Haben Sie schon einmal versehentlich eine aktuelle Version eines Dokuments gelöscht oder durcheinandergebracht? Das passiert selbst den Besten von uns.
Software zur Versionskontrolle von Dokumenten ist in solchen Fällen Ihr Sicherheitsnetz. Wenn etwas schief geht, können Sie jederzeit zu einer früheren Version zurückkehren, diese wiederherstellen und so unangenehme Überraschungen vermeiden.
Ohne eine Software zur Versionskontrolle von Dokumenten hat jeder seine eigene Kopie, und Sie können nicht sicher sein, wer über die neueste Version verfügt. Eine Software zur Dokumentenkontrolle sorgt für die Reihenfolge und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind (im wahrsten Sinne des Wortes!), indem sie verschiedene Versionen Ihrer Geschäftsprozesse verwaltet.
Sehen wir uns die 10 besten Versionskontrollsoftwares für Dokumente für 2024 an, analysieren ihre Stärken und Schwächen und erkunden, wie sie Ihrem Geschäft zum Wachstum verhelfen können.
Worauf sollten Sie bei einer Software zur Versionskontrolle von Dokumenten achten?
Bei der Auswahl eines erstklassigen Versionskontrollsystems für Ihr Geschäft sollten Sie den Features Vorrang geben, die Ihren Anforderungen entsprechen. Hier sind einige wichtige Features, auf die Sie achten sollten:
- Nachverfolgung des Versionsverlaufs: Eine robuste Versionskontrollsoftware speichert einen detaillierten Verlauf der Dokumentänderungen und zeigt jeden Eigentümer und dessen Bearbeitungen an. Dieses Feature gewährleistet Transparenz und Verantwortlichkeit und ermöglicht den Versionsvergleich, sodass Benutzer bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren können.
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Die Möglichkeit zur Echtzeit-Zusammenarbeit ist von entscheidender Bedeutung. Die Funktion zum Hinzufügen von Kommentaren und Anmerkungen erleichtert die reibungslose Teamarbeit und ermöglicht es mehreren Benutzern, gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten.
- Flexible Zugriffskontrolle: Die Verwaltung der Zugriffsrechte ist besonders bei sensiblen Informationen von entscheidender Bedeutung. Ihre Software sollte eine flexible Zugriffskontrolle bieten, damit nur autorisierte Mitarbeiter bestimmte Dokumente anzeigen oder bearbeiten können.
- Intuitive Benutzeroberfläche: Dank des intuitiven Designs können Benutzer unabhängig von ihren technischen Kenntnissen mühelos durch die Software navigieren.
- Integrationsmöglichkeiten: Integrationsmöglichkeiten, die eine harmonische Zusammenarbeit der Dokumentenmanagement-Plattform mit Ihren vorhandenen tools ermöglichen, damit Sie effizienter arbeiten können.
- Backup-Features: Die Software sollte robuste Backup-Features bieten, um Datenverluste zu verhindern und sicherzustellen, dass Ihre sensiblen Dokumente auch unter unvorhergesehenen Umständen stets eine hohe Sicherheit bieten.
- Skalierbarkeit: Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollte auch Ihre Dokumentenmanagement-Lösung mitwachsen. Skalierbarkeit stellt sicher, dass die Software zur Versionskontrolle von Dokumenten steigende Daten- und Benutzerlasten bewältigen kann, ohne dass die Leistung beeinträchtigt wird.
- Schulung: Wenn mehrere Personen an demselben Dokument zusammenarbeiten, kann dies zu Verwirrung führen, insbesondere wenn sie nicht wissen, wie das Tool und seine Features zu verwenden sind. Daher sollte das Tool über umfassende Schulungsmaterialien verfügen, um einen Erfolg bei der Einführung der Software zu gewährleisten.
