Stává se vám, že trávíte hodiny opakujícími se úkoly, které vám připadají... zbytečné? Například kopírování dat mezi nástroji, přiřazování úkolů správným vlastníkům při změně stavu a zasílání připomínek k úkolům s blížícím se termínem nebo po termínu.
Přibližně 60 % organizací uvádí, že jejich týmy ztrácejí pět hodin týdně manuálními úkoly a opakujícími se procesy. To je 1,5 měsíce za rok! Představte si, jaké ztráty způsobují tyto opakující se úkoly, které lze snadno automatizovat!
Co kdyby váš software pro řízení projektů dokázal rozpoznat opakující se úkoly a dokonce je automatizovat? Zní to příliš dobře, než aby to byla pravda?
V tomto blogu se podíváme na tři nástroje pro řízení projektů (PM), které automaticky identifikují nadbytečné úkoly a vrátí vám tak drahocenný čas.
Software pro řízení projektů, který automaticky identifikuje nadbytečné úkoly na první pohled
| Název nástroje | Nejvhodnější pro | Klíčové funkce | Ceny* |
| ClickUp | Řízení projektů, úkolů a spolupráce založené na umělé inteligenci | Brain a Brain MAX, priority úkolů ClickUp, automatizace a agenti | Navždy zdarma; přizpůsobení dostupné pro podniky |
| Motion | Prioritizace úkolů a plánování kalendáře pomocí umělé inteligence | AI Project Manager, AI Task Manager, AI Notetaker | Placené tarify začínají na 29 $/měsíc na uživatele. |
| Notion AI | Dokumentace založená na umělé inteligenci | Asistent AI pro pracovní prostor AI AutofillAI Q&A | Zdarma; placené tarify začínají na 12 $/měsíc na uživatele. |
Jak hodnotíme software v ClickUp
Náš redakční tým postupuje transparentně, opírá se o výzkum a je nezávislý na dodavatelích, takže se můžete spolehnout, že naše doporučení vycházejí z reálné hodnoty produktů.
Zde je podrobný přehled toho, jak v ClickUp hodnotíme software.
⚡ Archiv šablon: Bezplatné šablony pro sledování více projektů, které pomáhají odhalit závislosti a stanovit priority úkolů
Co byste měli hledat v softwaru pro řízení projektů, který automaticky identifikuje nadbytečné úkoly?
Nejrychlejší způsob, jak eliminovat nadbytečnou práci, je nechat ji automatizovat softwarem pro správu projektů. Zde jsou funkce, které automatizaci umožňují:
- Prioritizace úkolů: Hledejte flexibilní značky priorit, vlastní pole nebo vestavěné algoritmy, které identifikují, která práce si zaslouží pozornost jako první a co lze odložit.
- Závislosti úkolů: Software pro řízení projektů by vám měl umožnit propojit úkoly tak, aby byly závislé práce jasně zmapovány.
- Automatizace pracovních postupů: Nejlepší software pro správu projektů vám umožňuje vytvářet pravidla a spouštěče pro automatizaci opakujících se úkolů bez nutnosti programování a s minimálním nastavením.
- Kontextová umělá inteligence: Měla by používat inteligentní logiku k interpretaci podobných úkolů, zobrazování identického obsahu, navrhování sloučení nebo označování úkolů, které jsou pravděpodobně nadbytečné, na základě minulých vzorců.
- Automatizace opakujících se úkolů: Rutinní úkoly by měly být automaticky generovány nebo spouštěny v definovaných intervalech (denně/týdně/měsíčně) pro projektové manažery.
- Reporting v reálném čase: V softwaru pro správu úkolů potřebujete dashboardy nebo analytické nástroje, které zobrazují metriky, jako jsou úkoly po termínu, vytížení zdrojů atd.
Nejlepší software pro řízení projektů, který automaticky identifikuje nadbytečné úkoly
Níže uvádíme náš výběr nejlepších softwarů pro řízení projektů. Využívají automatizaci k odhalení duplicitních úkolů, odstranění ručních aktualizací a uvolnění vašeho týmu, aby se mohl soustředit na smysluplnou práci.
