Crash-Kurs zur Projekt-Baseline: Was es ist und wie man eine einstellt

Egal, ob Sie Ihr Bad renovieren oder eine Weltreise unternehmen, Sie brauchen einen Plan, der Ihr Vorhaben im Detail beschreibt. Dieser Fahrplan führt Sie zu Ihren Zielen und berücksichtigt alle Probleme, auf die Sie stoßen könnten. Außerdem dient er als Referenzpunkt, an dem Sie sich ab und zu orientieren können, um zu sehen, wie weit Sie gekommen sind. 🗺️

Im Projektmanagement wird dieser Fahrplan als Projektbasisplan bezeichnet. Sie ist die Grundlage für fundierte Entscheidungen zu treffen , umgang mit Erwartungen und die Bewertung des Erfolgs des Projekts anhand der ursprünglichen Ziele und Vorgaben.

In diesem Artikel erklären wir, was eine Projekt-Baseline ist und warum sie für ein erfolgreiches Projektmanagement so wichtig ist. Außerdem geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung einer Leistungsmessungs-Baseline, mit der Sie Ihr gesamtes Projekt auf Erfolgskurs bringen können.

Was ist eine Projekt-Baseline?

Eine Projekt-Baseline ist ein Referenzpunkt, an dem Sie den Erfolg Ihres Projekts messen können. In der Regel legen Sie die Baseline zu einem frühen Zeitpunkt während des Projekts fest projektplanung phase und konzentrieren sich auf drei Schlüssel-Elemente:

• Umfang: Umreißt die Aufgaben, Aktivitäten, Ressourcen undergebnisse innerhalb Ihres Projekts
• Kosten: Repräsentiert diebudget des Projekts *Zeitplan: Legt Start- und Fälligkeitsdaten für Ihr Projekt fest undskizziert Meilensteine zur Nachverfolgung der Leistung

Projekt-Baselines werden oft verwechselt mit zielen des Projekts . Obwohl die beiden Begriffe in vielerlei Hinsicht ähnlich sind, besteht der entscheidende Unterschied darin, dass Baselines sich auf die Analyse der Leistung eines Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt konzentrieren, während Ziele sich auf die Ergebnisse konzentrieren. Man könnte sagen, dass Projekt-Baselines Informationen enthalten, die Sie in die Lage versetzen, Ihre Projektziele zu erreichen.

Vorteile einer Projekt-Baseline

Die Einstellung einer Projekt-Baseline hat ein breites Array von Vorteilen, wie z. B.:

• Überwachung der Leistung: Eine Projekt-Baseline bietet die Grundlage für einen Vergleich und das Verständnis dafür, ob Ihr Projekt in bestimmten Bereichen unter- oder überdurchschnittlich gut abschneidet
• Verbessertes Kostenmanagement: Es ermöglicht Ihnen, Projektbudgets zu verstehen, zu überwachen und zu verwalten
• Berechnung des verdienten Wertes: Es hilft Ihnen, die tatsächliche Leistung mit den Plänen zu vergleichen, um Trends und Probleme zu analysieren
• Genauere zukünftige Schätzungen: Je mehr Erfahrung Sie mit Projekt-Baselines haben, desto genauer können Sie die Leistung eines Projekts und potenzielle Risiken bestimmen
• Motivation: Sie können den Fortschritt Ihres Projekts im Laufe der Zeit verfolgen und sehen, wie weit Sie gekommen sind. Außerdem hält es Ihr Team motiviert und steigert Produktivität und Effizienz
• Verbesserte Kommunikation mit den Beteiligten: Eine Projekt-Baseline gibt dem Projektmanager und den Stakeholdern von Anfang an eine klare Vorstellung vom Verlauf des Projekts, was die Transparenz erhöht und das Risiko von Missverständnissen auf dem Weg dorthin minimiert

Kann man eine Projekt-Baseline ändern?

