Ein durchschnittliches Auto besteht aus etwa 30.000 Teilen. Selbst ein scheinbar einfacher Füllfederhalter besteht aus etwa 25 verschiedenen Teilen. Die Herstellung einiger dieser Teile dauert nur wenige Minuten, während andere Tage in Anspruch nehmen.
In der Fertigung verwenden Unternehmen verschiedene Metriken, um den Produktionszyklus genau zu planen und jedes Teil just in time zu erhalten. Eine der wichtigsten Metriken ist die Zykluszeit.
Diese Metrik, die ihren Ursprung in der schlanken Fertigung hat, ist mittlerweile in der Produkt- und Dienstleistungsbranche weit verbreitet. Sehen wir uns an, warum und wie Sie sie zur Verbesserung Ihrer Produktionseffizienz einsetzen können.
Was ist Zykluszeit?
Die Zykluszeit bezieht sich auf die tatsächliche Dauer eines Arbeitsvorgangs vom Beginn des Produktionsprozesses bis zur Fertigstellung. Dabei ist zu beachten, dass es sich hierbei um eine Messung der tatsächlichen Zeit auf der Grundlage vergangener Leistungen handelt und nicht um Vorhersagen/Prognosen für die Zukunft.
Schauen wir uns ein paar Beispiele an. Wenn Sie Stifte herstellen, ist dies die Zeit vom Einfüllen der PPC-Granulate in die Spritzgussform bis zum Abschließen der Fertigstellung eines einzelnen Stifts.
Wenn Sie Brot backen, ist dies der Zeitraum zwischen dem Kneten des Teigs und dem Herausnehmen des Brotes aus dem Ofen. Wenn Sie T-Shirts herstellen, ist dies der Zeitraum zwischen dem Zuschneiden des Materials und dem Verpacken der versandfertigen Ware.
Wenn Ihnen dabei andere zeitbezogene Metriken in den Sinn kommen, finden Sie hier alles, was Sie über Zykluszeit und Vorlaufzeit wissen müssen.
Zykluszeit und der Softwareentwicklungslebenszyklus
Obwohl der Begriff „Zykluszeit” ursprünglich aus der Fertigung stammt, ist er mittlerweile zu einer wichtigen Metrik für die Berechnung der Softwareentwicklungsgeschwindigkeit, der Produktivität im Ingenieurwesen und der Effizienz geworden.
Aber zuerst wollen wir den Begriff definieren. In der Softwareentwicklung ist dies die Zeit vom Beginn der Arbeit eines Teams an einem Feature bis zu seiner Bereitstellung in der Produktion. Projektteams nutzen die Zykluszeit auf verschiedene Weise.
- Lieferprognosen: Prognostizieren Sie, wie lange es dauern könnte, eine Aufgabe/Feature abzuschließen.
- Sprint-Planung: Planen Sie Features/Aufgaben so, dass sie gut innerhalb des Sprints funktionieren.
- Kontinuierliche Verbesserung: Integrieren Sie Feedback-Schleifen in den Entwicklungsprozess, um die Qualität zu verbessern.
- Bewertungen: Die Zykluszeit hilft Managern dabei, die Produktivität einzelner Mitarbeiter und des Teams zu messen.
Zykluszeit im agilen Projektmanagement
Agile Softwareentwicklung ähnelt der schlanken Fertigung, da sie sich auf Just-in-Time-Planung, Prozessoptimierung, kontinuierliche Verbesserung und die Vermeidung von Verschwendung konzentriert.
Daher ist die Zykluszeit in der Softwareentwicklung eine wichtige Metrik für die Berechnung der Vorlaufzeit und die Verbesserung der Effizienz und Geschwindigkeit der Lieferung. Sie ist wichtig für die Unterstützung des agilen Entwicklungsprinzips, häufig funktionierende Software zu liefern.
Dies gilt insbesondere für das Testen von Software, wo die Nachverfolgung der Zykluszeit eine entscheidende Rolle für Ihre Bereitstellungsgeschwindigkeit spielen kann.
Die Rolle und Vorteile der Zykluszeit
Wie Vorlaufzeit, TAKT-Zeit, Durchsatz usw. ist auch die Zykluszeit eine zeit-/geschwindigkeitsbezogene Metrik, die Unternehmen für verschiedene Zwecke verwenden. Hier erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen/Projekt in jedem Fall davon profitiert.
Je kürzer die Zykluszeit, desto besser die Effizienz.
