Der renommierte Verfasser und Informatiker Damien Conway sagte einmal: „Dokumentation ist ein Liebesbrief, den Sie an sich selbst schreiben. “
Während sich Conways Aussage auf Codierungsprinzipien bezog, ist eine saubere, klare Dokumentation ein unterschätzter und oft vernachlässigter Teil der Führung des Geschäfts, der zahlreiche Vorteile bietet.
Ein laufendes Geschäft verfügt über verschiedene wichtige Dokumente, die zu einem reibungslosen Ablauf beitragen. Sie arbeiten hart daran, wichtige Dokumente wie Verträge, Mitarbeiterakten, SOPs, Notfallpläne und vieles mehr zu erstellen.
Aber was passiert, wenn jemand darauf zugreifen oder sie prüfen muss? Der erste Schritt ist die Digitalisierung.
Wie können Sie jedoch beim Versuch, Ihre Papierunterlagen zu digitalisieren, verhindern, dass diese in unregulierten Dokumentenmanagementsystemen verloren gehen oder beschädigt werden?
Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die benötigten Unterlagen finden und nutzen können? Und wie halten Sie die sich ständig ändernden Gesetze und Vorschriften zur Aktenführung ein?
Wenn Sie mit diesen Problemen zu kämpfen haben oder Ihr aktuelles Dokumentenmanagementsystem verbessern möchten, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie. Wir haben eine Liste der 10 besten Dokumentenmanagement-Softwareprogramme und -Systeme des Jahres 2024 zusammengestellt.
Diese tools helfen Ihnen dabei , Ihre Unterlagen zu organisieren, zu verwalten und zu schützen und sie gleichzeitig den richtigen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren! ?
Was ist eine Software für die Aktenverwaltung?
Eine Software für die Aktenverwaltung ist eine Lösung, mit der Unternehmen ihre geschäftsbezogenen Dokumente oder Unterlagen verfolgen, speichern, abrufen, freigeben und organisieren können. Die Software für die Aktenverwaltung verwaltet alle Unterlagen von ihrer Erstellung bis zu ihrer Entsorgung. Eine Software für die Aktenverwaltung ist unerlässlich, um den Wissensaustausch sicherzustellen, gesetzliche Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das Risikomanagement zu gewährleisten.
Worauf sollten Sie bei einer Records-Management-Software achten?
Die digitale Aktenverwaltung ist für jedes Geschäft, das seine Dokumente effektiv speichern, abrufen und verwalten möchte, unverzichtbar. Sie müssen eine Software finden, die Ihren spezifischen Anforderungen und Zielen entspricht.
Hier sind einige wichtige Features, auf die Sie bei der Auswahl einer Software für die Aktenverwaltung achten sollten:
- Import- und Scanfunktionen: Sie benötigen eine Software, die Dokumente aus verschiedenen Quellen wie E-Mail, Cloud-Speicher oder anderen Anwendungen problemlos importieren kann. So können Sie Ihre Dokumente konsolidieren und mit Ihrem Team freigeben. Wenn Sie noch Papierunterlagen haben, benötigen Sie eine Software, die diese scannen und in digitale Dateien umwandeln kann.
- Zugriffskontrolle und Sicherheit: Suchen Sie nach einer Software, die sensible Daten vor unbefugtem Zugriff oder Verstößen schützt. Sie sollten in der Lage sein, Berechtigungen und Rollen für verschiedene Benutzer, Gruppen oder Abteilungen einzustellen. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Software zur Datensatzverwaltung Ihre Daten verschlüsselt und den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften entspricht.
- Automatisierung und Workflows: Wählen Sie eine Software, mit der Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren und Zeit und Aufwand sparen können. Sie sollten in der Lage sein, Workflows zu erstellen und Aufgaben wie Genehmigungen, Benachrichtigungen, Erinnerungen oder Berichte zu automatisieren. Sie sollten auch nach einer Software suchen, die sich in Ihre anderen Tools wie CRM-, ERP- oder Buchhaltungssoftware integrieren lässt.
- Anpassbarkeit und Skalierbarkeit: Ideal ist eine Software, die sich an Ihre sich ändernden Bedürfnisse und Präferenzen anpasst, indem sie Ihnen die Möglichkeit bietet, Ihre Datenfelder, Beschreibungen, Kategorien oder Ansichten anzupassen. Wählen Sie ein Softwareprodukt, das mit dem Wachstum oder den Veränderungen Ihres Geschäfts mitwachsen oder sich daran anpassen kann.
- Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit: Schließlich benötigen Sie eine Software für die Aktenverwaltung, auf die Sie sich verlassen können und der Sie vertrauen. Suchen Sie nach einer Software mit einem guten Ruf, positiven Bewertungen und zufriedenen Kunden. Sie sollten auch nach einer Software suchen, die Support, Updates und Backups bietet.
Mit diesen Features im Hinterkopf können Sie sich nun aus unserer kuratierten Liste der 10 besten Softwareprogramme und Systeme für die Aktenverwaltung im Jahr 2024 das für Sie passende auswählen.
Die 10 besten Records-Management-Softwareprogramme
1. ClickUp
Mit der leistungsstarken und vielseitigen Software zur Datensatzverwaltung von ClickUp können Sie Ihre Daten unternehmensweit organisieren, verwalten und freigeben. Sie können Spaces und Ordner für verschiedene Abteilungen oder Projekte erstellen und für jeden Bereich Berechtigungen und Rollen festlegen.
Mit ClickUp Docs können Sie auch neue Dokumente erstellen, die von anderen Mitgliedern in Ihrem Workspace freigegeben und aufgerufen werden können. Mit ClickUp können Sie Aufgaben wie das Überprüfen, Kontrollieren oder Aktualisieren von Dokumenten während und nach der Erstellung festlegen, damit nichts übersehen wird.
Sie können auch andere Features nutzen, die die Datenorganisation und -visualisierung vereinfachen, wie z. B. die benutzerdefinierten Felder, benutzerdefinierten Ansichten und Dashboards von ClickUp.
Mit der Projekthierarchie von ClickUp können Sie Workspaces zu verschiedenen Unterthemen für unterschiedliche Projekte erstellen, an denen Ihr Team möglicherweise arbeitet. Innerhalb des Workspaces „Kreativteam“ können Sie beispielsweise Unterkategorien für verschiedene Teams und Projekte hinzufügen.
Darüber hinaus können Sie die Vorlage „Book of Record Business” von ClickUp verwenden, um die wichtigen Dokumente Ihres Unternehmens zu verwalten. Damit können Sie die Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen einhalten und alle wichtigen Dokumente an einem Ort zusammenfassen.
Mit diesen Features können Sie Ihre Datenstruktur, Anzeige und Analyse benutzerdefiniert anpassen, wodurch ClickUp ideal für die Datenverwaltung und Zusammenarbeit ist.
Die besten Features von ClickUp:
- Verwenden Sie ClickUp Docs für die gemeinsame Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten.
- Nutzen Sie benutzerdefinierte Felder, um Informationen wie Dokumenttyp, Status, Priorität oder Eigentümer zu speichern und anzuzeigen.
- Verwenden Sie benutzerdefinierte Ansichten, um Schlüssel-Metriken und Indikatoren zu überwachen.
- Legen Sie Berechtigungen fest und kontrollieren Sie den Zugriff auf Spaces, Ordner und mehr.
Limitierungen von ClickUp:
- Einige Benutzer berichten von einer steileren Lernkurve für fortgeschrittene Features.
Preise für ClickUp:
ClickUp-Bewertungen und Rezensionen:
- G2: 4,7/5 (über 9.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 4.000 Bewertungen)
2. FileHold
FileHold ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem, das entwickelt wurde, um die Dokumentenverwaltung zu vereinfachen.
Sie bieten einen sicheren Speicher für alle Arten von Unterlagen und eine benutzerfreundliche Oberfläche für eine nahtlose Navigation.
Wenn Ihr Schwerpunkt auf Sicherheit der Daten liegt, könnte FileHold für Sie gut geeignet sein. FileHold hilft Benutzern, ihre Datensätze einfach zu organisieren und zu sichern und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
Die besten Features von FileHold:
- Nutzen Sie Dokumenten- und Datensatzverwaltung auf Unternehmensebene
- Nutzen Sie fortschrittliche Funktionen zum Scannen und Erfassen von Dokumenten.
- Automatisieren Sie Workflows, um Prozesse zu optimieren.
- Richten Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle für mehr Sicherheit ein.
