„Meetings sind der Ort, an dem echte Arbeit stirbt.“
Ich habe solche Dinge früher ständig gesagt – und das aus gutem Grund.
Denken Sie einmal darüber nach: Ein einstündiges Meeting mit acht Personen dauert nicht nur eine Stunde, sondern acht Stunden. Das ist ein ganzer Arbeitstag, der in 60 Minuten vorbei ist. Wir würden nicht leichtfertig Geld im Wert von acht Stunden ausgeben, aber wir verbrennen acht Stunden unserer gemeinsamen Zeit, ohne darüber nachzudenken.
Früher glaubte ich, dass asynchrones Arbeiten die Lösung sei. Ich ersetzte Meetings durch detaillierte Dokumente, die jeder in seinem eigenen Tempo lesen und kommentieren konnte. Das fühlte sich so befreiend an! Jeder arbeitete in seinem eigenen Tempo, ohne ständig durch Meeting-Benachrichtigungen unterbrochen zu werden. Ich war so begeistert von diesem Ansatz, dass man mich bald „Async Dean“ nannte.
Aber irgendetwas stimmte nicht ganz.
Einige Mitglieder des Teams blühten auf, während andere sich zurückzogen. Die Uneinigkeit wuchs. Entscheidungen kamen zum Stillstand. Und ich bemerkte etwas Überraschendes: Einige unserer besten Arbeiten entstanden nur, wenn wir telefonierten. Die Probleme, die wir zu lösen versuchten, begannen sich auf neue Weise aufzulösen.
Ich habe Folgendes gelernt: Meetings sind nicht von Natur aus schlecht – sie sind nur schlecht konzipiert.
Warum die meisten Meetings scheitern
Die meisten Meetings sind schon vor ihrem Beginn zum Scheitern verurteilt. Sie sind überstürzt, aufgebläht und richtungslos.
Hier ist der Grund dafür:
Das Kontextproblem
Gute Meetings beginnen nicht erst, wenn die Teilnehmer sich einwählen – sie beginnen schon lange vorher. Ohne gemeinsamen Kontext werden Meetings zu teuren Nachholsitzungen. Niemand möchte 20 Minuten damit verbringen, etwas zu erfahren, was er auch vorher hätte lesen können.
Die Falle der vagen Tagesordnung
„Projektfortschritte besprechen“ ist keine Tagesordnung – es ist ein Eingeständnis schlechter Planung. Eine echte Tagesordnung beantwortet Fragen wie: Welche Entscheidung treffen wir? Welches Problem lösen wir?
Ohne diese Antworten reservieren Sie nur Space in Ihrem Kalender.
Der Überfüllungseffekt
Meetings leben von Konzentration, und Konzentration geht in einer Menschenmenge verloren. Jeder unnötige Teilnehmer verwässert die Unterhaltung. Am Ende hat man Zuschauer statt Mitwirkende, die sich alle still fragen, warum sie eigentlich dort sind.
Die verschwindenden Entscheidungen
Eine getroffene, aber nicht dokumentierte Entscheidung könnte genauso gut nie getroffen worden sein. Ohne klare Protokollierung und Nachverfolgung werden Meetings zu einer endlosen Schleife derselben Diskussionen, Woche für Woche. Man kommt nicht voran – man dreht sich im Kreis.
Ein besserer Weg
Meetings sollten nicht nur Zeit kosten, sondern auch Fortschritte bringen. Doch wie oft führen sie zu verstreuten Notizen, vergessenen Entscheidungen oder Aktionspunkten, die nie umgesetzt werden? Gerade die tools, die uns bei der Zusammenarbeit helfen sollen, lassen uns oft im Chaos versinken.
Das wollten wir ändern. Unser Team hat intensiv darüber nachgedacht, wie man Meetings von einer Quelle der Frustration zu einer Quelle der Motivation machen kann.
Eine Möglichkeit, dies zu erledigen, ist unser AI Notetaker – ein tool, das entwickelt wurde, um das Chaos nach Meetings in klare, umsetzbare Erkenntnisse zu verwandeln.
Hier ist die Idee…
Entscheidungen festhalten, nicht nur Worte
Meetings sind voller wertvoller Entscheidungen und Erkenntnisse, aber diese gehen oft in einem Berg von Notizen unter. Der KI Notetaker sorgt dafür, dass jede getroffene Entscheidung festgehalten wird und leicht mit allen freigegeben werden kann – unabhängig davon, ob sie im Raum waren oder nicht.
Unterhaltungen in Taten umsetzen
Es reicht nicht aus, nur das Gesagte aufzuzeichnen. Meetings sollten die Arbeit vorantreiben. Der KI Notetaker erfasst Aktionspunkte, weist sie den richtigen Personen zu und sorgt dafür, dass nichts übersehen wird.
Den Kontext bewahren
Jedes Meeting findet im Rahmen eines größeren Projekts statt. Durch die Verbindung von Diskussionen mit Aufgaben, Dateien und früheren Entscheidungen liefert der KI-Notizbuchhalter den vollständigen Kontext – so kann Ihr Team vorankommen, ohne die Vergangenheit wiederkäuen zu müssen.
Es geht hier um mehr als nur eine Zusammenfassung, es geht um Klarheit und Dynamik.
Wenn Meetings nahtlos mit der Arbeit selbst verbunden sind, sind sie keine Zeitverschwendung mehr, sondern sparen Zeit:
Nie wieder Notizen suchen, nie wieder rätseln, was beschlossen wurde.
Das Beste daran?
Es geht nicht nur darum, das Gesagte festzuhalten – es geht darum, eine Verbindung zwischen dem Gesagten und der Arbeit vor und nach dem Meeting herzustellen.
Jede Diskussion hat einen Kontext, jede Entscheidung hat Konsequenzen.
Die eigentliche Frage
Jedes Meeting sollte mit einer klaren Aussage beginnen: „Was ist der Zweck dieses Meetings? Lösen wir ein Problem, treffen wir eine Entscheidung oder legen wir eine klare Richtung fest?“
Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, brauchen Sie kein Meeting – Sie müssen umdenken.
Das Ziel ist nicht, mehr oder weniger Meetings abzuhalten. Das Ziel ist, bessere Meetings abzuhalten. Meetings, die Ihre Zeit respektieren und Ihnen mehr zurückgeben, als sie Ihnen nehmen. Meetings, die Unterhaltungen in Fortschritt verwandeln.
Denn wenn sie richtig erledigt werden, sind Meetings nicht der Ort, an dem Arbeit stirbt. Sie sind der Ort, an dem Arbeit lebendig wird.
Sind Sie bereit, Ihre Meetings zu transformieren?
Lassen Sie sich nicht länger Zeit und Energie durch Meetings rauben – machen Sie sie zu Ihrer Geheimwaffe für den Fortschritt.
Mit dem KI-Notizbuch von ClickUp können Sie mühelos jede Entscheidung, jedes Element und jeden Kontext festhalten und so sicherstellen, dass Ihr Team während des Meetings konzentriert bleibt – und sich anschließend auf die nächsten Schritte abstimmt.