Früher bedeutete das Auslagern von Verwaltungsaufgaben, dass man einen persönlichen oder administrativen Assistenten zu höheren Kosten einstellen musste. Heute können Sie einen virtuellen Assistenten von überall auf der Welt einstellen und in Ihr Team integrieren, um effektiver zu arbeiten.
Natürlich benötigt ein virtueller Assistent, wie jedes gute Mitglied des Teams, die richtigen Tools, um seine Arbeit einfacher und effizienter zu gestalten. Hier kommt die beste Software für virtuelle Assistenten ins Spiel.
Egal, ob Sie virtuelle Assistenten einstellen oder selbst als virtueller Assistent auf der Suche nach neuen Technologien sind – wir haben hier die besten Optionen für Sie. Entdecken Sie die beste Software für virtuelle Assistenten, die Sie 2024 in Ihr Toolkit aufnehmen können.
Was ist eine virtuelle Assistenzsoftware?
Virtuelle Assistenzsoftware ist jedes Tool oder Programm, das virtuelle Assistenten (VAs) verwenden, um ihre Arbeit zu optimieren und mit Teammitgliedern in Verbindung zu bleiben. Während in der Regel der Eigentümer entscheidet, welche Software verwendet wird, können Sie als VA Ihren Mitarbeitern Tool-Vorschläge unterbreiten.
Die meisten virtuellen Assistenz-Softwareprogramme umfassen Tools für die Remote-Zusammenarbeit, Teamkommunikation, Erinnerungs-Apps und Dokumentenmanagement-Tools. Sie können auch in Software mit künstlicher Intelligenz (KI) investieren, wie KI-Tools für Meetings, KI-Kalender und KI-Projektmanagement-Tools.
Virtuelle Assistenten nutzen diese Tools, um in Verbindung zu bleiben, effektiv zu kommunizieren, Projekte und Aufgaben zu verwalten und bessere Beziehungen zu ihren Clients aufzubauen. Mit den richtigen Tools wird die Arbeit für alle Beteiligten einfacher, schneller und interessanter. ☀️
So wählen Sie die beste virtuelle Assistenzsoftware für Ihr Geschäft aus
Es gibt Tausende von Tools, mit denen ein virtueller Assistent die Produktivität steigern kann, was die Auswahl erschweren kann. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Hier erfahren Sie, worauf Sie bei der Bewertung verschiedener Software-Tools für virtuelle Assistenten achten sollten:
- Spezialgebiet: Was ist das Spezialgebiet dieser App und entspricht es Ihren Anforderungen, wie Instant Messaging, Rechnungsstellung, Outsourcing des Projektmanagements oder Grafikdesign?
- Features: Verfügt die App über alle Features, die Sie benötigen?
- Vertrautheit: Wissen Sie und Ihr virtueller Assistent bereits, wie man diese App oder diese Art von Software verwendet?
- Preis: Ist das Tool oder die App erschwinglich? Gibt es eine kostenlose Version?
- Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software-App einfach zu bedienen? Kann Ihr virtueller Assistent schnell lernen, wie man sie benutzt?
- Bewertungen und Rezensionen: Was halten andere Benutzer von der Software? Wie ist der Kundensupport?
Nutzen Sie diese Fragen, um zu entscheiden, was am wichtigsten ist, damit Sie herausfinden können, in welche tools Sie investieren sollten und welche Sie überspringen können. Wenn Sie bereits mit einem VA zusammenarbeiten, holen Sie sich auch dessen persönliche Meinung und Erkenntnisse ein.
Die 10 besten tools für virtuelle Assistenten
Die richtigen virtuellen Assistenz-Softwaretools optimieren Ihre Workflows und helfen Ihnen, Ihre Aufgaben schneller und effektiver zu erledigen. Wenn Sie dieses Jahr mehr Produktivität erreichen möchten, sollten Sie diese KI-Tools und Software-Apps für virtuelle Assistenten in Betracht ziehen.
1. ClickUp
Egal, ob Sie eine Plattform suchen, die die Zusammenarbeit Ihres Teams mit Ihrem virtuellen Assistenten erleichtert, oder ob Sie als VA nach einem tool suchen, das Ihnen bei der Verwaltung der Arbeit Ihrer Clients hilft – ClickUp ist die beste Wahl auf dem Markt.
ClickUp zeichnet sich durch hervorragendes Projektmanagement aus und kann verwendet werden, um Ihren gesamten Prozess von der Projektidee bis zur Fertigstellung zu optimieren. Lagern Sie Aufgaben an Ihren virtuellen Assistenten aus und verfolgen Sie deren Fortschritt ganz einfach oder bitten Sie Ihren VA, als Projektmanager für Sie zu fungieren.