Da die Einstellung einer Projekt-Baseline zu einem frühen Zeitpunkt in der projektplanung phase, fragen Sie sich vielleicht, ob Sie sie später aktualisieren können, um bestimmte Änderungen zu berücksichtigen. Technisch gesehen können Sie das, aber bedenken Sie, dass eine Änderung der Projektbasislinie dazu führen kann, dass Sie die Richtung verlieren und keinen klaren Bezugspunkt für die Leistungsmessung mehr haben. 🧭

In der Regel wird eine Projekt-Baseline nur dann aktualisiert, wenn sich wesentliche Änderungen ergeben. Wenn zum Beispiel der Umfang des Projekts erweitert wird, kann es notwendig sein, auch die Zeitpläne und Kosten zu aktualisieren.

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre genehmigte Projekt-Baseline zu ändern, speichern Sie die alte Version. Auf diese Weise können Sie die Baselines vergleichen und die Leistung des Projekts genau bestimmen.

Einstellung einer Projekt-Baseline und Bestimmung des Projektverlaufs in 4 Schritten

Die Einstellung einer Baseline mag zunächst einfach klingen - Sie schätzen den Umfang, die Kosten und den Zeitplan des Projekts und hoffen, dass Ihre Vorhersagen genau genug sind, um den Zweck zu erfüllen. Die Realität sieht jedoch anders aus: Sie müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigen und verschiedene Tools verwenden, um eine realistische und hilfreiche Grundlinie für Ihr Projekt festzulegen.

Wir führen Sie durch den Prozess und zeigen Ihnen, wie ClickUp , eine All-in-One-Plattform für Produktivität und Projektmanagement, hilft Ihnen bei der Erstellung äußerst praktischer Projekt-Baselines. 💪

Schritt 1: Bestimmen Sie den Umfang Ihres Projekts

Ihr Weg zur Erstellung einer Projekt-Baseline beginnt mit der Bestimmung Ihres umfang des Projekts . Das bedeutet, dass Sie alles, was Ihr Projekt umfasst, definieren, einschließlich Aufgaben, Unteraufgaben, Ergebnisse, potenzielle Risiken und Einschränkungen. In einigen Fällen können Sie auch Ausschlüsse ansprechen, d.h. angeben, was Ihr Projekt nicht umfasst.

Durch die Festlegung des Projektumfangs können Sie klare Grenzen setzen, das Projekt auf dem richtigen Weg halten, potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und die Erwartungen der Beteiligten wie ein Profi verwalten. 🤓

Der beste Weg, den Umfang Ihres Projekts zu bestimmen, ist das Schreiben eines Scope Statements. Dieses wertvolle Dokument dient als Grundlage für Ihren Projektplan. Es sollte umfassend und prägnant sein und keinen Raum für Missverständnisse und Was-wäre-wenn-Fragen lassen.

Was die Formatierung betrifft, so entscheiden sich viele Projektmanager für eine Aufzählung des Projektumfangs, um die Lesbarkeit und die Navigation zu erleichtern, aber Sie und Ihr Team bevorzugen vielleicht ein anderes Layout, das Ihrem Arbeitsstil und Ihren Bedürfnissen entspricht.

Erkunden Sie das Projekt-Scoping mit ClickUp

Um den gesamten Scoping-Prozess überschaubarer zu machen, können Sie einige der fantastischen Tools von ClickUp nutzen, um erstklassige Scope Statements zu erstellen.

Die Erstellung eines Scope Statements ist ein Aufwand für das Team, daher benötigen Sie erstklassige Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Zum Glück hat ClickUp mehr als nur ein paar davon im Angebot. Sie können zum Beispiel Folgendes verwenden ClickUp Whiteboards digitale Leinwände zur Aufnahme von zusammenarbeit in Echtzeit auf ein neues Niveau.

Brainstorming, Strategieentwicklung oder Karten für Arbeitsabläufe mit visuell kollaborativen ClickUp Whiteboards

Whiteboards eignen sich perfekt für Brainstormings und um Ihren Ideen Leben einzuhauchen. Dank der Live-Bearbeitung sind alle Beteiligten auf der gleichen Seite und können sich aktiv an der Planung des Projekts beteiligen. Laden Sie relevante Mitglieder Ihres Teams zu einem ClickUp Whiteboard ein und diskutieren Sie, wie Ihr Scope Statement unter Berücksichtigung relevanter Faktoren aussehen sollte.

