Dieser Beitrag stammt von Ericka Marett, Projektmanagerin bei Adhere Creative. Hier ist ihre Geschichte darüber, wie sie die richtige Software für das Projektmanagement für ihre Digitalagentur gefunden hat! Hier erfahren Sie, wie ClickUp Ihrer Digitalmarketing-Agentur helfen kann.
Jeder, der schon einmal in einer Agentur gearbeitet hat, weiß, dass ein gutes System für das Marketing-Projektmanagement über den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden kann. Und obwohl die Probleme, mit denen Agenturen bei der Betreuung der Clients konfrontiert sind, ähnlich sein mögen, hängt die ideale Lösung von ihren individuellen Bedürfnissen ab.
Im Laufe der Jahre haben sich unsere Anforderungen weiterentwickelt, was zu Frustrationen über einige Limite führte, denen wir mit den bisher verwendeten Tools begegnet sind. Also begannen wir unsere Suche: Wir traten einen Schritt zurück, krempelten die Ärmel hoch und machten uns auf die Suche nach der perfekten Software für das Projektmanagement.
Der Beginn unserer Reise
Unsere Agentur, Adhere Creative, hat Basecamp etwa 8 Jahre lang genutzt und war lange Zeit sehr zufrieden damit! Es ermöglichte uns eine einfache Kommunikation mit Clients, die Arbeit an Projekten im Team und die Einhaltung der Fälligkeitsdaten. Aber langsam aber sicher wuchsen wir aus dem System heraus. Obwohl wir schon seit einiger Zeit auf eine Veränderung hingearbeitet hatten, kam der eigentliche Wendepunkt, als wir agiles Projektmanagement einführten.
Wir haben etwa eine Woche lang den Laden geschlossen und uns intensiv mit Sprints, Kanban-Boards, Retrospektiven und vielem mehr beschäftigt. Am Ende unserer Intensivwoche waren wir eine schlanke, schlagkräftige Maschine unter der Leitung meiner Wenigkeit, dem Scrum Master (böses Lachen einfügen). Obwohl wir nach der Einführung von Agile eine deutliche Steigerung unserer Effizienz feststellen konnten, wurde uns schnell klar, dass Basecamp unseren neuen Prozessen nicht gerecht werden konnte.
Das erste Warnsignal war Kanban. Wenn Sie mit Kanban nicht vertraut sind, stellen Sie sich eine Tafel vor, die in mehrere Spalten unterteilt ist, die die Phasen eines Projekts darstellen, z. B. In Bearbeitung, Kundenprüfung und fertiggestellt. Alle Projekte werden auf diesem Board verschoben, um den Fortschritt der gesamten Agentur visuell darzustellen.
Leider konnte Basecamp diese Art von Struktur nicht unterstützen, sodass wir während der Arbeit an Projekten in Basecamp die Projekte auf einem provisorischen Kanban-System „verschoben”, das wir in Excel erstellt hatten. Wie Sie sich vorstellen können, war das ein ziemliches Durcheinander.
Einfach gesagt: Wir sind Basecamp entwachsen. Die Plattform ist einfach zu bedienen und für eine junge Agentur kostengünstig, aber als wir uns weiterentwickelten, hat sie uns nur noch behindert. Da Basecamp mehr Probleme verursachte als es löste, wurde allen im Team klar, dass wir eine neue Plattform für Projektmanagement brauchten – und zwar schnell.
Eine Liste erstellen, zweimal überprüfen
Es gibt Hunderte von Plattformen für Projektmanagement, und der Gedanke, sie alle zu durchforsten, um die perfekte Lösung zu finden, war entmutigend. Also begann ich, wie jeder gute Projektmanager, mit der Erstellung einer Checkliste.
