Fragen Sie sich, ob Jira ein gutes Tool für das Projektmanagement ist?
Jira ist ein Tool für das Projektmanagement von Atlassian, mit dem Sie eine riesige Menge an Projekten planen, deren Nachverfolgung und Verwaltung durchführen können.
Wenn man darüber nachdenkt, ist Jira so etwas wie der Godzilla unter den Tools für Projektmanagement.
Es ist gigantisch, angeblich allmächtig und unbesiegbar und wirkt etwas einschüchternd.
Aber ist Jira damit auch das richtige Projektmanagement-Tool für Sie?
Ähm... das kommt darauf an.
In diesem Beitrag beschreiben wir, wie das Projektmanagement mit Jira funktioniert und wie es sich in die agile Methodik einfügt. Außerdem erfahren Sie mehr über einige wesentliche Limite von Jira und wie Sie diese überwinden können.
Lassen Sie uns gleich loslegen!
Was ist Jira?
Jira war ursprünglich eine Software für das Projektmanagement, die sich auf die Nachverfolgung von Fehlern konzentrierte, mittlerweile aber Unternehmen auch bei den meisten anderen Projektarbeiten unterstützen kann.
Interessante Tatsache:
Das Wort „Godzilla“ leitet sich vom japanischen Wort „Go-jira“ ab, was Jira zum wahren Godzilla unter den Projektmanagement-Tools macht!
Unternehmen nutzen die Jira-Software mittlerweile für:
- Nachverfolgung von Fehlern, Problemen, Features, Aufgaben usw.
- Seine Fähigkeit, sich in mehrere externe Anwendungen wie Salesforce, Git usw. zu integrieren
- Projektfunktionen wie die Erstellung eines benutzerdefinierten Workflows, flexible Tickets und Kostenmanagement
- Ihre Scrum - und Kanban -Boards
Das Projektmanagement-Tool Jira versucht, viele dieser Benutzeranforderungen zu erfüllen, wirkt jedoch manchmal etwas überladen und kontraproduktiv.
Weitere Info finden Sie in unserer Jira-Bewertung.
Niemand hat gesagt, dass es einfach sein würde, Godzilla zu zähmen!
Einsatz von Jira für agiles Projektmanagement
Atlassian Jira nimmt agile Praktiken sehr ernst.
Bei der agilen Methodik zerlegt man ein Projekt oder eine Anforderung in kleinere, besser zu bewältigende Teile oder Unteraufgaben.
Anschließend beginnt Ihr Agile-Team mit der gemeinsamen Bearbeitung dieser Aufgaben und erledigt sie nacheinander, bevor es in jeder Phase Feedback vom Kunden einholt.
Agile basiert nämlich auf kontinuierlicher Zusammenarbeit und Verbesserung.
Beim agilen Projektmanagement unterstützt Sie das Jira-Tool dabei:
Jeder dieser allgemeinen Schritte ist für das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung, und wir werden sehen, warum:
1. Erstellen Sie einen Plan für das Projekt
Zu Beginn eines jeden agilen Projekts müssen Sie zunächst Ihr Projekt-Backlog (eine Reihe von Aufgaben) erstellen und diese in Sprints organisieren.
Jira-Aufgaben werden als „Probleme” bezeichnet und mithilfe digitaler Karten dargestellt.
So fügen Sie eine Aufgabe in der Jira-Software hinzu:
- Erstellen Sie ein Jira-Problem über das Jira-Dashboard und wählen Sie Aufgabe als Problem-Typ aus.
- Beschreiben Sie die Details der Aufgabe oder Anforderungen unter der Karte.
- Fügen Sie bei Bedarf unterstützende Dokumente oder Bilder hinzu.
- Legen Sie Fristen für das Abschließen von Aufgaben fest
- Teilen Sie die Jira-Aufgaben bei Bedarf in noch kleinere Einheiten auf.
Sobald ein Jira-Problem oder eine Jira-Aufgabe erstellt wurde, können Sie diese zu Ihrem Projekt-Plan hinzufügen.
Es ist wie beim Bauen einer LEGO-Skulptur.
Sie setzen Blöcke in verschiedenen Farben und Formen zu einem Ganzen zusammen.
2. Projektteam-Rollen und Berechtigungen zuweisen
Sobald eine Aufgabe erstellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, jemandem die Aufgabe zuzuweisen. Basierend auf Ihrer Expertise wählen Sie ein geeignetes Mitglied des Projektteams aus und weisen ihm die Aufgabe zu.