Halten Sie Ihre wichtigsten Dokumente für das Projekt in ClickUp Docs übersichtlich

Zu erledigt? Es ist an der Zeit, Ihre Entscheidungen schriftlich festzuhalten mit ClickUp Dokumente , der einzigartige Text Editor der Plattform und dokumentenmanagement-Plattform . Mit ihr können Sie wichtige Dokumente erstellen, freigeben, bearbeiten und speichern.

Arbeiten Sie mit Teammitgliedern in ClickUp Docs zusammen, um Schriftarten zu benutzerdefinieren, Beziehungen zu Aufgaben hinzuzufügen oder Aufgaben direkt im Dokument zu verknüpfen

Ein ClickUp Dokument ist die perfekte Startseite für Ihren Projektumfang. Fügen Sie Ihr Team zu einem Dokument hinzu und beginnen Sie mit der Anpassung Ihrer Umfangsangabe. Jede Person, die einem Dokument hinzugefügt wird, erhält einen Cursor mit ihrem Namen, so dass die Nachverfolgung, wer was zu erledigen hat, mühelos ist. Nutzen Sie Formatierungs- und Styling-Optionen, um Ihr Scope-Statement zu benutzerdefinieren und ihm eine persönliche Note zu verleihen.

Wenn Sie den Schreibprozess beschleunigen und das Risiko von Fehlern minimieren möchten, nutzen Sie die Vorteile von ClickUp AI , die plattformeigene KI-basierter Schreibassistent der die Funktionen von ClickUp Docs erweitert. Er hilft Ihnen beim Brainstorming und bei der Ideenfindung, beim Verfassen der Aufgabenstellung und bei der perfekten Bearbeitung, wobei eine einheitliche Formatierung gewährleistet wird. ✨

Nutzen Sie den KI-Schreibassistenten in ClickUp, um Blogbeiträge zu erstellen, Ideen zu sammeln, E-Mails zu verfassen und vieles mehr

Wenn Sie es vermeiden möchten, Ihre Aufgabenstellung von Grund auf neu zu schreiben, verwenden Sie ClickUp's Vorlagen für den Projektumfang um Zeit zu sparen, Konsistenz zu gewährleisten und Ihr Projekt auf den richtigen Weg zu bringen.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Karte mit Ihrem Projektplan

Im vorherigen Schritt haben Sie alle Arbeiten skizziert, die zu erledigen sind, um das Projekt abzuschließen. Nun ist es an der Zeit, diese Arbeit auf einer Zeitachse zu visualisieren und Start- und Fälligkeitsdaten, Endtermine und schlüssel-Meilensteine (betrachten Sie sie als Boxenstopps zur Leistungsmessung).

Wenn es darum geht, eine Karte zu erstellen projektzeitpläne hat ClickUp ein paar Trümpfe im Ärmel. 🃏

Wir werden uns die folgenden drei Ansichten (oder Layouts) innerhalb der Plattform ansehen, die die Terminplanung erleichtern können:

1. Listenansicht
2. Gantt-Diagramm-Ansicht
3. Kalender Ansicht

Listenansicht

Für die Art der Planung, von der wir sprechen, müssen Sie zunächst definieren Projektphasen und legen Sie deren Dauer und Fristen fest. Zu erledigen ist dies in ClickUp's Listenansicht bietet eine Vielzahl von Sortier- und Filteroptionen, mit denen Sie die Infos definieren und navigieren können. Verwenden Sie ClickUp Benutzerdefinierte Felder um kontextbezogene Details zu jeder Aufgabe und Unteraufgabe bereitzustellen. Legen Sie Fristen und Prioritäten fest, verfolgen Sie den Fortschritt, fügen Sie Beschreibungen hinzu und machen Sie die Erstellung des Zeitplans für Ihr Projekt zu einem Kinderspiel.

