Wussten Sie, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter etwa fünfeinhalb Minuten damit verbringt, E-Mails zu verfassen? Das mag nicht viel erscheinen. Wenn man jedoch bedenkt, dass die meisten von uns etwa 112 E-Mails pro Woche versenden, summieren sich diese fünfeinhalb Minuten auf 11 Stunden pro Woche!
Das ist mehr als ein verlorener Arbeitstag pro Mitarbeiter – und dabei handelt es sich nur um die Zeit, die für das Verfassen von E-Mails aufgewendet wird.
Ihre Mitarbeiter sind möglicherweise auch mit anderen sich wiederholenden Aufgaben beschäftigt, wie z. B. der Berichterstellung, der Beantwortung von Memoranden, der Protokollierung von Meetings, der Erstellung von Präsentationen, der Bearbeitung von Marketingtexten und vielem mehr!
Wäre es nicht besser, wenn es eine intelligente Möglichkeit gäbe, die Erstellung und Verwaltung all dieser Dokumente zu automatisieren?
Google Docs hat mit seiner neuesten Innovation – Duet KI – genau das Richtige für Sie. Hier erfahren Sie im Detail, wie Sie Duet KI in Google Docs nutzen können, um Ihre Arbeit schneller und effizienter zu erledigen.
Künstliche Intelligenz in Google Docs verstehen
Wenn es um KI in Google Docs geht, denkt man zuerst an Schreibwerkzeuge. Google Workspace hat jedoch schon KI eingesetzt, bevor generative KI zum Mainstream wurde.
KI hat Google Docs intuitiver gemacht und die Benutzererfahrung verbessert. Beispielsweise erstellt es automatisch hierarchische Dokumentgliederungen, um die Navigation zu vereinfachen. Ebenso hilft KI dabei, falsch geschriebene Wörter automatisch zu korrigieren oder Grammatikfehler mit Korrekturvorschlägen hervorzuheben.
Wenn Sie sich aus der Docs-Umgebung herauszoomen, werden Sie feststellen, dass Gmail „Smart Compose“ unterstützt, um Sätze kontextbezogen vorherzusagen und automatisch zu vervollständigen, während Sie Ihre E-Mails tippen. Google Chat bot mit „Smart Replies“ etwas Ähnliches und lieferte passende Antworten auf eingehende Nachrichten. Sogar Google Maps nutzte KI für eine intelligentere Routenführung.
KI ist seit jeher ein zentraler Bestandteil von Google Workspace, und Duet AI wird dies auf die nächste Stufe heben.
Was ist Duet KI in Google Docs?
Duet AI wurde auf der Google I/O 2023 als „Help me write”-Feature vorgestellt und ist das neueste generative KI-Tool, das von Google Workspace Labs entwickelt wurde. Dieser KI-Assistent basiert auf einer Kombination aus generativer Sprache und Bildmaterial und kann Texte oder Bilder basierend auf den spezifischen Angaben Ihrer Eingaben generieren.
Duet KI ist der Aufgabe gewachsen, egal ob Sie Infografiken oder Diagramme erstellen oder Zusammenfassungen oder Präsentationen generieren möchten. Es kann auch Feedback und wertvolle Vorschläge zur Verbesserung Ihres kreativen Prozesses freigeben.
Seine Vielseitigkeit ist so groß und umfangreich, dass Google es als leistungsstarken Mitarbeiter bezeichnet, der gleichzeitig als Coach, Denkpartner, Inspirationsquelle und Steigerer der Produktivität fungiert. Um diesem Image gerecht zu werden, verfügt es über die folgenden fünf Module:
- Help me write: Hilft Ihnen bei der Erstellung von Inhalten von Grund auf
- Hilfe beim Organisieren: Erstellen Sie maßgeschneiderte Organisationstabellen und Zeitpläne in Sheets.
- Help me visualize: Erzeugt originelle und ansprechende Grafiken für Slides-Präsentationen
- Help me establish a connection: Hilft Ihnen dabei, hochwertige Videoanrufe über Meet einzurichten
- Helfen Sie mir bei der Erstellung einer App: Für die No-Code-Entwicklung von Apps mit AppSheet
Da das Angebot „Help Me Write“ besser auf Google Docs abgestimmt ist, werden wir uns in erster Linie darauf konzentrieren. Wenn wir also in Zukunft von Duet KI sprechen, meinen wir damit hauptsächlich das Feature „Help Me Write“ von Duet KI.