Die Verkürzung der Zykluszeit wirkt sich direkt auf die Effizienz des Prozesses aus. Jede Effizienzsteigerung ermöglicht es dem Team, mehr Kundenanfragen zu bearbeiten oder Probleme schneller zu beheben, was zu einer höheren Produktivität des Entwicklungszykluses führt.
Ein Team, das beispielsweise seine Code-Integrations- und Testphasen optimiert, um die Zykluszeit von zwei Wochen auf eine Woche zu verkürzen, kann die Anzahl der Features, die es im gleichen Zeitraum liefert, verdoppeln.
Schnellere Zyklen können zu höherer Qualität führen.
Man geht davon aus, dass schnell erledigte Arbeit – die in der Regel als Eile oder Hast angesehen wird – die Qualität des Ergebnisses beeinträchtigt. Im Scrum-Projektmanagement kann das Gegenteil der Fall sein.
Kürzere Zykluszeiten fördern häufigere Tests und Iterationen, was zu einer höheren Softwarequalität führt. Schnelle Feedback-Schleifen verringern die Wahrscheinlichkeit, dass schwerwiegende Fehler in die Produktion gelangen.
Die Berechnung von Zykluszeiten schafft Vorhersehbarkeit.
Wenn Sie wissen, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nimmt, können Sie besser planen. Sie können Zeitleisten genauer vorhersagen und die Erwartungen der Stakeholder besser steuern.
Als Beispiel können Sie wissen, dass die durchschnittliche Zykluszeit für die Bereitstellung eines neuen Features drei Wochen beträgt. Dann können Sie Releases zuverlässig planen. Diese Vorhersehbarkeit schafft Vertrauen bei allen Beteiligten.
Zykluszeitberechnungen fördern die Anpassungsfähigkeit
Um agil zu sein, müssen Sie auf Veränderungen reagieren und die Kundenanforderungen erfüllen können. Ihre Zykluszeit ist ein direkter Indikator dafür, wie schnell Sie reagieren können. Mit Branchen-Benchmarking können Sie den Wettbewerbsvorteil Ihres Geschäfts anhand der Zykluszeiten angemessen messen.
Die Zykluszeit spiegelt den Aufwand für kontinuierliche Verbesserung wider.
Die Überwachung Ihrer Zykluszeit fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb des Entwicklungsteams und hilft ihm, Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten konsequent zu identifizieren.
Beispielsweise könnte ein Team feststellen, dass die Codeüberprüfung einen Engpass darstellt, und zur Behebung dieses Problems Pair Programming einführen, wodurch der gesamte Prozess verbessert und die Zykluszeit verkürzt wird.
Kürzere Zyklen = zufriedene Kunden
Jeder Kunde freut sich, wenn er schneller Ergebnisse erhält. Kürzere Zykluszeiten verbessern also direkt die Kundenzufriedenheit.
Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein Softwareteam die Zykluszeit für neue Feature-Anfragen von einem Monat auf zwei Wochen reduziert. Kunden profitieren von schnelleren Updates, was sich direkt auf den Gewinn auswirken kann.
All das zusammen = zufriedene Teams
Die Zykluszeit ist ein wichtiger Indikator für die Leistung von Einzelpersonen und Teams. Effiziente Zykluszeiten geben den Teammitgliedern das Gefühl, etwas erreicht zu haben und geschätzt zu werden. Die Erfüllung der Kundenanforderungen steigert die Moral des Teams.
Kontinuierliche Verbesserungen beschleunigen ihre persönliche Lernkurve und geben ihnen ein Gefühl des Stolzes auf ihre Arbeit. Insgesamt können Trends bei den Zykluszeiten oft ein Maß für den Fortschritt eines Teams sein.
Nachdem Sie nun diese Vorteile kennen, wie können Sie sie nutzen? Schauen wir uns das einmal an.
Wie berechnet man die Zykluszeit?
Die Zykluszeit ist einfach die Zeit, die Sie benötigen, um eine Aufgabe von Beginn an bis zum Abschließen zu erledigen. Daher ist die Formel für die Zykluszeit ziemlich einfach.
Formel zur Berechnung der Zykluszeit für einzelne Arbeitsaufgaben
Zykluszeit = Endzeit – Startzeit
Die obige Formel eignet sich am besten für einzelne Elemente der Arbeit. Vom Kneten von Brotteig bis zum Programmieren eines einzelnen Features. Wenn Sie um 12:30 Uhr begonnen und um 14:30 Uhr fertig geworden sind, beträgt Ihre Zykluszeit für diese Aufgabe zwei Stunden.
