Crash-Kurs zur Projekt-Baseline: Was es ist und wie man eine einstellt

Ob Sie nun Ihr Badezimmer renovieren oder eine Weltreise unternehmen – Sie benötigen einen detaillierten Plan, der Ihre Vorhaben umreißt. Dieser Plan führt Sie zu Ihren Zielen und berücksichtigt alle potenziellen Probleme, auf die Sie stoßen könnten. Er dient auch als Bezugspunkt – Sie können immer wieder darauf zurückgreifen, um zu sehen, wie weit Sie bereits gekommen sind. 🗺️

Im Projektmanagement wird dieser Fahrplan als Projekt-Baseline bezeichnet. Er bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen, das Management von Erwartungen und die Bewertung des Erfolgs des Projekts anhand der ursprünglichen Ziele und Vorgaben.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was eine Projektbasislinie ist und warum sie für ein erfolgreiches Projektmanagement so wichtig ist. Außerdem geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Basislinie für die Leistungsmessung, damit Ihr gesamtes Projekt erfolgreich verläuft.

Was ist eine Projektbasislinie?

Eine Projektbasislinie ist ein Bezugspunkt, anhand dessen Sie den Erfolg Ihres Projekts messen können. In der Regel legen Sie die Basislinie frühzeitig in der Projektplanungsphase fest und konzentrieren sich dabei auf drei Schlüsselelemente:

Projekt-Baselines werden oft mit Projektzielen verwechselt. Obwohl sich die beiden Begriffe in vielerlei Hinsicht ähneln, besteht der entscheidende Unterschied darin, dass Baselines sich auf die Analyse der Projektleistung zu einem bestimmten Zeitpunkt konzentrieren, während Ziele sich auf die Ergebnisse konzentrieren. Man könnte sagen, dass Projekt-Baselines Informationen enthalten, die Ihnen helfen, Ihre Projektziele zu erreichen.

Vorteile eines Projekts

Das Festlegen einer Projektbasislinie hat eine Vielzahl von Vorteilen, darunter:

Kann man eine Projektbasislinie ändern?

Da die Festlegung einer Projektbasislinie früh in der Projektplanungsphase erfolgt, fragen Sie sich vielleicht, ob Sie diese später aktualisieren können, um bestimmte Änderungen zu berücksichtigen. Technisch gesehen ist das möglich – aber denken Sie daran, dass eine Änderung Ihrer Projektbasislinie dazu führen kann, dass Sie die Orientierung verlieren und keinen klaren Bezugspunkt mehr für die Leistungsmessung haben. 🧭

Die gängige Praxis besteht darin, eine Projektbasislinie nur bei wesentlichen Änderungen zu aktualisieren. Beispielsweise kann es erforderlich sein, Zeitpläne und Kosten anzupassen, wenn der Projektumfang erweitert wird.

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre genehmigte Projektbasislinie zu ändern, speichern Sie die alte Version. Auf diese Weise können Sie Basislinien vergleichen und die Leistung des Projekts genau bestimmen.

So legen Sie eine Basis für ein Projekt fest und bestimmen den Projektverlauf in 4 Schritten

Das Festlegen einer Baseline mag zunächst einfach klingen: Sie schätzen den Umfang, die Kosten und den Zeitplan des Projekts und drücken die Daumen, dass Ihre Vorhersagen genau genug sind, um den Zweck zu erfüllen. Die Realität sieht jedoch anders aus: Sie müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigen und verschiedene tools verwenden, um eine realistische und hilfreiche Projekt-Baseline festzulegen.

Wir führen Sie durch den Prozess und zeigen Ihnen, wie ClickUp, eine All-in-One-Plattform für Produktivität und Projektmanagement, Ihnen dabei helfen kann, äußerst praktische Projekt-Baselines zu erstellen. 💪

Schritt 1: Legen Sie den Umfang Ihres Projekts fest

Der Weg zur Erstellung einer Projektbasislinie beginnt mit der Festlegung des Projektumfangs. Das bedeutet, dass Sie Alles definieren müssen, was Ihr Projekt umfasst, einschließlich Aufgaben, Unteraufgaben, Ergebnisse, potenzielle Risiken und Einschränkungen. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise auch Ausschlüsse berücksichtigen, d. h. angeben, was Ihr Projekt nicht umfasst.