1. ClickUp (nejlepší pro správu projektů a spolupráci s využitím umělé inteligence)
Většina softwaru pro správu projektů vám ukazuje pouze úkoly, které sami vytvoříte. Neřekne vám, že úkol „redesign procesu onboardingu zákazníků“ ve sprintu produktového týmu je v podstatě stejný jako úkol „zlepšit zkušenost nových uživatelů“ v backlogu marketingového týmu.
ClickUp řeší tento problém jako první konvergovaný AI pracovní prostor na světě, který sdružuje všechny pracovní aplikace, data a pracovní postupy, kde AI dokáže skutečně rozpoznat vzorce v celém vašem provozu.
Vzhledem k tomu, že všechny vaše úkoly, projekty, dokumenty a týmové konverzace jsou uloženy na jedné platformě, umělá inteligence ClickUp dokáže identifikovat, kdy se více lidí zabývá podobnými problémy, kdy se popisy úkolů výrazně překrývají nebo kdy nové požadavky duplicitují stávající práci.
ClickUp tak eliminuje rozptýlení práce a poskytuje 100% kontext – to znamená, že umělá inteligence rozumí nejen jednotlivým úkolům, ale také tomu, jak spolu souvisejí napříč týmy a časovými osami, a zachycuje nadbytečnosti, které by jinak zůstaly skryté, dokud by nebylo příliš pozdě.
Podívejme se podrobněji na jeho funkce.
Nastavte systém priorit pomocí ClickUp Task Priorities and Dependencies
Bez systému prioritizace je těžké rozlišit, co je důležité a co ne. To je okamžik, kdy se do pracovních postupů vkrádají úkoly s nízkou hodnotou.
S ClickUp Tasks jsou všechny úkoly soustředěny v jednom centrálním pracovním prostoru, včetně dokumentů, komentářů, podúkolů, závislostí a dalších prvků. Tím se eliminuje největší zdroj nadbytečných úkolů: roztříštěná práce v různých nástrojích.
Pokročilé vyhledávací a filtrační nástroje ClickUp vám umožní rychle najít úkoly s odpovídajícími klíčovými slovy, značkami nebo vlastními poli. Můžete například vyhledat všechny úkoly obsahující „onboarding“ nebo filtrovat podle konkrétní značky, jako je „urgentní“.
Díky tomu je snadné odhalit překrývající se nebo opakující se práci, zejména u velkých projektů nebo napříč více týmy.
Funkce priorit a závislostí úkolů v ClickUp jde ještě o krok dál. Označte všechny své úkoly čtyřmi vlajkami: urgentní, vysoká priorita, normální, nízká priorita, aby každý věděl, co má kdy dělat. Závislosti vám pomohou sledovat, který úkol čeká na jiný. Úkoly můžete třídit, filtrovat nebo seskupovat podle priority v zobrazení seznamu nebo tabule. Podobné nebo méně důležité úkoly jsou okamžitě viditelné a neztrácejí se v nepořádku.
S ClickUp AI můžete dokonce automaticky přiřazovat priority na základě vašich pokynů, čímž zajistíte, že nejdůležitější práce se dostane na první místo.
Pak jsou tu AI karty ClickUp.
Tyto karty můžete přizpůsobit filtrováním úkolů, podúkolů, archivovaných položek nebo časových rozsahů, což usnadňuje odhalení úzkých míst nebo duplicitních úkolů, které by v pracovním postupu neměly být.
Získejte kontextové informace s ClickUp Brain
ClickUp Brain je váš osobní asistent s umělou inteligencí, který rozumí kontextu vaší práce a poskytuje vám informace, které byste jinak hledali celé hodiny.
ClickUp Brain analyzuje váš pracovní prostor a hledá úkoly s podobnými názvy, popisy nebo přiřazenými osobami a označuje potenciální duplikáty. Může zobrazit návrhy jako „Tyto úkoly vypadají podobně – zvažte jejich sloučení nebo aktualizaci“.
S ClickUp Brain můžete:
- Automaticky přiřazujte priority na základě obsahu úkolů.
