ClickUp vs. Trello: Welches Projektmanagement-Tool passt zu Ihrem Workflow?

Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Ihr Team immer noch Termine verpasst, obwohl der Prozess auf dem Papier solide aussieht?

In vielen Fällen ist die Arbeit verstreut. Aufgaben liegen in Tabellenkalkulationen. Aktualisierungen gehen in langen E-Mail-Threads unter. Dateien sind auf verschiedenen Laufwerken verteilt. Unterhaltungen verschwinden in langen Chat-Threads.

Ihr Team ist nicht langsam. Es wechselt nur so oft den Kontext, dass es dadurch erschöpft ist.

Ein gutes Tool für das Projektmanagement wurde entwickelt, um genau das zu beheben. Es bietet Ihnen ein zentrales System, in dem Arbeit, Updates, Dateien und Unterhaltungen an einem Ort zusammenlaufen.

Genau aus diesem Grund wechseln Teams von verstreuten Tools zu einem konvergierten KI-Workspace – denn die Zersplitterung der Arbeitsabläufe ist nicht nur lästig, sondern auch der Grund dafür, dass Termine verpasst werden, selbst wenn der Prozess solide erscheint.

Wenn Sie sich zwischen ClickUp und Trello entscheiden müssen, hilft Ihnen dieser Leitfaden dabei, die richtige Wahl zu treffen.

Vergleichstabelle: ClickUp vs. Trello

Hier sehen Sie in einer direkten Vergleichsansicht, wie sich ClickUp und Trello in den Bereichen unterscheiden, die für die meisten Teams am wichtigsten sind.

Was ist ClickUp?

ClickUp ist die All-in-One-App für die Arbeit – sie vereint Projekte, Aufgaben, Dokumente, Chat, Automatisierung und KI auf einer einzigen Plattform. Anstatt zwischen verschiedenen Tools hin und her zu wechseln, können Teams ihre Arbeit in einem einzigen vernetzten Workspace planen, verfolgen, gemeinsam bearbeiten und dokumentieren.

Es passt sich Ihrem Workflow an, egal ob Sie ein kleines Start-up oder ein großes Unternehmen mit komplexen Genehmigungsabläufen sind.

Mit ClickUp können Teams Aufgaben verwalten, Dokumentationen erstellen, Workflows automatisieren und Projekte verfolgen. ClickUp Brain ergänzt all das um KI-Zusammenfassungen, Erkenntnisse und Vorschläge für die nächsten Schritte.

Features von ClickUp

ClickUp bietet einen robusten, skalierbaren Funktionsumfang. Es unterstützt sowohl einfaches Aufgabenmanagement als auch komplexes Projektmanagement.

Feature Nr. 1: Projektmanagement und Aufgabenmanagement

Die Projektmanagement-Lösung von ClickUp bietet Ihnen vollständige Transparenz. Sie können sowohl den Gesamtstatus des Projekts als auch die Details der kleinsten Aufgaben einsehen. Sie können die Arbeit in Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten unterteilen. Sie können Abhängigkeiten verfolgen, Meilensteine festlegen und sehen, wie sich alles in Ihrem Arbeitsbereich sofort aktualisiert.

So funktionieren diese Features zusammen:

Mit ClickUp Aufgaben wird selbst die kleinste Aufgabe Teil eines strukturierten Projektsystems. Es verbindet Ziele, Termine, Dokumentation und Teamkommunikation an einem Ort. Dies liefert ClickUp Brain zudem den Kontext, den es benötigt, um Fragen zu beantworten und Zusammenfassungen zu erstellen.

So funktionieren die Features des Projektmanagements von ClickUp:

Feature Nr. 2: ClickUp-Automatisierungen

Mit ClickUp Automations können Sie wiederholende Aufgaben automatisieren, wie z. B. die Zuweisung von Aufgaben, die Aktualisierung des Status oder das Versenden von Erinnerungen – und die Routinearbeiten, die Ihr Team normalerweise manuell erledigt, der KI überlassen. Sie können auch komplexe Workflows mit mehrstufigen Bedingungen erstellen und sogar Verbindungen zwischen Aktionen in verschiedenen Projekten herstellen.