Indem Sie den Umfang des Projekts skizzieren, setzen Sie klare Grenzen, halten das Projekt auf dem richtigen Kurs, erkennen potenzielle Risiken frühzeitig und managen die Erwartungen der Stakeholder wie ein Profi. 🤓

Der beste Weg, um den Umfang Ihres Projekts zu bestimmen, ist das Verfassen einer Umfangsbeschreibung. Dieses wertvolle Dokument dient als Grundlage für Ihren Plan. Es sollte umfassend und prägnant sein und keinen Raum für Missverständnisse und Spekulationen lassen.

Was die Formatierung angeht, entscheiden sich viele Projektmanager dafür, ihre Leistungsbeschreibung aus Gründen der Lesbarkeit und leichteren Navigation in Stichpunkten zu halten, aber vielleicht bevorzugen Sie und Ihr Team ein anderes Layout, das besser zu Ihrem Arbeitsstil und Ihren Anforderungen passt.

Entdecken Sie die Projektplanung mit ClickUp

Um den gesamten Scoping-Prozess übersichtlicher zu gestalten, können Sie einige der fantastischen tools von ClickUp nutzen, um erstklassige Scope-Statements zu erstellen.

Die Erstellung einer Leistungsbeschreibung erfordert viel Aufwand, daher benötigen Sie erstklassige Optionen für die Zusammenarbeit. Glücklicherweise hat ClickUp mehr als nur ein paar davon zu bieten. Sie können beispielsweise ClickUp Whiteboards verwenden, digitale Leinwände, die entwickelt wurden, um die Zusammenarbeit in Echtzeit auf ein neues Niveau zu heben.

Whiteboards eignen sich perfekt für Brainstorming und um Ihren Ideen Leben einzuhauchen. Dank Live-Bearbeitung sind alle auf dem gleichen Stand und können sich aktiv am Projektumfangsprozess beteiligen. Laden Sie relevante Teammitglieder zu einem ClickUp-Whiteboard ein und besprechen Sie, wie Ihre Umfangsbeschreibung nach Berücksichtigung relevanter Faktoren aussehen sollte.

Halten Sie Ihre wichtigsten Projektdokumente in ClickUp Docs übersichtlich.

Sind Sie mit dem Brainstorming erledigt? Dann ist es an der Zeit, Ihre Entscheidungen mit ClickUp Docs, dem einzigartigen Texteditor und Dokumentenmanagement-Tool der Plattform, schriftlich festzuhalten. Verwenden Sie es, um wichtige Dokumente zu erstellen, zu freigeben, zu bearbeiten und zu speichern.

Ein ClickUp-Dokument ist der perfekte Ort für Ihren Projektumfang. Fügen Sie Ihr Team zu einem Dokument hinzu und beginnen Sie mit der Anpassung Ihrer Umfangsbeschreibung. Jede Person, die zu einem Dokument hinzugefügt wird, erhält einen Cursor mit ihrem Namen, sodass die Nachverfolgung, wer was tut, mühelos ist. Verwenden Sie Formatierungs- und Gestaltungsoptionen, um Ihre Umfangsbeschreibung zu benutzerdefinieren und ihr eine persönliche Note zu verleihen.

Wenn Sie den Schreibprozess beschleunigen und das Risiko von Fehlern minimieren möchten, nutzen Sie ClickUp AI, den plattforminternen KI-basierten Schreibassistenten, der die Funktionen von ClickUp Docs erweitert. Er kann Ihnen beim Brainstorming und der Ideenfindung helfen, die Leistungsbeschreibung verfassen und diese bis zur Perfektion bearbeiten, während er gleichzeitig für ein einheitliches Format sorgt. ✨

Wenn Sie vermeiden möchten, Ihre Leistungsbeschreibung komplett neu zu verfassen, nutzen Sie die Vorlagen für den Projektumfang von ClickUp, um Zeit zu sparen, Konsistenz zu gewährleisten und Ihr Projekt auf den richtigen Weg zu bringen.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Zeitplan für Ihr Projekt

Im vorherigen Schritt haben Sie alle Arbeiten skizziert, die zu erledigen sind, um das Projekt abzuschließen. Nun ist es an der Zeit, diese Arbeiten auf einer Zeitachse zu visualisieren und Start- und Fälligkeitstermine, endgültige Fristen und wichtige Meilensteine festzulegen (betrachten Sie diese als Zwischenstopps zur Leistungsmessung).