Zuvor müssen Sie jedoch die Rollen der Teammitglieder im Jira-Projektmanagement-Tool festlegen und entscheiden, wer Zugriff auf welche Funktionen hat.
3. Fortschritt des Projekts verfolgen
Sie haben nun einen detaillierten Plan für das Projekt und haben jeder Ihrer Aufgaben geeignete Mitglieder des Teams zugewiesen.
Jetzt können Sie sich zurücklehnen und entspannen, oder? 😴
Vielleicht gehen Sie zum Brunch und schauen sich einen neuen Monsterfilm an, oder?
Leider kommt das selten vor.
Nicht immer läuft alles nach dem Plan, und ehe man sich versieht, ist die Frist für das Projekt nächste Woche, und man ist erst halb fertig.
Mit diesen Features des Jira-Tools behalten Sie den Überblick über Ihre Termine:
- Zeiterfassungsberichte: Nachdem Sie die Zeiterfassung in Jira eingerichtet haben, liefern diese Berichte Echtzeit-Info darüber, wie viel Zeit für jedes Projekt oder jede Aufgabe aufgewendet wurde.
- Burnup-Diagramme: eine visuelle Darstellung dessen, wie viel Sie bereits erreicht haben
- Kreisdiagramm-Berichte: eine Aufschlüsselung der Jira-Aufgaben innerhalb eines Projekts in Form eines Kreisdiagramms
- Berichte zum Durchschnittsalter: Zeigt die durchschnittliche Zeit an, die ein Jira-Problem ungelöst war.
- Kumulatives Flussdiagramm: zeigt den Status von Projekt-Aufgaben im Zeitverlauf an.
Auf diese Weise können Sie potenzielle Engpässe identifizieren, nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen und sicherstellen, dass alle Mitglieder Ihres Agile-Teams mit optimaler Kapazität arbeiten.
Bonus: Monday.com vs. Jira & Jira vs. Linear
Ist Jira für das Projektmanagement geeignet?
Bevor Sie sich entscheiden und Jira als Ihre Software für das Projektmanagement wählen, sollten Sie folgende Limite berücksichtigen:
Wir werden uns jede dieser Einschränkungen genauer ansehen und untersuchen, wie Sie diese Nachteile beim Aufgabenmanagement mit einem anderen Projektmanagement-Tool, ClickUp, überwinden können.
1. Kompliziert in der Anwendung
Benutzer berichten häufig, dass Atlassian Jira schwierig einzurichten ist und dass die Benutzeroberfläche bei der Verwaltung von Projekten verwirrend ist.
Schließlich begann Jira als Tool für die Nachverfolgung von Bugs für ein Softwareentwicklungsteam, und das ist auch heute noch sein Kernbereich.
Obwohl mehrere Modifikationen und Features hinzugefügt wurden, ist Jira immer noch nur ein tool zur Nachverfolgung von Problemen, das so verpackt ist, dass es wie eine Software für Projektmanagement aussieht.
Das ist so, als würde man sich ein T-Rex-Kostüm anziehen und denken, man sei gut genug für einen Gastauftritt im neuen Godzilla-Film!
Das Jira-Tool kann für Mitglieder, die nicht zu Ihrem Softwareteam gehören, aufgrund seiner komplizierten Benutzeroberfläche und der steilen Lernkurve, die erforderlich ist, um seine Funktionen zu beherrschen, sehr kompliziert sein.
Die Lösung von ClickUp: Einfache Einarbeitung, intuitive Benutzeroberfläche
ClickUp ist das weltweit führende Tool für Projektmanagement und eine Alternative zu Jira, da seine Features speziell auf die Bedürfnisse der Benutzer zugeschnitten sind.
So überwindet ClickUp die komplizierte Benutzererfahrung von Jira:
- Die Software für Projektmanagement lässt sich ganz einfach einrichten und nutzen.
- Die intuitive Benutzeroberfläche ist sehr leicht zu erlernen.
- Mit Slash-Befehlen können Sie Projektaktivitäten direkt über Ihre Tastatur ausführen.
- Einfache Hierarchien für eine schnelle Navigation und Organisation der Aktivitäten Ihres Teams
Vergleichen Sie Jira und Trello!
2. Keine Features für das Ressourcenmanagement
Klar, Godzilla hat sein Geschäft ganz alleine erledigt.
Aber das geht nicht.
Deshalb haben Sie ein Team mit unzähligen anderen Ressourcen zu verwalten!