Organisieren Sie Projekte und Aufgaben, sehen Sie Ihren Fortschritt auf einen Blick und verfolgen Sie Ihre Aktivitäten im Verlauf des Projekts. Erstellen Sie Ihre eigene benutzerdefinierte Setup-Konfiguration oder nutzen Sie den ClickUp-Plan für das Projektmanagement mit Aufgaben, um den Prozess anzustoßen.
ClickUp kann Ihre zentrale Anlaufstelle für alles werden, was mit Projekten, Aufgaben und Produktivität zu tun hat. Organisieren Sie Projekte, erstellen Sie To-do-Listen, weisen Sie Aufgaben zu, überwachen Sie Workloads, arbeiten Sie gemeinsam an ClickUp Docs und vieles mehr – alles an einem Ort.
Wenn Sie noch keinen virtuellen Assistenten eingestellt haben, probieren Sie doch einmal ClickUp AI als Ihren persönlichen Assistenten aus. Nutzen Sie unser spannendes neues KI-Feature, um Dokumente zusammenzufassen, Aktionspunkte zu erstellen, Ihre Texte zu verbessern, Inhalte zu formatieren, Ideen zu sammeln und vieles mehr.
ClickUp Automatisierungen bieten Ihnen außerdem das Erlebnis eines persönlichen Assistenten. Sparen Sie Zeit bei manuellen, sich wiederholenden Aufgaben und überlassen Sie diese stattdessen der Automatisierung. Nutzen Sie unsere vorgefertigten Automatisierungen oder passen Sie sie mit Ihren eigenen Auslösern und Regeln an. ⚒️
Die besten Features von ClickUp
- Erstellen Sie Aufgaben, weisen Sie diese Ihrem VA zu und überwachen Sie den Fortschritt mit ClickUp Aufgaben.
- Organisieren Sie alle Ihre Kontaktdaten für einen einfachen Zugriff mit unserem integrierten CRM.
- Verbinden Sie Ihre Ziele mit Ihrer Gesamtstrategie – mit ClickUp Goals.
- Arbeiten Sie mit Ihren Team-Mitgliedern über den integrierten ClickUp-Chat zusammen.
- Sparen Sie Zeit und optimieren Sie Ihre Workflows mit ClickUp-Vorlagen.
- Vereinfachen Sie Ihren Personalmanagementprozess mit den HR-Features von ClickUp.
- Verschaffen Sie sich mit den anpassbaren ClickUp-Dashboards eine Übersicht über alle Vorgänge.
- Verwenden Sie ClickUp-Integrationen, um eine Verbindung zu über 1.000 anderen tools herzustellen.
Limitierungen von ClickUp
- Einige Benutzer könnten die Vielzahl an Features und benutzerdefinierten Anpassungsoptionen auf den ersten Blick überwältigend finden.
- ClickUp AI kann zwar bereits als Ihr persönlicher Assistent fungieren, aber da es sich um eine neue Version handelt, werden im Laufe der Zeit weitere Funktionen hinzukommen.
Preise für ClickUp
- Free Forever
- Unbegrenzt: 5 $/Monat pro Benutzer
- Geschäft: 12 $/Monat pro Benutzer
- Business Plus: 19 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Preise auf Anfrage
- ClickUp AI: Verfügbar in allen kostenpflichtigen Plänen für 5 $ pro Workspace-Mitglied und Monat.
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp
- G2: 4,7/5 (über 8.900 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 3.800 Bewertungen)
2. Slack
Slack ist eine Plattform für die Produktivität und ein Tool für die Teamkommunikation, mit dem Sie einfacher mit Ihren Teammitgliedern in Verbindung bleiben und Aufgaben erledigen können, ähnlich wie bei Microsoft Teams.
Nutzen Sie Slack, um einen zentralen Ort zum Chatten in Echtzeit oder asynchron zu schaffen, und vereinfachen Sie Ihren Workflow mit Automatisierungen, um Zeit bei wiederholenden Aufgaben zu sparen. ?
Die besten Features von Slack
- Kommunizieren Sie mit Ihren Team-Mitgliedern in Kanälen
- Bleiben Sie mit Freiberuflern und Auftragnehmern über Slack Connect in Kontakt.
- Automatisieren Sie Routineaufgaben mit dem Workflow-Builder.
- Veranstalten Sie Live-Audio- und Videoanrufe mit Huddle.