- Přesně označujte úkoly (Brain navrhuje relevantní značky, aby se snížila manuální práce).
- Okamžitě shrňte, co se v projektu změnilo.
- Vytvářejte zprávy, které ukazují, kam by se měla přesunout pozornost.
A to není vše. ClickUp Brain's Enterprise Search je nástroj založený na umělé inteligenci, který sjednocuje vyhledávání informací napříč různými platformami, včetně Google Drive, Notion, Slack a Gmail.
Díky jednotnému vyhledávání můžete okamžitě prohledávat dokumenty, úkoly a chaty ve všech připojených aplikacích na jednom místě – už nemusíte přepínat mezi nástroji. Navíc indexování v reálném čase zajišťuje, že vždy vyhledáváte nejaktuálnější data (i když jsou ukryta v různých seznamech nebo aplikacích).
⭐ Bonus: Chcete umělou inteligenci, která odhalí duplicitní práci ještě předtím, než začne? ClickUp Brain MAX rozumí celému vašemu pracovnímu prostoru – každému úkolu, projektu, dokumentu a konverzaci. Jak to funguje:
- Proaktivní detekce duplicit: Když jeden designér vytvoří úkol „redesign navigace mobilní aplikace“, zatímco jiný tým již pracuje na „vylepšení uživatelského rozhraní aplikace“, Brain MAX zachytí překrývání a upozorní příslušné zúčastněné strany.
- Vyhledávejte nejen podle názvů úkolů: Brain MAX prohledává popisy úkolů, komentáře, přiložené dokumenty a související konverzace, aby našel duplicitní úkony, i když se jejich formulace liší.
- Přehlednost napříč týmy: Protože Brain MAX má přístup k celému vašemu pracovnímu prostoru, odhalí nadbytečné úkoly napříč odděleními, které byste nikdy neobjevili v práci ostatních.
- Hlasové kontroly duplicit: Před vytvořením nových úkolů použijte funkci Talk to Text a zeptejte se Brain MAX, zda již daná práce existuje. Stačí říct: „Pracuje někdo na prodejní prezentaci pro 2. čtvrtletí?“ a okamžitě dostanete odpověď.
- Spolupráce více modelů umělé inteligence: Brain MAX integruje ChatGPT, Claude, Gemini a další přední modely umělé inteligence do vašeho pracovního prostoru, takže získáte ty nejlepší schopnosti pro různé úkoly.
Nastavte vlastní pravidla pro automatizaci opakujících se úkolů pomocí ClickUp Automations
ClickUp Automations vám umožňuje vytvářet vlastní pravidla bez nutnosti programování nebo vybírat z knihovny předem připravených šablon pro automatizaci opakujících se úkolů.
Můžete nastavit automatické upozornění, které vás informuje, když nový úkol splňuje kritéria již existujícího úkolu (např. stejný projekt, podobný název nebo značka). To pomáhá odhalit duplicity již v okamžiku jejich vytvoření.
Pokud například někdo vytvoří úkol s názvem „Aktualizovat banner webových stránek“ a podobný úkol již existuje, ClickUp vás nebo tvůrce úkolu automaticky upozorní, čímž se sníží riziko duplicitní práce.
Navíc nástroje hromadných akcí ClickUp vám umožňují tyto úkoly slučovat, aktualizovat nebo mazat ve skupině, čímž zefektivníte svůj pracovní postup a snížíte nepořádek.
Další informace o tom, jak automatizovat pracovní postupy, najdete v tomto videu.
Nechte Super Agents udělat těžkou práci za vás
Většina nástrojů umělé inteligence se nachází mimo váš pracovní postup. Jelikož agenti ClickUp jsou součástí vašeho pracovního prostoru, mohou nejen navrhovat, ale také omezovat nadbytečnou práci.