Wenn es um die Erstellung von Zeitplänen für Projekte geht, hat ClickUp einige Asse im Ärmel. 🃏

Wir sehen uns die folgenden drei Ansichten (oder Layouts) innerhalb der Plattform an, die die Planung vereinfachen können:

Listenansicht

Für die Art der Planung, über die wir hier sprechen, müssen Sie zunächst die Projektphasen definieren und deren Dauer und Fristen festlegen. Tun Sie dies in der Listenansicht von ClickUp – diese bietet zahlreiche Sortier- und Filteroptionen, die Ihnen bei der Definition und Navigation der Info helfen. Verwenden Sie die Benutzerdefinierten Felder von ClickUp, um kontextbezogene Details zu jeder Aufgabe und Unteraufgabe anzugeben. Legen Sie Fristen und Prioritäten fest, verfolgen Sie den Fortschritt, fügen Sie Beschreibungen hinzu und machen Sie die Erstellung Ihres Projektplans zum Kinderspiel.

Gantt-Diagramm-Ansicht

Die Listenansicht ist fantastisch, aber sie ist nicht die einzige. Viele Projektmanager sind sich einig, dass die Gantt-Ansicht das ultimative Tool zur Visualisierung des geplanten Zeitplans eines Projekts ist. Mit dieser Ansicht können Sie mit nur wenigen Klicks dynamische Zeitleisten erstellen, Termine festlegen und verwalten, Engpässe aufdecken, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben bearbeiten und Aufgaben planen.

Dank umfassender Optionen für Farben können Sie verschiedene Aufgaben klar voneinander unterscheiden und Alles im Blick behalten.

In den Gantt-Ansichten von ClickUp können Sie auch Sortierkriterien auswählen, um die Navigation zu vereinfachen. Wenn Sie beispielsweise wissen möchten, welche wichtige Aufgabe als Nächstes ansteht, verwenden Sie das Fälligkeitsdatum als Sortierkriterium.

Dank der Drag-and-Drop-Funktion können Sie den Zeitplan Ihres Projekts schnell aktualisieren. Alle Änderungen werden in Echtzeit vorgenommen, sodass jedes Mitglied des Teams sofort auf dem neuesten Stand ist.

ClickUp-Gantt-Diagramme sind eine hervorragende Möglichkeit, sich mit den Details Ihres Projekts vertraut zu machen und eine detaillierte Aufschlüsselung der Aufgaben, Abhängigkeiten, Prioritäten, Meilensteine und Fortschritte zu erhalten. Wenn Sie nach einem tool suchen, das Ihnen eine allgemeinere Übersicht über Ihre Aufgaben und Fälligkeitsdaten verschafft, verwenden Sie die ClickUp-Zeitleiste. Diese einfache lineare Übersicht zeigt Aufgaben chronologisch an und ermöglicht es Ihnen, Fälligkeitsdaten im Blick zu behalten, ohne sich mit den Einzelheiten befassen zu müssen.

Kalender-Ansicht

Eine weitere Ansicht, die Projektmanager lieben, ist die ClickUp-Kalenderansicht. Sie zeigt Aufgaben in einem Kalender an und hilft Ihnen so, die Workload zu optimieren und vorauszuplanen. Diese Ansicht verfügt außerdem über ein Drag-and-Drop-Design, sodass sie einfach einzurichten und zu aktualisieren ist. Sie wählen aus, was in der Ansicht angezeigt werden soll – sortieren Sie Ihre Einträge nach Priorität oder Projekt und zeigen Sie verschiedene Aufgabendetails an (wie z. B. Mitarbeiter oder Daten zur Zeiterfassung).

Mit der beeindruckenden Sammlung von über 1.000 Vorlagen von ClickUp können Sie die Planung Ihres Projektzeitplans noch weiter vereinfachen. Wählen Sie einfach eine Projektzeitplanvorlage aus, die den Anforderungen Ihres Projekts entspricht, und passen Sie sie nach Ihren Wünschen benutzerdefiniert an.