Formel für die Zykluszeit bei Chargen
In den meisten Fällen ist jedoch die Zykluszeit für einen Teil des Prozesses – wie das Kneten von Teig oder das Codeieren – allein möglicherweise nicht besonders aussagekräftig. Für einen Projektmanager ist es sinnvoller, die Zykluszeit von der Entwicklung bis zur Bereitstellung zu kennen.
Diese Sammlung von Aufgaben wird als Batch bezeichnet und als Batch-Zykluszeit gemessen.
Batch-Zykluszeit = Nettozykluszeit/Anzahl der produzierten Einheiten
Hier ist die Nettozykluszeit die Summe der Zykluszeiten für alle Aufgaben im Batch. Sie wird in der Regel in Stunden, Tagen oder Wochen gemessen, je nach Umfang und Größe der Projekte. In der Fertigung wird dies auch als Nettoproduktionszeit bezeichnet.
Die Anzahl der produzierten Einheiten ist die Summe aller Arbeitselemente (z. B. Features, Fehlerbehebungen, User Stories), die in diesem Zeitraum fertiggestellt wurden.
Wenn Ihnen das recht einfach erscheint, denken Sie noch einmal darüber nach. Die Zykluszeit, insbesondere die Batch-Zykluszeit, setzt sich aus mehreren beweglichen Teilen zusammen, von denen jedes seine eigenen Komplexitäten aufweist. Ein kleiner falscher Schritt kann die Berechnungen verfälschen und verschiedene Herausforderungen mit sich bringen.
Folgen einer falschen Berechnung der Zykluszeit
Zu den häufigsten Folgen einer Fehleinschätzung der Zykluszeit gehören:
Ungenaue Zeitleisten für Projekte: Eine Überschätzung der Zykluszeit kann zu einer ineffizienten Nutzung von Ressourcen und Lieferverzögerungen führen, während eine Unterschätzung zu aggressiven Terminen, Stresssituationen, Unzufriedenheit im Team und Qualitätseinbußen führt.
Schlechte Ressourcenzuweisung: Teams weisen möglicherweise aufgrund falsch berechneter Zykluszeiten zu viele oder zu wenige Ressourcen zu, was zu Engpässen oder einer unzureichenden Auslastung der Ressourcen führt.
Unzufriedenheit der Kunden: Kunden erwarten eine pünktliche Lieferung von Produkten und Updates. Aus Kundensicht können falsch berechnete Zykluszeiten unseriös wirken, was zu einem Vertrauensverlust, negativen Bewertungen und letztendlich zu Geschäftsverlusten führen kann.
Finanzielle Verluste: Eine Unterschätzung der Zykluszeit kann zu Verzögerungen oder Kostenüberschreitungen führen. Eine Überschätzung kann zum Ergebnis haben, dass Ressourcen verschwendet werden, unnötige Ausgaben entstehen und Marktchancen verpasst werden.
Stressige Erfahrung: Alle Beteiligten, darunter Kunden, Partner und Mitarbeiter, können aufgrund unrealistischer Erwartungen, die auf falsch berechneten Zykluszeiten beruhen, unter übermäßigem Stress leiden. Auch das Burnout-Risiko ist hoch.
Dies kann letztendlich zu Fluktuation führen, was zusätzliche Kosten für die Einstellung, Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter verursacht, ganz zu schweigen vom Verlust an institutionellem Wissen.
Beispiele für die Berechnung der Zykluszeit
Um sicherzustellen, dass Sie die Zykluszeiten nicht falsch berechnen, müssen Sie verstehen, wie man es richtig macht. Hier sind einige Beispiele für die Berechnung der tatsächlichen Zykluszeit unter Verwendung der oben genannten Formel.
Zykluszeit für die Entwicklung von Features
Ein Softwareentwickler benötigt 3 Stunden, um einen Fehler zu beheben. Die durchschnittliche Zeit, die für alle Fehlerbehebungen benötigt wird, ist die individuelle Zykluszeit für die Fehlerbehebung.
Als Team schließen Sie in einem Monat mit 22 Arbeitstagen acht Features ab und bringen sie auf den Markt. Ihre Zykluszeit beträgt:
Zykluszeit = 22 Tage/8 Features = 2,75 Tage pro Feature
Fertigungseinheit
Ein Automobilwerk produziert 300 Autos pro Monat. Wenn die Gesamtproduktionszeit vom Beginn der Montage des ersten Autos bis zur Fertigstellung des 300. Autos 9.000 Stunden beträgt:
Zykluszeit = 9000 Stunden/300 Autos = 30 Stunden pro Auto
E-Commerce-Plattform
Eine E-Commerce-Plattform verarbeitet und versendet 1000 Bestellungen pro Woche und ist rund um die Uhr in Betrieb. Die Zykluszeit beträgt dann:
Zykluszeit = 7 Tage x 24 Stunden/1000 Bestellungen = 0,168 Stunden pro Bestellung, d. h. etwa 10 Minuten.