Die 10 besten Softwareprogramme zur Versionierung von Dokumenten
Es gibt zwar verschiedene Dokumentenmanagement-Softwarelösungen auf dem Markt, doch einigen fehlen möglicherweise wichtige Features. Wir haben verschiedene Optionen geprüft und ihre Vor- und Nachteile verglichen, um Ihnen die 10 besten Softwareprogramme zur Versionskontrolle von Dokumenten vorzustellen. Finden Sie heraus, wer es auf die Liste geschafft hat!
1. ClickUp
ClickUp ist eine All-in-One-Plattform für Produktivität und Zusammenarbeit, die für Teams jeder Größe entwickelt wurde, damit diese ohne Unterbrechungen zusammenarbeiten können.
Es ist die ideale App zum Erstellen von Unternehmens-Wikis und technischen Dokumenten sowie zum Dokumentieren von Produktfeatures, Abteilungsprozessen und individuellen Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
Mit dem Versionskontroll-Feature von ClickUp Docs können Sie Ihre Dokumente mit Datenschutz- und Bearbeitungskontrollen schützen und durch Hinzufügen von Eigentümern und Mitwirkenden Eigentümerschaft zuweisen. Erstellen Sie Links, die ausschließlich mit einem bestimmten Team, Gast oder öffentlichen Mitglied geteilt werden können, indem Sie diese einladen.
Sie können auch den Verlauf der an einem Dokument vorgenommenen Änderungen einsehen oder bei Bedarf frühere Versionen wiederherstellen.
Mit dem Live-Kollaborationserkennungsfeature von ClickUp können alle Mitglieder Ihres Workspaces gleichzeitig Dokumente bearbeiten, eine Liste mit Info-Einträgen anzeigen, Tags, Aufgaben und Zielbeschreibungen hinzufügen und Änderungen verwalten. Darüber hinaus aktualisiert die Plattform alles sofort in Echtzeit.
Die besten Features von ClickUp
- Fügen Sie Kopfzeilen, Tabellen, Banner, Tags, Kommentare, Lesezeichen, Bilder, Videos und Links hinzu, um einen effizienten Wissensaustausch zu ermöglichen.
- Führen Sie die Bearbeitung von Dokumenten gemeinsam in Echtzeit durch.
- Verwenden Sie Vorlagen, damit Ihre Dokumente einheitlich aussehen.
- Sparen Sie Zeit und erledigen Sie mehr mit dem Fokusmodus, den Seitendetails und den Archiv-Features.
- Duplizieren Sie ein öffentlich freigegebenes Dokument
- Schützen Sie Ihre Dokumente vor unerwünschten Änderungen, indem Sie sich für den Business Plus-Plan entscheiden.
- Erstellen Sie Dokument-Tags, um Dokumente leicht wiederzufinden.
- Mit ClickUp AI können Sie Inhalte schnell schreiben, formatieren, zusammenfassen und bearbeiten.
Einschränkungen von ClickUp
- Für Erstbenutzer kann es eine gewisse Einarbeitungszeit geben.
- Einige Features sind in der mobilen App nicht vollständig verfügbar.
Preise für ClickUp
- Free Forever
- Unbegrenzt: 7 $/Monat pro Benutzer
- Geschäft: 12 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Preise auf Anfrage
- ClickUp Brain: Verfügbar in allen kostenpflichtigen Plänen für 5 $/Workspace-Mitglied/Monat
ClickUp-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,7/5 (über 9000 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 3900 Bewertungen)
2. Adobe Acrobat
Adobe Acrobat ist eine Software, mit der Sie PDF-Dateien erstellen, bearbeiten und verwalten können. Sie können Dokumente aus verschiedenen Formaten in PDFs konvertieren und Features wie Passwörter oder Berechtigungen für Signaturen hinzufügen, um Ihre Dateien zu schützen.
Das Versionskontroll-Feature aktualisiert die Nummer der Version jedes Mal, wenn das Dokument geändert wird. Außerdem können Sie Änderungen vergleichen und verschiedene Versionen speichern.
Darüber hinaus können Sie PDF-Dokumente mit den Tools für die Bearbeitung von Adobe Acrobat umfassend ändern, einschließlich Text, Bilder und Format.