Einschränkungen von Slack
- Die Menge an Benachrichtigungen kann überwältigend werden, wenn sie nicht sorgfältig verwaltet wird.
- VAs mit mehreren Clients können nicht alle ihre Slack-Communities in einem Fenster sehen, und das Wechseln zwischen ihnen oder das Öffnen in separaten Fenstern kann umständlich sein.
Preise für Slack
- Free
- Pro: 7,25 $/Monat pro Benutzer
- Business+: 12,50 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise Grid: Preise auf Anfrage
Bewertungen und Rezensionen zu Slack
- G2: 4,5/5 (über 31.900 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 23.000 Bewertungen)
3. Zoom
Zoom ist ein Remote-Zusammenarbeit-Tool und ein Videokonferenz-Tool, mit dem Sie sich mit Ihren Teammitgliedern für Videoanrufe, virtuelle Meetings, Team-Chats und digitale Whiteboards verbinden können. Neben der Software für virtuelle Meetings können Sie Zoom auch für Terminplanung, virtuelle Ereignisse und Online-Webinare nutzen. ?
Die besten Features von Zoom
- Lassen Sie Ihren VA Anrufe und Meetings mit Clients planen.
- Zeichnen Sie Videoanrufe auf, damit Sie sie für Schulungen und als Referenz verwenden können.
- Nutzen Sie Conversation Intelligence, um Ihre Strategie für Verkaufsgespräche zu verbessern.
- Steigern Sie Ihre Produktivität mit dem KI-Assistenten von Zoom.
Limitierungen von Zoom
- Einige Pläne sehen eine zeitliche Begrenzung für Meetings vor.
- Einige Benutzer berichten von Ausfallzeiten und Stabilitätsproblemen.
Preise für Zoom
- Free
- Pro: 15,99 $/Monat pro Benutzer
- Geschäft: 19,99 $/Monat pro Benutzer
- Business Plus: 25 $/Monat pro Benutzer
Zoom-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,5/5 (über 53.600 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 13.600 Bewertungen)
4. QuickBooks
QuickBooks ist eine Sammlung von Online-Buchhaltungstools, die kleinen Unternehmen und Unternehmern die Buchhaltung, Lohnabrechnung und Zeiterfassung erleichtern sollen.
Verwenden Sie QuickBooks, um diese Aufgaben an einen virtuellen Assistenten oder Buchhalter auszulagern, oder nutzen Sie die Software, um die Bezahlung Ihrer Auftragnehmer zu vereinfachen – genau wie bei anderen ähnlichen Apps wie Freshbooks. ?
Die besten Features von QuickBooks
- Verfolgen Sie Einnahmen, Banktransaktionen, Belege und mehr.
- Verwalten Sie Rechnungen, Ausgaben und Steuerabzüge.
- Richten Sie automatische Gehaltsabrechnungen, Steuern und Formulare ein.
- Arbeiten Sie unterwegs: Sehen Sie sich Timesheets an, genehmigen Sie sie und nutzen Sie mobile Tools für die Zeiterfassung.
Einschränkungen von QuickBooks
- Die mobile App ist nicht immer einfach zu bedienen bei Aufgaben, meinen einige Benutzer.
- Einige Benutzer berichten von Problemen mit Geschwindigkeit und Stabilität.
Preise für QuickBooks
- Premium: 20 $/Monat für 1 Administrator (8 $/Monat für jeden weiteren Benutzer)
- Elite: 40 $/Monat für 1 Administrator (10 $/Monat für jeden weiteren Benutzer)
Bewertungen und Rezensionen zu QuickBooks
- G2: 4,0/5 (über 3.100 Bewertungen)
- Capterra: 4,3/5 (über 6.300 Bewertungen)
5. Google Kalender
Google Kalender ist ein online verfügbarer, gemeinsam nutzbarer Kalender, mit dem Sie organisiert und produktiv bleiben können, wenn Sie alleine oder mit Ihrem virtuellen Assistenten arbeiten. Verwenden Sie Google Kalender, um Aufgaben zu planen, eine Übersicht über Ihre Termine zu erhalten und Meetings mit anderen zu vereinbaren. ?
Die besten Features von Google Kalender
- Freigeben Sie Ihren Kalender für Ihren VA, damit dieser ganz einfach Termine vereinbaren kann.
- Als VA können Sie Meetings, Termine und Ereignisse in die Kalender Ihrer Clients eintragen, damit diese organisiert und auf dem neuesten Stand bleiben.