Leider ist die Verwaltung Ihrer Ressourcen mit Jira schwieriger, als es sein sollte. Es fehlen zahlreiche grundlegende Features für das Team- und Ressourcenmanagement, um alle auf dem gleichen Stand zu halten, wie z. B. OKRs und Zeitmanagement-Features.
Die Lösung von ClickUp: Zahlreiche Features für das Ressourcen- und Workload-Management
Mit ClickUp können Sie Ihre Ressourcen problemlos verwalten und sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, um die Abläufe zu optimieren.
Hier sind einige Features, die Ihnen dabei helfen können:
- Workload-Ansicht: Visualisieren Sie ganz einfach die Kapazitäten Ihres Teams, um Ressourcen effizient zu verwalten.
- Team-Ansicht: Sortiert Aufgaben nach Mitarbeitern, damit Sie schnell sehen können, woran jeder gerade arbeitet.
- Ziele: Unterteilen Sie Ihre Ziele (Zielsetzungen) in kleinere Einzelziele (Schlüsselergebnisse), um den OKR-Ansatz zu verfolgen.
- Native Zeiterfassung: Behalten Sie den Überblick darüber, wie lange Sie und Ihr Team an Aufgaben arbeiten.
- Sprint-Widgets: Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Projekte mit Burn-Ups, Burndowns und Velocity-Diagrammen.
3. Aufgaben können nicht mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden
Ein komplexes Projekt umfasst oft eine Reihe komplizierter Aufgaben, für deren Bearbeitung mehr als eine Person erforderlich ist.
Leider unterstützt Jira nur die Zuweisung einer Aufgabe an eine einzige Person, unabhängig davon, wie komplex oder anspruchsvoll diese Aufgabe auch sein mag.
Manchmal braucht man einfach mehr als einen Kopf, um ein Problem zu lösen, und es ist nicht besonders klug, Benutzern zu verbieten, mehrere Mitarbeiter zu einer Aufgabe hinzuzufügen.
Die Lösung von ClickUp: Mehrere Mitarbeiter hinzufügen
ClickUp weiß, dass manchmal eine Person allein nicht ausreicht, um eine Aufgabe abzuschließen.
Aus diesem Grund können Sie in ClickUp mehrere Mitarbeiter zu einer Aufgabe hinzufügen, die mehr als eine Person erfordert. Und wenn Sie eine ganze Reihe von Personen einbeziehen müssen, können Sie die Aufgaben stattdessen einfach einem Team (Benutzergruppe) zuweisen.
Denken Sie daran: Eine Person allein kann Godzilla nicht besiegen. Dafür brauchen Sie ein starkes Team!
Sie können Ihre Aufgaben auch nach mehreren Mitarbeitern und Teams in Ihren Kalender-, Liste- oder Board-Ansichten sortieren und filtern.
4. Keine Vorlagen für Aufgaben erstellen
Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie irgendwann an mehreren Projekten arbeiten. Und einige dieser Projekte werden wahrscheinlich ähnliche Aufgaben umfassen.
Wäre es nicht toll, wenn Sie ähnliche Aufgaben einfach aus einem Projekt kopieren und in ein anderes Projekt einfügen könnten?
Leider ist es nicht ganz so einfach.
Jira verfügt nicht über integrierte Funktionen zum Erstellen von Aufgabenvorlagen und deren Wiederverwendung für andere Projekte.
Um Vorlagen für Aufgaben in Jira zu verwenden, müssen Sie den Atlassian Marketplace besuchen und ein Add-On erwerben.
All diese zusätzliche Arbeit nur für eine Vorlage!
Wir sehen das genauso.
Die Lösung von ClickUp: Aufgabenvorlagen
Glücklicherweise bietet ClickUp hierfür eine clevere Lösung.
Mit den Aufgabenvorlagen von ClickUp ist die Wiederverwendung von Vorlagen ganz einfach. Sie können sie für Ereignisse, Prozesse oder alles andere verwenden, was Sie in Zukunft benötigen.
ClickUp bietet auch zahlreiche vorgefertigte Vorlagen, sodass Sie sich nicht um die Erstellung von Vorlagen von Grund auf kümmern müssen. Wählen Sie einfach eine davon aus, um loszulegen.
Auf diese Weise können Sie mühelos leistungsstarke und anpassbare Vorlagen für Aufgaben erstellen. Sie können Vorlagen auch schnell bearbeiten, überschreiben und laden.
5. Keine native Nachverfolgung der Ziele
Wenn Sie unermüdlich an einer Vielzahl von Aufgaben arbeiten, verliert man leicht den Überblick über das Gesamtbild.