Vorteile von Duet KI
Der durchschlagende Erfolg generativer KI-Tools wie ChatGPT und Dall-E ist ein Beweis dafür, wie sehr solche KI-Innovationen Geschäftsprozesse verbessern können. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, was Sie von den KI-gestützten Features von Duet erwarten können:
- Als leistungsstarkes KI-Schreibtool kann Duet AI hochwertige und aussagekräftige Inhalte generieren, die den Erwartungen Ihres Publikums entsprechen und gleichzeitig die Stimme, den Ton und den Stil Ihrer Marke beibehalten.
- Der generierte Text ist originell, kontextbezogen und einzigartig. Ihr Unternehmen genießt die uneingeschränkte Eigentümerschaft an solchen kreativen Inhalten, wodurch diese Assets zu einem Wettbewerbsvorteil werden.
- Durch die Automatisierung des Schreibprozesses werden Ressourcen frei, die für komplexere oder kreativere Tätigkeiten genutzt werden können. Eine solche strategische Ressourcennutzung steigert die Produktivität der Belegschaft und verbessert die Arbeitsmoral der Mitarbeiter.
- Neben der Erstellung von Inhalten kann Duet AI auch bestehende Texte überprüfen, aktualisieren oder den Wert steigern oder Inhalte von einem Format in ein anderes konvertieren. Eine solche Umnutzung von Inhalten hilft Unternehmen, ihre Ziele in den Bereichen Marketing, Beziehungsaufbau und Kundenbindung zu erreichen, ohne ihre Ressourcen zu strapazieren.
- Die Anpassung des Wertes des generierten Textes verbessert den Kundenerfolg, die Ressourcenoptimierung senkt die Kosten und steigert die Leistung des Geschäfts und die Rentabilität.
- Dank der nahtlosen Integration in Google Workspace können Benutzer zwischen Docs, Meetings, Slides, Sheets und allen anderen Produkten oder Diensten wechseln, ohne Daten zu verlieren oder den Fokus zu verlieren.
Erste Schritte mit Duet KI in Google Docs
Obwohl Duet AI Teil von Google Docs ist, benötigen Unternehmen ein Google Workspace-Konto, um die gesamte Bandbreite der angebotenen Dienste nutzen zu können. Google Workspace, früher bekannt als G Suite, ist eine cloudbasierte Suite zur Steigerung der Produktivität und zum Austausch von Informationen mit Tools wie Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides usw.
| Notiz: Benutzer mit persönlichen Google-Konten können die KI-Funktionen, Features und Produkte des Unternehmens ebenfalls ausprobieren, indem sie sich bei Google Workspace Labs anmelden. |
Google Workspace ist in den folgenden Abonnement-Plänen verfügbar (die angegebenen Kosten beziehen sich auf Jahresverträge):
- Business Starter: 6 $ pro Benutzer und Monat
- Business Standard: 12 $ pro Benutzer und Monat
- Business Plus: 18 $ pro Benutzer und Monat
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Wählen Sie einen Plan aus, um mit Google Workspace zu beginnen. Vergessen Sie beim Bezahlen nicht, das Duet AI-Add-On zum Preis von 30 US-Dollar pro Benutzer hinzuzufügen, um Zugriff auf den KI-Assistenten zu erhalten.
| Notiz: Wenn Sie sich nicht für die kostenpflichtige Enterprise-Version entscheiden möchten, sollten Sie zunächst eine 14-tägige kostenlose Testversion in Anspruch nehmen. |
Melden Sie sich nach dem Kauf an, um neue generative KI-Erfahrungen in Google Workspace zu testen.
Herzlichen Glückwunsch, Sie sind nun bereit, Duet KI zu nutzen!
So verwenden Sie KI in Google Docs zum Verfassen oder Überarbeiten von Texten
Nachdem Sie nun Ihren zuverlässigen Schreibassistenten aktiviert haben, finden Sie hier eine Anleitung zur Verwendung von KI in Google Docs:
- Öffnen Sie eine neue Google Doc-Datei.
