"Effizienz bedeutet, das, was bereits erledigt wird, noch besser zu erledigen" schrieb Peter Drucker, der Vater des modernen Managements, spricht von einem Schlüssel zur Optimierung des Geschäfts.
In allen Branchen, Regionen, Größen und Arten von Unternehmen ist Effizienz ein grundlegender Weg, um die Rentabilität zu maximieren. Ob es um die Optimierung einer Fertigungsstraße, die Verkürzung der Pizzalieferzeiten oder die Verbesserung der Produktivität von Entwicklern geht - Effizienz senkt die Kosten und steigert den Umsatz.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir eine bestimmte Art von Effizienz - Flow-Effizienz -, die eine neue Perspektive für das Betriebsmanagement eröffnet.
Was ist Flow-Effizienz?
Flow-Effizienz ist das Verhältnis zwischen der aktiven Zeit, die Sie für eine Aufgabe aufwenden, und der Gesamtzeit, die diese Aufgabe in Anspruch nimmt.
Nehmen wir das Beispiel des Pizzabackens. Dazu gehören in der Regel die Zubereitung des Teigs, die Herstellung der Soße, das Zusammensetzen der Pizza, das Backen und das Servieren an den Kunden an der Tabelle.
- Wenn jeder dieser fünf Schritte 2 Minuten dauert, beträgt der Zeitaufwand für diese Aufgabe 10 Minuten
- Wenn es jedoch zu einer Verzögerung von 6 Minuten kommt, weil der Ofen nicht zur Verfügung steht, beträgt die Gesamtzeit für die Aufgabe 16 Minuten
- Die Flow-Effizienz beträgt 10/14, also 62,5 %
Im modernen Projektmanagement ist das Erreichen einer hohen Flow-Effizienz gleichbedeutend mit operativer Exzellenz. Eine genaue Berechnung ist also der erste Schritt zur Optimierung Ihrer Prozesse.
Wie berechnet man die Flow-Effizienz?
Die Berechnung der Flow-Effizienz ist ein einfacher Prozess, bei dem es darum geht, die für die aktive Arbeit aufgewendete Zeit der gesamten Zykluszeit einer Aufgabe oder eines Projekts gegenüberzustellen.
Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen bei der genauen Nachverfolgung der Flow-Effizienz hilft.
1. Skizzieren Sie, was eine "Aufgabe" beinhaltet
Je nach der Arbeit, die Sie erledigen, kann die Aufgabe aus einem Schritt oder aus mehreren Schritten bestehen. Um die Flow-Effizienz zu berechnen, müssen Sie wissen, was Ihre Aufgabe ausmacht.
Wenn Ihre Aufgabe in einem Team für Softwareentwicklung beispielsweise darin besteht, ein Feature einzuführen, könnte sie Folgendes umfassen:
- Entwurf
- Entwicklung
- Testen
- Bereitstellung
Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp verwenden, haben Sie diese Aufteilung vielleicht schon eingerichtet. Wenn nicht, kein Problem! Jede process-mapping tool kann Ihnen dabei helfen, eine Karte zu erstellen. Sie können auch ClickUp Whiteboard verwenden, um den kollaborativen Workflow des Teams zu skizzieren.
Prozessabbildung mit ClickUp
2. Berechnung der aktiven Arbeit
Aktive Arbeitszeit sind die Wochen/Tage/Stunden, in denen aktiv an der Aufgabe gearbeitet wird. In dem oben beschriebenen Softwareprojekt ist dies die Zahl der Stunden, in denen ein Designer die Software codiert oder ein Qualitätsanalytiker Tests durchführt.
Am besten lassen sich diese Informationen durch die Nachverfolgung der Zeit für jede Aufgabe erfassen. ClickUp Zeiterfassung ermöglicht es jedem Mitglied eines Teams, seine aktive Arbeit nachzuverfolgen, indem es einen Timer startet oder manuell eingibt.
Organisieren Sie sich und nutzen Sie Ihre Zeit besser mit der ClickUp Zeiterfassung für Projekte
Nehmen wir an, das Team der Softwareentwicklung arbeitet an jeder Aufgabe wie folgt.
- Entwurf: 10 Stunden
- Entwicklung: 24 Stunden
- Testen: 4 Stunden
- Bereitstellung: 2 Stunden
Die gesamte aktive Arbeitszeit beträgt 40 Stunden oder eine Personenwoche.
Es ist wichtig, an dieser Stelle zu bemerken, dass ein Test, der vier Stunden dauert, nicht bedeutet, dass er in einem halben Tag durchgeführt werden kann. Je nach Verfügbarkeit, Kapazität, Dringlichkeit, Priorität usw. kann der Qualitätsanalytiker sie auf einmal erledigen oder über eine Woche verteilen.