Verwenden Sie Filter in der Listenansicht von ClickUp, um Aufgaben nach Status, Priorität und verschiedenen anderen benutzerdefinierten Feldern zu sortieren, um einen maßgeschneiderten Blick auf Ihre Arbeit zu erhalten

Gantt-Diagramm-Ansicht

Die Listenansicht ist fantastisch, aber sie ist nicht die einzige. Viele Projektleiter sind sich einig, dass eine Gantt Diagramm ansicht ist das ultimative Tool zur Visualisierung des geplanten Zeitplans eines Projekts. Mit dieser Ansicht können Sie dynamische Zeitleisten erstellen, Fristen festlegen und verwalten, Engpässe ermitteln, mit aufgaben-Abhängigkeiten und planen Sie Aufgaben mit nur wenigen Mausklicks.

Gruppieren, filtern oder blenden Sie Aufgaben in ClickUp 3.0 Gantt-Diagrammen aus, um Workflows über Ihre gesamte Arbeit hinweg zu verfolgen und zu verbinden

Mit umfangreichen Farboptionen können Sie verschiedene Aufgaben klar voneinander unterscheiden und alles im Blick behalten.

In den ClickUp Gantt-Ansichten können Sie auch die Sortierkriterien auswählen, um die Navigation zu erleichtern. Wenn Sie zum Beispiel wissen wollen, welche wichtige Aufgabe als nächstes ansteht, verwenden Sie das Fälligkeitsdatum als Sortierkriterium.

Mit dem Drag-and-Drop-Design der Ansicht können Sie den Zeitplan Ihres Projekts schnell aktualisieren. Alle Änderungen erfolgen in Echtzeit, so dass jedes Mitglied des Teams sofort auf dem Laufenden ist.

Sortieren Sie Ihre Aufgaben schnell und einfach, und erstellen Sie kaskadierende Ansichten mit einem einzigen Klick, um den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen

ClickUp Gantt Diagramme sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihrem Projekt auf den Grund zu gehen und eine detaillierte Aufschlüsselung der Aufgaben, Abhängigkeiten, Prioritäten, Meilensteine und Fortschritte zu erhalten. Wenn Sie nach einem Tool suchen, das Ihnen einen eine allgemeinere Übersicht über Ihre Aufgaben und Fristen, verwenden Sie die ClickUp Ansicht der Zeitleiste . Diese einfache lineare Gliederung zeigt Aufgaben chronologisch an und ermöglicht es Ihnen, Fälligkeitsdaten im Auge zu behalten, ohne sich mit den Einzelheiten auseinandersetzen zu müssen.

Ansicht des Kalenders

Eine weitere Ansicht, die Projektmanager lieben, ist die ClickUp Kalender-Ansicht . Sie stellt die Aufgaben in einem Kalender dar und hilft Ihnen, den Workload zu optimieren und vorauszuplanen. Diese Ansicht bietet auch ein Drag-and-Drop-Design, so dass sie leicht einzustellen und zu aktualisieren ist. Sie entscheiden, was in der Ansicht angezeigt werden soll - sortieren Sie Ihre Einträge nach Priorität oder Projekt und zeigen Sie verschiedene Aufgabendetails an (wie Mitarbeiter oder Zeiterfassung).

Verwalten und organisieren Sie Projekte und planen Sie Aufgaben in der flexiblen Ansicht des Kalenders, damit Teams synchronisiert bleiben

Sie können die Karte Ihres Projekts weiter vereinfachen, indem Sie sich auf die beeindruckende ClickUp sammlung von über 1.000 Vorlagen . Wählen Sie einfach eine vorlage für den Zeitplan eines Projekts die auf die Bedürfnisse Ihres Projekts abgestimmt ist, und passen Sie sie nach Ihren Wünschen an.

Schritt 3: Kosten definieren

In dieser Phase legen Sie die Kosten fest und planen das Projektbudget, um die Ausgaben nachzuverfolgen. 💸

Hier geben Sie alle geschätzten projektbezogenen Kosten an, einschließlich der Kosten für Arbeit, Material, Ausrüstung, Versorgungsleistungen und Miete. Je nach Art Ihres Projekts müssen Sie möglicherweise Kategorien erstellen, um Ihre Gemeinkosten detaillierter darzustellen. Wenn Sie z. B. eine Basislinie für ein Bauprojekt einstellen, werden Sie wahrscheinlich zahlreiche Unterkategorien unter Material und Arbeit anlegen.