- Sie sehen ein Zauberstab-Symbol mit der Meldung „Help Me Write“ oben links auf dem leeren Blatt.
- Klicken Sie auf dieses Symbol, um eine Box zu öffnen, in die Sie Ihre Eingabe eingeben müssen.
- Geben Sie die Eingabeaufforderung ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen”.
- Innerhalb weniger Sekunden generiert Duet KI einen Text basierend auf Ihrer Eingabe.
- Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, wählen Sie „Einfügen“ und der Inhalt wird in Ihre Google Doc-Datei importiert.
- Wenn Sie mit der Antwort nicht zufrieden sind, wählen Sie unter der Option „Verfeinern“ die Option „Wiederholen“, um einen weiteren Entwurf oder eine weitere Version zu erstellen.
- Wenn Sie den generierten Text anpassen oder optimieren möchten, wählen Sie weitere Optionen unter „Verfeinern”. Passen Sie den Ton an, fassen Sie zusammen, erstellen Sie Aufzählungen, erweitern oder kürzen Sie den generierten Inhalt. Sie können sogar die Eingabeaufforderung aktualisieren oder durch benutzerdefinierte Verfeinerungen Kontext hinzufügen.
Die oben genannten Schritte dienen dazu, Inhalte von Grund auf neu zu erstellen. Wenn Sie vorhandene Inhalte umschreiben oder bearbeiten möchten, erledigen Sie dies wie folgt:
- Öffnen Sie die vorhandene Google Doc-Datei oder fügen Sie Ihren Inhalt in eine neue Datei ein.
- Wählen Sie die Sätze oder Absätze aus, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und bewegen Sie den Mauszeiger über die Option „Auswahl des ausgewählten Textes verfeinern”. Wählen Sie die gewünschte Anpassung aus, z. B. „Ausführlich”, „Zusammenfassen” usw.
Befolgen Sie die oben genannten Schritte, um die Funktion „Help me write“ in Gmail zu verwenden und Ihren E-Mail-Entwurf automatisch auszufüllen.
Anwendungsfälle für das Schreibtool Duet KI
„Help Me Write“ von Duet KI vereint Geschwindigkeit, Vielseitigkeit und Genauigkeit. Diese Kombination macht es zu einer hoch skalierbaren Lösung zum Erstellen, Bearbeiten, Verfeinern und Überarbeiten von schriftlichen Inhalten in verschiedenen Abteilungen und Organisationen.
Wenn Sie Hilfe bei der Nutzung Ihrer KI-gestützten Schreibtools benötigen, finden Sie hier einige Anwendungsbeispiele, die Sie inspirieren können:
Marketing und Vertrieb
Marketing und Vertrieb sind die bekanntesten Anwendungsbereiche generativer KI. In diesem Sinne können Sie Duet /AI für folgende Zwecke nutzen:
- Erstellung von Inhalten und Texten: Verfassen Sie Marketingtexte, Blogbeiträge, Social-Media-Beiträge, Anzeigen und andere Marketingmaterialien in großem Umfang.
- Optimierung und Wiederverwendung von Inhalten: Optimieren Sie vorhandene Texte für Suchmaschinen, um das Ranking zu verbessern. Aktualisieren Sie erfolgreiche Blogs und wandeln Sie Inhalte von einer Form in eine andere um (z. B. eine Fallstudie in eine Infografik).
Kundensupport
Duet KI in Google Docs kann bei folgenden Aktivitäten des Kundensupports helfen:
- Zusammenstellung einer Wissensdatenbank: Erstellen Sie eine Bibliothek mit hilfreichen Ressourcen und FAQs, um Kundenanfragen zu beantworten und Self-Service zu ermöglichen.
- E-Mail-Entwürfe: Erstellen Sie E-Mail-Entwürfe für Kundenanfragen und Support-Tickets.
Recht und Finanzen
Mit Duet KI können stark regulierte Branchen oder Betriebe die Compliance auf folgende Weise aufrechterhalten:
- Geschäftsberichte und Verträge: Erstellen Sie detaillierte Berichte, Verträge oder Vereinbarungen – ganz oder teilweise – und heben Sie dabei wichtige Informationen in Bezug auf Compliance, Sicherheit usw. hervor.