Limitierungen von FileHold:
- Im Vergleich zu anderen Alternativen eingeschränkte Integration von Drittanbietern
- Das Design der Benutzeroberfläche ist möglicherweise nicht so modern oder intuitiv wie bei anderen Lösungen.
Preise für FileHold:
- Enterprise: 10 $/Monat pro Benutzer
- Cloud/interner Server: 15 $/Monat pro Benutzer
- Express: 15 $/Monat für fünf Benutzer
- Cloud (Microsoft Azure): 30 $/Monat pro Benutzer
- Benutzerdefinierter Plan: Preise auf Anfrage
Bewertungen und Rezensionen zu FileHold:
- G2: 4,6/5 (über 30 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 45 Bewertungen)
3. DocSavy
DocSavy ist eine cloudbasierte Software für die Aktenverwaltung, mit der Sie Dokumente effizient speichern, organisieren und abrufen können. Mit ihr können Sie mithilfe von Tags, Metadaten und Verknüpfungen definieren, um welche Dokumente es sich handelt und wo sie abgelegt werden sollen.
Dank der hochwirksamen Volltextsuche und Filter finden Sie die benötigten Dokumente schnell und einfach. Gleichzeitig schützen die fortschrittlichen Features der Sicherheit sensible Informationen. Die schnörkellosen, aber benutzerfreundlichen Features von DocSavy machen es zu einem wirklich cleveren tool für die Aktenverwaltung.
Die besten Features von DocSavy:
- Laden Sie Ihre Dokumente hoch, scannen Sie sie ein oder senden Sie sie per E-Mail und speichern Sie sie in der Cloud.
- Weisen Sie Ihren Datensätzen Tags zu, z. B. Dokumenttyp, Kategorie, Status oder Eigentümer.
- Suchen Sie Dokumente anhand von Stichwörtern, Phrasen oder Operatoren.
- Freigeben Sie Ihre Dokumente an Ihre Teams, Clients oder Partner per E-Mail, Links oder Integrationen.
Limitierungen von DocSavy:
- Im Vergleich zu robusteren Lösungen fehlen erweiterte Features für die Automatisierung.
- Begrenzte Skalierbarkeit für größere Unternehmen mit komplexen Anforderungen an das Dokumentenmanagement.
Preise für DocSavy:
- Starter-Plan: 0,99 $/Monat pro Benutzer
- 20-Plan: 9,99 $/Monat für drei Benutzer
- 50-Plan: 49,00 $/Monat für sieben Benutzer
- 100-Plan: 99 $/Monat
- 200-Plan: 149,99 $/Monat
- 300-Plan: 199,99 $/Monat
- Benutzerdefinierter Plan
DocSavy-Bewertungen und Rezensionen:
- G2: Nicht genügend Bewertungen
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
4. Veeva Vault
Veeva Vault ist eine Cloud-Plattform, die speziell für stark regulierte Branchen wie Life Sciences und Gesundheitswesen entwickelt wurde. Es handelt sich um eine Lösung mit hoher Sicherheit und umfassendem Funktionsumfang, mit der Sie Inhalte und Daten auf einer einzigen Plattform verwalten können.
Mit Veeva Vault können Sie Dokumente wie klinische Studien, Zulassungsunterlagen, Qualitätsdokumente und vieles mehr erstellen, speichern, abrufen und freigeben.
Veeva Vault gewährleistet absolute Datenintegrität und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Seine robuste Sicherheit erfüllt die höchsten Standards in Bezug auf Qualität, Skalierbarkeit und Leistung.
Die besten Features von Veeva:
- Verwalten Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente, von der Erstellung über die Freigabe und Verteilung bis hin zur Archivierung.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften entsprechen, wie z. B. FDA, EMA oder ISO.
- Verwenden Sie elektronische Signaturen, um Ihre Dokumente mit Sicherheit und Effizienz zu autorisieren.
Limitierungen von Veeva:
- Benutzer berichten, dass die Enterprise-Version im Vergleich zu anderen Tools relativ teuer ist.
- Die benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten können für bestimmte branchenspezifische Anforderungen eingeschränkt sein.
Preise von Veeva:
- Free Forever
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Veeva-Bewertungen und Rezensionen:
- G2: 4,1/5 (über 40 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 20 Bewertungen)
5. SharePoint
SharePoint ist eine von Microsoft entwickelte Plattform für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit. SharePoint ist bei Unternehmen jeder Größe und Branche sehr beliebt und ermöglicht es Ihnen, die Bearbeitung von Datensätzen gemäß definierten Richtlinien und Prozessen zu überwachen und Berichte darüber zu erstellen.