- Zeigen Sie mehrere Kalender in einer Ansicht an, um schnell die Verfügbarkeit zu sehen.
- Passen Sie Ihre Kalender-Ansicht mit verschiedenen Farben benutzerdefiniert an.
- Verfügbar als Kernbestandteil der übrigen Google-Produktpalette oder als Teil der geschäftsorientierten kostenpflichtigen Google Workspace-Pläne.
Einschränkungen von Google Kalender
- Es kann leicht passieren, dass man versehentlich das Fenster „Meeting erstellen“ schließt, wodurch man seinen Fortschritt verliert und von vorne beginnen muss.
- Benutzer berichten, dass man Aufgaben nicht wie in anderen Tools, z. B. ClickUp, als niedrige oder hohe Priorität kennzeichnen kann.
Preise für Google Kalender
- Free
- Business Starter: 6 $/Monat pro Benutzer
- Business Standard: 12 $/Monat pro Benutzer
- Business Plus: 18 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Preise auf Anfrage
Bewertungen und Rezensionen zu Google Kalender
- G2: n/a
- Capterra: 4,8/5 (über 3.000 Bewertungen)
6. Calendly
Calendly ist ein tool für Terminvereinbarungen und -planung, das den Prozess der Auslagerung des Terminmanagements vereinfacht. Geben Sie Ihrem virtuellen Assistenten Zugriff auf Calendly, um Ihre Verfügbarkeit mit anderen zu freigeben, Meetings zu vereinbaren und Systeme für eingehende Leads einzurichten, um Termine für Anrufe mit Ihnen zu vereinbaren. ?
Die besten Features von Calendly
- Optimieren Sie Ihre Prozesse zur Planung von Meetings, Terminen und Ereignissen.
- Betten Sie Calendly in Ihre Website ein, damit andere Termine mit Ihnen vereinbaren können.
- Fügen Sie der Seite der Vorbuchung Screening-Fragen hinzu, um Kandidaten zu qualifizieren oder sich auf Ihre Meetings mit ihnen vorzubereiten.
- Erstellen Sie eine Sequenz, in der Sie Details vor dem Meeting per E-Mail versenden können.
Limitierungen von Calendly
- Nicht alle Features sind auf Mobilgeräten verfügbar.
- Alle Calendly-Links stammen aus der Calendly-Domain – es gibt keine Möglichkeit, sie mit Ihrer eigenen Beschreibung zu versehen.
Preise für Calendly
- Free
- Standard: 12 $/Monat pro Benutzer
- Teams: 20 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Preise auf Anfrage
Bewertungen und Rezensionen zu Calendly
- G2: 4,7/5 (über 1.900 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 2.900 Bewertungen)
7. LastPass
LastPass ist eine Passwort-Manager- und Tresor-Software-App, mit der Sie Anmeldedaten und Passwörter sicher mit Ihrem virtuellen Assistenten und anderen Teammitgliedern freigeben können. Diese Software macht die Weitergabe vertraulicher Anmeldedaten überflüssig und gibt beiden Seiten ein Gefühl der Sicherheit. ?
Die besten Features von LastPass
- Freigeben Sie Passwörter und Anmeldedaten für tools sicher an Ihren virtuellen Assistenten.
- Passwörter geräteübergreifend automatisch ausfüllen
- Bleiben Sie sicher mit erstklassiger Verschlüsselung und globalen Zertifizierungen für Sicherheit.
- Speichern Sie Daten mit Sicherheit für mehrere Clients und Projekte an einem Ort.
Limitierungen von LastPass
- Sie können nur dann auf Passwörter zugreifen und diese automatisch ausfüllen, wenn Sie online sind.
- Wie andere Passwortmanager auch, hatte die App in der Vergangenheit mit Sicherheitsverletzungen zu kämpfen.
Preise für LastPass
- Teams: 4 $/Monat pro Benutzer (bis zu 50 Benutzer)
- Geschäft: 7 $/Monat pro Benutzer (unbegrenzte Benutzeranzahl)
LastPass-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,4/5 (über 1.200 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 2.700 Bewertungen)
Schauen Sie sich diese LastPass-Alternativen an!
8. Google Drive
Google Drive ist ein cloudbasiertes Tool für die Dateifreigabe und Inhaltsverwaltung, mit dem Sie von jedem Speicherort aus auf Ihre Dateien zugreifen können, ähnlich wie bei Dropbox. Verwenden Sie Google Drive, um Ihre Arbeiten in Bearbeitung zu speichern, ein Wiki für die Freigabe an virtuelle Teammitglieder zu erstellen oder einfach digitale Dateien zu speichern. ?