3. Berechnen der gesamten Zykluszeit
Die gesamte Zykluszeit ist die Dauer vom Beginn der Aufgabe bis zu ihrer Fertigstellung, einschließlich der aktiven Arbeit und der Leerlaufzeit. Sie wird in der Regel in Tagen/Wochen und nicht in Stunden gemessen.
Die einfachste Art, die gesamte Zykluszeit zu berechnen, ist das Datum des Abschlusses und das Startdatum. Wenn also der Entwurf am 1. Januar begonnen und die Implementierung am 28. Januar abgeschlossen wurde, beträgt Ihre Zykluszeit vier Personenwochen.
Mit ClickUp können Sie jeder Aufgabe ein Startdatum und ein Enddatum zuweisen, was die Ermittlung der Zykluszeit außerordentlich einfach macht.
4. Flow-Effizienz berechnen
Sobald Sie die gesamte aktive Zeit und die gesamte Zykluszeit haben, verwenden Sie die folgende Formel zur Messung der Flow-Effizienz.
Flow-Effizienz = (Aktive Arbeitszeit/Gesamtzykluszeit)×100
Erweitern Sie das obige Beispiel: Flow-Effizienz = (eine Personenwoche/4 Personenwochen)x100 = 25%
5. Lernen Sie Flow-Effizienz-Lücken
In unserem obigen Beispiel sind 75 % der Zeit, d. h. drei Personenwochen, keine aktive Arbeitszeit. Diese Zeit wird mit Warten verbracht: Warten auf Feedback, Warten darauf, dass andere Teammitglieder ihre Aufgaben abschließen, oder Warten auf die Genehmigung, zur nächsten Phase überzugehen.
Die Verbesserung der Flow-Effizienz beginnt mit der Reduzierung der Wartezeit. Bevor wir Ihnen zeigen, wie Sie die Flow-Effizienz in den Kontext anderer verwandter Metriken stellen können,
Andere KPIs im Zusammenhang mit Flow-Effizienz
Die Metrik der Flow-Effizienz ist für Projektmanager zwar wichtig, aber für sich allein genommen nicht sehr aussagekräftig. Instanz, sind die Mitglieder des Teams bei einer Flow-Effizienz von 25 % produktiv?
Auf den ersten Blick könnte das so aussehen, als würde Ihr Team 75 % seiner Zeit vergeuden. Aber das ist nicht wahr. Ihre Teams könnten parallel an vier Features (d. h. Flows) arbeiten und dabei 100 % der Zeit produktiv sein.
Um solche Verwirrung zu vermeiden, ist es wichtig, die Flow-Effizienz im Verhältnis zu anderen Metriken zu verstehen.
Durchsatz
Der Durchsatz misst den Umfang der in einem bestimmten Zeitraum fertiggestellten Arbeit. Er ist ein direkter Indikator für die Produktivität eines Teams. Für ein Team, das sich mit Softwareentwicklung befasst, wäre der Durchsatz die Nummer der in einem bestimmten Zeitraum eingeführten Features.
Wenn Ihr Team also in vier Wochen zehn Features einführt, beträgt Ihr Durchsatz zehn, obwohl Ihre Flow-Effizienz immer noch bei 25 % liegt.
Vorlaufzeit Vorlaufzeit ist die Gesamtzeit, die von der Anforderung einer Aufgabe bis zu ihrer Erledigung vergeht. Sie umfasst sowohl die aktive Arbeit als auch die Leerlaufzeit. In der Produktentwicklung ist dies der Zeitraum zwischen der Anfrage eines Kunden oder eines Mitglieds des Business Teams und der Übergabe an die Produktion.
Neben der aktiven Arbeit/Zykluszeit umfasst die Vorlaufzeit auch die Zeit, die benötigt wird, um die Benutzer-Storys zu schreiben, sie zu priorisieren, Ressourcen zuzuweisen usw. Wenn Ihr Team also in den nächsten sechs Monaten mit bereits geplanten Releases beschäftigt ist, kann Ihre Vorlaufzeit sieben Monate betragen, selbst wenn die Flow-Effizienz 25 % beträgt.
Ressourcenauslastung
Die Ressourcennutzung gibt Aufschluss darüber, wie effektiv ein Team oder eine Organisation die verfügbaren Ressourcen, einschließlich Personal, Tools und Zeit, nutzt.
Wenn Ihre Flow-Effizienz 25% beträgt und Ihre ressourcenauslastung ebenfalls 100% beträgt, ist klar, dass Sie nicht mehr Arbeit übernehmen können. Wenn die Ressourcenauslastung auch 25% beträgt, bedeutet das, dass Sie die Kapazität haben, viel mehr zu erledigen.