Wie wirkt sich die Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten, auf das Projekt als Ganzes aus?
Werden wir den erwarteten Fortschritt des Projekts vor Ablauf der festgelegten Frist erreichen können?
Das Setzen von Zielen gibt Ihrem Team Klarheit und Orientierung und hilft ihm, eine Verbindung zu dem übergeordneten Ziel herzustellen.
Allerdings gibt es in Jira kein integriertes Ziel-Feature.
Wenn Sie die Nachverfolgung Ihrer Sprint-Planungsziele durchführen möchten, müssen Sie eine separate Add-On-App aus dem Atlassian Marketplace erwerben.
Erinnert ein bisschen an das iPhone 12.
Netzteil nicht im Lieferumfang enthalten. Es fallen zusätzliche Kosten an 😐
Die Lösung von ClickUp: Integrierte Ziel-Feature
ClickUp weiß, wie wichtig es für Teams ist, ihre Ziele festzulegen und zu verfolgen. Deshalb ist das Feature „Ziele” bereits integriert. Ohne zusätzliche Kosten.
Mit ClickUp können Sie Ihre Ziele in kleinere Einzelziele unterteilen. Mit jedem fertiggestellten Einzelziel kommen Sie Ihrem Gesamtziel einen Schritt näher!
Sie haben auch die vollständige Kontrolle über Ihre Einzelziele. Diese können sein:
- Zahlen: Führen Sie die Nachverfolgung der Zu- und Abnahmen über Zahlenbereiche durch.
- Richtig/Falsch: Wenn eine Aufgabe entweder „erledigt” oder „nicht erledigt” ist
- Währung: Um den Überblick über Ihr Finanzmanagement zu behalten
- Aufgaben: Führen Sie die Nachverfolgung Ihrer Aufgaben oder Listen mit Aufgaben durch.
6. Keine Profile
Als Projektmanager möchten Sie wissen, woran Ihr Team gerade arbeitet, ob jemand überlastet ist und welche Aufgaben bereits fertiggestellt wurden.
Ohne diese Einblicke wird es Ihnen schwerfallen, Ihr Team zu optimaler Kapazität zu befähigen und wichtige Meilensteine termingerecht zu erreichen.
Mit Jira ist dies jedoch nicht möglich.
Mit Jira haben Sie Ihr Kanban-Board und Scrum-Board, die Ihnen eine Ansicht Ihrer Projekt-Aufgaben bieten.
Aber das war's auch schon.
Sie erhalten eine allgemeine Übersicht, aber keine detaillierten Informationen über die Workload Ihrer Team-Mitglieder.
Sicher, es gibt einen Benutzer-Workload-Bericht, aber dieser enthält keine detaillierten Informationen darüber, wer die meiste Arbeit erledigt, welche Aufgaben kürzlich fertiggestellt wurden und ob es in Ihrem Backlog ungeplante Aufgaben gibt.
Die Lösung von ClickUp: Profile
Das Feature „Profile” in ClickUp ist wie ein Fenster zu den Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter. Es hilft Ihnen und Ihrem Team, verantwortungsbewusst zu handeln.
Mit Profilen können Sie:
- Greifen Sie auf die Beschreibung, Rolle, den Speicherort usw. einer Person zu.
- Zeigen Sie sich ihre Aufgaben liste oder individuelle To-do-Listen an.
- Erhalten Sie einen Einblick in die Aktivitäten, denen die Menschen am Arbeitsplatz nachgingen.
- Erstellen Sie Erinnerungen für Ihre Team-Mitglieder zu Fälligkeitsdaten
- Identifizieren Sie Aufgaben, die noch nicht geplant, aber bereits zugewiesen wurden.
- Sehen Sie sich die aktuellen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter zusammen mit den Prozentsätzen basierend auf der Aktivität der Aufgaben an.
Mithilfe der Team-Einblicke und der Berichterstellung von ClickUp können Sie außerdem analysieren, ob jemand mit seiner Arbeit im Rückstand ist, wer die meiste Arbeit leistet und wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nimmt.
Darüber hinaus können Sie mithilfe der Team-Ansicht genau sehen, woran die Mitarbeiter gerade arbeiten, was bereits erledigt ist, wer noch weitere Aufgaben benötigt und wer zu viele Aufgaben hat.
Und das ist noch nicht alles.
Mit Pulse in ClickUp können Sie die Aktivitäten in Ihrem ClickUp-Workspace an einem bestimmten Tag analysieren, basierend auf der Anzahl der aktiven Benutzer pro Stunde. Sie erhalten auch Einblicke in die Aufgaben, die gerade kommentiert oder angesehen werden, sodass Sie sofort einsteigen und zusammenarbeiten können.