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie die Zykluszeit berechnen, erfahren Sie hier, wie Sie diese in Ihrem täglichen Projektmanagement einsetzen können.
Verwendung der Zykluszeit zum Erreichen und Messen von Projektzielen und -ergebnissen
Das Messen, Aufzeichnen und Optimieren von Zykluszeiten ist einer der transformativsten Aspekte des Projektmanagements. Wie wir oben gesehen haben, kann dies verschiedene Metriken beeinflussen, von der Teammoral bis zum Kundenergebnis.
Um sicherzustellen, dass Sie die Zykluszeiten konsequent verfolgen und verbessern können, sollten Sie zunächst eine speziell entwickelte Software für Projektmanagement wie ClickUp verwenden. Sehen wir uns an, wie das funktioniert.
1. Messen Sie die Zykluszeit
Richten Sie vor allem Systeme zur Messung der Zykluszeiten ein. In der Regel sind diese Informationen in Timesheets verfügbar, jedoch füllen die meisten Softwareteams Timesheets letztendlich nur willkürlich aus.
Um die Zykluszeit genau zu verfolgen, probieren Sie die Features der Zeiterfassung von ClickUp aus, mit denen jedes Teammitglied einen Timer starten/stoppen oder die Zeit manuell eingeben kann. Teams können die Zeit für jede Aufgabe/Unteraufgabe verfolgen. Und noch mehr: Mehrere Teammitglieder können auch die Zeit für dieselbe Aufgabe verfolgen.
2. Zykluszeiten analysieren
Sobald Sie die Zeit aufgezeichnet haben, die jede Aufgabe in Anspruch nimmt, können Sie mit der Analyse von Trends beginnen. Das ClickUp-Dashboard ist ein großartiger Ort, um alle benötigten Erkenntnisse an einem Ort zu sammeln.
Nutzen Sie diese Erkenntnisse aus der agilen Software für das Projektmanagement von ClickUp, um strategische Entscheidungen zu treffen, z. B. die Umverteilung von Ressourcen oder die Änderung von Workflows, um Zykluszeiten zu optimieren und die Projektergebnisse und -leistung zu verbessern.
3. Identifizieren Sie Killer der Produktivität
Das Ergebnis Ihrer Analyse der Zykluszeit ist die Identifizierung von Killern der Produktivität. Einige der häufigsten sind die folgenden.
Engpässe
Ein Engpass entsteht, wenn eine bestimmte Phase des Prozesses den Flow der Arbeit verlangsamt, was zu Verzögerungen und längeren Zykluszeiten führt. Dies kann vermieden werden durch:
- Messung der Zykluszeit für jedes einzelne Arbeitselement in Ihrem Batch
- Bewertung von Elementen, die übermäßig viel Zeit in Anspruch nehmen
- Führen Sie gezielte Verbesserungen durch, um diese Hindernisse zu beseitigen, z. B. durch die Umverteilung von Ressourcen oder die Optimierung des Workflows.
Wartezeiten und Verzögerungen
Nehmen wir an, Ihre individuellen Zykluszeiten summieren sich auf 20 Stunden, Ihre Batch-Zykluszeit für denselben Prozess beträgt jedoch 80 Stunden. Das bedeutet, dass es irgendwo Wartezeiten gibt.
Verwenden Sie ClickUp-Gantt-Diagramme, um die Lücken zwischen dem Ende eines Zyklus und dem Beginn des nächsten im selben Batch zu erkennen. Verstehen Sie die Ineffizienzen, um die Ressourcenplanung für Aufgaben und Projekte zu verbessern.
Überbearbeitung
Überbearbeitung liegt vor, wenn Sie mehr Arbeit in ein Produkt oder eine Dienstleistung investieren, als vom Client verlangt oder für das Projekt erforderlich ist. Dies kann zu einem schlechten Projektmanagement führen.
Der beste Weg, um Überbearbeitung zu vermeiden, ist der Vergleich der Zykluszeiten mit anderen Projekten/Branchenstandards. Wenn Sie zu lange brauchen, um etwas zu liefern, sollten Sie sich überlegen, warum das so ist.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, probieren Sie einige Zeitmanagement-Vorlagen aus. Wenden Sie diese auf verschiedene Projekte an, um Daten für Benchmarking zu sammeln.