Einige Wochen lang habe ich die Agentur beobachtet und eine Liste aller Probleme im Zusammenhang mit dem Projektmanagement erstellt, die mir aufgefallen sind. Mit der Zeit zeichnete sich ein Muster ab. Ich habe etwa 15 Kernprobleme identifiziert und ihnen Projektmanagement-Lösungen zugeordnet. Rückblickend erscheinen die Elemente auf der Liste offensichtlich, aber monatelang haben wir nur die Probleme gesehen und nicht die Lösungen, mit denen sie behoben werden konnten. Hier ist eine Vorschau meiner Liste:
- Status der Aufgabe visuell darstellen (Kanban)
- Erstellen Sie Unteraufgaben und weisen Sie diese gemeinsam zu
- Integration von Slack, Dropbox und Google Suite
- @ Erwähnungen innerhalb einer Aufgabe
- Startdatum und Enddatum von Aufgaben
- Speicher innerhalb der Plattform
- E-Mail-Benachrichtigungen
- Client-Integration
- Einfache Suche nach allen Projekten und Kommunikationen
- Aufgabensuche nach Client, Mitarbeiter und Datum
- Daten zur Workload-Kapazität
- Gantt-Diagramm-Funktionen
- Integration der Zeiterfassung
- Mehrere Mitarbeiter pro Aufgabe
- Wiederholende Aufgaben
Speed-Dating
Nachdem die Liste erstellt und abgestimmt war, machte ich mich auf die Suche nach geeigneten Programmen für das Projektmanagement – oder, wie ich es gerne nenne, nach einem Speed-Dating. Bei Hunderten von Optionen hatten diese Plattformen nur wenige Minuten Zeit, um mein Interesse zu wecken, bevor ich sie auf den „Nein“-Stapel legte.
Ich begann meine Suche mit dem Begriff „Projektmanagement-Plattformen für Agenturen”. Schnell ausschied jede Software, die einen langen und teuren benutzerdefinierten Anpassungsprozess erforderte, wie Jira und Kantata (ehemals Mavenlink). Als Nächstes strich ich Plattformen von der Liste, die nicht die Features von Basecamp boten, da mir das wie ein Schritt zurück erschien.
Nach ein paar Tagen hatte ich eine Liste mit etwa 10 Plattformen, was immer noch zu viel war. Also durchforstete ich das Internet nach allen Blogs, Podcasts und Hieroglyphen, die ich finden konnte, in denen andere Agenturen über ihre Erfahrungen mit Projektmanagement-Plattformen berichteten.
Es überrascht nicht, dass ich viele andere Leute gefunden habe, die von Basecamp enttäuscht waren, aber ich konnte die Liste auf eine vielversprechende Gruppe von fünf Kandidaten eingrenzen: ClickUp, Asana, DoInbound, TeamWork und Flow.
Die letzten fünf
Mit meiner Liste in der einen Hand und einem Kaffee in der anderen begann ich, Demos zu planen. Jede Plattform präsentierte sich mir mit ihren Vorzügen, aber letztendlich kam es darauf an, welcher Anbieter meine ursprüngliche Liste mit 15 Anforderungen erfüllen würde.
DoInbound war eine schnelle Entscheidung. Zunächst schien die Plattform perfekt zu passen. Sie hatten eine Plattform für das Projektmanagement speziell für den Inbound-Marketing-Trichter von HubSpot entwickelt, und als Inbound-Agentur waren wir sofort überzeugt. Aber ohne die Flexibilität, agile Komponenten in die Plattform zu integrieren, kam sie für uns nicht in Frage.
Ich war gespannt darauf, weitere Informationen über Asana zu erhalten, da es so gute Bewertungen hatte. Was mich jedoch nicht begeistert hat, war, dass ich abgewimmelt wurde. Nachdem ich mehrere E-Mails geschrieben und mehrmals angerufen hatte, ohne eine Antwort zu erhalten, teilte man mir schließlich mit, dass unsere Agentur für eine Live-Demo zu klein sei, und verwies mich stattdessen an das Ressourcenzentrum. Wenn die Demo ein Hinweis darauf war, wie der Kundensupport aussehen würde, war ich raus.
TeamWork und Flow waren großartige Optionen. Sie erfüllten die meisten Elemente auf meiner Liste, aber es gab einen Konkurrenten, der die anderen weit übertraf: ClickUp.
Bonus: Software für Marketingagenturen
Warum ClickUp?