Die besten Features von Adobe Acrobat
- Einfache Zusammenarbeit durch Erstellen von Versionen von Dokumenten und Vergleichen der Bearbeitungen
- Geben Sie Kommentare ein, fügen Sie Freihandzeichnungen hinzu und markieren Sie Text, um Feedback zu geben.
- Nehmen Sie umfangreiche Bearbeitungen vor, wie z. B. Hinzufügen von Text und Seiten, Zuschneiden und Drehen von Seiten, Ändern von Bildern und Korrigieren von Tippfehlern.
- Fügen Sie Seiten hinzu, entfernen Sie sie und ordnen Sie sie neu an – ganz einfach per Drag & Drop als Feature.
- Konvertieren Sie Dateien in PDFs und umgekehrt, ohne das Format zu verändern.
- Freigeben Sie Dateien ganz einfach, indem Sie sie ohne Qualitätsverlust komprimieren.
Limitierungen von Adobe Acrobat
- Für Anfänger möglicherweise mit einer erheblichen Einarbeitungszeit verbunden.
- Benutzer berichten von gelegentlichen Kompatibilitätsproblemen.
Preise für Adobe Acrobat
- Acrobat Reader: Kostenlos
- Acrobat Standard: 12,99 $/Monat
- Acrobat Pro: 19,99 $/Monat
- Acrobat for Teams: Ab 22,19 $ pro Monat und Benutzer
Bewertungen und Rezensionen zu Adobe Acrobat
- G2: 4,5/5 (über 3200 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 10.200 Bewertungen)
3. QT9 QMS
QT9 QMS ist eine Qualitätsmanagement-Software mit Features zur Dokumentenverwaltung und -kontrolle. Damit können Sie kontrollierte Dokumente Ihrem Team und anderen Benutzern wie Lieferanten und Kunden freigeben.
Die Features „Master Copy” und „Display Copy” sorgen dafür, dass Sie Änderungen einfach verwalten können. Benutzer schätzen das automatische Archivierungs-Feature, sodass Sie nur mit den relevanten Dokumenten arbeiten können.
QT9 QMS hilft Ihnen dabei, Dokumente zu organisieren, Probleme zu beheben, Audits durchzuführen und Lieferanten zu verwalten. Außerdem stellt es sicher, dass Geschäfte Prozesse einhalten, ihre Arbeit verbessern und Qualitätsinformationen nachverfolgen, um intelligentere Entscheidungen für kontinuierliche Verbesserungen zu treffen.
Die besten Features von QT9 QMS
- Stellen Sie eine zentrale Verbindung zwischen den Dokumentationsaufzeichnungen an verschiedenen Speicherorten her.
- Nutzen Sie mehrere tools, die verschiedene Compliance-Aspekte abdecken.
- Sehen Sie sich eine elektronische Zeitleiste der Änderungen an, die an einem Dokument vorgenommen wurden.
- Verwenden Sie Echtzeit-Analysen für die Nachverfolgung von Änderungen.
- Versenden Sie E-Mail-Benachrichtigungen, um Dokumente überprüfen zu lassen.
- Weisen Sie Genehmiger zu und ermöglichen Sie die Einhaltung elektronischer Signaturvorschriften.
QT9 QMS Limits
- Kann Herausforderungen bei der Integration mit anderen Systemen oder Softwareprogrammen mit sich bringen.
- Benutzerdefinierte Anpassungen können eine Herausforderung sein.
QT9 QMS Preise
- Kontaktieren Sie uns für Preisinformationen
QT9 QMS-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,8/5 (über 40 Bewertungen)
- Capterra: 4,7 (über 70 Bewertungen)
4. MasterControl
MasterControl ist eine All-in-One-Software für das Qualitätsmanagement. Sie macht qualitätsbezogene Aufgaben reibungsloser und effizienter, insbesondere für regulierte Branchen.
Mit dieser Software zur Dokumentenrevisionsverwaltung können Unternehmen Dokumentenrevisionen kontrollieren und aktualisierte Versionen in ihrem webbasierten System verwalten. Diese Dokumente können dann den Benutzern praktisch überall zur Verfügung gestellt werden.
