Ihr Kalender ist Ihr ultimatives Priorisierungs-tool. Jeder hat jede Woche das gleiche 24×7-Raster. Wie Sie diese Blöcke nutzen, entscheidet darüber, ob Ihre Woche wirkungsvoll ist oder ob Sie sich mit kleinen Aufgaben herumschlagen müssen.
Zeitblockierung, also die Nutzung Ihres Kalenders, um Zeit für die Arbeit zu reservieren, ist bei weitem der beste Weg, um dies zu erreichen. Es kann jedoch schwierig sein, dies als Gewohnheit beizubehalten.
Wir sind dabei, das zu ändern.
Ein System der Produktivität, dem Sie vertrauen können
Ihr Verstand ist nicht dafür geschaffen, Informationen zu speichern – er ist dafür geschaffen, Ideen zu entwickeln. In dem Moment, in dem Sie sich an eine Aufgabe oder eine Nachverfolgung erinnern, ist es am besten, diesen Gedanken aus Ihrem Kopf zu verbannen und in ein System zu übertragen, dem Sie vertrauen.
David Allen hat es in Getting Things Done™ am besten beschrieben:
- Erfassen: Halten Sie Ihre Gedanken fest und speichern Sie sie in einem zuverlässigen System.
- Klarstellung: Was ist zu tun? Wenn es weniger als 5 Minuten dauert, erledigen Sie es. Wenn es länger dauert, planen Sie es ein.
- Engagieren: An die Arbeit.
Wir glauben, dass ein Kalender ein solches System ist. Indem Sie Ihre Arbeit neben Ihren Kalender stellen, stellen Sie sicher, dass Sie nichts verpassen.
mit dem ClickUp-Kalender* haben Sie Ihre Prioritäten, zugewiesene Arbeit und anpassbaren Rückstand immer griffbereit – direkt neben einem tool, das Sie ohnehin schon mehrmals täglich überprüfen – und können sofort loslegen.
„Ich bin zu beschäftigt, ich brauche kein System!“
Ein System zu haben, verschafft Ihnen mehr Zeit, nicht weniger.
Wenn Sie Ihr Gehirn von Sorgen um To-dos, Chatten und Benachrichtigungen befreien, können Sie Ihre Zeit und Energie auf andere Dinge konzentrieren. Nutzen Sie diese Zeit, um strategisch und kreativ zu denken oder sich selbst etwas Gutes zu tun – ganz wie Sie möchten.
Machen Sie rückwärts von einer erfolgreichen Woche aus Arbeit
Wenn Ihr Arbeitstag meinem ähnelt, gibt es immer genug zu erledigen.
Mein Rat? Beginnen Sie von oben nach unten, indem Sie sich auf die Ergebnisse konzentrieren, die Sie bis zum Ende der Woche erzielen möchten – statt von unten nach oben mit endlosen Aufgaben und E-Mails in Ihrem Posteingang. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Dinge die richtige Aufmerksamkeit erhalten, was zu einer größeren Wirkung führt.
Ich beginne jede Woche damit, drei Ergebnisse aufzuschreiben, die die Woche zu einem Erfolg machen würden. Ich erstelle sie als Aufgaben in ClickUp und markiere sie als Prioritäten.
Das Besondere daran: ClickUp Kalender nutzt KI, um Fokuszeitblöcke für diese Aufgaben vorzuschlagen und Konflikte automatisch durch Anpassungen zu lösen. So bleibt Ihnen Zeit für das Wesentliche und Sie können flexibel auf die täglichen Gegebenheiten reagieren.
Termine einhalten, nicht Fälligkeitsdaten
Stellen Sie sich vor, Sie setzen ein Puzzle zusammen.
Manche Aufgaben sind wie die Puzzle-Box – sie zeigen das Ergebnis. Andere sind wie einzelne Teile oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
hier ist die Erkenntnis: *Sie können ergebnisorientierte Aufgaben nicht durch Festlegen von Start- und Fälligkeitsterminen zeitlich begrenzen. Blockieren Sie stattdessen Zeit für die Arbeit an diesen Aufgaben in Ihrem Kalender. Wir bezeichnen dies als DO-Termine, nicht als FÄLLIGKEITSTERMINE. Eine Aufgabe kann viele DO-Termine haben, aber nur einen FÄLLIGKEITSTERMIN.
mit dem ClickUp-Kalender lassen sich ganz einfach mehrere Fälligkeitstermine für eine Aufgabe erstellen. * Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Planen“ bei einer beliebigen Aufgabe, wählen Sie einen kostenlosen Termin aus und erledigt! Wiederholen Sie diesen Vorgang nach Bedarf. So erstellen Sie Fokusblöcke, die mit einer Aufgabe verknüpft sind, ohne deren Start- oder Fälligkeitstermin zu ändern.
Als Faustregel gilt, dass Aufgaben, an denen mehrere Personen beteiligt sind oder die mehr als ein paar Stunden dauern, in der Regel Ergebnisse sind. Sie sind dafür verantwortlich, dass das Endergebnis mit dem Bild auf der Verpackung übereinstimmt.
Man könnte ein Ergebnis in Unteraufgaben unterteilen, aber das macht nicht jeder. Manchmal ist die Arbeit unvorhersehbar – wie zum Beispiel die Behebung eines Fehlers, die eine Stunde oder einen Tag dauern kann und oft mit Versuch und Irrtum verbunden ist.
Ähnliche Arbeit bündeln, um Ablenkungen zu vermeiden
Das Bündeln von Arbeit in einem einzigen Kontext kann Ablenkungen minimieren. Ich bündele beispielsweise alle meine Aufgaben als Administrator am Mittwochvormittag, anstatt sie über die ganze Woche zu verteilen. Diese Aufgaben sind klein, sodass es keinen Sinn macht, für jede einzelne eine Stunde einzuplanen.
clickUp Kalender vereinfacht dies. * Wählen Sie einen kostenlosen Zeitblock aus, legen Sie die Fokuszeit fest und ziehen Sie mehrere Aufgaben aus dem Backlog in denselben Block.
Dies entspricht dem Time Boxing – einer Technik, bei der Sie die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit Limit, um Ablenkungen zu reduzieren und die Konzentration zu verbessern.
Ein besserer Weg
Ihr Kalender ist reif für ein Upgrade, und nun ist es endlich soweit. Unser Team hat hart an der Arbeit daran gearbeitet, dies zu verwirklichen.
Unsere erste Veröffentlichung umfasst:
- Google Workspace unterstützt (Outlook/Microsoft 365 in offener Beta-Phase).
- KI Notetaker zum automatischen Erfassen von Gesprächsnotizen.
- KI-gestützte Zeitplanung für Aufgaben.
Alles auf einem wunderschönen Kalender, der speziell für Profis wie Sie gestaltet wurde.
Probieren Sie ClickUp Kalender noch heute aus und teilen Sie uns Ihre Meinung mit!
PS: Haben Sie Probleme mit Prokrastination? Keine Sorge – Dienste wie soziale Medien sind darauf ausgelegt, süchtig zu machen. Diese Browser-Erweiterung könnte Ihnen helfen.
Ricardo Clerigo
Leiter Kalender, ClickUp