- Genaue Rechnungsstellung: Nutzen Sie die KI von Google Docs, um Daten aus Google Tabellen zu extrahieren und die Rechnungsstellung zu automatisieren, um Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit zu steigern.
Produktentwicklung
Produktentwickler können die Kombination aus Duet KI und Google Docs für folgende Zwecke nutzen:
- Brainstorming und Ideenfindung: Da Google Docs eine Plattform für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist, können Sie Teams zusammenbringen, um Brainstorming zu betreiben oder Vorschläge freizugeben, und die gesammelten Ideen als Anregungen für Duet KI nutzen.
- Dokumentation: Geben Sie Produktspezifikationen und andere Informationen in die Eingabeaufforderungen von Duet KI ein, um Benutzerhandbücher, Ankündigungen zu Features, Produktanleitungen und andere ähnliche Dokumente zu erstellen.
Forschung und Entwicklung
Ob Sie Marktforschung betreiben oder an der Entwicklung eines neuen Produkts arbeiten, Duet KI kann Ihnen dabei helfen, wie unten dargestellt:
- Technisches Schreiben: Erstellen Sie umfassende technische Dokumente für neue Produkte, Prozesse, Wertschöpfungsketten, Trends und Muster und vieles mehr.
- Zusammenfassungen: Fassen Sie Forschungsergebnisse in minimalen Auszügen und Schlüsselaussagen für externe oder interne Diskussionen zusammen.
Tipps und Tricks zur Optimierung Ihrer Abläufe mit Googles Duet KI
Angesichts der oben genannten Anwendungsfälle des KI-Schreibtools von Google Docs möchten Sie vielleicht seine verschiedenen Funktionen ausprobieren, vom Notieren bis zur Erstellung von Zusammenfassungen. Bevor Sie sich auf diese Reise begeben, haben wir ein paar Tipps und Tricks für Sie, mit denen Sie noch mehr herausholen können:
- Anstatt nur Stichwörter oder Phrasen einzugeben, formulieren Sie Ihre Eingabeaufforderungen in natürlicher Sprache – so, wie Sie es tun würden, wenn Sie mit einer Person interagieren würden.
- Geben Sie Duet KI einen Kontext zu dem, was Sie mit der Aufgabe erreichen möchten. Mit diesen Hintergrundinformationen kann es Ihnen besser helfen und wertvollere Inhalte liefern.
- Beziehen Sie die Stimme, den Ton und den Stil Ihrer Marke mit ein, während Sie Eingabeaufforderungen an Duet KI freigeben. Berücksichtigen Sie auch das Fachwissen des Autors und die Zielgruppe, um ein höheres Engagement zu erzielen.
- Wenn Sie produkt- oder dienstleistungsspezifische Details erstellen möchten, wie z. B. eine Anleitung, ein Benutzerhandbuch usw., dann geben Sie alle relevanten Informationen frei, um eine passendere Antwort zu erhalten.
- Teilen Sie Ihre Abfragen in kleinere, separate Teile auf, wenn es sich um komplexe und vielschichtige Abfragen handelt. Auf diese Weise kann sich Duet KI auf jeweils eine Sache konzentrieren und umfassendere Lösungen liefern.
- Vermeiden Sie mehrdeutige oder unklare Formulierungen. Aufforderungen mit klaren und präzisen Anweisungen erzielen eine bessere Resonanz.
Einschränkungen von Duet KI
Duet KI birgt ein immenses Potenzial, um eine neue Dimension der Geschäftsproduktivität zu erschließen. Allerdings wird dieser Weg aufgrund der folgenden Hindernisse alles andere als einfach sein:
- Google hat den Preis für Duet KI auf 30 US-Dollar pro Monat festgelegt, was dem Preis seines direkten Konkurrenten Microsoft Copilot entspricht. Ein derart aggressives Preismodell macht es für KMUs unzugänglich, auch wenn das Unternehmen zukünftige Preisanpassungen angekündigt hat.
- Selbst für Unternehmen und Betriebe mit großem Budget ist Duet AI möglicherweise kein Schnäppchen, da es derzeit nur grundlegende Funktionen zur Erstellung von Inhalten mit begrenzten Möglichkeiten zur Bearbeitung bietet.