Agenti ClickUp fungují jako kolegové s umělou inteligencí, kterým můžete přidělovat práci. Označte je v úkolu nebo je aktivujte pomocí automatizace a oni převezmou opakující se nebo duplicitní práci, jako například:
- Skenování úkolů a dokumentů za účelem identifikace překrývání nebo duplicit
- Aktualizace a uzavírání úkolů, které již nejsou relevantní
- Vytváření souhrnů, aby tým nemusel přepisovat aktualizace stavu
- Automatické vytváření zpráv a aktualizací o postupu prací
💡 Tip pro profesionály: ClickUp vám umožňuje vytvářet vlastní zobrazení, která seskupují úkoly podle názvu, značky, přiřazeného pracovníka nebo jiných polí. Díky těmto vizuálním seskupením můžete snadno vyhledat opakující se nebo nadbytečné úkoly.
Nejlepší funkce ClickUp
- Sledujte pokrok: Sledujte v reálném čase pokrok u jednotlivých úkolů, jejich vlastníků a priorit na ovládacím panelu ClickUp a vizualizujte, co se hýbe a co stagnuje.
- Udržujte spolupráci v kontextu: Udržujte své konverzace spojené s prací pomocí ClickUp Chat, aby všichni zůstali v souladu bez přepínání kontextu.
- Nastavte opakování úkolů podle času nebo události: Naplánujte opakování úkolu v libovolné frekvenci nebo při změně stavu pomocí funkce Opakované úkoly v ClickUp.
- Zefektivněte projektové požadavky: Shromažďujte požadavky pomocí přizpůsobitelných formulářů ClickUp, které se převádějí na proveditelné úkoly s přiřazenými vlastníky a prioritami.
- Plánování projektů pomocí umělé inteligence: ClickUp AI naplánuje perfektní harmonogram na základě úkolů, událostí a cílů pomocí kalendáře ClickUp.
- Používejte předem připravené šablony: Standardizujte opakující se práce pomocí přizpůsobitelných a bezplatných šablon pro stanovení priorit.
Nevýhody ClickUp
- Rozsáhlá škála funkcí může nové uživatele trochu zmást.
Výhody ClickUp
- Jedno pracovní prostředí pro vše, žádné přeskakování mezi nástroji
- ClickUp Brain a Automations přidělují úkoly, detekují překážky, shrnují pokrok a omezují opakující se činnosti.
Proč je skvělý pro automatickou identifikaci nadbytečných úkolů?
ClickUp automaticky detekuje překrývající se nebo duplicitní práci pomocí analýzy úkolů prostřednictvím priorit úkolů, závislostí a kontextových informací ClickUp Brain.
Ceny ClickUp
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 10 400 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 4 500 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o ClickUp?
Zde je recenze TrustRadius:
Tento nástroj je velmi účinný pro osobní a profesní růst. Díky němu můžete zaznamenávat svou docházku, sledovat pracovní dobu a rozdělovat jednotlivé úkoly podle svých potřeb. Můžete nastavit prioritu úkolů ve svém seznamu a nechat si připomenout termín, který jste u úkolů zadali.
Tento nástroj je velmi účinný pro osobní a profesní růst. Díky němu můžete zaznamenávat svou docházku, sledovat pracovní dobu a rozdělovat jednotlivé úkoly podle svých potřeb. Můžete nastavit prioritu úkolů ve svém seznamu a nechat si připomenout termín, který jste u úkolů zadali.
💟 Bonus: Chcete kalendář, který automaticky plánuje vaše úkoly? ClickUp Calendar je přesně to, co potřebujete!
📚 Další informace: Jak spravovat osobní úkoly a zvýšit produktivitu
2. Motion (nejlepší pro prioritizaci úkolů a plánování kalendáře pomocí umělé inteligence)
Představte si, že máte asistenta pro plánování, který se učí vaše potřeby a preference. A začíná se těmto požadavkům lépe přizpůsobovat. To je Motion AI.
Tato aplikace pro plánování s umělou inteligencí a nástroj pro správu projektů plánuje váš den, rozvrhuje vaše úkoly a automaticky přerozděluje vaše pracovní zatížení. Její AI Project Manager neustále analyzuje termíny, pracovní zatížení a priority, aby vytvořil efektivní denní plán.
Když se plány změní, nemusíte úkoly ručně přeskupovat. Motion automaticky přeplánuje a přehodnotí priority práce. Pokud se dva úkoly překrývají nebo se stanou zbytečnými, umělá inteligence je označí, abyste je mohli odstranit nebo sloučit.