Besser ressourcenmanagement mit ClickUp workload view_
Limits für In Bearbeitung befindliche Arbeiten (IB)
IB Limits begrenzen die Anzahl der Aufgaben oder Projekte, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in Bearbeitung sein können. Damit soll sichergestellt werden, dass der Aufwand auf das Abschließen von Aufgaben konzentriert wird, bevor neue begonnen werden, wodurch die Zykluszeiten reduziert und der Durchsatz erhöht wird.
IB Limits tragen zur Steigerung der Flow-Effizienz bei, indem bereits begonnene Aufgaben priorisiert werden.
Zusammengenommen können diese Metriken dazu beitragen, die Effizienz Ihres Flows kontinuierlich zu verbessern. Hier erfahren Sie, wie Sie sie in Ihren Optimierungsprozessen einsetzen können.
Tipps zur Verbesserung der Flow-Effizienz
Der erste Schritt zur Verbesserung der Flow-Effizienz besteht darin, sie genau zu berechnen und Lücken zu erkennen. Auf der Grundlage dieser Informationen können Sie die folgenden Tipps ausprobieren.
Setzen Sie Limits für den Fortschritt der Arbeit (IB)
Es sollte selbstverständlich sein, keine neuen Arbeiten zu beginnen, wenn die aktuellen noch nicht abgeschlossen sind. Wenn zu viele Aufgaben offen sind, kann sich das Ganze verzögern. Eine gute Priorisierung des Arbeitsvorrats kann dazu beitragen, den Wert der in Entwicklung befindlichen Elemente zu maximieren.
Verwenden Sie ClickUp, um IB Limits auf Boards zu setzen und sicherzustellen, dass die Workloads überschaubar sind und jede Aufgabe die Aufmerksamkeit erhält, die sie verdient.
iB Limits auf ClickUp einstellen
Dies kann jedoch in komplexen Organisationen bei Aufgaben mit mehreren Schritten kontraproduktiv sein. Wenn Sie zum Beispiel einen Entwickler warten lassen, bis das Feature bereitgestellt ist, haben Sie mindestens acht Stunden Leerlauf, was sich auf die Effizienz Ihres Flows auswirkt.
Verwenden Sie IB Limits in Zusammenarbeit mit der Produktivität, dem Workload und dem Durchsatz des Teams, um die Ergebnisse zu optimieren.
Automatisierung von Workflows
Automatisieren Sie einfache und sich wiederholende Aufgaben, um prozess zu rationalisieren flow. Ingenieurteams nutzen die Automatisierung von Tests ständig, um dies zu erreichen.
Mit der ClickUp Projektmanagement-Software können Projektmanager auch administrative Aufgaben wie die Zuweisung von Benutzern, die Erstellung von Berichten und das Versenden von Benachrichtigungen automatisieren.
Automatisierung verbessert die durchschnittliche Flow-Effizienz durch:
Entlastung der Administratoren: Wenn die Lücke in der Flow-Effizienz auf die Arbeitsweise des Projektmanagers zurückzuführen ist ressourcenbeschränkungen bei der Überprüfung aller fertiggestellten Aufgaben, kann die Automatisierung diese effektiv beseitigen
Vermeidung von Verzögerungen: Die Einstellung automatischer Erinnerungen, die Sie über Verzögerungen/Abweichungen informieren, kann Ihnen helfen, die Situation im Vorfeld in den Griff zu bekommen
Eliminierung von Abhängigkeiten und Engpässen: Nehmen wir an, der Designer hat seinen Schritt fertiggestellt, und er muss einem Entwickler zugewiesen werden. Wenn dies manuell geschieht, hängt es von der Verfügbarkeit des Projektleiters ab.
Wenn Sie diesen Prozess automatisieren, können Aufgaben automatisch von der Liste "Design" in die Liste "Entwicklung" verschoben werden, von wo aus die Entwickler sich selbst Aufgaben zuweisen und mit der Arbeit beginnen können. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern schafft auch Eigentümerschaft und Verantwortlichkeit unter den Mitgliedern des Teams.
prozesse verschlanken und Engpässe identifizieren mit ClickUp_
Ressourcen besser managen Ressourcenzuweisung spielt eine Schlüsselrolle für die Flow-Effizienz in einem komplexen, mehrstufigen Prozess. Zum Beispiel dauert es vier Stunden, ein Feature zu entwerfen und 24 Stunden, es zu entwickeln. Das bedeutet, dass ein Entwickler in der Zeit, die er für den Code benötigt, sechs Features erstellen kann.