All diese Features arbeiten zusammen, um Ihnen einen beispiellosen Einblick in die Leistung Ihres Teams zu geben, sodass Sie dieses Wissen für ein effizientes Projektmanagement nutzen können.
7. Keine Chat-Funktion
Agiles Projektmanagement basiert auf der kontinuierlichen Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und Stakeholdern.
Natürlich könnten Sie auch E-Mails verwenden.
Aber warum sollten Sie sich in einer schnelllebigen Umgebung für die langsame Post entscheiden, wenn Sie stattdessen Instant Messaging nutzen können?
Es ist spontan, bequem und leicht zu verfolgen.
Leider bietet Jira kein Live-Chat-Feature für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team. Um auf den Live-Chat zugreifen zu können, müssen Sie ein separates Add-On im Atlassian Marketplace erwerben.
Die Lösung von ClickUp: Chatten
Die Chat-Ansicht von ClickUp unterstützt schnelle Echtzeit-Unterhaltungen mit Ihren Teammitgliedern oder anderen Beteiligten.
Und das Beste daran ist, dass Sie den Workspace nicht einmal verlassen müssen, um zu chatten. Sie können einfach neben Ihrer Arbeit Unterhaltungen führen!
Das ist noch nicht alles. Sie können auch Anhänge hinzufügen, Benachrichtigungen versenden, Codes freigeben und sogar Einbettungen in Ihren Chat einfügen.
Darüber hinaus verfügt jede ClickUp Aufgabe über einen eigenen Kommentarbereich. Dort können Sie ganz einfach Diskussionen zu den Aufgaben führen.
Und wenn etwas für einen Text zu kompliziert ist, können Sie stattdessen mit Clip ein kurzes Video aufnehmen, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen. So vermeiden Sie Missverständnisse und erleichtern Ihren Team-Mitgliedern die Zusammenarbeit.
Aber das ist noch nicht alles.
Dies
bietet zahlreiche weitere Features, mit denen Sie Jira immer einen Schritt voraus sind, darunter:
- Zugewiesene Kommentare : Wandeln Sie Kommentare in Aktionselemente um, um sicherzustellen, dass sie bearbeitet werden.
- Benutzerdefinierte Status: Passen Sie Status an, um verschiedene Phasen Ihrer Aufgaben-Workflows hervorzuheben.
- Mehrere Ansichten : Wählen Sie aus Ansichten wie Liste, Box, Board und Kalender, um einzigartige Perspektiven auf Ihre Arbeit zu erhalten.
- Automatisierung : Automatisieren Sie sich wiederholende Aktionen in Ihrem Projekt, indem Sie Kombinationen aus benutzerdefinierten Auslösern und Aktionen einrichten.
- Agile Board : Behalten Sie den Überblick über Ihre Fristen mit Velocity-, Burndown-, Burnup- und Cumulative Flow-Diagrammen aus Ihrem Agile-Dashboard.
- Gantt-Diagramm-Ansichten: Planen Sie Aufgaben, verwalten Sie Abhängigkeiten und überwachen Sie den Fortschritt des Projekts von einem Ort aus.
- Berechtigungen : Legen Sie fest, was Ihre Team-Mitglieder und Gäste innerhalb von ClickUp zu erledigen haben (und was nicht).
- Benutzerdefinierte Felder: Fügen Sie Ihren Ansichten umfangreiche Informationen wie Beschreibungen, Kontrollkästchen, Datumsangaben, Dateien usw. hinzu.
- Mobile Apps : Laden Sie die ClickUp-App für Android oder iOS herunter, um auch unterwegs Ihre Produktivität zu steigern.
Lassen Sie Jira nicht länger Ihre Produktivität beeinträchtigen 🐲
Jira ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool, mit dem Sie Aufgaben, Probleme, Fehler und Features verwalten können.
Da es jedoch ursprünglich entwickelt wurde, um typischen Softwareentwicklern bei der Nachverfolgung von Fehlern und Problemen zu helfen, fehlen ihm einige wichtige Funktionen des Projektmanagements.
Glücklicherweise kann ClickUp diese Nachteile mehr als ausgleichen.
Es ist einfach zu bedienen, unterstützt mehrere Mitarbeiter, kann Ziele verwalten und bietet Ihnen Aufgabenvorlagen sowie weitere großartige Features.
Wechseln Sie doch von Jira zu ClickUp und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Deadlines immer einhalten!