Můžete přidávat úkoly, označovat jejich naléhavost a Motion rozhodne, kdy by měly být provedeny. Kalendář Motion s umělou inteligencí kombinuje úkoly a schůzky do jediného harmonogramu v reálném čase. Při změně priorit průběžně přerozděluje časové bloky, čímž snižuje potřebu opakovaného plánování.
Nejlepší funkce Motion
- AI Meeting Assistant od Motion plánuje opakované kontroly, zabraňuje dvojímu rezervování kalendářů a chrání bloky intenzivní práce.
- Ganttův diagram s umělou inteligencí od Motion se aktualizuje v reálném čase podle změn úkolů a termínů.
- Sjednoťte různé úkoly a události z více kalendářů, abyste odhalili skryté nadbytečné úkoly.
- Automatizujte vytváření projektů, přidělování úkolů a plánování pomocí pracovních postupů AI společnosti Motion, abyste se vyhnuli duplicitní práci.
- Umělá inteligence Motion převádí přepisy a shrnutí na proveditelné úkoly, automaticky přiřazuje vlastníky, nastavuje trvání a vytváří následné úkoly.
Nevýhody pohybu
- Nabízí omezenou flexibilitu řízení projektů, protože vše je vázáno na kalendář.
- Ačkoli nabízí automatizované plánování úkolů a kalendář, postrádá pokročilé funkce pro správu projektů, jako jsou vlastní pole úkolů a podrobná hierarchie.
Profesionálové v pohybu
- Automatické plánování úkolů zabraňuje duplicitě.
- Přepracování harmonogramu v reálném čase odhalí úkoly s nízkou hodnotou.
Proč je skvělý pro automatickou identifikaci nadbytečných úkolů?
Aplikace Motion pro plánování s využitím umělé inteligence neustále vyhodnocuje, co máte na programu, a to napříč úkoly, schůzkami a opakujícími se pracemi. Protože každý úkol musí zapadat do reálného časového harmonogramu, nelze redundantní nebo málo hodnotné úkoly ignorovat.
Ceny Motion
- Zdarma
- Pro jednotlivce Pro AI: 49 $/měsíc na uživatele Business AI: 69 $/měsíc na uživatele
- Pro AI: 49 $/měsíc na uživatele
- Business AI: 69 $/měsíc na uživatele
- Pro týmy Pro AI: 29 $/měsíc na uživatele Business AI: 49 $/měsíc na uživatele
- Pro AI: 29 $/měsíc na uživatele
- Business AI: 49 $/měsíc na uživatele
- Pro AI: 49 $/měsíc na uživatele
- Business AI: 69 $/měsíc na uživatele
- Pro AI: 29 $/měsíc na uživatele
- Business AI: 49 $/měsíc na uživatele
Hodnocení a recenze pohybu
- G2: 4,1/5 (více než 120 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (více než 80 recenzí)
Co říkají o Motion skuteční uživatelé?
Zde je recenze Capterra:
Motion se mi zatím velmi líbí. Je to obrovský zdroj, který mi pomáhá soustředit se na úkoly a dosahovat výsledků jak v práci, tak doma.
Motion se mi zatím velmi líbí. Je to obrovský zdroj, který mi pomáhá soustředit se na úkoly a dosahovat výsledků jak v práci, tak doma.
📮 ClickUp Insight: 24 % pracovníků tvrdí, že opakující se úkoly jim brání v tom, aby se věnovali smysluplnější práci, a dalších 24 % má pocit, že jejich dovednosti nejsou dostatečně využívány. To znamená, že téměř polovina pracovníků se cítí kreativně blokována a podceňována. 💔
ClickUp pomáhá přesunout pozornost na práci s vysokým dopadem pomocí snadno nastavitelných AI agentů, kteří automatizují opakující se úkoly na základě spouštěčů. Například když je úkol označen jako dokončený, AI agent ClickUp může automaticky přiřadit další krok, odeslat připomenutí nebo aktualizovat stav projektu, čímž vás zbaví ručního sledování.