Schritt 3: Kosten definieren

In dieser Phase legen Sie die Kosten fest und erstellen einen Plan für das Projektbudget, um die Nachverfolgung der Ausgaben zu gewährleisten. 💸

Hier geben Sie alle geschätzten projektbezogenen Kosten an, einschließlich Arbeitsaufwand, Materialien, Ausrüstung, Nebenkosten und Miete. Je nach Art Ihres Projekts müssen Sie möglicherweise Kategorien erstellen, um Ihre Gemeinkosten detaillierter darzustellen. Wenn Sie beispielsweise eine Basislinie für ein Projekt festlegen, werden Sie wahrscheinlich zahlreiche Unterkategorien unter Materialien und Arbeitsaufwand haben.

Mit der Listenansicht von ClickUp können Sie sich eine detaillierte Übersicht über die voraussichtlichen Kosten verschaffen. Erstellen Sie für jede Kostenkategorie eine neue Aufgabe und schätzen Sie das Budget mithilfe des Benutzerdefinierten Feldes „Geld“. Andere Benutzerdefinierte Felder wie „Zahlen“ und „Dateien“ können nützlich sein, um weitere Info zu den einzelnen Kostenkategorien bereitzustellen.

Anschließend können Sie Unteraufgaben erstellen, um zu zeigen, wie das Projektbudget verteilt ist.

Wenn Sie eine Verknüpfung zur Definition der Projektkosten suchen, verwenden Sie eine der hochwertigen Projektbudgetvorlagen von ClickUp. Diese helfen Ihnen dabei, relevante Informationen übersichtlich darzustellen, was die Entscheidungen zum Ressourcenmanagement im gesamten Team verbessern kann.

Die Definition der Kosten ist in der Regel eine Teamaufgabe – wir empfehlen Ihnen, sich von Ihren Finanz- oder Buchhaltungsteams beraten zu lassen, um genauere Schätzungen zu erhalten. Glücklicherweise erleichtert ClickUp die teamübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation. Nutzen Sie ClickUp Whiteboards oder die Chat-Ansicht, um das Budget und die finanzielle Lage Ihres Projekts mit internen Fachleuten zu besprechen.

Schritt 4: Präsentieren Sie Ihre Projektbasislinie den wichtigsten Schlüssel-Stakeholdern

Ihre Projektbasis ist fertiggestellt, aber bevor Sie sie offiziell übernehmen, müssen Sie sie Ihren Stakeholdern vorlegen und sicherstellen, dass sie Ihnen grünes Licht geben.

Gehen Sie die Details durch, besprechen Sie alle Aspekte der Baseline, einschließlich ihres Designs und Inhalts, und seien Sie bereit, alle Fragen und Bedenken zu klären, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

ClickUp hilft Ihnen dabei, die Kommunikation mit externen Stakeholdern zu optimieren, indem Sie Drittanbieter-Benutzer zu Ihrem ClickUp-Workspace hinzufügen können. Wählen Sie die Elemente aus, die Sie mit ihnen freigeben möchten, und passen Sie die Steuerelemente und Berechtigungen an. ClickUp fügt automatisch ein kleines orangefarbenes Quadrat in der unteren linken Ecke aller Gast-Avatare ein, sodass Ihre Teamkollegen diese problemlos unterscheiden können. 🟧

Dank anpassbarer Einstellungen können Sie die Rolle und den Status eines Gastes jederzeit aktualisieren, damit dieser aktiv zur Aktualisierung der Baseline beitragen kann.

Erstellen einer Projektbasis mit ClickUp: Beispiel

Nehmen wir an, Sie sind Projektmanager im Bereich Marketing und müssen eine Projektbasislinie für eine neue Social-Media-Kampagne festlegen. Gemäß den zuvor beschriebenen Schritten würde der Prozess wie folgt aussehen:

1. Legen Sie den Umfang Ihres Projekts fest

Als Erstes sollten Sie den Umfang des Projekts definieren. Fügen Sie Ihr Team zu einem ClickUp-Whiteboard hinzu und beginnen Sie mit dem Brainstorming!