Wenn ClickUp eine Person wäre, wären wir beste Freunde. Ich könnte seitenweise über ClickUp schreiben. Aber da Sie wahrscheinlich kein Projektmanagement-Nerd wie ich sind, erspare ich Ihnen die Langeweile. Ich empfehle ClickUp wärmstens, wenn Sie eine Agentur sind, aus Ihrer aktuellen Plattform herausgewachsen sind oder Projekte mit Agile verwalten. Hier sind die Gründe dafür:
1. Einer der wichtigsten Gründe, warum wir ClickUp lieben, ist die unbegrenzte Möglichkeit zum Sortieren, Filtern und Gruppieren. Wir haben eine sich ständig weiterentwickelnde Liste von Clients, und jeder Client hat eine lange Liste von Projekten mit unzähligen Aufgaben. Mit ClickUp können Sie nach Clients, Projekten, Aufgaben, Unteraufgaben, Mitarbeitern, Fälligkeitsdatum und Status sortieren.
2. Wir haben ENDLICH ein Kanban-Board! ClickUp verfügt über eine „Board“-Ansicht, die wir so angepasst haben, dass sie den Status der Aufgaben widerspiegelt. Jetzt können wir jeden Morgen bei unseren Check-in-Meetings die Aufgaben visuell auf dem Kanban-Board verschieben. Damit haben wir unser Projektmanagement auf ein ganz neues Niveau gebracht.
3. ClickUp wird häufiger aktualisiert als der Algorithmus von Google. Was in diesem Fall einmal eine gute Sache ist. Während der Demo wurde mir gesagt, dass ClickUp Entwickler in fast jeder Zeitzone hat, sodass sie die Plattform schnell reparieren, aktualisieren und verbessern können. Wenn Sie etwas zu ClickUp hinzufügen möchten, nehmen sie es gerne in die Liste auf.
4. Das Innere von ClickUp-Aufgaben ist der Traum eines jeden Projektmanagers. Aufgabenanweisungen, Dateien, Unterhaltungen, Startdaten, Zeitschätzungen, Zeiterfassung und Abhängigkeiten haben alle ihren eigenen Platz, was das Projektmanagement effizienter macht.
Erste Schritte
Wenn Sie auf der Suche nach einer neuen Projektmanagement-Plattform sind, empfehle ich Ihnen, genauso vorzugehen wie ich: Erstellen Sie zunächst eine Liste mit Ihren Anforderungen. Nachdem Sie die erste Liste erstellt haben, kategorisieren Sie die Elemente nach „Must-haves“ und „Nice-to-haves“. In einer überfüllten Branche helfen Ihnen die Must-haves dabei, Projektmanagement-Plattformen schnell von der Liste zu streichen.
Letztendlich hilft Ihnen jedoch nichts dabei, eine bessere Entscheidung zu treffen, als sich intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen und selbst Hand anzulegen. Versuchen Sie, eine kostenlose Testversion zu erhalten, bevor Sie einen Jahresvertrag abschließen, und testen Sie die Plattform. Stellen Sie sich dabei einige Fragen:
- Passt diese Plattform zu unseren aktuellen Prozessen? Oder müsste sie angepasst werden?
- Wird diese Plattform mehr Probleme schaffen als lösen?
- Wie schnell kann mein gesamtes Team einsatzbereit sein?
- Ist die Plattform intuitiv oder brauchen wir eine kilometerlange Bedienungsanleitung für Benutzer?
- Wie schnell reagiert der Kundensupport?
- Entspricht diese Plattform den Anforderungen meiner gesamten Agentur oder nur einer Abteilung?
- Wie oft wird diese Plattform aktualisiert oder verbessert?
Die Antworten auf diese Fragen können sehr aufschlussreich sein. Ich empfehle außerdem, zunächst einen Client zu testen, bevor Sie alle Projekte auf Ihre neue Plattform übertragen. Durch das Testen der Übergabe zwischen Ihren Teams für Projektmanagement, Design, Inhalt und Account Management können Sie auch feststellen, ob die tägliche Nutzung der Plattform Ihren Anforderungen entspricht.
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Ericka Lewis Marett
Als Projektmanagerin bei Adhere Creative führt Ericka Marett ihre Clients und ihr Team zum Erfolg im Inbound-Marketing. Wenn sie nicht gerade Pläne für Projekte erstellt, findet man sie in ihrer Küche, wo sie Master Chef nachkocht.