💫 Skutečné výsledky: Společnost STANLEY Security snížila čas strávený vytvářením reportů o 50 % nebo více díky přizpůsobitelným nástrojům pro reporting od ClickUp, díky čemuž se její týmy mohou méně soustředit na formátování a více na prognózy.
3. Notion AI (nejlepší pro dokumentaci založenou na umělé inteligenci)
Notion AI promění váš pracovní prostor v propojený systém, kde spolu koexistují úkoly, dokumenty a informace o projektech. Vše je organizováno na jednom místě, což vám pomáhá odhalit nadbytečné úkoly.
Použijte Notion AI ke snížení duplicitní práce. Promění poznámky, e-maily a konverzace v akční úkoly a také zkontroluje podobné existující položky. Funkce automatického vyplňování pomáhá vyplnit pole, jako je stav, priorita, vlastník a další kroky. Pokud se více úkolů jeví jako podobné nebo obsahují opakující se obsah, Notion navrhne jejich sloučení nebo aktualizaci, aby byla databáze přehledná.
AI Q&A od Notion funguje jako vyhledávač pro váš pracovní prostor. Stačí položit otázku (Jaké úkoly jsou tento týden blokovány?) a Notion zobrazí relevantní úkoly nebo stránky.
Nejlepší funkce Notion AI
- Přepište návrhy v různých tónech, kratší, delší, profesionální, neformální nebo zjednodušené pro rychlé prolistování.
- Díky automatizovaným souhrnům jsou opakované aktualizace stavu rychlejší a konzistentnější, což šetří hodiny, které se obvykle tráví přepisováním stejných aktualizací projektu každý týden.
- Vytvářejte kompletní dokumenty, jako jsou analýzy konkurence nebo přehledy trhu, s využitím kontextu z vašich poznámek a externích zdrojů.
- Chytré připomenutí se přizpůsobí vašemu harmonogramu a prioritám.
- Překládejte celé dokumenty nebo stránky do více jazyků přímo v Notion.
Nevýhody Notion AI
- Funguje pouze v rámci Notion, takže AI nelze používat mimo váš pracovní prostor.
- Notion AI dokáže generovat úkoly a souhrny, ale neautomatizuje pracovní postupy (např. automatické přiřazování při změně stavu, spouštění automatizace při překročení termínu úkolu).
Výhody Notion AI
- Eliminuje hledání informací, čímž zabraňuje duplicitě úkolů.
- Notion AI převádí poznámky z jednání, nápady nebo dlouhé texty přímo na úkoly s vyplněnými poli.
Proč je skvělý pro automatickou identifikaci nadbytečných úkolů?
Redundantní úkoly se stanou viditelnými, když má systém dostatek kontextu napříč projekty, úkoly, dokumenty a poznámkami. Notion AI může také prohledávat celý váš pracovní prostor a vyhledávat související nebo podobné položky, což usnadňuje rozpoznání překrývání.
Ceny Notion AI
- Zdarma
- Plus: 12 $/měsíc na uživatele
- Podnikání: 24 $/měsíc na uživatele
- Podnik: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Notion AI
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: 4,7/5 (více než 2600 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Notion AI?
Zde je recenze Capterra:
Notion opravdu vyniká a ukazuje svou účinnost, když ho přijme celý tým. Jeho funkce pro spolupráci velmi usnadňují úpravy dokumentů v týmu, což zlepšilo komunikaci a pracovní postupy. Šablony a pomoc při psaní pomocí umělé inteligence jsou také skvělé pro rychlý start práce.
Notion opravdu vyniká a ukazuje svou účinnost, když ho přijme celý tým. Jeho funkce pro spolupráci velmi usnadňují úpravy dokumentů v týmu, což zlepšilo komunikaci a pracovní postupy. Šablony a pomoc při psaní pomocí umělé inteligence jsou také skvělé pro rychlý start práce.
📚 Další informace: Alternativa k Notion AI pro tvorbu obsahu
👀 Věděli jste, že... NASA přišla o marťanskou sondu v hodnotě 125 milionů dolarů, protože jeden tým používal metrické jednotky a druhý anglické jednotky. Tato nadbytečnost při zadávání dat v kombinaci s lidskou chybou způsobila, že sonda shořela v atmosféře Marsu.