4. Prozesse verbessern
Verbessern Sie auf der Grundlage genauer Berechnungen und Erkenntnisse Ihre Prozesse, um die Zykluszeiten zu verkürzen.
Automatisieren Sie Prozesse, die nicht manuell abgeschlossen werden müssen. ClickUp Automatisierungen bieten über 100 Vorlagen für alle Anforderungen im Projektmanagement.
Vereinfachen Sie Übergaben mit ClickUp-Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten. Verfassen Sie umfassende User Stories in Aufgabenbeschreibungen und verwenden Sie die Checklisten für Akzeptanzkriterien.
Optimieren Sie Ihre Produktdokumentation mit ClickUp Brain. Nutzen Sie KI, um Dokumentationen zu verfassen oder Ihre Arbeit zu korrigieren, zu bearbeiten und zusammenzufassen.
Mit ClickUp liefern Sie Projekte jedes Mal pünktlich
Unabhängig davon, ob Sie als selbstständiger Innenarchitekt oder als Manager im Bereich des Projektmanagements in einem großen Softwareentwicklungsunternehmen tätig sind, ist die Zykluszeit Ihr wichtigster Maßstab für Produktivität und Effizienz.
Als Hersteller oder Anbieter hilft Ihnen dies zu verstehen, wie lange eine Aufgabe dauert. Zumindest können Sie Zykluszeiten nutzen, um Liefertermine für Ihre Kunden zu prognostizieren. Darüber hinaus können Sie einfache Rentabilitätsberechnungen durchführen, um zu sehen, ob Ihr Geschäft mit dieser Rate rentabel arbeiten kann.
Zykluszeiten können genutzt werden, um komplexe Fertigungslinien zu optimieren, persönliche Entwicklungsbedürfnisse zu erfüllen, die richtige Preisstrategie zu entwickeln oder die Budgetierung zu verbessern.
Die Einbeziehung von Zykluszeiten in Ihre Projekte ist eine wirkungsvolle Strategie, um eine höhere Produktivität und Effizienz zu erzielen. Sie beschleunigt die Lieferzeiten und verbessert die Gesamtqualität der Ergebnisse.
Mit ClickUp ist es ganz einfach, Zykluszeitberechnungen in Ihre Projekt-Workflows zu integrieren. Überzeugen Sie sich selbst. Testen Sie ClickUp noch heute kostenlos!
Häufig gestellte Fragen zur Zykluszeit
1. Wie lautet die Formel für die Zykluszeit?
Die Formel für die Zykluszeit einzelner Arbeitselemente lautet wie folgt:
Zykluszeit = Endzeit – Startzeit
Die Formel für die Zykluszeit für Batches, d. h. Sammlungen von Arbeitselementen, die eine Aufgabe/Lieferung abschließen, lautet wie folgt.
Batch-Zykluszeit = Nettozykluszeit/Anzahl der produzierten Einheiten
2. Wie berechne ich meinen Zyklus?
Start- und Enddatum festlegen: Legen Sie das Startdatum des Projekts und das voraussichtliche oder tatsächliche Enddatum fest.
Berechnen Sie die Dauer: Subtrahieren Sie das Startdatum vom Enddatum.
Wenn Sie planen und noch kein Enddatum haben, können Sie die Dauer anhand ähnlicher Projekte aus der Vergangenheit schätzen.
Zeitraum-Zyklus = Projektenddatum – Projektstartdatum
3. Wie berechnet man die Maschinenzykluszeit?
- Identifizieren Sie den Start- und Endpunkt des Vorgangs, den Sie messen.
- Messen Sie die Gesamtproduktionszeit, einschließlich der tatsächlichen Bearbeitungszeit, der Be- und Entladezeit, der Inspektionszeit und aller Leerlaufzeiten zwischen den einzelnen Arbeitsschritten.
- Zählen Sie die Anzahl der produzierten Einheiten.
- Berechnen Sie die Zykluszeit anhand der folgenden Formel: Maschinenzykluszeit = Gesamtproduktionszeit / Gesamtzahl der produzierten Einheiten
Als Beispiel benötigt eine Maschine 120 Minuten, um 60 Einheiten zu produzieren, und die Zykluszeit beträgt 120/60 = 2 Minuten pro Einheit.
Das bedeutet, dass die Maschine im Durchschnitt 2 Minuten benötigt, um einen Zyklus abzuschließen und eine Einheit zu produzieren.