Mit der Listenansicht von ClickUp können Sie sich einen detaillierten Überblick über die geplanten Kosten verschaffen. Legen Sie für jede Kostenkategorie eine neue Aufgabe an und schätzen Sie das Budget mithilfe des benutzerdefinierten Feldes Geld. Andere benutzerdefinierte Felder wie Nummern und Dateien können sich als nützlich erweisen, um weitere Infos zu jeder Kostenkategorie bereitzustellen.

Anschließend können Sie Unteraufgaben erstellen, um zu zeigen, wie Ihr Projektbudget verteilt ist.

Es ist einfach, monetäre Werte zu Aufgaben hinzuzufügen, um die Nachverfolgung von Projektbudgets zu gewährleisten

Wenn Sie eine Verknüpfung zur Definition von Projektkosten wünschen, verwenden Sie eines der ClickUp hochwertige Vorlagen für das Projektbudget . Sie helfen Ihnen dabei, relevante Informationen übersichtlich darzustellen, was Entscheidungen über die Ressourcenverwaltung im Team erleichtern kann.

Die Definition von Kosten ist in der Regel ein Aufwand für das Team - wir empfehlen, sich von Ihrem Finanz- oder Buchhaltungsteam beraten zu lassen, um genauere Schätzungen zu erstellen. Zum Glück macht ClickUp die teamübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation einfach. Verwenden Sie ClickUp Whiteboards oder die Ansicht des Chats um das Budget und die finanzielle Situation Ihres Projekts mit unseren Experten zu besprechen.

Schritt 4: Präsentieren Sie den Schlüsselakteuren Ihre Projekt-Baseline

Ihre Projekt-Baseline ist fertiggestellt, aber bevor Sie sie offiziell verabschieden, müssen Sie sie Ihren Stakeholdern vorstellen und sicherstellen, dass diese Ihnen grünes Licht geben.

Gehen Sie die Details durch, besprechen Sie jeden Aspekt der Baseline, einschließlich ihres Designs und Inhalts, und seien Sie bereit, auf alle Fragen und Bedenken einzugehen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.

ClickUp hilft Ihnen, die Kommunikation mit externen Stakeholdern zu rationalisieren, indem es Ihnen erlaubt, Dritte Benutzer zu Ihrem Workspace hinzuzufügen. Wählen Sie die Elemente, die Sie freigeben möchten, und benutzerdefinierte Steuerelemente und Berechtigungen . ClickUp fügt automatisch ein kleines orangefarbenes Quadrat in die linke untere Ecke aller Avatare von Gästen ein, so dass Ihre Teamkollegen keine Probleme haben, sie zu erkennen. 🟧

Dank anpassbarer Einstellungen können Sie die Rolle und den Status eines Gastes jederzeit aktualisieren, damit er aktiv zur Aktualisierung der Baseline beitragen kann.

Erstellen einer Projekt-Baseline mit ClickUp: Beispiel

Nehmen wir an, Sie sind ein marketing-Projektleiter und muss eine Projekt-Basislinie für ein neues social-Media-Kampagne . So würde der Prozess nach den oben beschriebenen Schritten aussehen:

1. Bestimmen Sie den Umfang Ihres Projekts

Als Erstes müssen Sie den Umfang des Projekts festlegen. Setzen Sie Ihr Team auf ein ClickUp Whiteboard und beginnen Sie mit dem Brainstorming!

Sie beginnen mit der Festlegung von Zielen. Nehmen wir an, Ihr Ziel ist es, die Markenbekanntheit zu erhöhen und 200 Direktverkäufe zu tätigen.

Legen Sie messbare Ziele für Aufgaben und Projekte mit automatischem Fortschritt fest, um Ziele mit definierten Zeitleisten und quantifizierbaren Einzelzielen effektiver zu erreichen

Da es sich um eine Social-Media-Kampagne handelt, müssen Sie Ihre Social-Media-Plattformen definieren. Das könnten zum Beispiel Facebook, Instagram und TikTok sein.