Die besten Features von Google Drive
- Freigeben und bearbeiten Sie Dateien gemeinsam auf Mobil- und Desktop-Geräten.
- Finden Sie Ihre Dateien schneller mit der KI-gestützten Suchfunktion.
- Bleiben Sie mit integriertem Schutz vor Spam, Malware und Ransomware sicher.
- Integrieren Sie Google Docs, Google Tabellen und Google Slides für die Zusammenarbeit innerhalb der App.
Einschränkungen von Google Drive
- Einige Benutzer empfinden die Benutzeroberfläche und die Standard-Dateiorganisation als „unübersichtlich“.
- Das Hochladen und Aufrufen von Dokumenten kann manchmal langsam sein, wie einige Benutzer berichten.
Preise für Google Drive
- Free
- Business Starter: 6 $/Monat pro Benutzer
- Business Standard: 12 $/Monat pro Benutzer
- Business Plus: 18 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Preise auf Anfrage
Bewertungen und Rezensionen zu Google Drive
- G2: n/a
- Capterra: 4,8/5 (über 27.200 Bewertungen)
9. Hootsuite
Hootsuite ist ein Social-Media-Management-Tool, das die Verwaltung all Ihrer Social-Media-Profile vereinfacht – ähnlich wie Buffer, aber mit mehr Features. Geben Sie Ihrem virtuellen Assistenten Zugriff auf Hootsuite, um Social-Media-Inhalte zu planen, mit Kunden zu interagieren, Erwähnungen Ihrer Marke zu überwachen und Social-Media-Anzeigen zu schalten. ?
Die besten Features von Hootsuite
- Planen und terminieren Sie Social-Media-Beiträge für verschiedene Kanäle an einem Ort.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Streams, um Trends und Erwähnungen Ihrer Marke zu überwachen.
- Erhalten Sie Einblicke in die besten Zeiten für Beiträge in Ihren Social-Media-Konten.
- Interagieren Sie in Echtzeit mit Ihrem Publikum in den sozialen Medien.
Limitierungen von Hootsuite
- Bei der Verwendung dieses Planungstools für Plattformen wie Instagram ist es manchmal schwierig, Konten zu taggen.
- Einige Benutzer berichten, dass geplante Beiträge nicht immer wie erwartet veröffentlicht werden.
Preise für Hootsuite
- Professional: 99 $/Monat für 1 Benutzer (bis zu 10 Social-Media-Konten)
- Team: 249 $/Monat für 3 Benutzer
- Enterprise: Preise auf Anfrage
Bewertungen und Rezensionen zu Hootsuite
- G2: 4,1/5 (über 4.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5 (über 3.500 Bewertungen)
10. Process Street
Process Street ist ein Prozessmanagement- Tool, das Ihre Workflows und Prozesse vereinfacht. Verwenden Sie dieses Tool, um Checklisten, Workflows und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) für Ihren virtuellen Assistenten und andere Mitglieder Ihres Teams zu erstellen. ?
Die besten Features von Process Street
- Erstellen Sie Workflows, die die Nachverfolgung der Erledigung von Aufgaben und ihre Automatisierung umfassen.
- Sammeln Sie Informationen ganz einfach mit anpassbaren Formularen und Umfragen.
- Erstellen und freigeben Sie SOPs mit dem integrierten Editor.
- Nutzen Sie Process KI, um personalisierte Workflows zu erstellen und die Produktivität zu steigern.
Limitierungen von Process Street
- Die Erstellung eines Prozesses kann für neue Benutzer kompliziert sein.
- Einige Benutzer weisen darauf hin, dass es nicht immer einfach ist, unvollendete Aufgaben zu erkennen.
Preise für Process Street
- Startup: 100 $/Monat für 5 Benutzer
- Pro: Ab 415 $/Monat
- Enterprise: Ab 1.660 $/Monat
Bewertungen und Rezensionen zu Process Street
- G2: 4,6/5 (über 300 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 600 Bewertungen)
Organisieren Sie sich mit diesen virtuellen Assistenz-Tools
Es gibt Tausende von Softwareoptionen, aber diese sind wirklich die besten ihrer Klasse für Terminplanung, Speicher, Projektmanagement und Alles, was ein VA benötigt.
Nutzen Sie diese Liste, um die richtigen Software-Tools für virtuelle Assistenten zu finden und Ihr Superstar-Team mit den bestmöglichen Ressourcen und Geräten auszustatten. ✨
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