Ihr Kalender ist Ihr ultimatives Tool zur Priorisierung. Jeder hat jede Woche das gleiche 24×7-Raster. Wie Sie diese Blöcke nutzen, entscheidet darüber, ob Ihre Woche wirkungsvoll ist oder Sie sich mit kleinen Aufgaben herumschlagen müssen.
Zeitblockierung, also die Nutzung Ihres Kalenders, um Zeit für die Arbeit zu reservieren, ist bei weitem der beste Weg, um dies zu erreichen. Es kann jedoch schwierig sein, dies als Gewohnheit beizubehalten.
Wir sind dabei, das zu ändern.
Ein System zur Steigerung der Produktivität, dem Sie vertrauen können
Ihr Verstand ist nicht dafür geschaffen, Informationen zu speichern – er ist dafür geschaffen, Ideen zu entwickeln. Sobald Sie sich an eine Aufgabe oder eine Nachverfolgung erinnern, ist es am besten, diesen Gedanken aus Ihrem Kopf zu verbannen und in ein System zu übertragen, dem Sie vertrauen.
David Allen hat es in Getting Things Done™ am besten beschrieben:
- Erfassen: Bringen Sie Ihre Gedanken aus Ihrem Kopf in ein vertrauenswürdiges System.
- Klarstellen: Was ist zu erledigen? Wenn es weniger als 5 Minuten dauert, erledigen Sie es. Wenn es länger dauert, planen Sie es ein.
- Engagieren: An die Arbeit.
Wir glauben, dass ein Kalender ein solches System ist. Indem Sie Ihre Arbeit neben Ihren Kalender stellen, stellen Sie sicher, dass Sie nichts verpassen.
Mit dem ClickUp-Kalender sind Ihre Prioritäten, zugewiesene Arbeiten und anpassbare Backlogs immer griffbereit – direkt neben einem tool, das Sie ohnehin schon mehrmals täglich überprüfen – und sofort einsatzbereit.
„Ich bin zu beschäftigt, ich brauche kein System!“
Ein System zu haben, verschafft Ihnen mehr Zeit, nicht weniger.
Wenn Sie Ihr Gehirn von Sorgen um To-do-Listen, Chats und Benachrichtigungen befreien, können Sie Ihre Zeit und Energie auf andere Dinge konzentrieren. Nutzen Sie diese Zeit, um strategisch und kreativ zu denken oder sich um sich selbst zu kümmern – ganz wie Sie möchten.
Arbeiten Sie rückwärts von einer erfolgreichen Woche aus
Wenn Ihr Arbeitstag meinem ähnelt, gibt es immer genug Dinge, die zu erledigen sind.
Mein Rat? Beginnen Sie von oben nach unten, indem Sie sich auf die Ergebnisse konzentrieren, die Sie bis zum Ende der Woche erzielen möchten – statt von unten nach oben mit endlosen Aufgaben und E-Mails in Ihrem Posteingang. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Dinge die richtige Aufmerksamkeit erhalten, was zu einer größeren Wirkung führt.
Ich beginne jede Woche damit, drei Ergebnisse aufzuschreiben, die die Woche zu einem Erfolg machen würden. Ich erstelle sie als Aufgaben in ClickUp und markiere sie als Prioritäten.
Das Besondere daran: ClickUp Kalender nutzt KI, um Fokuszeitblöcke für diese Aufgaben vorzuschlagen und Konflikte automatisch durch Anpassungen zu lösen. So bleibt Ihnen Zeit für das Wesentliche und Sie können flexibel auf die täglichen Gegebenheiten reagieren.
Termine einhalten, nicht Fälligkeitsdaten
Stellen Sie sich vor, Sie setzen ein Puzzle zusammen.
Manche Aufgaben sind wie die Puzzle-Box – sie zeigen das Endergebnis. Andere sind wie einzelne Teile oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
Hier ist die Erkenntnis: Sie können ergebnisorientierte Aufgaben nicht durch Festlegen von Start- und Fälligkeitsdaten zeitlich begrenzen. Blockieren Sie stattdessen Zeit für die Bearbeitung dieser Aufgaben in Ihrem Kalender. Wir bezeichnen dies als „DO-Termine“ und nicht als „Fälligkeitsdaten“. Eine Aufgabe kann viele DO-Termine haben, aber nur ein Fälligkeitsdatum.
Mit dem ClickUp-Kalender lassen sich ganz einfach mehrere Fälligkeitstermine für eine Aufgabe erstellen. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Planen“ bei einer beliebigen Aufgabe, wählen Sie einen freien Termin aus und fertig! Wiederholen Sie diesen Vorgang nach Bedarf. Dadurch werden Fokusblöcke erstellt, die mit einer Aufgabe verknüpft sind, ohne deren Startdatum oder Fälligkeitsdatum zu ändern.
Als Faustregel gilt, dass Aufgaben, an denen mehrere Personen beteiligt sind oder die mehr als ein paar Stunden dauern, in der Regel Ergebnisse sind. Sie sind dafür verantwortlich, dass das Endergebnis mit dem Bild auf der Box übereinstimmt.
Man könnte ein Ergebnis in Unteraufgaben unterteilen, aber das macht nicht jeder. Manchmal ist die Arbeit unvorhersehbar – wie zum Beispiel die Behebung eines Fehlers, die eine Stunde oder einen Tag dauern kann und oft mit Versuch und Irrtum verbunden ist.
Ähnliche Arbeiten bündeln, um Ablenkungen zu vermeiden
Das Bündeln von Aufgaben in einem einzigen Kontext kann Ablenkungen minimieren. Ich bündele beispielsweise alle meine Verwaltungsaufgaben am Mittwochvormittag, anstatt sie über die ganze Woche zu verteilen. Diese Aufgaben sind klein, daher macht es keinen Sinn, für jede einzelne eine Stunde einzuplanen.
Der ClickUp-Kalender vereinfacht dies. Wählen Sie einen kostenlosen Termin aus, legen Sie die Fokuszeit fest und ziehen Sie mehrere Aufgaben aus dem Backlog in denselben Block.
Dies entspricht dem Time Boxing – einer Technik, bei der Sie die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit Limitieren, um Ablenkungen zu reduzieren und die Konzentration zu verbessern.
Ein besserer Weg
Ihr Kalender ist reif für ein Upgrade, und nun ist es endlich soweit. Unser Team hat hart daran gearbeitet, dies zu verwirklichen.
Unsere erste Veröffentlichung umfasst:
- Google Workspace-Support (Outlook/Microsoft 365 in offener Beta-Phase).
- KI Notetaker zum automatischen Erfassen von Gesprächsnotizen.
- KI-gestützte Zeitblockierung für Aufgaben.
Alles auf einem wunderschönen Kalender, der speziell für Profis wie Sie gestaltet wurde.
Probieren Sie ClickUp Kalender noch heute aus und teilen Sie uns Ihre Meinung mit!
PS: Haben Sie Probleme mit Prokrastination? Keine Sorge – Dienste wie soziale Medien sind darauf ausgelegt, süchtig zu machen. Diese Erweiterung für den Browser könnte Ihnen helfen.
Ricardo Clerigo
Leiter Kalender, ClickUp