 12 Stunden. Darin enthalten sind der Kickoff, der Zeitplan und der Plan für die Zuständigkeiten, die Koordination der Genehmigungen, zwei Status- und Budget-Updates sowie der Projektabschluss. Produktionsarbeiten und zusätzliche Zyklen der Überprüfung fallen nicht in diesen Umfang. Ich werde den zusätzlichen Arbeitsaufwand abschätzen und vor Beginn der Arbeiten eine Genehmigung einholen.
Verwenden Sie diesen Wortlaut nur, wenn diese Leistungen dem Auftrag entsprechen. Ersetzen Sie die Angaben zu Stunden, Preis, enthaltener und nicht enthaltener Arbeit durch die Werte aus Ihrem tatsächlichen Kostenvoranschlag.
Wenn Sie in einer Agentur Clients-Projekte leiten, finden Sie im Leitfaden zum Projektmanagement in Agenturen umfassendere Informationen zu den Vorgehensweisen bei der Festlegung des Projektumfangs und der Projektabwicklung.
Sichern Sie Ihre Marge bei Änderungen des Projektumfangs
Wenn der Umfang wächst, die Gebühr aber fest bleibt, übernimmt der Projektmanager die zusätzliche Arbeit. Legen Sie vor Projektbeginn einen einfachen Änderungsprozess fest.
- Änderungen, die einen neuen Kostenvoranschlag erfordern, wie z. B. ein zusätzliches Ergebnis oder ein weiterer Zyklus der Überprüfung.
- Halten Sie fest, wer die Änderung genehmigen darf und wo die Genehmigung dokumentiert wird.
- Legen Sie einen Kontrollzeitpunkt fest, um die aufgewendeten Stunden oder das verbrauchte Budget mit dem Kostenvoranschlag abzugleichen.
- Halten Sie Lieferantenausgaben und weiterberechnete Kosten von der Projektmanagementgebühr getrennt, es sei denn, diese sind im Vertrag enthalten.
- Geben Sie bei einem Pauschalhonorar an, ob nicht genutzte Kapazitäten auf das nächste Projekt übertragen werden und wie zusätzliche Stunden abgerechnet werden.
Diese Bedingungen helfen beiden Seiten dabei, zu erkennen, ob das Honorar noch im Verhältnis zur Arbeit steht. Außerdem geben sie dem Projektmanager einen klaren Anhaltspunkt, um innezuhalten und eine Änderung des Leistungsumfangs zu bewerten, anstatt sie stillschweigend zu übernehmen.
Häufig gestellte Fragen
Welchen Prozentsatz sollte ich für das Projektmanagement berechnen?
Es gibt keinen einheitlichen Prozentsatz, der für alle Projektmanagement-Dienstleistungen passt. Ein Prozentsatz ist nur dann hilfreich, wenn die Gebührenbasis und die Managementaufgaben zu Ihrer Arbeit passen. Bei kundenorientiertem Projektmanagement sollten Sie zunächst die Managementstunden und den Stundensatz schätzen. Verwenden Sie einen Prozentsatz, wenn der Vertrag eine Grundlage definiert, die die Verantwortung des Projektmanagers angemessen widerspiegelt.
Wie berechne ich eine Gebühr für das Projektmanagement anhand eines Projektbudgets?
Multiplizieren Sie die vereinbarte Gebührenbasis mit dem vereinbarten Prozentsatz. Legen Sie vor der Berechnung fest, ob die Basis Arbeitsaufwand, Lieferantenausgaben, Medienkosten, erstattungsfähige Kosten oder nur einen bestimmten Teil des Budgets umfasst. Vergleichen Sie das Ergebnis anschließend mit einer stundenbasierten Schätzung, damit Sie erklären können, wofür der Prozentsatz verwendet wird.
Soll ich einen Stundensatz berechnen oder ein Festhonorar verlangen?
Verwenden Sie eine Stundenvergütung, wenn der Umfang oder die Dauer ungewiss ist und der Client Flexibilität benötigt. Verwenden Sie ein Festhonorar, wenn die zu erbringenden Leistungen, Genehmigungen und der Endpunkt klar sind. Bleibt Unsicherheit bestehen, kann ein Stundensatz mit einer Obergrenze oder einem Überprüfungszeitpunkt dem Client helfen, die Kosten im Griff zu behalten.
Sollte das Projektmanagement als separates Element ausgewiesen werden?
Das ist möglich. Ein separates Element macht die Arbeit des Projektmanagers sichtbar, wenn das Angebot auch Produktions- oder andere Dienstleistungen umfasst. Benennen Sie die enthaltenen Aufgaben und vermeiden Sie es, Arbeiten separat in Rechnung zu stellen, die bereits in einer anderen Gebühr enthalten sind.
Fassen Sie Honorar, Leistungsumfang und Änderungsregel in einem Angebot zusammen
Stellen Sie die Gebührenberechnung neben den Umfang und die Änderungsregel. Das gibt dem Client eine klare Grundlage für die Genehmigung und eine Möglichkeit, neue Arbeiten zu bewerten.
Verwenden Sie eine Vorlage für einen Budgetvorschlag, um das Budget und die zugrunde liegenden Annahmen darzustellen.