SharePoint ist ideal für die Dokumentenverwaltung, wenn Sie die Microsoft-Suite verwenden, da es sich nahtlos in Office 365-Apps wie Word, Excel, PowerPoint und OneDrive integrieren lässt.
Mit diesem Tool können Sie Dokumente mit Sicherheit speichern, organisieren und freigeben, wodurch die Zusammenarbeit und Produktivität verbessert werden.
Die besten Features von SharePoint:
- Erstellen Sie Dokumentbibliotheken, um Ihre Dokumente an einem zentralen Speicherort zu speichern und zu verwalten.
- Verfolgen und stellen Sie Dokumentänderungen mithilfe der Version wieder her.
- Greifen Sie mit Office 365-Apps auf Ihre Dokumente zu und führen Sie die Bearbeitung durch.
Limitierungen von SharePoint:
- Datenspeicher-Limite für die Dokumentbibliothek
- Benutzerdefinierte Anpassungsoptionen erfordern technisches Fachwissen
Preise für SharePoint:
- SharePoint (Plan 1): 5,00 $/Monat pro Benutzer
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/Monat pro Benutzer
SharePoint-Bewertungen und Rezensionen:
- G2: 4/5 (über 8.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,3/5 (über 5.000 Bewertungen)
6. Fluix
Fluix ist eine No-Code-Softwarelösung, die Unternehmen dabei hilft, Dokumente zu digitalisieren und Routineaufgaben zu automatisieren – alles an einem Ort. Sie wurde entwickelt, um Teams dabei zu unterstützen, dokumentenbezogene Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Einhaltung von Vorschriften auch unterwegs sicherzustellen.
Fluix ist ideal für mobile Teams, da Sie Dokumente ganz einfach auf Ihren Mobilgeräten unterschreiben und verwalten können. Sie können auch offline arbeiten und die Synchronisierung Ihrer Daten durchführen, sobald Sie wieder online sind.
Die besten Features von Fluix:
- Greifen Sie jederzeit und überall mit iOS- oder Android-Geräten auf Ihre Dokumente zu.
- Kommentieren und durchführen Sie die Bearbeitung Ihrer Dokumente mit Markierungen, Notizen, Stempeln oder Zeichnungen.
- Automatisieren Sie Ihre Dokumenten-Workflows und -Prozesse wie Genehmigungen, Benachrichtigungen oder Erinnerungen.
Limitierungen von Fluix:
- Im Vergleich zu anderen Plattformen nur begrenzte Integrationen mit Anwendungen von Drittanbietern
Preise von Fluix:
- Fluix Core: 30 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Preise auf Anfrage beim Vertrieb
Bewertungen und Rezensionen zu Fluix:
- G2: Nicht genügend Bewertungen
- Capterra: 4,8/5 (über 40 Bewertungen)
7. Alfresco-Plattform
Alfresco ist eine sichere Open-Source-Webschnittstelle, die Unternehmen dabei hilft, ihre Papierdokumente und digitalen Aufzeichnungen an einem einzigen Speicherort zu verwalten und zu sichern.
Mit Alfresco erhalten Sie eine End-to-End-Lösung für das Lebenszyklusmanagement und die Governance all Ihrer Unterlagen. Durch die Verwendung dieser Lösung stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Gesetze und Vorschriften einhalten.
Alfresco ist eine Überlegung wert, wenn Sie nach einer flexiblen und skalierbaren Lösung suchen, die sich an die Bedürfnisse und Vorlieben von Unternehmen jeder Größe anpassen lässt.
Die besten Features der Alfresco-Plattform:
- Organisieren und speichern Sie Ihre Unterlagen in einem zentralen Repository mithilfe von Metadaten, Kategorien und Tags.
- Optimieren Sie Ihre Prozesse und Workflows, wie Genehmigungen, Überprüfungen oder Audits.
- Kommunizieren und arbeiten Sie mit Ihren Team-Mitgliedern über Chat, Video oder soziale Medien zusammen.
Limit der Alfresco-Plattform:
- Erfordert Unterstützung beim Setup und bei der benutzerdefinierten Anpassung, was für kleinere Unternehmen eine Herausforderung darstellen kann.
