dieser Beitrag stammt von Ericka Marett, einer Projektmanagerin bei Adhere Creative . Hier ist ihre Geschichte über die Suche nach dem richtigen Projektmanagementsoftware _für ihre digitale Agentur! Erfahren Sie hier, wie ClickUp Ihnen helfen kann, Ihre agentur für digitales Marketing_ .
Jeder, der schon einmal in einer Agentur gearbeitet hat, weiß, dass eine gute marketingprojekt-Management-System kann über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Obwohl die Probleme, mit denen Agenturen bei der Verwaltung von Clients konfrontiert sind, ähnlich sein können, hängt die ideale Lösung von den individuellen Bedürfnissen ab.
Im Laufe der Jahre haben sich unsere Anforderungen weiterentwickelt, was zu Frustration über einige der Limits führte, auf die wir bei unseren bisherigen Lösungen stießen. Also machten wir uns auf die Suche: Wir traten einen Schritt zurück, krempelten die Ärmel hoch, und der große projektmanagement-Software die Suche hat begonnen.
Start unserer Reise
Unsere Agentur, Adhere Kreativ wir haben Basecamp etwa 8 Jahre lang benutzt, und lange Zeit haben wir es geliebt! Es ermöglichte uns die einfache Kommunikation mit Kunden, die Arbeit an Projekten im Team und die Einhaltung von Fälligkeitsdaten in der richtigen Reihenfolge. Doch langsam aber sicher wuchs es uns über den Kopf. Obwohl wir schon eine Weile auf einen Wechsel hingearbeitet hatten, kam der eigentliche Wendepunkt, als wir agiles Projektmanagement .
Wir haben den Laden für eine Woche geschlossen und uns intensiv mit Sprints, Kanban-Boards, Retrospektiven und vielem mehr beschäftigt. Am Ende unserer woche intensiv obwohl wir nach der Einführung von Agile eine beträchtliche Steigerung unserer Effizienz feststellen konnten, wurde uns schnell klar, dass wir mit der Einführung von Agile eine schlanke, gemeine Kampfmaschine sind, die von mir, dem Scrum Master, angeführt wird Basecamp konnte nicht mit unsere neuen Prozesse.
Die erste rote Flagge war Kanban~searchTerm~'~sort~false~sortDirection~'asc~page~1)) . Wenn Sie mit Kanban nicht vertraut sind, stellen Sie sich eine Tafel vor, die in mehrere Spalten unterteilt ist, die die Phasen eines Projekts darstellen, z. B. In Bearbeitung, Überprüfung durch den Client und abgeschlossen. Alle Projekte werden auf dieser Tafel verschoben, um den Fortschritt der gesamten Agentur visuell darzustellen.
Leider, Basecamp konnte diese Art von Struktur nicht unterbringen. Während wir also in Basecamp an Projekten arbeiteten, "verschoben" wir Projekte in einem behelfsmäßigen Kanban, das wir in Excel erstellt hatten. Wie Sie sich vorstellen können, war das ein Durcheinander.
Kurz gesagt, wir sind aus Basecamp herausgewachsen. Die Plattform ist einfach zu bedienen und kostengünstig für eine aufstrebende Agentur, aber als wir uns weiterentwickelten, hielt sie uns nur zurück. Da Basecamp mehr Probleme verursachte, als es löste, wurde jedem im Team klar, dass wir eine neue Plattform für das Projektmanagement brauchten - und zwar schnell.
Eine Liste erstellen, zweimal überprüfen
Es gibt Hunderte von Projektmanagement-Plattformen, und der Gedanke, sie alle zu durchforsten, um die perfekte Lösung zu finden, war entmutigend. Wie jeder gute Projektmanager begann ich also mit der Aufgabe, eine Checkliste zu erstellen.