Beispiel: Wenn eine Aufgabe mit dem Status „Design erforderlich“ fertiggestellt wird, kann ClickUp automatisch eine neue Aufgabe für das Designteam erstellen, diese zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und den Projektleiter benachrichtigen.

Sie können diese Automatisierungen auf Tools wie Slack, E-Mail und Dropbox ausweiten und aus über 100 vorgefertigten Vorlagen wählen, um sie schnell einzurichten.

Mit ClickUp Brain, dem integrierten KI-Assistenten, können Sie Zusammenfassungen von Projekten und Unterhaltungen erstellen, Projekt-Updates in Echtzeit erhalten und Fragen in natürlicher Sprache zu Ihrer Arbeit stellen.

All dies geschieht innerhalb Ihres ClickUp-Workspaces. Die KI ist stets kontextbezogen und nutzt Ihre Aufgaben, Dokumente und Unterhaltungen als Quelle, nicht zufällige Webdaten.

ClickUp Brain MAX hilft Teams, schneller voranzukommen, indem es Ihnen ermöglicht, Ideen, Notizen oder Aktionspunkte zu diktieren und diese automatisch in strukturierte Aufgaben oder Dokumente umzuwandeln. Anstatt Entscheidungen in Meetings oder Chat-Threads zu verlieren, erfasst Talk to Text den Kontext in dem Moment, in dem er gesprochen wird, und fügt ihn direkt in Ihren Workflow ein. Das ist der schnellste Weg, Projekte voranzubringen, ohne manuelles Abtippen oder verstreute Notizen.

ClickUp Agents gehen bei der Automatisierung noch einen Schritt weiter. Sie agieren wie stets verfügbare Teammitglieder, die Ihre Workflows verfolgen, Projektänderungen überwachen und die Arbeit vorantreiben, ohne auf manuelle Aktualisierungen zu warten. Sie achten auf ins Stocken geratene Aufgaben, decken Hindernisse auf, teilen Momentaufnahmen des Fortschritts und sind als Auslöser für die nächsten Schritte aktiv. Das ist proaktive Projektkoordination, die nie den Faden verliert.

Funktion Nr. 3: ClickUp-Board-Ansicht

Das Kanban-Board von ClickUp bietet Projektmanagern Kontrolle und Sichtbarkeit über ihre Workflows. In Kombination mit KI wird es zu einer live aktualisierten Momentaufnahme des Fortschritts.

Sie können Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um Status oder Priorität zu aktualisieren. Sie sehen den Fortschritt auf einen Blick und können die Arbeit ganz nach den Bedürfnissen Ihres Teams organisieren. Je nachdem, wie sich die Arbeit am besten darstellen lässt, können Sie Benutzerdefinierte Felder, Farben oder geschachtelte Unteraufgaben verwenden.

Für einen Projektmanager bedeutet dies weniger manuelle Aktualisierungen, klarere Prioritäten, KI-Zusammenfassungen von Änderungen und eine einfachere Nachverfolgung, wer was macht.

Die Boards von ClickUp heben sich von einfachen Kanban-Tools durch zusätzliche Features ab, die die Verwaltung komplexer Projekte vereinfachen, wie zum Beispiel:

Preise für ClickUp

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Was ist Trello?

Trello, das mittlerweile zu Atlassian gehört, ist ein einfaches Tool im Kanban-Stil zur visuellen Nachverfolgung von Aufgaben. Boards, Listen und Karten bilden den Kern des Systems. Dies erleichtert Einzelpersonen und kleinen Teams die Organisation ihrer Arbeit, ohne dass viel Setup oder Schulung erforderlich ist.

Es ist intuitiv, schlank und schnell zu erlernen, setzt jedoch auf Einfachheit statt auf Tiefe.

Features von Trello

Trello ist ein einfaches Projektmanagement-Tool für Teams, die mehrere Projekte mit minimalem Setup verwalten möchten. Es ist leicht zu erlernen, sodass auch neue Benutzer innerhalb weniger Minuten loslegen können.