Dann legen Sie fest, welche Art von Inhalten Sie verwenden werden - in diesem Fall Videos, Reels und Posts.

Am besten wäre es, wenn Sie auch Ihr Einzelziel definieren würden. Zum Beispiel könnten es Zuschauer zwischen 18 und 30 sein.

Schließlich legen Sie die Dauer des Projekts fest - in diesem Fall 10 Wochen.

Verwenden Sie ClickUp Docs, um das Dokument zu schreiben und diese Aspekte einzubeziehen. Fügen Sie relevante Mitglieder des Teams zu dem Dokument hinzu, damit sie auf dem Laufenden bleiben.

Verwenden Sie dann die Listenansicht von ClickUp, um alle Aufgaben und Unteraufgaben aufzulisten, die zum Erreichen Ihrer Ziele erforderlich sind.

2. Skizzieren Sie den Zeitplan für das Projekt

Legen Sie fest, wie und wann Sie Ihre Ziele erreichen werden, indem Sie den Zeitplan in den Ansichten ClickUp Liste und Gantt-Diagramm skizzieren. Sie können einen wöchentlichen Zeitplan für Ihre Kampagne erstellen. Ein Beispiel:

• Woche 1 & 2: Recherchieren der Zielgruppe und der Wettbewerber
• Wochen 3, 4, 5 & 6: Inhalte erstellen und Genehmigungen einholen
• Wochen 7 & 8: Start der Kampagne in den sozialen Medien
• Wochen 9 & 10: Überwachung der Leistung

Dies ist nur eine grobe Skizze eines Zeitplans. Sie werden jeden Abschnitt mit weiteren Details versehen, indem Sie Unteraufgaben erstellen. Darüber hinaus legen Sie für jede Aufgabe und Unteraufgabe genaue Start- und Fälligkeitsdaten fest und erstellen Meilensteine, mit deren Hilfe Sie den Fortschritt des Projekts nachverfolgen und sicherstellen können, dass Sie auf dem richtigen Weg sind. 🛣️

Verwandeln Sie Ihre wichtigsten Aufgaben in Meilensteine, um den Fortschritt in Ihren Projekten visuell darzustellen

Wechseln Sie zwischen verschiedenen ClickUp Ansichten können Sie Ihren Zeitplan aus verschiedenen Perspektiven betrachten und bei Bedarf weitere Details hinzufügen, um ihn so transparent wie möglich zu gestalten. Da ClickUp mehr als 15 Ansichten bietet, können Sie das große Ganze sehen und in die Details zoomen.

3. Definieren Sie die Kosten

Gehen Sie zurück zu Ihrer ClickUp Listenansicht, in der Sie Details über den Umfang und den Zeitplan Ihres Projekts angegeben haben, und fügen Sie das Benutzerdefinierte Feld hinzu, um das Budget für jede Aufgabe zu definieren.

In diesem Beispiel könnten Sie Kosten für PPC (Pay-per-Click), Abonnements für Keyword-Recherche-Tools und Kosten für die Erstellung von Inhalten haben.

4. Stakeholder konsultieren

Fügen Sie Stakeholder zu Ihrem ClickUp-Workspace hinzu, um ihnen Ihre Projekt-Baseline zu zeigen. Nutzen Sie die ClickUp Chat Ansicht, um zu kommunizieren, Fragen zu beantworten und Unklarheiten zu beseitigen.

Als ClickUp integriert sich mit Plattformen wie Zoom können Sie online Meetings abhalten um Ihr fertiges Projekt vorzustellen und die Kommunikation zu optimieren.

ClickUp: Ihr Go-to Project Baseline tool

ClickUp bietet eine umfassende Lösung für die Erstellung einer Projekt-Baseline. Von 15+ Ansichten bis hin zu Whiteboards, benutzerdefinierten Feldern, Vorlagen und benutzerdefinierte Integrationen bietet Ihnen die Plattform alle Tools, die Sie benötigen, um Aufgaben und Dokumente zu erstellen, zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und den Fortschritt zu überwachen. 🥰 Anmeldung für ClickUp und bringen Sie Projektmanagement auf die nächste Stufe!