Další zajímavé zmínky
Kromě těchto tří nástrojů existují i další nástroje pro správu projektů, které můžete použít k automatizaci úkolů ve svých každodenních pracovních postupech:
1. monday. com
Pokud dáváte přednost vizuálnímu způsobu správy všech svých projektů, Monday je pro vás ideálním nástrojem pro řízení projektů. Pomocí automatizací můžete spouštět akce, jako je automatické přiřazování, automatická aktualizace stavu nebo upozornění, když je vytvořen úkol, který se podobá již existujícímu.
Zobrazení pracovní zátěže pomáhá odhalit překrývající se odpovědnosti. Pokud více lidí vytváří úkoly pro stejný cíl, platforma označí přetížené zdroje a odhalí nadbytečnou práci. Převod dokumentu na úkol také zabraňuje duplicitě, protože akční položky se nacházejí na stejné tabuli, kde jsou viditelné úkoly.
👀 Věděli jste? Plánovače s Ganttovými diagramy existují již dlouhou dobu. V průběhu let prošly mnoha změnami. Ty jsou primárně motivovány potřebou efektivnějšího řízení projektů.
V manuální éře se Ganttovy diagramy vytvářely ručně na papíře. Byly statické a jejich aktualizace vyžadovala značné úsilí. S příchodem Excelu mohli projektoví manažeři vytvářet a upravovat Ganttovy diagramy digitálně. U složitých projektů však jejich aktualizace stále zabírala hodně času.
Přesuňme se do současnosti. Moderní software pro tvorbu Ganttových diagramů automaticky přeplánuje vaše úkoly, když provedete úpravy v harmonogramu projektu. Usnadňuje také lepší spolupráci mezi týmy tím, že poskytuje přístupný sdílený pohled na časovou osu projektu.
2. Wrike
Software pro správu projektů Wrike používá Ganttovy diagramy k podrobnému mapování závislostí. Pokud jsou dva úkoly naplánovány se stejným výstupem nebo závisí na stejném kroku, diagram zvýrazní jejich propojení.
Wrike zvýrazňuje nadbytečné nebo zablokované úkoly pomocí závislostí úkolů, analýzy kritické cesty a dashboardů, což pomáhá při stanovení priorit projektu. Díky projekcím projektu v reálném čase Wrike automaticky přepočítává časové osy. Na této tabuli můžete vidět, jak posun jednoho úkolu ovlivní plán projektu.
Formuláře žádostí s pravidly pro automatické vytváření úkolů vám umožňují porovnávat příchozí žádosti s existujícími na základě polí, jako je projekt a termín.
💡 Tip pro profesionály: Všechny nové úkoly směřujte prostřednictvím jediného formuláře žádosti, který se napojí na vaše nástroje pro správu projektů. Když se vše zadává do systému stejným způsobem, software pro správu projektů může automaticky sloučit duplicity, správně označit žádosti a zajistit, že nikdo nebude pracovat na stejném úkolu dvakrát – v izolaci. Malý krok při nastavení vám ušetří hodiny opakujících se úkolů v budoucnu.
3. Hive
Pokud chcete provádět projekty s podporou umělé inteligence, Hive vám pomůže s Buzz AI. Buzz shromažďuje aktualizace ze všech projektů, úkolů, schválení a zpráv do jediného kanálu. Pokud dva členové týmu vytvoří podobné úkoly nebo zahájí paralelní práci, uvidíte obě aktualizace vedle sebe, což zviditelní duplicitní práci a umožní vám automatizovat opakující se úkoly.
👀 Věděli jste? Podle MIT selže více než 95 % projektů v oblasti umělé inteligence. Je to zklamání, ale není to překvapivé. Ačkoli obecné nástroje jako ChatGPT vynikají pro individuální použití díky své flexibilitě, v podnikovém použití selhávají, protože se neučí z pracovních postupů ani se jim nepřizpůsobují.