Das Tool erleichtert das Schulungsmanagement, die Änderungskontrolle, Audits und die Einhaltung von Vorschriften und gewährleistet die Einhaltung von Branchenstandards und gesetzlichen Anforderungen. Darüber hinaus schätzen die Benutzer die GenehmigungsWorkflows, die Verzögerungen reduzieren.
Die besten Features von MasterControl
- Vereinfachen Sie Ihre Arbeit mit automatisierten Workflows.
- Finden Sie alle Dokumente an einem Speicherort und erhalten Sie einen zeitgestempelten Prüfpfad.
- Nutzen Sie Tools zur Nachverfolgung, Verwaltung und Qualitätsverbesserung mit einer zentralisierten Plattform.
- Führen Sie die Nachverfolgung von Inspektionen und Kontrollen mit zeitnahen Updates durch.
- Halten Sie Ihre Versionen durch Dokumentenkontrolle auf dem neuesten Stand.
- Stellen Sie die Einhaltung von Vorschriften mit ihren leistungsstarken tools sicher.
Einschränkungen von MasterControl
- Die Implementierung kann aufgrund ihrer Komplexität schwierig und zeitaufwändig sein.
- Die benutzerdefinierte Anpassung erfordert besondere Kenntnisse, wodurch sie für manche Benutzer weniger flexibel ist.
Preise für MasterControl
- Kontaktieren Sie uns für Preisinformationen
Bewertungen und Rezensionen zu MasterControl
- G2: 4,3/5 (über 280 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 130 Bewertungen)
5. Sierra QMS
Sierra QMS ist eine benutzerfreundliche Qualitätsmanagement-Software, die Qualitätsaufgaben für Unternehmen verwaltet. Der Schwerpunkt liegt auf Dokumentenkontrolle, Korrekturmaßnahmen und Audit-Management, um Branchenstandards zu erfüllen.
Mit der Dokumentenkontrollfunktion können Sie die Sichtbarkeit und Rechte für jeden zugewiesenen Benutzer steuern. Darüber hinaus zeichnet sich die Software durch ihr Feature zur Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) aus, mit dem Sie erfahren, wo Sie Inhalte hinzufügen müssen, um eine bessere Themenabdeckung zu erzielen.
Die besten Features von Sierra QMS
- Weisen Sie Benutzern automatisch Aufgaben zur Schulung zu, mit einfachem Zugriff auf SOPs und Richtlinien.
- Überwachen Sie den Status Ihrer Dokumente mit benutzerdefinierten Benachrichtigungen und Berichten.
- Organisieren und verwalten Sie Dokumente mit einem robusten System zur Aufbewahrung von Unterlagen.
- Laden Sie Vorlagen hoch, um die Konsistenz Ihrer Dokumente zu gewährleisten.
Limitierungen von Sierra QMS
- Es kann jedoch zu Problemen bei der Verbindung oder der reibungslosen Zusammenarbeit mit anderer Software oder tools außerhalb des Systems kommen.
- Möglicherweise bietet sie keine erweiterten Datenanalysefunktionen.
Preise für Sierra QMS
- Kontaktieren Sie uns für Preisinformationen
Bewertungen und Rezensionen zu Sierra QMS
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
- G2: Nicht verfügbar
6. HotDocs
HotDocs ist eine Software zur Dokumentenautomatisierung, mit der Sie Dokumente schnell und einfach erstellen können.
Mit dem HotDocs Author-Plugin können Sie die verschiedenen von Ihnen erstellten Vorlagenversionen verfolgen. Außerdem können Sie damit die Rolle der Vorlagenentwicklung mit anderen Teammitgliedern freigeben und alle Ihre Vorlagendateien in einem übersichtlichen Repository verwalten.
HotDocs verwendet zwei Arten der Versionskontrolle: zentralisiert und verteilt, je nach Speicherort der Repositorys für Dateien.