Ein paar Wochen lang beobachtete ich die Agentur und erstellte eine Liste aller Probleme, die mir im Zusammenhang mit dem Projektmanagement auffielen. Mit der Zeit kristallisierte sich ein Muster heraus. Ich identifizierte etwa 15 Kernprobleme und stellte ihnen Lösungen für das Projektmanagement gegenüber. Rückblickend scheinen die Elemente, die es auf die Liste geschafft haben, offensichtlich zu sein, aber monatelang sahen wir nur die Probleme und nicht die Lösungen, die sie beheben könnten. Hier ist eine Vorschau auf meine Liste:
- Visuelle Darstellung des Status von Aufgaben (Kanban)
- Erstellen von Unteraufgaben und deren gemeinsame Zuweisung
- Integration von Slack, Dropbox und Google Suite
- @ Erwähnungen innerhalb einer Aufgabe
- Start- und Enddatum der Aufgabe
- Dateispeicher innerhalb der Plattform
- Benachrichtigungen per E-Mail
- Client-Integration
- Einfache Suche in allen Projekten und in der Kommunikation
- Aufgabensuche nach Client, Mitarbeiter und Datum
- Daten zur Workload-Kapazität
- Gantt Diagramm-Funktionen
- Integration der Zeiterfassung
- Mehrere Mitarbeiter pro Aufgabe
- Wiederholende Aufgaben
Speed Dating
Nachdem die Liste erstellt und abgestimmt war, machte ich mich daran, Kandidaten für Projektmanagement-Software zu finden - oder wie ich es nenne: Speed-Dating. Bei Hunderten von Optionen hatten diese Plattformen nur ein paar Minuten Zeit, mein Interesse zu wecken, bevor ich sie auf den Nein-Stapel legte.
Ich begann den Prozess mit der Suche nach " plattformen für das Projektmanagement von Agenturen ." Die schnelle Absage galt jeder Software, die einen langen und teuren benutzerdefinierten Prozess erforderte, wie JIRA und Kantata (ehemals Mavenlink). Als Nächstes habe ich Plattformen von der Liste gestrichen, die nicht über die Features von Basecamp verfügten, weil ich das Gefühl hatte, einen Schritt zurück zu machen.
Nach ein paar Tagen hatte ich eine Liste mit etwa 10 Plattformen, die immer noch zu umfangreich war. Von da an durchforstete ich das Internet nach allen Blogs, Podcasts und Hieroglyphen, die ich finden konnte und in denen andere Agenturen über ihre Erfahrungen mit Projektmanagement-Plattformen berichteten.
Es überrascht nicht, dass ich viele andere Leute fand, die von Basecamp enttäuscht waren, aber ich konnte die Liste auf eine vielversprechende Gruppe von fünf Plattformen eingrenzen: ClickUp, Asana , DoInbound, TeamArbeit und Flow .
Die letzten Fünf
Mit meiner Liste in der einen und dem Kaffee in der anderen Hand begann ich mit der Planung demos . Jede Plattform hat mir ihr Angebot unterbreitet, aber letztendlich kam es darauf an, welcher Anbieter meine ursprüngliche Liste von 15 Anforderungen erfüllen würde.
DoInbound war schnell ausgemacht. Auf den ersten Blick klang die Plattform wie eine perfekte Lösung. Das Unternehmen hat eine Projektmanagement-Plattform speziell für den Inbound-Marketing-Trichter von HubSpot entwickelt, und als Inbound-Agentur waren wir begeistert. Aber ohne die Flexibilität, agile Komponenten in die Plattform zu integrieren, war es ein No-Go.
Ich war begeistert, mehr über Asana zu erfahren, da das Unternehmen großartige Bewertungen hatte. Worüber ich mich nicht freute, war, dass ich abgewiesen wurde. Nach mehreren E-Mails und Anrufen, auf die ich keine Antwort erhielt, teilte man mir schließlich mit, dass unsere Agentur zu klein für eine Live-Demo sei, und verwies mich stattdessen auf das Ressourcenzentrum des Unternehmens. Wenn die Demo-Erfahrung ein Hinweis darauf war, wie der Kundensupport sein würde, war ich raus.
TeamWork und Flow waren eine gute Wahl. Sie erfüllten die meisten Elemente auf meiner Liste, aber es gab einen Konkurrenten, der die anderen bei weitem in den Schatten stellte: ClickUp.
Bonus: Marketing Agentur Software
Warum ClickUp?