- Die Benutzeroberfläche ist möglicherweise nicht so intuitiv wie bei anderen Lösungen.
Preise für die Alfresco-Plattform:
- Alfresco Community: Kostenlos
- Basis-Team: 2 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: 22 $/Monat pro Benutzer
Bewertungen und Rezensionen zur Alfresco-Plattform:
- G2: 3,6/5 (über 40 Bewertungen)
- Capterra: 4,1/5 (über 20 Bewertungen)
8. OpenText
OpenText ist eine voll ausgestattete, hoch skalierbare Records-Management-Softwarelösung für Unternehmen, die Organisationen dabei hilft, ihre Effizienz und Compliance zu verbessern.
Die sichere, einheitliche Plattform von OpenText ermöglicht es Ihnen, elektronische und physische Inhalte im Unternehmen zu organisieren und freizugeben.
Dies ist die ideale Lösung, wenn Sie die Leistungsfähigkeit transformativer KI mit Dokumentenmanagement-Software nutzen möchten.
Die besten Features von OpenText:
- Digitalisieren Sie Ihre Papierdokumente mit Scannern, Mobilgeräten oder E-Mail.
- Archivieren Sie Ihre Unterlagen zur langfristigen Aufbewahrung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit sicheren und kostengünstigen Speicheroptionen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften wie DSGVO, HIPAA oder SOX entsprechen.
- Nutzen Sie OpenText Magellan, eine flexible KI- und Analyseplattform, um Workflows zu automatisieren.
Limitierungen von OpenText:
- Teurer als viele Mitbewerber, insbesondere für kleine und mittlere Geschäfte.
- Komplexe Features erfordern möglicherweise zusätzliche Schulungen.
Preise von OpenText:
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu OpenText:
- G2: 4,3/5 (über 20 Bewertungen)
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
9. Ademero
Ademero ist ein Dokumentenmanagement-tool, das die Organisation und den Abruf von Dokumenten vereinfacht. Es hilft Unternehmen dabei, ihre dokumentenbezogenen Prozesse zu optimieren und die Gesamteffizienz bei der Aktenführung zu verbessern.
Wenn Sie Quickbooks für die Buchhaltung Ihres Geschäfts verwenden, ist Ademero mit seiner engen Integration und Automatisierung der Workflows die ideale Wahl.
Die besten Features von Ademero:
- Scannen Sie Ihre Papierdokumente mit Scannern, Mobilgeräten oder per E-Mail.
- Indexieren Sie Ihre Dokumente mithilfe von Metadaten
- Suchen Sie Ihre Dokumente anhand von Stichwörtern, Phrasen oder Operatoren.
Limitierungen von Ademero:
- Eine begrenzte Anzahl von erweiterten Features und eine im Vergleich zu anderen Enterprise-Lösungen weniger intuitive Benutzeroberfläche.
Preise für Ademero:
- Hosted Standard: 35 $/Monat pro Benutzer
- Hosted Premium: 70 $/Monat pro Benutzer
Bewertungen und Rezensionen zu Ademero:
- G2: Nicht genügend Bewertungen
- Capterra: 4,3/5 (41+ Bewertungen)
10. Hyland
Hyland ist eine führende Plattform für Enterprise Content Management, die Dokumentenmanagement, Records Management und Automatisierung der Geschäftsprozesse bietet.
Hyland unterstützt Unternehmen aller Branchen dabei, ihre Inhalte, Daten und Prozesse nahtlos zu integrieren, um den richtigen Personen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen.
Es ist eine zuverlässige Wahl für Unternehmen mit unterschiedlichen Anforderungen an die Aktenverwaltung.
Die besten Features von Hyland:
- Scannen Sie Papierdokumente mit Scannern, Mobilgeräten oder per E-Mail.
- Optimieren Sie Prozesse und Workflows wie Genehmigungen, Überprüfungen oder Audits mithilfe von Drag-and-Drop-Tools und Vorlagen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften wie DSGVO, HIPAA oder SOX entsprechen.
Limitierungen von Hyland:
- Die Implementierung und benutzerdefinierte Anpassung erfordert möglicherweise die Unterstützung von Hyland-Beratern, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.
Preise von Hyland:
- Wenden Sie sich für Preisinformationen an den Vertrieb.
Bewertungen und Rezensionen zu Hyland:
- G2: 4,3/5 (über 150 Bewertungen)
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
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