Sie können Vorlagen für verschiedene Dokumente wie Verträge oder Formulare erstellen und dann die Details automatisch ausfüllen. Das spart Zeit und sorgt für Genauigkeit, da weniger manuelle Arbeit bei der Erstellung sich wiederholender Dokumente anfällt.
Die besten Features von HotDocs
- Sparen Sie Zeit mit wiederverwendbaren Vorlagen für verschiedene Arten von Formularen oder Verträgen.
- Verknüpfen Sie das Versionskontroll-Repository mit Ihrem Workspace und nehmen Sie Änderungen an der Vorlage direkt aus dem Workspace vor.
- Automatisieren Sie die Erstellung von Vorlagen und erfüllen Sie dabei interne Markenrichtlinien und Branchenkonformitätsanforderungen.
- Reduzieren Sie Fehler in rechtlichen Dokumenten dank des Features für die Automatisierung.
Limitierungen von HotDocs
- Für die Erstellung bestimmter komplexer Vorlagen sind möglicherweise Programmierkenntnisse erforderlich.
- Eingeschränkte Kompatibilität mit bestimmten Betriebssystemen oder älteren Software-Versionen
Preise für HotDocs
- Kontaktieren Sie uns für Preisinformationen
HotDocs-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,4/5 (über 80 Bewertungen)
- Capterra: 4,1/5 (über 60 Bewertungen)
7. Seismic
Seismic ist eine Plattform, die Unternehmen bei der Verwaltung und Optimierung ihrer Vertriebs- und Marketinginhalte unterstützt. Sie zentralisiert alle inhaltsbezogenen Ressourcen wie Präsentationen, Dokumente und Videos und bietet Tools zum Erstellen, Organisieren und Freigeben dieser Materialien.
Seismic bietet eine Dokumentenversionskontrolle, mit der Sie Kontrollen und Berechtigungen verwalten können. Damit können Sie sehen, wann eine Datei hochgeladen wurde und ob ein bestimmter Teil vertraulich ist. Außerdem werden frühere Versionen der Dateien archiviert und aufbewahrt und ein Prüfpfad geführt.
Die besten Features von Seismic
- Nutzen Sie leistungsstarke Datenanalyse-Tools für Marketing und Vertrieb.
- Organisieren und verwalten Sie vertriebsbezogene Materialien effizient.
- Stellen Sie eine Verbindung zu verschiedenen Systemen oder Softwareprogrammen her und ermöglichen Sie so reibungslose Workflows und Datenaustausch.
- Verwenden Sie LiveDocs, um Inhalte zu automatisieren und zu personalisieren.
Seismische Limite
- Für kleine Geschäfte könnte sie im Vergleich zu anderen Alternativen teuer sein.
- Die Einrichtung ist zeitaufwendig.
Seismic-Preise
- Kontaktieren Sie uns für Preisinformationen
Seismische Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,7/5 (über 1400 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 200 Bewertungen)
8. Google Docs
Google Docs ist ein Online-Textverarbeitungsprogramm von Google, mit dem Benutzer Dokumente in Echtzeit erstellen, bearbeiten und gemeinsam bearbeiten können. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und verfügt über verschiedene Optionen für die Bearbeitung, die denen herkömmlicher Textverarbeitungsprogramme ähneln.
Das cloudbasierte Tool ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen mehreren Benutzern mit Features wie AutoSpeichern und einfachem Zugriff von jedem Gerät mit Internetzugang. Mit der Dokumentenkontrollfunktion können Sie auf frühere Versionen in einem Zeitstempel-Format zugreifen.
Die Integration in Google Workspace-Anwendungen und die Möglichkeit, Dokumente in verschiedenen Formaten zu exportieren, erhöhen den Nutzen zusätzlich.
Die besten Features von Google Docs
- Arbeiten Sie mit mehreren Benutzern in Echtzeit an einem Dokument zusammen.
- Stellen Sie fest, ob jemand ein Dokument seit Ihrer letzten Ansicht aktualisiert hat.
- Erstellen Sie verschiedene Arten von Dokumenten mit der Bibliothek für Vorlagen.