- Als relativ neue Technologie befindet sich das gesamte Duet KI-Toolkit noch in Bearbeitung und wird seit etwa einem Jahr in der Praxis getestet. Es ist zu erwarten, dass es Fehler macht und unzuverlässig bleibt, bis sich die Technologie stabilisiert hat.
- Duet KI hat derzeit keine Kapazität, seltene, ungewöhnliche oder außergewöhnliche Bedingungen (Randfälle) zu verarbeiten, was dazu führen kann, dass es den Kontext falsch interpretiert, unangemessene Ergebnisse generiert und das Modell zu selbstsicher einsetzt.
- Duet AI ist wie jede andere KI-Technologie anfällig für Modellhalluzinationen, die durch mangelnde Fundiertheit und Faktennähe verursacht werden. Solche Fehler können in Geschäftsanwendungen schnell teuer werden.
Trotz seines vielversprechenden Erscheinungsbildes ist diese mangelhafte Leistung der Grund, warum Benutzer nach Alternativen zu Google Docs KI suchen. Schließlich möchte niemand für einfallslose Standardinhalte mit begrenzten Möglichkeiten zur Bearbeitung bezahlen.
Alternativen zu Google Docs „Help Me Write“ Duet KI
„Help Me Write“ von Duet KI hat einige gute Features, könnte aber noch besser sein. Glücklicherweise gibt es ClickUp Brain, das diese Slack füllt.
Hier eine kurze Übersicht über die Funktionen von ClickUp Brain:
- Inhalt-Generator: Erstellen Sie eine Vielzahl von Inhalten, von Blogbeiträgen bis hin zu klickwürdigen Betreffzeilen für E-Mails und vielem mehr! Kontrollieren Sie Variablen des Inhalts, wie Markenstimme, Lesbarkeit, Stil usw., um das Engagement zu maximieren.
- Inhalte bearbeiten und formatieren: ClickUp Brain ist Ihr Texter, der Ihren Inhalten neues Leben einhaucht und bestehende Texte so lange überarbeitet, bis Sie die beste Version Ihres Entwurfs erhalten. Formatieren Sie Inhalte, um sie lesbarer, übersichtlicher und markengerechter zu gestalten.
- Zusammenfassung: Erstellen Sie Zusammenfassungen für Meeting-Notizen, Aufgaben-Updates, Kommentar-Threads, F&E-Berichte und vieles mehr. Diese Zusammenfassungen sind in wenigen Sekunden erstellt und können mit nur einem Klick in ClickUp Docs integriert werden.
- Aktionspunkte: Wandeln Sie laufende Notizen, Zusammenfassungen und andere Unterlagen in hierarchische Aktionspunkte um. Diese Liste von Aufgaben und Unteraufgaben wird als interaktive To-do-Listen und Checklisten dargestellt und hilft dabei, den Fortschritt zu messen und zu visualisieren.
- Kollaboratives Arbeiten: Ganz gleich, ob Sie mit einem Team oder alleine in Zusammenarbeit mit ClickUp AI arbeiten – das Schreiben mit ClickUp AI macht Brainstorming und kollaboratives Arbeiten einfacher und kreativer.
Hier übertrumpft ClickUp Brain die Duet KI von Google:
- Es verfügt über umfassendere Funktionen zur Erstellung von Inhalten, um Ihre Texte zu verbessern.
- Das Tool ist preislich wettbewerbsfähig und somit für Start-ups, KMUs und Unternehmen gleichermaßen erschwinglich.
- Sie erhalten Zugriff auf vorgefertigte und vorkonfigurierte KI-Tools für bestimmte Branchen und Abteilungen.
- Die Funktion ist in einer intuitiven mobilen App enthalten, die die Arbeit unterwegs erleichtert.
Das Wichtigste dabei ist, dass ClickUp Brain mit der ClickUp-Plattform und den zugrunde liegenden Modulen wie ClickUp Docs integriert ist, sodass Sie beliebige Inhalte in umsetzbare Aufgaben umwandeln können, ohne die Plattform wechseln zu müssen! Machen Sie sich bereit, legen Sie los und schreiben Sie mit ClickUp Brain.