Sie beginnen mit der Festlegung von Zielen. Nehmen wir an, Ihr Ziel ist es, die Markenbekanntheit zu steigern und 200 Direktverkäufe zu erzielen.

Da es sich um eine Social-Media-Kampagne handelt, müssen Sie Ihre Social-Media-Plattformen definieren. Das könnten beispielsweise Facebook, Instagram und TikTok sein.

Anschließend legen Sie fest, welche Art von Inhalten Sie verwenden möchten – in diesem Fall Videos, Reels und Posts.

Am besten definieren Sie auch Ihre Zielgruppe. Ein Beispiel dafür wäre, dass Zuschauer zwischen 18 und 30 Jahren dazu gehören.

Schließlich legen Sie die Dauer des Projekts fest – sie beträgt 10 Wochen.

Verwenden Sie ClickUp Docs, um die Leistungsbeschreibung zu verfassen, und berücksichtigen Sie dabei diese Aspekte. Fügen Sie relevante Mitglieder des Teams zum Dokument hinzu, damit sie auf dem Laufenden bleiben.

Verwenden Sie dann die Listenansicht von ClickUp, um alle Aufgaben und Unteraufgaben aufzulisten, die zum Erreichen Ihrer Ziele erforderlich sind.

2. Skizzieren Sie den Zeitplan des Projekts

Legen Sie fest, wie und wann Sie Ihre Ziele erreichen möchten, indem Sie den Zeitplan in den Ansichten „ClickUp-Liste” und „Gantt-Diagramm” skizzieren. Sie können einen Wochenplan für Ihre Kampagne erstellen. Beispiel:

Dies ist nur ein grober Entwurf eines Zeitplans. Sie werden jeden Abschnitt durch die Erstellung von Unteraufgaben mit weiteren Details ergänzen. Darüber hinaus legen Sie genaue Start- und Fälligkeitstermine für jede Aufgabe und Unteraufgabe fest und erstellen Meilensteine, mit denen Sie die Nachverfolgung des Projektfortschritts durchführen und sicherstellen können, dass Sie auf dem richtigen Weg sind. 🛣️

Wechseln Sie zwischen verschiedenen ClickUp-Ansichten, um Ihren Zeitplan aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten, und fügen Sie bei Bedarf weitere Details hinzu, um ihn so transparent wie möglich zu gestalten. Da ClickUp mehr als 15 Ansichten bietet, können Sie sich einen Überblick verschaffen und Details heranzoomen.

3. Kosten definieren

Kehren Sie zu Ihrer ClickUp-Listenansicht zurück, in der Sie Details zum Umfang und Zeitplan Ihres Projekts angegeben haben, und fügen Sie das benutzerdefinierte Feld „Geld“ hinzu, um das Budget für jede Aufgabe festzulegen.

In diesem Beispiel können Sie PPC-Kosten (Pay-per-Click), Abonnementgebühren für Keyword-Recherche-Tools und Kosten für die Erstellung von Inhalten haben.

4. Konsultieren Sie die Stakeholder

Fügen Sie Stakeholder zu Ihrem ClickUp-Workspace hinzu, um ihnen Ihre Projektbasislinie zu zeigen. Nutzen Sie die ClickUp-Chat-Ansicht, um zu kommunizieren, Fragen zu beantworten und Unklarheiten zu beseitigen.

Da ClickUp mit Plattformen wie Zoom integriert ist, können Sie Online-Meetings abhalten, um Ihre endgültige Basislinie für das Projekt vorzustellen und die Kommunikation zu optimieren.

ClickUp: Ihr unverzichtbares tool für Projekt-Baselines

ClickUp bietet eine umfassende Lösung für die Erstellung einer Projektbasislinie. Von mehr als 15 Ansichten bis hin zu Whiteboards, Benutzerdefinierten Feldern, Vorlagen und benutzerdefinierten Integrationen bietet Ihnen die Plattform alle Tools, die Sie zum Erstellen von Aufgaben und Dokumenten, zur Kommunikation, Zusammenarbeit und Überwachung des Fortschritts benötigen. 🥰

Melden Sie sich bei ClickUp an und bringen Sie Ihr Projektmanagement auf die nächste Stufe!