Hier sind einige wichtige Features, die Sie bei der Entscheidung zwischen ClickUp und Trello berücksichtigen sollten:

Feature Nr. 1: Butler-Automatisierung

Mit der Butler-Automatisierung von Trello können Sie Regeln, Schaltflächen und geplante Befehle erstellen, um Routineaufgaben in Ihren Boards zu automatisieren.

Mit Butler können Sie Auslöser für Automatisierungen auslösen, wenn:

Butler lässt sich zudem in Tools wie Slack, Jira und E-Mail integrieren, was es für einfache Automatisierungsketten nützlich macht.

Butler eignet sich am besten für einfache Workflows, insbesondere innerhalb eines einzelnen Boards.

Feature Nr. 2: Trello-Posteingang

Trello Inbox dient als zentraler Ort, um Aufgaben, Notizen und Ideen aus Ihren E-Mails, Slack oder Microsoft Teams zu erfassen. Oder Sie können eine Idee einfach sofort notieren, ohne Setup durchführen zu müssen.

Sie können erste Ideen im Posteingang sammeln und später organisieren, indem Sie die einzelnen Elemente in das richtige Board oder die richtige Liste ziehen. Es ist ein praktisches tool für schnelllebige Teams, die eine schnelle Möglichkeit benötigen, Arbeit zu erfassen, ohne ihren Flow zu unterbrechen.

Für kleinere Aufgaben können Sie im Posteingang diese direkt als „Erledigt“ markieren, damit sich kleinere Aufgaben nicht unnötig stapeln.

Der Posteingang ist ein praktisches Erfassungstool für Teams, die einen einfachen, mit wenig Setup verbundenen Workflow bevorzugen.

Feature Nr. 3: Planer

Verbinden Sie Ihren Google Kalender oder Ihren Microsoft Kalender mit Trello Planner, um Ihren Tag ganz einfach zu planen. Ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag & Drop aus Ihrem Trello-Posteingang oder von Ihren Boards in Ihren Planner. Erfassen und organisieren Sie Ihre Pläne, egal ob Sie am Schreibtisch sitzen oder unterwegs sind. Reservieren Sie sich jetzt Ihre Konzentrationszeit und halten Sie als Projektmanager Ihre Termine ein.

Planner eignet sich am besten für die persönliche Terminplanung oder einfache Zeitleisten.

Preise für Trello

ClickUp vs. Trello: Features im Vergleich

Sowohl ClickUp als auch Trello sind Projektmanagement-Software, die Ihnen dabei hilft, Projekte zu planen, Aufgaben zu verwalten und mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten. Und obwohl es viele Ähnlichkeiten in ihrer Kernfunktionalität gibt, wurden sie mit unterschiedlichen Prioritäten entwickelt.

Schauen wir uns einmal genauer an, wie sie sich unterscheiden – jenseits der üblichen Aussagen wie „Trello ist einfach“ und „ClickUp kann mehr“ –, indem wir die Features im Detail vergleichen.

Aufgabenmanagement

ClickUp funktioniert nach der hierarchischen Reihenfolge Workspace → Space → Ordner → Listen → Aufgaben → Unteraufgaben → Checklisten.

In ClickUp können Sie komplexe Arbeitsergebnisse in Unteraufgaben und geschachtelte Checklisten aufteilen. Sie können Abhängigkeiten festlegen, um die Reihenfolge der Aufgaben zu definieren. Außerdem können Sie Benutzerdefinierte Felder verwenden, um Details wie Budgets oder Kundennamen zu erfassen. ClickUp bietet zudem vorgefertigte Aufgabenvorlagen, mit denen Sie wiederkehrende Workflows skalieren können.

Trello hingegen folgt einer viel einfacheren Struktur: Boards → Listen → Karten → Checklisten.

Jede Trello-Karte fungiert als Aufgabe. Sie können Beschreibungen, Checklisten, Fälligkeitsdaten, Anhänge und Kommentare hinzufügen. Diese Einfachheit eignet sich gut für grundlegende Workflows. Ohne Power-Ups können Sie jedoch keine Abhängigkeiten erstellen oder Benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Trello unterstützt zudem keine native Zeitschätzung bei komplexen Projekten.