Selbst in der gröbsten Auslegung braucht dieses Projekt also nur 1/6 eines Designers für jeden Entwickler. Oder sechs Entwickler für jeden Designer. Dies könnte Folgendes erfordern nivellierung der Ressourcen .
Verstehen Sie die kleinsten Details und planen Sie die Ressourcen entsprechend. Beseitigen Sie aktiv Engpässe und planen Sie für einen nahtlosen Flow der Arbeit. ClickUp Ressourcenmanagement features sind darauf ausgelegt, genau dies zu ermöglichen.
Um einen Vorsprung bei der effektiven Ressourcenplanung zu erhalten, sollten Sie eine benutzerdefinierte vorlage für die Ressourcenplanung .
Förderung der Zusammenarbeit im Team
Die meisten Ineffizienzen im Flow entstehen bei der Übergabe von Aufgaben. Ein Designer und ein Entwickler brauchen vielleicht ein paar Stunden für den Wissenstransfer, bevor letzterer mit der aktiven Arbeit an diesem Feature beginnen kann. Eine solche Prozessverbesserung erfordert eine bessere Zusammenarbeit im Team.
Die Collaboration-Features von ClickUp, wie z. B. verschachtelte Kommentare, freigegebene Dokumente, Echtzeit-Bearbeitung, Chat-Ansicht usw., ermöglichen es den Mitgliedern eines Teams, mühelos zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
Sie haben eine Frage? Hinterlassen Sie einen Kommentar. Kennen Sie die Annahmekriterien nicht? Schauen Sie in der Beschreibung der Aufgabe nach. Brauchen Sie mehr über den Anwendungsfall? Lesen Sie den Benutzerbericht auf ClickUp Docs. Immer noch unsicher? Sehen Sie nach, wer online ist und bitten Sie ihn um Hilfe!
ClickUp schafft einen stabilen virtuellen Workspace, der Kommunikationslücken reduziert und den Workflow effizienter macht.
Behalten Sie immer das Ziel im Auge
Relevante, genaue und aussagekräftige Erkenntnisse sind die Grundlage der Effizienzoptimierung. Einstellen von Echtzeit-Weiterleitungen auf ClickUp Dashboards benutzerdefiniert für die Metriken, die Ihnen wichtig sind, einschließlich Flow-Effizienz.
Nachverfolgung der Flow-Effizienz auf dem ClickUp Dashboard
Verbessern Sie die Flow-Effizienz mit ClickUp
Die grundlegende Frage, die jede Initiative zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz antreibt, lautet: "Ist das das Beste, was wir zu erledigen haben?" Meistens lautet die Antwort: Nein.
Um eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen, benötigen Unternehmen heute einen strategischen Ansatz zur Beseitigung von Lücken, zur Minimierung von Ineffizienzen und zur Optimierung von Arbeitsabläufen. Dieser Ansatz umfasst Erkenntnisse, Maßnahmen und Automatisierung. ClickUp ermöglicht all dies und mehr.
Mit Dashboards und tools für die Berichterstellung clickUp wurde für ein gutes Projektmanagement entwickelt und basiert auf Daten.
Durch die Integration von Notizen, Aufgaben, Projekten, Ressourcen und kollaborativen Tools in einer Plattform, macht ClickUp es einfach, Maßnahmen zu ergreifen.
Vorgefertigte Vorlagen, mehr als 100 Automatisierungen und ClickUp Brain nehmen Ihnen die lästige Arbeit ab, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Erstellen Sie bessere Produkte, von Anfang an, bis zum Ende und darüber hinaus. Testen Sie ClickUp heute kostenlos .
FAQs über Flow-Effizienz
1. Zu erledigen: Warum messen wir die Flow-Effizienz?
Wir messen die Flow-Effizienz, um die unproduktive/leere Zeit im Workflow zu minimieren. Eine gute Flow-Effizienz stellt sicher, dass das Produkt ausgeliefert werden kann, sobald die aktive Arbeit erledigt ist.
2. Warum ist Flow-Effizienz wichtig?
Flow-Effizienz ist das Verhältnis zwischen aktiver Arbeit und Gesamtzeit bis zur Lieferung. Sie ist wichtig, da sie Unternehmen dabei hilft, die Zeit zu verkürzen, die sie benötigen, um einen Kundenwunsch zu erfüllen. Wenn Sie zum Beispiel 2 Tage aktive Arbeit benötigen, um ein Produkt zu erstellen, aber eine Zykluszeit von 20 Tagen bis zur Lieferung haben, beträgt Ihre Flow-Effizienz 10 %.
Dies zeigt, dass Sie durch eine Verringerung der Zykluszeit den Durchsatz erhöhen und den Umsatz erheblich steigern können.