Na druhou stranu, konvergované pracovní prostředí s umělou inteligencí přidává systémovou vrstvu kontextové inteligence. Rozumí vašim úkolům, dokumentům, chatům a časovým osám a využívá tento kontext k poskytování rychlejších a praktičtějších informací.
Jak se vypořádat s nadbytečnými úkoly (tipy + osvědčené postupy)
Zde jsou praktické způsoby, jak omezit duplicitní práci a opakující se rutinní úkoly, ještě než nastoupí automatizace.
1. Přiřaďte každé úloze jednoho vlastníka
Jednou z častých výzev v projektovém řízení je nejasnost rolí a odpovědností. Jako projektový manažer chcete, aby vaše týmy pracovaly rychle a nezůstávaly zaseknuté v nejasnostech ohledně toho, kdo co dělá.
✅ Řešení: Přiřaďte každému úkolu jednoho vlastníka. Použijte rámec RACI, abyste zajistili, že členové týmu nebudou duplicitně vykonávat stejnou práci. RACI grafy jsou obzvláště užitečné při správě zdrojů, kdy je rozhodování rozděleno mezi více úkolů. Například uvádějí, kdo vykonává úkol X, kdo se na něm podílí a kdo je zodpovědný za konečné rozhodnutí o dané práci.
2. Používejte nástroj pro správu úkolů
Když jsou úkoly spravovány prostřednictvím e-mailů, zpráv ve Slacku, tabulek a osobních poznámek, seznam úkolů se stává nepřehledným.
Staré úkoly se nikdy neuzavírají, zastaralá práce zůstává v limbu a nikdo neví, co je ještě relevantní. Protože je snazší vytvořit nový úkol než se prohrabávat neuspořádaným backlogem, lidé neúmyslně duplikují práci. Výsledek? Váš tým ztrácí čas kontrolováním stavů a sledováním aktualizací.
✅ Řešení: Používejte software pro správu úkolů. Namísto ručního vyhledávání úkolů vám tento nástroj umožňuje filtrovat položky bez aktivity, úkoly bez vlastníka nebo duplikáty na základě názvu nebo klíčových slov. Můžete hromadně uzavřít nebo archivovat staré úkoly, sloučit duplikáty do jednoho a přeřadit vše, co se zaseklo, a to vše během několika minut.
📚 Další informace: Praktické tipy pro zlepšení vašich dovedností v oblasti time managementu
3. Převádějte poznámky z jednání do jediného seznamu úkolů
Po schůzce se můžete setkat s následujícím scénářem. Jeden člověk slyší „připravte prezentaci“, druhý píše „vytvořte snímky“ a někdo další zaznamenává „osnova prezentace“.
Tři různí lidé vytvoří tři různé úkoly pro stejný výsledek.
✅ Řešení: Použijte AI Notetaker od ClickUp k připojení se k schůzce. Přepisuje diskusi a extrahuje akční položky do skutečných úkolů s vlastníky a termíny splnění.
Nikdo nemusí během plánování projektu ručně přepisovat poznámky nebo vytvářet úkoly. Můžete dokonce položit ClickUp otázky jako „Jaké jsou moje otevřené úkoly z jednání s klienty z tohoto týdne?“ a on okamžitě vyhledá odpovědi ve všech vašich poznámkách.
Podívejte se na toto video a zjistěte, jak pomocí umělé inteligence eliminovat nadbytečné úkoly a zefektivnit procesy při vytváření poznámek z jednání.
Použijte ClickUp k identifikaci a eliminaci nadbytečných úkolů.
Opusťte starý způsob ručního řízení projektů, při kterém trávíte více času prosazováním úkolů než samotnou prací.
S ClickUp jako softwarem pro správu projektů získáte integrovanou umělou inteligenci, automatizaci a přizpůsobitelnou automatizaci pracovních postupů.
Ať už spravujete více projektů nebo jen jeden, ClickUp vám pomůže vytvořit přizpůsobené pracovní postupy pro vaše konkrétní použití. Stane se velínem pro přidělování zdrojů, sledování postupu projektu a zlepšování celkového výkonu projektu.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a podívejte se, jak automaticky identifikuje nadbytečné úkoly.