Wenn ClickUp ein Mensch wäre, wären wir die besten Freunde. Ich könnte Seiten über Seiten über ClickUp schreiben, aber da Sie wahrscheinlich nicht so ein Projektmanagement-Nerd sind wie ich, erspare ich Ihnen die Langeweile. Ich kann ClickUp nur empfehlen, wenn Sie eine Agentur sind, Ihre derzeitige Plattform nicht mehr ausreicht oder Sie Projekte mit Hilfe von Agile managen. Hier ist der Grund:
1. Einer der Hauptgründe, warum wir ClickUp lieben, ist die grenzenlose Möglichkeit, zu sortieren, zu filtern und zu gruppieren. Wir haben eine sich ständig weiterentwickelnde Liste von Clients, und jeder Client hat eine große Liste von Projekten mit Aufgaben, die eine Meile lang sind. Mit ClickUp können Sie nach Client, Projekt, Aufgaben, Unteraufgaben, Mitarbeiter, Fälligkeitsdatum und Status sortieren.
2. Wir haben ENDLICH a Kanban Board ! ClickUp verfügt über eine Ansicht "Board", die wir so angepasst haben, dass sie den Status der Aufgaben widerspiegelt. Wir können jetzt jeden Morgen bei unseren Check-in-Meetings die Aufgaben auf dem Kanban-Board visuell verschieben. Wir haben unser Projektmanagement auf eine völlig neue Ebene gebracht.
3. ClickUp aktualisiert sich schneller als der Algorithmus von Google, was ausnahmsweise einmal eine gute Sache ist. Während des Demo-Prozesses wurde mir gesagt, dass ClickUp Entwickler in fast jeder Zeitzone hat, so dass sie die Plattform schnell korrigieren, aktualisieren und verbessern können. Wenn es etwas gibt, das Sie zu ClickUp hinzufügen möchten, sind sie mehr als glücklich, es der Liste hinzuzufügen.
4. Das Innenleben von ClickUp Aufgaben ist der Traum eines jeden Projektmanagers. Aufgabenanweisungen, Dateien, Unterhaltungen, Start- und Enddatum, Zeitschätzungen, Zeiterfassung und Abhängigkeiten haben alle ihren eigenen Platz, was die Effizienz des Projektmanagements erhöht.
Anfangen
Wenn Sie auf der Suche nach einer neuen Projektmanagement-Plattform sind, empfehle ich Ihnen, so zu beginnen, wie ich es getan habe: indem Sie eine Liste mit Wünschen erstellen. Nach der Erstellung der ersten Liste sollten Sie diese Elemente nach "Must-haves" und "Nice to have" kategorisieren. In einer überfüllten Branche werden die "Must-haves" Ihnen helfen, Projektmanagement-Plattformen schnell von der Liste zu streichen.
Aber letztendlich hilft Ihnen nichts besser bei der Entscheidungsfindung, als selbst Hand anzulegen und sich die Hände schmutzig zu machen. Versuchen Sie, sich eine kostenlose Testversion zu sichern, bevor Sie sich zu einem Jahresvertrag verpflichten, und testen Sie die Plattform. Während Sie sich umsehen, sollten Sie sich ein paar Fragen stellen:
- Passt diese Plattform zu unserem derzeitigen Prozess? Oder müssen wir sie ändern?
- Wird diese Plattform mehr Probleme schaffen als lösen?
- Wie schnell kann sich mein gesamtes Team einarbeiten und loslegen?
- Ist die Plattform intuitiv bedienbar, oder brauchen wir ein kilometerlanges Benutzerhandbuch?
- Wie schnell reagiert der Kundensupport?
- Erfüllt diese Plattform die Anforderungen meiner gesamten Agentur oder nur einer Abteilung?
- Wie oft wird diese Plattform aktualisiert oder verbessert?
Die Antworten auf diese Fragen können sehr aufschlussreich sein. Ich empfehle auch, einen Client zu testen, bevor Sie alle Projekte auf die neue Plattform übertragen. Wenn Sie die Übergabe zwischen Ihren Teams für Projektmanagement, Design, Inhalte und Kontoführung testen, können Sie auch feststellen, ob die tägliche Nutzung der Plattform Ihren Anforderungen entspricht.
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Ericka Lewis Marett
Als Projektleiter für Adhere Creative Ericka Marett führt ihre Clients und ihr Team zum Erfolg im Inbound-Marketing. Wenn sie nicht gerade Projektpläne erstellt, kann man sie dabei beobachten, wie sie Master Chef in ihrer Küche nachstellt.