Projektansichten und Flexibilität

In ClickUp können Sie Ihre Projekte in über 15 Ansichten visualisieren und zwischen diesen wechseln, um sowohl auf eine Übersicht als auch auf detaillierte Ansichten zuzugreifen. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, tägliche Aufgaben und die langfristige Planung an einem Ort zu verwalten.

Trello bietet jedoch nur die Kanban-Board-Ansicht als Kernfeature an. Zwar können Sie eine Kalender-, Zeitleiste-, Tabelle- oder Dashboard-Ansicht hinzufügen, doch für die meisten davon sind Power-Ups erforderlich, und im Free-Plan ist nur ein Power-Up erlaubt. Außerdem ist der Wechsel zwischen den Ansichten in Trello nicht so nahtlos wie bei Power-Ups, da diese als separate Ebene fungieren.

Teamzusammenarbeit

Die Zusammenarbeit im Team ist tief in ClickUp integriert. Sie können Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten, auf ClickUp-Whiteboards Ideen sammeln, Kommentare an Teammitglieder zuweisen und ClickUp Brain Beschlüsse aus Meetings erfassen und automatisch in umsetzbare Aufgaben umwandeln lassen.

Der ClickUp-Kalender, das integrierte Terminplanungs-Tool, sorgt für eine weitere Ebene der Koordination. Ähnlich wie Google Kalender oder Outlook hilft er Ihnen bei der Verwaltung von Meetings und Ereignissen, bietet jedoch den zusätzlichen Vorteil, dass er in Ihr Aufgabenmanagement-Ökosystem integriert ist. Sie können Dokumente, Wikis und Aufgaben an einem einzigen Ort erstellen, organisieren und durchsuchen.

Trello hingegen ermöglicht die Zusammenarbeit durch Kommentare auf Kartenebene, Erwähnungen, Checklisten und Anhänge, wodurch sich die Aktivitäten bei jeder Aufgabe leicht nachverfolgen lassen. Allerdings fehlen integrierte Chat-Funktionen und die Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit; stattdessen ist man für eine intensivere Teamarbeit auf externe Tools und Integrationen angewiesen.

Hilfe und Support

ClickUp bietet einen breiten Bereich an Support-Optionen. Dazu gehören ein rund um die Uhr verfügbarer Live-Chat für alle Benutzer (ja, auch für kostenlose), ein umfassendes Hilfecenter, geführte In-App-Anleitungen, Webinare und die ClickUp University mit kostenlosen Schulungsvideos.

Die Enterprise- und Business-Tarife verfügen über eigene Customer Success Manager.

Trello bietet jedoch ein durchsuchbares Hilfecenter, Community-Foren und ein ticketbasiertes Support-System. Live-Support steht nur Benutzern der Premium- und Enterprise-Pläne zur Verfügung.

Berichterstellung und Analysen

ClickUp bietet erweiterte Funktionen für die Berichterstellung und Analyse über anpassbare Dashboards, wobei ClickUp Brain zusätzlich zu den Zahlen Zusammenfassungen in leicht verständlichem Englisch erstellt. Sie können den Fortschritt, die Workload des Teams, den Aufgabenstatus, die Zeit, Budgets usw. verfolgen. Mit über 50 Widgets können Sie detaillierte visuelle Berichte in Echtzeit erstellen, indem Sie Daten über Spaces, Listen und Benutzerdefinierte Felder hinweg filtern.

Trello hingegen verfügt nur über begrenzte integrierte Funktionen für die Berichterstellung. Um auf Features wie Zeiterfassung oder Einblicke in die Workload zuzugreifen, müssen Sie auf Power-Ups oder Tools von Drittanbietern zurückgreifen, die oft zusätzliche Setup-Maßnahmen oder kostenpflichtige Pläne erfordern.

Künstliche Intelligenz

ClickUp Brain ist die in ClickUp integrierte KI-Suite, die Aufgaben, Dokumente, Personen und das Wissen im Workspace in einer einzigen logischen Ebene miteinander verknüpft und Ihnen so hilft, plattformübergreifend smarter zu arbeiten. Sie kann Kommentar-Threads zusammenfassen, Dokumente erstellen oder bearbeiten, Aktionspunkte extrahieren, Aufgaben erstellen und Fragen zu Ihren internen Projekten oder Dokumenten beantworten, wobei sie die Inhalte Ihres Workspaces als verlässliche Quelle nutzt.