- Benennen Sie bis zu 40 Versionen in jedem Dokument, um sie leicht identifizieren zu können.
Einschränkungen von Google Docs
- Die Offline-Version verfügt über eingeschränkte Features, was sich auf die Zugänglichkeit und die Features der Bearbeitung auswirkt.
- Bietet im Vergleich zu einigen herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen weniger erweiterte Format-Features.
Preise für Google Docs
- Free
- Business Starter: 7,20 $/Monat pro Benutzer
- Business Standard: 14,40 $/Monat pro Benutzer
- Business Plus: 21,60 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Preise auf Anfrage
Bewertungen und Rezensionen zu Google Docs
- G2: 4,6/5 (über 42.200 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 28.000 Bewertungen)
9. Microsoft Word
Microsoft Word ist eine beliebte Software zum Erstellen und Bearbeiten von Textdokumenten wie Briefen, Berichten oder Lebensläufen. Es ist in der Regel das bevorzugte tool für Unternehmen zur Dokumentation und Berichterstellung.
Mit Microsoft Word können Sie die Versionskontrolle eines Dokuments durchführen, indem Sie Zugriff auf alle früheren Versionen in einem schreibgeschützten Format erhalten.
Die besten Features von Microsoft Word
- Nutzen Sie verschiedene Formatierungs-tools, um das Erscheinungsbild von Text zu ändern, Bilder einzufügen und professionell aussehende Dokumente zu erstellen.
- Arbeiten Sie dank des Features zum Freigeben von Dokumenten in Echtzeit zusammen.
- Greifen Sie je nach Ihren Anforderungen auf Haupt- oder Nebenversionen zu.
Einschränkungen von Microsoft Word
- Erfordert regelmäßige Aktualisierungen
- Um auf den gesamten Bereich der Microsoft Office-Anwendungen, einschließlich Word, zugreifen zu können, muss möglicherweise die komplette Office-Suite erworben werden. Dies kann für einige Benutzer jedoch kostspielig sein.
Preise für Microsoft Word
- Kostenlose Version für einen begrenzten Zeitraum
- Benutzerdefinierte Lizenzen für Privatpersonen und Unternehmen
Bewertungen und Rezensionen zu Microsoft Word
- G2: 4,7/5 (über 1790 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 2000 Bewertungen)
10. Monday. com
monday.com ist ein System für das Projektmanagement, mit dem Teams gemeinsam Workflows, Aufgaben und Projekte verwalten können. Es bietet eine visuelle Oberfläche mit anpassbaren Boards, Zeitleisten und Dashboards, sodass Teams Aufgaben organisieren, Fortschritte verfolgen und effektiv kommunizieren können.
monday. com kontrolliert und verwaltet Versionen von Dokumenten und speichert alle Dateien an einem Ort. Dies erleichtert die Überprüfung und Genehmigung von Inhalten im Vergleich zur Nachverfolgung mehrerer Dokumente per E-Mail.
monday.com – die besten Features
- Zeigen Sie eine Vorschau an, laden Sie jede Version herunter und fügen Sie Anmerkungen hinzu.
- Löschen Sie ältere Versionen, um Unordnung zu vermeiden.
- Erleichtern Sie sich das Projektmanagement durch eine visuell intuitive Benutzeroberfläche.
- Erstellen und passen Sie Workflows benutzerdefiniert an
- Verfolgen und verwalten Sie Projekte in Echtzeit.
Einschränkungen von monday.com
- Für manche Benutzer möglicherweise komplex
- Benutzer benötigen möglicherweise höhere Pläne, um auf erweiterte Features zugreifen zu können.
Preise von monday.com
- Persönliche Nutzung: Kostenlos
- Basic: 12 $/Monat pro Platz
- Standard: 14 $/Monat pro Platz
- Pro: 24 $/Monat pro Platz
- Enterprise: Preise auf Anfrage
Bewertungen und Rezensionen zu monday.com
- G2: 4,7/5 (über 9900 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4580 Bewertungen)
Weiterlesen: Alternativen zu Monday
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