Trello hingegen bietet KI-Funktionen über Atlassian Intelligence, das sich noch in der Entwicklung befindet. Es liefert intelligente Vorschläge, Zusammenfassungen und automatisierte Erkenntnisse über alle Atlassian-Tools hinweg, einschließlich Trello – ist derzeit jedoch eher allgemein gehalten und bietet weniger tiefgehende, aufgabenbezogene und workfloworientierte Funktionen als ClickUp Brain.

ClickUp vs. Trello auf Reddit

Um die Debatte abzuschließen, haben wir sie auf Reddit getragen. Zwar gibt es keine spezifischen Threads, doch hier sind einige Benutzermeinungen zu beiden tools.

Laut einem ClickUp-Benutzer wäre Trello die passendere Wahl für die Verwaltung persönlicher Aufgaben.

Ich würde dieser Liste noch die Einfachheit hinzufügen, die bei der Einarbeitung von Clients oder Teammitgliedern sehr vorteilhaft sein kann. Ich nutze ClickUp für geschäftliche Zwecke und verwende es daher auch für meine privaten Aufgaben. Wenn ich nur nach einer Lösung für meine privaten Aufgaben suchen würde, würde ich wahrscheinlich Trello wählen, wegen der Einfachheit und Stabilität.

Wenn native Integrationen für Sie jedoch unverzichtbare tools sind, sollten Sie sich die Meinung dieses Benutzers anhören, der von Trello zu ClickUp gewechselt ist.

Trello eignet sich am besten für eine Kanban-/Board-Ansicht, aber das ist auch schon alles. Im Laufe der Jahre wurden keine nennenswerten neuen Features hinzugefügt. Die meisten guten Plugins sind kostenpflichtige Produkte von Drittanbietern, die bei ClickUp bereits vollständig integriert wären. Wir sind gerade von Trello zu ClickUp gewechselt, und das gesamte Team ist zu 100 % zufrieden mit der Umstellung.

Was die Skalierbarkeit angeht, scheint ClickUp laut diesem Kommentar eines Reddit-Nutzers eine bessere Alternative zu Trello zu sein.

Da ich sowohl Trello als auch ClickUp genutzt habe, gebe ich ClickUp den Vorzug. Wenn dein Nebenprojekt wächst, wächst ClickUp mit. Trello ist meiner Meinung nach ein Einstieg in das Projektmanagement, und damit habe ich auch angefangen, aber ehrlich gesagt brauchte ich mehr als ein Board, sodass ich sehr schnell darüber hinausgewachsen bin.

Ich würde mich für ClickUp entscheiden, da man für jedes Projekt eine Liste (in der ClickUp-Terminologie) anlegen und dann alle Listen entweder auf Space- oder Ordner-Ebene zusammenfassen kann, sodass man einen Überblick über alles hat. Das war super praktisch, als mein Nebenjob als Freiberufler wuchs und ich mehr Clients übernahm!

Das Hauptthema auf Reddit ist klar: Trello funktioniert gut, bis Ihre Arbeit an Umfang zunimmt. ClickUp ist für die Zeit danach konzipiert.

Welches Projektmanagement-Tool ist das beste?

Fazit: ClickUp gewinnt 🏆

Trello eignet sich hervorragend für einfache, persönliche oder überschaubare Team-Workflows. Wenn Ihre Projekte jedoch wachsen – oder Ihr Team –, stoßen Sie schnell an seine Limite.

ClickUp bietet Ihnen alles, was Trello bietet, und darüber hinaus die Tiefe, Automatisierung, Berichterstellung, KI und Skalierbarkeit, die moderne Teams benötigen. Es wurde für Teams entwickelt, die schneller vorankommen, intelligenter zusammenarbeiten und Projekte verwalten möchten, ohne Tools notdürftig zusammenzuflicken.

Testen Sie ClickUp kostenlos und erleben Sie, wie es ist, Aufgaben, Dokumente und die Zusammenarbeit in einem einzigen Workspace zu verwalten.